Protecci贸n de Datos Personales en sector p煤blico
Ficha Técnica El presente estudio busca medir el tratamiento que el servicio público le entrega a las bases de datos personales y si sus instituciones cumplen con la Ley Nº 19.628, sobre la protección de aquella información. Se hicieron 166 solicitudes de información a Servicios y Programas dependientes de los distintos Ministerios, el Consejo Nacional de la Cultura y las Artes y el Servicio Nacional de la Mujer. Estas se ingresaron entre el 16 y 24 de noviembre de 2010. Y sus respuestas fueron remitidas entre el 6 de diciembre de 2010 y el 13 de enero del 2011. Todas se intentaron ingresar a través del Sistema de Gestión de Solicitudes o algún otro formulario electrónico que sirviera para efectuar un requerimiento.
Los principales temas a identificar fueron si las instituciones cuentan con base de datos personales, como lo establece la Ley Nº 19.628. Y de contar con una o más bases, constatar si disponen de sistemas de seguridad que aseguren la privacidad de los datos. Por otro lado, se pide que las instituciones consultadas justifiquen la posesión de las bases, declarando el fin de éstas. Junto a esto, se revela si las entidades han hecho transferencia de los datos personales, tanto a entes públicos como privados, durante el último año. Así como también si ha recibido instrucciones del Consejo para la Transparencia sobre la Ley Nº 19.628, en el mismo período de tiempo.
El estudio sirvió, además, para hacer un análisis del cumplimiento de respuesta a las solicitudes, así como también dentro de los plazos correspondientes por parte de las instituciones consultadas, tal como lo estipula la Ley Nº 20.285.
MINISTERIO DEL QUE TIENEN DEPENDENCIA LOS ORGANISMOS CONSULTADOS (TOTAL= 166 INSTITUCIONES)
(34)
20,5%
(13) (10) (9) 5,4%
(5)
6,0%
3,0%
INTERIOR
RELACIONES EXTERIORES
(4)
(11) 6,6%
7,8%
(11)
6,6%
(11)
6,6% (3)
2,4%
HACIENDA
DEFENSA
1,8%
JUSTICIA
SALUD
EDUCACIÓN
ECONOMÍA
En paréntesis el número de organismos pertenecientes a cada ministerio
OBRAS PÚBLICAS
SERNAM
MINISTERIO DEL QUE TIENEN DEPENDENCIA LOS ORGANISMOS CONSULTADOS (TOTAL= 166 INSTITUCIONES)
(17)
10,2%
(9)
5,4%
(9) 5,4% (6)
(5)
3,6%
(1) 0,6%
TRABAJO
AGRICULTURA
BIENES NACIONALES
1,8%
(2) 1,2%
MINERÍA
TRANSPORTE
SEGEGOB
(1) 0,6%
MIDEPLAN
CULTURA
3,0%
(2) 2,0%
(3)
SEGPRES
En paréntesis el número de organismos pertenecientes a cada ministerio
VIVIENDA
EL ORGANISMO CONSULTADO, 多RESPONDE LA SOLICITUD? (TOTAL 166)
NO 25%
SI 75%
EL ORGANISMO, 多CUMPLE CON EL PLAZO DE RESPUESTA A LA SOLICITUD? (TOTAL= 166)
NO 31% SI 69%
¿Tiene el servicio, programa y/o beneficio una base de datos personales, definida en la Ley nº 19.628? (TOTAL= 166) El 63,3% de las instituciones que afirmaron tener bases de datos, cuentan con cinco o menos.
Sólo el 3,7% posee 20 o más bases.
NO RESPONDE 25%
NO 8%
SI 67%
Ficha de Protección Social, del Mideplan, destaca como el organismo con la base de datos más amplia, alcanzando 11.399.212 registros. En tanto, la Junaeb (Mineduc) es la que acumula la mayor cantidad de registros entre sus cuatro base de datos, llegando al total de 11.725.182.
111 organismos dicen contar con base de datos personales.
Entre los Serviu (Minvu) de todas las regiones reúnen 7.411.412 registros en sus bases de datos.
De acuerdo al artículo 12º de la Ley nº 19.628, ¿algún titular ha solicitado información sobre sus datos personales en el último año? (TOTAL= 111)
NO RESPONDE 7%
NO 71%
SI 22%
¿Ha cumplido el servicio con su deber de Registro de cada una de las bases de datos personales ante el Servicio de Registro Civil, según lo estipula el artículo 22º de la Ley nº 19.628? (TOTAL= 111)
43,2%
23,4%
22,5%
10,8%
SI
NO
EN PROCESO
NO RESPONDE
¿Qué medidas de seguridad ha adoptado el Jefe del Servicio o responsable de la base de datos personales correspondiente, para asegurar el debido secreto? (TOTAL= 111)
70,2%
26,1%
9,0% 1,8% ANTIVIRUS
SOFTWARE PROPIO
SERVIDOR INTERNO DE ACCESO RESTRINGIDO
RESPALDO
¿Qué medidas de seguridad ha adoptado el Jefe del Servicio o responsable de la base de datos personales correspondiente, para asegurar el debido secreto? (TOTAL= 111)
21,6%
14,4%
7,2%
0,9%
0,9%
DATOS PROPORCIONADOS VARIOS MEDIOS A LA VEZ POR INTERESADOS
0,0% OTROS
NINGUNO
POLITICAS DE SEGURIDAD POLITICAS DE PRIVACIDAD
¿Para qué fines de su competencia utiliza el servicio, programa y/o beneficio la(s) base(s) de datos personales, que justifiquen la existencia de dicha base? (TOTAL= 111)
63,0%
31,5% 22,5%
8,1%
CUANTIFICAR Nº DE ENTRADAS
REGISTRAR BENEFICIARIOS
SEGUIMIENTO Y TRAMITACIÓN DE RECLAMOS
OTRO
¿Para qué fines de su competencia utiliza el servicio, programa y/o beneficio la(s) base(s) de datos personales, que justifiquen la existencia de dicha base? (TOTAL= 111)
25,2%
5,4% 2,7%
GESTION, REMUNERACIONES Y POLITICAS DE RR.HH.
PRESENTACION DE PERSONAL CALIFICADO
BASE DE DATOS Y ESTADISTICAS
驴Tiene el servicio, programa y/o beneficio un Departamento, Divisi贸n o Responsable encargado de velar por el tratamiento de los datos personales? (TOTAL= 111)
NO RESPONDE
10%
NO 17% SI 73%
¿Cuál es el soporte técnico (Digital o Archivos Materiales) que utiliza el servicio, programa y/o beneficio para el tratamiento de datos personales? (TOTAL= 111)
69,2%
28,6%
2,2% SOPORTE DIGITAL
SOPORTE MATERIAL
SOPORTE DIGITAL Y MATERIAL
De acuerdo al artículo 5º de la Ley nº 19.628, ¿cuenta el servicio, programa y/o beneficio con un procedimiento autorizado de transmisión de datos a otros servicios públicos? (TOTAL= 111)
NO RESPONDE
15%
SI 43% NO 41%
¿Ha efectuado el servicio, programa y/o beneficio alguna transferencia de datos personales, ya sea a un ente público o privado (persona natural o jurídica) en el último año? (TOTAL= 111)
NO RESPONDE 10%
NO 42%
SI 48%
Conclusiones • Se constata un alto nivel de respuestas y cumplimiento de plazos de las solicitudes de información. Sin embargo, el 25% de requerimientos sin responder sigue siendo significativo. • La mayor parte de las entidades declaran tener bases de datos, sin embargo, sólo el 43% declara haber cumplido con su deber legal de Registro ante el Servicio de Registro Civil. Esto impide conocer el fundamento jurídico que tienen las instituciones incumplidoras para la existencia de la base de datos personales, su finalidad, el tipo de datos almacenados y la descripción del universo de personas que comprende. Todo ello dificulta el ejercicio de los derechos a solicitar información sobre sus datos, a completarlos, a modificarlos, a eliminarlos o a bloquearlos (habeas data).
• Respecto del resguardo de nuestros datos, el estudio señala que sólo el 21% de las entidades que respondieron cuentan con políticas de seguridad, y por otra parte, no todas las entidades públicas cuentan con un encargado o departamento que vele por la seguridad de la información contenida (sólo 73% tiene un responsable). Lo anterior se puede traducir en un eventual incumplimiento de la Norma Técnica para los Órganos de la Administración del Estado sobre Seguridad y Confidencialidad de los documentos electrónicos (D.S. N°83 de 2004 Ministerio Secretaría General de la Presidencia)
Conclusiones • La mayor parte de las bases de datos existentes se refieren a registro de beneficiarios, gestión de reclamos y recursos humanos, y sólo el 2,7% declara tener datos para fines de uso estadístico. Esto último evidencia el bajo nivel de procesamiento de los datos que están en manos del Estado, lo que es importante tener presente para efectos del desarrollo de las políticas públicas.
• El 48% de las entidades consultadas ha efectuado trasferencias de datos personales a otras entidades públicas o privadas. Pero sólo un 43% declara tener procedimientos autorizados de transmisión a otros organismos públicos, lo que muestra la necesidad de observarlas con mayor detalle, a fin de saber si cumplen todos los requisitos legales, especialmente aquellas que eventualmente se pudieren haber efectuado a privados.
Comparación Estudios 2010 y 2009 En 2009, Pro Acceso realizó un primer estudio sobre datos personales. Se realizaron 164 solicitudes a instituciones dependientes del Mideplan, Minvu, Minsal, Mineduc, Ministerio del Trabajo y Sernam, para evaluar la administración y protección de estos datos por parte del sistema público. Con el fin de analizar, en cierta medida, los resultados de dicho estudio frente a la versión 2010, es que se contrastarán algunas de sus cifras. Para ello, se tendrán en cuenta sólo las instituciones pertenecientes a los mismos ministerios evaluados en 2009. En consecuencia, se compararán las cifras de los 164 organismos consultados en 2009, frente a los 83 correspondientes a la versión 2010.
Mientras en 2009 sólo el 30% de las 164 instituciones consultadas respondió a la solicitud, en 2010 lo hizo el 70% de las 83 entidades requeridas. Esto, sin duda, representa un avance en materia de transparencia y acceso a la información pública. De las 50 instituciones que respondieron en 2009, el 78% declaró tener una o más bases de datos personales. En tanto, las 58 entidades que respondieron a la solicitud en 2010 aseguraron tener bases de datos personales. Por otro lado, sólo 13% de las instituciones que dijeron tener base de datos en 2009 cumplió con su deber de registrarlas en el Registro Civil, tal como lo establece la ley. En 2010 la cantidad de entidades que cumplieron con el registro aumentó a 52%. Una cifra que, sin embargo, sigue siendo baja. Finalmente, en 2009 sólo un 13% de los organismos afirmó contar con un departamento o división encargado de velar por el tratamiento de sus bases de datos. El estudio 2010 establece que, para este año, la cifra aumentó al 81%.
ANEXOS
ANEXO 1: Organismos consultados
Ministerio del Interior: • CONACE
Ministerio de Relaciones Exteriores: • Dirección de Política Consular
• Dirección de Compras y Contratación Pública
• Armada
• Defensoría Penal Pública
• División de gobierno
• Carabineros
• Extranjería y Migración
• Dirección general de Asuntos Consulares y de Inmigración
• Gendarmería
• Dirección de Presupuesto
• Ejército
• Sename
• Dirección Nacional del Servicio Civil
• FACH
• Fondo social • OEP • Programa DDHH
• Direcon
Ministerio de Hacienda: • Casa de Moneda
Ministerio de Defensa:
Ministerio de Justicia:
• Investigaciones
• Corporación Asistencia Judicial
ANEXO 1: Organismos consultados Ministerio de Salud: • Servicio de Salud Iquique
• Becas Chile
Ministerio de Economía: Ministerio de Obras Públicas: • Comité de Inversiones Extranjeras
• Servicio de Salud Magallanes
• Comisión Nacional de Acreditación
• Consejo Nacional de Innovación
• Coordinación de Concesiones OP
• Servicio de Salud Maule
• Conicyt
• Corfo
• Dirección de Contabilidad y Finanzas
• Servicio de Salud Ñuble
• Consejo de Rectores
• Departamento de Cooperativas
• Dirección de Aeropuertos
• Servicio de Salud O’Higgins
• Dibam
• Estrategia Digital
• Dirección de Arquitectura
• Servicio de Salud Talcahuano
• Junaeb
• Fiscalía Nacional Económica
• Dirección de Obras Hidráulicas
• Servicio de Salud Antofagasta
• Junji
• Inapi
• Dirección de Planeamiento
• Servicio de Salud Araucanía Norte
• Ministerio de Educación
• Ine
• Dirección de Vialidad
• Servicio de Salud Araucanía Sur
• Programa de Becas y Créditos
• Sernotec
• Dirección General de Aguas
• Servicio de Salud Arauco
• Programa Educar Chile
• Sernac
• Dirección General de Obras Públicas
• Servicio de Salud Arica
• Programa Enlaces
• Sernatur
• Dirección Obras Portuarias
• Servicio de Salud Atacama
• Programa Inglés Abre Puertas
• Fiscalía
• Servicio de Salud Bío-Bío
• Red de Fundaciones
• Instituto Nacional de Hidráulica
• Cenabast • Comisión Presidencial de Salud • Fonasa • Instituto Salud Pública • Ministerio de Salud • Servicio de Salud Aconcagua
• Servicio de Salud Chiloé • Servicio de Salud Concepción • Servicio de Salud Coquimbo
Ministerio de Educación:
ANEXO 1: Organismos consultados Ministerio de Vivienda:
Ministerio de Trabajo: • Dicrep
Ministerio de Agricultura:
Ministerio de Bienes Nacionales:
Ministerio de Planificación y Cooperación:
• Ministerio de Vivienda y Urbanismo • Parque Metropolitano
• Dirección del Trabajo
• Ciren
• Ministerio de Bienes Nacionales
• Conadi
• Plan Chile Unido Reconstruye Mejor
• Instituto de Previsión Social
• CNR
• Ficha Protección Social
• Instituto Seguridad Laboral
• Conaf
• Fosis
• Ministerio del Trabajo
• Consejo de la Cultura y las Artes
• Injuv
• Sence
• FIA
• Ministerio de Planificación
• Indap
• Senadis
• Inia • Instituto Forestal • Odepa • SAG
ANEXO 1: Organismos consultados Ministerio de Minería:
Ministerio de Transportes:
Ministerio Secretaría General de Gobierno:
Ministerio Secretaría General de Presidencia:
• Cochilco
• Junta Aeronáutica Civil
• CNTV
• Agencia Chilena Para la Inocuidad Alimentaria
• Instituto Nacional del Deporte
• Comisión de Probidad y Transparencia
• Onemi • Sernageomin
Ministerio de Servicio Nacional de la Mujer: • Programa de Prevención de Violencia Intrafamiliar Centro
• Comisión Defensor Ciudadana
• Programa Mejorando la Empleabilidad y Condiciones Laborales
• Comisión Nacional de Asuntos Religiosos
• Programa Mujeres Jefas de Hogar
• Senama
ANEXO 2: Cuestionarios 1) Organismo al que se formul贸 la solicitud
2) Organismo que responde solicitud
ANEXO 2: Cuestionarios 3) Ministerio del que depende organismo que respondió:
INTERIOR RE.EE HACIENDA DEFENSA JUSTICIA SALUD EDUCACIÓN ECONOMÍA OBRAS PÚBLICAS VIVIENDA TRABAJO AGRICULTURA BIENES NACIONALES CON. CULTURA Y ARTES MIDEPLAN MINERÍA TRANSPORTES Y TELEC. SEGEGOB SEGPRES SERNAM
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
ANEXO 2: Cuestionarios 4) Responde solicitud
5) Fecha de recepción solicitud (día, mes y año; llenar con números): 6) Plazo máximo del organismo para responder solicitud (día, mes y año; llenar con números): 7) ¿Cumple con plazo de respuesta? 8) Existió derivación a otro organismo
/
/
ANEXO 2: Cuestionarios 9) ¿Existió consulta a terceros? 9.1 Tercero solicitó reserva de información 10) Información requerida: 1. ¿Tiene el servicio, programa y/o beneficio una base de datos personales, definida en la Ley nº 19. 628? 2. En caso positivo, ¿cuántas bases de datos personales maneja el servicio, programa y/o beneficio? 3. ¿Cuál es el número de personas contenidas en cada base de datos personales que maneja o trata el servicio, programa y/o beneficio?
ANEXO 2: Cuestionarios 4. De acuerdo al artículo 12º de la Ley nº 19.628, ¿Algún titular ha solicitado información sobre sus datos personales en el último año? 5. ¿Ha cumplido el servicio con su deber de Registro de cada una de las bases de datos personales ante el Servicio de Registro Civil, según lo estipula el artículo 22 de la Ley nº 19.628?
ANEXO 2: Cuestionarios 6) ÂżQuĂŠ medidas de seguridad ha adoptado el Jefe del Servicio o responsable de la base de datos personales correspondiente, para asegurar el debido secreto?
ANEXO 2: Cuestionarios 7) ¿Para qué fines de su competencia utiliza el servicio, programa y/o beneficio la/las bases de datos personales, que justifiquen la existencia de dicha base?
8) ¿Tiene el servicio, programa y/o beneficio un Departamento, División o Responsable encargado de velar por el tratamiento de los datos personales?
ANEXO 2: Cuestionarios 9. ¿Cuál es el soporte técnico (Digital o Archivos Materiales) que utiliza el servicio, programa y/o beneficio para el tratamiento de datos personales? 10. De acuerdo al artículo 5º de la Ley nº 19.628, ¿Cuenta el servicio, programa y/o beneficio con un procedimiento autorizado de transmisión de datos a otros servicios públicos? 11. ¿Ha efectuado el servicio/programa/beneficio alguna transferencia de datos personales, ya sea a un ente público o privado (persona natural o jurídica) en el último año? 12. De acuerdo con el art. primero del artículo 33 letra (m) de la Ley nº 20.285, ¿Ha recibido el servicio o programa instrucciones del Consejo para la Transparencia sobre el cumplimiento de la Ley Nº19.628?