Serviços Gerais

Uma das principais responsabilidades de Serviços Gerais é o protocolo. Por meio dele, tudo que entra e sai da Fiotec é registrado e controlado, vindo ou indo para a Fiocruz, e de outras instituições parceiras. O controle é feito através de um sistema, que precisa estar completo e atualizado.

O envio de documentação, seja ela nacional ou internacional, é feito também por SG. As atividades voltadas à reciclagem também passaram a fazer parte da rotina. Além, claro, das iniciativas e campanhas para promoção da coleta seletiva no prédio e dos cuidados com a manutenção e infraestrutura da sede.

Devido à quantidade de documentos relacionados aos programas e pesquisas que são apoiadas pela Fiotec, SG faz o intermédio entre analistas de Projetos e as coordenações, encaminhando a documentação que circula de uma parte para a outra.

Arquivo

A equipe de Arquivo é a responsável pela guarda e administração dos documentos produzidos e recebidos por todas as áreas da Fiotec, inclusive os oriundos da Fiocruz. A gestão documental, portanto, está inserida no dia a dia por meio de procedimentos e técnicas para gerenciar desde a produção dos documentos, passando pelo seu devido uso e arquivamento, e chegando à destinação final, em que são definidos prazos para sua guarda, eliminação ou guarda permanente. O objetivo deste trabalho é a preservação dos documentos, contribuindo inclusive para a redução de custos, eliminando a necessidade de gastos com guarda externa.

O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, GED, é utilizado para realizar esse procedimento. A equipe tem a responsabilidade de propor planos de ação visando a melhoria contínua da ferramenta, com o objetivo de aumentar a segurança e garantir a integridade, autenticidade e acessibilidade dessa documentação.

A relação com as outras áreas acontece durante todo esse processo, já que profissionais de toda a Fiotec demandam do Arquivo a consulta e, muitas vezes, recuperação dessa documentação. Esse trabalho minucioso de checar informações nos documentos, encontrar informações específicas levantadas pelos analistas de Projetos, influencia muito no próprio andamento das iniciativas apoiadas. A equipe de um projeto deixar de acessar plenamente alguma informação pode representar, lá na frente, custos inesperados e problemas diante de auditorias de financiadores, por exemplo.

Esse cuidado, por mais específico que possa parecer, é um dos degraus para a Fiotec prestar com excelência o serviço a que se propõe. Cada profissional deve ter um olhar muito especial e cuidadoso sobre o trabalho que faz. É a mesma lógica aplicada ao objeto de trabalho do núcleo: cada tipo de documento tem suas características específicas e, por isso, um método de administração. Todos precisam ter consciência e lidar de maneira responsável com cada um deles.