Rapport de fin de mandat comités d'échange associa med sfax by Firas Zouari

Associa-Med Sfax - Rapport de fin de mandat des comités d’échange SCOPE/SCORE

Introduction

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Généralités : Les comités d’échanges SCOPE-SCORE ont visé tout au long du mandat à promouvoir la compréhension du programme d’échanges au bureau local de Sfax, et donner l’opportunité aux étudiants en médecine de participer à un programme d’échange professionnel ou dans le domaine de la recherche médicale. En outre, ils ont veillé à offrir une expérience éducative et culturelle à la ville de Sfax qui dépasse les cadres du curriculum médical régulier et permettre aux étudiants en médecine venant en échange de connaitre les différentes formes de pratique médicale et les enjeux de santé en Tunisie. Accomplissements : L’équipe de l’échange a veillé au respect de la charte d’échange, tout en rendant les informations plus facilement accessibles et transparentes pour tout étudiant désirant faire un stage à l’étranger. Egalement, il y eu redéfinition du processus de classement des étudiants sortants. Il y’a eu amélioration marquante des conditions d’hébergement des étudiants étrangers venant en stage à Sfax et développement des bases du programme social. Finalement, elle a veillé à tisser un lien plus important avec la faculté. Equipe de l’échange centrale : Une équipe de l’échange centrale a été formée au début du mandat, comportant : - LEO : M. Firas ZOUARI - LORE : Mlle. Fatma GRATI - LEO Assistant : Mlle. Imen BOUAZIZ - LORE Assistant : M. Haitham NAJJAR - Secrétaire : Mlle. Rim HAMMAMI Participation au Midterm National Meeting : L’équipe de l’échange, représentée par 3 de ses membres, a participé activement à la session d’échange au cours du Midterm National Meeting Monastir 2014. Un bilan positif avec lequel l’équipe de l’échange à terminé cette session.

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Volet Outgoings

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A/ Déroulement du 1er tour de choix des destinations : 1/ Stand de promotion de l’échange : Un stand de promotion de l’échange a eu lieu les 21 et 22/10/2013 au hall de la faculté. La promotion de l’expérience de l’échange, ainsi que des contrats offerts pour cette année a fait appel à : - Des affiches intéressants chaque destination, qui présente les structures hospitalières dans ce pays, les lieux d’attirance, les personnalités célèbres ainsi que les contrats valables pour chaque pays. - Des affiches qui racontent l’expérience d’échange de ceux qui ont parti en échange la saison dernière avec leurs photos. - Dépliant « Vivre l’échange avec Associa-Med Sfax » : diffuser une information brève et concise à propos l’échange de stages sous la tutelle de l’IFMSA, présenter les contrats disponibles et appeler à assister à la réunion d’information. - Vidéos teasers local et national, décoration, drapeaux. Il a été présent dans le stand des membres actifs des comités d’échanges qui ont pu passer une information correcte et précise à propos l’échange et répondre aux interrogations des étudiants. A rappeler que la promotion de l’échange a été entretenue en parallèle sur les réseaux sociaux. (Page Facebook et Groupe de l’échange).

2/ Réunion d’information : Une réunion d’information ouverte à tous les étudiants de la faculté intitulée « Je veux partir en échange » a été tenue le 23/10/2013. Une explication de la procédure pour participer à un échange de stages de l’inscription au départ ainsi qu’une initiation au vocabulaire de l’échange a été exposée, à l’aide d’une présentation interactive. [bit.ly/QbdV5s] La réunion a été clôturée par un espace libre, durant lequel les responsables d’échange ont pu répondre aux différentes questions posées par les étudiants. 5

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3/ Pré-inscription en ligne : Un formulaire de pré-inscription a été mis en ligne du 25/10/2013 au 31/10/2013 à 15h. [bit.ly/1u9sm8q] 4/ Stand de récupération des papiers : étaitprimordial primordialpour pourl’étudiant l’étudiantdede compléter IlIl était compléter sa sa pré-inscription, et et pour pour le bon déroulement pré-inscription, le bon déroulement des des procédures dede participation au programme procédures participation au programme d'échange, un un stand standde derécupération récupérationdes despapiers papiers a d'échange, et 31/10/2013 31/10/2013de de11h30 11h30à à15h. 15h. aeueulieu lieules les29, 29, 30 30 et L’étudiant aaété ététenu tenuà fournir à fournir dans le stand, L’étudiant dans le stand, les les documents nécessaires nécessaires d'inscription d'inscription qui : comportent: documents a. Copie de la carte d’étudiant ou de l’attestation d’inscription de l’année universitaire 2013-2014 b. Copie de la carte d’adhérent à l’Associa-Med Sfax pour le mandat 2013-2014 ou bien une copie du reçu d’adhésion. Vous pouvez aussi adhérer sur place. c. Relevé des notes de l’année universitaire 2012-2013 d. Une lettre de motivation pour ceux désirant avoir un contrat de catégorie A Avec payement des frais d’inscription au programme d’échange. Les frais d'inscription ont été fixés à 7 DT par programme d'échange (SCOPE et/ou SCORE), et 10 DT pour les 2 programmes d'échanges. A la suite de la pré-inscription en ligne, ainsi que le complément d’inscription au stand, 136 inscriptions ont été validées parmi 152 pré-inscriptions, dont voilà la répartition selon les niveaux :

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La répartition des inscriptions validées selon le(s) programme(s) d’échange choisi, a été comme suit : - SCOPE et SCORE : 123 - SCOPE seulement : 12 - SCORE seulement : 1 5/ Calcul des scores : Le calcul des scores est régi par la charte de l’échange 2013-2014 du LC Sfax. Il a été assuré par un comité de calcul formé par : - M. Firas Zouari (LEO) - Mlle. Imen Bouaziz (LEO Assistant) - Mlle Rim Hammami (Secrétaire des comités d'échange) - M. Yassine Abdelkefi (NTSDD - Bureau National) Les étudiants inscrits au programme d’échange ont été classés selon les critères mentionnés dans la charte de l’échange. 6/ Affichage du classement : Le classement a été publié sur le groupe et la page officiels de l’Associa-Med sur Facebook le 5/11/2014 et affiché au public, au hall de la faculté le 6/11/2014. [1drv.ms/PVQXiQ]. Il a été Inclus dans le tableau du classement, et par souci de transparence, les critères de calcul des scores ainsi que les détails des points bonus pour la saison 2012-2013. Les réclamations ont été reçues par mail dans les 48h de l’heure de l'annonce du classement.

7/ Choix des destinations : La journée de choix des destinations a été tenue le 9/10/2013 à 10H. Parmi 85 contrats disponibles (SCOPE : 56, SCORE : 29), 78 contrats ont été attribués lors de ce 1er tour. 7

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Pour les 7 contrats restants, 2 contrats destinés aux internes (1 SCOPE et 1 SCORE) ont été remis sous disposition par l’ouverture d’un call. L’attribution de ces 2 contrats a été faite à la suite de ce call.

Au total : - SCOPE : 53 contrats attribués, 3 contrats restants - SCORE : 27 contrats attribués, 2 contrats restants 8/ Journées de formation : 2 réunions de formations se sont tenus, séparément pour chaque comité (SCORE : 12/11/2013 ; SCOPE : 13/11/2013). La formation s’est intéressée sur les modalités d'accès à la date base et le remplissage de l'AF, la préparation des différents papiers (Test staph méti-R, carte de vaccination, traduction des papiers…) ainsi que la procédure qu’il faut suivre pour l’obtention des papiers standardisés (Lettre de recommandation, certificat de langue, attestation d’inscription). Il a été expliqué aussi la procédure qu'il faut suivre pour obtenir une subvention. Des présentations détaillées ont été exposées pour l’affaire. [1drv.ms/1n9XCRz] A la suite de ces réunions de formation, la répartition des contrats sur la database a été faite. 9/ Préparation des papiers standardisés : La préparation des papiers standardisés a passé par 5 étapes : - Avoir l’accord auprès de l’administration sur le concept, ainsi que sur les modèles présentés pour chaque catégorie de papier. - Avoir une liste nominative des Outgoings pour chaque catégorie de papier, et avoir une lettre de motivation rédigée par l’Outgoing pour la demande de lettre de recommandation auprès du doyen de la faculté. - Personnaliser les papiers pour chaque Outgoing 8

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- Dépôt des papiers dans l’administration pour signature et tampon - Récupération des papiers et distribution des papiers aux Outgoings.

10/ Payement de la première tranche : Un stand a eu lieu les 21 et 22/11/2014 de 11h30 à 15h, pour le payement de la 1ère tranche, en collaboration avec la trésorerie de l’association, ainsi que pour la récupération de la charte d’échange, son annexe et les conditions d’échange signés (Signatures légalisées) 11/ Etre à côté des Outgoings : Afin d’être à la disposition de l’Outgoing pour toute réclamation ou demande, et pour assurer une communication constante et une clarté des consignes, un groupe Facebook et une Mailing List ont été crées, regroupant tous les Outgoings. A la suite de ce 1er tour, 11 contrats ont été annulés : 5 SCOPE et 6 SCORE avant le payement de la 1ère tranche. Tandis que 2 contrats ont été annulés : 2 SCORE après le payement de la 1ère tranche. Ce qui fait que : 13 contrats ont été annulés parmi les 78 contrats attribués (5 SCOPE et 8 SCORE), 17 contrats sont restés pour le 2ème tour. (8 SCOPE et 9 SCORE). 3 nouveaux contrats SCOPE ont rejoint par la suite la liste. Au total : 20 contrats seront disponibles pour le 2ème tour.

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B/ Déroulement des 2ème et 3ème tours de choix des destinations : 2ème tour : 1/ La reprise des sessions de choix de destinations : a intéressée uniquement les étudiants préalablement inscrits au programme d’échange. Le classement qui a été pris en compte pour ce deuxième tour de choix se basait sur le classement dans la liste d’attente. Ceux qui ont annulé leurs contrats au 1er tour de choix des destinations ont été déplacés au bas du classement. 2/ Une stratégie de Marketing des contrats du 2ème tour : a été instaurée essentiellement sur le réseau social Facebook, en recourant à des vidéos promotionnelles conçues par les associations des pays hôtes, ainsi que des affiches comportant les drapeaux ainsi que les images attirantes de chaque destination.

3/ Une session de choix des destinations : s’est déroulée le 27/02/2014, au décours de laquelle 8 contrats parmi 20 ont été attribués (4 SCOPE et 4 SCORE), 12 contrats restants. 4/ Payement des frais : le payement de la deuxième tranche pour les outgoings du premier tour, et la totalité des frais pour les outgoings sélectionnés après le deuxième tour, s’est déroulé les 5 et 10/03/2014 de 11h à 13h. A la suite de ce 2ème tour, 3 contrats parmi les 8 attribués ont été annulés (3 SCORE). Ce qui laisse 15 contrats restants pour le 3ème tour. 2 contrats du 1er tour ont été annulés par la suite (1 SCOPE et 1 SCORE), et ont rejoint les contrats disponibles pour le 3ème tour. Au total : 17 contrats disponibles pour le 3ème tour

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3ème tour : 1/ Un formulaire en ligne était mis à la disposition de tous les étudiants désirant partir en échange du 17 au 21/03 à 23h59. 2/ En parallèle, des affiches promotionnelles sur les contrats restant ont été affichées à la faculté et publiées sur le réseau social, basés surtout sur les propos des étudiants qui ont déjà partis en échange aux destinations en question. 3/ Deux critères de sélection étaient strictement pris en considération : Le classement dans la liste d’attente et la motivation. Ceux qui ont annulé leurs contrats au 1er tour de choix des destinations ont été défavorisés dans le classement. Au décours de ce 3ème tour, 8 contrats parmi les 17 disponibles ont été attribués (2 SCOPE et 6 SCORE). 4 ont confirmé leurs choix (4 SCORE). 4/ Un stand de payement des frais d’échange pour les outgoings du 3ème tour a été tenue le 31/03/2014. Les contrats restants à la fin de ces 3 tours de choix sont alors au nombre de 13 parmi 87 contrats disponibles (7 SCOPE et 6 SCORE) Le nombre des Outgoings de LC Sfax pour cette saison est alors 74, répartis comme suit : SCOPE 51 et SCORE 23. 5/ A la fin de ces 2 tours, les étudiants retenus ont : - Eté averti que toutes les procédures notamment l’envoi de l’AF doivent se faire avant le délai du 1er Avril. - Eté appelé à consulter les présentations faites pour expliquer les modalités de remplissage de l’AF et la préparation des papiers. - Eté appelé à apporter les ECs et la charte de l’échange signés le jour du paiement. Toutes les procédures d’attribution de contrats ont été arrêtées le 30/03/2014.

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4ème tour national : Une seule étudiante a bénéficié d’un contrat mis à l’échelle national C/ Envoi des AFs : - SCOPE : Une première vague des AFs a été envoyée le 13/12/2013. Toutes les AFs ont été envoyées par la suite. - SCORE : Une première vague des AFs a été envoyée durant la première semaine de décembre. Toutes les AFs sont envoyées par la suite. E/ Préparation et vente des dossiers de subvention : En collaboration avec la trésorerie. F/ Qualité académique (AQ): - Une copie numérique du StudentHand Book a été mise à la disposition des outgoings pour l’imprimer avant leur départ. - Reconnaissance des stages effectués sous la tutelle de l’IFMSA: Obtenir des autorisations d’absence de stage comme première étape.

G/ Formation du pré-départ (PDT-PET): - L’équipe de l’échange a accueil en mois d’Avril la session de Sfax de la formation nationale du pré-départ. Son objectif étant de familiariser les outgoings avec l’ambiance de l’IFMSA par l’un des ces piliers qui sont les trainings.

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- Il y a eu une collaboration active au déroulement de la session par la participation des responsables d’échange et de trois IFMSA Trainers au déroulement de la session.

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Volet Incomings

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A/ Préparation pour l’accueil des Incomings de Janvier et Février : - Janvier : Un incoming aurait été hébergé dans un appartement, meublé pour l’affaire, en face de l’entrée principale du CHU Hédi Chaker. L’autre incoming aurait été hébergé dans une famille d’accueil. Chacun d’eux a été mis en contact avec 2 Contact persons. Malheueursment, ces 2 incomings n’ont pas pu rejoindre leur programme d’échange à cause de problèmes de visa. - Février : L’incoming a été acceptée au service de chirurgie générale, et hébergée chez 2 familles d’accueil. Elle a été intégrée dans les activités sociales, et bénéficié de 3 programmes sociaux : Sortie Tunis-Sud (grâce à la collaboration avec LEO Tunis), Sortie Sousse-Monastir (grâce à la collaboration avec LEO Sousse) et sortie Hammamet (durant le pré-MM14). L’incoming a été totalement prise en charge par les familles accueillantes.

B/ Préparatifs de la saison d’échange : La préparation de la saison d’échange et de l’accueil des Incomings a commencé dès la première réunion le 27 octobre 2013 pour mettre en place toute une stratégie de travail afin de bien assurer les préparatifs. Au mois de Mars, deux Small Working Groups ont été formées : une équipe pour la préparation de l’Incoming student’s package et la mise à jour du welcoming letter, ainsi qu’une autre pour élaborer un agenda théorique du programme social. C/ Hébergement : - 3 appartement-hôtels de très haut standing dans le bloc A de l’immeuble Jebli Centre, située à la Rue de Carthage, Sfax El Jadida, ont été loués pour assurer 15

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l’hébergement des Incomings durant le mois de Juillet et Août, avec obtention de l’exclusivité. - L’arrangement des chambres varie : chambre single (1), double (5) et triple (3). - L’immeuble est équipé de deux ascenseurs, tout près de toutes les commodités, situé à 400 mètres de l’hôpital et de la Faculté de Médecine (Pas besoin de moyen de transport pour s’y déplacer), à 500 mètres du Centre Ville et de la Médina, et face au centre commercial Carrefour et Gremda Palace. - Les appartement-hôtels sont bien meublés et équipés (machines à laver, micro-four, micro-ondes, robot mutli-fonctions, téléviseurs plasma), munis d’une climatisation centrale et une connexion Wifi haute-débit permanente et gratuite. L’eau chaude était disponible tout au long du séjour 24H/24. - L’appartement central étant muni d’un grand salon et d’un prestigieux coin bar et équipé d’un téléviseur plasma 54’’, un lecteur DVD, une plaque sono et une enceinte amplifiée, était le lieu privilégié pour la plupart des soirées entrant dans le cadre du programme social ou organisées par les Incomings eux-mêmes (Good bye parties, Drinking parties, Drinking-games parties, Farewell party, soirées par thème, soirées karaoké).

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D/ Restauration : Une prise en charge de deux repas a été assurée: Petit déjeuner et Déjeuner, durant les jours de stages. - Vu le standing que disposent les cuisines des appartement-hôtels, et la grande variété des restaurants, des salons de thé et des crêperies qui entourent l’immeuble, un argent de poche pocket money approprié a été donné aux Incomings pour qu’ils se disposent de leurs repas. - Durant le mois de Ramadhan, une convention avec un traiteur professionnel était établie. Les plats étant préparés à l’heure du déjeuner, des membres actifs se sont portés volontaires et ont assuré le transport du déjeuner du local du traiteur aux appartements-hôtels tous les jours.

E/ Les personnes-contact (CP): - Un formulaire de recrutement des personnes-contact a été mis en ligne le 23/03/2014. - Un stand a été tenu les 31/03 et 1/04/2014, ayant pour but d’impliquer plus de membres dans les comités d’échange, promouvoir l’échange, distribuer les T-Shirts SCOPE/SCORE et enrichir davantage le registre des contact persons. A la fin du stand, 60 membres se sont inscrits au registre de contact persons. [1drv.ms/1na0cag]

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Chaque Incoming a été jumelé à deux membres actifs des comités d’échange qui se sont fait un plaisir de l’accueillir à l’aéroport, de lui faire découvrir la ville et la région, de lui proposer des sorties intéressantes, d’être là pour lui s’il a besoin d’aide et de lui fournir des informations pratiques.

F/ Incoming Student’s Package et Welcoming Letter : - Un pack de bienvenue a été offert aux Incomings comportant : Un porte document, un stylo, une bloc-note et des souvenirs de la Tunisie. - Une welcoming letter a été rédigée et conçue, et envoyée par la suite dans la Card of Acceptance ainsi que par mail. Elle comporte des informations utiles concernant la ville de Sfax et le pays, le séjour ainsi qu’une estimation des frais des week-ends trips. [bit.ly/1hqFovK]

G/ Procédures électroniques: - Toutes les CA des Incomings de Juillet et Aôut ont été envoyées à temps. Aucune late CA pour LC Sfax. - Création de deux groupes Facebook pour les Incomings qui comportaient : les documents concernant leur séjour, les updates du programme social, des informations utiles concernant l’hébergement, Internet et électricités… etc. - Les CA ont inclus pour l’occasion un lien pour le welcoming letter

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H/ Programme social : - Un programme social riche a été offert aux Incomings à raison de deux à trois programmes au cours de la semaine pour mieux découvrir la ville de Sfax, ses traditions, son aspect historique et contemporain, et explorer les autres villes de la Tunisie à proximité, à part les soirées et les festivités. - Les Incomings de LC Sfax ont pu participé aux 3 week-end trips nationaux et 3 week-end trip transrégionaux durant les 2 mois d’aôut et Juillet. - Les frais des soirées au cours de la semaine y compris les dîners, la balade en mer, la visite à Kerkennah étaient tous payés de la caisse de l’échange. Ceci entre dans le cadre d’une stratégie adoptée par l’équipe d’échange afin de promouvoir l’échange dans le bureau local de Sfax. - Le covoiturage a été assuré pour le déplacement hors Sfax dans le cadre du programme social au cours de la semaine, grâce à l’implication des membres de l’exchange team. - Voici les calendriers du programme social pour les mois de Juillet et Aôut :

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- On vous expose ici quelques photos postées par les Incomings durant leur séjour :

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A la fin du mois, un mur comportait des enveloppes créées A lafaçon fin ducréative mois, un(comportant mur comportait des de enveloppes créées de façon créative de le nom chaque Incoming (comportant le nom de était chaque Incoming enpour calligraphie en calligraphie arabe) une occasion passer arabe) des était une occasion pour passer des messages et des confessions messages et des confessions entre les Incomings d’uneentre part,les Incomings, et aux aux responsables d’échange et les membres l’exchangede team. et responsables d’échange et les demembres l’exchange team.d’autre part. I/ Qualité académique : - Un contact préalable des chefs services au cours de l’année a été fait pour leur donner les Tutor Certificates et confirmer l’affectation des nouveaux Incomings dans leurs services. - Des affectations de stage nominatives et signées par l’université ont été fournis aux Incomings avant le début de leur stage, leur permettant de pratiquer dans les services auxquels ils sont affectés d’une façon légale, et leur donnant accès à la Faculté de Médecine et à sa bibliothèque. - Des livrets StudentHand Book ont été donnés aux Incomings ne les ayant pas apportés. - Des rencontres avec les chefs de service ont été effectués durant la période de stage pour transmettre les soucis des incomings et assurer la mise en place d’un médecin tuteur pour chaque incoming. - Les Incomings ont été autorisés à participer au déroulement des actes chirurgicaux et même à effectuer des gardes. - Les IFMSA certificates n’ont été données qu’aux Incomings qui ont au moins assurés 80% de présence durant leur stage. Les certificats ont été donnés en version papier et version numérique, comportant la signature et le tampon chef de service ainsi que du responsable d’échange. Les Incomings ont veillé aussi à la signature de leur Student Handbook par le chef de service. Dans certains services, une validation de stage fournie par le chef service luimême a été donnée aux Incomings.

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J/ Projets de recherche : Etat des lieux

Projets acceptés sur la database 8 projets : - Immunologie - Hématologie - Cardio-vasculaire - Cardiologie - Microbiologie - Dermatologie - Psychiatrie - Histologie

Projets dont les formulaires sont récupérés mais pas encore traduits 3 projets : - Orthopédie - Histologie - Neurologie pédiatrique

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Tâches à accomplir : - Recevoir le feed-backs des chefs de services et classer les services selon leur coopération et la qualité de stage qu’ils offrent. - Recevoir le feed-backs des incomings en remplissant l’Evaluation Form nationale. - Prendre en charge les Incomings des mois de septembre et d’octobre. - Participation à la session d’échange de l’assemblée générale de l’Associa-Med Septembre 2014 - Préparation du stand de la semaine d’intégration – Septembre 2014 Succès réalisés : -Veiller à la transparence au sein du programme d’échange -Succès de la promotion de l’échange avec 136 inscrits dans le programme d’échange. - Efficacité des réunions et validation des points de l’ordre du jour -Validation de tous les objectifs des stands - Bonne appréciation générale des outgoings et reconnaissance des efforts fournis - 60 personnes inscrites sur le registre des contact persons - La motivation des membres actifs : présence dans les réunions, accueil des incomings, participation aux programmes sociaux. - La satisfaction et la gratitude des incomings par rapport au programme d’échange dans sa totalité : Logement, programme social offert, Nightlife à Sfax surtout durant le mois de Ramadhan et l’opportunité d’exercer dans les services chirurgicaux. - Les comités d’échange a marqué sa présence tout au long de l’année, non seulement par les réunions de préparatifs et d’updates, mais aussi par la tenue des stands à la Faculté et à travers le groupe et la page Facebook. - Affirmer la place de l’échange IFMSA au niveau de la scène associative de Sfax et attirer à l’occasion plusieurs partenaires (Best tours, Syphax Travel Services, Société Malek Immobilière, Pâtisserie Masmoudi, Joy Juice…)et nouer de bonnes relations avec les médecins et les membres du secteur médical.

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