Escola Secundรกria Cacilhas-Tejo
Mร DULO 15
Trabalho Realizado por: Geissamara Nยบ8 e Sara Lopes Nยบ13 2ยบM
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Índice Introdução Arquivo o Noção
Os tipos e funções do arquivo numa organização
O arquivo tradicional e o informatizado
Introdução aos métodos e técnicas de arquivo
o Classificação e Codificação
Abordar
os
sistemas
de
classificação,
utilizando
uma
metodologia eminentemente prática
Organização de dossiers e ficheiros
o Novas Tecnologias de Informação e Comunicação
Técnicas de Arquivo: Recolha Sistemática da Documentação; Manutenção de Dossiers e Ficheiros; Acesso à Base de Dados.
Conclusão Webgráfia
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Introdução No âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado 2, foi nos solicitado pela professora Cristina Santos, realizar um trabalho cujo tema é O ARQUIVO do módulo 15. Neste trabalho iremos falar sobre os vários métodos de arquivar um documento. Em primeiro lugar iremos dar a noção de arquivo, explicar o que é o arquivo. Iremos falar sobre os tipos de arquivo, ativo, inativo e morto. Trabalhamos também a função do arquivo, arquivo tradicional, arquivo eletrónico, arquivos públicos, arquivo privado dizendo as suas vantagens e desvantagens. Falamos também como classificar e organizar os arquivos. Podemos dizer que os arquivos podem ser organizados da seguinte maneira, podem ser Centralizados, Descentralizados, Derivados ou Mistos, ativos, semi-ativos, inativo ou mortos. Mas também os arquivos podem ser classificados por ordem numérica, alfanumérica, cronológica e geográfica. Iremos falar também como organizar dossiers e ficheiros, e novas tecnologias de informação e comunicação e dentro desse tema falamos também sobre ficheiros eletrónicos, sobre a base de dados e sobre a microfilmagem.
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NOÇÃO DE ARQUIVO Os arquivos empresariais são locais de armazenamento de documentos da empresa, que envolvem um processo material e intelectual capaz de organizar os documentos de forma a que, seja possível e fácil a sua consulta para todos os elementos empresa/organização e permitem a conservação do seu historial documental. Existem diversos processos e técnicas de organizar a documentação que se encontra na fase de arquivo.
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TIPOS DE ARQUIVO Existem três tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto. Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
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Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo. * Arquivos inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos.
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FUNÇÃO DO ARQUIVO A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas na acumulação de documentos sob sua guarda. Para que os arquivos possam desempenhar as suas funções, torna- se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a ajudar os usuários com precisão e rapidez. A metodologia adotada deverá atender às necessidades da instituição, bem como, a cada fase de evolução por que passam os arquivos.
ARQUIVO TRADICIONAL Organização de arquivos tradicional descreve o armazenamento de dados em arquivos de papel, dentro de pastas e armários. Vantagens: A organização de arquivos pelo método tradicional tem como vantagem uma maior segurança na proteção dos documentos do que o método de arquivo eletrónico, mas também tem desvantagens que de seguida serão abordadas. Desvantagens: O arquivo de documentos pelo método tradicional, ou seja, em pastas e armários tem como principal desvantagem o fato de poderem ser perdidos em caso de incêndio e inundação.
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ARQUIVO ELECTRÓNICO Organização de arquivo eletrónico é uma alternativa comum para o arquivo documental pelo método tradicional, porém cada sistema tem vantagens e desvantagens. Vantagens: O arquivo eletrónico pode ser facilmente obtido através de um simples backup, reduzindo o potencial de perda de dados permanente. Desvantagens: Os arquivos eletrónicos são geralmente acessíveis em rede, o que significa que é possível
uma
pessoa
não
autorizada ter acesso a dados eletrónicos através da Internet utilizando para tal o método de hacking. OS dados eletrónicos também podem ser danificados por problemas de software de segurança, como por exemplo através de vírus de computador.
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ARQUIVOS PÚBLICOS · Tombos (arquivos centrais para onde são transferidos os documentos do Estado e das Autarquias - Torre do Tombo); O Arquivo Nacional da Torre do Tombo é um serviço dependente da Direcção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas, serviço central da administração direta do Estado integrado na Secretaria de Estado da Cultura, é um dos arquivos de âmbito nacional da rede portuguesa de arquivos. - Arquivos Distritais e Municipais (Lisboa, Porto) · Arquivos Particulares (Misericórdias, Hospitais, Igrejas)
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ARQUIVO PRIVADO
O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, asseguram a organização organizada da informação da documentação, a sua conservação e o seu acesso a consulta.
O conjunto de documentos que são conservados pela empresa segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo determinados pela lei ou pelas suas conveniências;
O local onde estes documentos são conservados.
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CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO Quanto a forma de Organização dos arquivos
Centralizados – o arquivo encontra-se habitualmente centralizado num único sector e é comum aos vários serviços
Descentralizados – Cada sector/pessoa tem em princípio a possibilidade de ter o seu arquivo próprio, Havendo ou não duplicidade ou acesso informático por outros sectores ou pela administração.
Derivados ou mistos – é a combinação dos dois sistemas anteriores, centralizando a coordenação e fiscalização do sistema geral e descentralizando a informação específica de cada departamento/sector.
Quanto a frequência de Consulta
Ativos: São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consulta frequente.
Semi-ativos: Reúnem os documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.
Inativos ou mortos: Contem documentação que por razoes de ordem fiscal, jurídica, ou histórica deve ser conservada, sendo a sua consulta feita apenas em casos especiais.
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Codificar significa atribuir um código, ou seja, identificar através de um sistema de símbolos que permita a representação da informação, permitindo a sua transposição sem alterar o significado da informação a que se refere.
Em relação ao Arquivo podemos classificar quanto á organização e á codificação
Classificação A classificação numérica utiliza a sequência natural dos números para organizar os documentos. Pode ser usado em comum com outros sistemas. Tal como, alfabético, ou mediante a utilização de meios informáticos. Numérica
Tem como vantagens: o facto de permitir a classificação de modo indefinido sem interrupções; possibilita a deteção imediata da falta de um documento pela ausência do número sequencial correspondente; permite a arrumação de documentos de forma rápida e fácil. Resulta da combinação da alfabética e da numérica, baseia-se na atribuição de um número ou conjunto de números a uma determinada classe alfabética para posterior arquivamento e localização. Este sistema permite diminuir o risco de erro ao arquivar um documento.
Alfanumérica
Exemplo:
O nº1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al
O nº2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
O nº3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – BL
E assim sucessivamente. A classificação cronológica tem por base poder agrupar os documentos por tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema é muito semelhante ao Cronológica
sistema numérico simples e pode ser combinado com outros sistemas classificativos tal como os alfabéticos. Este método é idêntico ao cronológico mas com uma ligeira diferença em que os documentos são classificados por divisões geográficas do globo: países, cidades,
Geográfica
províncias, regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios.
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ORGANIZAÇÃO DE DOSSIERS E FICHEIROS Numa empresa é fundamental que os documentos estejam devidamente organizados de forma que seja fácil o acesso e saber identificar sem muitas confusões.
Localização e Instalação do Arquivo
A localização do documento tem de ser estratégica e tem de obedecer a alguns critérios.
O grau de centralização/descentralização do arquivo;
O nível de informatização;
O tipo e frequência da utilização prevista;
A ergonomia e a operacionalidade.
Estes fatores condicionam-se:
Nas pequenas e médias empresas o arquivo encontra-se normalmente centralizado numa única divisão, que serve para todos os sectores enquanto que nas grandes empresas, cada sector tem um arquivo próprio.
O nível da informatização depende por sua vez do grau de centralização ou descentralização do arquivo, do volume da informação e documentação a tratar, da existência de equipamento e pessoal especializado e do sistema de trabalho da própria empresa;
A localização e instalação dependem também da frequência da consulta; 13
Temos também de pensar em poupar tempo e esforço para procurara um documento.
A instalação deve ser:
Iluminada, ventilada e ter de ter eliminação de ruídos;
A escolha de equipamento e acessórios;
As medidas de conservação, manutenção e segurança.
A iluminação deve ser cuidadosamente estudada, para eliminar reflexos ou cintilações, com possível gradação ou regulação e ecrãs dotados de filtros protetores.
A ventilação, grau de humidade e temperatura devem ser apropriados a conservação dos documentos.
A eliminação dos ruídos pode ser feita através da insonorização de paredes e soalhos, colocação de vidros duplos, etc.
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NOVAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO Ficheiros Eletrónicos e Base de Dados
Os ficheiros eletrónicos são ficheiros informatizados que permitem o acesso quase instantâneo
da
informação,
podendo
facultar
simultaneamente
a
sua
confidencialidade através de códigos especiais ou “chaves" de acesso. A base de dados é um conjunto organizado de informação, gerido por um programa que define o acesso à informação, a sua utilização e a interação com o utilizador.
Microfilmagem É um sistema de microfotografia, que permite obter fotogramas, ou seja, microrreproduçãos de documentos (comerciais, técnicos, históricos, etc.), que podem ser lidas através de leitores. Vantagens:
Diminuição do peso e das dimensões, possibilitando o armazenamento num volume e espaço extremamente reduzidos;
Impossibilidade de alteração de ordem sequencial;
Consulta de obras raras ou de grande valor sem necessidade de manuseio, evitando assim o estrago;
Reprodução fácil e exata do documento, facilitando a criação de copias.
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CONCLUSÃO Nesse trabalho abordamos o tema de Arquivo e desenvolvemos alguns subtemas tais como: o que são os arquivos; os tipos e as funções de cada tipo de arquivo e as suas vantagens e desvantagens. Vimos também como classificar e codificar os arquivos e por fim apresentamos as técnicas de arquivo. Tínhamos como objetivo desenvolver os subtemas proposto pela professora e concluímos esses objetivos e aprofundamos os conhecimentos. Esse trabalho foi muito importante para aprendermos que os arquivos são formas de organizar e facilitar a consulta dos documentos de uma empresa. Também foi importante saber como organizar os arquivos que pode ser por ordem alfabética, numérica entre outras formas. Este trabalho foi realizado com acesso às TIC, através de pesquisa na internet.
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WEBGRAFIA http://finslab.com/recursos-humanos/artigo-12.html http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20Word%20%20Trabalho%20Arquivo%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf/61511192/Microsoft %20Word%20-%20Trabalho%20Arquivo%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf http://pt.slideshare.net/paula.carina/arquivos-empresariais http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20Word%20%20Trabalho%20Arquivo%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf/61511192/Microsoft %20Word%20-%20Trabalho%20Arquivo%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf http://www.slideshare.net/MartaJorge2/organizao-de-dossiers
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