PUBLICACIONES SERIADAS INFORME DE PRÁCTICA
GUILLERMO HUMBERTO CARVAJAL CEBALLOS YENNY ALIXON ORJUELA PEREZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA PUBLICACIONES SERIADAS ARMENIA 2012
PUBLICACIONES SERIADAS INFORME DE PRÁCTICA
GUILLERMO HUMBERTO CARVAJAL CEBALLOS YENNY ALIXON ORJUELA PEREZ
Docente ALBA LUCILA ALCARAZ GALLEGO Profesional en Ciencias de la Información
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA PUBLICACIONES SERIADAS ARMENIA 2012
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 4 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 5 OBJETIVOS ............................................................................................................................ 6 OBJETIVO GENERAL........................................................................................................... 6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................ 6 INFORME FINAL DE PRÁCTICA – PUBLICACIONES SERIADAS .............................. 7 UNIDADES DE INFORMACIÓN VISITADAS .................................................................... 7 PUBLICACIONES SERIADAS ........................................................................................... 10 ELEMENTOS DE LAS PUBLICACIONES SERIADAS .................................................. 12 CONTROL DE LAS PUBLICACIONES SERIADAS ....................................................... 13 SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE PUBLICACIONES SERIADAS ............................. 18 ANALISIS DE INFORMACIÓN .......................................................................................... 20 CONCLUSIONES................................................................................................................. 27 REFERENCIAS CIBERGRÁFICAS .................................................................................. 28
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INTRODUCCIÓN Las publicaciones seriadas como fuente de información y conocimiento y al tratarse de documentos en los cuales el contenido se está actualizando de forma permanente, especialmente para aquellas de carácter especializado; deben tener un tratamiento diferente en cuanta a los procesos bibliográficos que facilitarán el acceso a su contenido.
La catalogación de este tipo de material, debe satisfacer las necesidades de los diferentes usuarios que llegan a las unidades de información y para ello se debe contar con herramientas adicional como los índices, abstracts, resúmenes; que facilitan el acceso a la información contenida en ellas.
Es importante contar con el dato de indización, ya que al mostrarse el resumen de los artículos, se facilita la localización de material pertinente a las necesidades de información, logrando reducir tiempos en su búsqueda y aumentando la eficiencia de los servicios prestados en las Unidades de Información.
El presente trabajos se ha organizado para dar respuesta con respecto a las publicaciones seriadas, a partir de visitas realizadas a unidades de información, y guiándose con la temática: Definición, características y tipos; Elementos; Control; Selección y adquisición y análisis de Información sobre las publicaciones seriadas como elementos de consulta para los usuarios del as Unidades de Información.
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JUSTIFICACIÓN El presente trabajo se realiza a partir de la necesidad de afianzar conocimientos adquiridos, para que desde la visita a Unidades de Información, como las hemerotecas, las cuales se encargan de la administración de las publicaciones seriadas, como fuentes de información y conocimiento;
adicionalmente,
observar
la
aplicación
de
reglas
de
catalogación sobre este material.
Para lo cual se abordo la visita a dos Unidades de información, la primera se podría citar como cerrada al pertenecer a una institución educativa, ya que el material ofrecido por esta tiene orientación a las necesidades específicas de los estudiantes, quienes son sus usuarios más frecuentes. La segunda, por ser de mayor cobertura, debe tener una mayor diversidad de contenidos, acorde con las diversas características y niveles educativos de los usuarios de una biblioteca pública.
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OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Identificar los diferentes componentes que se tienen en cuenta en las Unidades de Información, previos a poner a disposición de los usuarios de material de consulta, que supla sus necesidades de información y conocimiento.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Mejorar la capacidad de análisis para interpretar la información
presente en catálogos bibliográficos, que pone a disposición el contenido de documentos.
Afianzar los conceptos adquiridos, mediante la experiencia de
acercamiento a las Unidades de Información.
Desarrollar herramientas conceptuales y de administración de la
información, cuando se desempeña labores propias de la Gestión de Información y conocimiento en una unidad de Información (Archivo, Centro documental, entre otros).
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INFORME FINAL DE PRÁCTICA – PUBLICACIONES SERIADAS UNIDADES DE INFORMACIÓN VISITADAS 1. Hemeroteca de la Biblioteca de la Universidad Politécnico Gran Colombiano, en la ciudad de Bogotá; contacto José Penagos Prieto – Auxiliara de Biblioteca, teléfono: (1) 3468800, Ext 462; correo electrónico: jpenagos@poligran.edu.co
La hemeroteca de la Universidad esta conformada aproximadamente por 195 títulos de publicaciones seriadas como diarios, periódicos y revistas nacionales. Permitiendo el acceso a las colecciones por medio del catalogo: http://www.poligran.edu.co/eContent/newsdetail.asp?id=11363&idcompany=8 Contando con los siguientes servicios: SERVICIO DE ALERTA: El servicio de alerta está dirigido a directivos, administrativos, docentes e investigadores. Consiste en el envío por correo electrónico, de las carátulas y tablas de contenido de los últimos números de las publicaciones seriadas: revistas, boletines de su interés, que se encuentran en la Biblioteca
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PUBLICACIONES IMPRESAS POR ÁREAS: Revistas existentes por aéreas del conocimiento, para consulta inmediata. Ejemplos. Administración, ingeniería, derecho, sistemas, aerolíneas etc. PRENSA INTERNACIONAL: La Nación, Clarín, La Crónica, Listín Diario, The Guardian, entre otros.. PRENSA NACIONAL: El Tiempo, El Espectador, La Republica, Portafolio, El Nuevo Siglo, El Heraldo, El Colombiano, El País, El Mundo, El Universal, Vanguardia, Nuevo Estadio y Llanos 7 días. 2.
Hemeroteca del Parque Biblioteca Belén, en la ciudad de Medellín;
contacto: Lina Isaza – Auxiliar de Biblioteca, teléfono: (4)3856796, correo electrónico: bibliotecabelen@gmail,com, se trata de un correo corporativo al cual tienen acceso los funcionarios encargados de la biblioteca indiferente del horario laboral al cual estén asignados.
Adicionalmente se realizo visita a la hemeroteca de la Biblioteca Pública Piloto, para América Latina1; contacto: Carlos Julio Atehortua, teléfono: 4600585 – ext. 231, correo electrónico: julio831@hotmail.com y la señora Maria Elena Palacio Echeverri – Auxiliar Administrativa.(proceso de recepción de las publicaciones seriadas).
Así como con el área de Procesos Técnicos de la Biblioteca Pública Piloto, en el cual se tuvo la oportunidad de tener contacto con el señor Gonzalo Cárdenas Muñoz, correo electrónico procesos@bibliotecaspiloto.gov.co; la señora Gloria Patricia Cataño – Analista de información, correo electrónico andrescl7@hotmail.com, teléfono 4600590 ext. 120.
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La Biblioteca Pública Piloto, como ente Administrador del Sistema Bibliotecas Públicas de Medellín.
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El parque Biblioteca Belén, pertenece al Sistema de Bibliotecas y a la Red, como conjunto de bibliotecas comunicadas entre sí, que comparten recursos, esfuerzos, conocimientos y experiencias con el fin de mejorar las condiciones educativas y culturales de las comunidades que atienden. Las bibliotecas utilizan una red de telecomunicaciones para su interconexión para lograr presentar a los usuarios una vista unificada de los recursos disponibles.2 Adicionalmente del Parque Biblioteca Belén, existen otros seis parques Biblioteca, como parte de SBPM3, a este pertenecen adicionalmente cinco filiales a la Piloto, ocho llamadas de proximidad (barriales, veredales y auspiciadas).
A la Red se suman las anteriores otras del área Metropolitana, entre las cuales están Barbosa, Hatillo, Girardota, Copacabana, Bello, Fundación Ratón de Biblioteca, Colombo-Americano, Biblioteca Empresas Públicas de Medellín, Itagüí, Estrella, Sabaneta, Envigado, entre otras.
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Quienes somos - http://www.reddebibliotecas.org.co/Paginas/ReddeBibliotecas.aspx
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Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín.
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PUBLICACIONES SERIADAS Las publicaciones seriadas, son aquellas publicaciones que se presenta de forma periódica sin límite de tiempo en su publicación; se presentan normalmente numeradas y de forma cronológica. Cita: “Una publicación seriada es aquella editada en partes sucesivas, que usualmente tiene designaciones numéricas y cronológicas y pretende aparecer indefinidamente. Las publicaciones seriales incluyen las revistas, los periódicos, los anuarios, los boletines, las memorias de encuentros, las actas de instituciones y las series monográficas”.4
1. La hemeroteca del La Universidad Politécnico Grancolombiano, tiene en su catalogo Revistas Especializadas por áreas del conocimiento, para consulta inmediata: Administración, Aerolíneas, Comunicación Social, Derecho,
Economía-negocios-contaduría-banca-finanzas,
Ingeniería,
Mercadeo y publicidad-medios audiovisuales, Psicología, Sistemas.
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Temática: http://es.scribd.com/doc/48010246/Tematica - Alba Lucila Alcaraz
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2. La Hemeroteca del Parque Biblioteca, es relativamente pequeña y viene funcionando desde el 2008, integrando además de los recursos físicos ubicados en su sede, los que se encuentran disponibles en las bibliotecas pertenecientes a la Red de Bibliotecas de Medellín, permitiendo el acceso a las colecciones por medio del portal: http://www.reddebibliotecas.org.co/Paginas/ReddeBibliotecas.aspx Entre sus publicaciones seriadas, cuenta con: Periódicos: El Mundo, Portafolio, La República, Periódicos de circulación gratuita, suplementos. Todos estos son para consulta en la sede de la hemeroteca. Revistas. - Especializadas en educación, ciencia, literatura, cine - De interés General Bases de Datos Estas se encuentran a través del acceso en su portal, como catalogo colectivo tiene a “Janium”, el cual reúne varias bases de datos
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Pantalla de búsqueda en catálogos ELEMENTOS DE LAS PUBLICACIONES SERIADAS 1. Ejemplo de la Hemeroteca Biblioteca de la Universidad Politécnico Gran Colombiano: Título: GERENTE •Designación numérica: 167 •Designación cronológica: Febrero 2012 •Periodicidad: Mensual •Lugar de publicación: Bogotá, D.C. •Editor: Gerente Editores •Forma de adquisición: Suscripción •Dirección postal: Carrera 16 No. 96 - 64 •ISSN: 0123-0794 •Título: Revista internacional Legis de contabilidad & auditoría •Designación numérica: 31 •Designación cronológica: Julio – Septiembre de 2007 •Periodicidad: Trimestral •Lugar de publicación: Bogotá, Colombia •Editor: Legis •Forma de adquisición: Suscripción •Dirección postal. Av. Calle 26 No. 82- 70 •ISSN: 0124-6739
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2. Hemeroteca del Parque Biblioteca Belén Título: Número Designación numérica: 68 Designación Cronológica: Marzo, abril y mayo 2011. Periodicidad: Trimestral Lugar de publicación: Bogotá – Colombia Editor: Número Ediciones Forma de Adquisición: Dirección postal: Carrera 19 B 85 – 40 ISSN: 0121 – 7828 Dato indización**: No cuenta con este campo en el catálogo. Título: Kinetoscopio Designación numérica: Volumen 21 No 95 Designación Cronológica: Julio – Septiembre 2011. Periodicidad: Trimestral Lugar de publicación: Medellín – Colombia Editor: Centro Colombo Americano Forma de Adquisición: Dirección postal: Carrera 45 53 – 24 Apartado aéreo 8734 - Medellín ISSN: 0121 – 3776 Dato indización**: No cuenta con este campo en el catálogo ** Es el que indica los nombres de los Índices y servicios de “abstracts” que registran y analizan los artículos de una revista. Este es un dato muy importante para medir la calidad de la publicación y por lo tanto para los procesos de selección y análisis.5
CONTROL DE LAS PUBLICACIONES SERIADAS La Hemeroteca Biblioteca de la Universidad Politécnico Gran Colombiano: Lleva su control sistematizado por medio del catalogo Unicornio.
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Temática: http://es.scribd.com/doc/48010246/Tematica - Alba Lucila Alcaraz
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Resultado de Busqueda
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•Catálogos colectivos. La universidad no cuenta con una conexión directamente desde unicornio a los catálogos de otras instituciones, pero aun así, en el control de las publicaciones seriadas es un punto referente los catálogos en línea de otras instituciones y universidades, así como la página Web del editor de la publicación, con el fin de identificar cual es el último número en el mercado y la vigencia que tiene la publicación. •Directorios. En razón a los directorios, el más utilizado es Ulrich, es un directorio en línea muy completo en el cual se consigue información detallada sobre las diversas publicaciones seriadas en el mundo. Por otra parte es valiosa la información que ofrecen los directorios como Publindex, Latindex haciendo su función de directorios de indexación Guías temáticas de las PS, como son Índices, revistas de resumen “Abstracts”
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Se maneja el uso de los índices de revistas, los resúmenes y Abstracts para el control sobre las diferentes publicaciones que ingresan a la biblioteca, analizando las temáticas que la revista maneja, de este modo poder decidir si la publicación es pertinente para la biblioteca o no.
Con respecto a la hemeroteca del Parque Biblioteca Belén, el control se realiza mediante la plataforma Janium, el cual pone a disposición los catálogos a los cuales se encuentra conectado la Red de Bibliotecas de Medellín, estos son los siguientes: Archivo Fotográfico Biblioteca Pública Piloto, Archivo Histórico de Medellín, Biblioteca Nacional de España, Biblioteca Virtual Cervantes, Centro de Información Biblioteca ITESM de Monterrey (México), Library of Congress (Estados Unidos), Pontificia Universidad Javeriana, Universidad Autónoma de España, Universidad Externado de Colombia, Universidad Jorge Tadeo Lozano y Universidad del Rosario.6
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Fuente: http://www.reddebibliotecas.org.co/SearchCenter/Paginas/InterfazJanium.aspx
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Control de publicación seriada El control se realiza, mediante el catalogo colectivo en línea “Janium”7. Al momento de la recepción del material, este pasa por el registro inicial en el cual se identifica: Titulo, como entrada; Tipo, publicación seriada, se crea la copia (para generar un registro inicial con información básica y general a las publicaciones, luego se procede a actualizar información(Kardex), verificando previamente la existencia, se ingresa la “Clasificación”8, el Título, Título variante o subtitulo, Pie de imprenta, Descripción, Materia (PS, subdivisión o nota que ayudara al usuario), se sella mínimo en tres páginas dentro del material, se rotula (para identificar filiales).
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Sistema que permite buscar material bibliográfico de las Bibliotecas de la Red de Bibliotecas a través del portal. 8 Faceta Interna o código por política interna.
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Revistas Registradas e identificadas en Kardex
Los periódicos, no se ingresan al acervo, ya que se conservan solo por un año a disposición de los usuarios.
SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE PUBLICACIONES SERIADAS Para la selección y adquisición de publicaciones seriadas se deben tener claras las políticas, que son las que dan la guía, para escoger aquella Información de interés y útil para una Unidad de Información, basándose en una labor intelectual, aplicada a las actividades tanto de selección, como adquisición y acorde con necesidades de información, de los usuarios. A diferencia de los criterios que tienen su fundamento tanto en las políticas, como en las necesidades de los usuarios de la unidad de información y se aplican al material con el fin de determinar el valor de su contenido.
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La universidad tiene como política de adquisición en (Compra, Canje y Donación) Compra La adquisición de compra se realiza mediante la petición de adquisición por parte de los diferentes programas académicos de la universidad y las dependencias que también la conforman, debe tener autorización y vistos buenos de los directores de los programas. Canje Se establecen convenios de canje con otras instituciones reconocidas, para obtener las publicaciones producidas por dicha institución con temáticas relacionadas a los planes curriculares de los programas académicos de la universidad. Donación Se agregan publicaciones en donación las cuales sean producidas por instituciones reconocidas en los diferentes campos del conocimiento y a su vez, estas realicen y envíen la publicación de manera constante y continua. Fuentes para la selección de las PS: En la universidad se tiene muy encuentra sobre todo para la selección de Publicaciones seriadas, el hecho que la publicación tenga reconocimiento en directorios internacionales (latindex, Publindex), instituciones de carácter investigativo (Colciencias); así mismo, se tiene en cuenta el tipo de institución que edita la publicación (si es una institución reconocida en la temática tratada en la publicación). Ejemplo si es una PS de derecho editada por la Universidad Libre se entiende que es una publicación que tiene un alto contenido temático. Para la Red de Bibliotecas, en la actualidad el ente administrador para determinar las políticas de selección y adquisición de las publicaciones seriadas reposa en la Biblioteca Pública Piloto, mediante el “Comité de
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desarrollo de Colecciones”, se dan los criterios; aunque se encuentra en reestructuración para la administración del Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín (SBPM)9; para lo cual se nombraran Director de la Red y tres subdirecciones a las cuales se asignara la responsable de los procesos. Para la adquisición se tiene los siguientes criterios: Suscripción
a
publicaciones,
Periódicos
y
revistas,
mediante
suscripciones, estas se realizan a un año o año y medio. Para lo cual existe un presupuesto para este año de aproximadamente $65.000.000., este presupuesto esta destinado para todo el Sistema de Bibliotecas. Canje, convenio interinstitucional para el intercambio de material bibliográfico o de publicaciones seriadas. Donación, se realiza a partir de la recepción de material entregado por personas, entidades, gobiernos (regional, nacional, internacionales).
ANALISIS DE INFORMACIÓN En la hemeroteca de la Universidad "Este proceso lo realiza el área de procesos técnicos, en la biblioteca se estableció que la parte de catalogación (independientemente si es un libro, seriada o artículos) son realizados por el área de procesos técnicos, únicamente me encargo de realizar el control de la publicación una vez catalogada (teniendo en cuenta el tipo de adquisición y la frecuencia de la publicación)" Caso Politécnico: 1. Descripción analítica de las publicaciones seriadas se hace de acuerdo a las normas establecidas y con base en el sistema Unicornio, basándose en la información bibliográfica, con los siguientes ítems: 9
Creado bajo el Acuerdo 48 de 2006 para dar unidad de servicio, a las diferentes Bibliotecas Públicas y Especializadas adscritas a la Alcaldía de Medellín.
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GENERALIDADES ISSN Título publicación Editorial Frecuencia de publicación. Área de publicación (Interés general, economía, administración,etc.) Código de área. Formato de registro Funcionario que cataloga. Fecha de catalogación. PARTICULARIDADES DE LA PUBLICACIÓN Nombre N° edición Fecha Esquema de clasificación (Alfanumérico) N° copias Precio Localización ( sala) Area Tipo de adquisición.( compra, donación, suscripción). Luego viene el proceso de rotulación. (Marca de la revista en la portada) Ejem. SEM1345 ( Revista Semana N°1345). Registro en la Herramienta utilizada: Sistema unicornio.
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Al igual que la Universidad Politécnico Grancolombiano, el Sistema de Bibliotecas, realiza esta labor en la sección de procesos técnicos de la Biblioteca Pública Piloto.
Unidad de Procesos Técnicos
Da inicio con la lectura detenida de cada uno de los artículos de la publicación sujeta a análisis, a este se le asigna el encabezado de materia de acuerdo a las reglas “LEMB”, para su descripción bibliográfica, como lenguaje normalizado, el cual permite un control del vocabulario.
El material se toma como un todo, para continua con el proceso iniciado a partir del Kardex en el Sistema “Janium”, creando la Plantilla “Analítica” para el registro de información. Se diligencia campos solicitados por el Sistema de acuerdo a la publicación: Lugar, Frecuencia, Regularidad, SIN, Tipo recurso, Forma Item, Naturalez, Número de Control, Clasificación Local.
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Campos de registro Analítica (1)
Se deben crear las autoridades: Autor o autores, Encabezamientos, Tópicos.
Se agrega etiqueta: Autor, el cual se puede buscar si ya esta registrado.
Se realiza el indicador de Alfabetización (artículos El, Los, Las o de carácter indefinido) Esto que al momento de la búsqueda, se muestre titulo bien sea por esto o por palabras con más de tres caracteres.
Titulo de articulo, se ingresa tal cual aparece en la publicación, este corresponde a la Mención de Responsabilidad.
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Subcampo, este se agrega para ingresar Pie de Imprenta, Ciudad, Editorial, Nota de resumen o abstract (Si el articulo analizado lo tiene se realiza trascripción textual.
Descriptores
Se utiliza el Formato Marc, Nombre personal (600); Corporativo (6109); General(650); Geográfico(651)
Con jerarquía Geográfica (1), ejemplo: Medellín|Alcaldía Sin jerarquía geográfica (2), ejemplo: Udea.Rectoria.Vicerectoria
Campos de registro Analítica (2) Tópicos: Encabezamientos, Subdivisión Geográfica, Título de la Publicación en la cual se encuentra el material analizado 24
Titulo: Revista Lasallista Lugar, editor y fecha de publicación. Vol. 5, No 2 (Julio.- Dic.); p. 45-62
Ubicación material, se realiza la creación del acervo.
Campos de registro Analítica (2) Los formatos o familias de formatos MARC 21 son de cinco clases diferentes, desarrollados para fines específicos y son:10 Formato para Datos Bibliográficos: codifica los datos para describir, recuperar y controlar los diferentes tipos de materiales bibliográficos; por ejemplo: libros, publicaciones seriadas, recursos electrónicos, mapas, música, materiales visuales y materiales mixtos.
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Tomado de Wikipedia. http://es.wikipedia.org/wiki/MARC_21
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Formato para Datos de Autoridad: codifica la información contenida en registros de autoridad de nombres, materias y series. Formato para Datos de Existencias: codifica información específica, como la signatura topográfica, cantidad de ejemplares y/o volúmenes, instituciones que posee un ítem, etc. Formato para Datos de Clasificación: codifica información contenida en un sistema de clasificación, por ejemplo: CDD, CDU o cualquier otro sistema que se desee automatizar. Formato para Datos de la Comunidad: codifica la descripción de recursos no bibliográficos que responden a las necesidades de información de una comunidad, como individuos, organizaciones, programas o servicios, eventos y otros recursos que pueden ayudar a los usuarios a conseguir la información que necesitan.
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CONCLUSIONES Con la realización de este trabajo, se ha cumplido con el objetivo para el desarrollo de la materia, ya que se ha aprendido sobre normas internacionales para la descripción de publicaciones y se ha realizado acercamiento a los procesos para la normalización y análisis de información, en especial ha sido enriquecedor para quienes no laboramos en una unidad de información como es una biblioteca.
Igualmente, se han aprendido conceptos básicos para la Descripción normalizada y el proceso de catalogación de las publicaciones seriadas, así como su importancia para la organización del conocimiento en aras de representar y organizar la información, para suministrar acceso al conocimiento registrado en este tipo de material.
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REFERENCIAS CIBERGRÁFICAS SISTEMA DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN. Guía de recursos de información y normas para el uso responsable, Medellín. 2011. Disponible en: http://www.reddebibliotecas.org.co/noticias_2011/Paginas/Guia_de_uso_para _el_Sistema_de_Bibliotecas_Publicas_de_Medell%C3%ADn.aspx MEDELLÍN, ÁREA METROPOLITANA. Portal Red http://www.reddebibliotecas.org.co/Paginas/inicio.aspx
de
Bibliotecas
RED DE BIBLIOTECAS DE MEDELLÍN. Catálogo en línea http://www.reddebibliotecas.org.co/SearchCenter/Paginas/InterfazJanium.asp x Manual Sistema Janium, catalogo al público. Versión 8.09. 2009. Disponible en: http://www.campusvirtualelmayor.edu.co/file.php/196/Catalogo.pdf ALCALDÍA DE MEDELLÍN. Plan de desarrollo cultural de Medellín 2011 – 2020, documento síntesis. Disponible en: http://www.medellincultura.gov.co/plancultural/Documents/Documento_sintesi s_PDCM20112020.pdf
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