Deel 2 Implementatie

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING

Vlaamse Vereniging voor Geestelijke Gezondheid

Marlien De Coen

DEEL 2 IMPLEMENTATIE

Dit is een uitgave van de Vlaamse Vereniging voor Geestelijke Gezondheid Tenderstraat 14 – 9000 Gent tel. 09 221 44 34 – fax 09 221 77 25 – e-mail info@vvgg.be Wettelijk depot: D2015 / 2566 / 2 © Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Het gebruik van cijfers en / of tekst als toelichting of ondersteuning bij artikelen, boeken en scripties is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld als volgt: De Coen, M. (2014). Wegwijzer in feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting. Deel 2.

Implementatie. Gent: VVGG 2

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

INTRODUCTIE Waarom deze wegwijzer?

Binnen de Vlaamse Vereniging voor Geestelijke Gezondheid (VVGG) vinden we het recht op een menswaardig bestaan en kwaliteitsvolle behandeling van personen met een psychische problematiek belangrijk. Om dit te bereiken zetten we ons op verschillende manieren voor de geestelijke gezondheid in. Zo zijn we onder meer begaan met beeldvorming en het bevorderen van de geestelijke gezondheidszorg (ggz). Dit laatste doen we via het opzetten van projecten rond herstel, participatie en feedbackgericht behandelen. Hierbij stelden we vast dat de ggz nood heeft aan informatie en ondersteuning over methodieken die de kwaliteit van een behandeling verhogen evenals hulpverleners helpen nog beter te worden. Om hieraan tegemoet te komen, werkten we vier delen uit met de belangrijkste informatie over feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting. Uit onderzoek blijkt namelijk dat deze methodieken een belangrijke meerwaarde aan de kwaliteit van een behandeling bieden en tevens altijd, overal en ongeacht de cliëntenpopulatie toegepast kunnen worden. Aan de basis van deze twee methodieken ligt cliëntenparticipatie. Bijgevolg wordt ook deze methodiek kort besproken. Echter is het niet de bedoeling om in deze wegwijzer alle aspecten van cliëntenparticipatie te bespreken, maar enkel deze die een relatie met feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting hebben.

Na het doornemen van deze bundel zal je als hulpverlener kennis verworven hebben over: 1. methodieken feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting (deel 1).

2. best practices bij het implementeren van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting (deel 2).

3. best practices bij het meten, interpreteren en bespreken van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting (deel 3).

4. aandachtspunten bij specifieke populaties en settings (deel 3).

5. meetinstrumenten voor uitkomstenmeting (deel 4).

Hoe gebruik je deze wegwijzer?

Het doel van deze wegwijzer is om hulpverleners binnen de ggz te helpen in het opbouwen van basiskennis rond de methodieken feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting, evenals vaardigheden aan te reiken om deze zo optimaal mogelijk in de praktijk te introduceren en toe te passen. Daarom reiken we adviezen aan die de hulpverlener kan toespitsen op zijn persoonlijke werkwijze, doelgroep en / of organisatie. Het is niet de bedoeling om deze wegwijzer te gebruiken als een wijd toe te passen protocol. Wel is het van groot belang om als hulpverlener of organisatie steeds kritisch te blijven over de manier waarop deze methodieken binnen de eigen persoonlijke werkwijze geïmplementeerd kunnen worden. Iedere cliënt, doelgroep, hulpverlener en organisatie is namelijk verschillend.

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

3

Laat je begeleiden!

De VVGG ondersteunt graag bij het uitwerken van jullie plannen. Hulpverleners of organisaties die interesse hebben in of beslist hebben om deze methodieken te gebruiken, neem dan zeker contact op voor persoonlijk advies en praktische ondersteuning. Tot de mogelijkheden behoren onder andere in-service overlegmomenten en vormingen, een helpdesk, hulp bij de interpretatie van de verzamelde gegevens, ons LinkedIn-forum ‘Feedback in de ggz’, en nieuwsbrieven. Wij helpen graag bij al jullie vragen.

Als je bovendien – na het doornemen van deze bundel – nog vragen hebt over of feedback op deze wegwijzer wilt geven, aarzel dan zeker niet om contact op te nemen via het e-mailadres marlien@vvgg.be.

4

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

INHOUDSTAFEL INTRODUCTIE Waarom deze wegwijzer?

Hoe gebruik je deze wegwijzer?

Laat je begeleiden!

p. 3

INHOUDSOPGAVE

p. 5

DEEL 2: IMPLEMENTATIE

p. 6

1. INLEIDING

p. 7

2. IMPLEMENTATIE BINNEN DE ORGANISATIE 2.1 Exploratiefase 2.2 Installatiefase 2.3 Initiﾃｫle implementatie 2.4 Volle implementatie 2.5 Behouden, bijsturen en vernieuwen van de methodiek

p. 7 p. 8 p. 11 p. 12 p. 13 p. 13

3. IMPLEMENTATIE BIJ DE HULPVERLENER 3.1 Vormingen en trainingen 3.2 Supervisie

p. 14 p. 15 p. 16

4. IMPLEMENTATIE NAAR DE CLIﾃ起TEN TOE 4.1 Introductie aan de cliﾃｫnt

p. 18 p. 19

5. SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN NAARGELANG DE METHODIEK 5.1 bij cliﾃｫntenparticipatie 5.2 bij feedbackgericht behandelen 5.3 bij uitkomstenmeting

p. 22 p. 22 p. 22 p. 23

6. IMPLEMENTATIE ALS BLIJVEND PROCES

p. 25

LITERATUUR

p. 26

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

5

DEEL 2

IMPLEMENTATIE

6

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

1. INLEIDING Een methodiek implementeren is een complex proces waarbij veel factoren een rol spelen. Zo kent het verschillende aandachtspunten voor organisatie, hulpverlener of cliënt.

Men moet bovendien voor de afzonderlijke methodieken met enkele individuele aspecten rekening houden. We bespreken in dit onderdeel hoe dit het best te organiseren valt.

2. IMPLEMENTATIE BINNEN DE ORGANISATIE Wanneer men als hulpverlener of organisatie besluit om cliënten structureel bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de zorg te betrekken, moet men verschillende aspecten overdenken. Zo kan men bij hulpverleners ‘cliëntgerichtheid’ als grondhouding nog zo sterk stimuleren, een cliëntgerichte cultuur binnen een team, afdeling, praktijk of zorginstelling is een noodzakelijke randvoorwaarde (Wollersheim, Vankrunkelsven, Hellings, Pijnenburg, Aertgeerts & Faber, 2014). Bijgevolg is het van belang dat de volledige organisatie achter het gebruik van cliëntenparticipatie, feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting staat. Dit zorgt er namelijk voor dat hulpverleners deze methodieken sneller gaan toepassen en ze minder weerstand tijdens de fasen van exploratie en installatie (zie verder) vertonen. Bovendien is implementatie een proces van lange adem en zal het met veel vallen en opstaan gepaard gaan. Dit is niet verwonderlijk aangezien het een cultuurverandering binnen de organisatie en een aangepaste stijl van werken vereist. Als gevolg hiervan duurt het gemiddeld drie jaar voordat de implementatie volledig op punt staat. Bovendien is ‘The proof of the pudding in the eating’.

Vele lessen worden pas getrokken wanneer effectief met de methodiek van start wordt gegaan (Baert e.a., 2009). Kortom, succesvolle implementatie is een proces van planning, geduld, toewijding en ondersteuning.

PRAKTIJKERVARING

“Het toepassen van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting zorgt ervoor dat je de automatismen van je dagelijkse routine moet aanpassen.

Dit vraagt tijd maar levert belangrijke voordelen op. Zo creëer je voor jezelf als psycholoog vrijheid en biedt het een aanknopingspunt bij de bespreking met je cliënt. Dit geldt voornamelijk wanneer de evolutie niet verloopt zoals gewenst.”

Griet Gobyn, psycholoog in PZ Onze-Lieve-Vrouw, Brugge en zelfstandig psycholoog in groepspraktijk De puzzel, Zerkegem

PRAKTIJKERVARING

“Routine vinden in het gebruik van deze technieken heeft tijd nodig.

Na 2,5 jaar gebruik te maken van uitkomstenmeting heb ik een haalbare routine gevonden maar blijf ik flexibel in het gebruik ervan en breng ik, indien nodig, aanpassingen in mijn werkwijze aan. Kortom, het is een blijvend leerproces dat het werken met cliënten bijzonder boeiend houdt.”

Stijn Wolters, therapeut in groepspraktijk De Brug, Tienen

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

7

PRAKTIJKERVARING

“We zijn 3 jaar geleden begonnen met de implementatie van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting. We hebben dit bewust traag laten groeien en laten de medewerkers vrij in de keuze van de instrumenten. Op deze manier proberen we ervoor te zorgen dat mensen aan de methodiek kunnen wennen en proberen we de weerstand errond te beperken. Dit verhoogt op zich de betrouwbaarheid van de resultaten, wat op termijn de doelstelling van de methodieken ten goede komt, namelijk het gebruiken als een therapeutisch instrument.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

Om dit implementatieproces te bevorderen is een goede implementatiestrategie van belang. Hierbij kan men vijf fasen doorlopen. Zo is het belangrijk dat er een exploratie plaatsvindt waarbij verandering actief wordt overwogen (i.e. exploratie), voorbereidingen worden getroffen voor de toepassing ervan (i.e. installatie), gestart wordt met de implementatie zodat men de nieuwe methodiek kan leren kennen en hulpverlener(s) hierbij kan ondersteunen (i.e. initiële implementatie), de implementatie op alle niveaus verder wordt doorgevoerd (i.e. volle implementatie), en ten slotte de mechanismen worden ondersteund die ervoor zorgen dat de methodieken blijven voortbestaan en worden aangepast wanneer dit nodig blijkt (i.e. het behouden, bijsturen en vernieuwen van de methodiek) (Fixsen, Naoom, Blase, Friedman & Wallace, 2005).

2.1 Exploratiefase De eerste fase, exploratiefase, bestaat uit het verzamelen van informatie over de (nieuwe) methodieken. Het initiatief hiervoor kan zowel vanuit één of enkele specifieke hulpverleners of vanuit het organisatiebestuur ontstaan. In de meeste gevallen wordt deze fase binnen een kleine interne werkgroep volbracht. Deze werkgroep dient stil te staan bij een aantal vragen om het doel van de methodieken uit te klaren (zie volgende kader).

Daarnaast dient men na te denken om het gebruik van de methodieken zo goed mogelijk af te stemmen op de werkwijze van de organisatie, afdeling en / of hulpverlener.

Hierbij is het van belang om voldoende tijd te voorzien, aangezien men op basis van deze informatie consensus dient te bereiken en beslissingen gaat nemen.

8

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

Nuttige vragen bij de uitbouw van de methodieken (i.e. exploratiefase) Enkele vragen peilen naar het belang van het uitbouwen van de methodieken.

Hierbij is het essentieel om, bij het beantwoorden ervan, steeds het uiteindelijke doel voor ogen te houden.

1. Waarom wil ik / willen wij cliëntenfeedback?

Vb. Informatie vergaren over aspecten die belangrijk zijn binnen de opbouw van een begeleidingsrelatie, informatie verzamelen over wat cliënten belangrijk vinden in het verloop van het begeleidingsproces, het hulpverlenend proces kunnen aanpassen aan de noden van de cliënt, de kwaliteit van het hulpverlenend proces kunnen verbeteren, het perspectief van de cliënt aanwezig maken, het verslag meer laten aansluiten bij de noden van de cliënt, ...

2. Wat zijn de voordelen en barrières van cliëntenfeedback?

3. Waarover wil ik / willen wij cliëntenfeedback?

Vb. Aspecten binnen de begeleidershouding, de ervaringen van cliënten in de verschillende stappen in het begeleidingsproces, hoe worden vervangingen ervaren, hoe ervaart de cliënt de intakeprocedure, ...

4. Waarvoor moeten de resultaten bruikbaar zijn?

Vb. Cliëntniveau: het individueel hulpverleningsproces beter kunnen afstemmen op de noden van de cliënten.

Vb. Organisatieniveau: de invulling van de werkvorm rond thuisbegeleiding en begeleid zelfstandig wonen afstemmen op de noden van onze doelgroep.

5. Wanneer willen we cliëntenfeedback ontvangen?

6. Wat wil ik met de resultaten doen?

Vb. Informatie op dossierniveau: binnen werkbesprekingen gebruiken om stil te staan bij eigen functioneren van begeleider, de info meenemen in teambesprekingen, ...

Vb. Informatie over de organisatie van de hulpverlening: wordt meegenomen in overleg met team, teamverantwoordelijke en directie.

7. Hoe wordt op dit moment binnen de praktijk / organisatie gewerkt? En hoe past cliëntenfeedback daarbinnen?

8. Wie zal ik moeten betrekken in de opzet, uitvoer en verwerking van de resultaten?

Vb. Cliënten, interne werkgroep, voltallige team (belang van terugkoppeling van brainstorm, zoeken naar gedragenheid, bewaken evenwicht tussen engagement en extra werkdruk, aandacht voor geschikt moment om dit te introduceren), organisatie, en kwaliteitscoördinator.

9. Welke middelen wil / kan ik hiervoor inzetten?

Vb. Geen extra financiële middelen noodzakelijk.

10. Hoeveel tijd wil ik hieraan besteden?

11. Wie gaat de methodieken opvolgen?

Hiervoor kan een (administratieve) supervisor / coördinator aangesteld worden (zie verder).

12. Wat zijn de werkprocessen van de verschillende teams?

13. Wat kan helpen bij het invoeren van de afspraken?

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

9

PRAKTIJKERVARING

“Het is voornamelijk van belang om medewerkers te stimuleren om van cliëntenparticipatie, feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting gebruik te (blijven) maken.”

Eric Herman, psycholoog CGG Eclips, Gent

PRAKTIJKERVARING

“Na een workshop over feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting hebben we als collega’s van een groepspraktijk besloten om met deze methodieken aan de slag te gaan. Zo hebben we in onze groepspraktijk eerst met de collega’s samen gezeten. Tijdens deze bijeenkomst maakten we enkele praktische afspraken omtrent de manier waarop we deze methodieken zouden gaan invoeren en namen we samen de inhoudelijke achtergrond nog eens door.”

Griet Gobyn, psycholoog in PZ Onze-Lieve-Vrouw, Brugge en zelfstandig psycholoog in groepspraktijk De Puzzel, Zerkegem

Bij dit alles moet men steeds voor ogen houden dat de theorie nooit gelijk is aan de praktijk. Dit betekent dat theoretische bevindingen niet zonder meer overgenomen kunnen worden maar dat men deze steeds kritisch vanuit de huidige situatie moet bekijken.

Iedere situatie is namelijk anders, waardoor een goed werkende blauwdruk van één organisatie minder goed zal aansluiten bij de werking van een andere. Door dit alles in acht te nemen zal het uiteindelijke implementatieplan goed onderbouwd zijn.

PRAKTIJKERVARING

“Er is een verschil tussen theorie en praktijk. Wat als haalbaar werd aanzien tijdens het werkoverleg bij de opstart van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting, bleek in de praktijk soms toch anders te verlopen. Het is dan ook belangrijk hier flexibel mee om te gaan en je oorspronkelijke plan aan te passen.”

Griet Gobyn, psycholoog in PZ Onze-Lieve-Vrouw, Brugge en zelfstandig psycholoog in groepspraktijk De Puzzel, Zerkegem

PRAKTIJKERVARING

“Wij zijn ongeveer 4,5 jaar geleden gestart met feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting. In het begin zijn we op verkenning gegaan hoe andere organisaties beschut wonen dit toepasten. Nadien maakten we de keuze om de werkwijze van één van deze organisaties over te nemen.

Bij de implementatie ervan hadden we echter al snel door dat deze werkwijze niet helemaal aansloot bij onze manier van werken en dat deze teveel tijd in beslag nam. Als gevolg hiervan gingen we op zoek naar een werkwijze die deze moeilijkheden kon oplossen en kwamen we uit bij de tevredenheidsschaal Trimbos vragenlijst. Doordat dit enkel zicht gaf op de tevredenheid van een cliënt, gingen we op zoek naar een meer omvattende vragenlijst, welke nog steeds aan de oorspronkelijke moeilijkheden tegemoet komt.”

Ellen Leemans, woonbegeleider en beleidsmedewerker in BW Zagan, Gent 10

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

Als dit alles achter de rug is, valt het aan te bevelen om het implementatieplan op papier te zetten en intern te verspreiden. Op deze manier weet iedereen, ook diegene die niet in de interne werkgroep zitten, welke beslissingen en afspraken er gemaakt werden en wat de voordelen en verwachte moeilijkheden bij het gebruik ervan zijn. Kortom, hoe uitgebreider en gedetailleerder het implementatieplan tijdens de exploratiefase wordt opgesteld, hoe groter de kans dat de implementatie zonder veel problemen zal verlopen.

PRAKTIJKERVARING

“Duidelijke afspraken maken binnen de organisatie is erg belangrijk.”

Bob Magerman, psycholoog in CGG De drie stromen, Lokeren en zelfstandig psycholoog, Gent

2.2 Installatiefase Van zodra een algemeen plan is opgesteld, kan men beginnen aan de installatie ervan.

Deze fase is essentieel, aangezien de oorzaken van een mislukte implementatie dikwijls tot deze fase te herleiden zijn. Bijgevolg is het belangrijk om de volgende activiteiten door te voeren: –– Beleidsontwikkeling en -herziening.

–– Het opstellen van een groep die leiderschap tijdens de implementatie- en behoudsfasen op zich neemt.

–– Budget voor trainingen voorzien.

–– Staf voorzien die bij de implementatie betrokken wordt.

–– Creëren van initiële richtlijnen.

–– Intensieve training voor diegene die voor deze methodieken verantwoordelijk zijn.

–– Organiseren van een focusgroep.

–– Ontwikkeling van communicatiestrategieën voor de verspreiding en implementatie van deze methodieken.

–– Ontwikkeling van een gedetailleerd implementatieplan die de taken, tijdsperiode, rapportage en verantwoordelijkheid identificeert.

–– Voorzien van ICT-ondersteuning.

–– Vergaderingen organiseren om de vooruitgang en potentiële risico’s te bespreken.

–– Keuze van instrument(en) maken (zie deel 4).

–– Oefenprojecten opstellen (zie verder).

Het streven naar een waterdicht plan, alvorens met de methodieken aan de slag te gaan, is binnen deze eerste twee fasen niet realistisch en neemt (te) veel tijd in beslag. Indien men de implementatie wil behouden, dient men bij het opzetten van het project bovendien rekening te houden dat er in de loop van de tijd veranderingen optreden (Bertolino & Miller, 2012c). Beter is dan ook om een aantal praktische aspecten van het project reeds tijdens de exploratiefase uit te denken, maar de gedetailleerde en definitieve invulling na verloop van tijd volgens de principes van de plan-do-check-act-cyclus bij te stellen (zie verder; Buwalda, Nugter, Swinkels & Mulder, 2011).

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

11

2.3 Initiële implementatie Wanneer feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting volledig in de visie, cultuur en beleid van de praktijk of organisatie geïmplementeerd zijn en alle taken uit de vorige fasen afgerond zijn, gaat men over tot de initiële implementatie. Tijdens deze fase worden de methodieken in de praktijk gebracht door ze binnen enkele afdelingen of bij een aantal cliënten te implementeren. Hierbij zijn de volgende taken belangrijk: –– Inbouwen van blijvende ontwikkelingen van de nieuwe praktijk in de bestaande praktijk; –– Overwegingen van potentiële aanpassingen (of vernieuwingen) voor gespecialiseerde programma’s en / of populaties.

De voordelen van dit gefaseerd invoeren zijn dat men de logistiek beter kan organiseren en de hulpverleners stap voor stap aan de veranderingen kan laten wennen.

Wanneer men bij dit alles enkel aandacht besteedt aan de klinische prestaties, en niet aan de ondersteuning van de administratie, de techniek en het systeem, bestaat het gevaar dat de implementatie afzwakt. Bijgevolg blijven communicatie, problemen oplossen, training en vaardigheidsontwikkeling van groot belang. Daarnaast is het aan te raden om een coördinator aan te stellen. Deze moet structuren opzetten zodat men feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting blijft gebruiken. Verder dient hij erover te waken dat het personeel de noodzakelijke trainingen (zie verder) ontvangt en moet hij een passende werkcultuur, inclusief beleid en procedures, installeren. Hierbij is het essentieel dat hulpverleners zich veilig voelen bij het bespreken van moeilijkheden, uitdagingen en fouten. Dit kan men ondersteunen door open op vragen te reageren, feedback te genereren over hoe de hulpverleners de methodieken ervaren, en hulpverleners hun zorgen errond te erkennen. Ten slotte kan de coördinator een overzicht over het verloop van de methodieken binnen de organisatie bewaren en, indien nodig, mee op zoek gaan naar oplossingen en aanpassingen.

Checklist voor de coördinator (Bertolino & Miller, 2012b): 1. Ontwikkel de principes en praktijken van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting in interactie met de cliënten en hulpverleners.

2. Volg de betrokkenheid van cliënten en / of hun feedback in alle discussies over cliënten en sessies rond het plannen van behandelingen.

3. Zorg voor een duidelijk beleid over het gebruik van data die uit de uitkomstenmeting verkregen wordt (Opgelet: Niet voor de evaluatie van de hulpverleners, maar eerder voor het ondersteunen, coachen en werken naar positieve uitkomsten voor cliënten).

4. Stel duidelijke standaarden voor het opvolgen van de naleving met de opgestelde praktijken en principes.

5. Creër het noodzakelijke overzicht en leiderschap om een succesvolle implementatie en integratie van de praktijken te verzekeren: * Hulpverleners voorzien van adequate en blijvende training; * Identificeren van barrières en moeilijkheden bij het implementeren; * Beschikbaar zijn om hulpverleners wanneer nodig te ondersteunen en hen te consulteren.

6. Stel duidelijke standaarden en methoden voor het managen en rapporteren van de data.

12

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

PRAKTIJKERVARING

“Het is van belang dat er een coördinator wordt aangesteld die het overzicht op het toepassen van deze methodieken kan bewaren en zodoende het implementatieproces kan bijsturen.”

Griet Gobyn, psycholoog in PZ Onze-Lieve-Vrouw, Brugge en zelfstandig psycholoog in groepspraktijk De Puzzel, Zerkegem

PRAKTIJKERVARING

“Er is een centraal contactpersoon aangesteld waaraan alle vragen rond en moeilijkheden met uitkomstenmeting aangehaald en mee besproken kunnen worden.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

2.4 Volle implementatie Wanneer tijdens de initiële implementatie de noodzakelijk aanpassingen zijn doorgevoerd en alles volgens plan verloopt, kan men overgaan tot een volle implementatie.

Hierbij gaat men de implementatie op alle cliënten, hulpverleners en afdelingen van een praktijk of organisatie toepassen.

2.5 Behouden, bijsturen en vernieuwen van de methodiek Na de volle implementatie moet de aandacht verschoven worden naar behoud, bijsturing en vernieuwing van de methodieken. Men spreekt van behoud wanneer het beleid, de praktijk en de structuren ervoor zorgen dat men het implementatieplan blijft toepassen en er gereageerd wordt op nieuwe ontwikkelingen en verwachtingen uit de praktijk.

Dit kan ondersteund worden door: –– Praktijkexperten te identificeren, ondersteunen en gebruiken als mentoren en trainers.

–– Feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting aan nieuwe hulpverleners tijdens de sollicitatie- en evaluatieperiode te introduceren.

–– De nieuwe hulpverleners te trainen in het gebruik van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting en een mentor toe te wijzen.

–– Interne vergaderingen omtrent specifieke aspecten te voorzien.

–– Tips uit te delen en FAQ’s te ontwikkelen.

–– Mogelijkheden voor stafmedewerkers te voorzien om deel te nemen in een werkgroep waar kennis, vaardigheden, referenties en nieuwe informatie over feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting worden gedeeld.

–– Het beleid en de praktische richtlijnen voortdurend na te kijken en bij te sturen.

Daarnaast wordt bij het doorvoeren van vernieuwingen aangeraden om deze, zoals bij de initiële implementatie (zie boven), eerst in een beperkte populatie uit te testen.

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

13

3. IMPLEMENTATIE BIJ DE HULPVERLENER Binnen een organisatie zullen een aantal hulpverleners de methodieken reeds toepassen of interesse tonen, terwijl anderen minder enthousiast zullen zijn. Zo is de weerstand tegen het gebruik van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting soms groot.

Om de effectiviteit van de methodieken te garanderen, is het echter belangrijk om hulpverleners te motiveren. De bereidheid tot implementatie evenals de gemaakte vooruitgang en de loyaliteit om van feedback gebruik te maken, kan nagegaan worden aan de hand van de ‘Feedback Readiness Index and Fidelity Measure’ (FROFM; Miller, Mee Lee & Plum, 2005 in Bertolino et al., 2012c).

PRAKTIJKERVARING

“Feedback kan in het begin bedreigend aanvoelen maar je haalt er veel voordelen uit.”

Griet Gobyn, psycholoog in PZ Onze-Lieve-Vrouw, Brugge en zelfstandig psycholoog in groepspraktijk De Puzzel, Zerkegem

PRAKTIJKERVARING

“Het is van groot belang dat hulpverleners zo veel mogelijk vrijwillig aan uitkomstenmeting deelnemen. Anders is de kans heel groot dat de methodiek verkeerd gebruikt zal worden.”

Bob Magerman, psycholoog in CGG De drie stromen, Lokeren en zelfstandig psycholoog, Gent

PRAKTIJKERVARING

“Zoals bij alle methodieken zullen er altijd tegenstanders zijn. Dit proberen we zoveel mogelijk te beperken door de keuze van het instrument aan de psycholoog over te laten. Indien de weerstand bij een medewerkers echter blijft bestaan, worden de oorzaken hiervan uitgebreider tijdens een gesprek besproken.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

Om de motivatie van hulpverleners te optimaliseren, is het belangrijk om een visie en draagvlak te creëren. Dit kan men ondersteunen door een medewerkersbevraging die de specifieke noden en wensen in kaart brengt. Zo kan men nadenken over hoe de methodieken het best bij de dagelijkse routine van hulpverleners te laten aansluiten. Bovendien is het ook van belang dat het doel van de methodieken voor alle hulpverleners duidelijk is en er geen misverstanden over bestaan.

Algemene aandachtspunten naar de hulpverlener(s) toe (Raats, van den Brink & de Wit, 2013): 1. Maak duidelijk wat het doel is.

2. Maak duidelijk om welke fase van het verbeterproces het gaat en wat dat voor de participatie betekent.

3. Maak duidelijk hoe met de uitkomsten wordt omgegaan en wat de mogelijkheden zijn.

14

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

PRAKTIJKERVARING

“Het systematisch toepassen van uitkomstenmeting is in het begin een kwestie van het opleggen van een persoonlijke discipline, waardoor een manier gevonden kan worden zodat de methodiek een automatisch onderdeel van je behandeling wordt. Bepaalde hulpmiddelen (vb. het team, herinneringen, et cetera) kunnen hierbij ondersteuning bieden.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

PRAKTIJKERVARING

“Doordat ik een manier heb gevonden waarbij het toepassen van uitkomsten­ meting aansluit bij mijn manier van behandelen, heb ik mij de methodiek snel eigen kunnen maken. Het is dus van groot belang om grondig na te denken hoe de methodiek een onderdeel van jezelf kan worden.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

Ten slotte is het van belang dat hulpverleners weten hoe ze de methodieken kunnen toepassen. Dit proces kan begeleid worden door in het implementatieplan te bepalen hoe men de hulpverleners gaat informeren en ondersteunen. Zo kan informatie over de doelstellingen, achtergrond en fasering aan de hand van nieuwsbrieven, visieteksten, … verspreid worden. Echter is dit op zichzelf niet voldoende. Zo zijn ook vormingen, trainingen en supervisiemomenten nodig om iedereen een grondige voeling met de methodieken te geven.

Praktische tips: – Boostertrainingen met een focus op specifieke onderwerpen en / of vaardigheden.

– Korte nieuwsberichten waarin bepaalde aspecten en tips relevant voor de praktijk worden vermeld.

– Supervisie en ervaringen in teamvergaderingen delen.

3.1 Vormingen en trainingen Concrete uitleg tijdens vormingen en trainingen zijn een voorwaarde om de implementatie goed te laten verlopen. Hierbij is het van belang om dit niet enkel voor hulpverleners te organiseren maar ook andere medewerkers, zoals secretariaatsmedewerkers, erbij te betrekken. Deze vormingen en trainingen voor alle medewerkers kunnen hun kennis rond de volgende onderwerpen vergroten: de methodieken, de toepassing ervan, de wijze waarop cliënten hierover geïnformeerd kunnen worden, hoe de afname en interpretatie van meetinstrumenten gebeurt, hoe de resultaten binnen een behandeling en het team teruggekoppeld kunnen worden, hoe de softwareapplicatie kan gebruikt worden, en dergelijke meer. Ook op lange termijn is het belangrijk om regelmatig en blijvend aandacht te besteden aan het op peil houden van de verworven kennis en kunde. Dit kan onder andere door de methodieken met enige regelmaat onder de aandacht te brengen en aan hulpverleners actief naar hun ervaringen en moeilijkheden met de methodieken te vragen.

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

15

PRAKTIJKERVARING

“Ik heb ervaren dat, wanneer er gekozen wordt om met uitkomstenmeting aan de slag te gaan, een basisintroductie / opleiding voor de medewerkers van groot belang is. Zo weet iedereen wat er met de methodiek bedoeld wordt en hoe het praktisch binnen de organisatie toegepast zal worden.”

Bob Magerman, psycholoog in CGG De drie stromen, Lokeren en zelfstandig psycholoog, Gent

PRAKTIJKERVARING

“Bij de opstart zijn we begonnen met een tweedaagse workshop die ons in het thema heeft ingeleid. Nadien werden er werkgroepen samengesteld.

In een daaropvolgende studiedag werden dan vier mogelijke instrumenten voor gebruik gepresenteerd. Iedere afzonderlijke medewerker was dan vrij in de keuze met welk instrument hij zelf aan de slag wou gaan.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

Praktische tip “Interne studiedagen bereiken veel meer medewerkers dan externe.”

Bob Magerman, psycholoog in CGG De drie stromen, Lokeren en zelfstandig psycholoog, Gent

3.2 Supervisie Supervisie rond feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting kan de (zelf)reflectie bij een individuele hulpverlener stimuleren maar ook in groep biedt het een rijk leerproces. Dit laatste komt doordat het hulpverleners toelaat te leren van en ideeën te delen met gelijken over hoe zij deze methodieken in hun praktijk introduceren, integreren en gebruiken. Verder kan supervisie ook de weerstand van sommige hulpverleners verlagen.

Zo is het geruststellend wanneer anderen over hun klinische ervaring met de methodieken vertellen. Ten slotte kan het herbekijken van succesvolle behandelingen mogelijkheden bieden om individuele successen te belichten, de effectiviteit van therapie in het algemeen aan te halen en kennis te verzamelen over wat er binnen psychotherapie werkzaam is.

16

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

Checklist voor de fit van de klinische supervisie (Bertolino et al., 2012b): 1. Bouw vertrouwen op met hulpverleners en teams door constructief, in plaats van bestraffend, van feedback gebruik te maken.

2. Wees open in het erkennen, valideren en terugkoppelen van de angsten en bezorgdheden van hulpverleners rond feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting.

3. Erken de pogingen van hulpverleners om de ideeën van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting in hun praktijk te gebruiken en loof de bereidheid om gevallen voor consultatie aan te brengen.

4. Benadruk dat men kan leren uit behandelingen die niet de gewenste uitkomst kennen.

5. Stimuleer een bereidheid om te delen en te leren van fouten.

6. Stimuleer in supervisie een balans tussen het presenteren van succesvolle behandelingen en behandelingen die hen zorgen baren.

7. Geef duidelijke richtlijnen voor het communiceren in supervisie en ijver voor respectvolle communicatie.

8. Fungeer als een rolmodel bij het demonstreren van de introductie en integratie van uitkomsten.

9. Moedig het bespreken van cliënten uit de risicogroep aan.

10. Erken dat er een leercurve voor hulpverleners is wanneer zij starten met feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting en toon geduld, begrip en steun tijdens hun leerproces.

11. Inspireer hulpverleners om hun basislijn van prestaties te bepalen, nieuwe vaardigheden aan te leren, en hun repertoire van behandelbenaderingen te vergroten en zo hun mogelijkheden tot het afstemmen van een behandeling op de voorkeuren van de cliënt.

PRAKTIJKERVARING

“Het is van belang dat er intern regelmatig rond deze methodiek wordt samengezeten en aan elkaar onderling wordt teruggekoppeld.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

PRAKTIJKERVARING

“Het is onmogelijk om resultaten over afdelingen en / of zelfs collega’s zonder meer met elkaar te vergelijken. Hiervoor zijn er veel te veel beïnvloedende factoren in het spel. Wel kan je voor jezelf als hulpverlener een aantal conclusies verzamelen, zoals bijvoorbeeld je kritieke punten tijdens een behandeling. Hier kun je dan vervolgens aan werken. Ook kan je een richtlijn opstellen van hoeveel sessies je persoonlijk als psycholoog gemiddeld nodig hebt om iemand te helpen.”

Griet Gobyn, psycholoog in PZ Onze-Lieve-Vrouw, Brugge en zelfstandig psycholoog in groepspraktijk De Puzzel, Zerkegem

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

17

4. IMPLEMENTATIE NAAR DE CLIËNTEN Men dient ook voldoende aandacht te besteden aan de implementatie bij cliënten. Zo motiveert het cliënten wanneer ze een grondige uitleg krijgen over het hoe en waarom van de methodieken. Hierbij moet men duidelijk maken dat de verkregen informatie de effectiviteit van de behandeling ten goede komt, dat de behandeling op deze manier zo goed mogelijk op hun persoonlijke wensen en noden afgestemd kan worden, en men zo kan voorkomen dat men gaat doorbehandelen wanneer dit niet meer nodig is. Kortom, cliënten moeten begrijpen dat deze methodieken helpen bij het afstemmen van de behandeling op hun unieke persoon en problematiek. Ten slotte is het als hulpverlener belangrijk om een atmosfeer van feedback te creëren. Hierdoor voelen cliënten zich vrij om hun ervaringen over het proces en de resultaten van hun behandeling te delen, zonder hierbij bang te zijn voor negatieve tegenreacties van de hulpverlener. Bovendien biedt het de cliënt de zekerheid dat de hulpverlener iets met de verkregen feedback zal doen. Hierdoor zien cliënten voordeel in het geven van feedback, wat de betrouwbaarheid van de resultaten ten goede komt.

Algemene aandachtspunten naar de cliënten (Raats et al., 2013): 1. Houd er rekening mee dat sommige cliënten meer ondersteuning nodig hebben dan anderen om op een zinvolle manier te participeren.

2. Houd rekening met eventuele beperkingen van cliënten. Zorg dat bijeen­ komsten worden gehouden op toegankelijke plaatsen en geschikte tijdstippen.

3. Houd cliënten en andere betrokkenen op de hoogte.

PRAKTIJKERVARING

“Het toepassen van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting vergt eveneens een leerproces voor de cliënten zelf. Hierdoor is het belangrijk om hen tijd te geven om te wennen aan het idee om feedback op hun behandeling te geven. Het is van belang om deze methodiek als hulpverlener niet uit de weg te gaan en de cliënten hiervoor te belonen door hun feedback actief binnen hun behandeling te gebruiken.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

PRAKTIJKERVARING

“Een open en geïnteresseerde houding innemen is erg belangrijk aangezien dit cliënten de mogelijkheid geeft om te zeggen wat ze echt denken.”

Stijn Wolters, therapeut in groepspraktijk De Brug, Tienen

PRAKTIJKERVARING

“Sommige cliënten hebben het moeilijk met het geven van de gevraagde feedback. Dit kan met hen besproken worden. Indien dit geen verschil oplevert, is het belangrijk om de optie tot feedback open te houden maar hen hier zeker niet toe te verplichten. Uitkomstenmeting zal bij deze cliënten hoogstwaarschijnlijk nooit een hefboom tot verandering bieden.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent 18

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

Uit dit alles kunnen we besluiten dat het uitklaren van hoe men cliënten over de methodieken informeert en tot feedback motiveert, eveneens een essentieel onderdeel van het implementatieplan moet zijn. Om dit proces te bevorderen, bespreken we hoe de methodieken bij de cliënt te introduceren.

4.1 Introductie aan de cliënt Bij de introductie van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting zijn zowel enkele inhoudelijke als praktische aandachtspunten van belang. Inhoudelijk moet de hulpverlener de cliënt bij de eerste sessie duidelijk maken wat de methodieken inhouden en wat het doel ervan is. Hierbij komen best de volgende aspecten aan bod: benadrukken dat het om therapeutische instrumenten gaat, bespreken wat van de cliënt verwacht wordt, onderstrepen van het co-constructieve karakter en ten slotte duiden dat de cliënt op een vrije manier zijn feedback met de hulpverlener kan delen. Wat betreft dit laatste zal het belangrijk zijn om de cliënt extra te stimuleren om ook eventuele negatieve feedback te bespreken (zie boven). Dit kan de hulpverlener ondersteunen door zich in een lerende, nieuwsgierige positie te stellen met als enige doel de behandeling zo optimaal mogelijk op de cliënt af te stemmen (Callens & De Meersman, 2014). Hieronder worden enkele voorbeelden voor de introductie van de methodieken gegeven.

Voorbeelden (ter inspiratie om je eigen persoonlijke manier te vinden): “We streven in onze organisatie naar een kwaliteitsvolle en doeltreffende behandeling van elke cliënt. Dat wil zeggen dat ik tijdens uw behandeling zicht wil krijgen op hoe u evolueert. Met andere woorden zitten we op het juiste spoor?

Daarom wil ik vragen of u een vragenlijst wil invullen. De vragenlijst geeft mij een beeld van verschillende zaken die tijdens de behandeling kunnen veranderen. Als u de vragenlijst regelmatig invult, dan kunnen we samen bekijken of de behandeling op het juiste spoor zit. We kunnen dan zien hoe en op welke vlakken u evolueert en of we onze behandeldoelstelling(en) moeten bijstellen. Na elke sessie bespreken we samen de resultaten. Soms zal het nodig zijn dat we de resultaten wat nader bekijken.”

Introductiemap VVGG Gent “Het gaat mij erom dat je hier je doelen verwezenlijkt en daarbij heb ik je hulp nodig. Wat je denkt is van belang en zelfs essentieel voor het welslagen van de behandeling. Daarom wil ik nagaan of mijn cliënten baat hebben bij mijn aanpak en dat doe ik aan de hand van een vragenlijst(en). Het neemt maar een paar minuten om in te vullen, maar je vertelt me daarmee heel veel over hoe je vindt dat het gaat en maakt duidelijk of een andere aanpak niet beter is… Daardoor kunnen we goed in de gaten houden of je krijgt wat je verlangt en hoe goed ik aan je verwachtingen voldoe. Het is beter dat je dat soort dingen al vroeg weet, zodat we er ook iets aan kunnen doen – het wordt dan ook duidelijk of ik de meest geschikte persoon ben om je te helpen… Kun je me daarbij helpen?”

Duncan, 2011 “Eén van mijn topprioriteiten is om ervoor te zorgen dat cliënten die bij mij komen voordeel halen uit ons werk en de resultaten bekomen die ze wensen. Daarom is het zeer belangrijk dat je betrokken wordt in het monitoren van de voor-

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

19

uitgang van de behandeling vanaf het begin tot het einde. Hiervoor gebruik ik meetinstrumenten om je ervaring over de uitkomst van ons gezamenlijk werk en je ervaring over onze manier van werken op te volgen. Je feedback is cruciaal om te verzekeren dat ons werk bruikbaar is voor jou. Eén van de zaken die we weten is dat het in een succesvolle behandeling dikwijls gebeurt dat de ervaring van de cliënt vroeg in de behandeling verandert. Dit betekent niet dat we al snel niet meer samen moeten werken, maar wel dat er een goede prognose is dat ons werk een positieve uitkomst op de lange termijn zal hebben. De vroege verandering vertelt ons dus dat we op het goede spoor zitten. Als ons werk succes heeft en bruikbaar voor jou is, kunnen we doorgaan zolang het voor jou zinvol is. Als je geen vroege verandering ervaart, dan zal ik waarschijnlijk met jou bespreken hoe we de behandeling kunnen aanpassen of veranderen. Als er nog steeds niets verbetert, zal ik bespreken of we iets zeer verschillend moeten proberen, inclusief of we moeten zoeken naar een andere hulpverlener of plaats. Is dit zinvol voor jou?”

Bertolino & Miller, 2012a “ Oké, we hebben tot nu toe gepraat over jouw problemen en waarom je naar hier bent gekomen. Ik zou ook nog een beetje uitleg willen geven over mijn manier van werken. Vind je het goed als ik dat wat toelicht?

Ik heb de gewoonte om nauwgezet de vinger aan de pols te houden van wat er in jouw proces gebeurt, maar ook van wat er tussen ons gebeurt. Voor mij staat of valt een succesvolle therapie toch wel met een goede afstemming. Daar wil ik goed in investeren. Tegelijkertijd vind ik dit ook niet vanzelfsprekend. Het vraagt van ons beiden een inspanning om open en eerlijk feedback te geven aan elkaar… Ik heb gemerkt dat dat niet evident is. Het is voor cliënten niet altijd evident en het is voor mij ook niet altijd evident. Ik kan de bal misslaan… en jij vindt bepaalde zaken misschien ook niet zo makkelijk om te verwoorden. Maar ik vind het wel heel belangrijk dat dat op tafel kan komen. Ik gebruik daarvoor bepaalde vragenlijsten.

Natuurlijk is het ook de bedoeling dat wij die in de therapieruimte zelf bespreken, maar die vragenlijsten kunnen mij en ik denk ook jou wat helpen om na elke sessie stil te staan bij: “Hoe is dat nu verlopen? Wat heb ik ervan meegenomen? Wat heeft er mij geholpen? Wat is mij tegengevallen? Hoe gaat het tussen ons? … Dat zijn allemaal zaken die ik heel belangrijk vind om op regelmatige tijdstippen te bevragen.”

Stinckens, Smits, Rober & Claes, 2012

PRAKTIJKERVARING

“In mijn introductie van uitkomstenmeting voor de cliënten, verwerk ik steeds de volgende elementen: de vraag stellen of de cliënt met deze methodiek wil werken, garanderen dat de resultaten enkel voor de besproken doeleinden gebruikt zullen worden, uitleg geven over het verloop en het doel van de methodiek, een voorbeeld geven of de metafoor van de dokter bespreken, zelf enthousiast zijn en ten slotte het nut van de methodiek inzien en overbrengen, de cliënt geruststellen en aanduiden dat de methodiek positieve effecten heeft zowel voor henzelf als voor hun hulpverlener.”

Bob Magerman, psycholoog in CGG De drie stromen, Lokeren en zelfstandig psycholoog, Gent 20

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

PRAKTIJKERVARING

“Ik benadruk bij mijn cliënten dat een goede match tussen cliënt en hulpverlener noodzakelijk is en dat ik het dan ook belangrijk vind dat ze hun feedback met mij bespreken. De methodieken kader ik altijd zeer praktisch en ik verwijs ook naar wetenschappelijke onderzoeken die aantonen dat therapie pas werkt als er een ‘klik’ is tussen de hulpverlener en cliënt. Door dit alles weten cliënten beter wat de bedoeling is en welke voordelen de methodieken bieden, waardoor de cliënten er ook achter staan en actief willen meewerken. Hierdoor verkleint ook het aantal sociaal wenselijke antwoorden” Griet Gobyn, psycholoog in PZ Onze-Lieve-Vrouw, Brugge en zelfstandig psycholoog in groepspraktijk De Puzzel, Zerkegem

PRAKTIJKERVARING

“Ik geef tijdens mijn eerste sessie veel aandacht aan de introductie van feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting. Hierdoor krijgen mijn cliënten niet alleen een beter zicht op wat deze methodieken inhouden en wat de bedoeling er van is maar is het ook een ideale manier om de cliënt in schalen te leren denken en zowel de behandelplannen als –doelen voor het verdere verloop van de behandeling reeds in kaart te brengen.”

Eric Herman, psycholoog in CGG Eclips, Gent

Wat betreft de praktische aspecten is het bij de introductie belangrijk om de informatie op een toegankelijke en begrijpbare manier voor te stellen, zonder hierbij gebruik te maken van technisch jargon. Aan te raden is om de uitleg zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de taal en cognitieve capaciteiten van de cliënt. Verder moet men erover waken dat men voldoende tijd voorziet maar ook dat de timing ervan juist is. Hoe sneller de cliënt namelijk met de methodieken mee is, hoe sneller men er positieve resultaten mee verkrijgt.

PRAKTIJKERVARING

“Bij de introductie van de methodieken is het voornamelijk van belang dat het aansluit bij het taalgebruik van cliënt.”

Stijn Wolters, therapeut in groepspraktijk De brug, Tienen

Ten slotte dient men de cliënt er op te wijzen wat zijn rechten zijn en wat er bij uitkomstenmeting met de verzamelde data gebeurt. Dit houdt in dat een cliënt ook kan weigeren om met deze methodiek aan de slag te gaan. Zo zullen sommige cliënten grote voorstander zijn, terwijl anderen hier geen voordelen in zien.

PRAKTIJKERVARING

“Wij stellen de vragenlijst aan onze cliënten voor maar laten aan hen ook de keuze of ze er effectief mee aan de slag willen gaan.”

Ellen Leemans, woonbegeleider en beleidsmedewerker in BW Zagan, Gent

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

21

5. SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN NAARGEL ANG DE METHODIEK 5. 1 bij cliëntenparticipatie Voordat je met cliëntenparticipatie aan de slag gaat, dienen eerst de doelen ervan bepaald te worden. Hieronder worden enkele mogelijkheden geformuleerd: Doelen van cliëntenparticipatie (Raats et al., 2013): 1. Aanbod laten aansluiten op de individuele wensen van de cliënt.

2. Inzicht verwerven in wensen en behoeften van de cliënt: cliënten maken kenbaar waar ze behoefte aan hebben en wat ze graag anders zouden zien in het zorgtraject.

3. Inzicht verwerven in de ervaringen van de cliënt: cliënten geven aan hoe ze de zorg (hebben) ervaren en welke gevolgen dit heeft (gehad) op hun dagelijkse leven.

4. Nieuwe ideeën genereren: cliënten bedenken, eventueel samen met hun hulpverleners, nieuwe ideeën voor het verbeteren van knelpunten in hun zorgtraject.

5. Nieuwe ideeën toetsen: nagaan of de ideeën voor verbeteringen in het zorgtraject het beoogde effect hebben.

Om cliëntenparticipatie succesvol te implementeren en het gebruik ervan te bevorderen, moeten bovendien enkele basisdeterminanten aanwezig zijn: motivatie bij de hulpverlener, opleidings- en trainingsmogelijkheden, participatie-bevorderende procedures en een goede therapeutische relatie (zie boven). Wat betreft dit laatste zorgen respect, een attitude van gelijkwaardigheid en cliëntgericht behandelen ervoor dat het vertrouwen van de cliënt vergroot (Laitila, Nikkonen & Pietilä, 2011; Repper & Perkins, 2003; Tambuyzer, Gelders, Spruytte, Jacob & Van Audenhove, 2010; van Staveren, 2014).

Enkele vuistregels bij het vormgeven van cliëntenparticipatie: 1. Betrek het perspectief van de cliënt vanaf het begin in de uitwerking.

2. Denk niet te snel dat het voor jou niet relevant is.

3. DE cliënt bestaat niet, individualiseer zorg, varieer.

4. Familie en naasten kunnen ook betrokken worden (zie wegwijzer 3).

5. Cliënten zijn mensen met zorgen en wensen.

5. 2 bij feedbackgericht behandelen Bij feedbackgericht behandelen is het voornamelijk van belang om een open cultuur van feedback te creëren, waarin feedback binnen de normale gang van zaken hoort.

Om dit proces te ondersteunen kan men aangeven waarom het gebruik van feedback zo belangrijk is (zie deel 1) en hoe het de behandeling vorm geeft. Zo moet het voor cliënten duidelijk zijn dat door het geven van feedback hun hulpverlener ondersteund wordt om een nog betere hulpverlener te worden.

22

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

Daarnaast zijn er bij feedbackgericht behandelen ook enkele belemmerende factoren aanwezig. Zo kan er schijnparticipatie optreden wanneer niet alle door de cliënt gegeven feedback op zijn behandeling wordt toegepast (Repper et al., 2003). Bovendien blijkt uit een studie van Linhorst en collega’s (2005) dat het niet terugkoppelen van feedback verhindert om tot echte cliëntenparticipatie te komen. Zo zal bij cliënten die geen reactie of antwoord op hun geleverde inspanningen krijgen, de motivatie afnemen om in de toekomst nog te participeren.

5. 3 bij uitkomstenmeting Het implementeren van uitkomstenmeting kan moeilijk zijn. Om dit proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen zijn ook hier een aantal aspecten van belang. Zo is het vooreerst belangrijk om een doordachte keuze van meetinstrument(en) te maken (zie kader).

Checklist bij het kiezen van een meetinstrument: 1. Wat is het doel?

2. Op welk(e) moment(en) is het gewenst om de cliënt te betrekken?

3. Welke informatie is van belang om van cliënten en / of hulpverleners te krijgen? Welke uitkomsten?

4. Op welk niveau wil men verbeteringen bereiken? individueel niveau, procesniveau, organisatieniveau of systeemniveau?

5. Welke personen moeten bij de voorbereiding betrokken worden?

Vaak is er meer kans op slagen indien er personen betrokken worden die commitment hebben met het onderwerp en het instrument.

6. Hoe vaak is het gewenst om informatie van cliënten en / of hulpverleners te krijgen? Structurele inzet van een meetinstrument kan nuttig zijn om de voortgang te blijven monitoren.

7. Hoeveel tijd is er?

Sommige instrumenten kosten weinig tijd en geven een globaal beeld van wensen en behoeften van cliënten. Andere instrumenten kosten meer tijd, maar daarbij is de betrokkenheid en inzet van cliënten groter. Houd bij de keuze van een meetinstrument rekening met de voorbereidingstijd, de uitvoering van het instrument en de verwerking van de resultaten.

8. Hoeveel geld is er beschikbaar?

Denk hierbij aan de kosten voor de fotokopies, licentiekosten van vragenlijsten, de uren die geïnvesteerd worden, de kosten aan deskundigheidsbevordering, (extern) advies, …

9. Heeft de groep cliënten bepaalde beperkende eigenschappen?

Frequentie van het zorggebruik, ambulant of residentieel, leeftijd, lees- en schrijfvaardigheden, culturele achtergrond, et cetera.

Nadien moet men nagaan of de geselecteerde vragenlijsten aan de psychometrische (validiteit, betrouwbaarheid, etc.) en praktische (bruikbaarheid, tijdsinvestering, etc.) vereisten voldoen (Baert, 2008). Bij dit laatste dient men er vooral over te waken dat de gekozen meetinstrumenten haalbaar zijn voor frequent gebruik en niet leiden tot administratie- of meetmoeheid bij zowel hulpverleners als cliënten. Vooral bij het gebruik van lange vragenlijsten dient men dit goed in te schatten. Zo wordt in de praktijk waargenomen dat instrumenten met 30 items of meer een zeer lage opvolging kennen.

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

23

PRAKTIJKERVARING

“Om tot de keuze van een meetinstrument te komen, heeft onze kwaliteitscoördinator een overzicht van de beschikbare instrumenten gemaakt en de voor- en nadelen die met deze instrumenten verbonden zijn opgesomd. Voor ons was bij de keuze voornamelijk de toepasbaarheid en de benodigde tijd van belang, zowel op het niveau van de cliënt als van de hulpverlener. In een tweede fase werden pioniers gezocht die met het gekozen instrument aan de slag wouden gaan. Het was dus hun eigen keuze om met uitkomstenmeting aan de slag te gaan. Op deze manier waren er binnen elk team een aantal vrijwilligers.”

Bob Magerman, psycholoog in CGG De drie stromen, Lokeren en zelfstandig psycholoog, Gent

Het dient duidelijk te zijn dat de gekozen vragenlijst(en) niet bedoeld is voor het stellen van een diagnose maar wel als een therapeutisch instrument. Bijgevolg vormt het geen administratieve taak. Wel moet de cliënt begrijpen dat het de hulpverlener helpt om op het goede spoor te blijven en te vermijden dat er (blijvend) behandeld wordt op aspecten waar hij geen voordeel uit haalt. Ten slotte kan het werkzaam zijn om hulpverleners inhoudelijke ondersteuning te bieden bij de introductie (zie boven), het gebruik (zie deel 3) en de interpretatie van de vragenlijsten (zie deel 3). Hiervoor kan men handleidingen hanteren maar eveneens instructies, trainingen en intervisie met collega’s die het instrument reeds gebruiken. Bovendien moet de informatie niet alleen gaan over het betrouwbaar leren scoren van een instrument, maar ook over het gebruik van meetinstrumenten in het kader van behandelplannen, logistiek (vb. wanneer moet je wat doen?) en inhoudelijke vragen (vb. hoe moet je dat doen?; Wat zeggen de scores?; Wat moet je doen als de scores elkaar tegenspreken?) (Callens et al., 2014; Nugter & Teer, 2011). Wanneer men ten slotte met meetintervallen werkt, dient men extra aandacht te besteden om de uitkomsten accuraat te registreren evenals bij te houden wanneer welke cliënt een vragenlijst moet invullen. Een goede ondersteuning door software is hierbij een grote hulp.

24

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

6. IMPLEMENTATIE ALS BLIJVEND PROCES Ook nadat de methodieken geïmplementeerd zijn, moet men er blijvend aandacht aan besteden en dit vooral wanneer één of meerdere van de volgende signalen aanwezig zijn: 1. De manier waarop hulpverleners communiceren is tegenstrijdig met het achterliggende gedachtengoed van cliëntenparticipatie, feedbackgericht behandelen en uitkomstenmeting. Indien dit voorvalt dienen hulpverleners hierop gewezen en alternatieven aangeboden te worden.

2. Bij het in team bespreken van cliënten die geen vooruitgang maken, is de hulpverlener niet in staat om de cliënt zijn persoonlijke doelen en voorkeuren te benoemen.

3. De hulpverlener is vaag over hoe hij uitkomsten en de therapeutische relatie tijdens zijn behandelingen gebruikt.

4. De ratio van drop-out en niet-op-afspraak (NOA) is hoger dan bij andere hulpverleners.

5. De hulpverlener blijft zijn cliënten voor lange tijd zien ondanks dat er geen meetbare progressie (meer) is.

6. De score van de therapeutische relatie blijft problemen vertonen.

7. De hulpverleners zien het formeel meten van uitkomsten als een administratieve in plaats van een bruikbare klinische taak.

8. De scores van de uitkomsten zijn consistent lager dan bij andere hulpverleners.

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2

25

LITERATUUR Baert, S. (2008). De zoektocht naar geschikte meetinstrumenten voor het ontwikkelen van uitkomstenkompassen. Deel 5. In de VVGG-reeks: Uitkomstenmanagement in de geestelijke gezondheidszorg in Vlaanderen. Gent: VVGG. Baert, S., Desmit, F., Herman, E., Verbeerst, L., Adriaenssens, K. De Wachter, D. & Casselman, J. (2009). De introductie van uitkomstenmanagement: vier verhalen uit de praktijk. Verslag symposium vierde geestelijke gezondheidscongres, Antwerpen 17 september 2008. Deel 7. In de VVGG-reeks: Uitkomstenmanagement in de geestelijke gezondheidszorg in Vlaanderen. Gent: VVGG. Bertolino, B. & Miller, S.D. (Ed., 2012a). The ICCE Manuals on Feedback-Informed Treatment (FIT). Manual 2: Feedback-Informed Clinical Work: The basics. International Center for Clinical Excellence.

Bertolino, B. & Miller, S.D. (Ed., 2012b). The ICCE Manuals on Feedback-Informed Treatment (FIT).

Manual 3: Feedback-Informed Supervision. International Center for Clinical Excellence.

Bertolino, B. & Miller, S.D. (Ed., 2012c). The ICCE Manuals on Feedback-Informed Treatment (FIT).

Manual 6: Implementing feedback informed work in agencies and systems of care. International Center for Clinical Excellence.

Buwalda, V.J.A., Nugter, M.A., Swinkels, J.A. & Mulder, C.L. (2011). Praktijkboek ROM in de ggz.

Een leidraad voor gebruik en implementatie van meetinstrumenten. Utrecht: De Tijdstroom.

Callens, D. & De Meersman, W. (2014). Werken met cliëntenfeedback in de jeugdhulp. Acco: Leuven / Den Haag.

Duncan, B. L. (2011). Het geheim van de betere therapeut. Cliëntgestuurd, resultaatbewust. Pearson Assessment and Information: Amsterdam.

Fixsen, D.L., Naoom, S.F., Blase, K.A., Friedman, R.M. & Wallace, F. (2005). Implementation Research: A Synthesis of the Literature. Tampa, F.L.: University of South Florida, Louis de la Parte Florida Mental Health Institute, The National Implementation Research Network (FMHI Publication #231).

Laitila, M., Nikkonen, M. & Pietilä, A. (2011). Involvement in mental health and substance abuse work: conceptions of service users. Nursing Research and Practice, 2011.

Linhorst, D.M., Eckert, A. & Hamilton, G. (2005). Promoting participation in organizational decision making by clients with severe mental illness. Social Work, 50, 1, 21-30.

Nugter, M.A. & Teer, W. (2011). Implementatie van meetinstrumenten in de langdurige psychiatrie. In V.J.A. Buwalda, M.A. Nugter, J.A. Swinkels & C.L. Mulder (Red.). Praktijkboek ROM in de ggz; een leidraad voor gebruik en implementatie van meetinstrumenten (pp.131-143). Utrecht: De Tijdstroom.

Raats, I., van den Brink, R. & de Wit, F. (Red.) (2013). Handboek patiënten- / cliëntenparticipatie. Verbeteren van de zorg samen met patiënten / cliënten. CBO. Repper, J. & Perkins, R. (2003). Social inclusion and recovery: A model for mental health practice. London: Ballière Tindall.

Stinckens, N., Smits, D., Rober, P. & Claes, L. (Red.) (2012). Vinger aan de pols in psychotherapie.

Monitoring als therapeutische methodiek. Acco: Leuven / Den Haag.

Tambuyzer, E., Gelders, C., Spruytte, N., Jacob, B. & Van Audenhove, C. (2010) Participatie van patiënten en mantelzorgers in de therapeutische projecten. Opgehaald op 18 februari 2014 van http://www.kuleuven.be/lucas/pub/publi_upload/2010_7_ET_CG_NS_BJ_CVA_ Participatie%20in%20TP.pdf van Staveren, R. (2014). Patiëntgericht communiceren, wat en waarom? Psychopraktijk, 6, 1, 18-21.

Wollersheim, H., Vankrunkelsven, P., Hellings, J., Pijnenburg, M., Aertgeerts, B. & Faber, M. (2014). Patiëntgerichtheid als kernkwaliteit van de Vlaamse gezondheidszorg. Tijdschrift voor Geneeskunde, 70, 3, 117-122.

26

WEGWIJZER IN FEEDBACKGERICHT BEHANDELEN EN UITKOMSTENMETING: DEEL 2