proyecto de sistemas by richard mucha flores

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO. “SANTIAGO MARIÑO”. EXTENSIÓN MATURÍN.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO "SANTIAGO MARIÑO" EXTENSIÓN MATURÍN

Asesor: Lcdo. Oliver Pineda.

Autores: Rocca, Kilber. C.I: 8.379.937. Rivero, Crisnar. C.I: 18.825.824.

Maturín, Enero de 2012.

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN………………………………………………………...

Pág. 4

CAPITULOS I.

EL PROBLEMA Contextualización del Problema………………………………….. Objetivo General……………………………………………………. Objetivos Específicos………………………………………………. Justificación e Importancia………………………………………… Limitación y Alcance………………………………………………..

5 7 7 8 9

II. MARCO REFERENCIAL Antecedentes de la Investigación………………………………… Bases Teóricas……………………………………………………… Bases Legales………………………………………………………. Sistema de Variables………………………………………………. Definición de Términos……………………………………………..

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III. MARCO METODOLÓGICO Modalidad de la Investigación…………………………………….. Tipo de Investigación………………………………………………. Área de Aplicación…………………………………………………. Población y Muestra………………………………………………... Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos…………….. Tratamiento de la Información……………………………………..

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IV. ÁNALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO Módulo I: Aspectos Generales del Área de Implantación……… Reseña Histórica………………………………………… Misión…………………………………………………….. Visión…………………………………………………....... Objetivos…………………………………………………. Módulo II: Aspectos Generales del Departamento o Subárea de Implantación……………………………………………….......... Funciones………………………………………………… Objetivos…………………………………………………. Misión…………………………………………………….. Visión……………………………………………………... Módulo III: Análisis y Diseño del Sistema………………………… Descripción del Sistema Actual……………………...... 2

24 24 25 25 25 26 26 26 28 28 28 28

DFD del Sistema Actual………………………………… Determinación de los Requerimientos………………… Descripción del Sistema Propuesto…………………… Objetivos del Sistema Propuesto……………………… DFD del Sistema Propuesto……………………………. Diccionario de Datos…………………………………….

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CONCLUSIÓN…………………………………………………………...

BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………..

INTRODUCCIÓN

Los Sistemas de Información han intervenido y modificado la forma en que funcionan las organizaciones hoy en día. Logrando mediante su uso mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implementación logra ventajas competitivas o reducir las ventajas de los rivales. Desde hace algunos años la información se ha considerado como uno de los principales recursos que poseen cualquier Institución actualmente. Los entes que se encargan de la toma de decisiones han comenzado a comprender que la información es uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstas. Por tanto si se desea maximizar la utilidad que posee la información, las organizaciones la deben manejar d forma correcta y eficiente, tal y como se manejan los demás recursos existentes. Sin embargo muchas organizaciones muestran una gran problemática en cuanto a la organización; esto se evidencia al momento de realizar cualquier actividad que requiera de una planificación previa y la creación de registros que permitan su posterior evaluación, inclusive para casos de auditorías internas o externas, no se tienen las herramientas necesarias para lograrlo, ocasionando una desestabilización en la estructura organizacional de la misma.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA

En Venezuela se ha logrado evidenciar que en los últimos años, la Educación Superior ha experimentado cambios, tanto cuantitativos como cualitativos, donde los primeros se reflejan en el crecimiento casi exponencial del número de estudiantes que se matriculan, y por el número de instituciones que imparten enseñanza en ese nivel; y los segundos se manifiestan en la tendencia real de la disminución de la calidad en la formación universitaria. Sin embargo, el sistema de desarrollo científico y tecnológico de un país está constituido básicamente por sus universidades, del accionar universitario en pro de las necesidades reales de los individuos y de la comunidad en general, ante lo cual su acción investigativa y formadora, su relación directa con el sector productivo (asistencia técnica y transferencia de tecnología), representan los elementos y/o recursos con los que cuenta la nación para lograr el anhelado progreso. El Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño es una entidad privada, perteneciente al Complejo Educativo Antonio José de Sucre, con funciones de docencia, investigación y extensión, que ofrece posibilidades de formación académica a nivel nacional en distintas áreas de Ingeniería y Arquitectura. La tarea que viene afrontando la mencionada institución es ardua, debido a que las circunstancias actuales le exigen migrar hacia una universidad en sintonía con la realidad del país en el ámbito científico tecnológico, en el marco del proceso de globalización que está en proceso. En este orden de ideas, y de acuerdo a lo establecido en la Ley de Universidades, la enseñanza y la investigación, así como la orientación moral y cívica que la Universidad debe impartir a sus estudiantes, están encomendadas a los miembros del personal docente y de investigación (Art. 83). El catorce de septiembre del año 2005, en gaceta oficial N° 38.272 fue promulgada la Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior (LSCEES), con el objetivo de normar la prestación del servicio comunitario del estudiante de pregrado que aspira ejercer alguna profesión. Está previsto en esta ley que cada institución de educación 5

superior, organice la incorporación del servicio comunitario a sus procesos académicos, de acuerdo con las características de su funcionamiento. Así, el servicio comunitario, es una oportunidad para que la sociedad pueda beneficiarse de los conocimientos adquiridos por los estudiantes durante su tránsito por la educación superior, ante lo cual ésta, debe prever y facilitar los medios que se requieran para la realización del mismo. En este sentido, el IUP Santiago Mariño organiza, promueve y orienta a sus estudiantes hacia la incorporación del servicio comunitario en el marco de su formación académica para afianzar su rol de promotor de cambio social y de apoyo a las comunidades de su entorno de influencia educativa, en beneficio tanto de la comunidad misma, como del estudiante en formación, al insertar este último al bienestar social de manera directa, para contribuir con el desarrollo de la sociedad venezolana. El IUP Santiago Mariño extensión Maturín, cuenta con una Coordinación de Servicio Comunitario, la cual en el presente trabajo está siendo objeto de estudio. Se debe señalar, que de manera recurrente esta coordinación está recibiendo y/o requiriendo información acerca del cumplimiento, desarrollo o avances y culminación del servicio comunitario por parte del estudiantado. Todos estos trámites son llevados adelante por una sola persona que labora en el mencionado departamento, con una mística de trabajo excepcional (aun cuando se pudo conocer que eventualmente le “prestan” una persona para que la asista), razón por la cual debe exigirse al máximo realizando varias actividades al mismo tiempo para solventar sus responsabilidades diarias en el manejo de un gran flujo de información. Es menester señalar que toda la información requerida para llevar el control de las actividades del servicio comunitario, es producida casi exclusivamente por el personal adscrito a la coordinación, vale decir, control académico, directores de escuela, tutores, entre otros, lo cual convierte a una pasmosa lentitud el proceso de entrega y recepción de información relevante para mantener al día los procesos. Ante la situación expuesta se infiere que de los principales imponderables que afectan el desarrollo de las actividades en la coordinación, sobresalen los siguientes: Espacio físico reducido, la coordinación funciona en área que no alcanza los dos metros cuadrados; recursos humanos insuficientes en proporción al volumen de trabajo a desarrollar en la dependencia (en este caso, la coordinadora es también supervisora, analista, asistente, etc.); las herramientas de trabajo son limitadas: un computador antiguo con conexión a internet, otro ancestral con monitor defectuoso, recientemente adquirida e instalada una impresora, no existe terminal telefónico ni teléfono, un archivador rudimentario, y demás tristemente descriptibles enseres. 6

Ahora bien, como una manera de superar los inconvenientes anteriormente señalados, se propone desarrollar un sistema de información para el registro y control de los proyectos y de las actividades que se realizan en la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño, en la extensión Maturín, con la finalidad de agilizar los procesos internos propios del departamento, así como para garantizar un mejor control en el seguimiento de los estudiantes, y al personal que en él pudiera laborar. El sistema representará una herramienta efectiva que permitirá ofrecer soluciones, y un mayor control sobre las actividades y procesos en el seno de la coordinación, y al propio tiempo, permitirá mantener una comunicación efectiva y directa con los distintos departamentos relacionados en las actividades inherentes, así como estudiantes, profesores, tutores y autoridades académicas como tal, optimizando en todo caso el cumplimiento del servicio comunitario impartido en el instituto.

OBJETIVO GENERAL

Proponer un sistema de información para el registro y control de proyectos y actividades realizados en la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" extensión Maturín, con el propósito de optimizar su funcionamiento.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Evaluar el sistema de información actual para determinar el nivel de cumplimiento de los requerimientos exigidos por la realidad de la institución.

2. Ilustrar las condiciones necesarias para la implementación y funcionamiento del servicio comunitario obligatorio, para fortalecer el proceso educativo. 3. Permitir el procesamiento rápido y efectivo de la información que se maneja en la Coordinación de Servicio Comunitario, con el objeto de optimizar su funcionamiento. 4. Recomendar la implementación y uso de un sistema de información en la Coordinación de Servicio Comunitario, con la finalidad de alcanzar el más alto rendimiento y el mejor desempeño de sus funciones.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Los sistemas de información son un conjunto de componentes que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Algunos de esos elementos son el computador, el talento humano, datos, programas, las telecomunicaciones, los procedimientos, entre otros. La perspectiva estratégica considera a los sistemas de información como una herramienta para mejorar la estructura organizativa y competitiva del negocio, por lo cual tienen su influencia en el medio ambiente de la organización. Como se sabe, la introducción de nuevas tecnologías trae consigo grandes transformaciones, ante lo cual las organizaciones necesariamente deben tener un buen uso de ellas, así que requieren de la implementación de un sistema de información que les brinde eficiencia y eficacia en la gestión de información relevante, de manera frecuente y oportuna. Cabe destacar que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, las cuales van mucho más allá del beneficio que significa para la toma de decisiones y de los procesos productivos. En resumidas cuentas, los sistemas de información permiten comprender y analizar todos los datos y reportes que generan las actividades diarias o cotidianas en el seno de una organización. En Venezuela, así como en cualquier parte del mundo, las instituciones, organizaciones y entes en general se ven en la necesidad de automatizar sus procesos operativos con estas herramientas que le permiten manejar de forma confiable su flujo de información y en concordancia con su realidad actual o futura. El Artículo 135 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela expresa “…Quienes aspiren al ejercicio de cualquier profesión, tiene el deber de prestar servicio a la comunidad durante el tiempo, lugar y condiciones que determine la ley..”, y la Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior, establece como requisito de grado, la obligatoriedad de prestar un mínimo de 120 horas de trabajo a la comunidad en proyectos interdisciplinarios en los que con la guía de un tutor, los estudiantes se vinculen crítica y creativamente con la comunidad, para contribuir con la solución de sus problemas y necesidades. En concordancia a la legislación, el Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" extensión Maturín a través de la Coordinación de Servicio Comunitario, ejecuta actividades, programas y proyectos comunitarios a través de la metodología aprendizaje–servicio, aplicando los conocimientos científicos, técnicos, culturales, deportivos y 8

humanísticos adquiridos durante la formación académica de sus estudiantes en las diferentes especialidades, demostrando solidaridad y compromiso ético/ciudadano en beneficio de los sectores más necesitados. El IUP Santiago Mariño considera que más que un requisito de grado, el Servicio Comunitario representa una acción de integración del instituto con la sociedad, donde por adición se fortalece la formación integral y la sensibilidad social del futuro profesional. El servicio comunitario constituye una fuente invaluable de aprendizaje de la realidad, que ayuda a consolidar la formación integral de los estudiantes, en la toma de decisiones mediante el fortalecimiento de sus valores sociales. A través del servicio comunitario el IUPSM tiene presencia en diversos sectores, extendiendo a éstos los beneficios de la labor educativa. Por su parte, el Estudiante Santiaguista encuentra en el servicio comunitario un espacio de aprendizaje- servicio, y una oportunidad de contribuir con las comunidades de manera significativa, compartiendo los conocimientos adquiridos para gestar acciones conjuntas en el mejoramiento del desarrollo integral de la sociedad en general a través de las distintas áreas profesionales.

LIMITACIÓN Y ALCANCE

El recinto universitario, en su extensión Maturín, se verá beneficiado en el cumplimiento de su misión de una forma continua y sustancial, al instaurar un sistema de información para el registro y control de proyectos y de las actividades que realiza la Coordinación del Servicio Comunitario. Así mismo, los estudiantes, profesores y/o tutores, quienes trabajan en el desarrollo de proyectos previstos junto a las comunidades, y por supuesto coadyuvan a mejorar la calidad de vida de éstas, en aspectos como: educación, salud, desarrollo económico, infraestructura, cultura, entre otros.

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

Cuando se realiza una investigación es necesario complementarla teóricamente, analizando y exponiendo los enfoques que sirven de apoyo para su perfeccionamiento, es decir, las bases y antecedentes generales que de cierta manera aportan un valor agregado y facilitan la evaluación del problema en exposición. Durante la revisión efectuada se encontraron algunas relacionadas con el tema en desarrollo, como por ejemplo, la importancia del manejo de las tecnologías y de las telecomunicaciones para que una organización no se desvíe de la vanguardia en su área, lo cual apoyó, y permitió sustentar la presente investigación. León, V. (2010). “Desarrollo de un modelo operativo de gestión basado en una auditoria de procesos con visión sistémica para la división de Control Académico del Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño Extensión Maturín”. Este trabajo se efectuó con el objetivo de dar a conocer el resultado del desarrollo formativo que reciben los estudiantes, producto de un proceso de enseñanza aprendizaje integral que abarca todos los ámbitos que debe tener la formación del hombre para obtener profesionales de calidad que sirvan de guía al desarrollo del país y apegados a la filosofía institucional de formar para la excelencia. Velasco, M. (2009). “Diseño de un modelo de sistema de información como alternativa para el mejoramiento de la administración presupuestaria de Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño, extensión Maturín”. El propósito de este trabajo es diseñar un sistema de información que permita realizar inferencias hacia el futuro a través de un presupuesto más efectivo y con el cual los ejecutivos puedan llevar a cabo sus planes de negocio sin desmedro de las actividades que le son propias a la institución. Este modelo se realizó a través de la investigación proyectiva de nivel comprensivo, cuyo diseño fue de fuente mixta, vale decir, documental y de campo, clasificándose en la línea de investigación a nivel de desarrollo de sistemas, por estar relacionado con las actividades administrativas de la empresa y siendo el paradigma de la investigación holística. Hernández, R. (2009). “Diseño de un sistema de información que sirva para llevar el registro y control de los proyectos y actividades realizados 10

en la coordinación de servicio comunitario en el Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño extensión Maturín”. El motivo de realización de este trabajo fue la necesidad de darle un valor agregado a las actividades propias del mencionado departamento, minimizando al máximo el manejo de información no automatizada, mejorando la funcionalidad de la entidad, con miras a que el departamento alcance que los recursos existentes sean más productivos. Intentó mejorar la calidad de las funciones propias del departamento durante el tiempo de su implementación (en la actualidad no se cuenta con esta aplicación), para optimizar de manera eficiente su accionar en el seno de la institución, en el marco de la legislación actual. Ferreira Y. (2007). “Desarrollo de un modelo sistémico de gestión por procesos orientados a la implementación del Balance Scorcard, para el Departamento Administrativo de la Clínica Integración Medica, C.A (INMECA), Maturín estado Monagas”, trabajo de grado presentado en el Instituto Politécnico Santiago Mariño, extensión Maturín. El objetivo general fue desarrollar un modelo sistémico de gestión de procesos orientados a la implementación del Balance Scorcard, en busca del mejoramiento de los procesos que se llevan a cabo en el departamento de administración de la clínica INMECA, ubicada en la ciudad de Maturín, para este fin se realizó una investigación de campo; también se aplicaron encuestas para la recaudación de la información. El aporte de este proyecto fue que gracias a los diferentes modelos de gestión se pueden componer los sistemas, mejora el análisis, destacando que el rendimiento de la organización es directamente proporcional a la efectividad de los procesos.

BASES TEÓRICAS

La educación en Venezuela se ha visto afectada por un conjunto de variables internas y externas que exigen cambios significativos. No es aventurado decir que para nadie es un secreto que la calidad de la educación venezolana se ha deteriorado, aun cuando existen planteles educativos eficaces, donde se logra que los alumnos aprendan y tengan éxito en sus estudios (López, 1994), los diagnósticos, sobre el proceso educativo, coinciden en esta afirmación. Ante la necesidad de responder con éxito a las demandas de una sociedad cada día más exigente y cambiante, el estado ha decidido exigir a las universidades realizar esfuerzos para mejorar su calidad en todos los contextos, adaptando nuevos conceptos y esquemas, orientados hacia su reestructuración funcional formal y a la implementación de estrategias en el manejo de los recursos materiales y muy especialmente de los humanos; aun cuando los autores de este trabajo, consideran con humildad que las instituciones de educación superior no deben ser las 11

únicas exigidas; en realidad cada miembro de la colectividad debe asumir su responsabilidad para con los demás, de forma cotidiana, en sus actividades profesionales, culturales y sociales. La Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior (LSCEES), promulgada a finales de 2005, enuncia que cada institución de educación superior, tiene la obligación de organizar la incorporación del Servicio Comunitario a sus procesos académicos. Así, los estudiantes deben preparar su proyecto, concebido como la aplicación, extensión o profundización de los conocimientos adquiridos en su formación académica, con la asesoría de un tutor designado por la Coordinación de Servicio Comunitario. El Proyecto consiste en el estudio sistematizado de un problema teórico o práctico, o de un esfuerzo de creación que demuestre el dominio en el área de la carrera para ser aplicado a una problemática comunitaria. También, Utria (2002) expresa que el desarrollo de una nación se asume como la capacidad creadora acumulada de una sociedad para entender y enfrentar con éxito los problemas y desafíos sociales, económicos y políticos que se le plantean, generar riqueza para financiar sus objetivos y a la sociedad como sujeto, objeto y beneficiario de los procesos de desarrollo. En este orden de ideas, el servicio comunitario es una oportunidad para que la sociedad pueda beneficiarse de los conocimientos adquiridos por los estudiantes durante su tránsito por la educación superior, ante lo cual ésta, debe disponer y facilitar los mecanismos requeridos para la realización del mismo. En 2006, Ontiveros señaló que las universidades deben emprender la tarea de crear un banco de proyectos de carácter multidisciplinario, desarrollando, conjuntamente con los factores académicos implicados, por lo menos el enunciado, considerando los objetivos y definiendo una aproximación metodológica. Invita a que se haga un primer contacto con las comunidades a las cuales irían dirigidos, para tener una visión amplia de la viabilidad y del posible interés de la comunidad. Un proyecto de aprendizaje-servicio implica un servicio solidario protagonizado por los estudiantes, destinado a atender de forma acotada y eficaz, necesidades reales y efectivamente sentidas de una comunidad; que debe ser planificado institucionalmente de forma integrada con el currículo, en función del aprendizaje de los estudiantes. Casilla (2006), concluye que corresponde a las instituciones definir el sentido, la naturaleza y el alcance del servicio de la universidad a la comunidad, porque en definitiva el servicio comunitario es del estudiante, aun cuando se plantea como un requisito de grado, representa la actuación de uno de los miembros de su comunidad interna, con entes y agentes externos. Dada la relevancia que tienen, es previsible que exista la necesidad de manejar un volumen considerable de datos en el seno del departamento 12

de servicio comunitario de la institución, siendo de vital importancia para ella que cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de forma normalizada para una correcta interpretación, entre otras cosas para hacer frente de manera conjunta, con rapidez y eficiencia a las situaciones que pudieran presentarse, en las que se hace necesaria la toma de decisiones y resolución de problemas. Gracias al planteamiento de sistemas orientados hacia los datos, surgen las llamadas bases de datos, que intentan y de hecho mejoran la calidad de las prestaciones de los sistemas informáticos, aumentando su rendimiento, validando las entradas de los datos, eliminando espacios de almacenamiento, y demás problemas de redundancia y control de los datos. En este orden de ideas, los sistemas de información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: Automatizar procesos operativos, mediante la utilización de los llamados sistemas transaccionales que se utilizan para pagos, cobros, entrada, salida, pólizas; proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones, llamados Sistemas de Soporte a la toma de decisiones (siglas en idioma inglés: DSS Decision Support Systems), Sistemas para la toma de decisiones de grupo (GDSS), sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones (EDSS) y sistemas de información para ejecutivos (EIS); y en tercer término, en concordancia con el uso y los objetivos que persiguen, están los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan con la finalidad de alcanzar ventajas competitivas mediante el uso de las tecnologías de la información.

BASES LEGALES

Seguidamente se reseñan los contenidos del basamento jurídico que está vinculado y que de hecho respalda las actividades académicas dentro del Instituto Politécnico Santiago Mariño. Se resaltan los artículos de mayor interés: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Artículo 102. La educación es un derecho humano y un deber social fundamental, es democrática, gratuita y obligatoria. El Estado la asumirá como función indeclinable y de máximo interés en todos sus niveles y modalidades, y como instrumento del conocimiento científico, humanístico y tecnológico al servicio de la sociedad. La educación es un servicio público y está fundamentada en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrática basada en la valoración ética del trabajo y en la participación activa, consciente y solidaria en los procesos de transformación social 13

consustanciados con los valores de la identidad nacional, y con una visión latinoamericana y universal. El Estado, con la participación de las familias y la sociedad, promoverá el proceso de educación ciudadana de acuerdo con los principios contenidos de esta Constitución y en la ley. Artículo 104. La educación estará a cargo de personas de reconocida moralidad y de comprobada idoneidad académica. El Estado estimulará su actualización permanente y les garantizará la estabilidad en el ejercicio de la carrera docente, bien sea pública o privada, atendiendo a esta Constitución y a la ley, en un régimen de trabajo y nivel de vida acorde con su elevada misión. El ingreso, promoción y permanencia en el sistema educativo, serán establecidos por ley y responderá a criterios de evaluación de méritos, sin injerencia partidista o de otra naturaleza no académica. Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior, publicado en la gaceta oficial N° 38.272 de fecha 14/09/2005. Artículo 1. La presente Ley tiene como objeto regir la prestación del servicio comunitario que por mandato constitucional, corresponde a los o las estudiantes de educación superior a nivel de pregrado que aspiren al ejercicio de cualquier profesión. Artículo 4. Se entiende por Servicio Comunitario al conjunto de actividades temporales que realizan los aspirantes al ejercicio profesional de las diferentes disciplinas universitarias, que impliquen la aplicación de los conocimientos científicos, técnicos y humanísticos adquiridos en su formación académica, en beneficio de la comunidad, para coadyuvar con su participación al cumplimiento de los fines del bienestar social, de acuerdo a lo establecido en esta Ley. Artículo 5. El Servicio Comunitario es un requisito obligatorio para la obtención del título universitario, no creará derechos u obligaciones de carácter laboral. Debe prestarse sin remuneración alguna, durante el tiempo, lugar y condiciones que determina esta Ley. Artículo 7. La duración del Servicio Comunitario deberá ser, no menor de tres (3) meses y no mayor de un año. Las instituciones de educación superior adaptaran la duración del Servicio Comunitario a su régimen académico, de acuerdo a los límites establecidos en la Ley.

SISTEMA DE VARIABLES

Las variables en la investigación representan un concepto de vital importancia puesto que se refieren a propiedades de la realidad del 14

evento de estudio, que varían. Es decir, son características de la realidad que pueden ser determinadas por observación de una unidad a otra, de una persona a otra, o de un país a otro. "Una variable es una propiedad, característica o atributo que puede darse en ciertos sujetos o pueden darse en grados o modalidades diferentes, son conceptos clasificatorios que permiten ubicar a los individuos en categorías o clases y son susceptibles de identificación y medición". Briones (1987). Según Bavaresco (1994), las variables, "representan diferentes condiciones, cualidades, características o modalidades que asumen los objetos en estudio desde el inicio de la investigación" (p. 76). "La variable es una característica, cualidad o medida que puede sufrir cambios y que es objeto de análisis, medición o control en una investigación" (Arias, p. 55). Para el presente estudio y de acuerdo al contexto en el cual se mostraron, se determinaron las siguientes variables. (Ver cuadro 1).

Objetivos Específicos

Variable

Definición Conceptual

Evaluar el sistema de información actual para determinar el nivel de cumplimiento de los requerimientos exigidos por la realidad de la institución.

Situación actual

Hace referencia a la situación del desempeño actual de las actividades, la existencia y uso de un sistema de información, sus especificaciones y alcance en función de lo requerido. Se refiere a las estrategias y estructura para facilitar el funcionamiento de la coordinación de servicio comunitario dentro del marco legal vigente.

Ilustrar las condiciones Requisitos. necesarias para la implementación y funcionamiento del servicio comunitario obligatorio, para fortalecer el proceso educativo. Permitir el procesamiento Factores internos y externos. Reseña de los factores, rápido y efectivo de la debilidades, fortalezas, información que se maneja oportunidades y amenazas en la Coordinación de que afectan la calidad del Servicio Comunitario, con el servicio y/o funcionamiento objeto de optimizar su que ofrece la coordinación. funcionamiento. Recomendar la Modelo de gestión Modelo de gestión propuesto implementación y uso de un propuesto. basado en sistema de sistema de información en la información para alcanzar Coordinación de Servicio niveles de eficiencia y de alto Comunitario, con la finalidad desempeño. de alcanzar el más alto rendimiento y el mejor desempeño de sus funciones. Cuadro No. 1: Sistema de Variables

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

En seguida se establecen algunas definiciones de vocablos con significación relevante al tema, contextualizados al trabajo de investigación llevado adelante por los autores. A saber: Actitud: Es la tendencia o la predisposición aprendida más o menos generalizada y característica, positivamente o negativamente (a favor o en contra) frente a una situación ideal, objeto o grupo de personas. Las actitudes dependen de factores culturales e individuales. Automatización: Es un sistema donde se transfieren tareas de producción a un conjunto de elementos tecnológicos, realizadas de forma habitual por operadores humanos. Aplicación Web: Software codificado en un lenguaje soportado por los navegadores web, que ofrece servicios a los usuarios para acceder a internet o a intranet mediante el uso de estos. Aprendizaje: Proceso a través del cual se adquieren nuevas habilidades, destrezas, conocimientos, conductas o valores como resultado del estudio, la experiencia, la instrucción, el razonamiento y la observación. El aprendizaje humano está relacionado con la educación y el desarrollo personal. Debe estar orientado adecuadamente y es favorecido cuando el individuo está motivado. Aprendizaje-Servicio: Metodología pedagógica que promueve el desarrollo de competencias a través de actividades educativas, para atender necesidades de la colectividad y para mejorar la calidad del aprendizaje académico, la formación personal en valores y la participación ciudadana responsable. Aptitud: Carácter o conjunto de condiciones que hacen a una persona especialmente idónea para una función o actividad determinada. Está estrechamente relacionada con la inteligencia y con las habilidades tanto innatas como adquiridas fruto de un proceso de aprendizaje. Banco de Proyectos: Inventario de proyectos comunitarios que ofrecen soluciones efectivas a necesidades previamente detectadas/diagnosticadas en la comunidad. Base de Datos: Colección de datos interrelacionados que son almacenados en un soporte informático. Calidad: Es la totalidad de los rasgos y características de un producto o servicio.

Ciclo de Vida del Software: Es el desarrollo del software como tal, desde la fase inicial a la fase final. Define entonces, las distintas etapas que se requieren para validar el desarrollo de la aplicación, para garantizar que cumpla los requisitos y se verifiquen los procedimientos adecuados. Su función es permitir que los desarrolladores concentren sus esfuerzos en la calidad del software, en los plazos de implementación y en los costos asociados. Cliente: Representado por el equipo que los usuarios individuales utilizan para conectarse a una red y solicitar servicio a los servidores. Comunidad: Es el ámbito social de alcance municipal, estadal o nacional donde se proyecta la actuación de las diversas instituciones de educación superior para la prestación del servicio comunitario. Control Administrativo: Proceso que permite garantizar que las actividades realizadas se ajusten a las actividades proyectadas. Currículo: Conjunto de estudios y practicas destinadas a que el alumno desarrolle plenamente sus posibilidades y aptitudes. Educación: Conjunto de medios puestos en práctica para garantizar el desarrollo, la formación de un ser humano. Conjunto de actividades tendientes a proveer de los factores culturales necesarios para el desarrollo de un individuo o grupo de ellos. Enseñanza: Es la forma normal de instrucción cultural y de transmisión de conocimientos por el docente/orientador y un medio para la formación de hábitos que tiene como cumplimiento necesario el aprendizaje. En definitiva es el conjunto de ayudas que el profesor ofrece a los alumnos en el proceso personal de construcción de sus aprendizajes. Estudiante: Constituye un elemento esencial de la enseñanza, no sólo como sujeto pasivo de ella, sino también como agente activo. Es la persona cuyo aprendizaje es promovido hacia el logro de los fines y objetivos de la educación. Factor: Elemento que puede condicionar una situación, volviéndose el causante de la evolución o transformación de los hechos. Un factor es lo que contribuye a que se obtengan determinados resultados al caer sobre él la responsabilidad de la variación o de los cambios. Gestión de Información: Comprende las actividades relacionadas con la obtención de la información adecuada, a un precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada. Información: Es el proceso de transformación de los datos, a través del cual éstos adquieren significado. 17

Ingeniería: Es el conjunto de conocimientos y técnicas científicas aplicadas, que se dedica a la resolución u optimización de los problemas que afectan directamente a la humanidad. En ella, el conocimiento, manejo y dominio de las matemáticas y física, obtenido mediante estudio, experiencia y práctica, se aplica con juicio para desarrollar formas eficientes de utilizar los materiales y las fuerzas de la naturaleza para beneficio de la humanidad y del ambiente. Ingeniería de Sistemas: Es la rama de la Ingeniería que permite a sus profesionales desarrollar capacidades y destrezas en la evaluación y selección de nuevas tecnologías asociadas al área de Sistemas, así como los efectos de su instrumentación. Ingeniería de Software: Es el área de la ingeniería que ofrece métodos y técnicas para el desarrollo y mantenimiento de sistemas software de forma rentable. Modelo: Es el comportamiento o modo de ser de “ese” algo que permite interpretar hacia atrás y predecir hacia adelante su forma de ser. Organización: Unión voluntaria de una serie de individuos, integrada por múltiples vínculos contractuales entre factores (personas, productos y procesos) con una función de asignación eficiente de los recursos, bajo la dirección y coordinación de una autoridad directiva. Prestadores del Servicio Comunitario: Son los estudiantes de educación superior que hayan cumplido al menos con el cincuenta por ciento (50%) del total de la carga académica de la carrera. Proceso: Conjunto de actividades o eventos coordinados u organizados que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Profesor: Es el orientador, el conductor del aprendizaje. Es aquel o aquellas personas que llevan a cabo las ideas que se tienen a cerca de una ciencia, arte, etc. Proyecto: Conjunto de actividades afines y complementarias que se derivan de un programa que tiene como características, un responsable, un periodo de ejecución, costos estimados y resultados esperados. Con la ejecución de un proyecto se intenta resolver un problema planteado o aprovechar una oportunidad. Proyecto Comunitario: Intervención planificada, desarrollada mediante un conjunto coherente y secuencial de acciones, aplicados a la solución de problemas sociales detectados en una localidad determinada. Rendimiento Académico: Es la evaluación del conocimiento adquirido, en determinado material de conocimiento. Es una medida de 18

las capacidades del estudiante que expresa lo que este ha aprendido a lo largo del proceso formativo. También supone la capacidad para responder a los estímulos educativos; en este sentido el rendimiento académico está vinculado a la actitud. Servicio Comunitario: Es la actividad que deben desarrollar en las comunidades, los estudiantes en plena formación profesional, aplicando los conocimientos científicos, técnicos, culturales, deportivos y humanísticos adquiridos en su formación, en beneficio de la comunidad, colaborando con su participación al cumplimiento del bienestar social. Sistemas: Conjunto de partes o elementos, organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia. Sistemas de Información: Conjunto de elementos (personas, datos, actividades, recursos informáticos) orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso, generados para cubrir un objetivo o necesidad. Software: Equipamiento o soporte lógico de un sistema informático; comprende el conjunto de los componentes lógicos que hacen posible la realización de tareas específicas. Se refiere a los programas y datos almacenados en un ordenador. Tecnología de Información: Técnica usada para conseguir, recibir, adquirir, procesar, guardar y diseminar información, mediante dispositivos comunicacionales y de telecomunicaciones. Trabajo Comunitario: Es la labor que realizan tanto estudiantes como profesores de pregrado, para producir cambios que favorezcan la inserción social, la formación ciudadana, el desarrollo personal, el grado de autonomía de los individuos, familias, ciudades o grupos que comparten un mismo territorio. Tecnología: Es una variable estratégica determinante para la obtención de ventajas competitivas en el entorno complejo, turbulento e inestable, característico de los tiempos actuales. Tutores: Son los profesores universitarios o profesionales con la facultad de estimular, orientar, asesorar, acompañar, coordinar y evaluar la prestación del servicio comunitario.

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

Toda investigación exige un tipo particular de estrategia para colectar la información requerida, pudiendo en todo caso combinarse varias estrategias en un tema particular de investigación. Ahora bien, el diseño de investigación, según la Universidad Nacional Abierta (1999) “Es una estrategia general que adapta el investigador, como forma de abordar un problema determinado, que generalmente se traduce en un esquema o gráfico, que permite identificar los pasos que deberá dar para identificar su estudio” (p. 231). Según Barrios (1998): “El proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades” (p.7). Se entiende por investigación documental, el estudio de un problema con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos. “Consiste en una estrategia de investigación cuya fuente principal de datos está constituida por procedimientos escritos los cuales selecciona el investigador, de acuerdo a la pertinencia o al estudio que realiza” Universidad Nacional Abierta (p. 234). De acuerdo a Barrios (1998) “Se entiende por investigación de campo, el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, atender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad, en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios” (p. 5). 20

Este esquema va a permitir recoger los datos directamente de la realidad empírica. El diseño de campo que se utilizará será el de Encuesta, definido según la UNA (1990): “la que permite obtener información de un grupo social o comunidad estandarizada, a partir de las unidades que componen su universo promedio de la selección de una muestra” (p. 238).

TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación que se ha optado para el presente trabajo de investigación es el de proyecto factible, el cual comprende las siguientes etapas: diagnóstico, fundamentación teórica de la propuesta; procedimiento metodológico, actividades y recursos necesarios para su ejecución, análisis y conclusiones sobre la viabilidad y realización del proyecto, en el seno de la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" extensión Maturín. Durante el desarrollo del presente proyecto se empleó un diseño de investigación de campo basado en la elaboración de entrevistas no estructuradas y observaciones directas, con el propósito de definir los problemas y las necesidades actuales, así como conocer la forma en que la coordinación de servicio comunitario realiza sus actividades.

ÁREA DE APLICACIÓN

Las fuentes de información para esta investigación están fundamentadas en la observación directa de los hechos y sus fenómenos, una amplia consulta bibliográfica, la opinión autorizada de catedráticos y de estudiantes. En este sentido se lleva a cabo una exploración de tipo descriptiva-explicativa, donde la primera tiene como objetivo central el estudio y la descripción de los fenómenos, situaciones o eventos, tal y como aparecen en el presente, justo cuando se realiza este trabajo investigativo; y la segunda tiene la finalidad de dar explicación a las causas que producen el fenómeno o evento.

POBLACIÓN Y MUESTRA

Se define la población, en su acepción sociológica, como "Conjunto de los individuos o cosas sometido a una evaluación estadística mediante muestreo". En cualquier investigación, el primer problema que aparece, es la frecuente imposibilidad de recoger datos de todos los sujetos o elementos que interesen a la misma. La población la define Balestrini 21

Acuña (1998) como: “Un conjunto finito o infinito de personas, cosas o elementos que presentan características comunes” (p.123). La población, llamada también Universo por algunos autores, comprende la gran diversidad de unidades que forman las sociedades, aun cuando no solamente puede referirse a personas sino a cosas o hechos de interés social, pero se considera que el universo designa a todos los posibles sujetos o medidas de un cierto tipo; en síntesis, la parte del universo a la que el investigador tiene acceso se denomina población. En esta investigación, la población está constituida por el personal de la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” de Maturín, estado Monagas. Frecuentemente, el investigador no trabaja con todos los elementos de la población que estudia sino sólo con una parte o fracción de ella; a veces, porque es muy grande y no es fácil abarcarla en su totalidad. Por ello, se elige una muestra representativa y los datos obtenidos en ella se utilizan para realizar pronósticos en poblaciones de las mismas características. Salvo en el caso de poblaciones pequeñas, pocas veces en una investigación se cuenta con el tiempo, los recursos y los medios para estudiar una población completa. Estos motivos de tiempo, costo, accesibilidad a los individuos y complejidad de las operaciones de colecta, clasificación y análisis de los datos hacen que la gran mayoría de los proyectos de investigación no estudien más que una parte representativa de la población, denominada muestra, la cual de acuerdo con Sierra Bravo (1995) es “una parte o conjunto de la población debidamente elegida, que se somete a observación científica en representación del conjunto con el propósito de obtener resultados válidos”. (p. 128). Significa entonces que la muestra es un número de individuos u objetos seleccionados científicamente, tomados del conjunto o población, debido a que realizar una investigación con toda la población requiere de tiempo y de dinero, y de otros recursos en forma considerable. Esto se puede hacer así porque, si se selecciona correctamente la muestra, ésta puede aportar información representativa y exacta de toda la población. La muestra para esta investigación, tomando en cuenta la población reducida, está constituida por el personal de la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” de Maturín, estado Monagas.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Todo instrumento de recolección de datos debe reunir dos requisitos esenciales: confiabilidad y validez. El primero lo definen Hernández Sampieri; Fernández Collado (1994) de la siguiente manera “La 22

confiabilidad de un instrumento de medición se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto, produce iguales resultados” (p. 242). El segundo, lo definen los mismos autores así “La validez, en términos generales, se refiere al grado en que el instrumento realmente mide la variable que pretende medir” (p. 243). Cuando se habla de recolección de datos se hace referencia a la herramienta que permite una adecuada explotación de la fuente de información. La recolección de datos tiene que hacer con el concepto de medición, es decir, el proceso mediante el cual se obtiene el dato, valor o respuesta para la variable que se investiga. De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española, la medición, etimológicamente viene del verbo medir, y significa comparar una cantidad con su respectiva unidad con el fin de averiguar cuantas veces la segunda está contenida en la primera En este sentido, el instrumento de recolección de datos está orientado a crear las condiciones para la medición y los datos son conceptos que expresan una abstracción del mundo real, de lo sensorial, susceptible de ser percibido por los sentidos de manera directa o indirecta. Medición implica cuantificación. En esta investigación se utiliza la encuesta y/o la entrevista para obtener datos mediante la interrogación verbal y escrita; es decir, mediante un conjunto de preguntas. En todo caso, se trata de un simple cuestionario en el cual el encuestado puede contestar sin intervención alguna del facilitador de la investigación. Este cuestionario cumple una función de enlace entre los objetivos de la investigación y la realidad de la población observada. La finalidad del instrumento es obtener de manera sistemática y ordenada, información de la muestra elegida, sobre las variables objeto de la investigación. Desde el punto de vista de la investigación social, la entrevista es la expresión en forma interrogativa de las variables empíricas o indicadores respecto a los cuales interesa obtener información. Del mismo modo las variables para ser tales, contienen diversos elementos de variación o categorías; igualmente las preguntas comprenden diversas respuestas.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Una vez recolectada la información, se procede a organizarla para extraer las conclusiones que permitan responder las interrogantes que llevaron a realizar la investigación. Esto significa, que se debe realizar una serie de operaciones estrechamente ligadas entre sí, a fin de resumir las observaciones realizadas y que se han registrado en el instrumento utilizado, para plantear soluciones a la problemática.

CAPITULO IV

ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO

En este Capítulo se muestra un análisis del área seleccionada, para la aplicación del Sistema, ya que mediante el estudio de la misma, se podrá determinar las fallas y sus posibles soluciones.

MODULO I: ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA DE IMPLANTACIÓN

A continuación se presentan los aspectos generales del área de estudio, el Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”.

RESEÑA HISTÓRICA

El Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño", es una Institución de Educación Superior, de carácter privado, que cumple funciones de docencia, investigación, extensión y servicios, dirigidas a formar profesionales en áreas tecnológicas, capaces de incorporarse en forma creativa y crítica al proceso de desarrollo local, regional y nacional. Fue creado mediante Decreto Nº 1839 publicado en Gaceta Oficial Nº 34.800 del 17 de Septiembre de 1991 en atención al ordinal 22 del Artículo 190 de la Constitución Nacional y de conformidad con el parágrafo único del Artículo 2 del Reglamento vigente de los Institutos y Colegios Universitarios, oída la opinión favorable del Consejo Nacional de Universidades. Su sede principal está ubicada en Barcelona Estado Anzoátegui. Sus actividades académicas se inician en el mes de Octubre de 1991 en las carreras de Arquitectura e Ingeniería en Electrónica, Industrial, Diseño Industrial, Sistemas, Mantenimiento Mecánico, Civil y Eléctrica. En 1992 con la creación de las Extensiones de la Costa Oriental del Lago, Tovar y la ampliación en Maracaibo se incorporan las carreras de Ingeniería en Petróleo, Química y Agronómica. Para 1993, la cobertura se amplía aún más con las Extensiones de Valencia, Cabimas, Tovar, Maracaibo, Mérida, Porlamar, Barinas, 24

Maracay, San Cristóbal, Caracas, Maturín y Guayana, ciudades donde se ofertaron las carreras requeridas por la demanda poblacional. Según publicación en Gaceta Oficial Nº 34.800 del 17 de Septiembre de 1991, mediante el cual se autorizó la creación y funcionamiento del Instituto Politécnico "Santiago Nariño" en su Extensión Caracas.

MISIÓN

Formar profesionales de elevada calidad que respondan a las necesidades del País y a los cambios que éste demande; fomentar la investigación como vía para generar, aplicar y difundir nuevos conocimientos que favorezcan el avance científico, tecnológico, humanístico y social; promover actividades que propicien la correspondiente integración e interrelación de la Institución y la Comunidad a objeto de elevar el nivel cultural, afianzar valores, favorecer el bienestar del colectivo, para así contribuir al enriquecimiento de su calidad de vida. VISIÓN

Constituirse en una Institución de Educación Superior, caracterizada por la excelencia que contribuya al desarrollo cultural, Científico y Tecnológico del País y a la convalidación de los valores fundamentales de la sociedad, enmarcados en los contextos Nacionales, Latinoamericanos y Mundiales.

OBJETIVOS

La formación de profesionales competentes en los campos de Arquitectura e Ingeniería constituye el propósito fundamental de la institución, a los fines de responder a las necesidades de formación de este tipo de profesionales en los ámbitos local, regional y nacional; y propiciar el desarrollo económico y social del país, así como el avance científico, tecnológico y humanístico, el bienestar colectivo, el mejoramiento de la calidad de vida y la integración e interrelación de la institución con la comunidad.

MODULO II: ASPECTOS GENERALES DEL DEPARTAMENTO O SUBÁREA DE IMPLANTACIÓN

A continuación, se presenta un estudio destinado únicamente al área que presenta las fallas y a la cual se le pretende buscar y aplicar una posible solución, la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño", Extensión Maturín.

FUNCIONES

La Coordinación de Servicio Comunitario representa al IUPSM en todas las instancias encargadas de la definición y aprobación de los programas y proyectos para la aplicación de la Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior (LSCEES).

OBJETIVOS

Dar a conocer las leyes, reglamentos, lineamientos y normativas internas que rigen la prestación del Servicio Comunitario Incorporar a los participantes de Servicio Comunitario en los sectores afines a la naturaleza de su profesión y de acuerdo a las necesidades sociales que se trate de satisfacer. Asegurar la vinculación y adaptación de los prestadores de Servicio Comunitario al mundo profesional. Extender la documentación que acredite la prestación del servicio profesional de índole social. Infundir en los prestadores de servicio, su vocación, así como, la ética profesional, el gusto y la realización en el trabajo. Llevar el archivo y/o documentación que ampare la prestación del Servicio Comunitario, así como emitir constancias, cuando le sean requeridas. Diseñar y someter a consideración, los programas y proyectos destinados a la prestación del servicio comunitario. Promover convenios, para la prestación del servicio comunitario, con los Consejos Locales de Planificación Pública, Consejos Estadales de Planificación y Coordinación de Políticas Públicas, instituciones y organizaciones públicas o privadas y comunidad organizada, entre otros. Determinar conjuntamente con los gobiernos locales, las comunidades y el sector privado, las necesidades de servicio comunitario más apremiantes, con la finalidad de disponer de una base de datos que serán considerados como insumo para diseñar y aplicar los proyectos del servicio comunitario. 26

Mantener comunicación con los prestadores de servicio social, con las dependencias gubernamentales y demás instituciones, a efecto de dar seguimiento, así como supervisar los objetivos y expectativas del que presta el servicio y del que lo recibe. Evaluar los proyectos presentados por los sectores con competencia para ello, a objeto de ser considerada su aprobación por la instancia correspondiente. Coordinar los programas de inducción del Servicio Comunitario. Emitir oficio de presentación o postulación del estudiante ante la institución o comunidad donde prestará el Servicio Comunitario. Supervisar la ejecución de los proyectos aprobados por la Institución, para que cumplan los objetivos previstos. Determinar el momento de inicio, la duración, el lugar y las condiciones para la prestación del Servicio Comunitario. Ofrecer a los estudiantes, los programas y proyectos aprobados para que seleccionen el más adecuado a su perfil académico y se inscriban de acuerdo con la disponibilidad de cada programa. Coordinar, con los receptores del servicio comunitario, las condiciones necesarias para la ejecución de los proyectos. Generar mecanismos de información para las distintas comunidades, sobre las áreas en las que puede prestar servicio IUPSM. Disponer, a través de la coordinación académica, la inscripción y expedición de la constancia de culminación de la prestación del servicio comunitario. Coordinar el control y la evaluación académica de Servicio y Proyecto Comunitarios. Gestionar los recursos necesarios para la ejecución del Servicio comunitario. Asignar los tutores académicos a los equipos de trabajo del Servicio Comunitario. Diseñar, elaborar y mantener actualizada una base de datos sobre proyectos de servicio comunitario, profesores tutores, programas en ejecución, alumnos inscritos en los distintos proyectos, entre otros, para realizar el debido control de los programas de prestación del servicio comunitario. Coordinar con las direcciones de escuela, las acciones necesarias para la correcta ejecución del Servicio Comunitario en el cual participe la institución, en concordancia con las necesidades de las carreras. Preparar el informe de la gestión anual del Servicio Comunitario para su presentación ante las autoridades del IUPSM y del Consejo de Universidades a nivel nacional. Cumplir y hacer cumplir cualquier otra obligación emanada de la Ley de Servicio Comunitario y las normas dispuestas al respecto por el Consejo Universitario.

MISIÓN

Prestar servicio a sectores de la población a través de programas y proyectos, tales como asesorías, actividades culturales y deportivas, entre otras, dirigidas a la participación ciudadana, la solidaridad social, con la cooperación de docentes y estudiantes, estableciendo vínculos entre las instituciones de educación superior y las comunidades.

VISIÓN

Hacer del Servicio Comunitario una herramienta para fomentar en el estudiante el compromiso y la solidaridad con la comunidad, y así poder formar profesionales integrales con una mayor sensibilidad social, capaces de fomentar el trabajo cooperativo, a través de actividades que promuevan sabiduría en los entes involucrados en la formación integral del ciudadano.

MODULO III: ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA

En el siguiente modulo se explicará el sistema empleado por la Institución, así como el sistema propuesto, a fin que se determinen las fallas y sus posibles soluciones.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL

Actualmente, en la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño", Extensión Maturín, ubicado en la Av. Orinoco, Residencias Orinoco, Planta Baja y Mezzanina; todos los procesos que se ejecutan a diario, se realizan manualmente, apoyándose en grandes cantidades de materiales de oficina, dentro de los que se incluyen lápices, archivos, borradores, lapiceros, correctores, hojas de papel, etc., cuyos costos son excesivamente altos. Todo esto, crea un ambiente propicio para el caos total de la estructura organizativa, ya que los datos suelen sufrir daños por acción de ácaros, tiempo, manipulación inadecuada, etc., sin mencionar las extenuantes horas invertidas en realizar todas las tareas de recolección de estos datos y, posteriormente las búsqueda de los mismos. Lamentablemente, a este problema aparentemente infinito, se une el desdén por parte de la Institución, evidenciado en la estructura y aspecto de dicho Departamento. 28

DFD DEL SISTEMA ACTUAL

A continuación se presenta el Diagrama de Flujo de Datos, del sistema empleado actualmente por la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño", Extensión Maturín.

Nivel 0:

Profesor/Tutor

Proyectos Actividades

1.0 Registro y Control de Proyectos y Actividades de la Coordinaci贸n de Servicio Comunitario

Aprobado Reprobado

Alumnos

Nivel 1:

1.1

Profesor/Tutor

1.2

Proyectos Actividades

Proyectos

Proyectos Solicitar Aprobaci贸n

Revisi贸n y An谩lisis del Proyecto

1.3

1.4

Alumnos

Aprobado

Proyectos Almacenar Proyecto

Reprobado

Emitir Respuesta

DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

Mediante el estudio que se realizó a la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño", Extensión Maturín, se pudo determinar, que el mismo requiere un sistema automatizado que brinde velocidad, seguridad y control de la información. Además requieren de un sistema que evite los casos de pérdida de información, ahorro de búsqueda, de labor, de espacio y de bajos costos. Permitiendo así un mayor desempeño en su área.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO

Para la problemática que se presenta en la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño", Extensión Maturín, proponemos la implementación de un sistema de información para el registro y control de proyectos y actividades realizadas en la misma, que cambiará radicalmente, las formas en que se realizan las tareas cotidianas, acortando los tiempos de trabajo y facilitando la ejecución de sus procesos. Este sistema de información estará encargado de administrar los espacios de almacenamientos utilizados actualmente para los grandes archiveros, ya que todo los documentos contenidos en ellos, se guardara en una base de datos, de igual manera al mismo tiempo se creara un respaldo en una unidad externa, lo cual la convierte en una herramienta imprescindible para el óptimo funcionamiento de la Coordinación. Una de las ventajas del sistema que se desea implementar es que permite tener al alcance de la mano la información que contiene los registros de los documentos deseados, sin tener la necesidad de buscar los ficheros de manera manual, ya que solo con teclear el nombre del fichero este automáticamente aparecerá en la pantalla, reduciendo así el tiempo de búsqueda, dando la opción de imprimir si se requiere de forma física.

OBJETIVOS DEL SISTEMA PROPUESTO

Los objetivos que se pretenden alcanzar con el Sistema Propuesto, son los siguientes: • Seguridad, a la hora de accesar a la información. • Mayor velocidad en cuanto a la búsqueda de información. 32

• Menor riesgo de pérdida de información. • Menor agotamiento Físico. • Ahorro de espacio, ya que la información quedará almacenada en la base de datos de la Computadora.

DFD DEL SISTEMA PROPUESTO

A continuación se presenta el Diagrama de Flujo de Datos, del sistema propuesto para la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño", Extensión Maturín.

Nivel 0:

1.0 Proyectos

Profesor/Tutor Actividades

Registro y Control de Proyectos y Actividades de la Coordinaci贸n de Servicio Comunitario.

Respuesta

Alumnos Aprobados/Reprobados

Nivel 1:

1.1

Profesor/Tutor

Proyectos

Actividades

Solicitar Aprobaci贸n

1.2 Cargar Proyecto al Sistema (Buscar si el t铆tulo es igual a otro)

1.4

Respuesta

Proyectos

Alumnos

Cargar Proyecto al Sistema

Aprobados/Reprobados

Proyectos

1.3 Revisi贸n del Proyecto Final

Nivel 2: Profesor/Tutor

Proyectos Actividades

2.2

2.1

Proyectos Introducir Proyecto al Sistema

Solicitar Revisi贸n

Proyectos

2.3

2.4

Proyectos

Respuesta

Recibir y Revisar Proyecto Final

Alumnos Aprobados/Reprobados

Buscar la Existencia del mismo proyecto por otro grupo

DICCIONARIO DE DATOS

A continuaciรณn se presenta una explicaciรณn detallada de cada uno de los elementos que fueron utilizados en la representaciรณn del Diagrama de Flujo del sistema propuesto.

Para cada elemento se explicarรก, a donde se dirige, de quien emerge, su alias y su funciรณn.

Profesor/Tutor

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Registro y Control de Proyectos y Actividades de la Coordinación de Servicio Comunitario. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Suministrar a la Coordinación de Servicio Comunitario las actividades llevadas a cabo en la asignatura y los proyectos propuestos por los estudiantes. ALIAS: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO "SANTIAGO MARIÑO" EXTENSIÓN MATURÍN

Proyectos

Actividades

DICCIONARIO DE DATOS

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Registro y Control de Proyectos y Actividades de la Coordinación de Servicio Comunitario. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Suministrar a la Coordinación de Servicio Comunitario los proyectos propuestos por los estudiantes. ALIAS: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO "SANTIAGO MARIÑO" EXTENSIÓN MATURÍN

Actividades

DICCIONARIO DE DATOS

1.0 Registro y Control de los Proyectos y Actividades de la Coordinación de Servicio Comunitario

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Coordinación de Servicio Comunitario. FUNCIÓN: Controlar los Proyectos elaborados por los Estudiantes en Servicio Comunitario. ALIAS:

Respuesta Aprobados/Reprobados

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Registro y Control de Proyectos y Actividades de la Coordinación de Servicio Comunitario. FUNCIÓN: Respuesta emitida, luego del estudio realizado a dicho proyecto. ALIAS:

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MATURÍN

Respuesta (Aprobados/Reprobados)

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumno. EMERGE: Proceso: Registro y Control de Proyectos y Actividades de la Coordinación de Servicio Comunitario. FUNCIÓN: Respuesta emitida por el departamento, la cual indica si el alumno reprobó o aprobó la materia de Servicio Comunitario. ALIAS:

Alumnos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Registro y Control de Proyectos y Actividades de la Coordinación de Servicio Comunitario. FUNCIÓN: Asegura la factibilidad y rapidez del proceso de evaluación. ALIAS: 41

Profesor/Tutor

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Solicitar Información. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Planificar las actividades que se han de realizar y recolectar los proyectos elaborados por los estudiantes. ALIAS: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MATURÍN

Proyectos Actividades

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Solicitar Información. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Suministrar a la Coordinación de Servicio Comunitario las actividades llevadas a cabo en la asignatura y los proyectos propuestos por los estudiantes. ALIAS: 42

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Solicitar Información. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Suministrar a la Coordinación de Servicio Comunitario los proyectos propuestos por los estudiantes. ALIAS:

Actividades

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Solicitar Información. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Suministrar a la Coordinación de Servicio Comunitario las actividades llevadas a cabo por el profesor en el período de clases. ALIAS:

1.1 Solicitar Información.

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Recolectar toda la información necesaria para una rápida y correcta evaluación. ALIAS:

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema. EMERGE: Proceso: Solicitar Información. FUNCIÓN: Recolectar toda la información necesaria para una evaluación eficaz. ALIAS: 44

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema. EMERGE: Proceso: Solicitar Información.. FUNCIÓN: Recolectar toda la información necesaria para una evaluación eficaz. ALIAS:

1.2 Cargar Proyecto al Sistema (Buscar si el Título es igual a otro)

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Revisión del Proyecto Final. EMERGE: Proceso: Solicitar Información. FUNCIÓN: Cargar al sistema el proyecto elaborado por los estudiantes, con el objeto de determinar si este ya fue elaborado anteriormente. ALIAS: 45

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Revisión del Proyecto Final. EMERGE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema. FUNCIÓN: Una vez cargado el proyecto al sistema, y de haber comprobado que este no se encuentra elaborado por otro grupo, se procede a la revisión del mismo. ALIAS: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MATURÍN

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

1.3 Revisión del Proyecto Final

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema. FUNCIÓN: Revisar el proyecto final, para la emisión de la calificación. ALIAS:

Respuesta Aprobados/Reprobados

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Revisión del Proyecto Final. FUNCIÓN: Respuesta emitida por el departamento, la cual indica si el alumno reprobó o aprobó la materia de Servicio Comunitario. ALIAS:

Respuesta (Aprobados/Reprobados)

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumno. EMERGE: Proceso: Revisión del Proyecto Final. FUNCIÓN: Respuesta emitida por el departamento, la cual indica si el alumno reprobó o aprobó la materia de Servicio Comunitario. ALIAS: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MATURÍN

Alumnos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Revisión del Proyecto Final. FUNCIÓN: Asegura la factibilidad y rapidez del proceso de evaluación. ALIAS:

Profesor/Tutor

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Solicitar Información. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Recolectar toda la información necesaria para el proceso de preinscripción de la Institución. ALIAS:

Proyectos Actividades

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Solicitar Información. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Suministrar o recolectar datos e información para el Departamento de Dirección y Administración. ALIAS:

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Solicitar Información. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Suministrar a la Coordinación de Servicio Comunitario los proyectos propuestos por los estudiantes. ALIAS:

Actividades

DICCIONARIO DE DATOS

2.1 Solicitar Información.

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema. EMERGE: Profesor/Tutor. FUNCIÓN: Recolectar toda la información necesaria para una rápida y correcta evaluación. ALIAS:

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema EMERGE: Proceso: Solicitar Información. FUNCIÓN: Recolectar toda la información necesaria para una evaluación eficaz. ALIAS: 51

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema EMERGE: Proceso: Solicitar Información. FUNCIÓN: Recolectar toda la información necesaria para una evaluación eficaz. ALIAS:

2.2 Cargar Proyecto al Sistema

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Buscar la existencia del Proyecto en otro grupo. EMERGE: Proceso: Solicitar Información. FUNCIÓN: Cargar al sistema el proyecto elaborado por los estudiantes, con el objeto de determinar si este ya fue elaborado anteriormente. ALIAS: 52

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Buscar la existencia del Proyecto en otro grupo. EMERGE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema. FUNCIÓN: Una vez cargado el proyecto al sistema, se procede a buscar si el mismo fue elaborado anteriormente. ALIAS: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MATURÍN

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

2.3 Buscar la Existencia del Proyecto en otro grupo.

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Recibir y Revisar Proyecto Final EMERGE: Proceso: Cargar Proyecto al Sistema. FUNCIÓN: Buscar la existencia de dicho proyecto en los períodos anteriores de clase por otros grupos. ALIAS:

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

Proyectos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Proceso: Recibir y Revisar Proyecto Final. EMERGE: Proceso: Buscar la existencia del Proyecto en otro grupo. FUNCIÓN: Una vez descartado la existencia del mismo, se procede a la revisión y evaluación. ALIAS: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MATURÍN

2.4 Recibir y Revisar Proyecto Final

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Buscar la existencia del Proyecto en otro grupo. FUNCIÓN: Revisar el proyecto, con el objeto de emitir la calificación del estudiante. ALIAS: 55

Respuesta Aprobados/Reprobados

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Recibir y Revisar Proyecto Final. FUNCIÓN: Respuesta emitida por el departamento, la cual indica si el alumno reprobó o aprobó la materia de Servicio Comunitario. ALIAS: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PROYECTOS Y ACTIVIDADES REALIZADOS EN LA COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MATURÍN

Respuesta (Aprobados/Reprobados)

DICCIONARIO DE DATOS

Alumnos

DICCIONARIO DE DATOS

INSIDE: Alumnos. EMERGE: Proceso: Recibir y Revisar Proyecto Final. FUNCIÓN: Asegura la factibilidad y rapidez del proceso de evaluación. ALIAS:

CONCLUSIÓN

Los sistemas de información son una herramienta eficaz y eficiente en toda organización e institución ya que esta constituye un acceso rápido a la información y por ende mejoras en la atención a los usuarios, generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual, evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir. El tema principal de este proyecto es apoyado a un sistema de información para la Coordinación de Servicio Comunitario del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño", Extensión Maturín, ya que este departamento maneja mucha información de forma desordenada lo que trae como consecuencia un descontrol en el procesamiento de datos. De ahí nace la importancia de un sistema de información para dicha Institución. Es importante resaltar que un sistema de información está compuesto por elementos que interactúan entre sí como son el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación. Cada uno de estos elementos ayudará a tener un control y mejor administración en los procesos. Todos los datos serán almacenados en una base de datos que permita una mejor manipulación de la información.

BIBLIOGRAFÍA

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