Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou Notiuni prezentate în acest curs:
Foi de calcul tabelar
Structura foii de calcul tabelar Conţinutul celulelor foii de calcul Lucrul cu foaia de calcul Facilităţi de prezentare calitativă şi sintetică a informaţiilor Indicaţii de proiectare şi construire a foilor de calcul
4 mai 2010
1
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Notiuni introductive
Foile de calcul tabelar („spreadsheet”) sunt poate cele mai puternice instrumente de calcul la dispoziţia utilizatorilor obişnuiţi. O foaie de calcul tabelar (numită şi foaie electronică de calcul) este o imitare a unui registru contabil prevăzut cu caroiaj pentru a înşira coloane de cifre şi linii cu semnificaţii de valori de obiecte sau operaţiuni, însă forma electronică permite înscrierea directă în foaie a unor formule care sunt „actualizate” – adică îşi modifică valoarea imediat ce unul din operanzi s-a modificat.
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
2
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Structura foii de calcul tabelar
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
3
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Structura foii de calcul tabelar
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
4
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Structura foii de calcul tabelar
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
5
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Continutul celulelor foii de calcul
În celulele foii de calcul se pot înscrie date de diferite tipuri, dar şi prelucrări, care sunt afişate conform formatării celulei (opţiunea „Format - Format Cell”). Atât datele cât şi prelucrările sunt „recunoscute” şi tratate corespunzător:
tip General – celula nu are un format definit de număr. Număr – conţine numai cifre şi este aliniat la dreapta implicit. Şir de caractere („Text) – conţine orice simboluri de scriere şi începe cu o literă, fiind aliniat la dreapta implicit. Într-o celulă se poate înscrie un şir de maxim 256 caractere. Dată şi oră : ex. 15.03.2003, 15 martie 2003, 15.03.03, etc. Formule
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
6
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Continutul celulelor foii de calcul
Formulă – expresie care începe cu semnul ‘=’, conţine operanzi, operatori şi funcţii. Operanzii pot fi literali (valori directe) sau adrese ale celulelor cu care se doreşte efectuarea calculelor.
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
7
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Lucrul cu foaia de calcul
În general, foile de calcul sunt utile pentru prelucrarea unor blocuri de valori, care se înscriu în celule şi sunt folosite ca date de intrare pentru expresii (formule) aflate în alte celule. Blocurile cu rezultate pot fi în final reprezentate grafic (prin histograme). Blocurile pot contine
Adrese relative şi absolute Funcţii Diferite tipuri de date: text, numere, data, etc.
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
8
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou Facilitati de prezentare calitativa si sintetica a informatiilor
Volumele mari de date, ce se pot stoca şi prelucra într-o foaie de calcul electronic, constituie o prezentare analitică a unei situaţii din lumea reală. Acestea pot fi: Structuri de tip listă şi tabel Grafice
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
9
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Structuri de tip lista si tabel
Organizarea informaţiilor în liste şi tabele este foarte avantajoasă vizionării şi prelucrării lor. În foile de calcul electronice, listele sunt înşiruiri de obiecte cu o singură dimensiune (pe o linei sau pe o coloană), iar tabelele prezintă linii (fiecare indicând un obiect) şi coloane (fiecare indicând o proprietate generică). Tabelul realizat este posibil de utilizat în acelaşi mod în care se lucrează cu baze de date, de aceea adesea se spune despre baze de date în foaia de calcul.
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
10
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Grafice
Acestea sunt folosite pentru a prezenta în mod calitativ şi sintetic informaţia numerică, sub diferite forme, astfel că se pot compara „dintr-o privire” situaţii cantitative. Reprezentarea grafică a seriilor de numere se poate face în diferite sisteme de coordonate:
Carteziene – sistem de axe perpendiculare în două sau trei
dimensiuni (2D sau 3D). Polare – sistem de reprezentare circulară în două dimensiuni, care ilustrează intuitiv cantităţi comparative ce împreună fac un întreg (ca de exemplu grafic „tort” în care fiecare felie reprezintă vânzarea unui produs pe o lună anume din întregul an).
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
11
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou Indicatii de proiectare si construire a foilor de calcul
pentru a structura corect şi a prelucra eficient un volum mare de informaţii, este necesar un mod de lucru sistematic iar apoi utilizarea corectă şi completă a mijloacelor puse la dispoziţie de foaia de calcul; foile de calcul sunt utile la rezolvarea problemelor ce implică date diverse, statistici şi calcule, cu ilustrări calitative (grafice) şi sintetice (sume de total, tabele pivot, etc.).
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
12
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Formularea cerintelor si analiza problemei
Cunoscând problema de rezolvat şi scopul acesteia, se face un plan corect, un inventar al funcţiilor şi ce vor fi utilizate, apoi se stabileşte cum se doreşte prezentarea rezultatelor (grafic, tabele, rapoarte). Se analizează şi se stabilesc:
Intrările: valori cunoscute – cele ce urmează a fi prelucrate efectiv în foaie, variabile de decizie – cele prin care se pot alege variante şi se poate optimiza modelul . Ieşirile: variabile obiectiv – care se doresc calculate (prin formule, funcţii) şi variabile de restricţie – care impun limite sau condiţii de compromis ce trebuie respectate . Relaţiile: relaţii între variabile cunoscute cele de decizie (care le condiţionează pe primele) şi utilizarea unui şablon – oferit de produsul foaie de calcul sau preluat din alte aplicaţii .
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
13
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Proiectarea si realizarea foii de calcul
Cele două etape: proiectarea şi realizarea aplicaţiei, se parcurg simultan si este indicată documentarea foii de calcul pe măsura realizării ei – aşa cum se prezintă în paşii ce urmează:
Introducerea şi organizarea datelor. Se introduc datele cunoscute: valori constante; structura de linii şi coloane. Documentarea foii. Este bine ca în cadrul foii să se înscrie textul care descrie problema, scopul şi modalitatea rezolvării ei, ca documentare generală. În plus, celulelor importante li se pot adăuga nume şi comentarii explicite (prin meniul „Insert-Comment”), aceste celule fiind indicate cu un colţ roşu şi prezintă o etichetă vizibilă la indicare cu mouse . Crearea formulelor. Înscrieţi formule ori de câte ori este nevoie; acestea se pot copia multiplu şi edita specific locului unde apar iar funcţiile oferite acoperă un spectru larg de utilizări. Evitaţi înscrierea numerelor (literali) direct în formule prin referinte la celule care conţin valorile respective. Prezentarea rezultatelor. Datele obţinute prin calcule nu sunt uşor de urmărit şi înţeles dacă acestea nu se prezintă şi în forme sintetice (totaluri sau chiar modele matematice) şi forme calitative (grafice).
5 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
14
Utilizarea calculatoarelor pentru aplicatii de birou
Intrebari ?
Multumesc ! 4 mai 2010
Lect. ing. Florin Postolache
15