Enfoque integrado de los sistemas de gestión

TEMA 1. Enfoque integrado de la la Gestión de la Organización.

1. Integración de los sistemas de gestión: Necesidad

Antee la creciente globalización de los mercados y el aumento de la competencia, las organizaciones se han visto en la necesidad de contar con sistemas que les permitan asegurar el éxito del negocio, entendiendo el negocio no sólo por las utilidades que produce, produc sino también desde el punto de vista de la permanencia y desarrollo de la Organización.. Cada día más éstas necesitan comprender comprende que los esfuerzos deberían orientarse a conseguir clientes y mantenerlos satisfechos, ya que éstos son la verdadera razón del negocio, porque sin clientes, no hay negocio.

Muchas organizaciones dentro de su estrategia de negocios han adoptado o están adoptando diversas normas de sistemas de gestión, tales como ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO/IEC 20000 y OHSASS 18001. A menudo, estas normas se aplican de forma independiente sin embargo, estas mismas organizaciones han comenzado a cuestionar este enfoque, sobre todo cuando se percibe que todos los sistemas de gestión tienen ciertos elementos comunes que se pueden atender de forma integrada. inte . De ahí el creciente interés en un enfoque integrado de los sistemas de gestión y el control del riesgo organizacional.

Para apoyar a las organizaciones en este proceso, se ha elaborado el documento PAS 99: ESPECIFICACIÓN DE REQUISITOS COMUNES DEL SISTEMA DE GESTIÓN COMO MARCO PARA LA INTEGRACIÓN: Specification of common management system requirements as a framework for integration (Especificación a disposición del público Británica BSI PAS 99:2006). Esta especificación define requisitos comunes del sistema de gestión y están destinados al uso como marco para la aplicación de forma integrada de requisitos comunes de las normas o especificaciones de dos o más sistemas de gestión.

En este primer capítulo trataremos la gestión de la organización, y en particular la gestión estratégica, ya que es a partir de los objetivos estratégicos que la Organización establece las diferentes disciplinas de gestión según la estrategia, sus propósitos y necesidades.

2. Concepto de gestión

2.1.

Definición

La gestión se define como el conjunto de acciones y decisiones que llevan al establecimiento de objetivos por parte de la Organización y al logro de dichos objetivos.

La Organización, a partir de sus propósitos y sus objetivos, puede desarrollar indicadores en las diversas áreas de gestión. Éstos sirven de base para el control de la misma gestión, y también para la evaluación del desempeño de los procesos claves del Sistema de Gestión.

2.2. a)

b)

c)

Niveles de la gestión de la Organización Gestión Estratégica: Acciones y decisiones usualmente corporativas y de largo plazo enmarcadas dentro de las funciones de planificación Gestión Táctica: Acciones y decisiones de mediano plazo, enmarcadas dentro de las funciones de organización y coordinación y que a menudo son ejercidas por el personal gerencial Gestión operativa: Acciones y decisiones de corto plazo, enmarcadas dentro de las funciones de ejecución y control, que usualmente son ejercidas por las diferentes unidades organizativas.

3. El sistema de gestión

El principio 5 de la gestión de calidad incluido en la norma ISO 9000:2005 especifica que identificar, entender y gestionar como un sistema los numerosos procesos que integran la Organización contribuye a la eficacia y eficiencia de la gestión de una organización en el logro de sus objetivos.

El sistema de Gestión se implementa para establecer la política y los objetivos de la organización en el área específica de la gestión, y para el logro de dichos objetivos. Consiste en un conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan con un propósito dado dentro de

un entorno específico. En general estos elementos son procesos, actividades y recursos que se disponen de manera ordenada para facilitar su implementación. A esta disposición ordenada generalmente se le denomina Estructura.

La Gestión de una organización puede comprender la Gestión de la Calidad, la Gestión Financiera, la Gestión Ambiental, la Gestión de seguridad y salud en el trabajo, la Gestión de Mercadeo entre otras disciplinas. A menudo las organizaciones las llevan adelante con sistemas de gestión independientes. Sin embargo, todos los sistemas de gestión tienen ciertos elementos comunes que pueden integrarse de una forma coherente y uniforme. En ese caso se puede reconocer y utilizar de la forma más provechosa posible la unidad esencial de todos estos sistemas en el marco del sistema integrado de gestión de la organización. Esto contribuye a reducir costos y evitar la duplicación de procesos y actividades dentro de la gestión.

4. La gestión estratégica: Misión, Visión y Valores.

4.1.

Generalidades

Establecer los requisitos para los sistemas de gestión es una decisión estratégica de la Alta Dirección de la organización y debería responder a las necesidades del negocio, de sus clientes y otras partes interesadas. En la planificación de la Organización se

deberían formular los propósitos a corto, mediano y largo plazo.

De esta manera, se proporciona una unidad de propósito y una orientación clara a la Organización. A menudo, éstos se establecen por quienes dirigen la organización, a través de la declaración de la Misión y de la declaración de Visión, y de los objetivos estratégicos a largo plazo.

En la norma ISO 9004:2009 SE AFIRMA: “Para lograr el éxito sostenido, la alta dirección debería establecer y mantener una misión, una visión y valores para la organización. Estos deberían ser claramente entendidos, aceptados y apoyados por las personas en la organización y, según sea apropiado, por otras partes interesadas.”

Quienes dirigen la Organización también deberían crear y mantener el ambiente interno requerido para que el personal: a) acepte y apoye la Visión y la Misión de la Organización y b) pueda involucrarse totalmente en el logro de sus objetivos, de acuerdo a la estrategia y a las políticas establecidas.

4.2.

La estrategia

Básicamente, la estrategia es un plan estructurado o un método diseñado para alcanzar los propósitos de la Organización. Tener una estrategia permite a todos beneficiarse del entendimiento de las intenciones de la organización. Esto establece, junto con la Visión y la Misión, la brújula de la organización.

En este campo es muy conocida la matriz FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), cuya idea principal es la optimización, es decir, buscar que la organización conozca sus

fortalezas y sacar provecho de ellas, identificando las oportunidades, debilidades y amenazas.

Los enfoques modernos de la estrategia utilizan modelos de sistemas para considerar de manera más eficaz las complejidades del mundo y de la estrategia. La estrategia tradicional aparece como una pirámide (la visión, los objetivos, las estrategias y las tácticas), sin embargo, este enfoque a menudo ignora la realidad de que los objetivos, las estrategias y las tácticas interactúan. La complejidad de esta interacción se maneja mejor en una visión sistémica de la estrategia.

Los nuevos enfoques se basan en los eventos. Cuando el mundo cambia, las estrategias cambian. Se planifica por escenarios.

Esta planificación está en la intersección de la planificación estratégica y la realidad de los tiempos de incertidumbre que vivimos en la actualidad, donde una organización considera varios mundos futuros en la preparación de su estrategia. La anticipación es claramente ventajosa en tiempos de cambio, los que anticipan pueden responder con más seguridad y rapidez que los demás.

En este campo cobra también importancia el análisis y la gestión de los riesgos, aspecto este último de la gestión que en estos tiempos adquiere singular importancia dentro de la visión sistémica de la formulación de la estrategia.

La Alta Dirección debería establecer claramente la estrategia a fin de que las partes interesadas acepten y apoyen la misión, la visión y los valores de la Organización. Para establecer y mantener la estrategia de la Organización, la Alta Dirección debería entre otras cosas realizar un seguimiento continuo al entorno de la Organización, incluyendo las necesidades y expectativas de sus clientes, la situación competitiva, las nuevas

tecnologías, los cambios de política, las previsiones económicas o los factores sociológicos.

Una organización puede elegir entre una serie continua de enfoques estratégicos para encontrar uno que se adapte a sus necesidades, sus recursos y su entorno. En todos los casos, el diálogo que conduce a las decisiones estratégicas representa la inversión en llegar a la claridad y el foco dentro de la organización.

La formulación de la estrategia de una organización también debería considerar actividades tales como el análisis de los requisitos del cliente o los reglamentarios, sus productos, sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

4.3.

Visión

Mientras que la estrategia representa el punto de partida de toda planificación, la visión representa el estado final. Una declaración de Visión describe en términos gráficos dónde se quiere estar y cómo quiere ser vista la Organización en el futuro por las partes interesadas. Describe cómo la organización proyecta los acontecimientos en 15 ó 20 años, si todo funciona exactamente como cabe esperar.

Para que sea eficaz, una declaración de visión debería: • Ser formulada por líderes de una manera coherente y convincente; • Ser clara y no dar lugar a ambigüedades; • Dibujar una imagen gráfica que describa el futuro; • Ser fácil de recordar para todos los colaboradores; • Constituirse en un desafío con un gran alcance que valga la pena lograr justificando así el esfuerzo requerido.

• Ser realista y represente algo con el cual los colaboradores puedan comprometerse; • Estar alineada con os valores individuales y colectivos establecidos en la cultura de la organización; • Ser compartida por cada miembro de la Organización para que haya acuerdo, sea aceptada y reciba el apoyo de los colaboradores; • Ser positiva y alentadora, Una respuesta para las necesidades individuales y grupales de los colaboradores.

En la práctica, tener una visión que sea clara, realista, retadora pero alcanzable y compartida es muy valioso para enfocar el trabajo, incluso en una organización que sea grande y compleja.

4.4.

Misión

La declaración o enunciado de Misión es una descripción de la razón de ser de la Organización. En cierto sentido, es similar a la declaración de Visión, aunque es algo más concreta e inmediata en su consecución. Detalla qué tipo de programas e iniciativas impulsará la organización para aproximarse a la Visión que ha definido. La mayoría de las declaraciones de Misión son detalladas, a menudo describiendo lo que se hará, por quién, para quién, para qué y por qué. La declaración de Misión tiende a ser más concreta y descriptiva, proporcionando una guía para la acción inmediata, mientras que la declaración de Visión tiende a ser más gráfica y abstracta, dibuja una escena de realizaciones ideales en el futuro más que todo para inspirar a los miembros de la Organización.

4.5.

Valores

Toda organización debería poseer un conjunto de valores que son la guía para la acción. Una declaración de valores debe ser el producto de una amplia reflexión y discusión entre todos los miembros para que pueda existir acuerdos sobre cuáles son los

valores de la Organización y, en consecuencia, sean aceptados por todos. Por su parte la Alta Dirección debe dar a conocer estos Valores Corporativos, para generar la adhesión del personal, y para que se traduzca en actitudes y un comportamiento coherentes.

Así, se desarrolla el Compromiso Organizacional y la identidad Corporativa, para que los empleados y trabajadores, los líderes y agentes de cambio reconozcan los Valores Personales y Organizacionales, como fuente de ventajas competitivas, más allá de las incertidumbres, las crisis y los constantes cambios que pondrán a prueba la declaración de valores de la Organización.

5. El éxito

sostenido

Se puede definir el éxito sostenido como el resultado de la capacidad de una organización para lograr los objetivos trazados y que esto se mantenga a largo plazo y de forma equilibrada. La Alta dirección se enfrenta a un entorno complejo, exigente y en constante cambio, donde no basta únicamente satisfacer de forma coherente las necesidades de los clientes y otras partes interesadas, sino que el éxito sostenido también se logra mediante: a) la gestión eficaz de la organización; b) la toma de conciencia del entorno de la organización; c) el aprendizaje y, d) la aplicación apropiada de las mejoras, las innovaciones o ambas.

6. La integración de los sistemas de gestión como parte de la estrategia de la organización.

En la actualidad, las organizaciones que requieren gestionar de manera eficaz los numerosos procesos que la integran, se han visto en la necesidad de implementar dos o más sistemas de gestión, en particular siguiendo los requisitos y directrices de las normas de las familias de ISO, tales como: • ISO 9000 para el sistema de gestión de calidad • ISO 14000 para el Sistema de gestión ambiental • ISO 18000 para el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo • ISO 22000 para el sistema de gestión de la inocuidad alimentaria • ISO 26000 para el sistema de gestión de la responsabilidad social • ISO 27000 para el sistema de gestión de la seguridad de la información • ISO 50000 para el sistema de gestión de la energía Entre otros. Esto puede llevar a la organización a integrar los procesos de gestión en un solo sistema global que incluya las principales disciplinas de la gestión según sus necesidades.

El sistema de gestión de calidad ha sido tradicionalmente el núcleo en torno al cual se han ido implementando los demás sistemas de gestión, no solo por haber sido el primer modelo normalizado en 1987 a través de la familia de normas ISO 9000, sino por ser la

satisfacción del cliente la razón más importante de la existencia y éxito de la organización.

Muchos de los requisitos presentes en las familias de normas de sistemas de gestión que se han ido desarrollando son comunes y se pueden acomodar prácticamente bajo un sistema de gestión genérico. En consecuencia, la reducción de duplicaciones a través de la combinación de dos o más sistemas puede ayudar a reducir significativamente la magnitud global del sistema de gestión y mejorar la eficiencia y la eficacia de dicho sistema.

La Guía 72 [1] de la ISO para los redactores de normas incluye un marco para los requisitos comunes que aparecen en las normas de sistemas de gestión. Los principales requisitos se categorizan en los siguientes temas: • • • • • •

Política Planificación Aplicación y operación Evaluación del desempeño Mejora Revisión por la Dirección

Mediante la integración de los sistemas de gestión se puede lograr la consolidación de los requisitos comunes en todas las normas de sistemas de gestión y el control eficaz de sus requisitos. Entre estos beneficios se pueden mencionar: • • • • •

mayor enfoque en el negocio; enfoque más holístico a la gestión del riesgo del negocio; menos conflictos entre los sistemas; menos duplicación y burocracia; auditorías, tanto internas y externas, más eficaces y eficientes.

Según el documento PAS 99, La integración se debe planificar e implementar de manera estructurada. Aunque existen negocios que han adoptado normas de sistemas de gestión como resultado de presiones externas (por ejemplo, clientes que exigen la aplicación de una norma de la calidad, o de requisitos externos de instalar un sistema de salud y seguridad del trabajo), la implementación de los sistemas de gestión es una decisión estratégica, así como lo es también la integración de dicho sistemas, que sólo debería realizarse en función del beneficio del negocio. Por tanto, el primer paso debe ser identificar las necesidades del negocio. Si la integración no le reporta beneficios a éste, entonces no se debería realizar., aunque es difícil imaginar una organización que no los pueda obtener.

REFERENCIAS A CONSULTAR • NC PAS 99 Especificación de requisitos comunes del Sistema de Gestión como marco para la integración • ISO 9004:2009 Gestión para el éxito sostenido de una organización. Enfoque de gestión de la calidad.

• Guía ISO 72: Directrices para la justificación y desarrollo de normas de sistemas de gestión Las imágenes mostradas son cortesía de http://freedigitalphotos.net