1 Úpr ava písemností 1.1 Úvod Stále více organizací, ať už státních či soukromých, klade důraz na podobu obchodních dopisů a e-mailů a na pravidla, která se mají při jejich psaní dodržovat. Řada z těchto organizací si vypracovala manuály, jež stanovují podobu jejich písemností a jsou závazné pro všechny zaměstnance.
1.2 Písemný projev v administrativě Administrativní styl je charakterizován jako styl informativní a věcné komunikace, který zahrnuje převážně psané projevy. Písemnostmi v administrativě se rozumí zejména obchodní dopisy, úřední dopisy a e-maily, které slouží ke komunikaci v organizaci i mimo ni. Písemný projev se řídí určitými pravidly, která je nutné dodržovat, protože pisatel nemá přímý kontakt s adresátem, a nemůže mu proto dodatečně vysvětlit, co svým sdělením myslel, nemůže uvést příklad nebo danou skutečnost opsat jinými slovy. Písemný projev tak klade na pisatele (ale i adresáta) mnohem větší nároky. Na druhou stranu může adresát číst písemnost po částech, může se k textu vracet, přeskakovat jednotlivé části. Písemná komunikace nezahrnuje pouze písemnosti „na papíře“, ale samozřejmě i písemnosti v elektronické podobě. Pravidla pro jejich psaní zůstávají stejná. Každý odeslaný dopis se stává vizitkou dané organizace, reprezentuje ji navenek a je také vizitkou samotného pisatele. Vedle požadavků na obsahovou stránku (srozumitelnost, věcnost a stručnost) je nutné dodržovat také formální pravidla, která se řídí normou ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory.
Zásady písemné korespondence V rámci jedné písemnosti se má psát jen o jedné věci. Pokud s jednou organizací potřebujeme jednat o několika věcech, napíšeme ke každé zvláštní dopis. Organizace žádá o stavební povolení na přestavbu své provozovny. Pokud by chtěla provádět stavební úpravy i v jiné provozovně, musí podat další žádost.
Odpovídat se má na každý individuálně napsaný dopis, i když není možné danou záležitost vyřídit. Pokud záležitost vyřizuje jiná organizace, odkazuje ta organizace, tzn. adresát, na ni.
9