Shark Tank Estrategias para mejorar tus reportes de junta 8 Pasos FP&A para que los CFOs presenten reportes impresionantes
Bienvenido a Shark Tank
Claro como director financiero, tu jefe no se presenta ante la junta directiva cada trimestre para presentar una luz al interior de la cueva o la última cura para el dolor de cabeza. Aún así, cuando él o ella se presenta a una junta, surgen ciertas similitudes con el programa de espectáculo “Shark Tank”. El exitoso programa presenta a los aspirantes a empresarios mientras hacen una presentación de negocio a cinco inversionistas "tiburones" que no tienen paciencia para los presentadores que no estén preparados: un discurso flojo o números que no cuadran. Podrían estar vendiendo el próximo fidget spinner, pero, si arruinan su presentación, volverán a su trabajo diario. Una dinámica parecida suele existir cuando un CFO realiza una presentación a la junta directiva:
Presentarse con una gran cantidad de datos, pero con muy pocas ideas valiosas y una narrativa débil, puede provocar un análisis frenético sin valor. Entonces, ¿cómo puedes ayudar a garantizar que tu CFO termine nadando con los tiburones en lugar de ser devorado por ellos? Este eBoock proporciona el camino para llegar allí en ocho pasos.
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¿La forma más rápida de ser expulsado del tanque de tiburones? Carece de una historia convincente que conecte rápidamente con los inversores potenciales.
Paso #1 Piensa como un tiburon… ups, como un miembro de junta
Lo mismo ocurre con la junta. Para preparar mejor a tu CFO, debes dedicar unos minutos a considerar cómo es estar en el lugar de un miembro de la junta. Recuerde, no trabajan en su empresa todos los días y están extremadamente ocupados, a menudo sentados en más de una junta. Lo más probable es que aparezcan en el sitio solo una vez por trimestre. Ahora, en ese contexto, piensa en qué información y conocimientos necesita tu CFO para conectarse de manera efectiva con los miembros de la junta, para brindar la claridad, el contexto y la orientación adecuada para ayudarlos a comprender mejor dónde se encuentra su empresa y hacia dónde se dirige.
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Paso #2 Nada fuera de tu escritorio
Los miembros de la junta quieren saber más de lo que muestra el balance. Tal vez esa sea una de las principales razones por las que el 76 % de los CFO dijeron (en el informe de Workday adaptive planning CFO Indicator) que sus equipos están haciendo un seguimiento de los KPI no financieros. Claramente, los CFO, junto con los miembros de la junta, buscan información más allá de las finanzas tradicionales. Capturar los KPI correctos y la historia sobre las muchas métricas operativas impulsa el éxito de la empresa. Deberías tomarte el tiempo de reunirte con los líderes y gerentes de toda la empresa, con el fin de comprender sus prioridades y las métricas que utilizan para medir los resultados. Asóciate con ellos para identificar qué información es más relevante. Luego, asegúrate de establecer expectativas claras sobre qué información pueden proporcionar y con qué frecuencia necesitas los informes.
76%
de los CFO dijeron que sus equipos están rastreando indicadores de rendimiento clave no financieros.
*https://www.adaptiveinsights.com/cfo-indicator/cfo-indicator-q3-2016-report
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Paso #3 Define las métricas que importen
Una y otra vez en Shark Tank, los empresarios potenciales pierden un contrato porque carecen de datos y de presupuestos correctos para respaldar su discurso. Del mismo modo, elaborar la historia correcta para su CFO requiere captar la imagen completa de su empresa. Después de recopilar información y puntos de vista de los líderes empresariales, reúne a tu equipo de FP&A para intercambiar ideas sobre todas las métricas que pueden ayudar a proporcionar una imagen completa y continua de su empresa. En algunas empresas es posible que termine realizando un seguimiento de más de 200 métricas, que van desde reservas y flujo de ventas hasta datos de mercado regional y recuento. Una vez que se identifican las métricas, la clave es almacenar todos estos datos en un solo lugar, una única fuente de verdad que en cualquier momento puede proporcionar una descripción general accesible de cada métrica relevante para su empresa. Después de este ejercicio, estará en una posición mucho mejor para elaborar una presentación y una narrativa más significativa para la junta.
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Paso #3 Dale una manito de gato tus hojas de calculo
Por supuesto, una vez que se identifican todas esas métricas, la posibilidad de realizar un seguimiento de ellas puede hacerte perder la cabeza. Intentar actualizar y administrar hojas de cálculo de Excel no es suficiente. Necesitas una solución tecnológica que no solo consolide los datos en un solo lugar, sino que también actualice la información automáticamente. Adaptive Planning hace precisamente eso. Una vez configurado, se extraen automáticamente los datos y los presenta en formatos fáciles de digerir que se pueden compartir a través de paneles. Los datos que en el pasado tomaban días en ser ingresados ahora lo puedes lograr en un par de horas o menos. Eso libera el valioso tiempo que necesita para elaborar la historia detrás de los números y además es fácil de presentar para su CFO y de digerir para la junta directiva.
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Paso #5 Afina tu enfoque
El tiempo es corto cuando te presentan a los “tiburones”, y lo mismo ocurre con tu negocio. Una lista completa de métricas proporciona los capítulos ideales del libro de negocio. La presentación de la junta debe parecerse más a CliffsNotes: la información más relevante y significativa presentada en un formato fácil de entender. Para esto, hay que considerar: ¿Qué historia quiere contar nuestro CFO? ¿Y cuáles son las métricas o KPI más relevantes que pueden ayudar a respaldar esa narrativa? El resultado: puedes crear una presentación manejable que probablemente incluirá 10 diapositivas o menos, con no más de 20 métricas clave. Este enfoque lo ayuda a simplificar la narrativa, al mismo tiempo que la hace más relevante porque resalta los datos y análisis que realmente le mostrarán a la junta directiva dónde está la empresa, dónde ha estado y hacia dónde probablemente se dirige.
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Paso #6 Oferta análisis, anticipa pregntas
Ahora que tienes claro qué métricas y puntos clave debe compartir, enfócate en hacer un análisis clave que prepare al CFO para presentar una narrativa atractiva con confianza, transparencia, y contexto. Busca datos que puedan levantar una bandera o generar una pregunta, y luego brinda información sobre lo que impulsó el cambio. ¿Entró un nuevo competidor al mercado? ¿Un cambio regulatorio afectó los ingresos? ¿Un retraso en el proyecto condujo a un número de empleados más bajo de lo previsto? Además, anticipa qué miembros de la junta podrían querer saber más. Por ejemplo, en el informe de Indicadores de CFO de Workday Adaptive Planning.
60% de los CFO informaron que su directorio quiere saber cómo se compara su empresa con las empresas de referencia.
*https://www.adaptiveinsights.com/cfo-indicator/dangerzone
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Shark Tank sigue el mismo formato para cada lanzamiento Paso #7 No reinventes por una razón. Es familiar y fácil de entender. la rueda Con eso en mente, la forma más rápida de asombrar a los miembros de la junta es hacer informes de juntas de mejores prácticas, la consistencia cuenta.
Concéntrese en formatear y compartir información de la misma manera, siempre. Si mantiene la coherencia de las presentaciones, puede actualizar los materiales de forma rápida y sencilla de un trimestre al siguiente. Por supuesto, consistente no tiene por qué significar aburrido. Busque maneras de presentar la información de forma atractiva. Por ejemplo, visualizaciones como gráficos de barras, gráficos de cascada e imágenes convincentes, ayudan a los miembros de la junta a ver la historia que cuentan los números.
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Paso #8 Has una autopsia
Afortunadamente, a diferencia de Shark Tank, su CFO tiene más de una oportunidad para sorprender a la junta. Entonces, para seguir mejorando, sugiera un seguimiento con su CFO y el equipo de FP&A después de cada reunión como parte de su proceso de rutina. Allí, puede analizar qué funcionó, qué no funcionó y cómo puede aprovechar el éxito para seguir adelante. Estas reuniones también pueden ayudar a identificar cualquier brecha de habilidades en su equipo que pueda cubrirse con capacitación o nuevas contrataciones.
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de los CFO dicen que no pueden concentrarse en las prioridades estratégicas porque los equipos financieros carecen de las habilidades necesarias.
*https://www.financialdirector.co.uk/2016/06/16/cfos-unable-to-delegate-due-to-failing-finance-team/
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Empieza a nadar con los tiburones Hay una razón por la que tanta gente quiere tener la oportunidad de compartir sobre su negocio en Shark Tank. Está repleto de inversionistas consumados, líderes empresariales y empresarios que tienen la pericia y la experiencia para guiar un negocio a nuevas alturas. Lo mismo ocurre con una buena junta directiva comprometida. Una buena junta puede desempeñar un papel clave para impulsar el desempeño de su empresa. Pero no puede hacerlo solo. Al seguir este proceso paso a paso para obtener mejores informes de la junta, coloca a su CFO en una excelente posición para compartir los datos y las perspectivas más relevantes para ayudar a generar las conversaciones correctas y guiar una mejor toma de decisiones. En lugar de pasar diapositivas interminables, su CFO puede contar la historia detrás de los números y ayudar a escribir el próximo capítulo en el éxito de su empresa. Para saber como Adaptive Planning puede ayudarlo en su planificación financiera y llevar a los informes al siguiente nivel, visite nuestra página web o solicite una demo personalizada www.fpalatam.com contacto@fpalatam.com
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