RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU COMITÉ DES ŒUVRES SOCIALES DU PERSONNEL DE LA VILLE DE ST.QUENTIN ET DES COLLECTIVITÉS AFFILIÉES DU LUNDI 14 NOVEMBRE 2011
PROCÈS VERBAL Les membres du Conseil d’Administration du Comité des Œuvres Sociales se sont réunis le lundi 14 novembre 2011 à 14h30 dans la salle René Baube au 2ème étage du Palais de Fervaques. Étaient présents : M. Patrick GRIS Mlle Sylvie CARPENTIER M. Jean-Marie PAYEN Mme Marianne VERPLANCKE-K M. Laurent PIPART Mme Gwénaëlle VILAIN Mme Monique BONON M. Michel DEAL Mme Georgette STRUVE M. Angélo MENDES M. Nicolas HUGET Mme Sylvaine GAGNEUR M. Yannick LAMBERT Mme Séverine SAUNIER
Président Trésorière Trésorier adjoint Secrétaire Secrétaire adjoint Archiviste Membre du conseil d’administration " " " " " " "
Absents excusés ayant donné un pouvoir : M. Dominique GAYRAUD, Vice-président du C.O.S. Absents excusés n’ayant pas donné de pouvoir : M. Serge CASIER, Mme Séverine IDÉE, M. Ludovic LAGRANGE, M. Gérard ERVET et M. Bruno BOCQUET (par courriels) Absents non excusés et donc sans pouvoir : Aucun. Membres consultatifs présents : M. Laurent GOFFART, représentant le Maire, le Président de la Communauté d’Agglomération et le Directeur Général des services des collectivités. Membres consultatifs excusés : Les représentants du C.C.A.S. et du S.I.A.D, M. PRÉVOST (BDFL) et la Fiduciaire DUSOL.
ORDRE DU JOUR
Approbation PV CA.
Bilans financiers 2011 provisoires.
Information CA subvention 2011.
Projet de budget 2012.
Confirmation désignation du commissaire aux comptes.
Activités loisirs : o Eurodisney Parade de Noël le dimanche 18 décembre 2011 o Possibilité 2ème séjour aux Baléares du mercredi 30 mai 2012 au mercredi 6 juin 2012 inclus.
Informations fêtes de fin d’année (Après-midi récréatif retraités, etc.)
La séance débute à 14h35 Le Président ouvre la séance, constate l’absence des élus CGT, comptabilise les présents et les pouvoirs afin de vérifier si le quorum est atteint, ce qui est le cas
Approbation PV CA du 13 mai 2011 : Le Président s’enquiert d’éventuelles remarques concernant ce procès-verbal et demande à un élu F.A FPT, voulant intervenir, de bien vouloir s’exprimer plus fort afin que les interventions puissent être enregistrées clairement, le matériel d’enregistrement étant quelque peu obsolète et donc peu sensible. Aucune observation n’étant formulée,
Le procès-verbal est adopté à l’unanimité Un élu F.A FPT souligne le retard pris dans l’envoi des convocations, reçues samedi 12 novembre, soit deux jours seulement avant le conseil, sachant que les chefs de service des administrateurs doivent être prévenus avant. Le Président acquiesce et en prend note afin que le nécessaire soit fait pour un envoi moins tardif.
La Trésorière note qu’il existe également un problème, même s’il est occasionnel, lié aux délais entre le dépôt des courriers et la réception, ce qu’elle peut parfois constater, notamment lors de l’envoi des Infos COS. Deux élus F.A FPT s’inquiètent de ne pas être destinataires des courriels émanant du C.O.S, et donc d’un procès-verbal envoyé, à titre d’information, aux administrateurs. Le Président indique que le procès-verbal dont il est fait mention est également remis aux administrateurs ce jour, et qu’ils ont jusqu’au prochain conseil d’administration pour l’étudier et formuler leurs observations, et que le nécessaire sera mis en œuvre pour mettre à jour les adresses emails, pour autant qu’elles existent et soient accessibles pour le C.O.S.
Bilans financiers 2011 provisoires : La Trésorière rappelle que les budgets prévisionnels et réalisés pour 2011, en produits et en charges, ont été transmis aux membres du conseil et détaille ledit document, à savoir : PRODUITS Réalisé du 1 janvier au 30 septembre 2011 Prévision au 31 décembre 2011 425 396.29 € 183 374 € TOTALITÉ PRODUITS RÉALISÉ ET PRÉVISION : 608 770.29 € er
CHARGES Réalisé du 1er janvier au 30 septembre 2011 Prévision au 31 décembre 2011 356 866.05 € 257 419.10 € TOTALITÉ CHARGES RÉALISÉ ET PRÉVISION : 614 285.15 € Si les prévisions sont justes, le budget sera donc déficitaire de 5 514.86 € La Trésorière continue d’énoncer les résultats de différents postes. Un élu F.A FPT intervient pour demander des renseignements complémentaires concernant la mutuelle retraités qui aurait diminuée de 5 195.41 € par rapport à la somme initialement budgétée. La Trésorière explique que pour ce poste, elle effectue l’opération suivante : 4 (trimestres) x nombre de retraités x 53.85 € (participation C.O.S) qui lui donne son estimation annuelle, qu’elle a très légèrement revue à la hausse pour 2012 et qu’il faut également tenir compte des décès survenant dans l’année. Un élu F.A FPT insiste sur la différence de 11 000 €, toujours pour la mutuelle retraités, entre 2011 à 2012. La Trésorière explique pour le prévisionnel 2012, elle s’en est tenu à sa formule de base, en l’occurrence, 4 trimestres de 53.85 € pour un total de 878 retraités.
Un élu F.A FPT intervient concernant l’augmentation de la somme allouée au poste « chèques vacances », soit 2 800 €. La Trésorière confirme, tout en rappelant que cette augmentation, minime, n’est qu’une prévision et qu’il est difficile de prévoir combien de chéquiers vacances vont être attribués pour 2012. Le Président, qui en gère la comptabilité, approuve cette augmentation estimée à une trentaine de chéquiers tous les ans et précise qu’il est préférable de se préserver une marge de sécurité. Un élu F.A FPT sollicite la Trésorière quant à la différence, pour le « Noel des adhérents », entre le budgété 2011, 17 000 € et le prévisionnel 2012 qui est lui de 19 000 €, afin de savoir si cet écart est dû à une augmentation de la valeur du bon d’achat ou du nombre d’ayants droit. La Trésorière justifie ladite différence par le nombre plus important de bénéficiaires de ce bon. Un élu F.A FPT demande quelle serait l’augmentation de ce poste si la valeur de ce bon était réévaluée à 25 € (soit 5 € supplémentaires). La Trésorière répond que cette augmentation serait chiffrée à plus de 4 000 € pour 800 adhérents bénéficiaires. Un élu F.A FPT fait remarquer que cette réévaluation est attendue par de nombreux adhérents. Le Président explique que ce sujet a été abordé et débattu par les membres du bureau. Un élu F.A FPT demande combien d’adhérents bénéficiaires sont concernés. Le Président et la Trésorière répondent que cette mesure s’applique à près de 900 adhérents, y compris les agents de l’Office de Tourisme et les contrats de droit privé (qui auparavant n’en bénéficiaient pas) La Trésorière rappelle que, pour cette année, outre cette prestation noël adhérent, 1084 jouets ont été commandés et qu’une centaine de bons « jouéclub » vont être établis, notamment pour les retardataires, bien souvent les mêmes d’année en année, pour les nouveaux adhérents et à l’occasion des naissances. Un élu F.A FPT s’interroge sur les raisons de l’augmentation, pour le poste « fournitures administratives », de 2 000 € par rapport au budgété 2011. La Trésorière explique qu’elle a demandé à la comptable, pour les élections, de créer un code analytique pour les frais de fonctionnement inhérents à ces élections. De fait, 1820.37 € ont été utilisés pour le seul petit matériel tels que les enveloppes et étiquettes. Il faut ajouter les frais de maintenance du photocopieur utilisé pour les propagandes des différents syndicats ayant présenté des listes, soit 6 785 € (format A3 recto verso couleur)
Les frais LAROCHE « sandwicheries » pour les bureaux de vote : 889.65 €. Les frais d’ouverture de la boite postale spécifique aux élections : 34.68 €. Après renseignement pris auprès du service logistique, eu égard au nombre d’envois postaux, la somme due au 30 septembre s’élève à 9009.17 €. Mais, sont inclus dans cette somme, 3 274.74 € de frais d’affranchissements occasionnés par les élections. Frais justifiés par deux envois, l’un pour la propagande, l’autre pour la carte et les modalités de vote. Les frais d’élections sont pour l’instant chiffrés à 11 378.75 € auxquels il faudra rajouter les 3 274.74 € pour l’affranchissement qui seront à régler au mois d’avril. Un élu F.A FPT s’étonne que les frais de téléphone fassent l’objet d’un remboursement aux collectivités. La Trésorière indique que c’est effectivement le cas, et que la somme due, l’an dernier, était de 638.78 €. Un élu F.A FPT demande à la Trésorière, sachant combien il y’avait d’envois, la raison pour laquelle ces frais n’ont pas été budgétés en début d’année. La Trésorière répond qu’elle ne pouvait prévoir le nombre, limité bien souvent à un envoi. Un élu F.A FPT demande si les frais d’affranchissements seront moins importants. La Trésorière indique qu’elle a revu ses prévisions et explique que c’est surtout l’envoi des notes Info COS qui grèvent ce budget. Le Président intervient pour expliquer qu’il serait souhaitable, même si un essai s’était avéré être un échec il y’a deux ans, de procéder à un envoi de ces notes tous les deux mois. À cet effet, un planning de toutes les activités 2012 qui pouvaient être planifiées a été établi avec un calendrier d’actions à entreprendre trois mois avant, afin d’être en mesure de prévenir les adhérents quasiment deux mois avant ces activités. Cette méthodologie ne peut évidemment pas s’appliquer aux événements ponctuels tels les galas de boxe et cirques, par exemple, puisque le C.O.S n’est prévenu qu’une quinzaine de jours avant. Un élu F.A FPT approuve, indiquant que cette solution s’avère nécessaire. La Trésorière rappelle qu’en 2009, année du précédent essai, les frais d’affranchissement s’élevaient à 6 369 €, mais que l’année dernière, ayant souvent dû travailler dans l’urgence, des envois ont été effectués presque tous les mois. Un élu F.A FPT remarque qu’il subsiste un poste « frais de justice » pour le prévisionnel 2012, budgété à 3 000 €. La Trésorière justifie cette ligne budgétaire comme étant une précaution qui s’avère malheureusement désormais nécessaire, eu égard aux évènements antérieurs, mais confirme qu’il n’y a aucun frais engagé en justice à ce jour.
Un élu F.A FPT constate que la prime d’assurance a augmenté de 15 % et demande si cette prime concerne le local ou le véhicule, et s’il s’agit d’un malus. La Trésorière répond qu’il s’agit du véhicule et qu’il y’a effectivement eu un malus. Un élu F.A FPT demande si le véhicule est assuré au tiers ou multi risques. La Trésorière répond qu’il est assuré multi risques. Un élu F.A FPT demande l’âge dudit véhicule et s’interroge quant à savoir s’il est nécessaire de le laisser assuré ainsi. La Trésorière rappelle que ce véhicule a été acquis il y’a six ans puisqu’il a été amorti l’an dernier et estime qu’il est certainement préférable de le laisser ainsi assuré en cas de sinistre nonresponsable. Le Président propose de faire une étude tarifaire. Un élu F.A FPT estime que l’assurance doit être souscrite en fonction de l’utilisation du véhicule, en l’occurrence, uniquement pour le C.O.S et/ou pour un usage également personnel. Un élu F.A FPT fait observer une augmentation de 153 € pour le poste « voyages et déplacements ». La Trésorière rappelle que cette augmentation est liée à celle du prix du gazole. Un élu F.A FPT constate une augmentation, concernant le poste « dons-publicités-divers » de 400 €. La Trésorière explique que désormais elle y inclut les frais de banque liés à l’envoi des virements mutuelle. Un élu F.A FPT signale une erreur dans un calcul pour les prévisions de loisirs. La Trésorière, qui s’en est aperçue, répond que l’erreur a été corrigée. Le Président soumet ces budgets 2011 aux votes des membres du conseil d’administration :
POUR : 10 Ces projets sont adoptés à la majorité.
CONTRE : 5
Information CA subvention 2011 : Le Président informe le conseil d’administration qu’une demande de subvention complémentaire de 6 000 € a été formulée auprès des collectivités. La Trésorière explique que cette demande a été édictée par le déficit, mentionné lors des débats sur les budgets, de 5 514.86 €. Le Président rappelle que le comité est en attente de la réponse. M. Laurent GOFFART, représentant le Maire, le Président de la Communauté d’Agglomération et le Directeur Général des services des collectivités confirme que cette demande est toujours à l’étude. Le Président propose de passer au point suivant, le projet de budget 2012. Un élu F.A FPT indique qu’il aimerait revenir sur cette demande de subvention complémentaire et demande confirmation qu’il s’agit, en grande partie, d’une augmentation des frais de fonctionnement. La Trésorière approuve, précisant que le budget a été grevé par les élections et les frais de justice. vote.
Un élu F.A FPT désire que cette demande de subvention complémentaire soit soumise au Le Président rappelle que la demande a déjà été faite, il faut maintenant attendre la réponse. Un élu F.A FPT exprime sa désapprobation eu égard à cette demande puisqu’il s’agit de couvrir des frais de justice. Le Président rappelle que ce n’est pas la raison principale, les frais de justice étant peu élevés par rapport aux frais d’élections et demande que ces frais soient détaillés. La Trésorière détaille ces deux postes : près de 14 000 € pour les élections et 4 316.10 € pour les frais de justice. Le Président estime que le déficit a pour origine toute la propagande des quatre listes en lice pour les élections du C.O.S, ce qui ne se faisait pas auparavant. La Trésorière indique que d’autres facteurs interviennent, telles les activités de loisirs qui avaient été budgétées à 37 000 € et qui ont eu un cout réel de plus de 39 000 €. Un élu F.A FPT fait observer que ça n’apparait pas dans les frais de fonctionnement. La Trésorière acquiesce, mais rappelle que cela intervient dans son résultat final. Un élu F.A FPT objecte que les activités de loisirs font partie intégrante du C.O.S, mais certainement pas, pour lui, les frais de justice.
Projet de budget 2012 : La Trésorière détaille le projet : Produits (subventions, cotisations, intérêts, commission d’appareil sur les boissons) : 615 428 € Charges : 615 428 € également. Le budget est donc équilibré. La Trésorière donne un certain nombre d’explications indications détaillées : Il y’a beaucoup moins, cette année, de prestations concernant les retraités, ce qui s’explique par le fait qu’il y’aura beaucoup moins de mise à la retraite qu’en 2011. Le total des loisirs est chiffré à 60 000 €, en hausse, puisque les subventions ont augmenté et qu’il y’a moins de prestations adhérents. hausse.
Le budget pour le poste « noël des enfants » a lui aussi été revu à la Les budgets « noël retraités » et « noël des adhérents » ont eux aussi augmenté, de 17 000 € à 19 000 €. Les frais de fonctionnement sont à peu près identiques et il subsiste une prévision budgétaire pour les frais de justice d’un montant de 3 000 €. Un élu F.A FPT demande s’il existe un appel d’offres pour le commissaire aux comptes. Un élu SUD lui rappelle qu’il s’agit d’un sujet abordé au point suivant de l’ordre du jour. Un élu F.A FPT interpelle la Trésorière afin de connaitre, puisque le gazole augmente, argument précédemment avancé, la raison pour laquelle le poste « voyages et déplacements » est identique d’une année à l’autre, et n’a donc pas lui aussi augmenté. La Trésorière répond qu’elle s’est efforcée de ne pas modifier ce budget afin de restreindre ces frais et donc d’essayer de s’astreindre à des économies. Un élu F.A FPT demande si les honoraires du commissaire aux comptes sont facturés normalement ou s’il s’agit d’un forfait. La Trésorière répond que cette une facturation normale. Un élu F.A FPT considère que la somme allouée pour le commissaire aux comptes et l’expert comptable, en l’occurrence, 28 000 € est trop élevée. La Trésorière objecte que ce sont les tarifs qui se pratiquent.
Le Président intervient pour indiquer, eu égard à son expérience en la matière en tant que Président dans une autre association, que ce sont effectivement les honoraires demandés habituellement. Un élu F.A FPT estime qu’il serait souhaitable de pouvoir comparer ces tarifs avec ceux pratiqués dans d’autres cabinets. La Trésorière pense que ces cabinets doivent disposer de barèmes que l’on peut consulter et qu’il est donc toujours possible de leur demander, même si personnellement elle émet des doutes, et rappelle qu’au niveau de la comptabilité, la billetterie mise en place depuis 2011 nécessite un surplus de travail considérable pour la comptable du comité. Un élu F.A FPT insiste pour que barèmes tarifaires soient demandés auprès d’autres cabinets comptables. Le Président propose de soumettre ce projet de budget 2012 au vote :
POUR : 10
CONTRE : 5
Le projet de budget 2012 est validé par la majorité du conseil. Confirmation désignation du commissaire aux comptes : Le Président donne la parole à l’élu F.A FPT qui souhaitait s’exprimer sur ce sujet. Un élu F.A FPT redemande donc s’il existe un appel d’offres pour le commissaire aux comptes. Le Président lui répond qu’il n’y a pas d’appel d’offres pour cette prestation et suggère de continuer à faire appel aux services de M. PRÉVOST, qui connait bien le domaine associatif en général et le fonctionnement du C.O.S en particulier. Un autre commissaire aux comptes devrait prendre ses repères, et donc perdre du temps qui serait facturé, car le fonctionnement du comité est assez complexe, et il n’est pas certain qu’il serait moins cher. Le mieux serait donc de confirmer M. PRÉVOST dans son rôle actuel de commissaire aux comptes. Un élu F.A FPT s’informe du nom du prédécesseur de M. PRÉVOST. Le Président et la Trésorière lui répondent qu’il s’agissait de M. LEMAITRE, que le cabinet BDFL intervient depuis une vingtaine d’années pour le C.O.S, et que M. PRÉVOST doit quant à lui officier depuis à peu près 8 ans. Un élu F.A FPT s’étonne que ce poste ne soit pas soumis à la concurrence via un appel d’offres puisqu’il s’agit d’une subvention publique (collectivités) qui est allouée au C.O.S. Le Président réitère sa réponse négative rappelant que le C.O.S dépend du régime des associations loi 1901.
La confirmation du cabinet BDFL, comme commissaire aux comptes fait l’objet d’un vote :
POUR : 10
CONTRE : 5
Cette désignation est adoptée à la majorité. Activités loisirs : La Trésorière communique les activités qui sont fort sollicitées par les adhérents : La parade de Noël : qui pourrait être prévue pour le dimanche 18 décembre 2011. Les prix seraient les suivants : 30 € Adultes et 20 € Enfants de 3 à 11 ans pour un bus, voire deux si besoin est (départ 7h00 et retour prévu vers 23h00) Possibilité d’un second séjour aux Baléares du 30 mai au 6 juin 2012 : 36 places disponibles auprès du prestataire « TOURISTRA », ce qui correspond au nombre d’adhérents placés sur une liste d’attente le jour même de l’ouverture des inscriptions pour le premier voyage. La Trésorière précise que le comité à la possibilité, en terme de budget, de satisfaire ces 36 adhérents et que le projet est réalisable. Le Président indique qu’il faut néanmoins recontacter ces personnes en attente afin de s’assurer qu’elles sont encore désireuses de participer à ce séjour. Un élu F.A FPT s’inquiète de cette limitation à 36 places. La Trésorière répond que ce n’est nullement le C.O.S qui refuserait des adhérents, mais que l’on est confronté à ce nombre restreint qui est imposé du fait d’un manque de disponibilité et que s’il était possible de faire plus, d’autres places seraient proposées aux adhérents non inscrits sur cette liste. Un élu F.A FPT demande la répartition des inscrits pour les actifs et les retraités. La Trésorière et un élu SUD répondent qu’il y’a plus d’actifs inscrits. (S’ensuit un débat inaudible concernant le nombre de places proposées et le coût de l’activité). Un élu F.A FPT s’enquiert du nombre d’accompagnateurs prévus. La Trésorière répond que les séjours ne sont toujours encadrés que par un seul accompagnateur. Un élu F.A FPT demande si ce sont bien deux gratuités qui sont attribuées. La Trésorière répond que ce n’est le cas que pour les séjours d’hiver, puisque le chauffeur du car accompagne et reste à disposition des adhérents.
Le Président propose que soit soumis au vote le second séjour aux Baléares :
POUR : 10
CONTRE : 5
Le second séjour aux Baléares est entériné par la majorité du conseil. Le Président s’adresse à un élu F.A FPT pour lui répondre que l’augmentation du bon cadeau « AUCHAN » est à étudier et que ladite étude peut être envisagée lors du prochain conseil d’administration.
Informations fêtes de fin d’année (après-midi récréatif, etc.) :
Le matériel d’enregistrement n’ayant pas été remis en fonction après le point précédemment abordé, la suite du présent PV sera établie d’après les notes à la disposition du secrétaire administratif. Le Président communique différentes dates prévues pour les activités de fin d’année : L’après-midi récréatif, le mardi 29 novembre. L’arbre-de-Noël le dimanche 4 décembre, la distribution des jouets étant programmée le jour même à partir de 15h ainsi que le lendemain, en journée continue, de 9h à 18h. La fermeture annuelle du C.O.S, le 16 décembre après la permanence à 17h, et la réouverture le mercredi 4 janvier 2012. Le Président rappelle que les adhérents doivent impérativement penser à prendre leurs chéquiers vacances avant cette date de fermeture. Le Président remercie les administrateurs et clôt les débats. La séance se termine à 15h45 Saint-Quentin, le 27 mars 2012
Le Président,
La Secrétaire,
P. GRIS
M. VERPLANCKE-KESSLER