Eventplan Jillz Copa Arena

Jillz Copa ArenA

Team 4 Tom van Mierlo, Matthieu Corbesir, Ward van der Wearden, Geert Hopmans & Björn Selier Opleiding: Sportmarketing Voltijd Leeuwenburg SP1D1 + SP1D2 Opdrachtgever: Soccer ID, Arnoud Lips Docent: Cindy Rip Coach: Annechien ten Brink Datum: 19-05-2009 1 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Voorwoord Voor dat wij aan het eventplan begonnen hadden we onze twijfels over de opdracht. Wij hadden liever gezien dat we onze creativiteit mochten gebruiken en zelf een toernooi konden organiseren op onze eigen manier en in ons hoofd hadden we allemaal al een mooi idee. Helaas (dachten wij toen) moest het een vrouwenvoetbaltoernooi zijn en moest het ook met landenteams gespeeld worden.

Achteraf gezien was dit toch heel leuk om te doen en hebben we een veel betere inkijk gekregen in de wereld van de toernooi- en evenementorganisatie en alle dingen die daar bij komen kijken.

Zo hadden wij bijvoorbeeld niet verwacht dat er zo veel geregeld moest gaan worden met vergunningen, gemeente enzovoorts, achteraf was het toch wel interessant om dat allemaal te weten te komen.

Ook was het wel leuk om op sommige geldproblemen op te lossen, zoals de huur van het sportcomplex. Eerst wilde we dit betalen met een deel van het budget dat we gekregen hebben, maar later kwamen we op de creatieve oplossing om dit te betalen met parkeergeld.

Zo zijn er nog een aantal dingen die we met creatieve oplossingen hebben opgelost.

Een onderdeel dat we wel moeilijk vonden was een goed aantal toeschouwers en realistische prijzen inschatten voor het evenement. We begonnen met een veel te groot evenement met veel te veel toeschouwers en uiteindelijk zijn we bij een kleinschalig evenement uit gekomen waar, naar onze mening, nu goede prijzen en een goed ingeschat toeschouwersaantal op af zullen komen.

Verder hebben we ons ook wel aardig aan de taakverdeling gehouden die van tevoren was afgesproken en ook behoorlijk goed aan de planning gehouden die in het Plan van Aanpak vermeld staat.

2 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Inleiding Onze opdracht is om een succesvol eventplan te schrijven dat, als het plan realistisch en goed genoeg is, ook daadwerkelijk uitgevoerd zou kunnen.

Voor ons eventplan hebben wij gekozen voor een vrouwenvoetbaltoernooi met alleen Europese toplanden en heeft het de naam “Jillz Copa ArenA” gekregen. Het is een toernooi dat gezien kan worden als een vrouwenvoetbaltoernooi dat vergelijkbaar is met het Europees Kampioenschap voor vrouwen, dat deze zomer in Finland gespeeld gaat worden.

Verder zal er op ons evenement niet alleen gevoetbald gaan worden, maar zijn er ook activiteiten voor kleinere kinderen en zal er ook een Penalty koning aan het einde van het toernooi gekroond gaan worden.

Het doel is om een goed verzorgd evenement te organiseren waar een familie zich kan vermaken met het kijken van voetbal en de activiteiten er omheen. Het vrouwenvoetbaltoernooi is natuurlijk het belangrijkste onderdeel van het evenement en daar zal ook het meeste aandacht naar uitgaan.

3 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding Inhoudsopgave Managementsamenvatting 1.

Eventbeschrijving  1.1 Achtergronden  1.2 Eventbeschrijving 2.

Doelstellingen 3.

Salesplan  3.1 De markt  3.2 Planning  3.3 Financiën 4.

Inkoopplan en logistiekplan  4.1 Inkoop  4.1.1 Inkoopspecificaties  4.1.2 Offerte  4.2 Logistiek  4.2.1 Stromingen  4.2.2 Inkooplogistiek, evenementlogistiek en afbouwlogistiek 5.

Fasering van de projectactiviteiten 6.

Projectorganisatie 7.

Overzicht stakeholders 8.

Analyse van de potentiële bezoekers 9.

Risicoanalyse en haalbaarheid 10.

Accommodatieanalyse 11.

Afsluiting Nawoord

2 3 4 5 6 6 7 8 9 9 11 13 18 18 18 20 21 21 23 24 25 26 27 28 30 32 33

Bijlage  Draaiboek  Notulen  Procesverslag  Contracten / afspraken

4 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Managementsamenvatting Het eventplan dat wij als team 4 hebben geschreven heeft als doel om een evenement op te zetten dat niet alleen jaarlijks terugkomt, maar ook winstgevend wordt na jaar twee en dat door de supporters beleefd wordt als een sfeervol evenement, waar je een gezellige dag (of drie) het gezin heen kan.

Het evenement heeft de naam Jillz Copa ArenA gekregen. Dit omdat Heineken Jillz door ons gezien wordt als geschikte hoofdsponsor voor een vrouwenvoetbaltoernooi en omdat dit evenement plaats gaat vinden in de schaduw van de voetbaltempel Amsterdam ArenA, hopende dat het toernooi ooit daar zal plaatsvinden.

Dit jaar, en waarschijnlijk ook de komende jaren, zal het evenement plaatsvinden op sportcomplex De Toekomst. Dit is het jeugdcomplex van betaald voetbalorganisatie AFC Ajax en heeft zes velden, waarvan wij er twee in gebruik gaan nemen. Ook is het goed bereikbaar met de auto en met het openbaar vervoer. Voor de verwachte supporters zullen wij tribunes huren, zodat er voldoende plek is voor alle toeschouwers.

Ook aan parkeergelegenheden verwachten wij geen problemen. Als de parkeerplaats van De Toekomst niet voldoende plaat biedt, kunnen wij uitwijken naar het nabij gelegen P2 van de ArenA, deze zal genoeg plaats bieden.

Het evenement zal drie dagen duren, van 18-06-2010 t/m 20-06-2010. In deze dagen zullen in totaal 7 wedstrijden gespeeld gaan worden.

Doelstellingen: Als hoofddoel heeft dit evenement om een jaarlijks terugkerende toernooi te gaan worden, met elk jaar de beste zeven landen van Europa, plus Nederland. Dit wordt geselecteerd op basis van de FIFA Women’s World Ranking.

Jaarlijks terugkeren betekend voor dit evenement dat het een traditie moet gaan worden en dat de mensen na afloop van de editie alweer uitkijken naar volgend jaar. Wij willen echt naam maken met dit evenement, zorgen dat het bekend staat als sfeervol en ook van een dusdanig niveau (het voetbal) dat het voor iedereen leuk is om naartoe te gaan.

Een andere (financiële) doelstelling is om budgettair neutraal te zijn na de eerste editie en winstgevend worden in de toekomst.

Subdoelstellingen zijn dat door de organisatie van dit evenement vrouwenvoetbal populairder wordt in Nederland en dat er meer meisjes op voetbal zullen gaan. De KNVB moet de meerdere vrouwenleden krijgen in de komende jaren. Dit zal indirect als gevolg hebben dat het vrouwenvoetbal naar een hoger niveau getild wordt.

Ook willen we met de organisatie van dit evenement ervoor zorgen dat er ongeveer 14000 bezoekers richting sportcomplex De Toekomst komen.

Gezien onze kosten en baten is het financieel gezien een goed evenement. Onze totale baten zullen ongeveer €100.000,= zijn. Dit komt voornamelijk door het idee om bedrijven een soort van marktkraam neer te laten zetten waar ze hun producten kunnen verkopen. Dit kost €2000,= en het kraampje mag drie dagen blijven staan.

Ook hebben we de kosten weten te drukken door te informeren bij de KNVB over de overnachtingen en vliegtickets. Dit zijn dingen die altijd betaal worden door de nationale voetbalbonden en dit zijn dus geen kosten voor ons.

Kortom: Jillz Copa ArenA – Het toernooi van De Toekomst!

5 Eventplan – Jillz Copa ArenA

1. Eventbeschrijving 1.1 Achtergronden Met het beginnen van de professionalisering, in het begin van de 21 e eeuw is een trend ingezet. In eigen land loopt het aantal vrouwenvoetballers de laatste jaren flink op. Op dit moment ligt het op bijna 80.000 leden en behoort daarbij al tot de top vijf van alle sportbonden. Maar het is nog steeds slechts 8% van het aantal voetballende mannen. Door middel van een slimme marketingstrategie kan het vrouwenvoetbal nog aantrekkelijker worden.

Wij hebben de Jillz Copa ArenA opgezet om het vrouwenvoetbal aantrekkelijker te maken.

Het voornaamste doel van dit evenement is om in Nederland een nieuw en goedbezocht internationaal vrouwenvoetbaltoernooi te organiseren. Dit omdat het vrouwenvoetbal in de lift zit en daarom veel goede promotie kan gebruiken.

In de (Zuid)Amerikaanse landen, zoals Brazilië en de Verenigde Staten is voetbal al behoorlijk populair onder vrouwen, maar in Nederland is het nog een kleine sport. Met dit toernooi willen wij vrouwen stimuleren te gaan voetballen en de populariteit van het vrouwenvoetbal vergroten.

Op dit moment heeft Nederland weinig grote sportevenementen die jaarlijks terugkeren. Als het gaat om de sport voetbal dan draagt alleen het Nederlands Elftal bij aan de sportindustrie van Nederland. Ajax, Feyenoord en PSV Eindhoven spelen steeds minder een prominente rol in Europa en de wereld.

Doel van ons evenement is om een toernooi te organiseren dat Nederland als vrouwenvoetballand op de kaart zet en te zorgen dat dit evenement jaarlijks terugkeert.

Er is op dit moment een vrouwenvoetbaltoernooi in China genaamd “Four Nations”. Het is opgezet in 2002 en het wordt elk jaar gehouden. Dit toernooi heeft invloed op ons toernooi dat volgend jaar in Nederland wordt ingevoerd, omdat de Four Nations ook elk jaar wordt gehouden. Echter het verschil zit in het feit dat het toernooi in China in de maand januari wordt afgewerkt en in Nederland in de maand juni.

Naast dit toernooi zijn er meerdere toernooi voor vrouwen over de wereld: Algarve Cup; Wereld Kampioenschappen; Europese Kampioenschappen; Olympische Spelen; Pan American Games.

6 Eventplan – Jillz Copa ArenA

1.2 Eventbeschrijving Ons evenement “Jillz Copa ArenA” is een vrouwenvoetbaltoernooi met de beste acht landen van Europa en gaat gespeeld worden op sportcomplex “De Toekomst” van AFC Ajax in Amsterdam (zie H10 accommodatieanalyse).

Deze landen worden geselecteerd door middel van de FIFA Women’s World Ranking. De zeven beste land van Europa plus Nederland doen mee. Het gaat dus voorkomen dat er elk jaar andere deelnemers zijn.

Op dit moment ziet de FIFA Women’s World Ranking er zo uit: 1

USA

2195

0

-2

2

Brazil

2131

1

3

Germany

2123

-1

-31

4

Sweden

2090

0

31

5

Korea DPR

2026

0

0

6

Denmark

2018

1

28

7

Japan

1985

2

0

8

France

1983

0

9

Norway

1982

-3

-37

10

England

1963

0

13

11

Canada

1942

0

-2

12

China PR

1933

1

17

13

Italy

1928

-1

11

17

Netherlands

1842

0

-5

0

-5

Voor het evenement betekend dat Duitsland, Zweden, Denemarken, Frankrijk, Noorwegen, Engeland, Italië en Nederland gaan deelnemen aan deze editie.

Deze teams gaan tegen elkaar spelen in een knock-out systeem en wie tegen wie gaat spelen wordt bepaald door een loting.

De eerste vier wedstrijden die op dag 1 van het evenement gespeeld gaan worden zijn bijvoorbeeld: 1 Duitsland – Zweden; 2 Denemarken – Frankrijk; 3 Noorwegen – Engeland; 4 Italië – Nederland.

De winnaar van deze wedstrijden gaan door naar dag 2, bijvoorbeeld: 1 Winnaar wedstrijd 1 – Winnaar wedstrijd 3; 2 Winnaar wedstrijd 2 – Winnaar wedstrijd 4.

De winnaar van deze halve finales gaan door naar de finale dag, dag 3: Winnaar halve finale 1 – Winnaar halve finale 2.

Naast dit toernooi zal er ook een Penalty Koning toernooi gehouden worden. Deze wordt in de rust van elke wedstrijd gehouden en in de rust van de finale zal er een penalty koning gekroond worden.

Verder zal er tijdens het evenement ook verschillende activiteiten voor kinderen plaatsvinden.

7 Eventplan – Jillz Copa ArenA

2. Doelstellingen Budgettair neutraal zijn in 2010 en winstgevend vanaf 2011.

Dit evenement moet de eerste zijn in een jaarlijks terugkerend evenement. Het moet de start worden van een traditie binnen het vrouwenvoetbal.

Doelstelling is dus dat dit een jaarlijks evenement gaat worden met de beste acht landen uit Europa, geselecteerd op basis van de FIFA World Ranking.

Onze subdoelstellingen zijn:  Het aantal vrouwen dat voetbal speelt ligt nu rond de 80.000 en dat is ongeveer 8% van het aantal voetballende mannen. Met de organisatie van dit evenement willen wij dat vrouwenvoetbalpopulairder wordt en dat het ledenaantal bij de KNVB wordt vergroot naar ongeveer 125.000 aan de start van het seizoen 2011-2012. Het toernooi wordt gespeeld in juni 2010 en je inschrijven voor een voetbalclub kan altijd maar tot 31 mei, vandaar dat wij seizoen 2011-2012 als richtlijn nemen. Gezien de groei van het ledenaantal in de afgelopen jaren moet het mogelijk zijn met de organisatie van dit grote toernooi 45.000 meisjes extra te werven.  Wij streven naar een bezoekersaantal van minimaal 14000 toeschouwers. Dit kunnen wij realiseren door het organiseren van 4 wedstrijden op dag 1. Naar verwachting zullen er op dag één 5.000 bezoekers komen. Op dag 2 zullen twee halve finales plaatsvinden. Wij schatten dat er op deze dag 5.000 bezoekers zullen komen. Op de slotdag zal de finale worden gespeeld dus één wedstrijd waar alle ogen opgericht zijn. Het bezoekersaantal zal ongeveer 4.000 bedragen.

Tijdens deze dagen zullen er ook nog activiteiten plaatsvinden om zo een gevarieerder publiek te trekken. Op de slotdag zullen de meeste activiteiten plaatsvinden, om zo het grootste aantal bezoekers te trekken.

2.1 Missie De Jillz Copa ArenA is een uniek, karakteristiek en hoogwaardig vrouwenvoetbaltoernooi dat jaarlijks wordt gehouden en waar de beste Europese landen aan deelnemen.

2.2 Visie De Jillz Copa ArenA wil in het tweede jaar winstgevend zijn en uitgroeien tot een bekend internationaal toernooi voor vrouwen.

8 Eventplan – Jillz Copa ArenA

3. Salesplan 3.1 De Markt 3.1.1 De Markt Aangezien de markt voor vrouwenvoetbal de laatste jaren enorm is gestegen, ligt er binnen deze markt veel potentie. Op deze trend moeten wij inspelen om zodoende een succesvol toernooi te kunnen organiseren. Verder moeten we erachter komen wie onze doelgroepen zijn om deze vervolgens te kunnen bereiken.

Marktsegmentatie is hierbij een belangrijk onderdeel om zo een focus te creëren, die belangrijk is om je te kunnen positioneren in de markt. Marktsegmentatie draagt dus bij aan het zo specifiek mogelijk bevredigen van behoeften en wensen op een aantal deelmarkten van de totale markt. Wij kiezen ervoor om een combinatie van demografische en psychografische segmentatie te gebruiken. Demografisch, omdat dit informatie verschaft wie daadwerkelijk de consumenten zijn die geïnteresseerd zijn en psychografisch om erachter te komen WAAROM ze consumeren.

Onze mainfocus ligt op alle voetballiefhebbers van jong tot oud. Natuurlijk verschilt vrouwenvoetbal nog sterk t.o.v. mannenvoetbal. Zo is vrouwenvoetbal nog vrij nieuw en wordt er nog weinig aandacht aan besteed in vergelijking met mannenvoetbal. Om de juiste doelgroep(en) te kunnen bereiken, moeten er bv. bij amateurclubs en in stadions flyers worden uitgedeeld, waarmee duidelijk wordt gemaakt dat vrouwenvoetbal sterk in opkomst is. Concurrentie binnen Nederland op het gebied van aanbieders van vrouwenvoetbal is er niet. Zo wordt er alleen door de KNVB vrouwenvoetbal aangeboden. Onze marketingacties zullen dus gericht zijn op het vrouwenvoetbal en wij als aanbieders moeten er voor zorgen dat vrouwenvoetbal de stijgende lijn zal doorzetten.

3.1.2 Propositie Wij als organisator van het toernooi bieden vrouwenvoetbal aan op hoogstaand niveau voor alle voetballiefhebbers voor jong en oud. De acht beste landen van Europa nemen deel aan dit toernooi en hierdoor zal het niveau ongekend hoog liggen, waarmee we de consument vermaken. Hiermee onderscheiden we ons ook t.o.v. van de KNVB die alleen Nationale wedstrijden organiseert voor vrouwen, waar wij een Internationaal toernooi organiseren.

Naast dat zal de toegangsprijs bij ons evenement in tegenstelling tot andere vrouwenvoetbalevenementen lager liggen. Daarnaast zullen we naast het voetbal ook andere leuke activiteiten organiseren om de consument te vermaken. Zo word er een springkussen en een schminktent geplaatst voor de kleinere kinderen. En een penalty shootout toernooi voor kinderen t/m 16 jaar. Ook zal er een feesttent aanwezig zijn, waar enkele zangers zullen optreden.

9 Eventplan – Jillz Copa ArenA

3.1.3 Strategie Ons doel is om het vrouwenvoetbaltoernooi succesvol te laten verlopen dat jaarlijks terug keert met de beste 8 landen van Europa. Hiermee bedoelen we dat alles naar wens moet verlopen, dus zonder enige belemmeringen, zoals vechtpartijen of onsportief gedrag van de voetballers. Daarnaast willen we een bezoekersaantal van 22.000 realiseren, die allen vermaakt moeten worden onder goede faciliteiten (Genoeg aanbod eten + drinken, goed zicht op het veld etc.).

Om deze doelen te kunnen behalen zal er allereerst goede beveiliging moeten zijn, zodat akkefietjes worden vermeden. Ook moeten we over een professioneel scheidsrechterskorps en professioneel terrein beschikken, zodat het toernooi succesvol verloopt en deelnemende landen een goede indruk er aan over houden, zodat het toernooi jaarlijks kan terug keren.

Om het bezoekersaantal van 22.000 te kunnen behalen, zullen wij enkele promotiecampagnes uitvoeren. Zo delen we flyers uit tijdens voetbalwedstrijden en plaatsen we advertenties in de krant en op internet. Om het publiek te vermaken, organiseren we verschillende activiteiten en bieden we genoeg verschillende eet, drink en fanartikelen aan.

Dit alles om het toernooi succesvol te kunnen laten verlopen.

3.1.4 Middelen Welke middelen worden gebruikt om de klant te bereiken?

Door middel van het ophangen van posters en uitdelen van flyers bij voetbalwedstrijden van vrouwen – en mannenvoetbal. Op professioneel en amateur gebied. Daarnaast wordt Hart van Nederland ingeschakeld om zo een bredere doelgroep te kunnen bereiken. Ook zullen we studenten van de hogere school in onze organisatie betrekken. Dit door hun flyers voor ons te kunnen laten ontwerpen, in ruil voor gratis toegang en een logo vermelding van de hogeschool op de flyers. Dit bespaart ons tevens een hoop inzet en kosten, zodat we dat kunnen gebruiken voor andere middelen.

3.1.5 Communicatie en promotie Om ons te toernooi te kunnen promoten worden verschillende communicatie middelen ingezet. Zo zal Eurosport willen beschikken over de uitzendrechten van live wedstrijden en de omroepen AT5 en RTV Noord-Holland over de samenvattingen en radioverslaggeving.

Daarnaast zullen enkele kranten en voetbalbladen worden voorzien van informatie rondom en binnen het toernooi. Denk hierbij aan de Metro, ’T Parool en Voetbal International.

Naast deze communicatiemiddelen worden er ook promotiecampagnes gehouden door sponsoren op het toernooi. Jillz (Heineken) heeft naast de boarding bedrukking ook hun naamsvermelding op inloopshirts bedrukt. Jillz is nieuw op de markt en wil graag naamsbekendheid creëren , waar ons evenement zeer geschikt voor is. De sponsor Nike zorgt voor de wedstrijdshirts en wedstrijdballen. Dit omdat hun hoofdsponsor zijn van de KNVB. Daarnaast zal Red Bull zichzelf promoten door energieblikjes uit de delen aan de spelersvrouwen, die zo de klant op een unieke manier bereikt. De spelersvrouwen creëren dan de indruk bij de klant dat Red Bull dé sportdrank is die je moet hebben.

10 Eventplan – Jillz Copa ArenA

3.2 Planning Korte termijn Na de plannen voor het toernooi is dit de planning op korte termijn: Eerst gaan we de desbetreffende landen benaderen. Dit doen we via de voetbalbonden van elk land. We vragen of ze beschikbaar zijn om in 2010 mee te doen aan ons toernooi.

Daarna moeten we sponsors gaan benaderen, dit kunnen verschillende sponsors zijn.

De sponsors die een stand willen, die een reclamebord willen, tv rechten of elke andere vorm van reclame. Momenteel zijn we al in gesprek met een aantal sponsors en de meeste standplaatsen zijn al gereserveerd. Ook is de deal met hoofdsponsor Jillz zo goed als rond.

Ook voor de locatie moeten nog afspraken gemaakt worden. Ajax heeft al toestemming gegeven dat we het toernooi op de toekomst kunnen houden. We zijn nu in bespreking om de financiering met Ajax te regelen via het parkeergeld.

Daarbij komt ook dat we nog een extra tribunes willen neerzetten langs het veld van de toekomst. Zodat we meer publiek kunnen ontvangen.

Er moeten nog overnachting plaatsten worden uitgezocht voor de desbetreffende teams. Deze worden gefinancierd door de voetbalbonden, maar ze moeten wel alvast uitgezocht en gereserveerd worden.

Er moet personeel aangesteld worden die op het toernooi kunnen werken.

Vrijwilligers en betaalde arbeiders. Dit kan heel variërend personeel zijn van EHBO’ers tot scheidsrechter en politie agenten.

Er moeten nog extra’s geregeld worden voor meer entertainment tijdens het event.

Hierbij wordt gedacht aan het huren van een springkussen of een kermisattractie.

Daarna komen er nog kleinere punten bij. Zoals het verzorgen van ballen, eten en drinken voor de spelers, de toernooi-indeling etc.

Lange termijn Op de lange termijn zullen wij onze plannen ook gaan uitvoeren. Het is de bedoeling dat het evenement zal plaatsvinden van 18 juni t/m 20 juni. Het zal dus een 3 daags evenement worden.

Daarna zullen wij het in de toekomst vaker uitvoeren. Ons streven is om het event 1 keer per jaar terug te laten komen.

11 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Competenties Organisatie Team Binnen onze organisatie zijn er enkele functies verdeeld. We organiseren dit toernooi met 5 personen en iedereen heeft zijn eigen functies. Denk hierbij aan financiën beheren, sponsors binnenhalen, faciliteiten regelen, deelnemers binnenhalen en het hanteren van media aandacht.

Elke week wordt er een vergadering gehouden over hoe we ervoor staan, wat er gedaan moe(s)t worden, wie wat doet, wanneer het af moet etc. Tijdens een dergelijke vergadering worden er aantekeningen gemaakt. Dit wordt gedaan om later terug te kunnen kijken over wat er besproken is.

Tom Matthieu Björn Geert Ward

– – – – –

media aandacht; faciliteiten regelen; financiën beheren; deelnemers binnenhalen; sponsors binnenhalen.

We werken via de planning die we hebben gemaakt, we begonnen met het idee, het samenwerkingscontract en het plan van aanpak. Daarna hebben we het salesplan en het inkoop en logistiek plan opgesteld. En daaropvolgend komt het eventplan, waar alles over het plan wordt beschreven.

Wij zullen leveranciers benaderen die zich direct en indirect kunnen binden aan ons evenement. Een voorbeeld om dit toe te lichten.

Adidas levert ons wedstrijdballen omdat wij spelen op het terrein van Ajax die gesponsord worden door Adidas (direct).

Red Bull verstrekt blikjes aan de speelsters in de rust. Het gevolg is dat de speelsters met het blikje het veld oplopen (indirect).

Evaluatie Tot nu toe zijn we nog niet op grote problemen gestuit en staan de plannen staan vast.

We kunnen natuurlijk pas zeggen dat ons plan geslaagd is als het toernooi uiteindelijk goed verlopen is. We zijn op dit moment goed op weg. We houden met alle scenario’s rekening, zodat er niks mis kan gaan tijdens het evenement. Ten eerste moeten alle punten op de planning worden afgewerkt. Als dat gebeurt is zal het evenement officieel doorgaan en zijn de verwachtingen ook dat het allemaal goed zal gaan verlopen.

12 Eventplan – Jillz Copa ArenA

3.3 Financiën Baten Kaartverkoop: Tijdens het toernooi worden er kaarten aan het complex verkocht. Dag 1 en dag 2 zijn deze toegangskaarten €6,- per stuk en dag 3 kosten de toegangskaarten €5,- per stuk. De 1e en 2e dag van het toernooi worden de wedstrijden op twee velden gespeeld. Wij gaan hier uit van 5000 toeschouwers. De finale dag wordt de finale tussen de twee beste teams gespeeld op het hoofdveld. Naar verwachting zullen daar 4000 mensen op af komen.

Penalty shoot-out: Wij organiseren op de drie wedstrijddagen een penalty shoot-out voor de jeugd tot 16 jaar.

Er is plaats voor 500 deelnemers. Uiteindelijk zal er via een afvalrace een winnaar tot stand komen. De finale van de penalty shoot-out wordt gehouden in de rust van de finale van de dames.

Kraamverhuur: Tijdens het evenement zijn er 10 kraampjes aanwezig. Zij zullen verspreid plaats nemen. De huurders van de kraampjes betalen een bedrag van €2000,= voor de staanplaats. In ruil hiervoor krijgen zij weer het recht om hun product te verkopen aan de bezoekers.

Uitzendrechten: Van het evenement wordt rechtstreeks verslag gedaan op Eurosport. Waarom Eurosport?

Eurosport is de enige zender die vrouwenvoetbal rechtstreeks uitzendt en omdat zij niet veel geld te besteden hebben is dit precies goed.

Kaartverkoop Dag 1 Dag 2 Dag 3

Penalty shoot-out Aantal verwachte deelnemers Prijs per deelname Totaal opbrengst Kraampjes Aantal kraampjes Kosten per standplaats Totaal opbrengst Totale baten

Kosten ticket Toeschouwers Opbrengst €6 5000 € 30.000 €6 5000 € 30.000 €5 4000 € 20.000 € 80.000

500 €2 € 1.000

10 € 2.000 € 20.000 € 101.000

13 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Kosten Voor ons evenement hebben wij een budget van €75.000,= ontvangen en verwachten wij een aantal kostenposten die wij door middel van goede onderhandelingen en sponsoring zo klein mogelijk willen houden.

Het evenement kent de volgende kostenposten: Gebruik sportcomplex “De Toekomst”; Huur extra opbouwtribunes; Vliegtickets; Overnachtingen; Vervoer teams; Veiligheidsmaatregelen; Marketing (flyers, posters, website enz.); Materiaal; Betaling werknemers (stewards, parkeerwachters enz.); Overige kosten.

Kostenpost 1 – Sportcomplex “De Toekomst”: Sportcomplex “De Toekomst” is het jeugdcomplex van de Betaald Voetbalorganisatie AFC Ajax en ligt enkele minuten van de Amsterdam ArenA. Op dit complex staat een mooie tribune langs de lange zijde van de twee velden en er kunnen normaal gesproken ongeveer 4000 à 5000 man langs de lijn staan.

Om dit complex te kunnen gebruiken voor ons toernooi moet er huur betaald worden.

Deze huur zal €20.000,= voor alle 3 de dagen bedragen.

Ons plan is om de parkeerplaats die bij het complex ligt te gebruiken als compensatie voor de huur. Hiermee bedoelen wij dat we €5,= voor een dag parkeren gaan vragen en alle opbrengsten van dit parkeergeld gaan naar Ajax.

We verwachten ongeveer 22000 mensen en ongeveer 3000 tot 4000 auto’s over 3 dagen. http://www.ajax.nl/De-Toekomst/Jeugdcomplex/Sportcomplex-de-ToekomstNieuw.htm

Kostenpost 2 – Huur extra opbouwtribunes: Voor ons evenement verwachten wij over 3 dagen gezien ongeveer 22.000 toeschouwers.

Op dag 1 en dag 2 verwachten wij 8000 toeschouwers en op dag 3 ongeveer 6000 toeschouwers.

De Toekomst heeft zelf al een paar tribunes langs de velden, maar dit is niet genoeg. Om voor al deze mensen een geschikte plek te kunnen hebben zullen wij extra tribunes moeten huren.

Ons idee is om staantribunes te huren en die op te bouwen naast de velden. Deze zijn er in alle soorten en maten en er kunnen genoeg mensen op staan.

Voor de huur hebben wij twee bedrijven gemaild en gebeld die staantribunes verhuren en ervaring hebben met grote evenementen. Helaas zijn deze alleen van plan mee te werken als er een serieuze optie tot verhuur is.

Onze verwachting is dat de op- en afbouw en het laten staan voor 3 dagen van de staantribunes maximaal €10.000,= zal kosten.

14 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Kostenpost 3 – Vliegtickets en overnachtingen: Omdat ons evenement een internationaal toernooi is en teams uit heel Europa deel zullen nemen, moeten de teams met het vliegtuig naar Amsterdam komen. Ook duurt het evenement 3 dagen en daarom zullen de teams moeten overnachten in hotels in de buurt, het liefst in de buurt van een sportcomplex, zodat de teams kunnen uitlopen.

Onze ervaring met internationale wedstrijden (interlands) is dat de voetbalbonden van de betreffende landen altijd de kosten voor zowel vliegtickets, overnachtingen en vervoer van het team voor hun rekening nemen. Als bijvoorbeeld het Nederlands Elftal een wedstrijd of toernooi in Zuid-Afrika moet spelen zal de KNVB de vliegtickets, het hotel en het vervoer van de spelers betalen en regelen.

Aangezien er bij ons toernooi officiële interlands gespeeld gaan worden, gaan wij ervan uit dat de nationale voetbalbonden van de deelnemende landen in ieder geval de kosten voor het vliegen en de overnachtingen betalen.

Kostenpost 4 – Vervoer van de teams: Zoals bij kostenpost 3 staat is het normaal dat de nationale voetbalbonden het vervoer van het team betalen, maar wij zijn erachter gekomen dat dit niet altijd het geval is. Daarom hebben we een soort van back-up plan gemaakt, mochten de voetbalbonden het vervoer niet willen betalen.

Als wij de teams zelf moeten gaan vervoeren willen we Jan de Wit Touringcars uit Haarlem inhuren om de teams van het stadion naar het hotel te brengen en andersom.

Kosten hiervan zullen maximaal €1000,= over drie dagen zijn.

Kostenpost 5 – Veiligheidsmaatregelen: Bij ieder groot evenement of toernooi moet de veiligheid van zowel de bezoekers als deelnemers voorop staan. Hiervoor is natuurlijk politie nodig. Voor deze politiemensen doen wij een beroep op de gemeente Amsterdam, die bij alle evenementen in de stad voor politiemensen zorgt.

Kostenpost 6 – Marketing: Onder de kostenpost marketing verstaan wij alles dat nodig om ons evenement te promoten. Dit is door middel van de website, flyers, posters en reclames op radio, TV en in tijdschriften.

Onze sponsors zijn multinationals en vinden het belangrijk dat ook hun naam in de reclames genoemd wordt. Daarom wordt de kostenpost Marketing door de sponsors betaald.

Sponsors die deze kosten voor hun rekening nemen zijn: Heineken; Red Bull; Adidas; Nationale Nederlanden (sponsor Nederlands Elftal).

Kostenpost 7 – Materiaal: Om een goed toernooi te organiseren is het belangrijk dat het materiaal waarmee gespeeld wordt ook van topkwaliteit is. Daarom hebben wij ervoor gekozen om een wereldleider in sportartikelen te benaderen om bij ons het materiaal te verzorgen. Dit is Adidas geworden.

Adidas gaat aan ons de ballen en eventuele trainingspakken en overige materialen leveren.

15 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Kostenpost 8 – Betaling werknemers: Om het evenement in goede banen te leiden zijn er meer mensen nodig dan alleen politiemensen. Denk hierbij aan stewards en parkeerwachters. Voor deze mensen willen wij een uitzendbureau benaderen die ons uitzendkrachten gaat leveren voor deze functies.

Deze mensen zullen betaald worden via het uitzendbureau en wij moeten het uitzendbureau weer betalen voor hun diensten (de uitzendkrachten).

Wat wij willen afspreken met het uitzendbureau is dat zij een kraampje op ons toernooi mogen neerzetten om mensen te werven en dan krijgen wij korting op de kosten voor de geleverde uitzendkrachten.

Deze kostenpost wordt maximaal €3000,=.

Kostenpost 9 – Overige kosten: Onder de overige kosten verstaan we eigenlijk alles dat we hierboven nog niet hebben meegerekend en wat wel een kostenpost zou kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld energiekosten zijn.

Voor deze overige kosten reserveren we een bedrag van €15.000,=.

De verwachte kosten Huur sportcomplex De Toekomst: Huur sportcomplex De Toekomst

€ 25.550,00

Huur staantribunes: Totale kosten huur en plaatsing staantribunes

€ 12.894,64

Betaling uitzendkrachten: Totale kosten betaling uitzendkrachten

€ 2.189,49

Vervoer teams: Als het nodig is vervoer van de teams.

Dit bedrag kan variëren.

Na aanvraag gaan we uit van maximaal

€ 1.700,00

Overige kosten: Dit kunnen zijn bv. energiekosten.

Dit kan variëren, daarom gereserveerd bedrag van

€ 25.000,00 € 67.334,13

16 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Break-even analyse Voor de break-even analyse hebben we gekozen om alleen de inkomsten van de kaartverkoop te gebruiken, aangezien alle andere inkomsten per jaar kunnen variëren. Dit geldt ook voor de toeschouwersaantallen, maar daar kunnen wij een goede inschatting van maken.

Bedrag (€)

Toeschouwersaantal (x 1000)

17 Eventplan – Jillz Copa ArenA

4. Inkoop- en logistiekplan 4.1 Inkoop 4.1.1 Inkoopspecificaties We gaan hieronder een lijst maken van potentiële leveranciers. Dit doen we aan de hand van een longlist en een shortlist. De leveranciers van de longlist krijgen een verzoek tot het verstrekken van informatie. Deze informatie zal het klantreferenties bevatten en financiële informatie.

Vervolgens hebben we aan de hand van de longlist een shortlist gemaakt. Hierop staan de leveranciers vermeld die daadwerkelijk een offerte zullen ontvangen.

Longlist: Heineken Jillz; Red Bull; Amstel; Jupiler; Coca Cola; Nivea; Elvira; Döner Company; Manneke pis patat; Nike; Adidas; Lotto; Nationale Nederlanden; Tripo tribune verhuur; Van Stokkum Seatings.

Shortlist: Heineken; Red Bull; Adidas; Nationale Nederlanden; Tripo tribune verhuur.

Selectiecriteria Bij het uitkiezen van onze leveranciers hebben we natuurlijk rekening gehouden met bepaalde criteria waaraan de leveranciers moeten voldoen. Zoals in de longlist te zien is zijn er veel leveranciers geweest. Wij moesten bijvoorbeeld kiezen tussen Heineken en Jupiler.

Dit zijn allebei bierbrouwerijen. Uiteindelijk zijn wij op vier selectiecriteria gekomen, dit zijn: De omvang; De uitstraling; Continuïteit; Financiering.

18 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Omvang Het zijn allebei twee grote internationale bedrijven. Heineken is over het algemeen nog wel groter.

De uitstraling Jupiler is sponsor van de 1e divisie: de “Jupiler League”. Ze hebben dus wel degelijk een uitstraling die aan voetbal gelinkt wordt. Hierdoor waren ze een potentiële kandidaat. Echter is Heineken ook sponsor van veel voetbal evenementen. Daar komt nog bij dat Heineken een nieuw drankje op de markt heeft gebracht, namelijk “Jillz”. Dit wordt gezien als een vrouwendrankje. Dit is dan ook een goede uitstraling voor ons vrouwenvoetbaltoernooi.

De continuïteit Dit is wel een belangrijke factor voor ons, omdat wij ons toernooi jaarlijks willen laten terugkeren. We maken nu al afspraken over de sponsordeal, terwijl het toernooi pas in 2010 gehouden wordt. Verder zijn we op zoek naar een sponsor die ons ook jaarlijks wil blijven sponsoren. Voor Jupiler en Heineken is er geen groot gevaar dat ze volgend jaar in een financieel benarde positie zitten. Het zijn grote bedrijven die niet snel failliet zullen gaan.

De financiering De financiering is het belangrijkste punt. Een bedrijf kan nog zo’n goede uitstraling hebben.

Als ze ons te weinig kunnen bieden is het voor het evenement ook niet aantrekkelijk. In geval van Heineken en Jupiler zal de financiering in orde komen. Dit zijn bedrijven die eventsponsoring meestal wel groots aanpakken. Vooral voor Heineken is het aantrekkelijk om te investeren in ons toernooi, omdat ze hiermee het nieuwe drankje kunnen promoten.

Kortom na de selectiecriteria met elkaar te hebben vergeleken zijn wij erachter gekomen dat Heineken (Jillz) het eerst in aanmerking komt voor het sponsoren van ons evenement. Zij moeten natuurlijk eerst nog zelf willen en toestemmen met de voorwaarden, maar wij hebben er vertrouwen in dat we een goede deal met hen kunnen sluiten.

19 Eventplan – Jillz Copa ArenA

4.1.2 Offerte Onze gegevens:

Jillz Copa ArenA Vrouwenvoetbal toernooi op De Toekomst in Amsterdam Uw gegevens: …

Geldigheidsduur van de offerte: Tot 20 juni 2010. De laatste speeldag van het evenement.

Informatie: Op 19 juni 2010 organiseren wij de Jillz Copa Arena 2010. Dit is een vrouwenvoetbaltoernooi. Er doen 8 Europese landen mee die aan de hand van een knockout systeem uitmaken wie zich het beste Europese vrouwenvoetbalteam mogen noemen.

Het evenement wordt gehouden op De Toekomst in Amsterdam. Kaarten kosten ongeveer €5,= en er worden zo’n 20000 toeschouwers over drie dagen verwacht.

Op het terrein hebben wij plek voor 10 stands. U komt in aanmerking om zo’n standplek bij ons te huren.

Het toernooi duurt van 18 juni t/m 20 juni. Op deze 3 dagen worden de standplaatsen verhuurd.

Voor de 3 dagen betaald u €2.000,= per stand. Het is niet mogelijk een stand voor 1 dag te huren.

Verder moet u uw eigen stand en personeel meenemen.

Het is toegestaan op het evenement uw alcohol te verkopen.

Drank wordt verkocht in plastic bekertjes.

De betaling dient 2 maanden voor het toernooi verstrekt te zijn. Dit zal dus uiterlijk zijn op 18 april.

Wij nodigen u graag uit voor een gesprek met ons. En zo nodig plannen wij met u nog tussentijdse evaluaties in over de verloop van het evenement.

Deze offerte is vrijblijvend voor beide partijen.

20 Eventplan – Jillz Copa ArenA

4.2 Logistiek 4.2.1 Stromingen Goederenstroom, geldstroom en informatiestroom Goederenstroom: Tribunes Kraampjes Partytent Wedstrijdballen, Inloopshirts Eten + drinken Steigers camera EHBO post Geluidsinstallatie Programmaboekjes ECO-toiletten Kaartverkoop Tribunes: We hebben extra noodtribunes nodig voor extra plaatsen tijdens het evenement.

Deze tribunes worden 1 dag van te voren geleverd door Tripo-verhuur. Aan het einde van de laatste speeldag worden de tribunes afgebroken en vervoerd.

Kraampjes: Voor de verkoop van fanartikelen, eten, drinken etc. worden er verschillende kraampjes geplaatst tijdens het evenement. Ook voor inschrijfformulieren en extra informatie hebben we een kraam van de KNVB. De kraampjes worden de dag voor aanvang van het evenement geleverd. Tijdens de speeldagen nemen de verkopers achter de kraampjes hun eigen artikelen mee om te verkopen of uit te delen. De kraampjes worden aan het einde van de finaledag afgebroken en vervoerd.

Partytent: Tijdens het evenement wordt er ook een partytent geplaatst. Deze zal ook 1 dag van te voren worden geplaatst en aan het einde van het toernooi worden afgebroken en terug vervoerd. Hier wordt hoofdzakelijk bier geschonken en dient tevens voor een gezellige ontmoetingsplek. Naast dat kan hier ook worden ingeschreven voor het penalty shoot-out toernooi.

Wedstrijdballen: Onze sponsor voor onze wedstrijdballen en inloopshirts is Nike. Deze worden op de dag zelf geleverd en zullen aan het einde van het toernooi worden verloot aan de kinderen die hebben deelgenomen aan de penalty shoot-out.

Eten + Drinken: Het eten en drinken wordt de dag van te voren geleverd. Dit omdat alles nog moet worden gekoeld en gesorteerd. Er wordt namelijk rekening gehouden met een grote hoeveelheid inkoop, omdat er tijdens evenementen veel gegeten en gedronken wordt. Aan het einde van het toernooi worden de restanten weggegooid of gratis uitgedeeld.

Steigers camera: Tijdens het toernooi is er veel media aanwezig. Zo is er een cameraploeg van Eurosport die de wedstrijden rechtstreeks uitzendt. Hiervoor is een steiger nodig voor de camera. Deze wordt op de 1e speeldag geleverd en opgebouwd. Op de laatste speeldag wordt deze afgebroken en vervoerd.

21 Eventplan – Jillz Copa ArenA

EHBO post: Voor de opvang van blessures of noodgevallen is er een EHBO post aanwezig op sportpark De Toekomst. Er zullen een paar ambulance personeel bij aanwezig zijn. Deze post wordt op de 1e speeldag opgebouwd. Tijdens de wedstrijddagen worden de geblesseerde spelers en evt. zieken en/of gewonden hier opgevangen en verzorgd. Aan het einde van het evenement wordt de post afgebroken.

Geluidsinstallatie: Voor ons evenement hebben wij extra geluidsinstallatie nodig. Er worden mededelingen, opstellingen en muziek op afgespeeld. Dit wordt de dag van te voren geleverd en opgebouwd. Ook wordt het dan getest. Aan het einde van de finaledag wordt de geluidsinstallatie afgebroken en vervoerd.

ECO-toiletten: Naast de aanwezige toiletten in de kantine maken we ook gebruik van extra ECO-toiletten. Dit, omdat er tijdens evenementen veel wordt gegeten en gedronken en dus veel gebruik wordt gemaakt van de toiletten. De toiletten worden op de 1 e speeldag geleverd en zullen aan het einde van de laatste speeldag weer worden terugvervoerd.

Geldstroom: Belastingen Vergunningen Huur accommodatie Personeelskosten Infrastructurele taken Promotionele kosten Onvoorziene kosten Belastingen: Over de omzet moet belasting betaald worden. Ook als er winst gemaakt wordt moet er belasting betaald worden, namelijk: Vennootschapsbelasting.

Vergunningen: Er zijn een aantal vergunningen nodig voor een evenement. Als eerst is er een vergunning nodig van de gemeente Amsterdam om op De Toekomst dit evenement te organiseren. Daarnaast is er ook een vergunning nodig voor de drank. Zo mogen er alleen zwakalcoholische dranken geschonken worden.

Huur accommodatie: Om dit evenement te kunnen organiseren hebben we natuurlijk wel een accommodatie nodig. In ruil voor de huur van de accommodatie, wordt het parkeergeld dat de bezoekers betalen gegeven aan de verhuurder(s). Dit is voor beide partijen een goede oplossing.

Personeelskosten: Er worden veel personeelskosten betaald aan ingehuurd personeel. Denk hierbij aan: Beveiliging, EHBO personeel, opbouw en afbraak faciliteiten, schoonmakers etc.

Verder moeten de loonkosten van de organisatoren worden betaald.

Infrastructurele taken: Het is zeer belangrijk dat De Toekomst goed bereikbaar is. Dit gebeurt al door een treinstation in de buurt namelijk: Amsterdam Bijlmer Arena. Verder zorgen wij ervoor dat er borden langs de weg worden geplaatst die de weg wijzen naar het evenement. Ook zullen er verkeersregelaars aanwezig zijn die bezoekers richting de parkeerplaats begeleidt.

22 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Promotionele kosten: Om het evenement in de spotlights te kunnen zetten is er veel promotie voor nodig. Wij zullen daarom ook advertenties plaatsen in o.a. de Voetbal International, Het Parool, Metro etc. Ook zullen er reclamespotjes uit worden gezonden op de televisieomroepen RTV Noord-Holland en AT5. Daarnaast zullen er diverse flyers uitgedeeld worden bij amateur en professionele voetbalverenigingen en zal Hart van Nederland erbij worden betrokken, die ons toernooi kan representeren.

Informatiestroom: Wij bieden de consument een zeer aantrekkelijk vrouwenvoetbaltoernooi aan. Zij kunnen de wedstrijden van dichtbij ervaren.

4.2.2 Inkooplogistiek, evenementlogistiek en afbouwlogistiek Inkooplogistiek: (Wat in te kopen) Voor de organisatie van het evenement wordt er voornamelijk producten ingehuurd, zoals: tribunes, kraampjes, steigers, personeel, partytent, ECO-toiletten etc. Dit betekend dat wij dus vrij weinig inkopen. Wel moet er eten en drinken worden ingekocht voor de kantineverkoop. Hiernaast moeten er schoonmaakartikelen worden ingekocht en ook ter afsluiting van het toernooi wat vuur –en sierwerk. Ook moeten er voor de deelnemende teams vaantjes, medailles en een beker worden ingekocht.

Evenementlogistiek: -Personen (voor, tijdens, na evenement): Beveiliging: Is aanwezig tijdens het evenement. Zij zijn verantwoordelijk voor de begeleiding van spelers van en naar de bus en kleedkamers en de VIP’s naar de VIP-ruimte. Ook zorgen zij er voor dat er geen ongeregeldheden plaatsvinden tijdens het toernooi.

Kraamplaats huurders: zijn voor, tijdens en na het evenement aanwezig. Ze zijn verantwoordelijk voor de opbouw van de kraampjes voor het evenement. Tijdens het evenement zullen ze plaats vinden achter het kraampje om artikelen te promoten en/of te verkopen. Na het evenement zullen ze hun kraampjes moeten afbreken.

Schoonmakers: zijn tijdens en na het evenement aanwezig. Zij zorgen ervoor dat na iedere speeldag al het afval wordt opgeruimd en dat alles schoon wordt achter gelaten.

Opbouw en afbraak faciliteiten: Zij zullen alleen voor en na het evenement aanwezig zijn.

Voor het evenement zullen de faciliteiten worden opgebouwd, zoals: ECO-toiletten, noodtribunes, partytent etc. Na het evenement zullen zij aanwezig zijn om alles netjes weer af te breken.

23 Eventplan – Jillz Copa ArenA

5. Fasering van projectactiviteiten We hebben een globale opzet gemaakt om zo over extra informatie te kunnen beschikken met betrekking tot het draaiboek.

De hoofdpunten die moeten worden gedaan op de korte termijn: De landen moeten worden uitgenodigd.

Sponsors moeten worden benaderd.

Ajax moet zijn toestemming geven om het toernooi op het complex “de Toekomst” te laten plaatsvinden.

Tijdelijke staan- en zittribunes moeten worden geregeld.

Verblijfplaatsen voor de landenteams met de bijbehorende faciliteiten moeten worden geregeld.

Er moet personeel aangesteld worden die op het toernooi kunnen werken.

Vrijwilligers en betaalde arbeiders Activiteiten naast het voetbaltoernooi moeten worden geregeld.

Het verzorgen van ballen, eten en drinken, en de loting moet geregeld zijn.

Hieronder zullen we een van deze hoofdpunten uitwerken. We zullen het onderdeel “Verblijfplaatsen” uitwerken in het draaiboek.

Globale opzet We benaderen de voetbalbonden met de vraag wat de wensen zijn. Daarnaast zoeken wij goedgelegen accommodaties die faciliteiten hebben zoals een voetbalveld, krachthonk, medische ruimte, bespreking- perszaal, eetgelegenheden en ontspanning. De verblijfplaatsen moeten goed bereikbaar zijn en gelegen in de omgeving van Amsterdam. Wij richten ons op de provincies Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht.

24 Eventplan – Jillz Copa ArenA

6. Project organisatie Voor dit project is natuurlijk veel personeel nodig. Hieronder geven wij aan wie er allemaal bij betrokken zijn.

Ten eerste wijzelf. De 5 organisatoren die allemaal hun eigen functie vervullen: Tom – media aandacht; Matthieu – faciliteiten regelen; Björn – financiën beheren; Geert – deelnemers binnenhalen; Ward – sponsors binnenhalen.

Daarbij hebben wij personeel van buiten af nodig.

We hebben onderstaand personeel aangesteld. Een deel hiervan is vrijwillig het andere deel is betaald personeel, wat voor het grootste deel wordt vervuld door uitzendkrachten.

Wedstrijden: Scheidsrechters; Grensrechters; 4e officials; Veldverzorgers.

Veiligheid: Agenten; EHBO; Stewards.

Verkoop: Kassa medewerkers; Parkeer regelaars; Verkopers in de kraampjes; Verkopers van losse activiteiten, zoals springkussen of penalty koning; Verkopers van de horeca.

Schoonmaak: Schoonmakers van het terrein; Schoonmakers van de horeca.

25 Eventplan – Jillz Copa ArenA

7. Overzicht Stakeholders Naast het personeel zijn er nog meerdere stakeholders die belang hebben bij het evenement. Deze personen of organisaties moeten ook goed voorgelicht worden over het evenement.

Hierbij moet je denken aan: De Toeschouwers.

De toeschouwers worden ingelicht over het evenement. Er is reclame voor ze worden gemaakt en ze moeten op de hoogte zijn van de tijd, de plaats, de prijs en wat voor evenement het zal worden.

De Sponsors.

Er zijn met de sponsors goede afspraken gemaakt. De sponsor deals staan duidelijk zwart op wit. Zodat hier geen onenigheid over kan komen. Ze moeten weten waar hun geld naar toe gaat en wat het voor hen oplevert.

De eigenaren van het complex de toekomst.

Het evenement wordt op het complex de toekomst gehouden. De gemaakte afspraken hierover moeten voor beide partijen duidelijk zijn. Het complex moet vrij zijn op de datum van het evenement en de kosten daarvan zijn voor ons bekend.

De eigenaar van de parkeergelegenheid.

Dit is dezelfde eigenaar als van het complex. We kunnen het complex huren, als de parkeerinkomsten naar de toekomst gaan. Alleen met parkeergeld halen hun al genoeg winst binnen om het evenement bij hun te laten plaatsvinden. Verder is het goed voor de pr van de toekomst om het evenement bij hun plaats te laten vinden.

De leverancier van een extra tribune.

Er wordt een extra tribune gehuurd, zodat er genoeg zitplaatsen zijn voor de toeschouwers.

De levertijd en kosten hiervan moeten voor beide partijen duidelijk zijn.

De huurders van de stand plaatsen.

Tijdens het evenement worden er 10 standplaatsen verhuurd, voor de verkoop van eten/drinken/souvenirs. De kosten en offerte hiervan voor de standhuurders zijn duidelijk afgesproken.

De voetbalbonden van de desbetreffende landen en de teams daarvan.

De belangrijkste stakeholders zijn waarschijnlijk de teams zelf die komen spelen op het toernooi. Hier draait het allemaal om. Voor hen moet alles geregeld zijn, de reis ertoe en overnachting wordt geregeld via de voetbalbonden van de landen zelf. Daarbij moeten ze goed worden ingelicht over het verloop van het evenement. Mochten ze afzeggen dan moet dit ruim van te voren, zodat er genoeg tijd is om een nieuw team te benaderen.

26 Eventplan – Jillz Copa ArenA

8. Analyse potentiële bezoekers Bij de organisatie van ons toernooi is het erg belangrijk om te weten wie onze potentiële bezoekers zijn, zodat we hier rekening mee kunnen houden en ons toernooi op kunnen africhten. Wanneer er bv. voornamelijk ouderen aanwezig zullen zijn, is het niet van belang om allerlei kinderactiviteiten te organiseren. Als er hoofdzakelijk senioren aanwezig zullen zijn, moeten er genoeg zitplaatsen aanwezig zijn, omdat die moeilijk de hele dag kunnen blijven staan. Dit zijn voorbeelden waarmee je rekening mee moet houden en daarom is het belangrijk om erachter te komen wie je potentiële bezoekers zijn.

De belangrijkste potentiële doelgroepen voor ons toernooi zijn de jeugd (4-18 jaar) en de volwassenen t/m een leeftijd van 50 jaar. Deze gegevens hebben we bepaalt door gegevens te onderzoeken van soortgelijke toernooien. Er zal dus veel jeugd aanwezig zijn tijdens het toernooi, waardoor er veel activiteiten worden georganiseerd buiten de voetbalwedstrijden om. Zo zal er een springkussen, een schminktent en een penalty shoot-out toernooi worden geplaatst voor de jeugd. Voor de volwassenen is het meer van belang dat ze zonder irritaties de wedstrijden goed kunnen volgen. Zo moeten er geen lange wachttijden zijn bij de eet en drink gelegenheden tijdens de rust, waardoor een deel van de wedstrijd wordt gemist en moet de beveiliging er voor zorgen dat er geen ongeregeldheden plaatsvinden.

Gemiddeld genomen vindt men het belangrijk om tijdens toernooien te worden geëntertaind, de nadruk ligt daarom op vermaak. Op de halve finale dag worden er twee halve finales gespeeld. Tussen de twee halve finales in zijn lange wachttijden. Het is dan belangrijk dat mensen zich niet gaan vervelen en zich gaan misdragen. Om dit te voorkomen is het belangrijk dat de bezoekers worden vermaakt en dat het toernooi een goede indruk heeft achtergelaten, zodat er een goede kans is dat het bezoekersaantal in de toekomst zal stijgen. Omdat het een internationaal toernooi is waarbij de beste acht landen van Europa zullen deelnemen, houden we ook rekening met bezoekers uit het buitenland. Hiervoor worden meertalige folders ontwikkeld en wordt er ook in het Engels omgeroepen door de speakers.

27 Eventplan – Jillz Copa ArenA

9. Risicoanalyse en haalbaarheid Risicoanalyse is een manier om vooruit te kijken, niet een manier om achteraf te beoordelen wat er mis is gegaan. Door van te voren risico’s te kunnen vaststellen, kunnen deze worden opgelost en zodoende worden vermeden.

Op grond van een risicoanalyse kunnen de volgende maatregelen worden genomen: Preventie: het voorkomen dat iets gebeurt of het verminderen van de kans dat het gebeurt; Repressie: het beperken van de schade wanneer een bedreiging optreedt; Acceptatie: geen maatregelen, men accepteert de kans en het mogelijke gevolg van een bedreiging; Manipulatie: het wijzigen van parameters in de berekening om tot een gewenst resultaat te komen.

Risico: Het weer Het toernooi wordt gehouden tijdens de zomervakantie. Echter er blijft altijd een risico dat het gaat regenen tijdens het toernooi, omdat het weer natuurlijk niet te beïnvloeden is. Dit zal voor ons wel een bedreiging zijn en leiden tot consequenties. Zo zal het bezoekersaantal flink dalen. Tevens kan het weer er ook voor zorgen dat de wedstrijd(en) afgelast moet(en) worden.

Haalbaarheid: Het weer Voor ons is het dus belangrijk om de schade te beperken. Dit valt te doen door genoeg paraplu’s en poncho’s op te slaan en indien nodig uit te delen.

Als een wedstrijd of alle wedstrijden worden afgelast door het weer, dan hebben wij de mogelijkheid gecreëerd dat de wedstrijden op een andere dag kunnen worden ingehaald. Dit door een clausule in de huurovereenkomst te hebben gezet. Hierin staat afgesproken dat wij extra dagen kunnen bijhuren om het toernooi uiteindelijk toch te kunnen voortzetten.

Risico: Opstootjes/vechtpartijen Tijdens het toernooi, zal er veel bier worden gedronken. De alcohol kan er voor zorgen dat de agressiviteit verhoogd bij sommige mensen, waardoor opstootjes of zelfs vechtpartijen kunnen plaatsvinden.

Haalbaarheid: Opstootjes/vechtpartijen Om dit te vermijden zal allereerst geen sterke drank worden geschonken, alleen partybier.

Verder zal er genoeg beveiliging aanwezig zijn, om vechtpartijen snel te kunnen doven en de verantwoordelijken daarvoor op te pakken.

Risico: Gewonden Door ongelukken tijdens het evenement of zware blessures bij de spelers kunnen (zware) gewonden vallen. Het is natuurlijk moeilijk te voorkomen dat iemand van een trappetje valt of dat een speler een akelige blessure oploopt.

28 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Haalbaarheid: Gewonden Voor gevallen als dit hebben we een EHBO-post met ambulancepersoneel , waar mensen kunnen worden behandeld en indien nodig vervoerd kunnen worden naar het ziekenhuis.

29 Eventplan – Jillz Copa ArenA

10. Accommodatieanalyse Ons vrouwenvoetbaltoernooi wordt gespeeld op het professionele jeugdcomplex van AFC Ajax, “De Toekomst”. De Toekomst heeft zes wedstrijdvelden en een trainingsveld. Wij gebruiken de twee velden met een tribune langs de lijn. Verder worden deze twee speelvelden aangevuld met noodtribunes. Een speelveld is kunstgras (veld2) en het andere veld is van gewoon gras (hoofdveld). De velden zijn in zeer goede staat en geschikt voor topvoetbal. Het complex heeft een mooie grote kantine. Deze is opgesplitst in twee delen namelijk: een deel voor het gewone publiek en een deel voor de VIPS. Ook de bestuur-, ledenraad- en ledenvergaderingen hebben hier een plaats. Het restaurant verzorgt prima maaltijden voor spelers, maar ook voor bezoekers. Het complex heeft een sportzaal, een krachthonk, vergaderruimtes, en kantoren. Het is een ontmoetingsplaats voor spelers, leden, supporters en bezoekers. Verder bezit De Toekomst prachtige kleedkamers. Ze zijn ruim en hebben een mooi interieur. Ook is het bijzonder dat de kleedkamers allemaal de namen hebben van oud Ajax-spelers. De toiletten van de kantine zullen niet genoeg zijn voor de bezoekers en daarom plaatsen wij ook ECO toiletten. Tijdens het evenement bied De Toekomst plaats voor 8000 tot 9000 toeschouwers per dag. Wij gaan er niet vanuit dat het uitverkocht zal zijn maar wel dat er een breed publiek op afkomt en dat het sfeervol zal zijn.

Ook zijn er veel parkeerplaatsen aanwezig. Zo heeft De Toekomst zelf een parkeerplaats voor een paar honderd auto’s. En de naastgelegen P2 biedt ruimte voor een paar duizend auto’s. De touringcars van de deelnemers kunnen plaatsnemen op een special afgelegen ruimte op het complex. Dat is ook leuk voor de toeschouwers.

De Toekomst is zeer makkelijk te bereiken, zowel met de auto als met het openbaar vervoer.

Met de auto: Rijdende op de snelweg A2 (Amsterdam - Utrecht) neem je de afslag Ouderkerk aan de Amstel. Bovenaan deze afslag ga je bij de verkeerslichten linksaf richting de ArenA. Nu neem je direct (dus voor de ArenA) de afrit richting Duivendrecht en P2. Beneden bij de verkeerslichten ga je linksaf de Holterbergweg op. Vervolgens ga je bij de 2e verkeerslichten weer linksaf richting P2 en Borchland, waarbij je de meest rechtse rijbaan moet aanhouden.

Op de kruising bij Borchland ga je tenslotte linksaf waarbij je tussen P2 en het Borchlandterrein doorrijdt. Na drie bochten zie je aan jouw linkerhand het parkeerterrein van de Toekomst.

Openbaar vervoer: Je neemt de metro naar het station Strandvliet/ArenA. Hiervandaan loop je tussen de metrodijk en de trainingsvelden door, je gaat rechtsaf langs deze trainingsvelden (aan jouw linkerhand ligt de Amsterdan ArenA) en vervolgens loop je rechtdoor.

Aangekomen bij de Holterbergweg ga je de baileybrug over en vervolgens ga je over het klinkergedeelte waarmee je Parkeerterrein P2 oversteekt. Hier ga je door het kleine loophek en vervolgens zie je schuin rechtsvoor je al de overdekte tribune van het Ajax-complex.

De loopafstand van het station Strandvliet/ArenA tot het complex De Toekomst bedraagt ca.

15 minuten.

30 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Tevens zijn er tijdens het evenement tien kraampjes aanwezig op het complex. Deze worden neergezet en gebruikt door huurders en zijn niet van De Toekomst zelf. De accommodatie is ook voorzien van veiligheidsrekken. Het is niet de bedoeling dat er een lange grote rij staat voor de ingang bij de kaartverkoop. Dit wordt netjes verdeelt. Ook worden de toeschouwers afgeschermd van de speelsters die van de kleedkamer naar het veld lopen en andersom.

Rondom het complex zijn veel reclameborden en posters. Deze moeten “onzichtbaar” worden gemaakt. Dit geldt voor sponsors die van AJAX zijn en die wij niet gebruiken. Op de boarding langs het veld, posters en flyers worden juist wel onze sponsors gebruikt. Deze zullen zichtbaar aanwezig zijn over het hele complex.

Er zal ook een speciale persruimte gecreëerd worden op het terrein. Deze mensen kunnen ongestoord hun werk doen. Verder zal er een steiger aanwezig zijn voor de cameraman van Eurosport die de wedstrijden live uitzend.

31 Eventplan – Jillz Copa ArenA

11. Afsluiting Wij hopen dat wij een goed plan hebben neergezet en dat het evenement succesvol zal verlopen. Ook zouden wij het zeer leuk vinden als het een jaarlijks terugkerend evenement wordt. Wij hebben er veel tijd en energie ingestoken en vooralsnog niet zonder resultaat.

Onze kracht was de goede samenwerking en de duidelijke afspraken die wij met de klanten hebben gemaakt.

32 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Nawoord Wij vonden het een zeer leuke opdracht om te doen. Het was leuk om je eigen ideeën op tafel te leggen voor een vrouwenvoetbaltoernooi. Vooral omdat wij allemaal voetballers zijn wisten we al veel dingen van te voren, maar nog niet alles. Ook hebben wij allemaal al enkele sportevenementen ervaren. Verder denken wij dat de doelstellingen die wij voor het evenement hebben vastgelegd wel haalbaar zijn. Vooral omdat wij er vanuit gaan dat het de eerste keer niet uitverkocht zal zijn en we veel leuke ideeën bedacht hebben.

De samenwerking binnen ons groepje was zeer goed verlopen. We hadden vooraf duidelijke afspraken gemaakt en gelukkig heeft iedereen zich daar aan gehouden. Alles was netjes een dag voor de deadline af en er waren geen onenigheden ontstaan. Wij vonden het alleen jammer dat de verschillende verhuurbedrijven die wij om informatie vroegen niet echt wilde meewerken aan ons project. Maar gelukkig waren er wel twee andere bedrijven plus De Toekomst bereid om ons een handje te helpen.

Het is een zeer geslaagde opdracht geweest voor ons en we hebben hier zeker nog wat aan tijdens het verdere verloop van de studie.

33 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Bijlage 1 Draaiboek Wanneer?

15-09-2009 22-09-2009

Waar?

Vestigingsgebouw van Soccer ID “

24-09-2009

“

30-09-2009

“

05-10-2009

“

08-10-2009

“

In de week van 15-102009

Vestigingen

25-10-2009

Vestigingsgebouw Soccer ID

02-11-2009

“

12-11-2009

.

In de week

Vestigingen

Wat? Uitnodigen van de 8 landenteams Vragen naar de wensen van de landenteams mbt de verblijfplaatsen.

Research doen naar verblijfplaatsen in de provincies NoordHolland, Zuid-Holland en Utrecht (eventueel ook Flevoland).

Het maken van een longlist met potentiële vestigingen. Deze list moet bestaan uit 15 verblijfplaatsen.

Contact met de voetbalbonden Contact opnemen met de gekozen verblijfplaats door de voetbalbond.

Controleren van de verblijfplaatsen op de juiste verstrekte informatie.

Analyse maken van de verblijfsplaatsen. Wat is er niet aanwezig?

Benaderen van de verblijfsplaatsen om de juiste faciliteiten te treffen.

Afspraak maken met de voetbalbond om de verblijfsplaatsen te bezoeken nadat de faciliteiten zijn aangepast.

Met de voetbalbond om

Wie? Marketingmanager Marketingmanager

Uitvoerend persoon

“

Marketingmanager Uitvoerend persoon

Uitvoerende personen (3 pers.)

Uitvoerende personen (3 pers.)

Uitvoerend persoon

Marketingmanager

Marketingmanager 34

Eventplan – Jillz Copa ArenA

van 08-122009 19-12-2009 In de week van 18-062009

Vestigingsgebouw Soccer ID Vestigingen, Schiphol, de Toekomst

de tafel en het bezoeken van de verblijfplaatsen Contract afsluiten Ontvangen van de internationale landenteams.

Begeleiden van en naar het complex en van en naar “de Toekomst”.

en uitvoerende personen.

Marketingmanager Marketingmanager en uitvoerende personen (20 pers.)

35 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Bijlage 2

Notulen Notulen projectvergadering 1 Project “Evenementenplan” Onderwerp:

Plan van Aanpak

Datum:

22 april

Plaats:

School

Voorzitter:

Tom van Mierlo

Aanwezig:

Iedereen

Afwezig:

-

Tijd:

14.00 uur

Notulant:

Geert Hopmans

Informatie 

We moeten vrijdag 24 april twee concepten inleveren. Om een goede start te maken moeten we ervoor zorgen dat we een goed en uitvoerbaar plan opleveren.



Er moet een planning worden gemaakt waarin staat; wie doet wat en wanneer moet het af zijn.

Het streven is om telkens twee dagen voordat het product moet worden ingeleverd, het af is.



Afspraken maken voor na de vakantie.



Contract maken.



Salespitch voor de klas op vrijdag 24 april

36 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Besluiten 

Geert stelt een planning op.



Ward maakt het contract samen met Tom.

Actiepunte n

Wat?

Wie?

Wanneer?

Plan van Aanpak

Iedereen

24 april

Contract

Ward en Tom

5 mei

Planning

Geert

24 april

Salespitch

Ward en Tom

24 april

Volgende vergadering Datum: 7 mei 2009

Tijd: 11.00 uur

Plaats: School

Notulen projectvergadering 2 Project “Evenementenplan” Onderwerp:

Plan van Aanpak & Salesplan

Datum:

7 mei

Plaats:

School

Voorzitter:

Tom van Mierlo

Aanwezig:

Iedereen

Afwezig:

-

Tijd:

11.30 uur

Notulant:

Geert Hopmans

37 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Informatie 

Feedback ontvangen over het Plan van Aanpak concept.



Het definitieve Plan van Aanpak inleveren 8 mei.



Concept Salesplan inleveren op 8 mei. Schrijf het in goed Nederlands en richt je op de consument.



Afspraken



Terugblik tot dusver

Besluiten 

We hebben een nieuw plan bedacht, deze moet opnieuw worden opgeschreven. We moeten het binnen het budget houden en niet te groot denken.



Een taakverdeling wordt gemaakt door Geert Hopmans met betrekking tot het Salesplan.

Geert; Inleiding (geschiedenis, samenwerken, missie/visie, doelstellingen en organisatie) Matthieu; De markt (omschrijving, positie, strategie, middelen en communicatie) Ward; Planning (korte/lange termijn, competenties en evaluatie) Tom en Björn; Financiën



Iedereen houdt zich tot dusver aan de gemaakte afspraken. De samenwerking verloopt goed.



Het concept van het Plan van Aanpak is goedgekeurd alleen moeten we het kleiner maken.

Actiepunten Wat?

Wie?

Wanneer?

Taakverdeling Salesplan

Geert

7 mei

Nieuw plan

Iedereen

7 mei

Definitief Plan van Aanpak

Iedereen

8 mei

Concept Salesplan

Iedereen

12 mei

Lay-out

Björn

8 mei

38 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Volgende vergadering Datum: 20 mei 2009

Tijd: 9.30 uur

Plaats: School

Notulen projectvergadering 3 Project “Evenementenplan” Onderwerp:

Inkoop- en logistiekplan

Datum:

20 mei

Plaats:

School

Voorzitter:

Tom van Mierlo

Aanwezig:

Iedereen

Afwezig:

-

Tijd:

9.30 uur

Notulant:

Geert Hopmans

Informatie 

Feedback ontvangen over het Inkoop- en logistiek concept.



Het definitieve Plan van Aanpak inleveren 26 mei.



Inhoudsopgave maken voor het Evenementenplan.



Managementsamenvatting wordt individueel gemaakt.



Afspraken



Terugblik tot dusver

39 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Besluiten 

We hebben geen feedback ontvangen met betrekking tot ons Inkoop- en logistiekplan. We kunnen daarom hier niet mee verder. De bedoeling is dat een van ons Cindy Rip een mailtje gaat sturen.



De inhoudsopgave wordt gemaakt tijdens de les door Ward en Björn. Tegelijkertijd werken Geert, Tom en Matthieu de financiën verder uit.



Iedereen stuurt zijn managementsamenvatting op naar Cindy Rip.

Actiepunten Wat?

Wie?

Wanneer?

Taakverdeling Eventplan

Björn

25 mei

Managementsamenvatting

Iedereen

29 mei

Inhoudsopgave Plan van Aanpak

Ward en Björn

26 mei

Uitwerking Financiën

Geert, Matthieu en Tom

26 mei

Concept Eventplan

Iedereen

29 mei

Volgende vergadering Datum: 4 juni 2009

Tijd: 11.00 uur

Plaats: School

40 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Bijlage 3 Procesverslag In het procesverslag van Team 5 komen de volgende punten naar voren; -

communicatie vakkundigheid innovatief vermogen resultaatgerichtheid bijdrage samenwerking

Iedereen heeft eerst individueel een stukje geschreven voor het procesverslag. Er werd voornamelijk geschreven over de goede samenwerking, de kwaliteit van de producten en het vermogen om feedback te verwerken.

Communicatie Voor aanvang van blok 4 was de indeling nog niet helemaal duidelijk. Geert, Matthieu, Tom en Björn hadden afgesproken om in één groepje te gaan. Terwijl Ward er vanuit ging dat Geert bij hem in het groepje zou zitten. Geert kwam toen met het voorstel om Ward erbij te betrekken zodat team 5 uit vijf personen zou bestaan. Met als een positieve bijkomstigheid; minder werk. Vele handen maken licht werk.

Bij de kick-off was iedereen aanwezig en dat zorgde direct voor een goede start. We luisterden naar de opdrachtgever en kregen een hand-out uitgereikt. Ter plekke in de collegezaal gingen we brainstormen. We kwamen met een viertal ideeën, waarvan we uiteindelijk eentje gingen uitwerken.

Geert begon thuis gelijk het plan uit te werken, zonder dat hier over was gecommuniceerd. Het plan van aanpak was zo goed als af, maar het was de bedoeling om juist als groep te werken en te communiceren.

De daaropvolgende producten werd er beter gecommuniceerd. We hadden een samenwerkingscontract gemaakt en iedereen was het eens met wat dat daar in stond.

We spraken met elkaar af om iedere week te vergaderen. Daarnaast zouden we elkaar smsen, chatten of mailen als men met vragen zat.

Een enkele keer is er sprake geweest van miscommunicatie. Er werd een mail rondgestuurd met de taakverdeling van het eventplan. Dit is een vorm van goede communicatie, zodat iedereen op de hoogte is. Maar het geval was dat de mail om 13.00 uur was verstuurd en de deadline diezelfde dag om 18.00 uur was. Hierdoor was er geen rekening gehouden met andere afspraken zoals werk etc. van andere personen. Uiteindelijk is alles uitgepraat en zijn de producten de producten alsnog opgeleverd.

Communicatie: 7,5

41 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Vakkundigheid Iedereen in het werkgroepje heeft een band met elkaar. Geert en Ward zaten in blok 1 samen in een werkgroep. Matthieu en Tom zijn twee vrienden van elkaar. Björn, Tom en Matthieu komen alledrie uit Haarlem, waar Geert eerst ook woonde. Maar hij is in april verhuisd naar Utrecht. Dat is de plaats waar Ward werkzaam is.

Aan de hand van de voorgaande blokken weet iedereen van elkaar wel wat hij kan en waar hij minder goed in is.

Geert heeft creatieve ideeën, soms wel iets te creatief. Björn is goed in de financiën en kan een verzorgd rapport opleveren. Matthieu zijn sterke punt is dat hij een goede analyse kan maken. In blok 3 gaf hij een goede analyse van het concurrentiemodel van Porter.

Tom kan goed presenteren en legt de opdracht duidelijk uit. Daarnaast beschikt hij over veel kennis (mede doordat hij altijd aanwezig is).

Ward is ook een creatieve persoon en heeft aardig wat contacten. Dankzij zijn contacten kunnen er veel dingen worden geregeld.

We hebben de taken zo verdeeld dat iedereen een taak heeft waar hij zichzelf in kan onderscheiden.

De taken zijn niet zomaar aan iemand toebedeeld. Nee, er zit een gedachte achter.

Als voorbeeld; in het plan van aanpak nam Tom de kosten- en baten voor zijn rekening. In het volgende product (het salesplan) werkte hij samen met Björn, die goed is met cijfertjes, aan de financiën. Het zou raar zijn als Tom opeens de planning zou gaan uitvoeren, omdat hij tijdens het plan van aanpak namelijk bezig was met de financiën. We proberen dus zo effectief mogelijk te werken. We weten van elkaar wie wat doet. Als er iets niet goed is weten we ook gelijk wie daar verantwoordelijk voor is.

Vakkundigheid: 8

Innovatief vermogen We hadden tijdens de kick-off een creatief idee bedacht. Dit hebben we helemaal uitgewerkt, maar het was een “te groot event” volgens Cindy Rip. Wij hebben dus heel het plan moeten veranderen in een tijdbestek van één week. Dit is ons gelukt en we zijn trots op dat we twee plannen volledig hebben kunnen uitwerken.

Gedurende het project kregen we te maken met bepaalde vraagstukken. We legden dit voor aan Cindy. Zij gaf ons vervolgens en duidelijk antwoord. Maar het kwam ook voor dat Cindy de vraag ook niet wist. Zij stuurde dit vervolgens door naar de externe opdrachtgever Soccer ID. Innovatief vermogen: 7

42 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Resultaatgerichtheid Zoals eerder vermeld hebben wij geprobeerd zo effectief mogelijk te werken. We verdeelden de taken waarvan we dachten dat diegene die taak het best zou kunnen uitvoeren.

Tijdens de taakverdeling hielden we rekening met de deadlines. Aangezien iedereen altijd moeite heeft met het plannen (uitstelgedrag), stelden wij een planning op waar de oorspronkelijke deadline voor ons een werkplaats eerder was. Dus als het concept eventplan op 5 juni af moest zijn dan wilden wij het op 2 juni af hebben. Dit bespaart ons namelijk stress en meer tijd voor andere vakken.

Wij hebben ook altijd een concept ingeleverd. Vaak was 75% van het concept af, waardoor we voor het definitieve plan nog maar 25% moesten maken. De spreekwoordelijke puntjes op de i zetten.

Bijdrage

Bijdrage aan het project van blok 4

Matthieu 20%

Geert 20%

Geert Björn Ward

Tom 20%

Björn 20%

Tom Matthieu

Ward 20%

Samenwerking Zoals eerder vermeldt, is de samenwerking zeer goed verlopen. We vonden dit een sterk groepje en hopelijk zal dit ook blijken uit het cijfer dat we behalen aan het einde van dit blok.

Wij, alle vijf, hebben ons volledig voor het project ingezet. Soms de een meer dan de ander, maar dat blijf je altijd houden. De een is beter in dit, de ander is beter in dat.

43 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Bijlage 4 Contracten / Afspraken Als de leveranciers een offerte hebben ontvangen en het ze aanspreekt zullen we afspraken moeten maken over de betalingen en dit moet in een contract gezet worden.

Voor de Jillz Copa ArenA gelden er drie soorten contracten, namelijk ĂŠĂŠn voor de hoofdsponsor (Heineken Jillz), een contract voor alle subsponsors en een contract voor de tien marktkraampjes die op het evenement mogen staan met hun product.

Met de leverancier van de staantribunes zullen gewoon afspraken gemaakt worden over de op- en afbouw en de plaatsing van de tribunes.

Contracten Heineken en de subsponsors zullen ongeveer hetzelfde contract voorgeschoteld krijgen. De volgende punten staan vermeldt in het contract: Sponsorbedrag; Communicatiemogelijkheden; Overige tegenprestaties; Prestatie van sponsors; Geschillen.

Verder staan er een aantal voorwaarden in het contract. Deze zijn opgedeeld in artikelen.

Voor de eet- en drinkkraampjes is een ander contract samengesteld. Deze is simpeler en gaat alleen over de betaling en de duur.

Afspraken De afspraken die gemaakt worden met de leverancier van de staantribunes zijn: De leverancier zorgt voor de opbouw van de tribunes; De leverancier zorgt voor de afbouw van de tribunes; De leverancier plaatst de tribunes op de door ons aangegeven locaties; De leverancier mag de bedrijfsnaam zichtbaar plaatsen op de tribunes, als vorm van reclame.

44 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Contract hoofdsponsor Heineken Jillz.

Sponsorovereenkomst.

De ondergetekenden: Het bestuur van Jillz Copa Arena, vertegenwoordigd door Björn Selier en Ward van der Wearden en Heineken Jillz, vertegenwoordigd door ………………………………… zijn het volgende overeengekomen: Artikel 1 (aard en inhoud): 1. Jillz Copa ArenA verleent hierbij het recht aan Heineken Jillz, die verklaart dit recht van Jillz Copa ArenA te aanvaarden, om de communicatiemogelijkheden van Jillz Copa ArenA, welke voortvloeien uit de organisatie van Jillz Copa ArenA, aan te wenden ter bekendmaking van diens naam, goederen en/of diensten.

2. Het bedrag van €25.000,= zal aan Jillz Copa ArenA worden toegezegd door Heineken Jillz.

Als tegen prestatie voor dit bedrag krijgt Heineken Jillz de hieronder genoemde communicatiemogelijkheden.

Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst begrepen: Het voeren van de bedrijfsnaam van Heineken Jillz, te weten op de:  Toernooinaam (Jillz Copa ArenA);  Inloopshirts;  Wedstrijdballen;  Boarding;  Overige (in de persruimte, alleen Heineken bier geschonken enz.).

Het beschikbaar stellen van advertentieruimte aan Heineken Jillz in het officieel orgaan (te weten binnenzijde of achterzijde omslag, middenpagina), of affiches, programmaboekjes, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten, etc. van Jillz Copa Arena.

Artikel 2 (duur, beëindiging): 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 2 (twee) jaar, dat betekend voor de organisatie van twee evenementen, ingaande op ……… en mitsdien eindigende op 21-06-2011. De overeenkomst zal na het verstrijken van de overeengekomen periode niet van rechtswege eindigen. Hiertoe is vereist dat een opzegging plaatsvindt tegen het einde van die termijn. Ieder der partijen is tot opzegging bevoegd. De opzegging dient bij aangetekende brief te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van 2 (twee) maanden.

45 Eventplan – Jillz Copa ArenA

2.

Zodra één der partijen een bericht van opzegging heeft bereikt, heeft deze het recht om van de tegenpartij te verlangen dat partijen met elkaar in overleg treden betreffende vernieuwing dan wel verlenging van de overeenkomst. Mochten partijen hieromtrent geen overeenstemming bereiken binnen 2 (twee) maanden nadat het bericht van opzegging een der partijen heeft bereikt, dan zal iedere partij vrij zijn een sponsorovereenkomst met een derde aan te gaan.

3. Vindt geen opzegging plaats dan loopt de overeenkomst telkens door voor de duur van één jaar (een volgend evenement), onder gelijkblijvende voorwaarden.

Artikel 3 (tussentijdse beëindiging): 1. Door ieder der partijen in geval de wederpartij failleert, surseance van betaling aanvraagt (heeft verkregen), dan wel ontbonden of geliquideerd wordt of een fusie aangaat.

2. Bij een tussentijdse beëindiging krachtens het eerste lid van dit artikel, dient een opzegtermijn in acht te worden genomen van tenminste 2 (twee) maanden. Opzegging dient te geschieden bij aangetekende brief onder vermelding van de redenen van tussentijdse beëindiging.

3. In geval van tussentijdse beëindiging als bedoeld in dit artikel vindt geen restitutie plaats van hetgeen krachtens deze overeenkomst is betaald of gepresteerd.

Artikel 4 (verplichtingen sponsor): 1. Heineken Jillz verplicht zich tot betaling van een sponsorbedrag van €25.000,= per evenement. Dit sponsorbedrag dient Heineken Jillz bij vooruitbetaling te voldoen per …………

2. Heineken Jillz verplicht zich voorts tot de volgende prestaties: Het voor zijn rekening aanbrengen van het reclameopschrift op 160 inloopshirts voor de speelsters van de deelnemende landen en 100 Nike wedstrijdballen.

Het beschikbaar stellen van 160 inloopshirts met reclameopschrift voor de speelsters van de deelnemende landen en 100 Nike wedstrijdballen.

Het voor zijn rekening (laten) produceren en plaatsen van de reclameborden.

Artikel 5 (presentatie door Jillz Copa ArenA): Over de wijze van presentatie van de bedrijfsnaam van Heineken Jillz zal Jillz Copa Arena steeds vooraf overleg met hen plegen.

Artikel 6 (onafhankelijkheid): Heineken Jillz verklaart geen invloed te zullen uitoefenen op het beleid van Jillz Copa ArenA.

46 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Artikel 7 (wanprestatie): In geval van niet nakoming door een der partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na een in gebrekenstelling in rechte te vorderen, dat de overeenkomst zal worden ontbonden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen.

Artikel 8 (beëindiging): Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan om rechten, welke ieder aan deze overeenkomst kon ontlenen, op enigerlei wijze uit te oefenen.

Artikel 9 (algemeen): 1. Op de onderhavige overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

2. Van deze overeenkomst zal tussen partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken.

Aldus opgemaakt in tweevoud te ........ d.d. ................

Namens Jillz Copa ArenA

Namens Heineken Jillz

Björn Selier en Ward van der Wearden

................................ (naam)

Handtekening:

………………………………

……………………………

47 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Contract subsponsors.

Sponsorovereenkomst.

De ondergetekenden: Het bestuur van Jillz Copa Arena, vertegenwoordigd door Björn Selier en Ward van der Wearden en ………………………, vertegenwoordigd door ………………………………… zijn het volgende overeengekomen: Artikel 1 (aard en inhoud): 1. Jillz Copa ArenA verleent hierbij het recht aan ………………………, die verklaart dit recht van Jillz Copa ArenA te aanvaarden, om de communicatiemogelijkheden van Jillz Copa ArenA, welke voortvloeien uit de organisatie van Jillz Copa ArenA, aan te wenden ter bekendmaking van diens naam, goederen en/of diensten.

2. ………………………… zal het bedrag van €10.000,= beschikbaar stellen of een deel van de kosten voor zijn rekening nemen.

Als tegen prestatie voor dit bedrag krijgt ……………………… de hieronder genoemde communicatiemogelijkheden.

Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst begrepen: Het voeren van de bedrijfsnaam van ………………………, te weten op de:  Inloopshirts;  Boarding;  Overige (Bedrijfsnaam in de persruimte, enz.).

Het beschikbaar stellen van advertentieruimte aan ……………………… in het officieel orgaan (te weten binnenzijde of achterzijde omslag, middenpagina), of affiches, programmaboekjes, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten, etc. van Jillz Copa Arena.

Artikel 2 (duur, beëindiging): 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 2 (twee) jaar, dat betekend voor de organisatie van twee evenementen, ingaande op ……… en mitsdien eindigende op 21-06-2011. De overeenkomst zal na het verstrijken van de overeengekomen periode niet van rechtswege eindigen. Hiertoe is vereist dat een opzegging plaatsvindt tegen het einde van die termijn. Ieder der partijen is tot opzegging bevoegd. De opzegging dient bij aangetekende brief te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van 2 (twee) maanden.

48 Eventplan – Jillz Copa ArenA

2.

Zodra één der partijen een bericht van opzegging heeft bereikt, heeft deze het recht om van de tegenpartij te verlangen dat partijen met elkaar in overleg treden betreffende vernieuwing dan wel verlenging van de overeenkomst. Mochten partijen hieromtrent geen overeenstemming bereiken binnen 2 (twee) maanden nadat het bericht van opzegging een der partijen heeft bereikt, dan zal iedere partij vrij zijn een sponsorovereenkomst met een derde aan te gaan.

3. Vindt geen opzegging plaats dan loopt de overeenkomst telkens door voor de duur van één jaar (een volgend evenement), onder gelijkblijvende voorwaarden.

Artikel 3 (tussentijdse beëindiging): 1. Door ieder der partijen in geval de wederpartij failleert, surseance van betaling aanvraagt (heeft verkregen), dan wel ontbonden of geliquideerd wordt of een fusie aangaat.

2. Bij een tussentijdse beëindiging krachtens het eerste lid van dit artikel, dient een opzegtermijn in acht te worden genomen van tenminste 2 (twee) maanden. Opzegging dient te geschieden bij aangetekende brief onder vermelding van de redenen van tussentijdse beëindiging.

3. In geval van tussentijdse beëindiging als bedoeld in dit artikel vindt geen restitutie plaats van hetgeen krachtens deze overeenkomst is betaald of gepresteerd.

Artikel 4 (verplichtingen sponsor): 1. ……………………… verplicht zich tot betaling van een sponsorbedrag van €10.000,= per evenement. Dit sponsorbedrag dient ……………………… bij vooruitbetaling te voldoen per …………

2. ……………………… verplicht zich voorts tot de volgende prestaties: Het voor zijn rekening aanbrengen van het reclameopschrift op 160 inloopshirts voor de speelsters van de deelnemende landen.

Het beschikbaar stellen van 160 inloopshirts met reclameopschrift voor de speelsters van de deelnemende landen.

Het voor zijn rekening (laten) produceren en plaatsen van de reclameborden.

Artikel 5 (presentatie door Jillz Copa ArenA): Over de wijze van presentatie van de bedrijfsnaam van ……………………… zal Jillz Copa Arena steeds vooraf overleg met hen plegen.

Artikel 6 (onafhankelijkheid): ……………………… verklaart geen invloed te zullen uitoefenen op het beleid van Jillz Copa ArenA.

49 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Artikel 7 (wanprestatie): In geval van niet nakoming door een der partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na een in gebrekenstelling in rechte te vorderen, dat de overeenkomst zal worden ontbonden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen.

Artikel 8 (beëindiging): Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan om rechten, welke ieder aan deze overeenkomst kon ontlenen, op enigerlei wijze uit te oefenen.

Artikel 9 (algemeen): 1. Op de onderhavige overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

2. Van deze overeenkomst zal tussen partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken.

Aldus opgemaakt in tweevoud te ........ d.d. ................

Namens Jillz Copa ArenA

Namens ………………………

Björn Selier en Ward van der Wearden

................................ (naam)

Handtekening:

………………………………

……………………………

50 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Contract eetkraampjes, drinkkraampjes en overige kraampjes.

De ondergetekenden: Het bestuur van Jillz Copa Arena, vertegenwoordigd door Björn Selier en Ward van der Wearden en ………………………, vertegenwoordigd door ………………………………… zijn het volgende overeengekomen: Artikel 1 (aard en inhoud): ………………………… zal het bedrag van €2.000,= overmaken en als tegenprestatie mag ………………………… gedurende de duur van het evenement zijn/haar producten op ons terrein verkopen.

Als tegen prestatie voor dit bedrag krijgt ……………………… de hieronder genoemde communicatiemogelijkheden.

Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst begrepen: Het voeren van de bedrijfsnaam van ………………………, te weten op de:  Eigen kraam;  Overige (Bedrijfsnaam in de persruimte, enz.).

Het beschikbaar stellen van advertentieruimte aan ……………………… in het officieel orgaan (te weten binnenzijde of achterzijde omslag, middenpagina), of affiches, programmaboekjes, toegangsbewijzen, uitnodigingskaarten, etc. van Jillz Copa Arena.

Voor een bedrag van nog eens €2.000,= is het mogelijk een reclamebord langs het veld te kopen.

Artikel 2 (duur, beëindiging): 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 1 (één) jaar, dat betekend voor de organisatie van één evenement, ingaande op ……… en mitsdien eindigende op 2106-2011. De overeenkomst zal na het verstrijken van de overeengekomen periode niet van rechtswege eindigen. Hiertoe is vereist dat een opzegging plaatsvindt tegen het einde van die termijn. Ieder der partijen is tot opzegging bevoegd. De opzegging dient bij aangetekende brief te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van 2 (twee) maanden.

51 Eventplan – Jillz Copa ArenA

2. Zodra één der partijen een bericht van opzegging heeft bereikt, heeft deze het recht om van de tegenpartij te verlangen dat partijen met elkaar in overleg treden betreffende vernieuwing dan wel verlenging van de overeenkomst. Mochten partijen hieromtrent geen overeenstemming bereiken binnen 2 (twee) maanden nadat het bericht van opzegging een der partijen heeft bereikt, dan zal iedere partij vrij zijn een sponsorovereenkomst met een derde aan te gaan.

3. Vindt geen opzegging plaats dan loopt de overeenkomst telkens door voor de duur van één jaar (een volgend evenement), onder gelijkblijvende voorwaarden.

Artikel 3 (tussentijdse beëindiging): Tussentijdse beëindiging is niet mogelijk.

Artikel 4 (verplichtingen sponsor): 1. ……………………… verplicht zich tot betaling van een sponsorbedrag van €2.000,= per evenement. Dit sponsorbedrag dient ……………………… bij vooruitbetaling te voldoen per …………

2. ……………………… verplicht zich voorts tot de volgende prestaties: Het voor zijn rekening (laten) produceren en plaatsen van de reclameborden.

Het zelf verzorgen van de plaatsing van de kraam.

Het zelf verzorgen en betalen van het personeel voor de kraam.

Artikel 5 (presentatie door Jillz Copa ArenA): Over de wijze van presentatie van de bedrijfsnaam van ……………………… zal Jillz Copa Arena steeds vooraf overleg met hen plegen.

Artikel 6 (onafhankelijkheid): ……………………… verklaart geen invloed te zullen uitoefenen op het beleid van Jillz Copa ArenA. Artikel 7 (wanprestatie): In geval van niet nakoming door een der partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na een in gebrekenstelling in rechte te vorderen, dat de overeenkomst zal worden ontbonden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen.

52 Eventplan – Jillz Copa ArenA

Artikel 8 (beëindiging): Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan om rechten, welke ieder aan deze overeenkomst kon ontlenen, op enigerlei wijze uit te oefenen.

Artikel 9 (algemeen): 1. Op de onderhavige overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

2. Van deze overeenkomst zal tussen partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken.

Aldus opgemaakt in tweevoud te ........ d.d. ................

Namens Jillz Copa ArenA

Namens ………………………

Björn Selier en Ward van der Wearden

................................ (naam)

Handtekening:

………………………………

……………………………

53 Eventplan – Jillz Copa ArenA