Préparer l'assemblée

PRÉPARER L'ASSEMBLÉE SOMMAIRE PRÉSENTATION DU DOSSIER LES PREMIERS PRÉPARATIFS LE RAPPORT DE GESTION AUTRES RAPPORTS PRÉPARATION DE L'ASSEMBLÉE ET INFORMATION DES ACTIONNAIRES TENUE DE L'ASSEMBLÉE CONSULTER LE SOMMAIRE DU FH 3394 DOSSIERSFEUILLET HEBDO - FH 3394 DU 14/04/2011 Date de parution: 14/04/2011 JURIDIQUE

Les premiers préparatifs Le conseil d'administration ou le directoire arrête les comptes 46 jours au moins avant la tenue de l'assemblée. Il fait le point sur les questions devant être débattues au cours de l'assemblée.

Les seuils en dessous desquels les sociétés peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes ont été modifiés à la hausse.

/ 4-3

L'information du président du conseil d'administration ou du directoire sur les conventions courantes est en voie de suppression.

/ 4-4 et 4-5

Les formalités essentielles Dans les 6 mois 4-1 Les dirigeants doivent réunir les actionnaires en assemblée générale ordinaire d'approbation des comptes au plus tard dans les 6 mois de la clôture de leur exercice (c. com. art. L. 225-100).

EN PRATIQUE

Pour les sociétés qui ont clôturé leurs comptes le 31 décembre 2010, l'assemblée d'approbation des comptes annuels, et consolidés s'il y a lieu, devra être réunie le 30 juin 2011 au plus tard. Les dirigeants qui ne peuvent pas respecter ce délai pour des motifs légitimes en demanderont, avant son expiration, au président du tribunal de commerce statuant sur requête, une prolongation.

Sanctions. À défaut de respecter ce délai, les dirigeants (le président et les administrateurs) sont passibles d'un emprisonnement de 6 mois et d'une amende de 9

art. L. 242-10

000 € (c. com. ). Ils s'exposent aussi à voir leur responsabilité mise en cause du fait du préjudice subi par les actionnaires en raison du retard apporté à la réunion en vue de l'approbation des comptes.

Un formalisme à respecter 4-2 À s'en tenir au calendrier légal, les dirigeants doivent respecter les formalités essentielles décrites dans le tableau figurant aux pages 79 à 83.

En pratique, certains assouplissements peuvent être envisagés lorsque les associés minoritaires font confiance à leurs dirigeants ; dans ce cas, on constate généralement : - l'absence de demande de réunion pour cette assemblée ou toute assemblée, de sorte que le seul délai à gérer est celui de la convocation.

Cet avis de réunion a pour objectif de demander l'inscription à l'ordre du jour de projets de résolution (voir § 7-6) ; - l'absence d'envoi de documents ou de formules de procuration ou de votes par correspondance.

Le formalisme sera, en revanche, accru en fonction de l'attitude des minoritaires. Ainsi, un ou plusieurs actionnaires représentant 5 % du capital peuvent demander l'inscription de points à l'ordre du jour ou de projets de résolution 25 jours avant l'assemblée et, par exemple, présenter une candidature spontanée pour un poste d'administrateur.

L'arrêté des comptes Par le conseil d'administration

46 jours avant l'assemblée 4-3 46 jours au moins avant la date de l'assemblée annuelle, soit un mois et un jour avant la convocation de l'AGO, le conseil d'administration établit l'inventaire des divers éléments d'actif et de passif social, arrête les comptes annuels de l'exercice 2010 qui seront soumis à l'approbation des actionnaires et rédige un rapport de gestion (voir § 5-1 et s.) ; ce conseil peut également décider la convocation de l'assemblée dont il fixe l'ordre du jour (voir § 7-4) ainsi que le texte des résolutions, mais rien ne l'impose. Les commissaires aux comptes doivent obligatoirement être convoqués à cette réunion ainsi que, le cas échéant, les représentants du comité d'entreprise.

Un second conseil se tenant au moins 16 jours avant la date de l'assemblée peut établir l'ordre du jour et convoquer les actionnaires par voie de lettre.

En présence d'un comité d'entreprise, celui-ci devra avoir été informé avant la date de l'assemblée pour pouvoir exercer son droit de dépôt d'un projet de résolution (voir § 7-7).

• Comptes consolidés. L'arrêté des comptes consolidés doit également faire l'objet d'une délibération de ce conseil constatée dans le procès-verbal (CNCC, bull.

1997, p. 290). Lorsque la réunion du conseil d'administration qui arrête les comptes consolidés est distincte de celle portant sur les comptes annuels, le commissaire aux comptes doit être convoqué aux deux réunions (CNCC, bull. septembre 2001, p. 468).

• Présentation simplifiée des comptes annuels. Voir paragraphe 5-12.

• Délégations en matière d'augmentation de capital.

Le conseil d'administration doit présenter à l'assemblée générale un rapport complémentaire sur les délégations en matière d'augmentation de capital s'il a été fait usage d'une délégation de compétence ou d'une délégation de pouvoirs à l'assemblée générale en matière d'augmentation de capital depuis la dernière

art. L. 225-129-5 ; voir § 6-3 ).

assemblée générale ordinaire (c. com.

Questions à débattre 4-4

Le conseil d'administration ou le directoire doit lister l'ensemble des questions devant être débattues au cours de l'assemblée ; à cet effet, le conseil fera le point sur les mandats des administrateurs ou des membres du conseil de surveillance (renouvellement, ratification de cooptation, révocation, nomination) et sur ceux des commissaires aux comptes. Par ailleurs, il pourra également faire le point sur les autorisations globales ou spéciales des garanties données par la société. Il inscrira généralement à l'ordre du jour la fixation des jetons de présence.

Le conseil d'administration a informé les commissaires aux comptes, dans le délai d'un mois à compter de la clôture de l'exercice, de l'éventuel poursuite au cours du dernier exercice de l'exécution de conventions et engagements conclus et autorisés au cours d'exercices antérieurs (c. com. art. R. 225-30 ; voir § 6-6 sur le contenu du rapport spécial des commissaires aux comptes).

• Conventions courantes en voie de suppression. La proposition de loi de simplification et d'amélioration de la qualité du droit, adoptée en seconde lecture par l'Assemblée nationale le 9 février 2011, supprime l'obligation dans les SA de communiquer au président du conseil d'administration ou de surveillance les conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales intervenant entre la société et l'une des personnes visées par la procédure des conventions réglementées, même significatives (c. com.

art. L. 225-39 et L.

225-87modifiés). Cette année, ces conventions conclues en 2010 devront être transmises au président comme les années précédentes. Se posera, pour l'approbation des comptes clôturés au 31 décembre 2011, la question de leur communication pour la période allant du 1er janvier 2011 à la date de promulgation de la loi précitée.

• Visioconférence ou télécommunication. Le recours à la visioconférence n'est pas autorisé pour le conseil qui arrête les comptes annuels et consolidés et qui établit

art. L. 225-37

le rapport de gestion (c. com. , al. 3).

• Information des actionnaires. Lorsque les personnes intéressées ne peuvent obtenir des dirigeants d'une société la communication de certains documents

art. L. 225-115, L. 225-116 et L. 225-117), elles peuvent

commerciaux (c. com.

demander au président du tribunal de commerce statuant en référé de les enjoindre, sous astreinte, de les communiquer, ou de désigner un mandataire chargé de procéder à cette communication (c. com.

art. L. 238-1). Mais la demande d'injonction ne peut porter sur les procès-verbaux du conseil d'administration (cass. com. 23 juin 2009, n° 0814117).

• Forfait social des administrateurs. Le conseil d'administration ou le directoire débattra sur le montant global des jetons de présence à soumettre au vote de l'assemblée générale. Depuis le 1er janvier 2010, les jetons de présence et les rémunérations exceptionnelles perçus par les administrateurs ou membres du conseil de surveillance en contrepartie de l'exercice de leur mandat sont soumis au forfait social

art. L. 137-15

au taux de 4 % (c. séc. soc. ; lettre-circ. ACOSS 2010-12 du 21 janvier 2010).

Rappelons que le taux du forfait social est passé de 2 % à 4 % depuis cette date.

Par le directoire 4-5 Dans la société anonyme à structure dualiste, le directoire arrête les comptes annuels et, s'il y a lieu, les comptes consolidés, lors d'une réunion à laquelle les commissaires aux comptes doivent obligatoirement être convoqués dans les mêmes conditions que les membres du directoire. Il le fait dans les trois mois de la clôture de l'exercice pour permettre au conseil de surveillance d'exercer dans ce délai ses pouvoirs de vérification et de contrôle (c. com. art. L. 225-68 et R. 225-55).

Le commissaire aux comptes est également convoqué à la réunion du conseil de surveillance. Le directoire peut délibérer par visioconférence mais pas le conseil de surveillance. À s'en tenir à une lecture stricte des textes (c. com. art. L. 225-68 et sur renvoi art. L. 225-100, al. 2 modifié), le rapport de gestion devrait être présenté au conseil de surveillance au plus tard à la fin du premier trimestre de l'exercice.

EN PRATIQUE Il suffit que le rapport de gestion soit communiqué en temps utile au conseil de surveillance pour qu'il soit en mesure de formuler ses propres observations à l'assemblée annuelle et donc éventuellement après la clôture du premier trimestre (ANSA septembrenovembre 2003, n° 3258) ; la même pratique devrait être suivie pour le rapport du groupe qui figure dans la liste des documents présentés à l'assemblée et visés par l'alinéa 2 de l'article L. 225-100 du code de commerce.

• Conventions courantes. À l'instar de ce qui se passe dans les SA à conseil d'administration, la proposition de loi de simplification et d'amélioration de la qualité du droit prévoit la suppression de la communication au président du conseil de surveillance des conventions courantes. Mais le président du conseil de surveillance doit cette année encore communiquer, au plus tard au cours du conseil vérifiant et contrôlant les comptes de l'exercice écoulé, aux membres du conseil de surveillance et aux commissaires aux comptes la liste et l'objet des conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales dès lors qu'elles sont significatives (c. com.

art. R. 225-59) ; seules échappent à toute information et a fortiori à toute autorisation les conventions courantes conclues à des conditions normales qui, en raison de leur objet ou de leur implication, ne sont significatives pour aucune des parties (c. com.

art. L. 225-87 et R. 22559).

• Délégations en matière d'augmentation de capital.

Le directoire doit présenter à l'assemblée générale un rapport complémentaire sur les délégations en matière d'augmentation de capital (voir

§ 6-3).

La continuité de l'exploitation est-elle assurée ?

4-6 Les comptes sont arrêtés en supposant la continuité d'exploitation assurée.

Le respect de ce principe justifie notamment les méthodes d'évaluation appliquées. Lors de l'arrêté des comptes, il conviendra de s'assurer que les circonstances économiques actuelles ne remettent pas en cause la

continuité de l'activité de l'entreprise jusqu'au prochain arrêté comptable. Il sera prudent de vérifier, notamment, l'état de l'endettement réel et de son évolution ainsi que celui de la trésorerie afin de voir si celle-ci pourra couvrir cet endettement, les possibilités réelles de financement bancaire, l'état du carnet de commandes, etc. Sur l'annexe et ses simplifications, voir le paragraphe 5-12, rubrique « Présentation simplifiée de l'annexe ».

Les documents de gestion prévisionnelle 4-7 Dans les sociétés qui, à la date de clôture de l'exercice, ont réalisé un chiffre d'affaires net d'au moins 18 millions d'euros ou ont employé au moins 300 salariés, le conseil d'administration établit dans les 4 mois de la clôture de l'exercice (30 avril) : - le plan de financement prévisionnel de l'exercice 2011 ; - le compte de résultat prévisionnel de l'exercice 2011 ; - la situation de l'actif réalisable et disponible et du passif exigible du second semestre de l'exercice clos en 2010 ; - le tableau de financement de l'exercice clos en 2010.

Ces documents doivent être communiqués dans les 8 jours de leur établissement aux commissaires aux comptes et au comité d'entreprise (c. com. art. L. 232-2, R. 232-3 et R. 232-6).