Preámbulo: El problema de Trina Arteaga

Preámbulo: El problema de Trina Arteaga 2

Primera Parte: Consideraciones acerca de la escritura

1. El propósito del mensaje 2. La relación entre los interlocutores 3. Desarrollo del proceso argumentativo 4. Ejemplos 5. Estructura del proceso argumentativo 6 8 9 11 15

Segunda Parte: La Carta institucional

a. Características generales b. Estructura c. Esquema genérico d. Planteamiento retórico e. Ejercicio comentado f. Carta oficial g. Carta administrativa h. Carta-solicitud i. Carta comercial j. Carta protocolar k. Aspectos formales de la Carta 16 17 27 28 31 36 43 45 50 51 54

Tercera parte: Otras comunicaciones institucionales

a. Memorando b. Circular c. Invitación d. Constancia e. Referencia Personal f. Renuncia g. Reconocimiento (Diploma/Placa) h. Resolución/Acuerdo i. Informe Administrativo j. Obituario k. Acta y Minuta de Reunión l. Síntesis Curricular

Epílogo: La carta de Trina 56 57 58 61 63 64 66 67 69 72 74 79 81

PREÁMBULO

El problema de Trina Arteaga

En estos días Trina Margarita Arteaga tiene un pequeño problema: trabaja como secretaria en una conocida Universidad local y necesita solicitar un cambio de horario que le permita resolver cierta situación personal de mucha importancia; sin embargo, no encuentra la forma de redactar una solicitud suficientemente convincente como para asegurar el logro de su propósito… Es más, ni siquiera tiene idea de cómo empezar el enunciado luego de la fórmula tradicional de saludo. Así, pues, no le queda más salida que buscar el auxilio de alguna persona mejor preparada, que le ayude a elaborar la comunicación en cuestión... Situaciones como esta de Trina son muy corrientes en cualquier ámbito de trabajo y entre profesionales universitarios de cualquier nivel: secretarias que necesitan enviar una Comunicación por orden de su jefe; jefes que deben cursar un Memorando a sus subalternos; Autoridades que tienen que emitir una Resolución o una Circular… Aunque sabemos que no existe un recetario para escribir bien, este pequeño manual es un intento por tratar de ofrecer a esas personas algunas directrices que les permitan afrontar con cierto éxito esa incómoda situación demasiado cotidiana. En aras del espacio y de una finalidad absolutamente práctica, los planteamientos están presentados de una manera muy concreta y alejada de consideraciones teóricas sobre la materia.

Hemos dividido el trabajo en tres partes: La primera, destinada a considerar los principios básicos de la redacción, como manera de orientar a los interesados hacia el entendimiento del complejo proceso mental que implica el ejercicio de la escritura. La segunda está enfocada directamente hacia los patrones convencionales de redacción de la Comunicaciones dentro de una institución u organismo, específicamente en la redacción de las Cartas de circulación más corriente. La tercera parte amplía el enfoque hacia otros tipos de Comunicaciones frecuentes en las organizaciones, tales como: Circulares, Memorandos, Constancias, Resoluciones, Actas, Obituarios, etc. NOTA: La mayoría de los ejemplos utilizados como modelos son comunicaciones absolutamente reales; sólo se han cambiado, por razones elementales, los nombres y las circunstancias de cada caso.

Primera Parte

CONSIDERACIONES GENERALES ACERCA DE LA ESCRITURA

El ejercicio de la escritura constituye un complejo proceso mental que va discurriendo progresivamente hacia la hoja de papel o la pantalla de la computadora, guiado siempre por ciertos patrones que determinan la calidad y pertinencia del texto. Este no florece silvestremente como las plantas del campo, sino que requiere una formación y una disciplina que tienen carácter imperativo para todo el que tenga la escritura como herramienta laboral. En el caso de las Comunicaciones institucionales, los supuestos anteriores adquieren carácter más obligante ya que ellas no son escritos libres, factibles de “pecados literarios”, sino textos de propósitos puntualmente definidos, por lo cual su redacción debe ajustarse y estar dirigida estrictamente a su logro. El propósito de este manual es, precisamente, tratar de establecer los patrones que deben regir a una comunicación para que ella pueda alcanzar su objetivo. Además de los principios básicos de redacción se incluyen ejemplos que constituyen, simplemente, referencias para los interesados, y no modelos para ser copiados textualmente. A tal fin, en esta primera parte hemos copiado textualmente algunas consideraciones generales acerca de la escritura –tomados del libro Las estrategias del escritor (F. Morles ,2008)-, que resultarán muy útiles de considerar antes de entrar al tema concreto de las Comunicaciones, y que constituyen la base de una redacción destinada a propósitos claramente definidos.