REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU COMITE DES ŒUVRES SOCIALES DU PERSONNEL DE LA VILLE DE ST.QUENTIN ET DES COLLECTIVITES AFFILIEES DU LUNDI 31 MARS 2008.
PROCES VERBAL Les membres du Conseil d’Administration du Comité des Œuvres Sociales se sont réunis le lundi 31 mars 2008 à 14h dans la salle René Baube au 2ème étage du Palais de Fervaques. Etaient présents : M. Dominique GAYRAUD M. Patrick GRIS M. Alain WITTIER M. Laurent PIPART Melle Sylvie CARPENTIER M. Yvon BRIN Mme Viviane GAYRAUD Mme Séverine IDEE Mme Marianne VERPLANCKE M. Angélo MENDES M. Nicolas HUGET Mme Sylvaine GAGNEUR M. Christian STIER M. BOCQUET Bruno Mme STRUVE Georgette
Président Vice-président Secrétaire Secrétaire-adjoint Trésorière Membre du Conseil d’Administration " " " " " " " " "
Absents excusés ayant donné pouvoir : Mme Monique BONON - M. Jean-Marie PAYEN – Mme Christine FLAVIGNY – M. André CARDON – Mme Séverine IDEE Absent excusé : M. Michel DEAL Membre consultatif excusé : M. VELY, représentant le C.C.A.S. et le S.I.A.D. Membres consultatifs présents : M. Laurent GOFFART, représentant le Sénateur Maire et le Directeur Général des services de la Ville, Mme Mathilde DIART, représentant le Directeur Général de la Communauté d’Agglomération.
ORDRE DU JOUR
Approbation des procès verbaux Activités de loisirs Etat financier du comité
La séance est ouverte à 14h10
Le Président ouvre la séance et transmet les excuses pour absence des représentants des collectivités C.C.A.S. et S.I.A.D. Il propose avant d’aborder l’ordre du jour de mettre à l’approbation le procès verbal de la réunion du Conseil d’Administration du 26 octobre 2007. Aucune observation n’étant formulée, le procès verbal est adopté à l’unanimité. Le Président commence la réunion en présentant le but du Conseil d’Administration qui est le redémarrage de l’année 2008. Sur la note qui a été distribuée, des activités ont été planifiées par le bureau du COS, le Vice Président va expliquer les orientations prises, donc on est plutôt dans le cadre d’une information, mais rien n’empêche que l’on débatte sur les activités des mois à venir ; sachant que l’actualité est l’assemblée générale, les bilans financiers et à travers tout cela les possibilités d’assumer un certain nombre d’activités. Le Vice Président rappelle la parution de la note infos COS tous les deux mois, ce qui implique la prévision des activités longtemps à l’avance pour tenir compte des délais d’inscription et de signature des contrats avec les divers organismes.
LES ACTIVITES DE LOISIRS :
Les Fêtes du Bouffon : Le Tatoo au même tarif que l’année dernière : Gradins de face : 9 € Gradins de côté : 6 € La réservation est ouverte à compter du 21 avril 2008.
Pêche à la truite à Vendeuil : la date du 14 juin 2008 est confirmée, les prix ont été majorés suite à l’augmentation du coût de location de l’étang et des poissons : Coût de la journée : 10€ adhérent 16 € non adhérent (limité à 2 p/adhérent) La réservation débute le 28 mai 2008
Le cirque Maximum : a fait une proposition de billeterie au COS au même tarif que l’an dernier : Loge : 15 € Chaise : 10 € Première : 5 € Séances du 8 au 13 avril 2008 (v/ détail sur note ci-jointe) Réservation à compter du 31 mars 2008
Les Grottes de Han : sortie le 22 mai 2008 pour les retraités et autres – visite des grottes et autres visites facultatives pour laisser le libre choix aux adhérents en fonction du coût, détail sur note ci-jointe. Le prix comprend le voyage en car et la visite des grottes : Adhérents : 17 € (adultes) 15 € (enfants – 12 ans) Réservation à partir du 9 avril 2008
Billets Cinéquai : C’est une activité que l’on doit mieux gérer, les adhérents prennent des places toutes les semaines et même plusieurs fois par semaine, c’est 8, 10, 15 places …. On s’est trouvé complètement débordé. Pour deux mois nous avons vendu 4500 places de cinéma à 5.50 €, c'est l’équivalent d’une année. Il faut absolument changer le principe parce que la ligne budgétaire explose alors que l’on est censé faire des efforts, suite à l’engagement pris avec l’administration au moment de l’attribution de la subvention exceptionnelle. Le prix facturé par Cinéquai est de 6.30 € soit 6.10 € + 0.20 € de droit. Le COS a 2300 adhérents, il faut aussi limiter le nombre de tickets distribués par adhérent. Un élu F.A. intervient, cette augmentation pénalise tout le monde, c’est dommage. Le Président répond qu’il faut parler de situation financière. Un système informatique a été mis en place pour contrôler la distribution d’un seul carnet de chèques vacances par adhérent et par année ce qui engendre un gros travail. En ce qui concerne les billets de cinéma le contrôle par un fichier demande un travail énorme et prend beaucoup trop de temps pendant la permanence. La billetterie Cinéquai a généré un coût de 4300 € pour l’année 2007 et nous en sommes à 5 337 € au mois de mars 2008, ça veut dire que nous avons déjà dépassé le budget de l’année dernière et qu’il est urgent de prendre des mesures de rétorsion mais qui ne sont quand même pas dramatiques. Le tarif de 6.10 € reste un tarif préférentiel, comparé au tarif de 8.50 € pour les billets pris au guichet Cinéquai. L’année 2008 est une année importante pour le devenir du COS en matière financière. Il souligne qu’une subvention exceptionnelle de 50 000 € a été versée pour équilibrer 2007. Un élu F.A. demande que l’on reste au tarif de 5.50 € mais de limiter le nombre de billets par personne. Le Président précise qu’à cette date on ne connaît pas encore la totalité des dépenses et propose une participation du COS de 0.20 € soit : Prix de vente à l’adhérent : 6.10 € Prix facturé par Cinéquai : 6.30 € (6.10 + 0.20 taxes) et d’autoriser deux places par personne/par mois.
A chaque permanence, une fiche de comptabilité est établie et elle permettra de vérifier mensuellement, combien de fois l’adhérent a retiré des billets. Un élu F.A. propose de faire un suivi avec un nombre de places attribuées à l’année selon la situation de l’adhérent pour éviter une dérive. Le Président répond qu’il est impératif vu la situation de mettre en place une mesure de restriction. C’est une mesure de gestion pour préserver le budget 2008. Un élu CGT rappelle la difficulté de gestion notamment pour la distribution pendant les permanences : plus de temps pour contrôler sur un fichier, le travail administratif de mise à jour dudit fichier, la comptabilité pour le pointage du stock. Les billets ne peuvent pas être distribués à l’année parce qu’ils ont une durée de validité Un élu F.A. demande si le COS ne pourrait pas éditer les billets. Le Président informe que cette formule existe pour le Noël des enfants et la journée de la femme, mais que Cinéquai fait partie d’un groupe avec des règles très strictes. Cette formule ne sera autorisée que pour l’invitation gratuite de la journée de la femme pour plus de facilité comptable. Un élu F.A. propose que dans un premier temps on réduise l’augmentation de moitié Le Président déclare qu’à l’heure d’aujourd’hui, on ne maîtrise pas le budget global pour 2008, le cinéma ne peut pas pénaliser d’autres activités et le fonctionnement général du COS. Dans l’immédiat tant que nous n’avons pas de lisibilité de nos budgets, nous ne pouvons pas prendre de mesures d’amélioration sur les places cinéma. Par contre si dans les mois qui viennent après une construction sérieuse de nos budgets, un débat sérieux à l’intérieur de notre conseil d’administration et des négociations avec les collectivités sur nos subventions peut être pourrons nous, en cours d’année, apporter une amélioration ; mais aujourd’hui financièrement parlant on ne peut pas aller au petit bonheur la chance, je tiens à vous dire que nous avons eu une rencontre avec M. BARRE sur la question financière, pour l’instant on ne sait pas comment le budget du COS va être construit définitivement. Il faut savoir que nous n’avons pas forcément toutes les informations officielles et définitives, notamment pour les départs en retraite. Cette année on connaît le montant des subventions mais nous n’avons pas tous les éléments nécessaires pour faire le budget. Prochainement il y aura un conseil d’administration pour débattre de la question budgétaire. Quand nous aurons tous les éléments crédibles et sérieux pour faire un budget en équilibre. Sur la question du cinéma nous ne pouvons pas pénaliser d’autres activités sociales vis-à-vis des adhérents, sachant que pour le cinéma si on faisait une enquête ce n’est pas une majorité ni la totalité des adhérents qui profitent des places de cinéma cela représente peut être 20% des adhérents. Ces 20% ne peuvent pas pénaliser 80% . Après le débat que l’on vient d’avoir je souhaite qu’il y ait un vote et je demande au Conseil d’administration de se prononcer pour valider le tarif qui vient d’être mis en place à 6.10€ d’une façon provisoire et dans l’attente de plus de clarté et de lisibilité du budget pour envisager éventuellement d’autres mesures sociales si le besoin s’en fait sentir. Un élu CGT, il faut être conscient que la réduction est de 2.40 € pour une place de cinéma, ce n’est pas rien, c’est pareil pour les chèques vacances, certains se vantent de prendre les chèques vacances de leurs collègues, il faut prendre des mesures de contrôle et serrer les boulons.
Le Président affirme que de toute façon laisser couler le cinéma en l’état actuel, c’est automatiquement devoir restreindre d’autres activités. A un moment donné, le conseil d’administration est là pour prendre des décisions de gestion Je demande que le conseil d’administration se prononce pour valider le tarif à 6.10 € en l’attente d’une évolution meilleure si nos budgets le permettent. Décision adoptée avec 16 voix pour et 3 voix d’abstention
LA NOTE INFOS DU COS :
Encart pour rappeler la parution de la note tous les deux mois. Le Président rappelle l’objectif de faire des économies sur les frais postaux.
Communication de l’adresse du Site Internet du COS : Le Président présente ce site qui permet de suivre la vie du COS et c’est aussi un outil donné pour les retraités
Augmentation du prix de la bouteille de champagne : 13 € - Prix coûtant
Rappel de la journée détente au Parc Astérix du 12 avril 2008, des places sont encore disponibles
Journée de la femme – prolongation jusqu’au 31 mars 2008 pour retirer les billets de cinéma du fait de la rupture de stock
Partenariat avec le Crédit Mutuel : Informations sur une offre de crédit personnel. Le Président précise que le COS s’est engagé, vis-à-vis des annonceurs publicitaires de l’agenda du COS, de diffuser des informations. Le Crédit Mutuel a fourni des K.way à l’équipe de football et propose des conditions avantageuses aux adhérents. Dans le cadre d’un partenariat avec le C.O.S. les adhérents sont exonérés des frais d’ouverture de dossier. A chacun de déterminer si l’offre est intéressante ou pas, on est dans le cadre d’une offre commerciale et d’un partenariat ; sachant comme je l’ai déjà précisé, il n’est pas question d’étendre ce partenariat avec l’ensemble des banques et de déroger du cadre précis. Le COS est avant tout une association de la loi 1901 et ne veut pas entrer dans un cadre mercantile, ni financier comme cela a été le cas à un moment donné. C’est très restrictif et sous ma responsabilité ce n’est pas quelque chose qui prendra de l’ampleur.
ETAT FINANCIER DU COS : Le Président demande à la Trésorière de faire le point sur la situation financière. La Trésorière informe que le bilan 2007 ne peut pas être clôturé du fait que toutes les factures de la Ville pour les dépenses indirectes (loyer, téléphone, fournitures, heures de décharge ….) ne sont pas transmises.
Il faut savoir que les tickets de cinéma engendrent une charge de travail supplémentaire pendant les permanences, mais aussi pour le contrôle du stock, d’écritures comptables et cela demande beaucoup de temps donc plus de présence. Tout cela augmente les frais de fonctionnement. Le Président rappelle que ceux qui tiennent les permanences sont pour la plupart des bénévoles. Un élu CGT tient régulièrement les permanences sur son temps de repos, il est bien là dans un cadre de bénévole. La Trésorière fait connaître qu’elle n’est pas en possession de tous les éléments pour établir un budget 2008. A ce jour, les départs en retraite et les médailles pour 2008 ne sont pas encore communiqués. Le montant des subventions pour 2008 est de 537 790 € on constate une augmentation d’environ 25 000€ par rapport à la subvention initiale 2007 (voir tableau comparatif ci-joint) mais ces chiffres ne prennent pas en considération la subvention exceptionnelle accordée pour 2007. Le Président intervient pour préciser les éléments budgétaires connus, on peut supposer que l’exercice 2008 sera au même niveau minimal que 2007, ça voudrait dire que l’on part déjà sur un déficit de 25 000€ pour l’année 2008 ; d’où l’intervention de ce matin au cours d’une rencontre intersyndicale auprès de M. le Sénateur Maire à savoir qu’il faut engager très rapidement des discussions sur les moyens financiers qui seront donnés au COS pour garantir les acquis sociaux des adhérents. On ne peut pas dépenser l’argent que l’on n’a pas. Un élu CGT intervient, on attend du conseil d’administration d’un comité avec une étiquette syndicale, d’être force de propositions, les propositions nous les avons et elles viendront le moment venu, si certains entretiennent une polémique quant à cette situation nous nous expliquerons auprès des adhérents, mais cela me semble incroyable de s’abstenir. Nous avons des employeurs et Il faut avoir le courage de demander de l’argent à l’administration. Le Président déclare que l’assemblée générale va avoir lieu prochainement, que chaque adhérent va recevoir un bilan financier, chacun prendra ses responsabilités et l’on verra quelles solutions se dégagent pour la pérennité du COS. Il y a quand même des engagements qui ont été pris par l’Administration qui font que nous ne sommes pas forcément inquiets, cependant l’Administration nous demande de prendre des décisions. A un moment donné l’administration et les politiques devront eux aussi prendre leurs responsabilités et se prononcer par rapport aux subventions qu’ils voudront nous donner ; en tant que Président, j’assume pleinement les décisions qui ont été prises, et je peux vous dire que les mécontents sont ceux qui ont abusé. A l’assemblée générale, les adhérents s’exprimeront et nous nous expliquerons. Le COS ne se résume pas au cinéma, le COS c’est aussi diverses activités sociales et de loisirs. Il me semble que la majorité des adhérents est satisfaite de son comité. Je ne vais pas me figer sur le problème du cinéma, la décision qui a été prise aujourd’hui à la majorité est une décision sage, c’est une décision de gestionnaire, elle s’appliquera pour l’année 2008 et rien n’empêchera de mettre en place un autre système pour 2009. On en débattra lors d’un prochain conseil d’administration après l’assemblée générale et le vote du budget. On ne va pas bloquer l’activité du COS simplement sur le problème du cinéma. Gérer c’est prendre des mesures pour faire plaisir mais aussi quelquefois prendre des mesures de restrictions pour l’intérêt général de tous les adhérents.
Un élu F.A. fait la supposition d’un deuxième boom après les ch’tis, en tant qu’administrateur il faudra nécessairement renégocier le nombre de tickets distribués à chaque adhérent et peut être limiter à un ticket. Le Président précise qu’il est ordonnateur, il peut à un moment donné prendre la décision de ne plus vendre de tickets de cinéma afin de ne pas pénaliser le budget global du COS pour l’année 2008. Un élu CGT intervient pour rappeler que la place de cinéma à la caisse de Cinéquai est de 8.50 € ce qui fait une économie de 2.40 € pour l’adhérent ce qui n’est pas négligeable. Il tient aussi à préciser qu’au moment de prendre la décision il y a des abstentions, mais après il faut assumer et ne pas faire croire aux adhérents que l’on s’est abstenu pour un autre motif. Le Président informe que l’on va être amené à faire un conseil d’administration prochainement puisque l’assemblée générale va se préparer mais la date n’est pas fixée pour la raison suivante, le contrôle du commissaire aux comptes ne pourra se faire que lorsque les comptes seront arrêtés. Demain, le point sera fait avec la trésorière sur la situation de la trésorerie, parallèlement il y aura des dates lancées pour la commission de contrôle financier et dans la foulée un conseil d’administration sera fixé pour examiner la date d’une assemblée générale, l’ordre du jour… D’après le commissaire aux comptes il faut envisager l’assemblée générale fin mai ou début juin parce qu’il lui faut un mois pour exercer correctement son contrôle. Mais à l’heure actuelle l’expert comptable est dans l’incapacité de clôturer les comptes parce qu’il manque des informations comptables 2007. Conformément aux statuts, un autre conseil d’administration sera prévu pour approuver les bilans financiers.
La séance se termine à 15h30. Saint-Quentin, le 22 mai 2008
Le Président,
Le Secrétaire,
D. GAYRAUD
A. WITTIER