Fiotec Comunica | Edição 307

Entenda o organograma no Teams

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Mudanças na

Diretoria

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Rio de Janeiro

Nossa Diretoria

Hayne Felipe da Silva diretor executivo

Mansur Ferreira Campos diretor financeiro

Marcelo do Amaral Wendeling diretor administrativo

Cristiane Sendim diretora técnica

Edição

Janaina Campos jornalista

Reportagem e fotos

Gustavo Amaral jornalista

Clara Tavares jornalista

Rosa Andrade jornalista

Projeto gráfico e diagramação

Francisco Tebet designer

Fale com a Assessoria de Comunicação comunicacao@fiotec.fiocruz.br

Ramais 18008/18010/18011

As reuniões se tornaram cada vez mais frequentes após o início do teletrabalho, afinal, era necessário realizar encontros, manter a interação e definir as ações de dia a dia e da nova dinâmica de trabalho. Hoje, mesmo com o modelo híbrido, elas ainda são muito necessárias para promover a conexão entre as pessoas, que estão em locais diferentes. Mas, as reuniões precisam ser feitas de forma estratégica, para que se tornem facilitadoras e não dificultem a execução de tarefas. Por isso, a pauta principal desta edição é sobre as reuniões na Fiotec, dando início a uma campanha de incentivo a como melhorar a realização desses encontros na instituição.

Outro ponto que não poderia deixar de ser pauta desta edição é a Diretoria da Fiotec, afinal, junho marca o fim do mandato atual e, em julho, a nova composição assume a direção da instituição.

Nesta edição você também poderá conhecer mais a supervisora Suellem Gomes, saber mais sobre o organograma que agora aparece no Teams e conferir as dicas e notícias por meio das nossas tradicionais colunas e do Giro.

Boa leitura!

Assessoria de Comunicação

Organograma no Teams

Organogramas são representações gráficas da estrutura organizacional de uma empresa, instituição ou qualquer tipo de entidade. Eles fornecem uma representação visual da hierarquia, relacionamentos e divisão de responsabilidades dentro da organização. Pensando nisso, no O Colaborador quer Saber deste mês apresentamos a aba Organização, do Teams.

Essa ferramenta mostra o organograma da Fiotec, portanto, é possível ver, dentro do próprio chat, a quem o profissional se reporta e quem mais faz parte de sua equipe. Os organogramas mostram os diferentes setores ou núcleos da organização, bem como as relações entre eles. Além desses, também representa os cargos e funções de cada colaborador.

Esse tipo de organização de pessoas é útil para entender a estrutura da instituição, identificar responsabilidades e estabelecer linhas de comunicação. Ele também ajuda os funcionários a entender onde se encaixam na hierarquia e a quem se reportam. São três formas de visualizar, veja:

A primeira forma é, ao entrar na conversa da pessoa em que você deseja saber a organização de hierarquia no Teams, clicar na opção Organização, no canto superior da tela. Ao selecionar, aparecerá todas as pessoas correlacionadas a esse profissional;

Outra forma é passar o mouse na foto do colaborador na conversa do Teams e, ao abrir o cartão de visitas do usuário, selecionar o ícone de três bolinhas. Ele irá te redirecionar para a mesma página de Organização;

A última forma é selecionar pelo Outlook. Ao receber ou enviar um e-mail, passe com o mouse em cima do nome da pessoa e espere abrir o cartão de visitas do usuário. Depois, selecione Organização e abrirá automaticamente o organograma.

Em homenagem ao Dia Mundial do Meio Ambiente, a Cogic/Fiocruz promoveu a Caminhada ECO Saudável no dia 5 de junho.

Profissionais da Fiotec se reuniram no campus Manguinhos-Maré e

realizaram um percurso total de 3km guiado por profissionais de educação física, biologia e gestão ambiental. Confira o registro:

AÍCONTA

O Conta aí, colaborador! desse mês é especial Dia Mundial do Doador de Sangue e traz Rosilania Meire, doadora e profissional da Gerência de Logística.. A celebração é um convite a conscientização sobre a importância da doação de sangue, além de mostrar gratidão aos doadores. Conheça a história da nossa colaboradora:

Há 19 anos, quando entrei na Fiocruz, fiz parte do projeto da farmácia popular e foi nesse momento que me deparei com uma campanha de arrecadação de sangue, com os membros do Hemorio. Foi ali que aconteceu minha primeira experiência em ajudar a salvar pessoas.

Há muitos benefícios na doação de sangue para a saúde, que vão desde a redução de doenças do coração à satisfação em promover uma boa ação, já que não existe outra forma de salvar a vida de quem precisa de doação se não for doando. Estudos comprovam que a doação ajuda a combater e prevenir problemas cardíacos e reduz o risco de alguns tipos de câncer. Isso acontece

porque, naturalmente, o corpo já faz a renovação celular a cada 3 a 4 meses. Descobri também que uma bolsa de sangue pode salvar até quatro vidas e, quando recebi essa mensagem pela primeira vez, fiquei muito emocionada. Na hora pensei: enquanto eu estiver saudável, serei doadora. E sei que posso ser doadora a cada 90 dias. Todos passamos por uma triagem rápida, para identificar possíveis doenças que possam impedir a doação.

Esse gesto salva vidas, já que muitas pessoas dependem de transfusões para sobreviver. E, além de ser doadora de sangue há muitos anos, sou doadora de medula óssea.

Doar sangue é se emocionar com cada mensagem que recebemos dizendo que seu sangue acabou de salvar uma vida. É um ato de solidariedade e cidadania, eu me sinto contribuindo para a saúde e bem-estar da sociedade.

Como organizar reuniões na Fiotec

As reuniões de trabalho são encontros realizados no ambiente profissional com o propósito de discutir assuntos relacionados às atividades, projetos e metas da equipe ou da Fiotec como um todo. Essas reuniões têm como objetivo principal a tomada de decisões, a troca de informações, o alinhamento de estratégias e a coordenação das ações necessárias para o progresso e sucesso das atividades da instituição.

As reuniões normalmente são organizadas por um facilitador ou líder, que é responsável por definir o objetivo da reunião, elaborar a pauta, convidar os participantes, garantir a participação ativa e produtiva de todos, manter o foco nos assuntos em discussão e conduzir a reunião em confor midade com as normas e práticas estabelecidas.

Desde o início do trabalho remoto e, atualmente, com o trabalho híbrido, o número de reuniões na Fiotec aumentou, principalmente pela necessidade de contato remoto. Mas é preciso entender como organizar esses encontros, de forma que as reuniões sejam efetivas e não sejam dificultadores do dia a dia do trabalho. Pensando nisso, a Fiotec inicia nesta edição uma espécie de campanha de como organizar reuniões na Fiotec. Além desta matéria, um infográfico será enviado por e-mail e estará disponível nas salas de reunião da instituição. A ideia é facilitar e criar uma cultura de reuniões efetivas e lembrar, sempre que possível, da necessidade das pessoas se atentarem às dicas abaixo.

Existem alguns tipos diferentes de reuniões. Conheça as mais comuns:

Reunião de informação ou apresentação:

Esse tipo de reunião é utilizada quando existe alguma informação nova para ser passada para os demais profissionais, sem necessidade de discussão para resoluções de problemas. Geralmente, ela é realizada para transmitir alguma mudança operacional e deve ter a duração máxima de 60 minutos, com tempo para perguntas e respostas.

Erros mais comuns: apresentações cansativas, com muitas informações juntas, impossibilitando que o público capte tudo e que não deixam espaço para questionamento.

Após a reunião: os participantes passam a fazer uso das informações apresentadas em suas rotinas de trabalho.

Reunião para tomada de decisões e novas diretrizes

A modalidade apresenta dados, estatísticas e os problemas que precisam ser resolvidos. Dessa forma, todos os participantes se sentirão à vontade para contribuir com ideias e soluções para o contratempo.

Erros mais comuns: os participantes não têm autonomia para tomar decisões.

Reunião de discussão:

Após a reunião: com as decisões definidas, os participantes partem para a ação.

Esse tipo de reunião é a mais frequente e tem como objetivo reunir as pessoas envolvidas nos processos, mas que não necessariamente são as responsáveis pela tomada de decisão. Ela é marcada pela definição de uma pauta e o diálogo ativo, que não vem acompanhado de apresentações.

Erros mais comuns: os participantes divagam demais e fogem do ponto de pauta.

Após a reunião: é feita uma ata com todos os tópicos discutidos e o que ficou definido sobre cada um, podendo subsidiar a tomada de decisão posterior.

Reunião criativa ou brainstorming

Esse encontro é recorrente e serve para discutir ideias criativas para novos projetos, serviços ou produtos relacionados à instituição. Ao contrário das demais, esse tipo de reunião é mais informal e são feitas em grupos de trabalho.

Reunião de avaliação ou feedback

O encontro tem como objetivo identificar pontos positivos e negativos de um determinado assunto institucional. É importante que, assim como acontece nas pautas, os critérios de avaliação sejam definidos anteriormente.

Reunião de acompanhamento ou follow up

A reunião visa acompanhar algum processo interno, de modo que seja possível ter ideia de quanto tempo levará a operação, se está dentro do prazo e se os recursos estão sendo aplicados de maneira correta, conforme o planejamento

Quando um projeto for desenvolvido, é necessário realizar um encontro prévio para discutir os pontos mais importantes para a realização dele. Nesse encontro também são definidas as funções de cada profissional, para que as operações ocorram de forma planejada.

O objetivo dessa reunião é discutir temas específicos e, para isso, são apresentados casos práticos. A palestra detalha e aprofunda um determinado assunto de maneira mais prática, dividida em três momentos: exposição, discussão em grupos e conclusão.

Erros mais comuns: não ter participação do público. Erros mais comuns: apresentações cansativas, com muitas informações juntas, impossibilitando que o público capte tudo.

Reunião de desenvolvimento de projeto Workshop Treinamento

Após a reunião: os participantes passam a fazer uso das informações apresentadas em suas rotinas de trabalho.

É feita para treinar novos profissionais ou atualizar os que já estão na Fiotec, principalmente quando há alguma mudança de procedimento. Em suma, as reuniões são uma forma de colaboração e comunicação em grupo, visando alcançar objetivos específicos por meio da interação e troca de informações entre os participantes.

Após a reunião: os participantes passam a fazer uso das informações apresentadas em suas rotinas de trabalho.

GUIA PRÁTICO PARA TORNÁLAS MAIS PRODUTIVAS

Para garantir que as reuniões de trabalho sejam produtivas, é importante ter uma preparação adequada, estabelecer uma pauta clara com objetivos definidos, convidar as pessoas relevantes, garantir a participação ativa de todos, utilizar ferramentas adequadas de comunicação e documentar as decisões e ações acordadas durante a reunião. Além disso, é importante respeitar o tempo dos participantes e garantir que as reuniões tenham espaços para discussão e resoluções de dúvidas.

Pensando nisso, veja algumas dicas para organizar uma reunião:

1. Antes de agendar uma reunião, tenha clareza sobre o propósito e o objetivo dela. Pergunte-se se a reunião é necessária ou se a informação pode ser comunicada de outra forma, como por e-mail ou mensagem no Teams;

2. Identifique as pessoas que precisam estar presentes para alcançar o objetivo da reunião. Certifique-se de convidar apenas aqueles que têm um papel relevante ou podem contribuir efetivamente para a discussão;

3. Envie convites para os participantes com todas as informações relevantes, incluindo data, horário, duração estimada, local (se for uma reunião presencial) e detalhes sobre a plataforma de videoconferência (se for uma reunião virtual). Forneça também uma breve descrição do objetivo da reunião;

4. Defina um tempo para a reunião e se comprometa a manter esse tempo, pois reuniões muito longas se tornam cansativas e, por vezes, pouco efetivas;

5. Se houver material a apresentar, verifique se está legível e nos padrões visuais da Fiotec. Caso a reunião precise ser híbrida, não se esqueça de agendar uma sala na sede;

6. Antes da reunião, elabore uma pauta com os tópicos a serem discutidos. Organize os tópicos de forma lógica e atribua um tempo estimado para as perguntas e possíveis dúvidas;

7. Durante a reunião, siga a pauta estabelecida e certifique-se de que todos os participantes tenham a oportunidade de contribuir. Mantenha o controle do tempo para garantir que cada tópico seja abordado dentro dos limites estabelecidos;

8. Ser for on-line, ligue sua câmera, esse é um momento de você interagir com os seus colegas da Fiotec;

9. Designe alguém para tomar notas durante a reunião e registrar as decisões e ações acordadas em uma ATA. Essas informações devem ser compartilhadas posteriormente com todos os participantes, para que estejam cientes das responsabilidades e prazos discutidos;

10. Distribua a ata entre os participantes, isso é fundamental para manter os pontos alinhados e definidos para os próximos encontros e para as tomadas de decisões.

Reuniões são importantes, fazem parte da dinâmica das organizações e devem ser um mecanismo facilitador. Por isso, é preciso olhar atentamente para as reuniões que você marca e participa e mudar a dinâmica, quando necessário, para que elas se tornem sempre produtivas. Vamos juntos mudar a cultura de reuniões na Fiotec?!

Liderança da Fiotec passa por renovação

Cristiane Sendim assumirá como diretora executiva, gestão será iniciada em 7 de julho

Em julho de 2019 a Diretoria da Fiotec era assumida pela gestão composta, à época, por Hayne Felipe, Marcelo Amaral, Mansur Campos e Mariana Borges. Dois anos depois, nossos diretores foram reconduzidos para mais um mandato, desta vez com a Diretoria Técnica sendo assumida por Cristiane Sendim. Agora, em 2023, o grupo foi reorganizado e uma nova diretoria criada.

Cristiane Sendim será a diretora executiva; Marcelo Amaral e Mansur Campos seguirão no comando das diretorias Administrativa e Financeira, respectivamente; Vanessa Costa e Silva será a nova diretora técnica.

Ainda em meados de 2021, no início de sua segunda gestão, Hayne, Cristiane, Marcelo e Mansur enfrentavam os desafios trazidos pela atuação em trabalho remoto, realidade totalmente inédita para a Fiotec. O foco era garantir a continuidade de importantes trabalhos desenvolvidos durante a primeira gestão, entre eles as atividades previstas no Planejamento Estratégico e Participativo (Pepar). A implantação de outros importantes projetos seria acompanhada de perto pela Diretoria naqueles dois anos, como a adequação da instituição à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e o desenvolvimento do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI).

Acima estão Hayne e Marcelo. Abaixo Vanessa, Mansur e Cristiane

Hoje, a Fiotec conta com uma estrutura bem definida voltada à Privacidade, com uma cartilha já publicada e um comitê instituído. Na FiotecNet há um espaço dedicado às ações institucionais voltadas à Privacidade, acesse aqui. Esses últimos dois anos de gestão da atual Diretoria deixaram muito clara sua preocupação com as pessoas, com os profissionais da Fiotec. Ainda durante o regime de trabalho remoto, foi instituído o auxílio teletrabalho, que ajuda os colaboradores a manterem uma melhor estrutura de trabalho em suas casas. O período também foi marcado pelo retorno e atualização de alguns benefícios, como o vale-cultura e a extensão da licença paternidade para 20 dias. Antes mesmo da definição do novo modelo de trabalho híbrido, a Diretoria atuou junto ao setor de Transportes em melhorias no transporte corporativo.

O diálogo aberto e transparente com os profissionais é outra característica levada muito a sério pela Diretoria da Fiotec. Muitas das ações citadas acima foram implementadas acatando pedidos e sugestões feitos por trabalhadores via Caixa SER, instrumento criado ainda em 2018.

Administração e fiscalização institucional

O estatuto da Fiotec é o documento que regula nosso funcionamento como instituição, definindo claramente nossa finalidade como fundação de apoio. Nele, estão descritas as atuações dos três grupos responsáveis pelo direcionamento estratégico da Fiotec: a Diretoria; o Conselho Curador; e o Conselho Fiscal.

Nosso Conselho Curador é formado por sete membros indicados pela Presidência da Fiocruz e referendados pelo Conselho Deliberativo da Fundação. Entre eles, seis devem possuir experiência e/ou conhecimento na área de saúde e, pelo menos quatro, devem pertencer ao quadro funcional da Fiocruz. O grupo é o órgão de deliberação e orientação superior da Fiotec, responsável por decisões extraordinárias, que podem provocar mudanças institucionais significativas. Hoje, nosso Conselho Curador é composto por:

Ricardo de Godoi Mattos Ferreira (presidente)

Coordenação Geral de Planejamento Estratégico da Fiocruz

Alex Santos Príncipe Presidência da Fiocruz

Ana Paula Morgado Carneiro Presidência da Fiocruz

Fernando Otavio de Freitas Peregrino Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ)

Solange Siqueira Duarte dos Santos

INI/Fiocruz

Valdeyer Galvão dos Reis Fiocruz Bahia

Roberto Pierre Chagnon Presidência da Fiocruz

A gestão econômica e financeira da Fiotec é fiscalizada de perto pelo nosso Conselho Fiscal. Os três integrantes são indicados pela Diretoria da instituição e seus nomes são referendados pelo Conselho Deliberativo da Fiocruz. É deles o papel de analisar a fundo todas as demonstrações financeiras apresentadas pela Fiotec e, posteriormente, validá-las. Nosso Conselho Fiscal:

Fábio Rodrigues Lamin (presidente)

Coordenação Geral de Planejamento

Estratégico da Fiocruz

José Orbilio de Souza Abreu

EPSJV/Fiocruz

Vânia Conceição Dornellas

Buchmuller

Farmanguinhos/Fiocruz

Ao lado de nossos diretores, os conselhos Curador e Fiscal trabalham para assegurar a eficácia e eficiência da Fiotec na gestão compartilhada de programas e projetos.

Quem Eu Sou?

Suellem Gomes

O Quem Sou Eu desta edição é com Suellem Gomes, supervi sora administrativa de Compras. A profissional chegou à Fiotec em novembro de 2020.

Há quanto tempo você está na Fiotec e como che gou à instituição?

Em novembro de 2020, estava concluindo a graduação em Logística quando participei do processo seletivo para a área de Compras e fui aprovada. Cheguei na Fiotec em meio à pandemia de Covid-19, na época em regime 100% remoto, o que foi um grande desafio.

Como é o seu dia a dia de trabalho?

Atualmente como supervisora do setor de Acompanhamento de Compras, minha rotina é não ter rotina. Ao longo do dia preciso dar apoio à equipe nas diversas situações que surgem, além de responder aos e-mails, resolver problemas e participar de reuniões. Felizmente, a equipe é muito comprometida e engajada, o que facilita bastante o dia a dia.

Para você, o que significa trabalhar em uma instituição como a Fiotec?

Trabalhar na Fiotec é a realização de um sonho. Poder fazer parte de uma empresa tão humana e com objeti vos tão nobres, como a ciência e a saúde, só fazem com

que eu me sinta muito feliz e motivada a entregar os melhores resultados possíveis. Considero muito importante trabalharmos com o quê e onde gostamos, tudo isso encontrei aqui.

No seu tempo de lazer, o que gosta de fazer?

No meu tempo livre gosto de estar em família e com amigos, assistir a filmes e séries, fazer passeios na praia e na cachoeira.

Qual é o seu(a) artista musical favorito(a)?

Não tenho um artista favorito, ouço de Thiaguinho e Alexandre Pires a Lulu Santos e Los Hermanos.

E um livro favorito, qual seria?

O Segredo, de Rhonda Byrne.

Em poucas palavras, como você se definiria?

Sou uma geminiana indecisa e tagarela, uma vascaína tentando ser otimista e uma mãe raiz. Amiga, parceira, conselheira, alto astral, mas também teimosa, reclamona e procrastinadora.

de notícias

Profissionais participam de palestra sobre direitos autorais

Profissionais de diversas áreas da Fiotec participaram, no dia 30 de maio, de um workshop sobre Propriedade Intelectual. A palestra foi ministrada pela advogada Letícia

Provedel, da Souto Corrêa Advogados, que se aprofundou mais sobre a questão de direitos autorais para as fundações de apoio.

Conheça a Cartilha de Redação da Fio tec

A Fiotec lançou neste mês sua Cartilha de Re dação, que conta com informações e regras ortográficas que precisam ser seguidas por todos os profissionais. Além disso, existe uma parte dedicada à diversidade na instituição.

Leia

Saiba mais

Assessoria de Comunicação participa de benchmarking com a Funarbe

Os profissionais da Assessoria de Comunicação participaram, no dia 2 de junho, de um benchmarking com a analista de comunicação da Fundação Arthur Bernardes (Funarbe), Jéssica Morgenia. O encontro foi promovido para apresentar o Plano de Comunicação da Fiotec e trocar experiências sobre a execução de processos internos e externos de comunicação.

Veja como foi

Reunião com agentes da privacidade da Fiotec

Os agentes da Privacidade da Fiotec se reuniram no dia 12 de junho para promover integração, tro ca de conhecimento e a vivência do dia a dia de trabalho dos profissionais que atuam com a pri vacidade. Participaram da reunião a área de Go vernança, os encarregados da proteção dos da dos (DPOs), os Amigos da Privacidade, o Comitê de Privacidade e a Consultoria 5S.

Fique por dentro

Entrega de doações para o Lar Irmão Francisco

A última campanha aderida pela instituição foi a Campanha do Agasalho 2023, que tem como objetivo arrecadar casacos e blusas de frio para pessoas mais pobres ou em situação de rua. A instituição acolhida neste ano foi a Lar Irmão Francisco, que fica em Manguinhos, e as doações foram entregues no dia 21 de junho.

Confira como foi

VI, CURTI, COM PAR TILHEI TI,

Os Outros

“Os Outros” é a série mais assistida do Globoplay entre os títulos nacionais e internacionais desde que foi lançada, em 31 de maio. A história gira em torno da evolução dos conflitos entre dois casais, moradores de um condomínio na Barra da Tijuca, no Rio, a partir de uma briga entre seus filhos adolescentes.

A trama não reduz seus personagens a uma luta maniqueísta de bem x mal, mas revela lados desiguais em disputas que, no fim das contas, também são inseridas em temas como bullying, luta de classes e violência contra a mulher.

A produção traz, como elenco principal, Adriana Esteves, que sabe criar identificação imediata com o público desde sua primeira aparição, Milhem Cortaz, Drica Moraes, e Eduardo Sterblitch, humorista em sua primeira experiência dramática. Uma segunda temporada já está confirmada.

Luisa Lima; Lara Carmo