Wpływ na procedury w instytucji

– powstają nowe materiały edukacyjne, zmieniają się programy nauczania, wprowadzane są interaktywne elementy zajęć. Nowe grupy docelowe bywają często zbliżone profilem do tych, które wcześniej korzystały z oferty instytucji beneficjenta, co ułatwia dopasowanie dotychczasowych działań do ich wymagań. Instytucje, które realizują projekty mobilności, decydują się na wysłanie na zagraniczne wyjazdy odmiennych grup niż wcześniej – np. nauczycieli (wcześniej wyjeżdżali uczniowie) lub klas o innym profilu (w przypadku szkół zawodowych). Część instytucji samodzielnie identyfikuje też grupy docelowe, do których do tej pory nie docierała, np. seniorów czy osoby niepełnosprawne. W takiej sytuacji projekt międzynarodowy jest realizowany właśnie po to, by poszerzyć grupy docelowe odbiorców działań instytucji.

W przyszłym roku organizujemy job shadowing dla nauczycieli budownictwa. Pojadą oni do firmy budowlanej, w której nasza młodzież odbywa praktyki. Jest to pierwszy projekt mobilności kadry. Stwierdziliśmy, że rezultaty mobilności uczniów będą lepiej implementowane w szkole, jeśli nauczyciele też będą mieli możliwość wyjazdu. Część nauczycieli jeździła wcześniej w charakterze opiekunów, ale to było za mało.

Chcemy dać szansę wyjazdu na staż zagraniczny również młodzieży z innych kierunków. Do tej pory nasze propozycje dotyczące mobilności zawodowej kierowane były wyłącznie do uczniów ze szkół hotelarskich i gastronomicznych, a teraz po raz pierwszy wysyłamy na staż informatyków i budowlańców.

Wpływ na procedury w instytucji

Koordynatorzy podkreślali, że realizacja projektów przynosi nie tylko rezultaty zaplanowane we wniosku, lecz także wpływa na procedury stosowane w ramach instytucji. Zaobserwowały to instytucje realizujące projekt edukacyjny po raz pierwszy. W trakcie prowadzenia działań tworzyły one wewnętrzne procedury, które usprawniały poszczególne prace i ułatwiały podejmowanie kolejnych przedsięwzięć. Procedury te dotyczyły np. rekrutacji uczestników, rozliczania wydatków. Szczególnie istotne jest to w dziedzinie mobilności, gdzie kluczowe jest rekrutowanie uczestników. Powstanie nowych procedur wymaga ścisłej współpracy z władzami instytucji, które akceptują realizację projektów lub wręcz zachęcają do niej.

Uczestnicy badania podkreślali, że dużą zmianą jest także modyfikacja systemu pracy. Instytucje po raz pierwszy realizujące projekt wprowadziły szereg zmian do swojego dotychczasowego funkcjonowania, by móc jak najsprawniej radzić sobie z nowymi wyzwaniami. Zmiany te obejmowały między innymi zwiększenie elastyczności działań, modyfikację dotychczasowych programów nauczania, wprowadzenie innej kolejności realizacji treści programowych i niestosowanych

wcześniej narzędzi czy wdrożenie systemu ECVET. Tego typu nowe rozwiązania w wielu przypadkach nie przestały funkcjonować wraz z zakończeniem projektu, lecz zostały przyjęte na stałe.

Uważam, że nasza szkoła dzięki tym kursom zyskała pod względem organizacyjnym. Dzięki nim opracowaliśmy cały system przyjmowania studentów, potem pisania programów. Zdecydowaliśmy się też wprowadzić większą otwartość metodyczną, bo studenci wskazywali, że chcieliby częściej korzystać z niekonwencjonalnych metod nauczania.

Wcześniej zdarzały się sytuacje, że uczniowie jechali na staż i tam robili coś, z czym nie mieli nigdy wcześniej styczności w szkole. Teraz jest już inaczej i procesy kształcenia w instytucji oraz na zewnątrz są kompatybilne. Uczeń, jadąc za granicę, nie robi „wielkich oczu”, gdy czegoś od niego wymagają, a on w ogóle nie ma pojęcia, o co chodzi.

Udział w projekcie spowodował, że metoda projektowa na stałe zagościła w naszej szkole (wcześniej nie realizowaliśmy takich działań). I jest to dla nas ważne, ponieważ taka praca naprawdę daje szansę wszystkim członkom grupy, rozwija ich i mobilizuje do współdziałania.

Jednym z najbardziej widocznych rezultatów jest opracowanie procedur realizacji projektów edukacyjnych. Instytucje podczas pierwszego projektu uczą się, jakie kroki należy podjąć i jak zwiększyć efektywność działań. Utrwalenie tych rozwiązań w formie procedur wewnętrznych ułatwia realizację następnych przedsięwzięć i sprawia, że instytucji łatwiej jest startować w kolejnych konkursach wniosków. Dotyczy to również projektów związanych z mobilnością edukacyjną – respondenci podkreślali, że opracowanie odpowiednich procedur rekrutacji uczestników wyjazdów sprawia, iż korzystają z nich najbardziej zmotywowane osoby, co zwiększa także korzyści odnoszone przez instytucję beneficjenta. Niektóre uczelnie decydują się na wprowadzenie rozwiązań usprawniających organizację przyjazdów zagranicznych studentów i wykładowców w formie „Erasmus Week”, czyli przyjmowanie gości w jednym okresie, aby zmniejszyć liczbę działań administracyjnych. Część instytucji uczestniczących w badaniu opracowała własne strategie internacjonalizacji – były to przede wszystkim uczelnie, a także niektóre szkoły. Strategie te powstają bezpośrednio w związku z realizacją projektów europejskich, przede wszystkim związanych z mobilnością.

Procedury związane z wyjazdami studentów z programu Erasmus dotyczą już wszystkich innych inicjatyw, czyli na przykład studentów, którzy wyjeżdżają w ramach umowy bilateralnej z „nieerasmusową” uczelnią. Te wzorce, dobre wzorce, są wdrożone i obejmują już całą uczelnię.

Programy nauczania, programy zarządzania, procedury, standardy – ten wymiar europejski, o którym się kiedyś tylko mówiło, rzeczywiście jest teraz wszędzie widoczny.

W bardzo znacznym stopniu na funkcjonowanie instytucji wpływa utworzenie nowych struktur w jej ramach: nowych działów, stanowisk czy zespołów. Zmiany tego rodzaju dają możliwość dopasowania instytucji i jej struktury do planowanych zadań, a także usprawnienia realizacji projektów i współpracy międzynarodowej. Pozwalają też na ulepszenie dotychczasowych metod pracy i procedur wewnętrznych w organizacji.

Żeby móc w przyszłosci realizować projekty, ustanowiliśmy nowy zarząd i tworzymy nowy statut. Szukamy nowych pracowników. Chcemy stworzyć prawdziwe centrum zarządzania informacjami.

Spotkania z polskimi instytucjami w projekcie przerodziły się w regularne wydarzenia. W ramach naszego towarzystwa założyliśmy grupę roboczą, otwartą na nowych członków. Ułatwia ona różnym organizacjom realizowanie następnych przedsięwzięć.

Czasem zmiany kwestii formalnych dotyczą bardziej szczegółowych aspektów funkcjonowania instytucji. Koordynatorzy deklarowali, że doświadczenia związane z dokumentacją projektową i konieczność spełnienia wymagań formalnych zainspirowały ich do dokonania zmian w sposobie prowadzenia dokumentacji oraz do zwiększenia systematyczności podczas realizacji zadań. W niektórych przypadkach wprowadzone zostały nowe narzędzia do porządkowania dokumentów (np. narzędzia online), a także rozwiązania ułatwiające komunikację między pracownikami oraz wymianę plików. Część instytucji przekonała się, że wcześniej stosowane sposoby dotarcia do odbiorców nie są dobrze dopasowane do potrzeb osób uczących się. Przykładowo, materiały szkoleniowe dostępne w formie drukowanej były chętniej wykorzystywane niż te w formie elektronicznej. Ważne okazało się także dopasowanie języka tych materiałów do możliwości odbiorców.

Zdobyliśmy cenną wiedzę w kwestii języka, jakim należy się posługiwać. Jeżeli kierujemy materiały do rolników, to nie ma sensu rozpisywać się w zbyt skomplikowany, naukowy sposób – trzeba te materiały przedstawiać syntetycznie, skrótowo i zrozumiałym językiem. Pod tym względem projekt był bardzo cenną lekcją.

Dzięki naszemu projektowi usystematyzowaliśmy sporo rzeczy w stowarzyszeniu, w dokumentach. Wcześniej robiliśmy coś, ale nie dbaliśmy o formalności. Teraz większość działań dokumentujemy.