Conservation des pièces comptables Ces pièces devront être conservées dans un lieu unique, le local de l’association, plutôt qu’au domicile de l’un des dirigeants ! Vous devez conserver certains de vos documents important pendant 30 ans, contrairement à la prescription commerciale qui est de 5 ans.
Documents à conserver 3 ans au minimum les souches de chéquiers bancaires et postaux,
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les rapports des commissaires aux comptes (à compter de l’assemblée les approuvant),
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le registre de présence des conseils d’administrations et des assemblées (nous vous conseillons de les garder au moins 10 ans pour faire face à d’éventuels litiges),
les factures d’eau,
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les factures de téléphone.
Documents à conserver 5 ans les quittances de loyer,
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le livre de paie à dater de sa clôture, le double des bulletins de paie, les quittances de gaz et d’électricité.
Documents à conserver 6 ans
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le journal des opérations bénévoles, pour les associations ayant décidé de les valoriser au plan comptable, les pièces comptables et les déclarations faites dans le cadre des activités de l’association et qui sont soumises à l’impôt sur les sociétés,
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les avis d’imposition, tous les documents fiscaux (déclaration d’impôt sur les bénéfices, de TVA, de taxe professionnelle, de taxe sur les salaires, reçus fiscaux émis, etc.),
les feuilles d’impôts locaux.
Documents à conserver 10 ans
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tous les documents comptables (comptes de résultat, bilans, factures clients et fournisseurs, documents bancaires, comptes annuels, livre-comptable, grand livre et livre d’inventaire, livre du personnel),
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les pièces justificatives de la comptabilité : factures, pièces bancaires, etc.,
les contrats passés (le délai prend effet à la fin du contrat).
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Documents à conserver 30 ans ·
les titres de propriétés (nous vous conseillons toutefois de conserver ces documents toute la vie de l’association en matière de biens immobiliers),
les actes de ventes,
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les actes de donation, les documents relatifs aux subventions les procès-verbaux des assemblées générales, des conseils d’administration,
les feuilles de présence.
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Documents à conserver toute la vie de l’association · · · · ·
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les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur (s’il en existe un), la liste des membres du conseil d’administration, la déclaration de constitution de l’association, publiée au Journal Officiel, tous documents relatifs aux changements intervenus dans l’administration de l’association,
le récépissé de déclaration délivré par les services préfectoraux lors de chaque dépôt, le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou, le cas échéant, du bureau, les baux,
les factures de travaux ou réparations importantes.
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