b. Estructura

ESTRUCTURA DE LA CARTA

A continuación presentamos una relación de los elementos que comúnmente constituyen la estructura genérica de una Carta; según el tipo de Comunicación, podrá prescindirse de algunos de ellos. Cuando se dan ejemplos de expresiones utilizadas corrientemente en las diferentes secciones de las cartas, ellas sólo constituyen –como hemos señalado anteriormentemodelos para ser tomados como referencias; de manera que se pueden escoger los más adecuados en cada caso, o emplear otras que no aparezcan en el Manual.

ENCABEZAMIENTO

Comprende los siguientes elementos:

Membrete: Cuando se trata de una institución u organismo.

Lugar y fecha: Escritos normalmente hacia el margen derecho.

Número correlativo: Es el número que identifica a la comunicación.

Destinatario: Es la persona a quien se dirige la carta. Incluye los siguientes datos:

-Tratamiento: Depende del tipo de carta y de la categoría del destinatario:

En comunicaciones públicas de carácter absolutamente oficial el tratamiento debido es el de Ciudadano (que normalmente no debería acompañarse de ningún título).

-Ciudadano Alberto Pérez Alcalde del Municipio Pedro Camejo

En las comunicaciones internas de una institución no siempre se justifica el tratamiento de Ciudadano, pues basta con señalar el título y cargo del destinatario; sólo debe utilizarse cuando se trata de una comunicación de carácter muy formal.

-Lic. Aníbal Cordero Director de Recursos Humanos

En los casos de cartas a dignidades o personalidades extranjeras, se suelen utilizar tratamientos más protocolares como:

-Excelentísimo - Honorable - Monseñor – Reverendo.

En otro tipo de cartas se utiliza simplemente:

-Sr. / Sres. / .Sra. / Srta.

Si se trata de organismos o instituciones, se menciona la Directiva o simplemente se escribe Señores…

-Señores Banco de Venezuela

-Señores Junta Directiva de la Asociación de Vecinos.

-Título: Si se considera conveniente se indica en forma abreviada el título o grado del destinatario. Es bueno notar que los títulos, cuando se escriben completos, deben ir en letras minúsculas; si se abrevian deben llevar mayúscula inicial. En las correspondencias se acostumbra utilizar mayúscula inicial como forma de halago al destinatario.

-Dr. / Prof. / Lic. / Ing. / Pbro. -Estimado Licenciado...

-Cargo: Si la comunicación es interna se indica el cargo del destinatario, pero no el nombre de la institución, pues se sobreentiende.

-Director de la Escuela de Ingeniería.

-Director de la Escuela de Ingeniería de la Universidad de San Agustín. (Comunicación externa).

Localización: Si se hace necesario puede indicarse cualquier información que facilite la localización del destinatario dentro de un ámbito determinado. Puede ser el departamento, el edificio, la empresa, etc.

-Lic. Gabriela Rodríguez Departamento de Contabilidad.

En el texto de la carta no se acostumbra escribir la Dirección, la cual debe ir en el sobre.

Cuando se trata de comunicaciones internas puede obviarse la localización señalando únicamente el cargo.

-Lic. Nelson Díaz Director de Finanzas.

Forma de entrega: Si la entrega es directa se suelen utilizar expresiones como:

-En sus manos (Poco usado ahora) -Presente (En el caso de comunicaciones internas) -Su despacho (Si se trata de una Autoridad, de una comunicación muy formal o de una comunicación externa).

Si la entrega es indirecta se señala en forma sucinta la ubicación del destinatario. Puede ser el nombre de la ciudad, o la palabra Ciudad cuando se envía a la misma del remitente.

Atención: Si la correspondencia es enviada a un organismo, se puede mencionar la persona a cuyo cargo está la atención del asunto tratado. Se abrevia At:

-Señores Junta Directiva de la Asociación de Vecinos At: Sr. Pedro Corrales

Referencia: Cuando se trata de correspondencia formal u oficial resulta conveniente indicar en unas pocas palabras el asunto que se trata en la carta. Se abrevia Ref:

-Señores Junta Directiva de la Asociación de Vecinos. At: Sr. Pedro Corrales Ref: Presupuesto de portón eléctrico.

CUERPO DE LA CARTA

Saludo o Vocativo:

Cuando existe cierto grado de relación personal con el destinatario, o cuando se quiere halagar o manifestar una consideración especial, se acostumbra emplear fórmulas de cortesía como:

- Estimado/apreciado señor o señora... - Distinguido... - Honorable... - Excelentísimo... - Ilustrísimo...

Sin embargo, es importante tener en cuenta que, cuando se trata de cartas oficiales o formales, el lenguaje, los saludos y los tratamientos deben ser muy comedidos. El lenguaje debe ser directo, y se deben evitar expresiones de afecto o familiaridad impropias del trato oficial.

Motivación (¿Por qué escribo?):

En algunos tipos de cartas (como las Solicitudes) resulta útil resaltar al comienzo la razón personal que motiva la comunicación, con el objeto de bienponer al destinatario en favor de nuestro planteamiento.

-Sumamente preocupado por... -Altamente motivado por... -Teniendo conocimiento de su gran sentido humanitario... -Con el gran deseo de... -Plenamente consciente de... -Conocedor de... -Empeñado en -Deseoso de...

Fórmula de cortesía:

La comunicación debe iniciarse con una expresión de cortesía que se conecte coherentemente con el planteamiento de la carta. Por ello se debe escoger cuidadosamente la fórmula más adecuada.

- Me dirijo (respetuosamente) a usted con la finalidad /objeto/ de… - Por medio de la presente me dirijo/recurro a usted… - Reciba un cordial saludo en ocasión /oportunidad/ de… - En atención/respuesta a su comunicación de fecha… cumplo con/me permito… - Para su conocimiento y demás fines, cumplo con…. - Habiendo tenido conocimiento de… - Junto con la presente…. - Sirva la presente para… - En cumplimiento de…. - En vista de… - En relación con… - Cumplo con… - Me permito…

- Tengo el gusto/placer/honor de…/ Me complace... - Por instrucciones de/ Siguiendo instrucciones de… - Enterado recientemente… - Recurro a usted… - En ocasión de... - En vista de… - Con el debido respeto que me merece… - Molesto su atención… - Con gran placer… - Es un gran honor…

Objetivo: ¿Para qué escribo?)

Aquí se manifiesta la intención de la carta: si es una solicitud, envío, invitación, respuesta, etc. Estas palabras inician el planteamiento central de la comunicación.

- Solicitar… - Solicitar sus buenos oficios… - Recurrir a su espíritu humanitario… - Enviarle / Hacerle llegar… - Le enviamos… - Informarle / participarle / hacer de su conocimiento… - Invitarlo / extenderle una invitación… - Dar respuesta a… - Exponerle la situación / el problema que he venido confrontando...

Asunto (¿Qué quiero?)

Es el aspecto central de la carta pues allí se expresa lo que concretamente se quiere Exponer, Informar, Solicitar, Enviar, Se conecta directamente con las palabras iniciales del “Motivo” y debe redactarse en forma clara y precisa.

Explicación del motivo (¿Para qué lo digo?)

Luego de plantear lo que queremos decir, debemos explican las razones que motivan el planteamiento.

- Para… - Con el fin de… - Razón por la cual… - Con ello…Con lo cual… - Que nos permita… - De manera que… - De esa manera… - El propósito/objeto es...

Justificación (¿Por qué lo digo?)

Es importante señalar razones que justifiquen o sustenten nuestro planteamiento:

- Debido a que/ya que/puesto que... - Pues... - Con el consiguiente... - Responde esta comunicación a…

Validación - Soporte

Siempre es útil alegar razones que demuestren la validez del planteamiento. Pueden ser circunstancias o casos relacionados con el asunto.

- En efecto… - Es el caso que… - Tal es el caso… - Debo señalar que… - Lo que... - En virtud de ello... - A tal efecto / Al efecto / A tales efectos... - Al respecto... - Ciertamente…

Refuerzo

Cuando sea posible es conveniente agregar cualquier razón que refuerce nuestro planteamiento y nos ayude a lograr el propósito. - Estoy/estamos conscientes de (que) / Sabemos….; sin embargo,… - Conscientes de la importancia de/que... - Creemos firmemente... - En todo caso… - En atención/consideración a... - Considerando que... - Visto… - Ante la importancia... - Ante tal/esta circunstancia...

Halago (Puede ser previo, sobre todo en el caso de las Solicitudes).

Toda persona es sensible al halago, siempre que éste sea mesurado. Por ello en algunas comunicaciones es saludable halagar al destinatario resaltando sus cualidades (reales o supuestas) con una frase breve. - Conocedores de su gran disposición… estamos seguros de que sabrá prestar la mayor atención a... - En conocimiento de su gran calidad humana... - Estamos seguros de que su gran bonhomía... - Estamos seguros de que usted sabrá... - Motivados por el conocimiento de…

CULMINACIÓN

Fórmula de Cortesía:

La fórmula de cierre debe estar acorde con el tipo de carta, el asunto y la relación con el destinatario. - Sin más a que hacer referencia… - Sin otro particular al cual hacer referencia… 25

- A la espera de su pronta respuesta... - Esperando de usted la más atenta consideración a ésta... - Con un cordial saludo… - Agradeciéndole de antemano su atención/consideración/sus buenos oficios... -Con mi agradecimiento anticipado... -Anticipándole mi más sentido agradecimiento... - Con los mejores augurios por el éxito de su gestión... - Deseándole /Con mis mayores deseos por su mayor bienestar personal y éxito profesional... - Deseándole los mayores éxitos al frente de... - Reiterándole mi más alta estimación y mi entera disposición... - Reiterándole mi mayor agradecimiento y mi más alta estimación personal... - Información que le hago llegar para su conocimiento y fines consiguientes... - Es justicia que espero...

Despedida:

Se acostumbran expresiones como: - Se despide… - Se suscribe… - Queda de usted…

Cierre: Es la expresión breve que antecede a la firma. Para las comunicaciones formales se acostumbra la expresión -Atentamente,

En comunicaciones más amistosas o familiares se utilizan otras expresiones: - Con un gran saludo, - Cordialmente, - A sus gratas órdenes, - Su amigo, - Su atento servidor,

Representación: A quién o a qué ente representa el remitente.

Firma del remitente: O de la persona autorizada.

Identificación y cargo del remitente: Debajo de la Firma se debe indicar el nombre, apellido y cargo que ocupa el Remitente. En las cartas personales de carácter oficial o formal se suele colocar el número de la Cédula de Identidad.

Por poder (P.p): Cuando otra persona autorizada firma la comunicación en lugar del remitente que aparece en la carta, se colocan estas siglas antes de la rúbrica.

Sello: Se coloca al lado de la Firma para autenticar el contenido de la Comunicación.

ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS

Con copia: (C/c): Cuando sea necesario hacerlo se indican las demás personas a quienes se envía la comunicación. Post data (P.D.): Después de la fecha; o Post scriptum (P.S.): Después del escrito: Es cualquier anotación breve que se hace para aclarar algún punto o subsanar alguna omisión dentro del texto. Anexos (Inclusos): Si procede, se deben señalar los anexos que se adjuntan para complementar el contenido de la carta. Iniciales de responsabilidad: En las comunicaciones oficiales se colocan, en letras mayúsculas, las iniciales de quien ordena la carta, y en minúscula las de quien la transcribió. - FJMS/tmla

Visto Bueno (VºBº): En el caso de comunicaciones de gran importancia, se suele añadir el Visto Bueno de la autoridad responsable de la comunicación. Lema de la institución: Se acostumbra colocar al pie de la hoja de las comunicaciones oficiales.