Finansowanie i zasoby instytucji

Trzeba przyznać, że zarówno w naszej uczelni, jak i w wielu innych brakuje takiej jednostki, która ułatwiałaby wdrażanie rezultatów. Funkcjonuje, co prawda, Centrum Nauki, przekształcone z wcześniejszego biura międzynarodowych projektów edukacyjnych, ale ono wspiera tylko projekty w trakcie ich realizacji. Po zakończeniu przedsięwzięcia wsparcie się kończy. Zespoły muszą same walczyć o włączenie rezultatów do oferty edukacyjnej.

W trakcie projektu korzystałyśmy ze wsparcia Biura Współpracy z Zagranicą. Jeżeli, na przykład, trzeba było dofinansować nasze działania, a nam zabrakło funduszy, to biuro z własnych środków nas wsparło. Podczas realizacji projektu otrzymywałyśmy realną pomoc od pracownic biura, które miały duże doświadczenie w tym zakresie, wiedziały, jak najlepiej zorganizować wycieczkę albo jakie ubezpieczenie kupić. Pomogły nam w takich praktycznych sprawach, o których nawet nie pomyślałyśmy podczas pisania projektu.

Finansowanie i zasoby instytucji

Trwałość rezultatów jest bardzo mocno związana z kwestią kosztów ich eksploatacji po zakończeniu projektu. Jest to realny problem dla wielu instytucji – szczególnie dla tych, które nie dysponują osobnym budżetem na działalność promocyjną czy upowszechniającą, ale ogólnie stwierdzić można, że dotyczy instytucji ze wszystkich sektorów edukacji. Brak środków własnych może uniemożliwić kontynuowanie działań rozpoczętych w projekcie lub zmusić instytucję do znacznego okrojenia działań. Jednym ze sposobów radzenia sobie z niedoborem funduszy jest poszukiwanie nowych źródeł finansowania rezultatów – dodatkowych środków zewnętrznych lub środków z realizacji kolejnych projektów.

Część instytucji biorących udział w badaniu deklarowała, że koszty związane z wykorzystywaniem rezultatów projektów po zakończeniu okresu finansowania pokrywa ze środków własnych. Rozwiązanie to, choć prawdopodobnie najprostsze, wymaga znacznego zaangażowania finansowego ze strony beneficjentów, a nie wszystkie instytucje mają na tyle duże fundusze, by dzięki nim zapewnić trwałość rezultatów. Beneficjenci reprezentujący instytucje, które dysponują takimi środkami, twierdzą, że kluczowe jest zaplanowanie okresu eksploatacji rezultatów projektu oraz zabezpieczenie w budżecie odpowiednich kwot na ten cel. Ich zdaniem obowiązek zadbania o pokrycie kosztów wykorzystania rezultatów leży po stronie instytucji koordynującej projekt, a rola partnerów w tym zakresie jest znacznie mniejsza. Instytucje partnerskie najczęściej nie są zainteresowane pokrywaniem wydatków ze środków własnych lub nie mają takich możliwości. Koordynator musi zatem dokładnie zaplanować, co robić z kosztami po zakończeniu finansowania – powinien ustalić, czy instytucja realizująca projekt będzie mogła je pokryć. Dlatego najłatwiej jest

to zrobić, gdy funkcję instytucji koordynującej pełni duża instytucja publiczna, która może przeznaczyć część środków własnych na kontynuowanie projektu.

Gdyby nasz instytut nie miał swojego serwera ani własnych zasobów elektronicznych, to tych materiałów nie miałbym gdzie umieścić po zakończeniu projektu. Jeśli chodzi o szeroko pojęte zasoby instytucji – nie tylko finansowe, lecz także ludzkie czy techniczne – to sprawdza się tu zasada „duży może więcej”. Wydaje mi się, że dobrze jest, gdy jednym z partnerów, a może wręcz liderem projektu, jest podmiot, który w razie wystąpienia dużego ryzyka będzie w stanie odpowiednio zareagować, np. dołożyć pieniędzy.

Niekiedy instytucje dysponujące wystarczającymi środkami własnymi świadomie decydują się finansować dalsze wykorzystywanie rezultatów, rezygnując tym samym z komercjalizacji wytworzonych produktów (gdy komercjalizacja jest możliwa). Pracownicy z takich podmiotów podkreślali, że większą korzyść, zarówno instytucji, jak i odbiorcom, przynosi pokrywanie kosztów kontynuowania projektu z własnych źródeł. Dzięki temu wytworzone materiały są bezpłatne i docierają do szerszej grupy odbiorców, zwiększa się też oddziaływanie projektu.

Jeśli zaczęlibyśmy nasz podręcznik sprzedawać, to odzyskalibyśmy pewnie około 30 proc. kosztów. Według nas to nie ma sensu. Ważniejsza jest ta wartość dodana, którą się uzyskuje poprzez nieodpłatne rozprowadzenie materiałów, bo dzięki temu ludzie z nich skorzystają. Poniesione koszty nie są duże, jeśli się spojrzy na skalę działalności instytutu. Poza tym korzystamy ze swojej części budżetu, przeznaczonej na upowszechnianie nauki.

Instytucje, które mogą sobie pozwolić na pokrycie kosztów eksploatacji rezultatów ze środków własnych, decydują się na poniesienie takiego wydatku, ale najczęściej zmniejszają skalę swoich działań w porównaniu z okresem realizacji projektu. W takich przypadkach może się zdarzyć, że nie zagwarantują uczniom kompletu pomocy naukowych lub zrezygnują z części kosztownych elementów projektu.

Niektórzy respondenci zauważyli także, że bez finansowania z projektu nie mogą wykorzystać wszystkich propozycji współpracy, które otrzymują – więc zmuszeni są ograniczyć liczbę nowych inicjatyw, nie mają także środków na realizację zagranicznych wizyt studyjnych czy spotkań partnerskich.

Czasem koszty związane z dalszą działalnością pokrywane są ze środków samych uczestników. Zazwyczaj dzieje się tak w instytucjach, które zajmują się edukacją pozaformalną, w grupach szczególnie zainteresowanych udziałem w kolejnych edycjach zajęć. Koszty związane z wynajmem sal czy organizacją wycieczek ponoszą

w takich wypadkach same osoby uczące się – seniorzy, uczestnicy zajęć w domach kultury czy też rodzice osób niepełnosprawnych.

Rozważałyśmy finansowanie takich kursów językowych jak te, które robiłyśmy w ramach projektu, w całości z budżetu uczelnianego. Zrobiłyśmy wycenę i uzyskałyśmy zgodę na to, żeby uruchomić ofertę szkoleniową. Oczywiście jest ona nieco uboższa niż wcześniej, ale więcej pieniędzy uczelnia nie może wygospodarować.

Po projekcie otrzymaliśmy propozycję współpracy od naszego niemieckiego partnera, który nawiązał kontakt z uczelnią z Vancouver. Niestety, nie udało się rozpocząć wspólnych działań, ponieważ planowane były przedsięwzięcia, na które trzeba było wyłożyć własne pieniądze, a nas na to nie było stać. Wiem, że oni dzięki kolejnym projektom jeszcze bardziej się rozwinęli.

W momencie, gdy projekt się kończy, kończy się też finansowanie z zewnątrz, a my – jako instytucja kultury – nie mamy odpowiednich środków własnych. Wszystko, co robimy teraz, jest finansowane przez uczestników. Oni są bardzo zaangażowani, naprawdę chcą brać udział w zajęciach, więc sami finansują sobie np. wszystkie wyjazdy. My zapewniamy kadrę, która prowadzi zajęcia, oraz salę i sprzęt.

Wykorzystywanie rezultatów po zakończeniu projektu można również sfinansować z zewnętrznych źródeł. Wielu respondentów wskazało, że aby zapewnić rezultatom trwałość, trzeba pozyskać dodatkowe środki z dotacji od innych instytucji lub od środowiska lokalnego. W tym celu niezbędne jest utrzymywanie dobrych relacji z władzami samorządowymi, a także posiadanie rozbudowanej sieci kontaktów. Respondenci podkreślali, że bardzo ważne jest pielęgnowanie kontaktów z instytucjami lokalnymi, promowanie wśród nich swojej działalności i opowiadanie o planowanych inicjatywach – co znacznie ułatwia uzyskanie dofinansowania. Czasem udaje się pozyskać prywatnych darczyńców, którzy chcą wspomóc działalność instytucji ze względu na to, że działa ona na rzecz grup defaworyzowanych (np. osób niepełnosprawnych) albo realizuje cele pożyteczne dla danej społeczności lokalnej (np. dodatkowe zajęcia dla dzieci w przedszkolach).

Pozyskiwanie środków po zakończeniu projektu oznacza też w wielu przypadkach realizację następnych inicjatyw, które zapewnią dofinansowanie w kolejnym okresie. Kontynuacja projektu oznacza wygodne i zgodne z potrzebami instytucji źródło finansowania jej działalności, umożliwiające realizację wszystkich zaplanowanych działań bez konieczności wprowadzania oszczędności. Z tego powodu, zdaniem przedstawicieli wielu instytucji, jest to najbardziej korzystny sposób działania.

Zdarza się, że dla części beneficjentów ważniejsze wydaje się samo pozyskanie środków z programów grantowych niż realizacja przedsięwzięć zaspokajających