Charte de l’échange SCOPE & SCORE
Associa-Med Sfax | Mandat 2014-2015 1
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
Document adopté à l’assemblée générale ordinaire de l’Associa-Med Sfax, le 1er octobre 2014 à la Faculté de Médecine de Sfax © Associa-Med Sfax 2014 2
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
I.
Introduction :
1. L’Associa-Med organise un programme d’échanges de stages cliniques et de recherche via les comités SCOPE1 et SCORE2 sous la tutelle de l’IFMSA3. 2. Le programme d’échange consiste à effectuer un stage clinique ou de recherche dans un laboratoire ou dans un hôpital durant 4 semaines dans un pays étranger dont l’association d’étudiants en médecine est membre de l’IFMSA et a établi un contrat d’échange avec l’Associa-Med. 3. Tout étudiant suivant ses études à la faculté de médecine de Sfax, en vue d’obtention de diplôme de docteur en médecine, et adhérant à l’Associa-Med Sfax a le droit de s’inscrire au programme d’échange. 4. Les contrats d’échange sont répartis en deux types : Les contrats bilatéraux et les contrats unilatéraux. 5. Les contrats d’échanges sont classés en catégories par les LEO/LORE4 selon les recommandations des NEO/NORE5. 6. Les étudiants sont séparés en préclinique et clinique selon qu’ils aient complété leur cycle préclinique ou non. 7. Cette charte fixe le cadre de ces échanges et devra être lue et approuvée par tous les étudiants souhaitant y participer. Elle ne serait prévaloir sur les statuts de l’IFMSA relatifs aux programmes d’échange, ni au règlement interne de l’Associa-Med, et n’y donne qu’une application pratique.
II.
Inscription au programme d’échanges :
1. L’inscription au programme d’échange a lieu au plus tard deux semaines après l’élection des LEO/LORE, et se fait par une application mise en ligne ouverte à tous les étudiants. 2. Pour valider son inscription, l’étudiant doit fournir l’ensemble des documents suivants: a. Une copie de la carte d’étudiant ou de l’attestation d’inscription de l’année universitaire 2014-2015 b. Une copie de la carte d’adhérent à l’Associa-Med Sfax pour le mandat 20142015 ou une copie du reçu d’adhésion. c. Une copie du relevé des notes de l’année universitaire 2013-2014. Dans le cas où l’étudiant est en première année des études médicales (PCEM1), il doit fournir une copie du relevé des notes du concours du Baccalauréat. Dans le cas où l’étudiant est en septième année des études médicales (DCEM5), il doit fournir une copie du relevé des notes de l’année universitaire 2012-2013. 3. L’étudiant est tenu de payer les frais d’inscription au programme d’échange fixés au préalable par l’Associa-Med Sfax. Les frais d’inscription ne sont pas remboursables en cas d’annulation des deux parts, ou en cas d’absence à la séance de choix. 4. En cas de manque de l’un des documents nécessaires pour l’inscription, ou de non payement des frais d’inscription dans les délais fixés par les LEO/LORE, l’inscription au programme d’échange est considérée comme non valide. 1
SCOPE est l’abréviation du Standing Committee On Professional Exchange.
2
SCORE est l’abréviation du Standing Committee On Research Exchange.
3
IFMSA est la fédération internationale des associations des étudiants en médecine
4
Signifie les responsables locaux d’échange. LEO est l’abréviation de Local Exchange Officer et LORE est l’abréviation de Local Officer on Research Exchange
5
Signifie les responsables nationaux d’échange. NEO est l’abréviation de National Exchange Officer et NORE est l’abréviation de National Officer on Research Exchange
3
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
III.
Critères de sélection :
1. Une fois que les inscriptions sont closes, le classement des étudiants inscrits au programme d’échange se fait selon 6 critères : a) Le niveau d’étude b) Le nombre d’années d’ancienneté au sein de l’Associa-Med c) Participations antérieures au programme d’échange : Le nombre de stages IFMSA déjà effectués d) L’implication avec les comités d’échange SCOPE/SCORE e) L’activité associative au sein de l’Associa-Med f) Le niveau d’anglais. 2. Le classement se fait donc selon un score établi pour chaque étudiant inscrit au programme d’échange, par l’addition des points suivants: a) - Cycle préclinique : 10 points pour les étudiants en première année (PCEM1) 20 points pour les étudiants en deuxième année (PCEM2) - Cycle clinique : 30 points pour les étudiants en troisième année (DCEM1) 40 points pour les étudiants en quatrième année (DCEM2) 50 points pour les étudiants en cinquième année (DCEM3) 60 points pour les Internes en médecine (DCEM4 et DCEM5) b) Nombre d’années d’ancienneté au sein de l’Associa-Med multiplié par 5 points. L’adhésion pour le mandat actuel ne compte pas. c) Aucun stage IFMSA effectué = 50 points Un seul stage IFMSA effectué = 20 points Deux stages IFMSA effectués ou plus = 0 point d) Point bonus par rapport à l’implication avec les comités d’échange SCOPE/SCORE détaillés dans l’article III.3 e) Points bonus par rapport à l’activité associative au sein de l’Associa-Med Sfax détaillés dans l’article III.4 f) Note d’anglais de l’année universitaire précédente. Dans le cas où l’étudiant est en première année des études médicales (PCEM1), c’est la note qu’il l’a eu au concours du baccalauréat qui est comptée. Dans le cas où l’étudiant dispose d’un diplôme de langue en anglais (TOEFL, TOEIC, IELTS…), la note attribuée est de 20 points. 3. L’implication avec les comités d’échange SCOPE/SCORE : Max. de 150 points Chaque membre ayant été actif au sein des comités d’échange SCOPE/SCORE doit, pour bénéficier de ses points bonus, envoyer une demande d’octroi auprès des LEO/LORE en rappelant ses activités au-cours du mandat précédent. L’implication du membre au sein des comités d’échange sera notée sur 150 points bonus, répartis comme suit : - 50 points bonus qui concerne les étudiants ayant hébergé durant le mandat précédent un étudiant étranger venant en stage « Incoming ». Ces points bonus sont accordés selon la durée et la période de l’hébergement.
4
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
- 100 points bonus attribués selon une grille des points fixée par les LEO/LORE, commune à tous les étudiants. 4. L’activité associative au sein de l’Associa-Med : 4.1. Activité au sein des comités : Max. de 250 points (Si on considère que chaque comité aura comme coefficient C égal à 1). - Tout membre actif à l’Associa-Med Sfax doit, pour bénéficier de ses points bonus, envoyer une demande d’octroi auprès des responsables locaux des comités en rappelant ses activités au cours du mandat précédent. - Chaque membre se verra attribuer entre 0 et 25 points pour chaque comité, qu’on nomme Note Finale NF, par le comité au sein duquel il a été actif lors du mandat précédent : La note NF est le résultat de la multiplication de la note N attribuée au membre pour chaque comité par le coefficient C du comité. La note N : attribuée au membre actif par le responsable du comité selon un barème fixé au préalable commun à tous les étudiants. Le coefficient C : attribué à chaque comité après concertation des LEO/LORE avec le bureau exécutif et les responsables des comités. 4.2. Activité au sein des comités d’organisation du March Meeting 2014 et de la semaine d’intégration 2014 : Max. de 20 points - Les membres du comité d’organisation de la 63ème assemblée générale de l’IFMSA March Meeting 2014, peuvent réclamer leurs points bonus auprès du président de l’Associa-Med Sfax. Ce dernier lui attribuera une note après concertation avec le président du comité d’organisation. Chaque membre se verra attribuer entre 0 et 10 points. - Les membres du comité d’organisation de la semaine d’intégration 2014, peuvent réclamer leurs points bonus auprès du président du comité d’organisation. Chaque membre se verra attribuer entre 0 et 10 points. 4.3. Activité au sein des équipes nationales des comités ou des divisions de support « National Team » : Max. de 5 points Les membres faisant partie d’une équipe nationale d’un comité ou d’une division de support « National team » peuvent réclamer leurs points bonus auprès du responsable local concerné. Ce dernier lui attribuera une note après concertation avec le responsable national du comité ou de la division de support en question. Chaque membre se verra attribuer entre 0 et 5 points. 4.4. Responsabilité au sein d’un bureau local ou du bureau national de l’AssociaMed : 20 points Les membres du bureau exécutif et les responsables des comités d’un bureau local ou du bureau national de l’Associa-Med ayant accompli un mandat complet se verront attribuer 20 points bonus. 4.5. Activité au sein de la division du support des formations : Max. de 12 pts Chaque membre actif de l’Associa-Med Sfax, IFMSA Trainer certifié, se verra attribuer 4 points bonus pour chaque formation IFMSA assurée à l’échelle locale ou nationale. 5
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
4.6. Participation aux assemblées générales nationales de l’Associa-Med : Max. de 13 pts - Chaque adhérent à l’Associa-Med Sfax, se verra attribuer entre 0 et 13 points bonus par rapport à sa participation aux assemblées générales nationales (AGN) de l’Associa-Med. - La participation à chaque AGN est évaluée selon un barème fixé par le président de la délégation concerné. - Les points bonus sont attribués par le président de la délégation, en concertation avec le responsable du comité concerné s’il s’agit d’une session de comité à laquelle l’adhérent a participé. 5. Les points bonus des membres actifs doivent être approuvés par le responsable du comité et par les LEO/LORE. 6. Les points bonus des anciens mandats, autre que le mandat précédent, ne sont pas comptés. En résumé : Le maximum des points bonus cumulés pouvant être obtenus par rapport à l’implication avec les comités d’échange et à l’activité associative au sein de l’Associa-Med Sfax est de 470 points bonus répartis comme suit : 1) Implication dans les comités d’échange : Art. III.3. Max. de 150 points 2) Activité au sein des comités : Art. III.4.1. Max. de 250 points 3) Activité au sein des comités d’organisation et des équipes nationales, responsabilité au sein du bureau local ou national, nombre de formations IFMSA assurées et participations au cours des assemblées générales nationales: De l’Art. III.4.2. à l’Art. III.4.6. Max. de 70 points
IV. 1.
2.
3.
4.
Calcul du score et affichage du classement :
- Le calcul du score, régit par l’Art. III. de cette charte, se fait par un comité de calcul désigné par les LEO/LORE et approuvé par le bureau local de l’Associa-Med Sfax. - Pas mesure de transparence et de crédibilité, un étudiant appliquant au programme d’échange, y compris les LEO/LORE, ne peut pas faire partie du comité de calcul. Une fois que le comité de calcul a dressé le classement, les résultats seront communiqués via la page officielle de l’Associa-Med Sfax sur Facebook et affichés à tous les étudiants à la faculté de médecine de Sfax. - Si deux ou plus des inscrits sont en égalité, après calcul des scores en tenant compte des critères mentionnés dans l'article III.1 de la charte d’échange, les critères d) puis e) dans ce même article priment sur les autres critères. - Si l’égalité persiste, c’est l’étudiant le plus âgé qui sera favorisé. - Une période sera accordée aux réclamations concernant le calcul des scores. - Les demandes de rectification doivent être envoyées aux LEO/LORE par e-mail, à leurs adresses officielles, et ce dans un délai fixé au préalable par les LEO/LORE. Au delà de ce délai, aucune réclamation ne sera acceptée.
6
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
5.
En cas de rectification, les LEO/LORE doivent afficher le nouveau classement dans un délai ne dépassant pas les 24 heures après la fermeture de l’acceptation des réclamations.
V.
Choix des pays d’accueil et candidature via la base des données :
1. - L’assignation des stages se fait durant une séance de choix annoncée au moins avant trois jours de la date présumée de son déroulement via les moyens officiels de communication de l’Associa-Med Sfax. - Au cours de la séance de choix des pays d’accueil, les destinations sont choisies de manière successive entre les candidats selon le classement. - Tous les tours de choix des pays d’accueil sont absolument régis par le classement. - Les LEO/LORE sont tenus à annoncer la liste des contrats attribués et des contrats non attribués après chaque tour de choix des pays d’accueil, ainsi qu’après toute annulation. 2. Après avoir choisi le pays d’accueil, l’étudiant aura à payer les frais de son contrat d’échange détaillés dans l’article VI. 3. Le LEO/LORE fournit alors à l’étudiant un Identifiant et un Mot de passe afin d’accéder à la base de données. 4. En cas d’annulation, l’étudiant sera toujours inclus dans le classement des tours suivants mais il sera déclassé et figurera en queue de liste. 5. La candidature via la base des données : - La candidature se fait par la suite via l’AF5 pour trois départements/projets, trois villes, et une période d’échange, en pleine connaissance des conditions d’échange, sur les conseils donnés par les LEO/LORE. - Une fois que l’étudiant a fini de remplir son AF et téléverser directement les documents justificatifs précisés dans les conditions d’échange du pays d’accueil, il la soumet dans le délai fixé par les LEO/LORE « Submit AF » - En cas de non respect de ce délai, ou en cas de non respect des conditions d’échange, les responsables d’échange réservent leur droit d’annuler le contrat. Les cas particuliers seront étudiés cas par cas. - Dès que l’étudiant aura payé les frais de son contrat et soumis son AF avec les documents justificatifs nécessaires, l’étudiant devient un « Outgoing ». Sa candidature est alors acceptée ou refusée par le pays de destination. Elle est considérée comme acceptée tant qu’elle n’est pas refusée, et elle est confirmée comme acceptée par la réception de la CA6. Lorsqu’elle est refusée, l’Outgoing doit rectifier son AF en fonction des besoins du pays d’accueil. Lorsqu’elle est acceptée, l’Outgoing doit envoyer sa CC7 au plus tôt et dans la limite de quatre semaines avant le début de son stage. Le non-respect de cette clause donne au NEO/NORE du pays d’accueil le droit d’annuler le contrat. 5. L’Associa-Med ne garantit pas l’affectation à la ville ni au département/projet choisi par l’Outgoing dans son AF, qui sont du ressort des NEO/NORE du pays d’accueil. 6. Dans le cas où il s’est avéré que l’Outgoing a pris contact avec les NEO/NORE du pays d’accueil, sans l’accord préalable des LEO/LORE après consentement des NEO/NORE, il sera blâmé et risque d’être privé de son contrat d’échange. 5
AF est l’abréviation de Application Form.
6
CA est l’abréviation de Card of Acceptance
7
CC est l’abréviation de Card of Confirmation
7
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
VI. 1.
2.
3.
4. 5. 6. 7. 8.
Payement des frais du contrat d’échange :
Les frais des contrats bilatéraux sont fixés au préalable par l’Associa-Med. Le payement de ces frais se fait en deux tranches. Les étudiants ayant été sélectionnés aux tours suivants le premier tour de choix des pays d’accueil, doivent payer la totalité des frais du contrat d’échange en une seule tranche. Les frais des contrats unilatéraux sont spécifiques du pays d’accueil. Le payement des ces frais se fait par un chèque en une seule tranche qui sera transféré par la suite au pays d’accueil, ou un chèque de garantie qui sera rendu à l’Outgoing juste avant son départ, le payement se fait dans ce cas par l’Outgoing à son arrivé au pays d’accueil. Une caution, dont la somme est fixée selon la catégorie du contrat, doit être déposée sous forme de chèque de garantie, qui ne sera rendu, après le retour de l’Outgoing de son stage, que si : a) L’Outgoing évalue la qualité de son stage par la rédaction de l’Evaluation Form sur la base de données et le formulaire d’évaluation fournie par l’Associa-Med. b) Le livret de stage (Student Hand Book, Logbook) est bien rempli et signé par le médecin tuteur. c) L’Outgoing a une validation de son stage par l’obtention d’un certificat IFMSA signé conjointement par le médecin tuteur et le comité local d’accueil. Les chèques déposés, peuvent être remplacés ultérieurement par un chèque de subvention, à l’exception des chèques de garantie. Tout retard du dépôt des frais du contrat d’échange donne le droit aux LEO/LORE d’annuler le contrat. Les chèques sont versés sur le compte bancaire de l’Associa-Med Sfax juste après le payement. L’argent est collecté uniquement par le trésorier ou le vice-trésorier. L’Outgoing peut bénéficier d’une aide financière en don réel à partir de fonds publics ou privés sous forme de subvention. Les frais qui peuvent être remplacés par une subvention sont : a) Frais du titre de transport de la Tunisie vers le pays hôte et du pays hôte vers la Tunisie. b) Frais du Visa. c) Frais du timbre fiscal. d) Frais de l’assurance voyage. e) Frais du contrat d’échange. f) Le coût du transport dans le pays d’accueil. g) Toute dépense en réponse à la demande du pays d’accueil (Exemple : les frais des vaccins) h) Frais de traduction des papiers destinés au pays d’accueil.
8
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
VII.
Le stage :
1.
Préparation : - Dès la réception de son CA, l’Outgoing doit se mettre en contact avec son contact person. L’Outgoing arrange avec son contact person les détails du logement et des repas, dont les modalités sont déjà mentionnées dans la CA. L’Outgoing s’engage à se mettre au niveau avant d’arriver sur son lieu de stage. - Si la période du stage fait dans le cadre de l’échange chevauche avec la période de stage en Tunisie, l’Associa-Med ne garantit pas de fournir une autorisation d’absence ou de report de stage. - L’Associa-Med n’est tenu qu’à fournir une lettre d’invitation officielle sur demande, pour faciliter l’obtention de visa. Tout problème concernant le visa n’est pas la responsabilité de l’Associa-Med.
2.
La formation du pré-départ : - L’Outgoing est tenu d’être présent physiquement à la formation du pré-départ. - Cette formation est essentielle pour répondre à plusieurs questions sur la logistique des stages à l’étranger et pour éduquer les participants sur l’éthique des stages à l’étranger. - La formation est obligatoire pour assurer un standard de qualité requis par l’Associa-Med Sfax et pour assurer une représentativité digne de l’Associa-Med à l’étranger.
3.
Déroulement du stage : - L’Outgoing s’engage à respecter toutes les modalités fixées par le tuteur de stage. - Il s’engage également à respecter le règlement du comité local d’accueil, et à constamment se plier aux statuts d’IFMSA pour les programmes d’échanges. - En cas de non respect des règles fixées par le terrain de stage et par le comité local d’accueil, l’Outgoing pourra se voir expulsé de son stage et de son logement sans aucun recours possible et/ou se voir soumis sous investigation après son retour. Il n’est pas concerné dans ce cas par le retour de sa caution. Il risque d’être interdit d’inscription au programme d’échange pour une durée qui sera spécifiée après concertation des LEO/LORE avec le bureau local. - En cas de mauvaise conditions non conformes a la CA par le pays hôte, l'Outgoing devra immédiatement informer les LEO/LORE, qui à leur tour informent les NEO/NORE de l’Associa-Med.
VIII. 1. 2.
3.
Annulation et remboursement:
En cas de non-conformité à une des clauses de cette charte, l’Associa-Med se réserve le droit d’annuler le contrat d’échange. L’étudiant désirant annuler son contrat d’échange, devra obligatoirement informer personnellement les LEO/LORE en leur envoyant un e-mail à leurs adresses officielles. L’étudiant ne sera remboursé qu’en cas de respect des conditions suivantes : - Si la demande d’annulation se fait avant le 31 janvier 2015. - Si le pays choisi accepte la substitution.
9
Charte de l’échange SCOPE & SCORE | Associa-Med Sfax
- Si l’on trouve un remplaçant de la liste d’attente en premier lieu, et de la liste des adhérents en second lieu. - S’il n’y a pas une non-conformité à une des clauses de cette charte. 4. - La substitution n’est possible que si l’étudiant accepte d’avoir le même pays, la même ville et le même stage que l’étudiant qu’il remplace. - La substitution n’est possible, dans la plupart des cas et selon le pays concerné, que si l’étudiant est du même sexe que l’étudiant qu’il remplace. 5. Le délai pour une substitution est de deux semaines avant la date prévue du début du stage, sauf si accord spécial entre les NEO/NORE des deux pays. 6. L’étudiant sera remboursé et pourra être prioritaire pour la saison ultérieure si la responsabilité de l’annulation de son contrat revient à l’Associa-Med ou à l’IFMSA. 7. Aucun remboursement n’est envisageable dans le cas de non obtention du visa. 8. Aucun remboursement n’est envisageable si l’étudiant n’a pas rejoint son programme d’échange, quel que soit la cause de son désistement. 9. L’Associa-Med Sfax garantit un programme d’échange à l’étudiant, mais ne garantit pas sa qualité. Aucun remboursement n’est envisageable si les conditions du programme d’échange sont jugées mauvaises. 10. L’Associa-Med Sfax se réserve le droit de juger au cas par cas les demandes d’annulation et de remboursement dans les situations extrêmes.
Serment des responsables d’échange : Nous nous engageons sur l’honneur à assurer une distribution des contrats équitable, transparente et honnête en toutes conditions, selon un classement clair et détaillé qui sera fait en toute équité et professionnalisme et nous nous engageons à garantir à chacun, selon son mérite, le droit légitime de partir en échange.
J’ai lu et j’approuve les clauses de cette charte. Nom & Prénom : ________________________________________________________________________ N° de la CIN / Passeport : _____________________ paru(e) le _________________ à _____________ Signature :
10