5 Costos de la Planificación eBook Estática La forma en que planificas y presupuestas tiene costos reales, para ti y tu negocio.
El problema es real. ¿Te ha pasado que trabajas hasta tarde y los fines de semana, tratando de terminar un pronóstico o presupuesto? ¿Las tareas que deberían tomar algunas horas o días se prolongan durante semanas? ¿Las consolidaciones de hojas de cálculo te están dejando ciego lentamente? Si tienes más de un si entre tus respuestas, eres como la mayoría de los profesionales de las finanzas. Pero espera, se pone peor. Ya que estas tan ocupado trabajando duro en tareas manuales y de baja categoría, que no tienes tiempo para dedicar tiempo en lo estratégico y analítico, que sabes podría ser de mucha ayuda. Sabes que con todo el trabajo manual que estás haciendo, podrías estar agregando mucho más valor estratégico a la compañía. (De hecho, el 83 % de las compañías dicen que los presupuestos no se consideran muy valiosos. Lo sé, eso duele) Siento decirte que tienes una planificación estática.
83%
Hay un 83% de probabilidad de que la empresa no piense que los presupuestos son particularmente valiosos. Sé que puede ser duro leer esto después de haber pasado un mes preparando el tuyo, pero alguien tiene que decírtelo.
*APQC Survey of 130 FP&A Professionals
5 Costos de la Planificación Estática
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Planificación Estática Una condición dolorosa e ineficiente se caracteriza por: largos ciclos de planificación, planes de corta duración, esfuerzos aislados, errores difíciles de encontrar y tiempo insuficiente para el análisis estratégico. La planificación estática es en gran medida manual y se basa principalmente en hojas de cálculo, por lo que no se presta a la colaboración ni al control de versiones.
Señales de que estás sufriendo de planificación estática: Pasas 77 días preparando un presupuesto que está obsoleto el día 78 Trabajas hasta tarde verificando datos y pierdes fines de semana creando plantillas La actualización manual consume el tiempo que deberías dedicar a ayudar a las partes interesadas a comprender qué significan esos números A pesar de pasar demasiado tiempo verificando números, aún necesitas emitir informes y sesiones informativas de la junta con cifras de "mejor suposición". Te encuentras temiendo el próximo ciclo presupuestario, y el siguiente.
5 Consecuancias de la Planificación Estática
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¿Por qué te cuesta la planificación estática?
La planificación estática conduce a planes estáticos, que carecen de compromiso, son inexactos y rápidamente quedan obsoletos. La planificación estática te roba tiempo e incluso dinero en tu empresa. Te pone en desventaja, te distrae de tareas más estratégicas y limita tu capacidad. Peor aún, la planificación estática te impide asumir un papel más activo en el negocio. Y además todos los días, te impide llegar a los lugares a los que esperas ir. ¿Aún no te sientes tan mal? pues dejame decirte que…
Probablemente dediques solo el 17 % de tu tiempo a la estrategia.*
* Adaptive Insights CFO Indicator Q4 2016 report
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Aquí te presentamos algunas razones de qué la planificación estática te cuesta a ti y a tu negocio.
Costo #1: La planificación estática roba tiempo.
Recopilación y consolidación manual de información en múltiples fuentes: es un sello distintivo de la planificación estática. También es doloroso y requiere mucho tiempo. Imagínate a ti trabajando durante 20 días preparando un pronóstico, enterrado bajo hojas de cálculo y correos electrónicos. En el mismo camino, te tardarás 77 días adicionales trabajando en un plan anual que quedará obsoleto el día 78. Eso es más de tres meses dedicados a un plan lleno de datos obsoletos, por lo que los gerentes dejarán de prestarle atención por completo a tu informe en muy poco tiempo. Entonces piensa en esto: tu y tus colegas gastan el 83% de su tiempo en tareas no estratégicas como la recopilación y consolidación de datos, tareas que pueden automatizarse y eliminarse muy fácilmente. Todo este desperdicio crea un efecto dominó: demasiadas horas, días y semanas de finanzas recopilando datos, significa: muy pocas horas, días y semanas obteniendo valor de los mismos datos. El tiempo robado limita su capacidad y, junto con ella, el potencial para agregar valor real. Entonces tú pierdes, y tu negocio también.
20 días preparando el forecast
77 días Trabajando en el plan anual
Día 78 el plan es obsoleto *Association for Finance Professionals Benchmarking Survey **Adaptive Insights CFO Indicator survey
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Costo # 2: la planificación estática invita a cometer errores.
¿Confías en tus números? ¿Tu tablero? Antes de responder, considera esto: un estudio encontró que el 88 % de todas las hojas de cálculo contienen errores significativos en los datos, el modelado o ambos. Sin embargo, el 90 % de los usuarios está convencido de que sus hojas de cálculo están libres de errores. Si tu compañía presupuesta, planifica , y pronóstica en hojas de cálculo, estos datos pueden parecer algo preocupante y aterrador. Los errores de las hojas de cálculo no son su única preocupación. La planificación estática da como resultado informes de variación que no son oportunos ni flexibles. Entonces, cuando los datos subyacentes y las suposiciones cambian, esos informes deben volver a hacerse. Incluso cuando los datos de los sistemas heredados están disponibles, la calidad de estos sigue siendo una preocupación constante. Cuando las organizaciones carecen de una fuente única de la verdad, dedicarán demasiado tiempo a limpiar y validar sus datos.
El 88% de las hojas de cálculo contienen errores significativos
*CNBC, “Spreadsheet blunders costing business billions” **Association of Chartered Certified Accountants
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Costo # 3: la planificación estática no se puede escalar.
Las hojas de cálculo nunca se diseñaron a escala. Están bien para una o tal vez dos personas que trabajan en pareja. Pero una vez que van más allá, la integridad de los datos se desmorona.
Esto duele de cuatro maneras: 1. El control de versiones lleva mucho tiempo. Sólo intenta hacer un seguimiento de quién hizo cambios en qué elementos de línea. Y ya que estamos ¿qué tal si, consolidas los cambios de toda la empresa? Esa es una pesadilla y es totalmente innecesaria. 2. Es difícil administrar el acceso. Es difícil controlar quién puede ver o editar qué cosa dentro de un presupuesto o informe específico. 3. Múltiples fuentes de datos = dolor multiplicado. La consolidación de datos de múltiples fuentes puede generar caos. (Piense en todos los ciclos girados solo en la creación de modelos únicos de Excel). Además, a medida que las empresas extraen más datos de sistemas de origen, las hojas de cálculo comienzan a volverse inmanejables. 4. Todo esto aplasta la colaboración. En las planificaciones estáticas las hojas de cálculo se vuelven difíciles de usar ya que excluyen a otras partes interesadas del proceso de planificación y previsión. Siete de cada 10 directores financieros dicen que la colaboración es una prioridad principal para las finanzas, eso es un problema para todo el negocio.
Cuando la planificación no puede escalar, todos sufren. *
Adaptive Insights CFO Indicator **Adaptive Insights CFO Indicator survey
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Costo # 4: la planificación estática obstruye la comprensión.
Si su trabajo es anticipar lo que podría venir en las aguas que se avecinan, las hojas de cálculo y los sistemas tradicionales de FP&A lo harán buscar un salvavidas. Estas herramientas de planificación estática solo brinda una perspectiva del espejo retrovisor. ¿El resultado? no podrás ver lo que está por delante para corregir el rumbo a tiempo y girar cuando lo necesites. No puedes ejecutar escenarios hipotéticos y tus gerentes toman decisiones basadas en corazonadas en lugar de datos sólidos. No es de extrañar que, en ausencia de un sistema de pronóstico moderno, el 61 % de los ejecutivos admiten que seleccionan datos de FP&A que respaldan lo que ya creen. Adoptar ese enfoque puede costar mucho a las empresas. ¿Cuánto cuesta? Una mala planificación puede costarle a una empresa más de $30 millones de dólares. Sé honesto: ¿Ese es un riesgo que estás dispuesto a correr?
*CEB, “Why Most Financial Analysis is a Waste” **CEB, “Eliminate the Misuse of Financial Analysis”
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Costo #5: La planificación estática te roba oportunidades.
Aquí es donde todas las deficiencias de la planificación estática suman potencialmente al mayor costo de todos. Cuando no puedes confiar plenamente en tus números, cuando tu equipo de finanzas dedica más de ocho horas a tareas no estratégicas, cuando las partes interesadas no participan activamente en la planificación, cuando las finanzas carecen del tiempo y las herramientas para desarrollar conocimientos confiables sobre el desempeño pasado y futuro: puedes dar por hecho que algo anda muy mal.
No puedes responder rápidamente a las amenazas potenciales. Estás atrapado en una empresa donde las decisiones son lentas y reactivas. Corres el riesgo de pasar por alto nuevos mercados lucrativos y fuentes de ingresos. De hecho, una mala planificación podría costarle a tu empresa el 30% de su potencial de crecimiento. (Imagínate ser el responsable de eso).
¿En qué momento todos estos costos simplemente se vuelven intolerables?
*CEB, “Planning & Budgeting: CFO’s Guide to Driving Growth”
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HAZ LA PRUEBA
¿Sufres de planificación estática? Marca todo lo que corresponda. He perdido tardes, fines de semana y partidos de fútbol de mis hijos por cierres trimestrales, planes anuales y ciclos presupuestarios. Me vuelvo loco tratando de rastrear las ediciones anteriores de la hoja de cálculo de todos, solo para encontrar errores una vez que el plan o el pronóstico es definitivo. Nadie en mi empresa entiende la cantidad de trabajo práctico que se necesita para modelar un escenario, actualizar un plan o verificar datos. Me vendría bien dormir más, mucho más. Mi idea de hacer ejercicio no es sentarme encorvado sobre mi teclado creando modelos de Excel personalizados. Nuestro sistema FP&A es tan difícil de usar que los departamentos simplemente se vuelven rebeldes y crean sus propios presupuestos. Me preocupa que la tendencia de nuestros ejecutivos a "seguir su instinto" haga que perdamos un gran trimestre o un año, pero las finanzas tendrán la culpa. Estoy listo para explorar algo mejor. Si has marcado 2 o más casillas, el pronóstico no es bueno: Tienes una planificación estática.
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Deja de sufrir. La cura para la planificación estática es la planificación activa. Pues, necesitas contar con un entorno centrado en ayudar a las partes interesadas de tu empresa a administrar mejor el negocio, mejorar el rendimiento e identificar oportunidades que de otro modo podrías haberlo pasado por alto. En Adaptive Planning, lo llamamos planificación activa: planificación colaborativa, integral y continua. ¡Descubre cómo evitar los costos de la planificación estática hoy! Deja de sufrir y toma la cura, solicita una reunión personalizada con uno de nuestros consultores financieros.
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