Business Travel Trends

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COSTES Y ROI

¿Cuanto cuesta gestionar una nota de gastos?

Antes de dejar de volar, piénselo dos veces Viajar en tiempos de crisis.

Sin viajes de empresa, no hay negocio ¿Cuánto ahorramos volando en Low-Cost?

Publicaciones 2011 en gebta.blogspot.com

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OBSERVATORIO

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INNOVA

Tendencias para el año nuevo ¿75% de las empresas europeas en falso? ¿Qué está pasando en las empresas?

Innovación y viajeros de negocios Community Travel Manager Redes sociales y viajes de empresa Tecnología en movimiento

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GESTIÓN

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VERDE

Políticas de viaje: empresas y viajeros ¿Herramientas divertidas en Business Travel? ¿Qué demandan las empresas cuando organizan eventos corporativos?

Nos gusta el verde Rentabilidad medioambiental en viajes de empresa Huella de carbono con matizaciones

Marcel Forms | Alicia Estrada BUSINESS TRAVEL TRENDS por GEBTA se encuentra bajo una Licencia Creative Commons AtribuciónNoComercial-Compartir Igual 3.0 Unported.

Costes y ROI

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¿Cuanto cuesta gestionar una nota de gastos?

Y la respuesta es: Gestionar una nota de viajes cuesta mucho dinero a las empresas.

Demasiado como para no gestionarlo de forma estratégica.

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n un contexto de reducción de gastos como el

que estamos viviendo, las empresas intentan optimizar cada euro. Desde los departamentos de compras se están imponiendo prácticas muy restrictivas con la cuenta de viajes de empresa y una fuerte presión sobre tarifas, negociaciones con proveedores, con agencias de viaje etc.

Los profesionales de la gestión de viajes de negocios seguimos sin embargo detectando áreas en las que existen oportunidades de ahorro, que a menudo son desestimadas u olvidadas por las empresas. Nos gustaría detenernos hoy, en el tema de la gestión de gastos de viajes y representación y lo hacemos al hilo de un estudio que recientemente llegó a nuestras manos, de Concur.com, un proveedor global de soluciones para este sector.

Según el estudio de referencia realizado en 2010 en USA, el itinerario completo para la gestión de gastos de viajes y representación cuesta a las empresas, una horquilla de precios que va desde 7,17 dólares por gestión

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de UNA nota de viajes, en el caso de organizaciones “ejemplares” hasta 41,12 dólares en las empresas que podríamos llamar “retardatarias” o con prácticas poco estratégicas en la política de viajes y la gestión de gastos vinculada a ésta, pasando por costes de 29,38 dólares en organizaciones con prácticas intermedias.

Resumiendo. De promedio, la gestión de una nota de gastos en viajes, tiene un coste de 25,89 dólares. ¡Mucha pasta! Aún cuando relativicemos el peso al trasladar las cifras del mercado americano a nuestra casa.

Respecto a los indicadores clave que se han tenido en cuenta a la hora de calificar a las empresas como ejemplares, intermedias o retardatarias, han sido básicamente:

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Nivel de conformidad del gasto con la política de viajes de la empresa.

Coste del tratamiento de una nota de gastos: costes ligados a contabilidad, a auditoría de gastos,

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a reporting, estudios, autorizaciones etc.

Respecto al primer punto, va siendo hora de que traduzcamos los incumplimientos de política a euros y que hagamos conocer las cifras a quiénes los provocan. ¿Cuánto supone para una empresa tener que procesar manualmente para sus informes, gastos que ciertos viajeros han realizado al margen de los acuerdos con proveedores habituales? ¿Cuánto supone regularizar notas de gastos que no aparecen en la conciliación que nos aporta la agencia de viajes y el medio de pago utilizado? por no hablar de descontrol de tarifas, proveedores desconocidos o incluso fraudes manifiestos.

En un estudio de la ACFE, el organismo americano que lidera la formación en políticas anti-fraude en las empresas, leíamos sobre las ci-

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Costes y ROI

fras millonarias que las compañías pierden por estos temas. El 19.5% de los fraudes que las empresas americanas sufrieron en 2006, llegó a través de notas de gastos de sus empleados, y lo hizo en forma de gastos ficticios o manifiesta elevación del gasto.

Sin querer en absoluto ser alarmistas, lo que estamos detectando y lo que le queremos transmitir, es la necesidad de ser estricto con las políticas de viajes y muy especialmente con su implantación. Los especialistas en viajes de negocios podemos ayudarle a poner en marcha actuaciones, protocolos y herramientas de control del gasto y notas de viaje, que le ayudarán a trabajar áreas de ahorro en su empresa. Trabajando juntos, ¡seguro! que las vamos a encontrar.

Hemos puesto el corazón en apoyar el arte y la cultura.

Patrocinamos los principales museos, fundaciones

y eventos culturales de nuestro país.

iberia.com

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Antes de dejar de volar, piénselo dos veces Build Trust, o el viaje para ganar crédito y confianza

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l crecimiento y la expansión de los negocios no puede entenderse sin los viajes, en la medida en la que éstos contribuyen a la captación de nuevo negocio, a la ampliación de los mercados para la distribución de productos, a reforzar los procesos de relación con nuevos partners y stakeholders (públicos clave), al conocimiento de la competencia, etc. Los viajes constituyen un aspecto consustancial en el desarrollo de las empresas.

El estudio realizado por GEBTA y presentado durante su Convención anual en 2010, viene a confirmar este aspecto. De forma muy resumida podemos establecer que el estudio de GEBTA pone de manifiesto dos hechos:

1. Las exportaciones españolas y los via-

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jes de negocio de las empresas españolas al extranjero, siguen patrones idénticos: cuando aumentan los viajes de empresa al exterior, crecen las exportaciones españolas (y lo hacen en proporciones muy similares) y cuando aquellos disminuyen, lo hacen también éstas.

2. El impacto por cada euro invertido en viajes de negocio al exterior de las empresas españolas, es de 118,9 € de media. Dicho en otras palabras, para obtener 1 millón de euros en exportación, deberemos invertir de media 8.000 euros en viajes de negocio. El cruce de los datos (exportaciones y cifras de los viajes de empresa) durante el período 2007/2010, no ofrece lugar a dudas, y además se confirma también cuando analizamos esos mismos datos por áreas geográficas o en los principales mercados.

Las tecnologías alternativas están llamadas a convivir con los viajes y a complementarse mutuamente. La mejor prueba de ello es que muchas de las empresas de gestión de

viajes de negocio (las mal llamadas agencias de viajes de negocio), ofrecen desde hace tiempo de soluciones de videoconferencia o incluso de telepresencia, para poder dar un servicio integral a sus clientes.

Pero los atributos de las reuniones presenciales y de las reuniones virtuales no son en absoluto los mismos. Diversos estudios demuestran que las primeras se asocian de modo mucho más directo e inmediato con la capacidad de generar crédito y confianza (“build trust”). Las segundas no (se suelen asociar en mayor medida con la divulgación de la información, presentación de datos, o incluso la urgencia).

La capacidad de generar crédito es clave en toda relación comercial y si el viaje y la reunión presencial contribuyen a ello, es aconsejable que las empresas no dejen vacíos que puedan ocupar sus competidores. ¿Es improbable que en estos momentos sus clientes sean visitados por su competencia? ¿Qué efectos tendrá a largo plazo una política competidora que optimice la relación

con su cliente?

Y es que estudios realizados en EE.UU. demuestran que el impacto del recorte en los viajes de empresa se traduce en un descenso de los beneficios del 12% el primer año, y que una vez reanudado el ritmo de gasto, se requieren entre 2 y 3 años para recuperar el nivel de beneficios inicial.

Estos mismos estudios revelan que el 25% de los actuales clientes y 28% de los ingresos se perdería a favor de empresas de la competencia, si se abandonaran las reuniones personales. Esta afirmación parece cobrar todavía más fuerza en momentos de incertidumbre y de elevados niveles de competencia, puesto que durante estas fases la “fidelidad” de los clientes tiende a ser más frágil. Así pues, el hecho de mantener unos niveles adecuados de relación con nuestros clientes, a través de reuniones presenciales, parece ser un aspecto clave para entender que exportación y viajes de empresa evolucionen siguiendo patrones idénticos.

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De hecho, las exportaciones españolas prácticamente no han visto modificada su cuota internacional, a diferencia de otras economías occidentales, en las que la reducción del volumen de viajes de negocio ha sido mucho mayor que en España.

A la vista de estos datos, pero a la vez de la necesidad de las empresas de optimizar costes, la pregunta que deben plantearse las empresas es ¿cuándo puede prescindirse de un viaje o reunión presencial? A tenor de diversos estudios realizados en esta materia, cabría afirmar de modo genérico, que las reuniones presenciales son indispensables en:

1. Procesos en los que la empresa tenga

por objeto la creación de lazos y relaciones, 2. En todos los momentos en los que la empresa tenga previsto iniciar algún tipo de cambio relevante (de procesos, productos, …) o, 3. En los escenarios en los que quiera trasladar un “entorno emocional positivo”,

para propiciar colaboraciones o promover procesos de innovación o de mejora, por ejemplo.

Esto es aplicable tanto a escenarios de captación de clientes, como de mantenimiento del negocio, aspecto que las empresas deben cuidar de modo especial en momentos como el actual. Igualmente, los supuestos descritos deben considerarse a efectos internos de las organizaciones, dado que no siempre resulta aconsejable substituir las reuniones internas presenciales, por formatos tecnológicos.

Todo ello confiere a las reuniones presenciales y a los viajes de negocio un papel destacado, tanto desde el punto de vista de la empresa, como de la economía globalmente considerada: 1. Hoy día nadie pone en cuestión que la exportación es uno de los motores indiscutibles de la economía española. El 56% de las ventas del IBEX 35, por ejemplo, proviene del exterior; compañías como GAMESA venden el 100% de sus aerogeneradores fuera de España. Además, tal y como indica muy acertadamente el estudio ICEX-AFI (“INTERNACIO-

NALIZACIÓN, EMPLEO Y MODERNIZACIÓN DE LA ECONOMÍA ESPAÑOLA”), las empresas que salen al exterior crean más empleo estable y mejor cualificado. Por cada millón de euros de PIB exportable corresponden 26 trabajadores.

2. El viaje de negocios internacional es una herramienta estratégica (cabe asimilarlo al concepto CAPEX, en el sentido de que constituye una inversión sin la que la compañía deja de poder operar y no un mero gasto reducido a la compra de billetaje, por ejemplo). Si las exportaciones son el motor, el viaje de negocio es la gasolina. Como tal, las compañías debieran alinear su política de viajes a la estrategia corporativa (mercados potenciales, clientes, etc.), en lugar de analizar aisladamente los viajes como una partida de gasto más.

La confianza y el crédito entre las personas y organizaciones, son fundamentales en las relaciones empresariales y exigen que seamos muy cautos a la hora de eliminar escenarios de relación personal, porque ello puede afectar directamente a nuestro negocio.

Antes de dejar de viajar, piénselo dos veces. www.gebta.es

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Viajar en tiempos de crisis Diez recomendaciones para directivos de empresas

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El viaje no es el problema, sino que puede ser la solución al desarrollo de la actividad empresarial, en particular en escenarios de recesión de los mercados domésticos.

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La cuenta de viajes de empresa se divide en costes internos y externos. Los primeros son los que se derivan de la retribución de la agencia de viajes, y suponen de media el 5% sobre el total. Los costes externos son los costes vinculados con los servicios y representan de media el 95% restante. Un ahorro del 15% en el coste de los servicios equivale a 6’5 veces un ahorro del 50% en el coste de la agencia. No se deje engañar por el fee más bajo, empléese a fondo en controlar el coste de los servicios, exija informes y mida los resultados.

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Una buena política de viajes pueden ahorrarle de media un 20% en el coste de los servicios,

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como consecuencia de la aplicación de buenas prácticas, gestión eficiente de proveedores y canales de reserva, entre otros. Si no ha puesto al día su política de viajes, es momento de actualizarla.

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Si ya dispone de una política de viajes adecuada, concéntrese en mejorar su grado de cumplimiento y las áreas de aplicación de la misma. Un buen nivel de cumplimiento de la política de viajes suele representar el 50% del éxito en el ahorro de la cuenta de viajes.

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Los viajes de negocios implican gestiones de tipo administrativo. Reduzca los costes indirectos derivados de estas gestiones, eliminando las ineficiencias administrativas y automatizando al máximo los procesos. Una gestión más eficiente puede ahorrarle más del 50% de los costes indirectos.

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Costes y ROI

Costes y ROI

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Los billetes aéreos son el mayor capítulo del gasto en la partida de viajes. No se deje confundir por el fee más bajo, analice los precios medios en cada ruta y utilice sistemas y soluciones, como las herramientas de autorreserva, que le permitan combinar segmentos de distintas compañías. Combinar segmentos ofrece mejores resultados de media en más del 56% de los casos.

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Después del gasto en billetes de avión, los gastos en hoteles son la partida más importante en la cuenta de viajes de las empresas. No infravalore los ahorros que puede alcanzar optimizando la gestión de la partida hotelera y considere todas las variables del gasto. Puede alcanzar ahorros superiores al 20%.

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Los viajes y desplazamientos implican una elevada inversión en horas. En viajes de muy larga duración, el viajero puede acusar los efectos del

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viaje incluso hasta fechas posteriores al mismo. Procure asegurar que sus empleados viajan seguros y que son productivos durante el máximo tiempo posible, adaptando las condiciones del viaje a cada circunstancia. Le saldrá a cuenta.

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El viaje de negocios es una inversión. Maximice la cuenta y analice la contribución de los viajes a la facturación y beneficios de su empresa (ROI), antes de aplicar recortes.

Por cada euro invertido en viajes puede obtener de media 12’5 euros en facturación y 3’8 euros en beneficios. Además, cada euro invertido en viajes de negocios equivale a más de 118 euros de media en ingresos por exportación.

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Los viajes de empresa constituyen una parte crítica de su negocio. No deje la gestión de sus viajes corporativos en manos de cualquiera. Trabaje con verdaderos especialistas.

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A Sin viajes de empresa, no hay negocio

merican Express Barceló Viajes, uno de los socios de GEBTA viene realizando desde el año 2009 un estudio en el mercado americano, que perfectamente puede extrapolarse a nuestro mercado doméstico, sobre la relación entre viajes de negocios y crecimiento de las empresas. El estudio presentado el pasado marzo, sigue incidiendo en la vinculación positiva entre ambos elementos.

“Medir el ROI”, ¿cuántas veces hemos oído esta frase en los últimos meses?

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Dedicar un 4% más, a viajes de empresa, lo que equivale a invertir estratégicamente 70 dólares extras por colaborador, puede generar un rendimiento promedio en la cuenta de resultados de las compañías, de 20 dólares por cada dólar invertido. ¡Interesante!

El estudio, basado en un modelo econométrico realizado en colaboración con Vantage Strategies LLC identifica las claves que permiten a las empresas valorar y optimizar el ROI de la inversión en viajes corporativos.

La definición anual de la cuenta de viajes de empresa se conceptualiza técnicamente con parámetros como el tamaño de la empresa; su presencia nacional, internacional, mundial etc.; su sector de actividad; la distancia que separa a la empresa de sus proveedores y de sus

principales mercados; la cultura corporativa; el uso de tecnologías en la empresa; la madurez y eficacia de la compañía en la gestión de gastos de viaje, etc.

Así pues, la inversión en viajes corporativos dinamiza los negocios de las empresas. Los viajes corporativos tienen un valor estratégico para las empresas y por extensión para la economía.

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¿Cuánto ahorramos volando en Low-Cost?

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i para un viajero español utilizar LCC’s en lugar de aerolíneas de red puede suponer economías de hasta el 24%, para un alemán los ahorros pueden llegar hasta el 39%. También es cierto que Lufthansa y British se sitúan como media en los tramos más altos de tarifas, por lo que las diferencias de precios entre usuarios LCC’s y de compañías tradicionales se extreman en estos países.

Estos son algunos de los resultados del Índex de Vuelos Europeos realizado por el comparador de precios kelkoo.

El estudio contiene un buen número de datos para la reflexión que podemos revisar conjuntamente.

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Como siempre indicamos, en políticas de viaje, cuanto antes se hace una reserva, más ahorros se consiguen. Sin embargo para obtener diferencias sustanciales entre una tarifa de una LCC y una compañía de red, es necesario reservar con tanto tiempo de adelanto que difícilmente un viajero de negocios puede optimizar tales ahorros. Reservando con 8 semanas de antelación un billete con una LCC, un viajero en España conseguiría ahorros, respecto a la misma reserva con una compañía tradicional, del 21%. Difícil hacer estas previsiones en viajes corporativos. Desgraciadamente el estudio no contempla reservas realizadas con menos tiempo. ¿En las distancias cortas, se igualan las tarifas entre LCC’s y aerolíneas de red?

Un resumen del estudio, así como las características de los datos analizados se pueden descargar en este enlace: http://presse.kelkoo.fr/lowcost.html

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Los suplementos (por maletas, elección asiento, embarque prioritario…) representan más de la tercera parte del precio final de un billete de una compañía de bajo coste, exactamente el 37%. Los viajeros italianos son los que más pagan por estos conceptos: hasta el 45% del precio final del billete. España es el país en que menos peso tienen los suplementos en los billetes de las LCC’s, el 32%, que no es poco.

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Los suplementos facturados por las compañías de red suponen un promedio del 4% del precio del billete, así que comparar precios de LCC sin tener en cuenta los suplementos, con precios de aerolíneas de red, nos puede llevar a falsas diferencias que pueden alcanzar hasta un 56%.

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Ryan Air es la compañía que añade más suplementos a las tarifas base, repercutiendo sobre ésta, hasta en un 40%.

Sus precios finales sin embargo siguen siendo muy competitivos.

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Los ahorros conseguidos usando LCC’s en lugar de aerolíneas de red son mayores en vuelos internacionales (-41%) que domésticos (-20%).

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Observatorio

Tendencias para el año nuevo ¿Cuáles son los pronósticos para el sector de viajes de empresa de cara al próximo año?

-Mantengamos un tono moderado-. Esto es al menos lo que nos dice el Barómetro de American Express, presentado apenas hace un mes en París.

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on una previsión de crecimiento del PIB para la zona Euro del 1% y un clima económico de cierta incertidumbre, la progresión del mercado de negocios se visualiza con cierto optimismo. Las previsiones apuntan a que los presupuestos de las organizaciones en viajes de empresa en 2011 se cerrarán con un crecimiento respecto a 2010, de casi el 3%, cifra que será más contenida en 2012, suponiendo un aumento respecto a 2010 en torno al 1,5%.

En este contexto se dibujan cuatro tendencias clave en el sector de viajes de negocios para el 2012.

1 Evolución de la percepción del viaje de empresa.

25% de las empresas participantes en el Barómetro de viajes

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corporativos contemplan los desplazamientos profesionales como una inversión y en consecuencia comienzan a aplicar herramientas de medición del ROI en viajes (39%). Entre las empresas europeas son especialmente las alemanas, británicas y escandinavas las más dispuestas a contemplar los viajes como inversión.

2. Evolución de las prioridades y de los parámetros de optimización de gastos.

Tras unos años de fuerte presión sobre tarifas, los objetivos de las empresas pasan a centrarse especialmente en la optimización de costes estructurales vinculados a la gestión de viajes. En este sentido, elementos

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Observatorio

como la garantía de “Mejor tarifa disponible” pasan a situarse en sexta posición. Veamos el ránking de prioridades:

2.1. Anticipación de las reservas.

2.2. Partenariado con una TMC (Compañía de gestión

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de viajes o agencia) 2.3. Política de proveedores preferentes.

2.4. Uso del on line.

2.5. Renegociación de acuerdos con proveedores.

2.6. Recurso de “Mejor tarifa disponible” 2.7. Endurecimiento de la política de viajes de empresa.

2.8. Mayor uso de tarifas restrictivas.

2.9. Teleconferencia/Telepresencia.

La optimización de costes se sigue centrando especialmente sobre el presupuesto aéreo (77% de las empresas) y hotelero (25%), pero casi una cuarta parte de las compañías consultadas indicaron que en 2012 prestarían una atención muy especial al presupuesto de eventos (MICE). Esta preocupación destaca especialmente entre empresas más grandes

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3. Evolución en las prácticas de las empresas.

Existe una tendencia progresiva a integrar la gestión de viajes corporativos dentro de la cadena de valor de las corporaciones, de ahí el crecimiento del on line (+7% en relación con 2010), la aparición de nuevas prácticas ligadas al uso de móviles y a la implantación de soluciones de gestión de gastos.

• Departamentos de compras: 46% de las empresas.

• Departamentos financieros: 19% de las empresas.

• Departamentos de viajes: 19% de las empresas.

• Departamentos de RRHH: 4% de las empresas.

• Otros departamentos: 12% de las empresas.

4. Evolución del papel de las TMC (Compañías de gestión de viajes o agencias)

Una de cada dos empresas participantes en el Barómetro indicó haber puesto en marcha procesos de gestión de alguna de las etapas del viaje (Reserva, conciliación, notas de gastos etc.), pero curiosamente estos procesos son en gran medida manuales y sólo en el 9% de los casos, las herramientas incorporadas para la gestión de desplazamientos se integraron dentro de los sistemas internos de las empresas.

Se está produciendo una evolución del papel de las TMC respecto a las empresas. Las organizaciones esperan de sus TMC’s una mayor asistencia en todas las etapas de la gestión del viaje, no sólo en la relación con proveedores o en el proceso de compra, de ahí la necesaria evolución de las agencias especializadas en el sector del viaje corporativo. ¡En eso estamos y hacia ese objetivo trabajamos!

Como consecuencia directa de esta evolución, las empresas con cuentas de viajes están modificando de forma progresiva sus estructuras y sus sistemas de decisión basculando la gestión estratégica de los desplazamientos, hacia los departamentos de compras en detrimento de otros decisores. De esta forma se configura un espectro muy variado de decisores sobre esta partida:

Nota metodológica: el Barómetro se realizó telefónicamente entre el 12 y el 30 de septiembre, 2011. Los encuestados fueron en todos los casos, responsables de las cuentas de viaje en 260 empresas europeas con presupuestos en desplazamientos entre 400.000 euros y más de 50 millones de euros y sedes centrales en Alemania, GB, Francia, Bélgica, Luxemburgo, Holanda, España, Italia, Dinamarca, Suecia y Noruega.

Costes y ROI Observatorio

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n el escrito anterior de Estrada, leemos un interesante resumen sobre las proyecciones del Barómetro de American Express.

A primera vista no deja de sorprender el primero de los datos que recoge el citado post: “25% de las empresas participantes en el Barómetro de viajes corporativos contemplan los desplazamientos profesionales como una inversión ...” ¿25% de las empresas? ¿Cómo es posible que un 75% de las empresas europeas puedan ver los desplazamientos como un gasto?

La pregunta no es banal. En primer lugar, porque en la actualidad existen suficientes estudios e indicadores (entre ellos el mismo estudio de GEBTA), que acreditan, sin margen para la duda, que existe una relación de causalidad entre los viajes y la actividad comercial de las empresas. Esta relación permite incluso establecer el ROI medio de los viajes y la mencionada actividad comercial (10:1 euros).

En segundo lugar, el elevado índice de empresas que desconocen el valor de los viajes y las relaciones presenciales,

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nos hace pensar que quizás una parte de la responsabilidad sobre este desconocimiento sea nuestra; y con nuestra me refiero a todos cuantos conociendo las mencionadas evidencias sobre la citada relación de causalidad, no hemos querido o sabido trasladar esta realidad a nuestros clientes.

Hablar de responsabilidad en este punto no es gratuito, porque de la diferencia entre considerar el viaje como un gasto o como una inversión puede depender la supervivencia de una empresa. Los criterios para aplicar recortes a los gastos no es para nada la misma que la que debiera regir para las inversiones.

Quienes conocemos la importancia de los viajes de negocio y de las reuniones presenciales para las empresas y para la actividad económica en general, tenemos la obligación de hacer llegar este mensaje a nuestros clientes, porque el no hacerlo puede conllevar importantes consecuencias, en términos de rápida caída de facturación y beneficios.

75% de empresas desinformadas son muchas empresas. ¿Vamos a hacer algo por cambiar la percepción de estas empresas? De nosotros depende.

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¿Qué está pasando en las empresas?

Alerta ante los primeros síntomas de ralentización del ritmo de viajes de negocio al extranjero 1

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l inicio del ejercicio 2011 ha sido sin duda espectacular en lo que a las exportaciones y al business travel se refiere. La estrecha correlación de la actividad comercial y los viajes (el uno va de la mano del otro) han arrojado unos indicadores extraordinarios en los primeros meses del año (23,4% de crecimiento en exportaciones y otro tanto (23,6%) en billetaje de viajes de negocio al exterior). Por zonas geográficas los crecimientos en viajes se han concentrado fundamentalmente en las áreas de América (20,5% en ), Oriente Medio (13,7%) y Extremo Oriente (13,69%), si bien los incrementos en Europa han sido también muy significativos (8,73%).

Ello no obstante, los datos del segundo cuatrimestre del año (GEBTA Business Travel Index) muestran indicios de ralentización del nivel de actividad/viajes de las empresas al exterior. El análisis de la evolución de las exportaciones espa-

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ñolas confirma por su parte que se está produciendo una desaceleración en los ritmos de crecimiento acumulados entre enero y abril del 2011.

Ciertamente existen varios motivos para explicar la evolución a la baja de los viajes de empresa al extranjero y su consiguiente efecto en las exportaciones. COFIDES (sociedad público-privada que gestiona los fondos para la inversión empresarial española en el exterior) indicaba recientemente que la sequía de crédito está frenando a las pymes que desean salir al exterior. En los mismos términos se manifiestan organismos vinculados con la internacionalización empresarial en España, como ACC1Ó o las Cámaras de Comercio. A todo ello se suma la recaída de los niveles de morosidad.

Pero más allá de estos argumentos, no deja de ser cierto que se ha instalado en el mercado la percepción negativa

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Observatorio

que generan fundamentalmente las agencias de certificación de riesgos, mayoritariamente estadounidenses, cuyas intervenciones permanentes suponen en la práctica un auténtico lastre para la recuperación de muchas economías europeas (entre ellas la española) y una fuente permanente de desconfianza en el escenario económico.

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Es curioso que quien no supo predecir en su día la crisis y erró repetidamente en la calificación de riesgo de incontables empresas y organizaciones, sea merecedor de tanta credibilidad.

La confianza y el futuro de las economías no puede dejarse en manos de falsos profetas. Es labor de los directivos recuperar la confianza perdida y mirar hacia adelante, evitando enrocarse en un mero análisis financero, que en ocasiones puede tener un efecto paralizante. Para ello pocas palancas funcionan mejor que los viajes de empresa, porque son un recurso seguro para nuestro crecimiento (si las exportaciones son el motor de la economía, los viajes son la gasolina).

Antes de dejar de viajar, piénselo dos veces.

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Innova

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Innovación y viajeros de negocios ¿Cuáles son las claves de la gestión para un profesional de los viajes de empresa?

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reo que todos diríamos que control del gasto, medición del ROI, seguridad… y de aquí llegaríamos al ticketing, políticas de viaje, herramientas de autobooking, consolidación de proveedores, notas de gasto etc. ¿Qué ocurriría si preguntamos a los viajeros acerca de la gestión de sus viajes? Posiblemente sus respuestas no iban a coincidir con las nuestras.

Su carta a los Reyes Magos pediría regalos como conectividad 24/7, aplicaciones en el móvil, sistemas webs que aprenden conforme el usuario los utiliza etc. ¿Habrá más discrepancias si seguimos preguntando? Sí. Va a haberlas.

Entornos amigables vs Entornos complejos Supongamos que escuchamos a los viajeros de negocio hablando de características de herramientas innovadoras. Nos dirían que son fáciles de usar, divertidas, intuitivas… Los viajeros de empresa, especialmente los más jóvenes o los incondicionales de la tecnología esperan en sus consultas y reservas de viajes profesionales, una trasposición de la usabilidad y los formatos web. Nuestra pre-

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ocupación a menudo más que la usabilidad es la fiabilidad. Tendremos que buscar un punto de encuentro.

Eterno beta vs Versiones cerradas ¿Sabíamos hace cuatro años que era un APP o Android? ¿Cuánto tiempo llevamos hablando de Management fee, de SBT’s? Sin duda dos mundos diferentes, dos ritmos contrapuestos. En telefonía móvil los cambios son frenéticosy las tasas de adopción de los usuarios lo son igualmente. La eterna búsqueda de fiabilidad, perfección… en nuestros sistemas de viajes corporativos, a veces nos aleja de nuestros viajeros. Otro punto para la conciliación.

Gestores de viaje vs Viajeros de empresa ¿Y mientras nosotros discutimos, estudiamos, nos reunimos… qué han hecho los viajeros con sus móviles y los APP? Sin duda utilizar sistemas pensados para el mundo vacacional dentro de su entorno corporativo. Simplemente porque no tenemos rapidez para atender sus deman-

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das. En un estudio realizado por Air Plus veíamos que en 2010 el 36,1% de los usuarios indicó que contaba en su móvil con aplicativos para viajes, validados por su compañía. En 2011, sólo el 9,9% de los viajeros, continuaba usándolos. Por el contrario, más del 40% de los viajeros de empresa indicó que tenía instaladas herramientas que él mismo había adaptado, junto con las recomendadas por su empresa. ¿Nos abandonan nuestros viajeros?

Acordes vs Desacuerdos

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En la medida en que desatendamos las expectativas de nuestros viajeros de negocios, estaremos metiendo el enemigo en casa pues los viajeros usarán por su cuenta los móviles o la web para realizar reservas en cualquier momento y con cualquier proveedor, para recibir confirmaciones sobre la marcha, para cambiarse los itinerarios etc.

Con estas actuaciones a los gestores de viajes cada día nos será más difícil cumplir programas, conciliar gastos, sacar informes agregados o tener localizados a nuestros viajeros en caso de alerta.

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Community

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Manager

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ablábamos en el escrito anterior de redes sociales y viajeros de negocios y manifestábamos nuestra apuesta por el éxito de las redes entre viajeros de empresa. Hablábamos también de redes comoDopplr, o Tripit, abiertas especialmente a los viajeros corporativos y en las que esperamos que los profesionales del turismo participen y aporten información diferencial conversando en fuentes distribuidas, aumentando su reputación on line con aportaciones de calidad etc.

Nos gustaría hacer una reflexión que va más allá aún. Creemos firmemente que las redes van a ser en un futuro próximo, el centro sobre el que van a bascular los viajes de negocios en medianas y grandes empresas.

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No estaremos hablando en este caso de redes abiertas seguramente. Resulta más sencillo pensar en redes sociales acotadas a los usuarios de una organización, quizás una especie de comunidad similar a las que permite crear Ning, Buddypress o Elgg por poner algunos ejemplos.

Seguimos mirando la bola de cristal. Nos imaginamos una red social de viajeros de la empresa, con blogs propios en los que verter opiniones, páginas donde subir fotos, vídeos para compartir (imaginemos dudosos hoteles o maravillosos platos en restaurantes próximos a la sede central de la compañía). Pensamos en una red social con grupos como “Restaurantes”, “Política de viajes”, “Seguridad y alertas”, “Utilidades”etc.

Imaginamos una red privada a la que acceder desde el despacho pero también a través del

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móvil, en la que poder compartir con los colegas añadidos a contactos, las fechas de viajes y eventos para buscar y aprovechar cualquier encuentro real.

Evidentemente pensamos en estas redes como una vía sencilla y amigable de comunicar a los viajeros la política de viajes de la compañía; una forma simple y accesible de volcar información ante situaciones de riesgo o imprevistos en desplazamientos; una manera próxima de hacer pedagogía con nuestros propios viajeros sobre novedades o nuevas herramientas en la empresa: cuándo y cómo usar el aplicativo de autobooking, uso del aplicativo de gastos en viajes, nuevas normas en política etc.

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Hasta aquí, muy bien, pero todos sabemos que las comunidades no prosperan si no hay detrás un dinamizador que las alimente. Déjenos seguir mirando la bola de cristal. Hemos oído hablar a menudo de Community Manager. Estamos seguros que enseguida vamos a empezar a hablar del Comunity Travel Manager. ¿Y a quién le va a corresponder esta figura? Nosotros apostamos por los especialistas en viajes de negocios, sean Travel Manager también off line o sean agentes especialistas en viajes de negocios. ¿Una alternativa renovada para los agentes de viajes? Sí. Estamos seguros que sí, pero precisa evidentemente preparación y doble especialización.

Es lo que tiene el futuro. Es interesante y divertido, pero exige esfuerzo y capacidad de aceptar riesgos.

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Redes sociales y viajes de empresa Redes sociales: una temática sin duda “trending Topic ” cuando se trata de hablar de viajes, de turismo o de usuarios. ¿Qué pasa sin embargo cuando nos referimos a viajeros de negocios o viajes de empresa?

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Saben cuántas veces hemos oído que las redes sociales no forman parte del mundo de los viajes de empresa y que el mundo 2.0 está vinculado al entorno del usuario individual pero alejado aún del mundo corporativo? Es cierto que los ritmos son diferentes en ambos sectores pero empezamos a ver múltiples redes sociales, dedicadas especialmente a quienes se desplazan por motivos de trabajo.

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Tripit, el organizador de viajes adquirido re-

cientemente por Concur, y que cuenta con una plataforma integrada dentro de Linkedin, lo que facilita el intercambio de información de viajes, con la red de contactos profesionales.

Dopplr, Sin duda, esta es la red más utilizada a nivel internacional por viajeros frecuentes.

Ajungo, una de las últimas redes en sumarse a los viajes corporativos. wipolo, una red quizás más dirigida a viajes personales, pero también utilizada por viajeros de empresa, y que ha integrado la venta dentro de la propia plataforma.

Todas estas redes, en general, permiten compartir información personal y planes de viajes de empresa con la red de contactos del usuario, generan avisos de coincidencias cuando los viajes propios se superponen en fechas y lugares, con los desplazamientos de los “face-amigos” o los “twitter-friends” para facilitar así el encuentro en el destino. Se trata de un estimulante juego en torno a la serendipia esa palabra tan de moda que nos sirve para hablar de hallazgos felices e imprevistos. ¿Con quién podré cenar en mi próximo viaje a París? ¿Quién de mi red estará ese día también de viaje en la capital del Sena? www.gebta.es

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Estas redes para viajeros de negocios permiten también intercambiar consejos, buenas direcciones e incluso, como en el caso de Ajungo, establecer en tiempo real, un lienzo o blog de viaje que además de plasmar los recuerdos del viajero, permitirá a otros, aprender de las experiencias del autor de la guía. La tendencia es que estas herramientas trabajen sobre las redes de contactos que el usuario ya tiene organizadas en su linkedin o bien sobre su Facebook o Twitter.

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¿Tienen futuro las redes sociales entre los viajeros de negocios? Nosotros apostamos fuertemente por el “Sí”. En un estudio reciente sobre viajeros de empresa y uso de tecnología en viajes, realizado por Concur leíamos que existen, entre otras, dos tipologías de viajeros, aún minoritarios en el mundo corporativo pero que por edad y posicionamiento, van ganando posiciones.

El 14% de los viajeros de empresa, podrían ser considerados entusiastas de la tecnología, “geeks”, con tasas de adopción muy rápidas de novedades tecnológicas.

Estos amantes de los “gadgets” realizan

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una media de 13 desplazamientos por año y pasan una media de 4 noches fuera de casa, por viaje. Se muestran entusiasmados con los viajes de trabajo. (Estudio hecho para el mercado americano).

Un pequeño grupo de viajeros de negocios (7%) forman el grupo de los business traveller 2.0, los que llevan en su ADN, el compartir como clave de sus experiencias sean personales o profesionales. Estos viajeros realizan una media de 14 viajes por año con un promedio de seis noches fuera de casa por viaje. (Puede leer el artículo completo en la página 22 de nuestra revista Business Travel Magazine).

Estamos hablando por lo tanto que tenemos un 20% de viajeros de empresa, próximos o incondicionales de las redes sociales. ¿Vamos a dejar que estos viajeros conversen solos en las redes o los profesionales del turismo, vamos a empezar a hablar allí donde nuestros clientes dialogan, trabajan, compran…?

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Tecnología en movimiento ... en movimiento hacia el CLIENTE

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uvimos ocasión el pasado 10 de mayo de compartir con Amadeus Technology Forum, una jornada de “Tecnología en movimiento”, que se desarrolló en Barcelona primero y luego en Madrid.

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Iñigo García-Aranda de Amadeus, nos presentó la plataforma e-Power, dirigida a agencias pequeñas y medianas que quieren competir de igual a igual con las OTA’s en venta online, conversar con sus clientes en medios sociales etc. Por su parte Ramón Sánchez compartió un estudio muy interesante sobre el valor de los Ancillery Services en empresas turísticas, servicios complementarios muy desarrollados por el sector aéreo pero que abren nuevas oportunidades para agencias de viaje, hoteles etc. ¿De qué más hablamos en este Forum? Nuevas estrategias para la era digital, tendencias en comunicación con móviles, social media… Sí, éstos son los títulos de las ponencias, pero realmente no paramos de hablar de consumidores, de clientes, de conversar con los clientes, de herramientas para relacionarnos con los usuarios… Y la Jornada se llamaba, como antes hemos escrito (“ut supra” que decían los clásicos y algunos abogados) “Tecnología en movimiento”. ¿Movimiento para qué? Yo sólo encuentro una respuesta: Para acercarnos a nuestros clientes, para escucharlos, para hablar con ellos, para ver qué dicen y cómo lo dicen…

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No creo en absoluto que a nuestro sector se le pueda acusar de haber dejado de lado la tecnología. Es un tren al que nos subimos hace tiempo. Lo que más nos cuesta saber, es si estamos siendo capaces de “humanizar” la tecnología, de agregar conectividad emocional a nuestro trabajo, máximo cuando cada día desarrollamos más nuestras funciones, sirviéndonos de automatismos.

Decía Jaime García Cantero, uno de los ponentes del Forum Amadeus, que no hay clientes digitales, on line, y clientes analógicos, off line; sólo la tecnología es digital; las personas no somos avatares aún cuando nos conectemos a través de una herramienta de autobooking al sistema de reservas de nuestra agencia. Todos somos analógicos y curiosamente cuanta más tecnología implementamos en los procesos de búsquedas de tarifas, de emisión de billetes etc. descubrimos que nuestros clientes más quieren conversar, opinar, intercambiar información con nosotros y otros colegas etc.

Hace años cuando comenzamos a navegar por los mares de Internet, muchos proveedores contemplaron como una amenaza, al usuario Prosumidor que no sólo consume contenidos (turísticos en nuestro caso) si no que también es capaz de producirlos. Siguieron temiendo al usuario ProKsumidor, con una “k” añadida de bróker, que dice Edu William, que consume, produce y además interpreta e

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Os invitamos a compartir con nosotros algunas pinceladas sobre Lovermarks, en este video: http://bit.ly/9PAEhi

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intermedia información y creo que incluso algunos siguen temiendo al Adprosumidor, terminología que no sé si “inventó” Tirso Maldonado y que describe muy bien al consumidor que además de todo lo anterior, promociona y recomienda el producto mediante sus opiniones. Afortunadamente hoy, todos lo tenemos bastante claro, y hemos ido aprendiendo las nuevas normas del juego.

Pero ¡Ay! Cuando empezamos a pensar en trabajar en entornos conversacionales, nuestros clientes ya han dado nuevos pasos y ahora nos encontramos con lo que Kevin Roberts, el CEO mundial de Saatchi & Saatchi ha llamado Consumidores Inspiradores, aquellos que son capaces de construir relaciones emocionales de larga duración con las marcas. Se trata de sumar vínculos afectivos en las relaciones con nuestros clientes, un propósito que va más allá de lo puramente funcional y que según dice

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Roberts (y nosotros nos lo creemos) servirá para desarrollar en nuestros clientes, una lealtad que va más allá de la razón, ¿La fidelidad que tanto perseguimos, las agencias de viaje? No nos dan comisión, ni fee de gestión, ni over… pero os recomendamos su libro, sobre Lovemarks.

Quizás nuestro reto sea efectivamente poner la tecnología en movimiento, como decía el título de la jornada de Amadeus, pero una corriente que no sólo nos sirva para hacer transacciones más rápidas o búsquedas de tarifas más afinadas, también para humanizar las relaciones con nuestros clientes, para transmitir emociones a través de los viajes, aunque sean de negocios y en suma para orientar nuestro trabajo y nuestras empresas hacia un futuro sustentado en los vínculos de afecto y respeto creados entre nuestros clientes y nuestras organizaciones.

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Políticas de viaje: empresas y viajeros 25

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emos oído hablar mil veces de políticas de viaje cuando se trata de gestionar viajes de negocios, pero ¿Qué significa exactamente este término? Nos atrevemos con una pequeña definición “La política de viajes de una empresa es un conjunto de reglas que permite a las organizaciones gestionar, controlar y optimizar la partida de viajes de negocios, sin comprometer la seguridad, la comodidad ni el trabajo de los viajeros de negocios”. ¿Podemos dibujar el escenario en que se mueven las empresas en relación con las políticas de viaje? Vamos a intentarlo a través de varios post.

Dibujar estos escenarios suele ser una buena forma de mirarnos nosotros en el espejo.

¿Quiénes toman decisiones en las empresas sobre viajes y políticas de viaje?

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Siguiendo un estudio de Global Business Travel Association sobre este tama, realizado en 2011 con 330 travel managers europeos, las decisiones sobre viajes se toman mayoritariamente en el departamento de compras de las empresas (36%).

Esta es la tendencia imperante, con un crecimiento de 7 puntos, respecto al año anterior.

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El director financiero y el departamento contable toman decisiones sobre viajes y políticas en el 21% de los casos, tendencia también al alza, con 6 puntos más que en el año 2010.

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Por el contrario, las direcciones generales ceden protagonismo en la toma de decisiones sobre viajes y políticas, pasando su influencia del 16% en 2010 al 10%, en 2011.

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¿Cómo se aplican las políticas de viaje en las organizaciones?

¿Los viajeros de empresa respetan las políticas de viaje marcadas por sus organizaciones?

Para revisar las respuestas a esta pregunta hay que tener en cuenta, que la encuesta recoge las opiniones de los travel manager vinculados a empresas medianas y grandes así como multinacionales.

Las cifras nos indican que cuanto más grande es la cuenta de viajes, más estricto es el cumplimiento de ésta. La horquilla bascula entre el 82% de cumplimiento de política en organizaciones con presupuestos de más de 10 millones de euros en viajes anuales, al 69% en empresas con cuentas por debajo del millón de euros.

Las reglas que más se respetan son las que tienen relación con el transporte aéreo (76%), o el tren (73%). Los cumplimientos de política se debilitan sin embargo en el caso de reservas hoteleras o coches de alquiler. ¿La razón? En el primer caso la falta de paridad de tarifas según canales y la fuerte competencia en precios del sector, que pone en manos de los viajeros de empresa, tarifas optimizadas respecto a las corporativas; en el segundo caso prevalece en muchas ocasiones el gusto personal de los conductores.

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50% de las empresas definen su política de viajes como una simple recomendación para los viajeros.

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El 47% de los travel manager (7 puntos más que en el año anterior) presenta su política como un conjunto de reglas de obligatorio cumplimiento para los viajeros.

Mayor obligatoriedad implica mayor control del gasto.

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Sorprendentemente un 2% de las empresas participantes en el estudio indicaron que pese a contar con un travel manager responsable de la gestión de viajes, no tenían ningún tipo de política de viajes. En este punto se nota un fuerte decrecimiento, ya que en el año 2010, el porcentaje de empresas sin política definida llegaba al 10%. Deducimos por lo tanto, una reacción rápida de las empresas para ganar en control sobre la partida presupuestaria, ajustando las reglas de s.

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¿Qué ocurre en las empresas con los viajeros que incumplen la política de viajes?

Las empresas cada vez son menos tolerantes con los viajeros que toman decisiones personales en viajes.

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En el año 2010, un incumplimiento de política equivalía mayoritariamente a una llamada al orden o amonestación al viajero (64%). En el 2011 esta tendencia decreció 7 puntos.

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La posibilidad de no reembolsar gastos que han sido realizados por los viajeros fuera de política, comienza a ser una tendencia al alza. Si en 2010 un 14% de las empresas justificaban estas actuaciones, en 2011 llegamos hasta el 21%.

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En el año 2010, el 20% de las empresas declararon que no hacían nada ante casos de incumplimiento de política, simplemente se aceptaba. El ajuste a la política ha llegado para quedarse y este año, sólo el 13% de las organizaciones trabajan con estas pautas de tolerancia.

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Sorprendentemente el 4% de las organizaciones encuestadas, indicaron que no hacían ningún tipo de seguimiento sobre este tema, por lo tanto difícilmente ponían medidas en casos de incumplimiento.

Un tema, éste, de las políticas de viaje, que sin duda da para mucho.

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¿Herramientas divertidas en Business Travel?

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n viajes de empresa ¿cuántas veces utilizamos términos como “Precisa autorización”, “No sujeto a política”, “alerta”, “restricciones” o similares? Y ya si hablamos de herramientas de autorreserva (SBT o Self Booking Tools), el índice de uso de esta terminología aún se dispara más.

Buceando recientemente entre lecturas de gestión de viajes corporativos, leía, que una de las principales reticencias para la adopción de herramientas de autobooking por parte de ciertos usuarios, estriba en la vinculación de estas herramientas con labores de control y restricciones, más que de uso o servicio. ¿Es posible cambiar esta visión de muchos viajeros de negocios? Me encontré una respuesta muy simple, cargada de sentido común. ¿Por qué no creamos re-

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compensas positivas para aquellos viajeros que hacen bien las cosas en lugar de empeñarnos exclusivamente en alertas, prohibiciones y necesidad de autorizaciones?

Llegado este punto, algunos expertos americanos en viajes de empresa, hablan de “gamefication” y se están planteando evolucionar en el mundo del Business travel y especialmente en el caso de las SBT hacia modelos en donde la tecnología se funda con el entretenimiento para una mejor adopción de aplicaciones.

Hablando de SBT y de adopción de herramientas conseguiríamos hacer crecer los niveles de adopción en la empresa y que los crecimientos de esta implementación fueran porcentualmente mayores.

Es curioso remarcar que el concepto de “gamefication” (quizás alguien me puede ayudar a traducir correcta-

mente este término) que ya se está utilizando en muchos sectores de actividad, no implica necesariamente recompensas materiales, que pueden tener un coste.

Podemos hablar de insignias que crean comunidad, privilegios especiales para los usuarios que obtienen un nivel de uso, ránkings, etc. Esto es lo que ocurre con algunas redes sociales de geolocalización como http://gowalla.com// o https://es.foursquare.com/ por ejemplo, que suman puntos a los usuarios a medida que hacen check-in en diferentes bares, restaurantes, hoteles, tiendas, espacios como aeropuertos etc. Se trata simplemente de competir con tus amigos en ver quién obtiene mayor cantidad de puntos y por lo tanto mayor rango o distinción. ¿Sabe cuántos de mis amigos de Foursquare están compitiendo por ser el “Major” de Barajas? -Unos cuantos-.

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Algunas grandes corporaciones como Coca-cola han implementado juegos entre sus empleados para conseguir mayores niveles de adopción de la herramienta.

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Volvamos a los viajes de negocios y al concepto “Gamefication” ¿Se trata de una tendencia de futuro en business travel o es una simple especulación? De entrada, la ACTE (la Asociación americana de ejecutivos de viajes de empresa) llevó el pasado mes de abril, el tema a su Conferencia anual en Nueva York.

Algunas grandes corporaciones como Coca-cola han implementado juegos entre sus empleados para conseguir mayores niveles de adopción de la herramienta de autobooking. Pero creo que el interés radical del sector por el “Hazlo divertido” (Es una propuesta de traducción al palabro “gamefication”) lo he encontrado recientemente en las páginas de (c) Serko , la SBT más popular entre agencias y empresas de Asia Pacífico y que actualmente se está haciendo un hueco en el complejo mercado americano. En su herramienta ofrecen módulos que transforman de forma automática el cumplimiento de política por parte de los viajeros, en puntos. Estos puntos que la empresa contabiliza en ahorros, el viajero puede disfrutarlos desde formatos de mayor permisibilidad en política hasta premios, descuentos que la agencia pacta con los proveedores para viajes personales etc. La herramienta ofrece también listas de empleados o departamentos que mejor cumplen política,

les adjudica cargos según metas conseguidas etc. Es desde luego un concepto muy americano, que habría que ver cómo adaptar localmente. ¿Podemos sacar conclusiones viendo estas tendencias de nuestros primos lejanos? Al margen de poder evaluar con nuestros proveedores de SBT’s como Amadeus o Pursuit las oportunidades que se abren para acelerar la implementación de los aplicativos, sí, estamos convencidos de que la seriedad no está reñida con el humor o la proximidad, está reñida con el trabajo mal hecho, con la falta de calidad, con la orientación alejada del cliente etc.

Sabemos que los viajes de negocios pasan irremediablemente por las herramientas de autobooking. Humanizar estas páginas, buscar los elementos de implicación de los usuarios, hacerlas más divertidas, más lúdicas, con sistemas como los que venimos hablando y lo que es seguro, con formatos participativos web 2.0 como grupos dentro de las empresas, blogs de viajeros o el blog del travel manager, blogs de los distintos departamentos de las agencias o programas específicos de viajes como http://www.tripit.com/ o similar, esto sabemos seguro que es el futuro y por ahí queremos continuar avanzando.

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¿Qué demandan las empresas cuando organizan eventos corporativos?

Esta es la pregunta que nuestros colegas de Eventoplus hicieron en un reciente estudio a organizadores de incentivos, convenciones, seminarios etc.

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l 74% de los profesionales encuestados respondió que el objetivo clave de una empresa a la hora de organizar un evento es sorprender a sus invitados, ser creativa. Otros elementos demandados por las organizaciones –seguimos leyendo en la encuesta Eventoplus-- son los eventos con formatos que favorezcan el networking y el contacto entre los asistentes; la posibilidad de realizar actividades de grupo y teambuilding; la gastronomía de calidad; la introducción de temas de RSC y sostenibilidad; entornos que favorezcan la formación etc.

Ahora viene el reto. ¿Cómo conciliamos la consecución de estos objetivos con la austeridad y la contención de gastos que priman en el sector? Existen múltiples opciones evidentemente, pero en GEBTA tenemos una especial confianza en el feliz maridaje “enoturismo-eventos de empresa”, y la pasada semana surgió la ocasión

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de comprobarlo, compartiendo dos días de trabajo y descubrimientos en la Ruta del vino Somontano con los responsables de empresas de una de las agencias de nuestro grupo. ¿Y cuál fue el resultado de este encuentro? Creemos que el enoturismo ha aprobado con nota muy alta y estamos seguros que las bodegas y los agentes del territorio de Somontano han pasado a formar parte del portfolio de productos de nuestra agencia.

Hablar de enoturismo no es hablar de vino, es hablar de cultura en torno al vino y la viña. Es hablar de las gentes que elaboran el vino y que llevan generaciones sacando adelante a sus familias gracias al viñedo. Hablar de enoturismo es emocionar a nuestros invitados de empresa haciéndoles participar en la vendimia y en las fiestas populares, es hacerles conocer

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la gastronomía del territorio, presentarles con orgullo las variedades locales de uva y compartir con ellos los trabajos de la poda, el deshoje o el clareo de racimos. Hacer enoturismo es visitar pequeñas bodegas en las que catar con el propietario, el tinto familiar o perderse en los inmensos océanos que constituyen las salas de barricas de muchas grandes bodegas.

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Además, contar con el enoturismo para los eventos de empresa es apoyar al sector primario, es colaborar activamente en el mantenimiento de una forma de vida que se nos escapa de manera irremediable. Ligar el enoturismo a los proyectos de RSC de las empresas y especialmente a los temas de sostenibilidad y responsabilidad medioambiental es una labor fácilmente justificable. En los territorios de vino existen múltiples agentes y bodegas que pueden apoyar los compromisos de las empresas organizadoras de eventos, aportando sus certificaciones de agricultura ecológica, orgánica, sus compromisos de RSC etc. Además las Rutas del vino de España, lideradas por ACEVIN, la asociación española de ciudades del vino, están involucradas en un proyecto común de territorios socialmente responsables.

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Volvamos ahora a las demandas de nuestros clientes. ¿Seguir un seminario de formación desde una sala abierta a los viñedos rojos de otoño favorece la buena predisposición de los asistentes? ¿Hay algo más fácil que charlar y reforzar el networking con los colegas compartiendo una copa que un viticultor orgulloso de su trabajo nos acaba de servir? Casi todas las bodegas están en entornos rurales ¿le preocupa encontrar cerca de la bodega, los espacios adecuados para las actividades de teambuilding del grupo? ¿Le preocupa sorprender a sus invitados? Me gustaría hablarles de la emoción de nuestro grupo la pasada semana cuando entramos en una bodega casi industrial y de repente, se abrió una gran puerta que dio paso a una maravillosa sala de barricas iluminada sutilmente con artísticos árboles de hierro, que nos marcaron el paso hacia el comedor de una villa italiana. ¡Suena a Visconti! Sí, pero era Blecua. Y hablando de Somontano, las mismas emociones le contaríamos de bodegas como Irius, de deslumbrante arquitectura, como Enate crisol de vino y arte, pequeñas bodegas familiares como Sers o atrevimientos llenos de osadía como De Beroz...

Definitivamente. Sí. Nos gusta el maridaje.

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Viajes de negocios y transportes sostenibles 1

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ntre 1990 y 2008 las industrias europeas redujeron sus emisiones de gases efecto invernadero en un 9%, sin embargo el sector del transporte, tanto de pasajeros como de mercancías, aumentó estas emisiones durante el mismo periodo, en un 34%.

La Comisión europea parece decidida a frenar esta carrera contra la sostenibilidad y recientemente presentó un Libro Blanco del transporte, una hoja de ruta para una política de transportes, competitiva y respetuosa con el medio ambiente que va a afectar a la forma de entender la movilidad de los viajeros de negocios.

Los objetivos recogidos por la UE son muy claros y resumibles en unas pocas cifras: • Reducir a la mitad el uso de automóviles de «propulsión convencional» en el transporte urbano para 2030; eliminarlos

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progresivamente en las ciudades para 2050.

• Llegar a una cuota del 40 % de combustibles sostenibles hipocarbónicos en el sector aéreo para 2050.

• Para 2050, completar una red europea de ferrocarriles de alta velocidad. Triplicar la longitud de la red existente de estos ferrocarriles para 2030. En 2050, la mayor parte del transporte de pasajeros de media distancia debería realizarse por ferrocarril.

• De aquí a 2050, conectar todos los aeropuertos de la red básica a la red ferroviaria, preferiblemente de alta velocidad.

• Implantar infraestructuras de gestión conjunta para aviación, transporte terrestre etc. Implantar un sistema global de navegación por satélite europeo (Galileo).

• De aquí a 2050, aproximarse al objetivo

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de «cero muertes» en el transporte por carretera. En línea con este objetivo, la UE se ha fijado la meta de reducir a la mitad, las víctimas de la carretera para 2020.

• Avanzar hacia la aplicación plena de los principios del «usuario pagador» y de «quien contamina paga» Conseguir estos objetivos no es fácil ni tampoco barato. Dicen los expertos de la UE que lo haremos con 1500 millardos (teniendo en cuenta que 1 millardo equivale a 1000 millones de euros, pásmense ustedes con la cifra. No me caben los números en la calculadora).

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Desde luego hay que empezar a revisar muy rápidamente las graves implicaciones que esta política va a suponer en nuestra forma personal y corporativa de entender la movilidad: políticas de viaje responsables, toma de decisiones de transporte vinculadas a medición de la huella de carbono, proveedores especializados en soluciones sostenibles de movilidad, cambios en los hábitos de transporte, intermodalidad etc.

En esta situación el papel de los asesores de viaje se va a tornar aún más especializado, sobre todo en el sector corporativo.

Ya hemos empezado a valorar el componente verde y sostenible en la elección de ciertos proveedores, productos y servicios; ya ofrecemos a nuestros clientes herramientas de medición y compensación de la huella de carbono… pero sabemos que esta es una carrera de largo recorrido que va a exigir recursos, innovación, tecnología, especialización y trabajo conjunto.

El premio sin embargo es magnífico: un futuro mejor para todos, incluido nuestro planeta.

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Rentabilidad medioambiental en viajes de empresa No sólo rentabilidad económica

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a huella de CO2 de un vuelo de largo recorrido de la aerolínea más eficiente equivale al impacto medioambiental de un vehículo durante todo un año, por lo tanto, la racionalización de los viajes de empresa no sólo debe centrarse en la optimización del gasto, existen otros factores de eficiencia que las organizaciones y las agencias de viajes corporativos, debemos considerar a la hora de establecer recomendaciones y políticas de viaje.

Airline Index es un estudio realizado por la ONG Atmosfair, vinculada a un proyecto del Ministerio de medioambiente alemán, y en el que se presentan los resultados de la evaluación de eficiencia medioambiental de las principales aerolíneas del mundo.

Para realizar la evaluación de eficiencia se han considerado parámetros muy variados como la flota de aviones, su antigüedad, la cantidad de asientos del avión, el nivel de ocupación de los vuelos, el uso de “wimglets” (pequeñas extensiones que colocadas en las alas permiten ahorros de combustible) etc. Se han valorado 22 millones de vuelos, 13.000 pares de ciudades conectadas, 107 tipos de aviones y 130 aerolíneas, lo que supone el 92%

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de todo el tráfico mundial. Para asegurar la máxima objetividad, todos los datos han sido aportados por fuentes ajenas a las compañías aéreas, como IATA, OAG etc.

Para evaluar la eficiencia, Atmosfair establece tres niveles de estudio según el rango del vuelo: corto radio (inferior a 800 km), medio (entre 800 y 3800 km) y largo (por encima de 3800 km). Dentro de cada apartado, las compañías aéreas son evaluadas desde 100 (máxima eficiencia) a cero (ninguna eficiencia, mayor huella de carbono).

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¿Saben cuál es la aerolínea mundial más eficiente en vuelos cortos? Air Europa ostenta el número 1 en este ránking. No sale nada mal parada Iberia que ocupa el séptimo lugar. Iberia Regional Air Nostrum ocupa la plaza 39. Las aerolíneas europeas en general son mucho menos eficientes que nuestras compañías domésticas, cuando se trata de los vuelos más cortos. Air France ocupa el puesto 32, Lufthansa el 79, KLM-RDA el 91, Alitalia el 99 etc.

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En vuelos de medio recorrido la aerolínea más eficiente es Monarch, la compañía de bajo coste de Manchester y en el largo radio, el primer puesto es para la canadiense Air Transat.

En las valoraciones globales, en las que se tiene en cuenta la eficiencia combinada de todos los elementos y rutas, Air Europa consigue un excelente séptimo puesto e Iberia aparece en la posición 25.

La buena media de eficiencia de Iberia se pierde especialmente en el caso de los vuelos de largo recorrido. Los aviones A340 de fuselaje ancho que utiliza para los largos desplazamientos, presentan una disposición de asientos muy cómoda y amplia para los viajeros, pero menos eficiente desde el punto de vista medioambiental, lo que requeriría aumentar el número de plazas para el espacio disponible.

En general las compañías regionales resultan menos eficientes que las aerolíneas globales.

Las más eficientes suelen ser las charters como Monarch y Condor (esto tiene mucho que ver con sus niveles de ocupación) que se sitúan respectivamente en la primera y segunda posición global. La regional de Iberia Air Nostrum aparece en el puesto

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59, muy por delante otras regionales como Alitalia Express (111), United Express (109), American Eagles (101), Continental Connection (96) o Lufthansa regional (95).

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¿Quiere conocer el ránking completo de aerolíneas eficientes? Puede descargárselo en este enlace: http://bit.ly/grLZON

La compañía menos eficiente de todas las analizadas es Sout African Airlink, que ocupa el puesto 116. Aparecen también en posiciones bastante retrasadas algunas aerolíneas como Malaysia Airlines (107), Brussels Airlines (98), Aerolíneas Argentinas (88), SAS Scandinavian Airlines (86), Alitalia (85), Japan Airline (80), Royal Air Maroc (75) etc.

A la hora de planificar viajes y tomar decisiones sobre políticas de proveedores y vuelos, conviene tener en cuenta este ránking de impacto medioambiental o similares. Por un lado estaremos haciendo un gesto por nuestro planeta pero también lo estaremos haciendo a medio y largo plazo por los presupuestos de nuestras empresas. Ya hay organizaciones que con la colaboración de sus agencias de viaje, están compensando económicamente la huella de CO2 y pueden cuantificar desde un punto de vista económico, el ahorro que les puede suponer optimizar medioambientalmente sus decisiones, puesto que deberán pagar menos.

En todo caso, considere que la solución no pasa por dejar de volar drásticamente. El transporte aéreo supone del 2 al 3% de las emisiones de CO2 y más del 90% de estas emisiones se realizan en trayectos para los que no existe otra alternativa de viaje, sobre todo vuelos transcontinentales. La alternativa viene por optimizar los viajes corporativos, planificándolos con criterios de rentabilidad económica y medioambiental. Y para eso la mejor ayuda externa es un consultor especializado en gestión de viajes de empresa.

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Huella de carbono con matizaciones El difícil arte de compaginar rentabilidad, sostenibilidad y viajes de empresa

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rabajar en el sector de viajes de negocios es seguramente una de las formas más complicadas de jugar a ser mago.

Hasta ahora intentábamos conciliar la necesidad de las empresas de viajar, con la optimización de gastos. Un tercer elemento se nos ha sumado últimamente. Ahora se trata además, de desarrollar estrategias de viajes que permitan a las corporaciones aumentar su eficiencia a la vez que reducen el impacto medioambiental.

La sostenibilidad en viajes corporativos es aún un tema incipiente en nuestro país, pero preocupa a muchos gestores de viajes. No se trata únicamente de un problema de responsabilidad. Sabemos que en breve puede ser un grave problema económico para las organizaciones.

Actualmente algunas empresas gestionan voluntariamente la huella de carbono de sus viajes, es decir miden la totalidad de gases de efecto invernadero emitidos por una determinada actividad (transporte, organización de un evento, alimentación etc.) y los mitigan, con una compensación económica donada a través de un programa acreditado, destinado normalmente a proyectos medioambientales en países en vías de desarrollo.

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¿En cuánto tiempo el carácter voluntario de la compensación de la huella de carbono en viajes se va a transformar en obligación de pagar? Pues seguramente hablamos de un periodo corto-medio. Posiblemente también será el sector de transportes el primero que se va a ver afectado por la medida.

En el “Libro Blanco” de la UE que marca la ruta de la política de transportes sostenibles en Europa, se recoge como objetivo clave para lograr la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) Avanzar hacia la aplicación plena de los principios del “usuario pagador” y de “quien contamina paga” ¿Cuánto va a costar esto a las empresas que viajan? Seguramente mucho dinero. Nos parece sin embargo que antes de abrir la veda, a las administraciones pertinentes aún les queda un largo trecho por recorrer. Sin querer entrar en cuestiones de sensibilización, de normalización del espacio aéreo europeo o de infraestructuras, se nos vienen a la cabeza algunas reflexiones muy simples, aplicables a la sostenibilidad en viajes de negocios.

Si ustedes navegan por Internet encontrarán numerosas calculadoras y programas que pueden ayudarles a conocer la huella ecológica de sus vuelos, desplazamientos en coches, viajes en

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tren etc. En general son sistemas planos que en el caso del aéreo por ejemplo, tienen en cuenta parámetros de distancia, clase en que se vuela, escalas que se realizan y poco más.

¿Por qué no tener en cuenta el nivel de sostenibilidad de las propias aerolíneas? El Índice de eficiencia de las compañías aéreas tendría que ser un parámetro más en el cálculo de la compensación económica. Volar en una aerolínea con una flota moderna, con un número mayor de asientos que otra en el mismo modelo (más incómodos pero menos contaminantes), mayor nivel de ocupación en vuelos, uso de wimglets etc. debiera aminorar el coste que la empresa debe pagar por la compensación del carbono en el desplazamiento de sus empleados.

Otro parámetro que proponemos se tenga en cuenta en esta calculadora de sostenibilidad de los viajes corporativos: el tema de los equipajes. Los turistas vacacionales vuelan habitualmente

Costes y ROI

con maletas facturadas, los viajeros de negocios en muchas ocasiones vuelan únicamente con equipaje de mano.

La optimización del peso en el avión genera importantes ahorros que podemos valorar sosteniblemente y que es necesario reconocer a las empresas, mediante reducciones económicas.

Tenemos que ponderar también la fuerte repercusión de los viajes de empresa y del turismo de reunión, sobre las economías locales. Un viajero de negocios tiene un gasto medio en destino entre 2.5 y 5 veces más que un viajero vacacional. Habría que buscar una forma justa de equilibrar consumo de viajeros de empresa y aportaciones al desarrollo de los destinos.

Podríamos añadir otros muchos casos pero llegaríamos siempre a una misma conclusión. Los viajes de empresa y el desarrollo sostenible tienen que ser complementarios y ambos deben caminar de forma paralela. Nos queda mucho trabajo por delante.

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