Business Travel Magazine #61 by GEBTA España

2012 #2 | N.º 61

Nuevos viajeros

Jóvenes, sociales y digitales

Consolidar los viajes

Reducir los costes de gestión

Gastos complementarios Mayores y menos controlados

Oleoturismo en Jaén Eventos novedosos

APPS y viajes de empresa Viajes más cómodos

Políticas de viaje Tendencias europeas

Travel Risk Management

Responsabilidad de las empresas en viajes

GEBTA. Editorial

Editorial Tradicionalmente los viajes de empresa se han considerado desde una perspectiva de compras, ya sea bajo la responsabilidad de un Travel manager o del mismo Departamento de Compras o Financiero. Pero sin perjuicio del peso que ejerce el control de los costes en la relación de las empresas con las Travel Management Companies (TMCs), las corporaciones no pueden olvidarse de otros ámbitos de la organización en los que el viaje tiene un impacto evidente. Desde los Departamentos Comerciales y de Marketing, pasando por el ámbito de la Tecnología o los RR.HH, los viajes de negocio, incluidos los eventos e incentivos, son una par-

te fundamental para el desarrollo y crecimiento de las empresas. En el primero de los ámbitos, son muchos los estudios e informes que acreditan el impacto y el retorno de la inversión realizada en business travel en términos de actividad comercial y facturación por exportaciones. Del mismo modo, la actualización permanente de la tecnología y soluciones aplicadas a la movilidad, constituyen elementos indiscutibles para la mejora del rendimiento en los desplazamientos.

valor y a los atributos de los viajes para la formación e incentivación de los empleados; nuestra reflexión se dirige principalmente a los aspectos vinculados con la seguridad y protección de los empleados cuando se desplazan por motivos laborales. A diferencia de lo que sucede en otros mercados, éste último es un ámbito menos conocido en el mercado español, sobre el que merece la pena reflexionar. GEBTA

En el actual contexto económico la dimensión humana de los viajes de negocio corre el riesgo de verse relegada a un segundo plano. No nos referimos únicamente al

Sumario GEBTA Editorial

TENDENCIAS

Los nuevos viajeros

BARÓMETRO

Cifras del viaje de empresa

pasaporte

Travel Risk Management

budget

Gastos complementarios

meeting

Oleoturismo

TIPS

Viajes de empresa y APPS

gestión

Políticas de viaje

opinión

Javier Ventura-Travesset

3 4 6 10 12 16 18 22 26

4 TENDECIAS. Los nuevos viajeros

Los nuevos viajeros

Jóvenes, digitales y usuarios de medios sociales Los viajeros de empresa 2.0. comienzan a integrarse en la vida profesional y llegan al business travel imponiendo nuevos formatos de comunicación, formas diferentes de viajar y maneras nuevas de entender el viaje de empresa

La generación “Y” a la que los americanos llaman también “Millennials” por vivir su desarrollo más intenso junto con la llegada del tercer milenio, son los jóvenes nacidos después de 1980, criados en un entorno de bienestar y con predominio de tecnología digital. Esta generación se está sumando a la vida laboral y aunque en España su incorporación está siendo más lenta, podemos mirar hacia otros mercados y ver los cambios que están generando en el mundo de los viajes. ¡Una buena forma de prepararse para el cambio! Tecnología y redes sociales Estos viajeros son grandes usuarios de tecnología. Su Smartphone es una herramienta indispensable en sus viajes, de ahí la necesidad de ofrecerles servicios con acceso a través del móvil. Sus tasas de adopción de tecnología son también muy altas. Posiblemente en este campo van a actuar como evangelizadores frente a

sus compañeros de mayor edad. Contar con un grupo de viajeros de este perfil en una empresa, puede ser una forma de asegurarse el éxito en la puesta en funcionamiento de una herramienta de autobooking. Similares actuaciones van a darse con otros aplicativos como los sistemas digitales de notas de gastos. Los “Millennials” entienden el servicio vinculado a la necesidad y no a un horario, de ahí que las agencias de viajes nos vamos a ver en la necesidad de multiplicar las vías de atención las 24 horas primando los canales sociales, que por otro lado son sus vías favoritas para viralizar sus quejas o sus recomendaciones. Cambios en la comunicación La generación “Y” está habituada a comunicarse con mucha frecuencia usando mensajes cortos e inmediatos, como SMS, post de blog, comentarios en una página etc. En viajes de negocios no podremos pretender que estos viajeros descarguen un pdf de 200

TENDENCIAS. Los nuevos viajeros

Por: Alicia Estrada

páginas como resumen de la política de viajes de la empresa. Vamos a tener que comunicar de otra forma: información en pequeñas dosis, mayor frecuencia y mensajes que faciliten la interacción con el departamento de viajes o el travel manager. Viajes de trabajo y más Algo muy positivo para las empresas. Estos jóvenes viajeros de negocios contemplan el viaje de empresa desde un punto de vista muy estimulante y motivador. Trabajan y saben aprovechar los tiempos libres en sus desplazamientos para desvirtualizar a sus amigos de twitter o facebook con los que usan

otras redes como Dopplr, habituales entre viajeros de negocios 2.0. Los hoteles… En los últimos años la hotelería ha implementado numerosos cambios para atraer a los viajeros de empresa que ahora tienen entre 40 y 55 años: camas más cómodas, espacios de trabajo mayores, mejoras en la iluminación de la habitación, más horas de servicio de habitaciones, restauración más sana y rápida etc. Los nuevos viajeros de negocios anteponen a la comodidad elementos como el wi-fi. La conexión internet no es algo que se exige, se espera siempre, como se esperan las toallas en

el lavabo de la habitación. Se esperan igualmente tomas para cargadores e incluso cargadores, no se trata de desenfuchar el minibar o la lámpara. Estos usuarios van a adaptarse rápidamente a usar su smartphone para controlar el aire acondicionado de la habitación, para modificar la iluminación o hacer el check-out a la hora de partir. Los vestíbulos de los hoteles ya han comenzado a transformarse con la llegada de estos viajeros, pero lo van a hacer aún más. Lo “millennials” prefieren trabajar en espacios comunes del hotel que no encerrarse en su habitación. El vestíbulo puede convertirse en

una zona de sociabilidad y divertimento, en el que encontrar un bar de copas, una cafetería o un buen restaurante según el momento del día. Después del trabajo, la generación “Y” puede sumarse a una jornada de pequeñas actividades como una cata de vinos del bar del hotel o a una sesión de yoga y té que junta en el gimnasio a huéspedes y habituales de la zona. Muchos cambios y muy divertidos. ¡No nos aburriremos!

6 BARÓMETRO. Cifras del viaje de empresa

¿Más ahorros en viajes de empresa? Mayor agregación, menor coste de gestión 25.000 millones de euros es la cifra que representa el viaje de empresa en Francia, una cantidad muy alejada de los 3500 millones de euros que barajamos al hablar de gastos de desplazamientos en nuestro país. ¿Tan pequeño es nuestro mercado, o quizás estamos contabilizando elementos distintos?

El estudio del mercado francés que ha sido publicado por EPSA en marzo de 2012 arroja algunas conclusiones interesantes al traspasarlo a nuestro mercado. Entre las prioridades de los gestores de viajes de España para 2012, leíamos en los informes de CWT, algunos resultados como los siguientes: Más del 80% de los travel managers indicaban que su primera prioridad se centraba en conseguir ahorros en transporte aéreo y terrestre. Casi el 70% de responsables de viajes de empresa indicaban tener entre sus prioridades para 2012 la optimización de la política de viajes. Un 40% de responsables de viajes en empresas tiene entre sus prioridades la consolidación del programa de viajes.

Por otro lado conocemos que los ahorros están vinculados en gran medida a la implementación y cumplimiento de la política de viajes, a la consolidación de proveedores, al uso de tarifas preferenciales etc. En los estudios de CWT leemos que buenas prácticas en este sentido pueden suponer ahorros de hasta un 20% para las empresas. Sorprende pues en este sentido que el 57% de la partida presupuestaria destinada a viajes de las compañías francesas esté desintermediado. Ciertamente la intermediación no asegura la agregación pero una agencia especialista en viajes de negocios ayuda a optimizar este objetivo y si no lo hace, debiéramos pensar en cambiar de agencia. Si en campo de los transportes tenemos elementos de mejora en cuanto

a agregación (Ver Tabla 1), especialmente en el capítulo de alquiler de coches, la partida clave es sin duda la de gastos de representación y especialmente de gastos de alojamiento. Algunas empresas pueden tener acuerdos directos con cadenas hoteleras o centrales de reserva pero la fuerte diferencia de cifras, 900 millones de euros intermediados frente a 3600 millones desintermediados, nos hacen pensar en una fuerte dispersión de este tipo de gastos, con la consiguiente dificultad de ahorro de costes, de control y de reporting. Existen soluciones igualmente para agregar gastos de restauración, taxis, peajes y similares que en muchos casos podrían formar parte de los servicios ofrecidos por los gestores de viajes a las empresas. El importe de estos gastos (5000 millones de euros en Francia) aconseja meterlos en política,

BARÓMETRO. Cifras del viaje de empresa

Por: Departamento de Innovación de gebta

establecer actuaciones claras para los viajeros de negocios y desde luego establecer controles y auditorías.

LAS CIFRAS DEL VIAJE DE EMPRESA EN FRANCIA * En Miles de millones

Disgregación de gastos Al margen de los problemas de desagregación de servicios y gastos desintermediados y de la dificultad para auditar los cumplimientos de política en viajes corporativos, debemos sumar el alto coste que las empresas pagan por la tramitación de facturas y notas de gastos de los viajeros que organizan sus viajes y desplazamientos de manera no gestionada. ¿Alguna de sus empresas está imputando estos costes a los viajes de negocios? Siguiendo un estudio de Concur para el mercado americano en relación al coste de gestión de notas de gasto, tendríamos que sumar a la gestión manual de cada nota de gastos, la cifra promedio de 25,89 dólares. Pa-

Intermediado

Desintermediado

Total

4,2

5,2

0,8

1,8

Alquiler coche

0,5

Agencia de viajes

0,5

Subtotal transporte

6,2

2,3

8,5

Hoteles

0,9

3,6

4,5

Restauración

1,8

Kilometraje

1,2

Otros (taxi, peaje, párking)

0,5

2,5

Subtotal gastos representación

Aéreo Tren

1,4

8,6

MICE

3,5

6,5

Subtotal MICE

3,5

6,5

10,6

14,4

Total Tabla I: Fuente EPSA, 2012

8 BARÓMETRO. Cifras del viaje de empresa

rece una suma alta pero piense en el tiempo y las personas que intervienen, desde el propio viajero, quien aprueba la nota, quien la contabiliza, responsables administrativos etc. En una época en que los distintos departamentos de las empresas se encuentran ahogados por los recortes y la optimización de gastos, por qué desatender oportunidades como éstas. ¿Cuántas notas y facturas vinculadas a viajes de negocios gestiona su empresa? Haga una simple multiplicación, recortando incluso el coste de la gestión y considere la cifra resultante.

guir mejoras en los cumplimientos de la política de viajes. Los gestores de notas de gastos forman parte también del portfolio de productos que una agencia especializada puede ofrecer a sus clientes corporativos. Quizás es el momento de valorarlos.

Agregar gastos, centralizar en la medida de lo razonable las compras, privilegiar a los proveedores con acuerdos son prácticas comunes para muchos travel managers. Mucho más lejos de nuestra realidad se encuentra el uso de herramientas de gestión de gastos, tan habituales en mercados vecinos como Francia. Sólo el 7% de los responsables de compras de viajes (Dato tomado de Meet in, abril 2012) indicaron que usarían esta herramienta para conseCIFRAS TOTALES DEL VIAJE DE EMPRESA EN FRANCIA

Gastos

14% 86% 86% 73%

Transporte

27% 46%

MICE

54%

42%

Global

58%

20%

Intermediado

Tabla II: Fuente EPSA, 2012

40%

Desintermediado

60%

80%

Business Plus Experience

aburrirse está prohibido en todo momento

Todo en la clase Business Plus está pensado para vivir y sentir la exclusividad. Desde su butaca cama hasta una pantalla táctil, desde una exquisita bodega a lo mejor de nuestra cocina. Disfrutar la clase Business Plus, es hacer el viaje que siempre ha soñado.

10 pasaporte. Travel Risk Management

Travel Risk Management Responsabilidad empresarial en los desplazamientos de sus empleados El mundo en el que vivimos es un mundo lleno de incertidumbres, ya sea por el contexto económico global, como por la inestabilidad geopolítica en buena parte del globo. Este es también el escenario en el que las empresas desarrollan su actividad y en el que se mueven los viajes de negocio. ¿Cómo prepararnos para situaciones que ni siquiera somos capaces de imaginar?

En los últimos tiempos hemos venido oyendo hablar del “Travel Risk Management”, de ese deber de diligencia que tiene el empresario con sus desplazados: ya sean expatriados, desplazados por un proyecto o “simples” viajeros de trabajo que pasan 1 ó 2 noches fuera de España. Si pensamos en países como Reino Unido o Estados Unidos observamos un entramado legislativo muy importante y cómo las empresas pueden llegar a ser, incluso, responsables penales de lo que ocurra a sus empleados desplazados (pensamos en la Corporate Manslaughter and Corporate Homicide Act de 2007 y la Health and Safety at Work Act de

1974 en Reino Unido; o en la Occupational Safety and Health Act norteamericana). ¿Realmente nuestra empresa está preparada para esto? ¿Conocemos siquiera los riesgos que podemos asumir? ¿Hemos pensado en como evitarlos o transferirlos? Hablamos, al menos, de 3 clases de responsabilidades que todo empresario (o sus Directivos) deberían valorar (en el marco de empresas establecidas en un Estado Miembro de la UE): Duty of Care. La responsabilidad general de la compañía de proteger y mejorar la seguridad y la salud de sus

trabajadores en “el trabajo” (Directiva 1989/391/CEE, de 12 de junio). Duty to Disclose. La responsabilidad de prevenir los potenciales riesgos a los que pueda enfrentarse el empleado durante su estancia (¿sabemos realmente a dónde estamos enviando a nuestro empleado? ¿puede exigírsenos una posterior responsabilidad por, precisamente, faltar a esa diligencia del buen empresario de medir los riesgos futuros?) Standard of Care. Informar a nuestros empleados sobre lo que supone un viaje de negocios, sobre dónde van a ir, aportarles la documentación necesaria, etc. No simplemente mandarles un mail 24h antes.

pasaporte. Travel Risk Management

Por: Departamento laboral tourism & law abogados

en el marco de una prestación de servicios transnacional deberán garantizar a éstos las condiciones de trabajo previstas en el lugar de desplazamiento por las normas nacionales de transposición de la Directiva 96/71/ CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de diciembre (LCEur 1996, 71) , sobre el desplazamiento de trabajadores efectuado en el marco de una prestación de servicios, sin perjuicio de la aplicación a los mismos de condiciones de trabajo más favorables derivadas de lo dispuesto en la legislación aplicable a su contrato de trabajo, en los convenios colectivos o en los contratos individuales”. Las empresas que quieran recortar gastos, que no lo hagan en asesoramiento. No sólo se arriesgan a incumplir con la legislación nacional y comunitaria sino, lo que puede ser peor, con la de los países en los que se encuentren sus desplazados, expatriados o, simplemente, empleados.

Desplazados y expatriados Al margen de los puntos indicados arriba, las situaciones de desplazamiento de empleados por períodos más largos de tiempo, implican además nuevas responsabilidades para las empresas. ¿Estamos al corriente de la normativa en vigor? ¿Estamos cumpliendo con algo tan sencillo como lo señalado por la D.A. 1ª de la Ley 45/1999, de 29 de noviembre? Las empresas establecidas en España que desplacen temporalmente a sus trabajadores al territorio de Estados miembros de la Unión Europea o de Estados signatarios del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo

Finalmente, destacar como en los supuestos de desplazamiento, existen ciertos aspectos que la empresa debe tener en cuenta antes de tomar cualquier decisión: conocer las exigencias de permisos de trabajo y residencia y la legislación aplicable al contrato de trabajo; analizar los aspectos relativos a la Seguridad Social (Reglamentos 883/2004 y 987/2009); y muy importante, controlar la tributación de los salarios en los países de destino y los Convenios de Doble Imposición que puedan existir. En definitiva, un cúmulo de normativas y disposiciones específicas, que afectan al día a día de las empresas y generan responsabilidades para éstas. Para todo ello las corporaciones disponen de soluciones y productos genéricos o a medida, concebidos para el aseguramiento de riesgos y de eventualidades en los desplazamientos de los empleados y trabajadores, buena

parte de los cuales suelen proporcionar las agencias especializadas en viajes de empresa. ¿Los conoce? De ello y más cosas seguiremos hablando en los próximos números.

12 budget. Gastos complementarios

Gastos complementarios Cada día mayores y menos controlados Los gastos complementarios suponen el 8% del paquete de gastos generales originados por los viajes de empresa, según GBTA y entre el 5 y el 10% de la partida de gasto aeréo según CWT, ¿Están incluidos estos gastos en las políticas de viajes de las empresas?

En el año 2011 las aerolíneas facturaron 18.230 millones de euros por servicios complementarios, un 66% más que en 2009. Parece claro que en el sector aéreo la partida de gastos complementarios va ganando bazas año tras año, así lo indican las cifras de Idea Works Company que a nuestro mercado han llegado en parte a través de Amadeus. Aerolíneas de red y LCC’S La generación de ingresos a través de la aplicación de gastos complementarios no afecta, como podría pensarse, exclusivamente a las compañías de bajo coste. De hecho en el Top 10 de compañías con mayores ingresos por estos conceptos, los primeros puestos están copados por aerolíneas de red, las tres primeras americanas: United Continental, Delta y American. El cuarto puesto lo ocupa la australiana Quantas. En séptima posición nos encontramos con Ryan Air.

budget. Gastos complementarios

Por: Departamento de Innovación de gebta

En todo caso habría que hacer algunas matizaciones de gran importancia para los viajeros de negocios. Gran parte de los ingresos auxiliares de las compañías de red consignados en este estudio, están generados por sus programas de pasajero frecuente y son debidos a pagos de partners y empresas participantes en los programas de fidelización de las aerolíneas. Si anuláramos este concepto, seguro que los primeros puestos pasaban a ser copados por las aerolíneas de bajo coste. Hay dos elementos claves que considerar cuando hablamos de gastos complementarios y aerolíneas: Habría que valorar las cantidades en tantos por ciento. ¿Cuánto su-

ponen los gastos complementarios respecto a los ingresos de la aerolínea? En en ránking porcentual el “top ten” está liderado por diez compañías de bajo coste. A la cabeza, la americana Spirits. ¿Cómo afecta la implementación de estos gastos al viajero y a las empresas? En el caso de las LCC’s la imputación es directa. El 20,5% de los ingresos totales de Ryan Air corresponden a servicios extras abonados por los pasajeros. De media un viajero que vuela con la aerolínea irlandesa desembolsa 12 euros por servicios adicionales.

14 budget. Gastos complementarios

Gastos extras y política de viajes

Viene ahora la pregunta del millón. ¿Las empresas deben pagar todos los gastos extras en los que incurren los viajeros de negocios? Sin duda estamos ante uno de los puntos más débiles de las políticas de viajes y en muchas ocasiones no especificado. En un estudio de benchmarking en el mercado latinoamericano, realizado recientemente por GetThere, la herramienta de autobooking de Sabre, se indicaba que mientras las aerolíneas crecían en aplicación de gastos complementarios, las empresas recortaban reembolsos por estos gastos En 2010, 95% de las compañías abonaban a sus viajeros los gastos de facturación de equipaje. En 2012, sólo lo hacían el 78% de las entidades encuestadas.

Gastos adicionales menos controlables para los travel managers

• • • • • • • • • •

Las bebidas que se pagan en los aviones. Gastos por el uso de cascos en aviones. Pagos por visionado de películas y multimedia a bordo. Comidas de pago. Peajes vinculados a alquiler de coches. Acceso a Internet en hoteles. Parking con cargo en hoteles. Sobrecostos por devoluciones tardías de coches de alquiler. Sobrecostos por alquiler de coches en trayectos de sólo ida. Tasas de carburante en el caso de alquiler de coches.

Fuente: GBTA Foundation, 2012

Entre 2010 y 2012 cayó un 11% el número de empresas dispuestas a abonar los gastos por los servicios a bordo solicitados por los viajeros corporativos. Sólo el 42% de las compañías latinoamericanas se hacen cargo de estos gastos, según el estudio de GetThere. En Europa parecemos más permisivos. En Francia y según CWT esta cifra alcanza casi al 60% de las empresas, aunque eso sí, vinculando el gasto a comida y bebida únicamente. En resumen, estamos ante partidas presupuestarias valorables y que es necesario considerar. Para empezar por algún sitio, fijemos una política de gastos teniendo en cuenta criterios como la frecuencia de uso por los viajeros de la empresa, transparencia de precios y facilidad del seguimiento de costes por parte de los compradores. ¡Es una forma de avanzar!

16 MEETING. Oleoturismo

Turismo del olivo en Jaén Nuevas miradas para eventos corporativos Si preguntáramos a los organizadores de eventos qué buscan sus clientes cuando celebran reuniones profesionales, convenciones, presentaciones etc. seguramente nos resumirían sus necesidades hablándonos de creatividad, austeridad y entornos relacionales. ¿Tiene cabida el oleoturismo?

Miremos las tendencias en el sector MICE. Los eventos de empresa son cada vez son más cortos; cada vez tienden más a ser el resultado de la combinación de trabajo y ocio; los grupos tienden a ser cada vez más pequeños; son más locales prefiriendo destinos cercanos y domésticos; son más creativos; la tecnología va siendo clave en la organización de eventos: medios sociales, participación a través del Smartphone, convocatorias a través de móvil, votaciones etc., poco a poco vamos notando una mayor preocupación por cuestiones medioambientales y la comida y la bebida van dejando de ser elementos complementarios para integrarse en el evento como elementos experienciales y de networking. En este sentido, experiencias como el turismo cultural, el turismo de interior o el oleoturismo abren a las empresas

y a los organizadores de eventos nuevas perspectivas en las que trabajar. Oleoturismo en Jaén Un producto turístico poco conocido, el turismo del olivo, un territorio para descubrir, Jaén, son algunas de las nuevas perspectivas que se abren al sector de los eventos. Sesenta millones de olivos ordenados en hileras conforman un paisaje único y singular en el mundo, que se une a la red más importante de espacios naturales protegidos de España, convirtiendo a este territorio en un auténtico pulmón verde. Hablamos de destinos cercanos, de territorios que nos abren las puertas a la creatividad, de destinos con buenas infraestructuras hoteleras ajustadas a grupos pequeños y medianos. El turismo del olivo nos permite además apoyar al sector primario, marcar

MEETING. Oleoturismo

Por: Alicia Estrada

nuestro compromiso con la sostenibilidad y el medio ambiente, y el producto rey de la zona, el aceite, nos da juego para integrarlo en catas, en descubrimientos gastronómicos, en juegos como el casino del aceite que fomentan el networking y las relaciones entre participantes. ¿Nos vamos a Jaén a realizar el próximo encuentro con sus clientes? Más que aceite De la misma forma que el olivo es más que un árbol para Jaén y sus gentes, el oleoturismo va mucho más allá de catar aceites o visitar almazaras. Su cultivo y producción marcan el paisaje pero también la economía del territorio, la cultura, las fiestas populares, las tradiciones, la forma de vivir y entender el mundo. El turismo del olivo nos permite este acercamiento y nos favorece un enfoque múltiple, acomodando las actividades a los objetivos de nuestro grupo o nuestra empresa. Déjenos que le hagamos algunas sugerencias muy especiales para celebrar su evento corporativo entre olivos jiennenses. Nos gustaría llevarle a la vía verde del aceite, antigua red ferroviaria del tren del aceite que ahora podrá recorrer en bicicleta o haciendo senderismo, rodeado de mares de olivos. Le llevaremos también al Museo de la Cultura del olivo en Baeza, donde conocer sistemas históricos de obtención del aceite y donde visitar el Jardín de las variedades, un paseo en el que toparse con los olivos del Mediterráneo. Se emocionará con los olivos centenarios de Motril, en Martos. Disfrutará de las ciudades patrimonio de la humanidad, Úbeda y Baeza y en los Parques naturales de Cazorla, Segura y Las Villas comul-

gará con la naturaleza más virgen de nuestro pais. No se nos olvidará acercarle a algunas de las muchas empresas que han sabido transformar el oro amarillo en productos de cosmética y para terminar nada mejor que una sesión de Oleo-SPA y el descubrimiento de la cocina del aceite. Mañana empezaremos con un desayuno molinero antes de encaminarnos a las almazaras… ¡Mucho por descubrir!

18 TIPS. Viajes de empresa y APPS

Viajes de empresa y APPs

Aplicaciones para mejorar su experiencia de viajero

¿Tiene un Smartphone? Muchos aplicativos pueden ayudarle en sus desplazamientos profesionales

Hemos seleccionado una serie de aplicativos que le ayudarán en sus desplazamientos de trabajo. Para facilitar la descarga de APPS añadimos los códigos QR que le llevarán directamente a las aplicaciones. Los códigos QR, (en inglés QR Code) son un tipo de códigos de barras bidimensionales. La información está codificada, permitiendo almacenar gran cantidad de información alfanumérica. Los códigos QR son fácilmente identificables por su forma cuadrada y por los tres cuadros ubicados en las esquinas superiores e inferior izquierda.

TIPS. Viajes de empresa y APPS

Por: Departamento de Innovación de gebta

Evernote

Expensify

GateGuru free

Moverse por un aeropuerto no siempre es fácil. GateGuru le ayudará a moverse por más de 120 aeropuertos de Europa, Asia, Estados Unidos y Canadá. La aplicación permite ver sus itinerarios, registrar tiempos de espera de seguridad de aeropuertos y ver una lista estructurada de tiendas y servicios en aeropuertos con fotos subidas por usuarios.

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free

Si su propósito es ahorrar dinero y tiempo en la gestión de gastos en viajes, Expensify le ayudará. Es muy fácil de utilizar y le simplificará el registro de sus gastos, adelantos de fondos en desplazamientos profesionales etc. Expensify le dará gráficos para entender fácilmente en que está gastando su presupuesto. Además de su soporte para apps, tiene una web muy completa, en donde podrá ver sus registros.

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Checkmytrip free

Permite comprobar su itinerario de viaje, sus segmentos de vuelo, hotel y alquiler de coches. Desarrollado por Amadeus, cuenta con un enlace directo para realizar el check-in online, con información en tiempo real de su reserva. Es gratuita y permite compartir viajes en comunidades virtuales. Podrá llevar un listado con todos sus viajes realizados y pendientes y personalizar las herramientas que desee visualizar (moneda, mapa, reloj y otros).

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Es una aplicación que le ayuda a mantenerse organizado, guarda sus ideas y mejora su productividad. Independientemente de donde esté, permite tomar notas, fotos, crear listas de tareas, grabar datos de voz y sobre todo guardarse páginas web, etc. para lecturas posteriores y etiquetadas según su organización. Todo es web así que si mantiene la aplicación también en su ordenador.

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Wefi

Keypoint €

Keypoint es la herramienta perfecta para crear presentaciones en cualquier lugar. Usted puede utilizar uno de los 10 temas de alta calidad y 7 tipos diferentes de animación. Una vez que ha creado su presentación puede comenzar a agregar diapositivas y organizarlas como desee. Puede publicar su presentación on line y compartirla o incluso incluirla en su sitio web, página personal o blog.

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Localiza puntos wifi en la mayoría de los países del mundo para Android.

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Unas de las mejores Apps para este tema, localiza puntos wifi en la mayoría de los países del mundo. Disponible para iPhone.

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TIPS. Viajes de empresa y APPS

Usher free

Usher permite crear y gestionar fácilmente un evento de principio a fin gracias a su completa integración con el interface de Facebook Events. La aplicación de gestión de eventos combina invitaciones impresas y electrónicas. Usher permite aprovechar la red de amigos de Facebook y extender invitaciones personalizadas para el evento, ya se trate de un evento en un hotel, una reunión de antiguos compañeros o clientes o incluso una fiesta benéfica. Con Usher se pueden gestionar eventos tanto personales como profesionales de forma conveniente y segura desde el smartphone. Se puede enviar y recibir invitaciones, confirmar rápidamente y beneficiarse de la emisión rápida de las invitaciones y de un registro sencillo.

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Babelingo

Tripit €

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Se trata de un programa que es más que un simple traductor, es un especialista que le ayudará en sus desplazamientos profesionales. Esta aplicación nos permitirá saber cómo se dicen en determinados idiomas las frases más habituales para un viajero de negocios, como por ejemplo, “¿Cómo se va al aeropuerto?”, o “¿Cuánto cuesta esto?”

TripIt es una aplicación muy práctica que le permitirá mantener agrupados todos tus planes de viaje en un solo lugar. El aplicativo toma todos los detalles de su viaje y crea un itinerario que le servirá cuando y donde lo necesites. Puedes sincronizar el aplicativo con su correo y compartir sus planes con amigos y familiares en Facebook y LinkedIn.

Eligiendo la frase que queramos, el programa nos mostrará el texto traducido al idioma. El programa consta de más de 300 frases útiles en 11 idiomas diferentes. Contiene traducciones directas e inversas de inglés, español, italiano, francés, alemán, japonés y chino etc. Por ahora sólo válido para usuarios de iPhone

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Si todavía no lo tiene el lector de códigos, descárguelo ahora para disfrutar de las aplicaciones que hemos elegido. http://www.codigos-qr.com/lectores-codigos-qr/

22 gestión. Políticas de viaje

Políticas de viaje Su influencia en la gestión de viajes de empresa

Una empresa puede ahorrar hasta un 20% de su presupuesto anual de movilidad implementando una política de viajes racionalizada. ¿Cuáles son las tendencias de las empresas europeas en este ámbito?

En la actualidad, una política de viajes pivota normalmente en torno a cuatro ejes fundamentales: perfiles de viajeros y reglas, políticas de proveedores preferenciales, negociación de tarifas y consolidación del programa de viajes. Sin embargo las previsiones apuntan a que en el futuro próximo aparecerán nuevas prioridades al tratar este tema, como: Consolidación del programa de viajes con especial atención a la gestión de la multicanalidad. Trazabilidad del viaje y de los costes, pero no sólo externos, también y muy especialmente, costes internos. Integración del programa de reuniones y eventos en el programa de viajes. Sostenibilidad y rentabilidad ecológica junto con rentabilidad económica. ROI, el siempre presente “retorno de la inversión”. Por lo tanto habrá que tener en cuenta estas tendencias a la hora de ir describiendo o actualizando las políticas de viaje de nuestras empresas. Algunas tendencias como la multicanalidad nos van a ser impuestas por los propios viajeros y otras, como la trazabilidad, la medición del ROI o la integración del programa de viajes y eventos, van a ser recursos inapelables ante la optimización de costes. Análisis de tendencias Aumenta la presión en política sobre el viaje aéreo (76% de las empresas europeas encuestadas*) y los desplazamientos en tren (73%). La tendencia a la oferta y a la aplicación de la BAR (La mejor tarifa disponible) han hecho que se relaje sin embargo la política sobre hoteles (62%) y rentà-car (66%).

*Según datos extraídos del estudio Egencia, GBTA Foundation, 2011.

GESTIÓN. Políticas de viaje

Por: Alicia Estrada

¿Qué tipo de empresas son las más cumplidoras con las políticas corporativas? Sin duda las más grandes. Parece que existe una proporción directa entre tamaño e índice de éxito de políticas. Empresas europeas de más de 10 millones anuales de gastos en viajes, presentan niveles de cumplimiento de política superiores al 80%. Más datos curiosos. Las empresas más pequeñas son las que presentan mayores niveles de adopción de herramientas de autobooking según marca su política. En todo caso, la autorreserva sigue siendo una cuestión de debate para muchas empresas. Uso obligatorio del autobooking: 51% de las empresas europeas encuestadas. Obligatoriedad de autobooking sólo para ciertas reservas: 15% Empleo de la herramienta de autobooking, según elección del viajero: 14% Sin herramientas de autobooking en la empresa: 20%

24 gestión. Políticas de viaje

Tal y como indicábamos, la política de viajes se centra muy especialmente en los temas aéreos. Sin embargo la batalla de la compra anticipada como elemento clave de ahorro parece casi perdida. El 63% de las empresas europeas encuestadas indicaron tener esta pauta como recomendación, pero nunca como obligatoriedad. No ocurre lo mismo con la obligatoriedad trasladada a los empleados de usar la tarifa más económica para volar. 66% de las compañías tienen incluida en su política de viajes la obligatoriedad de

compra de la tarifa más barata, aunque ésta sea no reembolsable y 35% de las empresas europeas obligan a sus empleados a hacer uso de la tarifa más barata aunque implique vuelos con escalas o uso de aeropuertos alternativos (29%) Aplicación de políticas de viaje Se observa una evolución en la implementación y obligatoriedad del uso de políticas de viaje en empresas europeas. En todo caso en el año 2010, la política de viajes considera-

da como una serie de reglas hechas a los empleados, no pasaba de ser una simple recomendación en el 50% de los casos, lo mismo que en 2009. Hemos notado sin embargo una evolución en el número de empresas que visibilizan la política de viajes como obligatoria. Si en 2009, el 40% de las empresas encuestadas nos hablaban de política de obligado cumplimiento, un año después, este índice había subido 7 puntos, hasta el 47%. Por otro lado cada vez hay menos empresas sin política de viajes en Europa, al menos entre las grandes. Esta cifra se estipulaba en un 2%, en 2010. La estructura de PYMES característica del tejido empresarial español a buen seguro que hará que estas cifras sean distintas a las que venimos conociendo para el mercado europeo y las reglas que configuran las políticas, posiblemente mucho más sencillas que las que caracterizan al general de las compañías europeas. En todo caso, se trata de tendencias que conviene tener en cuenta, mucho más cuando conocemos que la implementación de una política de viajes racionalizada puede suponer a las organizaciones,

Políticas de viaje Tendencias sector aéreo Se impone la tarifa más barata como tarifa recomendada 66% Tarifas no reembolsables 56% Franjas horarias diferentes a las previstas por el viajero 35% Vuelos con escalas 29% Aeropuertos alternativos Se imponen aerolíneas preferentes 24% Obligatoriedad mientras haya disponibilidad 51% Obligatoriedad si es más barata que una no preferente 16% De las empresas no tienen ninguna tarifa negociada Compra anticipada 63% De las empresas, sólo recomendación, no obligatoriedad

ahorros de hasta el 20% de sus presupuestos anuales en desplazamientos corporativos. Puede solicitar el estudio completo sobre políticas de viaje a GEBTA a través de contacto@gebta.es

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26 opinión. Javier Ventura-Traveset

Dar más espacio al Espacio

Tecnología espacial, una gran inversión en tiempos de crisis La tecnología espacial tiene una historia de más de 50 años. Desde el primer satélite puesto en órbita en 1957, el Sputnik, el número de servicios y aplicaciones ligados al sector espacial ha crecido de forma exponencial. De hecho el espacio está presente en muchas facetas de nuestra vida. Ante imprevistos como un apagón espacial, las consecuencias serían tremendas para nuestra economía y nuestras vidas. Javier Ventura-Traveset Doctor Ingeniero de Telecomunicación, Responsable de Comunicación y Portavoz de la Agencia Espacial Europea en España

La tecnología espacial está presente en nuestras vidas. ¿Cuáles serían las consecuencias de un hipotético “apagón espacial”? ¿Qué ocurriría si apagáramos todos nuestros satélites por un día?

Para empezar, no tendríamos navegación por satélite, lo que afectaría a los más de 600 millones de receptores de navegación por satélite que se estima hay en el mundo y a todos los servicios asociados, por ejemplo, en sectores como el transporte, la agricultura, el turismo o la seguridad. Tampoco sabríamos con suficiente precisión las previsiones meteorológicas, si hay o no riesgos de inundaciones, o de olas de calor o de frío; y tendríamos grandes dificultades para prever y para reaccionar en caso de catástrofes. Además, muchas de las comunicaciones telefónicas intercontinentales simplemente no serían posibles, e Internet tendría grandes interrupciones, hasta el punto de que muchos hogares simplemente dejarían de tener acceso. Igualmente, se dejarían de emitir los más de 5500 programas que se emiten en el mundo por televisión, y más de 150 millones de hogares en Europa dejarían de tener televisión por satélite. Y son sólo algunos ejemplos. En el campo del transporte comercial, de especial interés para los lectores de esta revista, la tecnología espacial permite una mejora importante en eficiencia y sostenibilidad, incrementa la seguridad, permite la optimización de rutas,

mejora la navegación y la gestión del tráfico, y facilita el ahorro de costes en los viajes. Todos estos beneficios son posibles gracias a un desarrollo tecnológico continuo. Todo ello convierte a la tecnología espacial en lo que se ha venido a denominar inversión perfecta: alta cualificación profesional; tecnología, innovación e investigación; colaboración internacional; capacidad exportadora; mejora de la calidad de la vida de los ciudadanos; y aumento de nuestro conocimiento. El sector espacial tiene un efecto tractor muy importante en otros campos tecnológicos, y lleva asociado un gran efecto multiplicador. Y en nuestro país, ¿cuál es el papel de España en relación a la tecnología espacial? España es un país importante en el sector espacial, país fundador de la Agencia Espacial Europea y el quinto en contribución total, sólo detrás de Alemania, Francia, Italia y Reino Unido. La industria espacial española tiene demostradas capacidades y probada

competitividad, gozando de gran prestigio en Europa; un prestigio obtenido con el esfuerzo de más de 30 años. Las cifras de negocio del sector se han duplicado en menos de diez años, la cifra de empleo ha aumentado en más de un 30%, y la productividad por trabajador triplica la media nacional: una pequeña joya de nuestra industria que es necesario cuidar, especialmente en tiempos de crisis. Llegar hasta aquí ha requerido pues mucho tiempo y mucho esfuerzo, y es esencial mantener e intensificar las inversiones en este sector de tanta importancia estratégica: dar más espacio al Espacio.

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