Approbation des comptes et association loi 1901 GESTION D'ENTREPRISE AMÉLIE GAUTIER LE 25/06/18 11:44 4min Comme vous le savez, les entreprises commerciales doivent chaque année faire face à de nombreuses obligations comptables, et parmi elles, l’approbation des comptes. Les associés et actionnaires se réunissent en Assemblée Générale afin d'approuver les comptes annuels – bilans, comptes de résultat et annexes – de l'entreprise ainsi que la répartition des résultats de l'entreprise. Elle doit obligatoirement précéder le dépôt des comptes qui s’effectue auprès du greffe. Mais si cette opération d’approbation est obligatoire pour les entreprises commerciales, qu’en est-il des associations loi 1901 ? Sont-elles aussi obligées de procéder à l’approbation de leurs comptes ? Nous vous éclairons ici sur ce sujet.
ASSOCIATION 1901 : UNE COMPTABILITÉ LIBRE La loi 1901 qui encadre le fonctionnement des associations ne leur impose aucune obligation comptable. Cependant, il peut arriver que les associations soient tenues à certaines obligations comptables. C’est le cas : ● quand les statuts le prévoient, ● quand l’association bénéficie d’un agrément, ● quand elle exerce une activité commerciale ou imposable. Cela dit, même dans le cas où cette obligation existe, les responsables de l’association organisent leur comptabilité de façon libre. Ils peuvent choisir de tenir une comptabilité de trésorerie ou encore, une comptabilité d’engagement. La comptabilité de trésorerie La comptabilité de trésorerie consiste à tenir un registre «recettes-dépenses» permettant de distinguer les opérations de base (cotisations loyers, achats…).
Cette comptabilité est particulièrement adaptée aux associations qui payent leurs fournisseurs au comptant et qui, de ce fait, n’enregistrent aucune dette à la clôture de l’exercice comptable. Lesdites associations, en fin d’année, se contentent de procéder à un rapprochement bancaire pour vérifier le solde de leur trésorerie. La comptabilité d'engagement La comptabilité d’engagement est quant à elle plus élaborée. Il s’agit d’une comptabilité double basée sur le principe des «créances acquises et des dettes certaines». L’association qui choisit de tenir une telle comptabilité enregistre au fur et à mesure ses opérations comptables (recettes et dépenses). Par exemple, une subvention peut déjà être enregistrée dès que la lettre signifiant son attribution est reçue ; et un salaire peut être enregistré au moment où les bulletins de paie sont émis. Dans ces deux cas, il n’y aucune obligation de produire des comptes annuels. Par conséquent, il n’y a pas d’obligation de dépôt de comptes au niveau du greffe et les associations n’ont donc pas à passer par une quelconque approbation des comptes.
CAS DES ASSOCIATIONS SOUMISES AU PLAN COMPTABLE GÉNÉRAL (PCG) Certaines associations sont soumises au plan comptable général par les dispositions réglementaires ou législatives. Il s’agit des associations : ● percevant chaque année plus de 153 000 euros de subventions, ● ayant une activité économique (association respectant deux des trois critères suivants : un chiffre d’affaires de 3 100 000 euros, un total bilan de 1 550 000 euros et 50 salariés), ● reconnues d’utilité publique, ● émettant des valeurs mobilières. Conformément aux prescriptions du règlement n°99-01 «relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et
fondations», ces entreprises sont tenues à la fin de chaque exercice comptable, d’établir des comptes annuels. Comme pour les entreprises commerciales, ces comptes comprennent le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Le bilan Le bilan va retracer pour l’année tout le patrimoine de l’association – matériel, stock, ressources... –, tout ce qu’elle doit – loyers, factures –, tout ce qui lui est dû – les recettes diverses – et le montant de son compte bancaire. Ce bilan va comprendre quelques comptes particuliers, notamment les comptes de fonds associatifs (compte 10), le compte d’usagers (compte 41), les fonds dédiés (compte 19), etc. Le compte de résultat Le compte de résultat se chargera de faire apparaître la différence entre les produits (vente de biens ou de marchandises) et les charges (salaires, achat de marchandises diverses, etc.). Il faut noter que ce compte présente quelques différences par rapport aux entreprises commerciales. Pour l'association, il n’y a pas de notion de « bénéfice » et de « perte »; on parle d’« excédent » et de « déficit ». Aussi, certains comptes spécifiques aux associations apparaissent (compte 789 « Report des ressources non utilisées des exercices antérieurs », compte 756 « Cotisations » ou encore compte 689 « Engagements à réaliser sur ressources affectées »). L'annexe Enfin, l’annexe va comporter des informations obligatoires devant permettre la compréhension des deux précédents comptes. Elle va également comprendre certaines autres informations revêtant un caractère significatif.
L'APPROBATION ET LE DÉPÔT DES COMPTES POUR UNE ASSOCIATION L'approbation Depuis la parution du décret n° 2009-540 du 14 mai 2009, ces comptes annuels doivent être certifiés par un commissaire aux comptes et être déposés via un formulaire en ligne. Avant le dépôt, ils doivent donc faire l’objet d’une approbation par l’assemblée générale. Les conditions dans lesquelles cette approbation doit se faire – délais de convocation de l’assemblée, quorum à respecter… – sont généralement prévues par les statuts. Mais à défaut, il est conseillé de ne pas dépasser les six mois après la clôture de l’exercice exigés pour les entreprises commerciales. Le dépôt Le dépôt des comptes annuels en ligne s’effectue ensuite dans les trois mois qui suivent l’approbation sur un site de la direction des journaux officiels. L’association s’inscrit avec son numéro SIREN et reçoit par courriel le mot de passe qui pourra lui servir à se connecter pour envoyer ses comptes. Rappelons que le dépôt se fait contre paiement d’une somme forfaitaire de 50 euros. En résumé, toutes les associations ne sont pas obligées de faire approuver leurs comptes annuels par l’assemblée générale. Seules celles dont les comptes doivent être publiés sont obligées de passer par l’étape d’approbation des comptes. Pour les autres, l’organisation de la comptabilité reste très libre. Certaines d’entre elles peuvent même la négliger du fait qu’il n’y ait aucune obligation légale. C’est pour cela qu’il est important de rappeler que la comptabilité, même quand elle n’est pas obligatoire, reste nécessaire. Cela
permet d’assurer un bon fonctionnement de l’association ; et surtout d’avoir la confiance des adhérents. Même si cela n’est pas obligatoire, vous pouvez quand même établir les comptes annuels de votre association et les faire approuver par ses membres.