La direcci贸n de reuniones es una t茅cnica o habilidad directiva que consiste en encauzar los pensamientos y las ideas de un grupo de personas hacia la consecuci贸n de unos objetivos mediante el establecimiento de unos planes de acci贸n.
Si funcionan bien son una fuente de energía dinamizadora de la realidad y un punto de la máxima importancia en la gestión de la Cía. Si funcionan mal son una pérdida de recursos y un elemento fundamental de desilusión para sus participantes.
En general son un instrumento elemental de la comunicaci贸n y de la integraci贸n social mediante el intercambio de ideas y opiniones entre los asistentes. La monopolizaci贸n de estas es un factor negativo de una enorme magnitud negativa.
• Lograr beneficio para la organización
Objetivo
Producto • No siempre es tangible
• Debe apuntar en la dirección correcta
Orientación
Informativa De revisi贸n De soluci贸n Creativa
Social De comunicaci贸n De aproximaci贸n De liderazgo
• No son gratuitas ni banales
Coste
Ahorro • Su productividad es importante
• Gastar para recuperar
Inversión
No debe convocarse a personas que no se encuentren vinculadas directamente a los temas a tratar, pues la actitud pasiva de estas en nada benefician al ambiente de la reuni贸n y pierden un tiempo que les puede ser precioso.
Última hora • Problemas de retraso y rendimiento
1ª hora
• Problemas de cansancio
• Problemas de horario
Continuas
Presentaci贸n Introducci贸n
Conclusiones Resumen
Desarrollo Debate
- Informativa - De captación - De resolución - Creativa - De control - De proyecto - De formación - De negociación - De entrevista - Política
Ofrecer informaci贸n concreta y que el mensaje sea recibido claramente Introducci贸n Cuerpo de la reuni贸n Ruegos y preguntas
Papel pasivo de los asistentes
Papel activo del moderador como orador-informador
Saber que ocurre y recabar opiniones Introducci贸n Cuestiones y debate Resumen final
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como encuestador
Buscar soluciones comunes a un problema planteado Introducci贸n Cuesti贸n y debate Resumen final de acciones
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como motivador, no imponedor
Generaci贸n de nuevas ideas en un ambiento distendido
Brainstorming Resumen final de ideas
Papel muy activo de los asistentes
Papel activo del moderador como animador
Intercambio de informaci贸n y control de objetivos Exposici贸n de datos Debate Compromisos
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como dinamizador
Intercambio de informaci贸n y seguimiento del desarrollo Exposici贸n de datos Debate Resumen de acciones
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como facilitador
Transmisi贸n de conocimientos y de motivaci贸n Exposici贸n del tema Dudas surgidas Aclaraci贸n de puntos
Papel pasivo de los asistentes
Papel activo del moderador como formador
Conciliaci贸n de intereses y objetivos comunes Exposici贸n del objeto Aportaci贸n de posiciones Resumen del acuerdo
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como negociador
Intercambio de informaciones y posibles intereses comunes Exposici贸n del objeto Aportaci贸n de posiciones Resumen del di谩logo
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como entrevistador
Desarrollo de posicionamientos o contactos
Sin estructura definida
Papel activo de los asistentes
Papel activo del moderador como anfitri贸n
Evitar la reunionitis Elegir el lugar adecuado
Impedir las interrupciones Sin prisas pero sin pausas
Instigador
Planificador
Conductor
Iniciador
Finalizador
Ejecutor
Invisible
Respetuoso
Aut贸mata
Duro
Una vez convocada y anunciada la agenda, deja fluir la reuni贸n por s铆 sola. No es posible una reuni贸n eficaz bajo este tipo de direcci贸n.
Consigue que las cosas se hagan, es l贸gico y eficiente pero poco o nada adecuado para una sesi贸n de brainstorming. Ideal para las reuniones de informaci贸n rutinaria.
Controla la reuni贸n de principio a fin con un fuerte componente de liderazgo. Resulta eficaz tanto para motivar como para lo contrario, seg煤n su perfil.
Funciona bien en toda clase de reuniones, preparado y seguro de sĂ mismo. Sabe llevar a las personas sin rechazar ninguna idea.
Las reuniones resultan mĂĄs sociales.
Fijar objetivos Toda reuni贸n debe perseguir un fin y se evitar谩n las reuniones rutinarias establecidas por costumbre.
Prever reacciones Adelantarse a ciertos comportamientos podrรก facilitar el fluir de las conversaciones.
Preparar agenda Orden del dĂa o plan escrito de los temas a tratar. Tal vez una agenda privada.
Preparar los medios Reservar la sala y preparar documentos y presentaciones de forma muy especial.
Puntualidad No comenzar a la hora prevista da sensaci贸n de falta de formalidad y sienta precedentes.
Participantes Los convocados deben acudir ya preparados igualmente para ganar tiempo y dinamismo.
Apertura Abrir la reuni贸n presentando el asunto de forma directa y concisa.
Intervenciones Las reuniones resultan más entretenidas cuanto mayor es el número de personas que hablan durante la presentación.
Enfoque Mantener el enfoque so pena de perder el tiempo, pasando a otro tema si no hay acuerdo.
Dinamismo El tiempo ha de ser limitado y es necesario aprovecharlo. Inf贸rmese a los asistentes de inicio.
Informaci贸n El aporte de la informaci贸n debe ser claro, resumido y apoyado en material ilustrativo.
Descansos En reuniones largas han de hacerse descansos y retomar el punto mediante un peque単o resumen.
Feedback Es necesario administrar las aportaciones y valorar si fomentarlas o ralentizarlas segĂşn los casos.
Comunicaciones El volumen de datos debe ser ordenado para impedir un aluvi贸n de tratamientos.
Monopolio Debe impedirse que el uso de la palabra sea monopolizado por una sola persona, pero de forma sutil.
Silencios Si alguien permanece en silencio largo rato debe solicitarse su opini贸n y activar su participaci贸n.
Disputas No tomar partido y detener el punch nada m谩s comenzar. Aplazar la reuni贸n de ser necesario.
Culpables La reuni贸n es para buscar soluciones y no culpables. Esa es otra funci贸n m谩s privada.
Transici贸n Evitando las reuniones eternas, debe prepararse el camino hacia el cierre tras las opiniones de todos.
Resumen Realizar un pequeĂąo resumen de lo tratado y acordado. ServirĂĄ como punto de partida en la siguiente ocasiĂłn.
La direcci贸n de reuniones es una t茅cnica o habilidad directiva que consiste en encauzar los pensamientos y las ideas de un grupo de personas hacia la consecuci贸n de unos objetivos mediante el establecimiento de unos planes de acci贸n.
Si funcionan bien son una fuente de energía dinamizadora de la realidad y un punto de la máxima importancia en la gestión de la Cía. Si funcionan mal son una pérdida de recursos y un elemento fundamental de desilusión para sus participantes.
En general son un instrumento elemental de la comunicaci贸n y de la integraci贸n social mediante el intercambio de ideas y opiniones entre los asistentes. La monopolizaci贸n de estas es un factor negativo de una enorme magnitud negativa.
Creativas
Control
Proyectos