5.3. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM ������������������������������������������������������

Wyniki właściwie zaplanowanej i przeprowadzonej ewaluacji są nieocenionym źródłem wiedzy dla realizatorów projektu, często inspiracją do kolejnych, coraz lepszych inicjatyw oraz znakomitym środkiem upowszechniania rezultatów inicjatywy

Dlaczego efekty działań projektowych warto sprawdzać na bieżąco?

 Analiza wyników ewaluacji – dobrze przeprowadzona ewaluacja mid-term pozwala na eliminowanie ryzyka w projekcie. Dlaczego? Ponieważ za jej pomocą można na bieżąco sprawdzać, czy podejmowane działania przynoszą zamierzone efekty. Załóżmy, że organizujesz pobyt dwóch grup uczniowskich w jednej szkole goszczącej. Jeśli pierwsza grupa wraca niezadowolona, ponieważ program nie został dostosowany do poziomu uczestników, to jest to dobry moment np. na zmianę instytucji przyjmującej, renegocjowanie zasad współpracy, poprawienie programu.  Prowadzenie wielowymiarowego monitoringu działań w projekcie – działania w tym zakresie powinny skupiać się na poziomie osiągania rezultatów. Monitoring warto powierzyć konkretnym osobom, a do nadzoru tego procesu wyznaczyć np. koordynatora lub dyrektora placówki jako osoby mające pieczę nad całym przedsięwzięciem. Bieżące obserwowanie przebiegu działań można uznać za element ewaluacji albo za element zarządzania ryzykiem.

5.3. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

Określenie sposobów ograniczania ryzyka wymaga zidentyfikowania potencjalnych sytuacji, jakie mogą wystąpić i niekorzystnie wpłynąć na projekt. Identyfikowanie ryzyka wynika z Twojej wiedzy o rzeczywistości, o tym, co potencjalnie może się wydarzyć. Możesz posłużyć się metodami, które ułatwią lub uporządkują identyfikowanie ryzyka, tj. burza mózgów czy przyjmowanie zgłoszeń od każdego członka zespołu projektowego. Po zidentyfikowaniu potencjalnego ryzyka należy je przeanalizować pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia oraz negatywnych skutków dla projektu. Sposoby ograniczania ryzyka będą dotyczyły tylko tych sytuacji, które są wysoce prawdopodobne i będą miały znaczne negatywne skutki dla realizacji projektu. W sposobie ograniczania danego ryzyka należy podać, kto będzie podejmował działania, żeby zapobiec powstaniu ryzyka, oraz jakie działania zostaną podjęte, kiedy ryzyko wystąpi8 .

Przykłady minimalizowania ryzyka w projekcie:

 stworzenie listy rezerwowej uczestników,  stworzenie systemu zastępstw (każda z osób na kluczowych stanowiskach powinna mieć wyznaczonego zastępcę, który może przejąć odpowiedzialność za dany proces),  prowadzenie regularnego monitoringu i regularnej ewaluacji pomoże na bieżąco rozwiązywać powstające problemy, usuwać wady harmonogramu lub ustalać działania naprawcze.

8 Źródło: Fijałkowska, A. i in. (2018). Od potrzeby do koncepcji projektu. Przewodnik dla szkół (s. 29). Warszawa: Wydawnictwo FRSE.