GUIA PRÁTICO PARA TORNÁLAS MAIS PRODUTIVAS

Para garantir que as reuniões de trabalho sejam produtivas, é importante ter uma preparação adequada, estabelecer uma pauta clara com objetivos definidos, convidar as pessoas relevantes, garantir a participação ativa de todos, utilizar ferramentas adequadas de comunicação e documentar as decisões e ações acordadas durante a reunião. Além disso, é importante respeitar o tempo dos participantes e garantir que as reuniões tenham espaços para discussão e resoluções de dúvidas.

Pensando nisso, veja algumas dicas para organizar uma reunião:

1. Antes de agendar uma reunião, tenha clareza sobre o propósito e o objetivo dela. Pergunte-se se a reunião é necessária ou se a informação pode ser comunicada de outra forma, como por e-mail ou mensagem no Teams;

2. Identifique as pessoas que precisam estar presentes para alcançar o objetivo da reunião. Certifique-se de convidar apenas aqueles que têm um papel relevante ou podem contribuir efetivamente para a discussão;

3. Envie convites para os participantes com todas as informações relevantes, incluindo data, horário, duração estimada, local (se for uma reunião presencial) e detalhes sobre a plataforma de videoconferência (se for uma reunião virtual). Forneça também uma breve descrição do objetivo da reunião;

4. Defina um tempo para a reunião e se comprometa a manter esse tempo, pois reuniões muito longas se tornam cansativas e, por vezes, pouco efetivas;

5. Se houver material a apresentar, verifique se está legível e nos padrões visuais da Fiotec. Caso a reunião precise ser híbrida, não se esqueça de agendar uma sala na sede;

6. Antes da reunião, elabore uma pauta com os tópicos a serem discutidos. Organize os tópicos de forma lógica e atribua um tempo estimado para as perguntas e possíveis dúvidas;

7. Durante a reunião, siga a pauta estabelecida e certifique-se de que todos os participantes tenham a oportunidade de contribuir. Mantenha o controle do tempo para garantir que cada tópico seja abordado dentro dos limites estabelecidos;

8. Ser for on-line, ligue sua câmera, esse é um momento de você interagir com os seus colegas da Fiotec;

9. Designe alguém para tomar notas durante a reunião e registrar as decisões e ações acordadas em uma ATA. Essas informações devem ser compartilhadas posteriormente com todos os participantes, para que estejam cientes das responsabilidades e prazos discutidos;

10. Distribua a ata entre os participantes, isso é fundamental para manter os pontos alinhados e definidos para os próximos encontros e para as tomadas de decisões.

Reuniões são importantes, fazem parte da dinâmica das organizações e devem ser um mecanismo facilitador. Por isso, é preciso olhar atentamente para as reuniões que você marca e participa e mudar a dinâmica, quando necessário, para que elas se tornem sempre produtivas. Vamos juntos mudar a cultura de reuniões na Fiotec?!