Managing-Lawyer-Numero-10-2018-4 by Groupe Larcier

L’entrepreneur éthique – Der ethische unternehmer

managing lawyer

Trimestriel – octobre/novembre/décembre P921171 - Bureau de dépôt : 3000 Leuven MassPost

04.2018 | N.10

Éditeur responsable : Paul-Etienne Pimont, Rue Haute 139/6, 1000 Bruxelles

NUMÉRO SPÉCIAL - Le coworking

Interview

Le coworking, pourquoi, pour qui ?

GAZMALAW10

Coworking, warum, für wen?

Déontologie et coworking

@managinglawyer

Vidéoconférence Videokonferenz

Deontologie und Coworking

#ManagingLawyer

NOUVEAU Ne vous (pot-)pourrissez pas la vie…

Éditorial rédigé par Marie-Aude Beernaert et Jean-François van Drooghenbroeck

Civile ou pénale, la procédure a connu dernièrement d’importants changements. Le procès n’est plus ce qu’il était. D’octobre 2015 à mai 2018, pas moins de six « pots-pourris » l’ont transformé, bouleversé, reconfiguré. Afin de vous accompagner au mieux dans votre pratique professionnelle, nous vous proposons ici un recueil des principaux commentaires des fameuses lois dites « pots-pourris» parus dans les revues publiées sous la marque Larcier. Ce florilège vous permettra de vous y retrouver au quotidien dans les méandres des réformes et des contre-réformes actuelles. Édition 2018 – 300 p. – 29,00 €

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Sources de confiance

Interview

Alexandre Ponchon Co-Founder Silversquare — alexandre@silversquare.eu www.silversquare.eu

Fondé en 2008, Silversquare a été l’un des premiers espaces de coworking en Europe et le premier à Bruxelles. La société compte maintenant plusieurs milliers de mètres carrés d’espace de bureau à disposition des coworkers. Dans cette interview, l’un des cofondateurs de Silversquare explique son projet, sa vision et en quoi le coworking peut être très intéressant pour les avocats.

LE COWORKING, POURQUOI, POUR QUI ? INTERVIEW AVEC UN DES CO-FONDATEURS DE SILVERSQUARE Interview réalisée par Alexandre Cassart • Quelle est la genèse du projet Silversquare ? Mon associé (n.d.l.r. : Axel Kuborn) et moi (n.d.l.r. : Alexandre Ponchon) avons été actifs pendant plusieurs années dans différentes entreprises, puis nous avons souhaité lancer notre propre activité. En 2007, alors que mon associé était en phase d’analyse pour un projet de vente en ligne de textile, il s’est aperçu qu’il n’existait pas, sur Bruxelles, de solution de bureau adaptée à ses besoins et à ses contraintes. Il devait fixer ses rendez-vous dans des cafés, des restaurants, des lobbys d’hôtel… Pas très professionnel. Par hasard, il a lu un article dans le New York Times qui expliquait comment des écrivains américains se rassemblaient pour travailler dans de bonnes conditions. Ça a été le déclic ! En 2008, nous avons donc lancé ce qui s’appelle maintenant Silversquare Louise, soit un espace de 600 m2 sur l’avenue Louise. Même s’il est difficile d’avoir des informations précises sur ce qui se faisait à l’époque, nous étions sans doute

les premiers en Belgique et à Bruxelles, et parmi les premiers en Europe.

• Et quelle est la situation actuelle ? Aujourd’hui, 10 ans plus tard, nous avons ouvert 15.200 m2 dans cinq espaces différents. Quatre à Bruxelles et un à Luxembourg Ville. Et nous avons des projets d’expansion sur tout le territoire belge.

• Comment déﬁnirais-tu le coworking ? Par rapport à un business center ou à un immeuble de bureau classique par exemple ? Le coworking est très naturel mais, en même temps, entraîne une manière différente de concevoir le travail et de faire de l’immobilier de bureau. Les entreprises dans des immeubles de bureaux classiques, cloisonnés, avec des espaces qui ne sont généralement pas très beaux, ne facilitent pas les rencontres. Les interactions sont difficiles au sein de l’espace mais également avec l’extérieur. N.10 | 04.2018 | managing lawyer | 1

Interview

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Avant tout, le coworking doit être un espace de travail efﬁcace.

Notre vision du coworking est d’allier du hardware – l’espace de travail – avec du software – la communauté – et de créer un véritable hub professionnel.

• Hardware et software, voilà une terminologie informatique qui tranche avec le secteur immobilier classique Oui, c’est une image bien sûr. Ce que je veux dire c’est que ce que le coworking propose va plus loin que l’immobilier de bureau classique, le simplifie et le flexibilise. Quand je parle de hardware, je vise l’espace de travail en lui-même. Et par rapport à de l’immobilier classique, il est plus simple et moins cher. L’investissement de départ est nul puisque les bureaux sont déjà aménagés et équipés. Tout est prêt à l’emploi. Il n’y a pas de durée minimale de contrat et l’espace est très flexible : l’équipe s’agrandit, on ajoute des bureaux. Le business va moins bien, on passe à une formule plus réduite. L’équipe du coworking s’occupe de l’office management et les coworkers peuvent se concentrer sur leur métier plutôt que de perdre du temps à gérer les pannes d’imprimante, les fuites d’eau, le nettoyage, etc. Vous décidez de rentrer dans un espace de coworking, en trois minutes vous êtes connectés et prêts à travailler. À la fin du mois, vous recevez une seule facture. Le bureau devient un service facile à budgétiser, plutôt qu’un investissement un peu opaque, avec des frais répartis dans dix factures et deux avertissements-extraits de rôle… Au-delà de ce hardware, vient ensuite le software, c’est-à-dire l’esprit insufflé au coworking par l’équipe d’animation. Non seulement nous nous occupons de l’office management, mais nous sommes là au quotidien pour gérer l’animation des lieux, s’occuper de l’accueil, faciliter les connexions et les mises en contact entre 2 | managing lawyer | 04.2018 | N.10

coworkers. Cela forme ce que nous appelons l’open incubator.

• Open incubator ? Peux-tu nous en dire plus ? Nous ne sommes pas un incubateur classique qui vise à faire éclore des entreprises, mais nous proposons des animations qui vont dans le même sens, organisées autour de quatre piliers : l’inspiration, l’apprentissage, le networking et l’aide. Par exemple pour l’inspiration, nous organisons différentes conférences. Nous avons eu Pierre Marcolini, le chocolatier, et nous allons recevoir Oussama Ammar (n.d.l.r. : associé fondateur de The Family, un incubateur de startup, et gourou français de la tech) ainsi que Fréderic Lenoir, le philosophe français. Nous organisons également des ateliers permettant d’apprendre de nouvelles compétences ainsi que des événements de networking. Enfin, en ce qui concerne l’aide, nous recueillons souvent des demandes ou des questions des coworkers. Nous proposons alors de les mettre en contact avec d’autres membres de la communauté qui sont susceptibles d’apporter une réponse ou d’accélérer une solution. Dans le même ordre d’idées, nous organisons des tables rondes entrepreneuriales qui permettent aux participants de confronter leurs idées et difficultés. En tout, cela représente plus de 300 événements par an. Nous souhaitons que le coworking devienne un hub professionnel qui sera générateur de valeur.

• Est-ce que cette animation ne perturbe pas le travail, qui nécessite un certain calme ? Avant tout, le coworking doit être un espace de travail efficace. C’est un point crucial pour nous, que nous mettons tout en haut de nos priorités. Sinon, les gens s’en iraient.

Les espaces sont conçus pour favoriser ce travail efficace. Le choix des matériaux, du mobilier, la division de l’espace… Avec la taille atteinte à ce jour, nous pouvons proposer une typologie d’espaces très diversifiés, permettant à chacun de trouver le lieu adapté à son travail. Même au départ, lorsque nous ne pouvions proposer que du Flex, nous avions compris que les gens préféraient travailler dans des espaces plus confinés et calmes. À présent, vous pouvez travailler dans des bureaux privatifs, semi-privatifs connectés sur l’espace de coworking, dans un open-space, dans des alcôves, des salles de réunion (petite, grande, moyenne, classique, salon…). Nous disposons de cockpits pour téléphoner, de boardroom, etc.

• Quand on pense coworking, on pense à des créatifs, des startups… pas nécessairement à des professions « classiques » comme avocats, architectes, etc. Pourtant nous comptons à peu près 25 avocats et une boîte de consultance en propriété intellectuelle…

• Ha oui ? Et comment sont gérés les aspects de conﬁdentialité ? Ce n’est pas réellement un problème je pense. Il est tout à fait possible d’avoir des bureaux fermés et sécurisés tout en étant connecté sur l’espace commun et bénéficier des autres avantages. Les consultants en propriété intellectuelle sont dans des bureaux fermés par exemple, mais complètement vitrés. Je suppose qu’ils font juste attention à ne pas mettre leurs écrans face à la fenêtre lorsqu’ils travaillent sur des dossiers sensibles. De manière générale, si le coworking était peut-être au départ plus axé sur les freelances

Interview

créatifs et les entrepreneurs en phase de transition, je pense que toutes les professions peuvent adopter – et s’adapter – à cette manière de travailler. Et quelle qu’en soit la taille. Nous comptons désormais plusieurs PME d’une trentaine de personnes, comme Club Med Benelux par exemple. Y compris dans des secteurs comme la finance ou la planification patrimoniale.

À ce sujet, c’est peut-être un bel exemple pour les avocats. Cette boîte de planification patrimoniale était située dans une belle maison de maître bruxelloise. Lorsque les associés ont décidé de quitter les lieux pour s’installer chez nous, il y avait beaucoup de craintes : est-ce que les clients vont apprécier les nouveaux locaux, les employés se plaire, etc. Je pense que le retour d’expérience est très positif pour

eux et que tout le monde s’y est fait sans difficulté. En conclusion, je dirais qu’on est tous quelque part des coworkers : on a tous besoin d’un endroit pour travailler efficacement, d’établir un réseau, d’apprendre en permanence et parfois besoin d’aide. Tout le monde peut apporter quelque chose à la communauté et y trouver ce qu’il souhaite.

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Déontologie

LE COWORKING À L’ÉPREUVE DE LA DÉONTOLOGIE

Xavier Van Gils

Die Kooperation (das Coworking“) stellt die ” Grundsätze unserer Berufsethik auf die Probe“ ” Die Idee, in einem „offenen“ Raum zu arbeiten, in dem verschiedene

Avocat Vice-Président Avocats.be — xaviervangils@skynet.be

Berufe zusammenkommen,soansehnlichdiesauchseinmag,verstößtjedoch„grundsätzlich“ gegen unsere ethischen Regeln und insbesondere gegen das Berufsgeheimnis.

L’idée de travailler dans un espace ouvert dans lequel se côtoient différentes professions, aussi respectables soient-elles, heurte, a priori, nos règles déontologiques et plus particulièrement celle du secret professionnel. Comment puis-je imaginer recevoir un client dans un espace ouvert à tous ou recevoir un appel téléphonique entre un concepteur de site internet et un publicitaire ? C’est, a priori toujours, impossible. Et pourtant ! Deux éléments essentiels de notre déontologie, qui font partie de l’essence même de notre profession, doivent être mis à l’épreuve du coworking : le secret professionnel et le conflit d’intérêts.

Wie kann ich mir das vorstellen, einen Kunden an einem für jeden öffentlichen Ort zu empfangen oder einen Anruf zwischen einem Web-Designer und einem Werbeinserenten zu tätigen oder anzunehmen? Grundsätzlich ist das unmöglich. Aber dennoch! Zwei wesentliche Elemente unserer Berufsethik, die zum Wesentlichen unseres Berufes gehören, müssen und werden durch die Kooperation, „Coworking“ auf die Probe gestellt werden: das Berufsgeheimnis und der Interessenkonflikt. I. Le secret professionnel Définir le secret professionnel est malaisé. Reprenons le Code de déontologie des avocats de la Communauté européenne : « 2.3.1. Il est de la nature même de la mission d’un avocat qu’il soit dépositaire des secrets de son client et destinataire de communications confidentielles. Sans la garantie de la confidence, il ne peut y avoir de confiance. Le secret professionnel est donc reconnu comme droit et devoir fondamental et primordial de l’avocat. L’obligation de l’avocat relative au secret professionnel sert les intérêts de l’administration

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de la justice comme ceux du client. Elle doit par conséquent bénéficier d’une protection spéciale de l’État. 2.3.2. L’avocat doit respecter le secret de toute information confidentielle dont il a connaissance dans le cadre de son activité professionnelle. 2.3.3. Cette obligation au secret n’est pas limitée dans le temps. 2.3.4. L’avocat fait respecter le secret professionnel par les membres de son personnel et par toute personne qui coopère avec lui dans son activité professionnelle ».

Déontologie

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Le métier change ; l’avocat reçoit moins son client ; il communique par mail ou par vidéoconférence ; l’avocat se déplace chez son client.

La déclaration se poursuit en ces termes : « Il est de la nature même de la mission de l’avocat qu’il soit destinataire de communications confidentielles. Sans la garantie de confidentialité, il ne peut y avoir de confiance. Le secret professionnel est donc reconnu comme droit et devoir fondamental et primordial de l’avocat ». C’est en ce sens que nous pouvons soutenir que, en certains cas, le nom du client est lui-même couvert par le secret professionnel ! La problématique du coworking et du secret professionnel peut sans doute se régler plus facilement dans le cadre d’un espace de coworking uniquement dédié à la profession. Cela semble une évidence et pourtant cela ne permet pas pour autant de partager toutes les informations que nous détenons. Pour rappel, « la théorie du secret partagé (ou secret collectif) permet à l’avocat de partager les secrets qu’il a reçus avec ses collaborateurs,

associés, stagiaires (qui ont aussi la qualité d’avocat) et secrétaires, dans la mesure où le partage du secret est nécessaire à l’exercice de leur mission »2. Un avocat ne peut donc communiquer des informations confidentielles que si elles sont utiles à sa mission et à celle de ce dernier. C’est une notion qu’on oublie trop souvent en évoquant le secret partagé.

vidéoconférence ; l’avocat se déplace chez son client. Mais l’avocat reçoit également au palais de justice. Pourquoi dès lors ne pourraitil recevoir dans un espace de coworking à la condition absolue de le faire dans un espace privatisé qui ne laisse aucune possibilité d’entendre les termes des échanges entre l’avocat et son client ?

Il n’en reste pas moins vrai que l’exercice de la profession d’avocat dans le cadre d’un espace de coworking réservé à la profession permet une garantie complémentaire du respect du secret professionnel.

Une nouvelle fois, c’est à l’analyse de la réalité concrète du terrain qu’il faudra l’envisager. D’une part, il faudra, en toutes circonstances, que la disposition des lieux permette cet entretien secret entre l’avocat et son client. D’autre part, il est évident que certains clients, dans certaines matières, ne désireront pas être simplement vus se rendant chez un avocat. Un homme public ne se rendra jamais dans un espace de coworking pluridisciplinaire pour rencontrer un avocat spécialiste de la planification successorale, du divorce ou de droit pénal financier. Il souhaitera toujours une discrétion quant à sa démarche elle-même en dehors de ce qui se partage.

En est-il autrement si l’espace de coworking est ouvert à d’autres professions ? L’avocat travaillant dans un tel espace devra se montrer extrêmement prudent dans le traitement de ses dossiers dans un tel espace. Il doit bien entendu veiller par tous les moyens à respecter le secret professionnel. Dans un espace de coworking, il y a des espaces qui peuvent être plus facilement privatisés pour un temps. C’est même indispensable pour l’usage du téléphone. À défaut, le travail en commun deviendrait ingérable. Quant à l’étalement des dossiers, il faut sans doute concevoir une approche nouvelle du travail dans une perspective paperless. Dans un tel cas, la gestion de la confidentialité est nettement plus aisée. Mais, outre cela, imagine-t on recevoir un client dans un espace de coworking ? ‑

Comme l’a rappelé le CCBE dans une déclaration du 15 septembre 2017 : « Contrairement à une idée généralement répandue, le secret professionnel n’est pas là pour protéger les avocats mais au contraire pour protéger leurs clients, exclusivement. Qu’on s’en explique : quand il pousse la porte d’un cabinet d’avocats, le client doit être sûr de pouvoir tout dire, tout révéler à son conseil. Car c’est à cette condition que l’avocat pourra le conseiller ou le représenter au mieux. Il est impossible pour l’avocat de fournir de tels conseils ou une telle représentation si le client, par crainte d’une trahison possible de cette confidentialité, s’abstient de communiquer certaines informations à son avocat »1.

Le métier change ; l’avocat reçoit moins son client ; il communique par mail ou par

Le secret professionnel n’est donc pas, a priori, en danger parce qu’un avocat travaille en coworking. Il doit par contre veiller à tout mettre en œuvre pour préserver ce secret et cela peut s’avérer difficile, voire impossible dans certains cas. Comme ultime exemple, il y a l’éventuel problème de l’imprimante partagée. Si, lorsque je commande une impression, je dois me rendre ensuite dans un local au bout du bâtiment pour récupérer les documents déjà imprimés, cela ne va pas. Il faut, à tout le moins, que ce soit au moment où je me trouve face à l’imprimante que je puisse lancer l’impression. Ce sont des

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1 http://www.ccbe.eu/ﬁleadmin/speciality_distribution/public/documents/DEONTOLOGY/DEON_Postion_Papers/FR_DEON_20170915_Statement-on-professional-secrecy_LPP.pdf. 2 P. Henry, Le secret professionnel de l’avocat, notes à l’attention des étudiants du Centre de Formation professionnelle des barreaux de Liège, Verviers, Huy et Eupen, 2017 2018, p. 12, point 2.4.

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Déontologie

questions pratiques auxquelles l’avocat devra être excessivement attentif.

II. La prévention des conflits d’intérêts L’avocat est tenu du devoir de la prévention des conflits d’intérêts. C’est ce que rappelle l’article 1.2 du Code de déontologie de l’avocat. Ce principe est une des richesses et des spécificités de notre profession. Une règle stricte de prévention des conflits d’intérêts n’existe pas chez les huissiers, chez les notaires, chez les professionnels du chiffre, etc. De manière générale, une personne qui a des intérêts privés contradictoires avec ceux qu’elle est chargée de défendre professionnellement est en situation de conflit d’intérêts. Le conflit d’intérêts est parfois ressenti comme synonyme de magouille ou de corruption. Il ne s’accorde pas avec la confiance. Dans la vie publique et politique, il est considéré comme une déviance de nature à discréditer les fondements du régime démocratique, sachant que la confiance du citoyen dans l’État et dans la probité de ses représentants et serviteurs est la base du système. Pour les avocats, il serait tout simplement incompréhensible qu’une personne confie la défense de ses intérêts à un avocat qui défend les intérêts de la partie adverse. C’est une évidence. La prévention des conflits d’intérêts est donc un pilier de notre profession. Un autre principe fondamental se trouve à l’article 4.16 du Code de déontologie de l’avocat : « Les avocats exerçant leurs activités en utilisant la même organisation ou structure matérielle telle l’accès commun des locaux, ou dont le nom figure sur un même papier à entête, sont soumis entre eux aux mêmes règles de conflit d’intérêts et d’incompatibilités que l’avocat exerçant individuellement sa profession ». 6 | managing lawyer | 04.2018 | N.10

Cette règle veut que lorsque l’avocat exerce ses activités professionnelles en groupe, le conflit d’intérêts qui l’affecte est réputé affecter les autres membres du groupe de la même manière. La solution préconisée est classique et se retrouve aussi à l’étranger (aux États-Unis entre autres). Dans le cadre d’un coworking, le nom des différents avocats membres du coworking ne se trouve pas nécessairement sur le même papier à entête (pour autant qu’on utilise encore un tel papier !). Pourtant, ils utilisent une même structure matérielle comme l’accès en commun des locaux. Il faut donc en déduire que, a priori, le client d’un avocat qui travaille dans le cadre d’un coworking ne pourra être opposé au client d’un autre avocat travaillant dans le même coworking. Et cela vaut pour toutes les problématiques de conflits d’intérêts visées aux articles 5.40 et suivants du Code de déontologie (clients et anciens clients, …). Le problème sera relativement simple pour l’avocat qui reçoit un client qui lui donne une citation sur laquelle apparaît le nom d’un confrère du même espace de coworking. Il devra bien entendu immédiatement refuser de défendre la cause.

contrôle. Il ne suffit donc pas de vérifier une fois pour toutes, les causes de conflits pouvant survenir en cours de dossier. Le meilleur système de vérification reste évidemment la base de données commune des intervenants dans un cabinet. Or, un tel système va à l’encontre du principe du coworking qui est un lieu où chacun exerce sa profession de manière indépendante et non dans le cadre d’un programme partagé ! Mais il semble bien que, lors de leur adoption, les règles relatives au conflit d’intérêts aient quelque peu rencontré cette problématique spécifique au coworking. En effet, l’article 5.48 du Code de déontologie qui traite du conflit d’intérêts précise : « Les avocats exerçant leurs activités en commun ou dont la communication vers le public les fait apparaître comme exerçant leurs activités en commun sont soumis entre eux aux mêmes règles de conflit d’intérêts et d’incompatibilité que l’avocat exerçant individuellement sa profession. Il en est de même pour les avocats exerçant leurs activités en utilisant la même organisation ou structure matérielle, telle que l’usage en commun de locaux ».

Mais c’est rarement aussi simple dans la réalité. C’est pourquoi le Code de déontologie se montre très précis dans la prévention mise en place : « L’avocat se dote de procédures internes, adaptées à la taille de son cabinet, propres à identifier, lorsqu’il entre en relation avec un nouveau client, l’existence éventuelle d’un conflit d’intérêts avec un client existant ou ancien. L’avocat évalue le risque de conflit d’intérêts à tout moment » (article 5.41).

En précisant « à moins que leurs clients ne puissent pas raisonnablement en déduire qu’ils exercent leur profession en commun et que l’étanchéité entre leurs dossiers respectifs soit assurée », notre Code de déontologie laisse donc une porte ouverte à une interprétation moins restrictive de la règle générale. Dans les espaces de coworking, il ne fait normalement aucun doute que les différentes personnes qui y travaillent n’exercent pas leur profession en commun.

C’est en fait la règle générale rappelée ci-dessus de l’article 1.2 du Code de déontologie mais avec un rappel de l’obligation de permanence de ce

Il faudra sans doute clarifier ce point de déontologie dans le cadre d’une révision de nos règles. Mais il faut en garder les principes.

Déontologie

Contrairement au secret professionnel, c’est sans doute dans les espaces de coworking dédiés uniquement aux avocats que cette apparence d’absence d’exercice en commun de la profession est la moins claire.

III. L’indépendance Et l’indépendance de l’avocat, autre élément essentiel de notre déontologie ? Contrairement à ce que soutient une décision de la justice genevoise1, l’indépendance de l’avocat ne peut être mise à mal par le coworking. Ce n’est pas parce que l’on indique

comme adresse professionnelle un espace de coworking que l’on dépend exagérément des services de la société qui gère ce coworking. Nous dépendons beaucoup plus de notre fournisseur de services informatiques que d’un « bailleur » qui rend une série de services. L’argument de la justice genevoise ne semble pas convaincant.

Conclusion Notre société évolue ; notre profession doit également évoluer. Pour autant qu’il respecte les principes fondamentaux de notre déontologie, l’indépendance, le secret professionnel et

la prévention des conflits d’intérêts, le travail en coworking doit être autorisé, voire favorisé dès lors qu’il permettra parfois un meilleur service à un client. Comme souvent, une fois les principes rappelés, il faut les analyser à la lumière de la pratique pour qu’ils soient appliqués. Si, a priori, rien n’empêche donc le travail d’un avocat dans le cadre d’un espace de coworking, il devra toujours être particulièrement attentif au respect du secret professionnel et de la prévention de tout conflit d’intérêts.

1 https://www.fer-ge.ch/web/fer-ge/-/un-mode-de-travail-bloque-par-la-justice.

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Staff

François Hurdebise Chargé de mission Groupement d’employeurs — fh@ccilvn.be https://twitter.com/ ccilvn CCI Liège Verviers Namur

Peuconnu,legroupementd'employeurs permet à des entreprises, indépendants, associations, communes, professions libérales... de s'associer pour partager l'occupation d'un(de) travailleur(s) dont chacun n'a besoin qu'à temps partiel (1 ou 2 jours/semaine/mois, ou des travailleurs saisonniers).

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OCCUPER UN EMPLOYÉ UN OU DEUX JOURS SEMAINE, C’EST POSSIBLE ! Beschäftigen Sie einen Angestellten ein oder zwei Tage pro Woche, das ist möglich! Wenig bekannt ist der Zusammenschluss von Arbeitgebern, die es Unternehmen, Selbstständigen, unabhängigen Vereinigungen, Gemeinden, liberalen Berufen,… ermöglichen, sich zusammenzuschließen um sich einen oder mehrere Arbeitnehmer zu teilen, von dem jeder eigentlich nur eine Teilzeitkraft braucht (1 oder 2 Tage / Woche / Monat oder Saisonarbeiter). Le groupement d'employeurs (GE) engage les travailleurs et les met à disposition de ses membres qui ont autorité sur eux lorsqu'ils travaillent pour ceux-ci.

Du côté du travailleur, l’offre est également intéressante puisqu’il s’agit principalement de CDI et que le travail est particulièrement varié vu la diversité des lieux d’exécution.

Les avantages sont multiples aussi bien pour l’entreprise que pour le travailleur.

En Belgique, le groupement d’employeurs reste cependant, encore, étonnamment, peu connu. On en recense une trentaine réunissant une centaine de travailleurs. On est donc loin des chiffres de nos voisins français où ce dispositif rassemble plus de 40.000 travailleurs.

En effet, l’entreprise bénéficie d’un travailleur fidélisé puisque celui-ci est engagé la plupart du temps en CDI avec le groupement d’employeurs. De plus, la formule est particulièrement flexible puisqu’il est possible de s’échanger des jours d’occupation entre les entités qui mutualisent cet engagement. Le travail administratif est lui aussi totalement facilité puisque les gérants du groupement s’occupent de tout et envoie juste une facture par mois aux utilisateurs. Les investissements en formation, recrutement… sont aussi amortis, puisque, contrairement à l’intérim, il s’agit d’une logique de long terme car le travailleur est engagé la plupart du temps en CDI.

Une explication de ce lent démarrage en Belgique est peut-être due à la loi initiale de 2000 qui obligeait certaines conditions qui freinaient le développement : obligation d’engager des demandeurs d’emploi de longue durée, obligation d’engager en CDI temps plein… La loi a été modifiée en 2014 et n’oblige plus l’engagement de ce public cible. De plus, il est possible d’engager à temps partiel (minimum

Staff

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En Belgique, le groupement d’employeurs reste cependant, encore, étonnamment, peu connu.

19 h/semaine) ce qui permet de plus rapidement procéder à un recrutement. La Chambre de Commerce Liège-Verviers-Namur a créé en 2010 un groupement d’employeurs nommé Jobardent. Celui-ci compte actuellement dix travailleurs : cinq infographistes, deux secrétaires et trois IT Manager. Les demandes d’entreprises affluent de plus en plus et la CCI considère ce projet comme correspondant parfaitement à son devoir de mise en réseau d’entreprises. Le groupement d’employeurs entre parfaitement dans la définition de la « flexécurité » qui caractérise le marché de l’emploi avec cette recherche permanente de flexibilité et de sécurité aussi bien pour l’employé que pour l’employeur. Sans révolutionner le monde du travail, les groupements d’employeurs s’imposent progressivement comme une solution avec laquelle il faudra compter dans le futur en Belgique.

– Notre conseil Si vous souhaitez occuper un profil mais n’avez pas les moyens financiers ou la charge de travail pour engager quelqu’un, n’hésitez pas à contacter la CCILVN. Signaler un besoin ne coûte rien mais cela permet de répertorier les diverses demandes et de mettre en place un « noyau » pour engager un profil adapté.

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Profession

Alexandre Cassart Avocat, Secrétaire de rédaction de Managing Lawyer — @acassart

Le bootstrapping est une technique d’organisation consistant à démarrer une activité avec un minimum de moyens. Très utilisée par les startups, cette technique peut-elle être employée par les avocats ?

SE LANCER COMME AVOCAT : UTILISER LE BOOTSTRAPPING POUR RÉDUIRE LES COÛTS Als Anwalt beginnen: Bootstrapping verwenden um die Kosten zu begrenzen? Unter Bootstrapping versteht man eine Finanzierungs- und Organisationsart der Unternehmensgründung, die gänzlich ohne externe Finanzierung funktioniert und die Gründung mit einem Minimum an Ressourcen ermöglicht. Kann diese von Unternehmensgründern sehr gefragte und umgesetzte Technik auch von Anwälten angewandt werden? Demandez à n’importe quel quidam de vous décrire un avocat et son cabinet. Si vous interrogez un fan de série, il décrira peut-être un corner office dans une tour new-yorkaise ou des toilettes unisexes. Mais le plus probable est qu’on vous décrive une maison de maître, un bureau sombre et une grande bibliothèque pleine d’ouvrages reliés de cuir.

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J’aimerais vous dire que ce fantasme de la profession a vécu, mais les plaques de cuivre accrochées aux façades des maisons de maître démontrent encore le contraire. Néanmoins, l’idée que se lancer seul dans la profession est coûteux et nécessite obligatoirement un bureau pour recevoir des clients et une photocopieuse persiste. Ne parle-t on d’ailleurs pas « d’association de photocopieuse » pour qualifier certaines associations de frais ? Ajoutons à cela que nous estimons encore qu’un certain prestige est nécessaire pour convaincre les 10 | managing lawyer | 04.2018 | N.10

clients. Ce qui nécessiterait de beaux locaux, une belle voiture, des costumes, etc. Une bibliothèque fournie serait également indispensable, ainsi qu’un accès à des bases de données. Pourtant, un avocat peut se contenter d’un cerveau en état en marche et de quelques outils pour exercer sa profession. Nul matériau à mettre en œuvre, nul besoin d’une multitude de machines, de bâtiment de prestige… pour rédiger des conclusions, donner des avis ou plaider. La profession d’avocat est idéale pour le bootstrapping. Ce concept à la mode parmi les startups consiste à lancer une activité avec peu ou pas de moyen. La logique économique est claire : limiter l’investissement de départ permet de réduire les risques d’échec, de tester rapidement les possibilités de l’activité et d’augmenter la marge lorsque les premiers clients rentrent.

Profession

Dans cet article, nous allons démontrer qu’il est possible de démarrer et d’exercer efficacement une activité d’avocat à moindre coût au sortir de son stage.

I. Préalable : quel type d’avocat êtes-vous ? Avant de déterminer ce dont vous avez besoin pour travailler, vous devez d’abord déterminer quel type d’avocat vous êtes ou vous voulez devenir. Un pénaliste passant ses matinées au palais, ses après-midis en rendez-vous et ses soirées à la prison n’aura pas les mêmes besoins qu’un avocat DPD ne rencontrant ses clients que chez eux ou par vidéoconférence. Interrogez-vous également sur vos clients. Viennent-ils en rendez-vous, ou vous déplacezvous chez eux ? Vous appellent-ils souvent ou communiquent-ils plutôt par courriel ?

II. Les outils indispensables Outre le cerveau mentionné ci-dessus, les outils indispensables pour exercer la profession à l’heure actuelle me semblent être : un endroit pour travailler, un ordinateur, une connexion internet, une adresse email, un téléphone et un numéro de téléphone. a. Un endroit pour travailler : à domicile ou en coworking Avoir un cabinet est toujours une nécessité, tant légale que déontologique. Pour autant que le Conseil de l’Ordre local soit souple, de nombreuses solutions existent néanmoins pour limiter les coûts liés à l’immobilier. La formule la moins coûteuse reste de travailler de chez soi. Moyennant un peu d’imagination

et d’organisation, une pièce, voire un coin de pièce, peut être aménagée en bureau. Si vous souhaitez recevoir des clients chez vous mais que vous ne pouvez pas y consacrer une pièce séparée, quelques paravents et rideaux suffisent à cacher les jouets des enfants ou la cuisine. Il est également possible de fixer les rendez-vous à ses clients à d’autres endroits. Au palais de justice conformément à une pratique ancienne, même si l’on peut s’interroger sur le fait que cela garantisse suffisamment le secret professionnel, mais pourquoi ne pas réfléchir à tenir des rendez-vous dans des salles de réunion mises en location ? Il est tout à fait possible de louer des salles de réunion entre 50 et 75 EUR la demi-journée. Pour autant que les règles déontologiques en matière de secret professionnel et de dignité de la profession soient respectées bien sûr, il devrait également être envisageable d’organiser des rendez-vous dans des bâtiments gérés par des associations (maisons médicales, salles paroissiales…). Coût du travail chez soi : coût fixe de 250 EUR d’aménagement complémentaire éventuel Travailler de chez soi ne sied pas à tout le monde. L’homme est un animal social après tout et la solitude de sa demeure peut être angoissante. Par ailleurs certains résistent mal aux trois ennemis du travail à domicile : le lit, le frigo et la télévision. Les formules de coworking sont dès lors particulièrement séduisantes. Nul besoin de lourds investissements dans un immeuble, ni de se lier par un bail de longue durée. Moyennant un montant mensuel qui peut varier entre 100 et 500 EUR par mois selon les formules, il est possible d’accéder à des locaux qui sont généralement de qualité, meublés, dotés de connexion internet et de salles de réunion pour tenir les rendez-vous. Sauf si vous

1 Sur les implications déontologiques du recours au coworking, voy. l’article de X. Van Gils dans ce numéro, pp. 4-7.

optez pour des espaces de coworking réservés aux avocats, vous rencontrerez également d’autres professionnels qui pourraient devenir vos clients, vos fournisseurs, voire vos amis. Évidemment, le travail en coworking nécessite une certaine organisation. Si vous ne disposez pas d’un espace séparé – possible dans certaines configurations de coworking –, le fond sonore peut être dérangeant. Soyez attentif à ce facteur lorsque vous visitez. Des ambiances loft avec de longs murs nus en béton sont très agréables mais réfléchissent le moindre son. Privilégiez les panneaux anti-bruit, les mobiliers absorbants et les plantes vertes. Investissez dans de bons écouteurs avec réduction active de bruit. Et soyez discret par égard pour vos coworkers. L’espace de coworking exige une pratique paperless. En effet, impossible de déplacer des montagnes de papier à travers l’open space, ou de laisser ouvert un dossier sur son bureau en partant. Cela implique une discipline particulière. Digitaliser les documents entrants, ne pas laisser d’impressions dans le bac de l’imprimante, classer directement les dossiers dans des endroits ad hoc, etc. Tant par souci de confidentialité que pour ne pas ennuyer les coworkers, les appels téléphoniques sensibles devraient être passés dans des salles à part et pas en plein milieu de l’open office, etc.1. Certains espaces réutilisent de vieilles cabines téléphoniques rétro à cet effet, l’ambiance est garantie ! Coût de l’espace de coworking : entre 100 et 500 EUR HTVA par mois selon les formules + 300 EUR HTVA pour des bons écouteurs réducteurs de bruit.

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Profession

pourra également gérer les emails). Vous pourrez ensuite aisément paramétrer votre logiciel de messagerie et votre smartphone pour recevoir et envoyer vos emails.

b. Un ordinateur N’en déplaise à certains, les conclusions ne se rédigent pas à la plume d’oie et les lois se modifient plus vite qu’elles ne s’impriment : un ordinateur est indispensable. Je dis bien un ordinateur, pas une tablette. Malgré les avancées de ces dernières, l’ordinateur, avec un clavier et une souris, permet encore bien plus de choses. La tablette peut s’avérer très utile et s’intégrer parfaitement dans des workflows précis, mais cela nécessite une organisation tout à fait propre. Dans le cadre de cet article généraliste, l’ordinateur est à favoriser. L’ordinateur portable est devenu la norme. Les performances, dès l’entrée de gamme, sont tout à fait satisfaisantes pour une utilisation bureautique. S’agissant d’un outil de travail quotidien, la qualité n’est toutefois pas à négliger. Coût d’un bon ordinateur portable : de 750 à 1.500 EUR HTVA Pour être utile, l’ordinateur doit être équipé d’une suite bureautique, notamment d’un traitement de texte, d’un logiciel de messagerie et d’un tableur. Dans le milieu professionnel, la suite Office est difficile à éviter si l’on veut utiliser un logiciel métier, un seul d’entre eux, à notre connaissance, ne l’exigeant pas. Office365, la suite en ligne, est probablement un bon choix pour qui veut privilégier la mobilité. Avec toutefois les risques inhérents à l’usage du cloud. La suite Libre Office, gratuite et open source, sinon conviendra 12 | managing lawyer | 04.2018 | N.10

très bien. Les ordinateurs Apple permettent d’utiliser la suite bureautique d’Apple, qui est très satisfaisante également. L’incompatibilité des formats peut toutefois poser des difficultés lors des échanges avec les clients. Un bon anti-virus ainsi qu’une solution de backup externalisée sont également indispensables. La sauvegarde peut se faire sur un NAS, une sorte de disque dur externe raccordé au réseau, ou les fichiers peuvent être placés dans le cloud, via une formule comme Dropbox, ou OneDrive (Office365)1, et ce pour une dizaine d’euros par mois. Coût d’un anti-virus de qualité : 50 EUR HTVA (Coût d’une licence Office 365 : 10,50 EUR/mois HTVA) Coût d’une solution de backup externalisé (NAS) : entre 100 et 500 EUR HTVA c. Une adresse email Une adresse email est indispensable à l’heure actuelle. Vous pouvez évidemment utiliser celle fournie par avocat.be. Elle suffit amplement et est parlante pour vos clients. Mais si vous souhaitez développer votre propre marque, il est très simple et peu coûteux de vous doter d’une adresse email professionnelle sécurisée. Il vous suffit généralement de réserver un nom de domaine personnalisé (ce qui vous permettra également de développer un site web, cfr infra) et une formule email associée auprès d’un fournisseur reconnu, comme OVH (selon les cas, votre suite bureautique, comme Office365,

Coût d’une adresse email personnalisée (.be) : 12 EUR/an HTVA Coût d’un serveur de messagerie en ligne : 36 EUR/an HTVA d. Un téléphone et un numéro de téléphone Vous disposez déjà d’un smartphone. Le tour est joué. Si vous ne souhaitez pas que vos clients disposent de votre numéro personnel, différents services existent qui permettent de créer un numéro fixe annuaire, qui transfèrent automatiquement les appels vers votre portable, ou qui sonnent dans une application sur votre smartphone. Certains portables supportent également le dualsim, qui permet d’être équipé de deux cartes SIM et donc de deux numéros en même temps. En attendant la carte SIM virtuelle, qui existe déjà mais dont le déploiement en Belgique se fait attendre, à défaut de volonté des fournisseurs. e. Une présence sur Internet À l’heure actuelle, il est indispensable de se doter d’une présence sur Internet. Que ce soit pour attirer des clients ou simplement pour qu’un futur client à qui vous avez été conseillé trouve vos coordonnées. Je dis bien une présence, pas nécessairement un site web. Les pages Facebook, profils Linkedin ou Twitter, pages Google MyBusiness sont gratuits, faciles à mettre en place même par les plus technophobes et peuvent suffire à vous créer une existence sur la toile à moindre coût. Vous disposerez rapidement d’outils vous permettant de communiquer avec

Profession

vos clients potentiels et pourrez fournir, sur les plateformes qu’ils utilisent, des informations sur votre expertise.

en ligne comme Wix ou SquareSpace vous permettent de créer un site web en agençant ses composantes par « glisser-déposer ».

Coût d’une page Facebook ou similaire : gratuit

Un site web et une présence sur des plateformes et/ou des réseaux sociaux ne doivent pas être vus comme des investissements antagonistes. Ce n’est pas l’un ou l’autre, mais bien l’un et l’autre. Le travail de front sur ces différents médias vous permettra de créer une image de marque et d’améliorer votre référencement dans les résultats de recherche.

Bien qu’en légère perte de vitesse, un site web reste toutefois un outil important de communication. Il permet de fournir de l’information, des actualités ainsi que des services annexes, comme la vente en ligne de documents ou l’accès à un extranet sécurisé. La création d’un site web de qualité est une opération qui peut s’avérer onéreuse si vous travaillez avec des prestataires de confiance. Méfiez-vous des charlatans qui vous vendraient des sites « tout faits » à quelques centaines d’euros. Le résultat sera au mieux médiocre. Si vous avez quelques heures mais pas d’argent à investir, pourquoi ne pas vous charger vous-même de la création de votre site ? De nombreuses solutions existent pour créer une infrastructure « nue », sans connaissance technique aucune, que vous pourrez ensuite personnaliser en y ajoutant des thèmes et des extensions. Certains prestataires, comme OVH, vous proposent des bundles « nom de domaine + site web nu » pour quelques euros par an. Déployer un site web « Wordpress » que vous pourrez personnaliser avec un thème ne prendra que quelques minutes. Si cela vous semble trop complexe, des services

Ne négligez évidemment pas le respect de la déontologie, des normes claires existent dans nos textes réglementaires. Coût d’un site web « fait maison » hébergé par un prestataire professionnel, avec un thème de qualité et quelques extensions payantes (pour la sécurité) : 120 EUR HTVA/an f. Une toge Si vous plaidez régulièrement, une toge est indispensable. Dans la plupart des palais de justice, vous trouverez au greffe ou à la buvette une toge de location, mais ce n’est pas très pratique1, nous en convenons. Si vous ne souhaitez pas investir dans une toge neuve, peut-être est-il possible d’en trouver une d’occasion auprès d’amis ayant arrêté le barreau,

d’un grand-oncle ancien avocat ou simplement sur le web ? Coût d’une toge neuve : entre 300 et 400 EUR TVAC

III. L’épineuse question de la voiture Outre son coût intrinsèque, la voiture génère une série de coûts annexes : carburant, assurance, taxes, entretien, pneus hiver… Pour certains avocats, une voiture est tout simplement indispensable, ce qui malheureusement déséquilibre le budget. Pour d’autres, singulièrement les avocats urbains, qui plaident peu ou qui plaident le plus souvent dans des juridictions à proximité de leur domicile/cabinet, posséder une voiture n’est pas indispensable. Les transports en commun ou le vélo peuvent suffire au jour le jour, et des formules de voiture partagées (Cambio par exemple) être utilisées en cas de besoin particulier. Dans un prochain article, nous envisagerons les éléments qui paraissent indispensables à l’exercice de la profession mais qui, en réalité, ne le sont pas.

– Notre conseil Le métier d’avocat se prête particulièrement bien au bootstrapping. Moyennant un peu d’imagination, de bonne volonté ordinale et, parfois, de bricolage, il est possible de démarrer une activité en réduisant les coûts au minimum. Le confort ne sera pas nécessairement optimal, mais il est plus intéressant d’être secoué par le voyage que confortablement à l’arrêt. Sans nécessairement aller jusque dans les extrêmes proposés dans cet article, l’objectif de celui-ci est de vous inviter à une vraie réﬂexion sur le contrôle des coûts, y compris ceux qui paraissent s’imposer de prime abord.

1 Et parfois, elle sent la transpiration.

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Agenda 17-18 janvier 2019 IBA – 5th IBA Asia Law Firm Management Conference: The Future is Here – Are We Ready? – Singapour (Singapour) ➔ https://www.ibanet.org/Conferences/ conf932.aspx

12 février 2019

21 septembre 2019

Groupe Larcier & Managing Lawyer – Assistants du cabinet d’avocats : les clés du métier – Bruxelles ➔ https://www.larciergroup.com/fr/formationassistants-en-cabinet-d-avocats-les-cles-dumetier-2019-9781101008096.html

IBA – Fundamentals of International Legal Business Practice: IBA Young Lawyers’ Training – Séoul (Corée du Sud) ➔ https://www.ibanet.org/Conferences/ conf978.aspx

27 février 2019

IBA – Congrès annuel – Séoul (Corée du Sud) ➔ https://www.ibanet.org/Conferences/ Seoul-2019.aspx

IBA – The Fundamentals of International Legal Business Practice – Tokyo (Japon) ➔ https://www.ibanet.org/Conferences/ conf974.aspx

6-11 novembre

24-25 mai 2019 UIA – Drafting International Contracts – Trumps and Traps – Hambour (Allemagne) ➔ https://www.uianet.org/fr/evenements/ drafting-international-contracts-trumpsand-traps

Invest in yourself !

22-27 septembre 2019

UIA – Congrès annuel – Luxembourg (GDL) ➔ https://luxembourg.uianet.org

FORMATION

Legal Project Management Une nouvelle approche de la gestion de vos dossiers Votre département juridique ou votre cabinet est conscient de la pression accrue et des attentes grandissantes de ses clients ? Vous désirez leur apporter encore plus de plusvalue, répondre à leur besoin de prédictibilité des coûts et des honoraires et éviter les déperditions d’honoraires ? Vous désirez augmenter l’ efficacité de votre travail tout en accroissant la satisfaction de votre clientèle (interne ou externe) ? Vous désirez comprendre le langage des équipes de projet pour mieux vous y intégrer? Autant de problématiques actuelles pour les avocats et les juristes d’entreprise. Orateur : Laurent Dassonville Mardi 19 février 2019

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Jennifer Waldron Avocate au barreau de Bruxelles — j.waldron@sybarius.net

Mark Twain classait les orateurs en deux catégories, ceux qui stressent et ceux qui mentent. La visioconférence et son effet de loupe est impitoyable. Elle peut vous faire apparaître comme l’un ou l’autre voire les deux alors que vous ne seriez ni l’un ni l’autre. Mais alors comment donner le meilleur de vous à l’écran ? Voici quelques conseils pratiques.

LE BON, LE BRUT ET L’AFFREUX LA VISIOCONFÉRENCE Das gute, das grosse und das Furchtbare Die Videokonferenz Mark Twain stufte die Redner in zwei Kategorien ein, diejenigen, die „stressen“ und diejenigen, die lügen. Die Videokonferenz und sein „Lupeneffekt“ sind unnachgiebig/rücksichtslos. Es kann Sie als den einen oder den anderen erscheinen lassen, auch wenn Sie nicht der eine oder der andere sind. Aber wie können Sie dann das Beste von Ihnen auf den Bildschirm bringen? Hier einige praktische Tipps. L’entretien à distance ou visioconférence est une technique de communication qui existe depuis plus de vingt ans.

En sortant ainsi des salles de réunion, la visioconférence est devenue nomade et moins coûteuse.

Vous ne l’avez pas encore utilisée ?

Toutefois, la plupart du temps ce sera le nombre de participants à ces réunions virtuelles qui commandera le choix du matériel.

Il y a de grandes chances pour que vous soyez amené à le faire dans un prochain jour.

I. De la salle de conférence équipée au simple iPhone L’utilisation de la visioconférence exige un ordinateur ou un écran équipé d’une Webcam, un micro, un système audio et une connexion à haut débit. Des appareils portables existent également qui ne nécessitent pas d’être reliés à un ordinateur. Vous pouvez également vous servir de votre iPhone ou de votre tablette.

Il y a trois types de conférences virtuelles : – il y a le mode point à point qui met en relation deux interlocuteurs ou deux groupes de personnes ; – le mode « broadcast » qui met en relation un interlocuteur principal tel un avocat avec d’autres groupes de personnes, mais qui ne se trouvent pas dans les mêmes locaux. Elles peuvent s’adresser à l’interlocuteur principal mais ne peuvent dialoguer entre elles ; – le mode multipoints qui met en relation différents groupes de personnes pouvant discuter entre eux. N.10 | 04.2018 | managing lawyer | 15

“

Qui n’a pas eu l’ego bousculé devant l’image de son visage blême et asymétrique sans compter le trouble causé par la révélation d’un double voire d’un triple menton ! II. Une atteinte à notre vanité Nous avons presque tous une expérience de la vidéo que ce soit via FaceTime, ou notre iPhone. Mais cette familiarité ne pourra pas nous garantir d’une expérience sans douleur quand il s’agira de discussions professionnelles par visioconférence. Et la technique peut mettre notre vanité à rude épreuve. Qui n’a pas eu l’ego bousculé devant l’image de son visage blême et asymétrique sans compter le trouble causé par la révélation d’un double voire d’un triple menton ! Toutes choses dont nous n’avons pas à nous soucier quand nous discutons dans la même pièce avec des interlocuteurs physiquement présents. Tous ces inconvénients seraient tolérables si la visioconférence facilitait la discussion. Il est plus facile d’oublier (et de faire oublier) les tics verbaux, les expressions faciales étranges et les fausses notes quand nous sommes assis à la même table que nos interlocuteurs : nous le faisons même inconsciemment. Mais quand nous les voyons sur un écran, nous interprétons et imaginons le pire. Il en est d’autant plus ainsi que les caméras nous font apparaître les gens en deux dimensions donc en image plate et non en trois dimensions comme lorsqu’ils sont présents physiquement. Il n’est donc pas étonnant que certains privilégient encore le bon vieux téléphone pour organiser une « conference call » quand une réunion est impossible. Ils préfèrent, disent-ils, 16 | managing lawyer | 04.2018 | N.10

concentrer leur attention sur ce que les gens ont à dire plutôt que sur leur apparence.

physiquement prend la parole, elle est téléportée à l’avant de la pièce.

Sans doute pour des discussions complexes, l’aller-retour rapide que permet une conversation par téléphone peut parfois avoir son efficacité.

IV. Quelques conseils de survie

Mais pourquoi ne pas tirer parti de la visioconférence en éliminant les inconvénients les plus courants et en exploitant au mieux ses avantages ?

III. Qu’est qui rend l’usage de la visioconférence si désagréable ? « Est-ce que vous m’entendez ? », ou « on a le son et pas l’image » c’est le refrain qui revient quand un des participants n’est pas entendu par les autres. Cela engendre un va-et-vient pendant 5-10 minutes de « Est-ce que vous m’entendez ? » où chacun se demande s’il y a un problème avec son matériel. Il arrive aussi trop souvent, qu’un participant monopolise la conversation et les autres n’arrivent pas à intervenir, surtout quand il parle vite et sans pause. Quand bien même apparaîtrait un petit espace où d’autres participants pourraient s’engouffrer et prendre la parole, le temps que notre « glossomaniaque » reprenne sa respiration, il ne leur en donnera pas l’occasion et quand deux personnes parlent en même temps, aucun n’est entendu. Les participants parleront donc moins avec pour conséquence que le débat sera pauvre faute de fluidité. Enfin, certains systèmes font apparaître ceux qui parlent en gros plan. C’est déstabilisant. Imaginez-vous dans une pièce où chaque fois qu’une personne présente

Vous trouvez sur internet de très nombreux articles qui délivrent des conseils utiles pour réussir vos visioconférences. Pour ma part je vous livre quelques conseils en matière de communication. Ils sont classés en brut, affreux et bon. Le brut : c’est le naturel qui n’est pas (toujours) affreux mais qui n’est quand même pas bon. L’affreux : à éviter. Le bon : à privilégier.

V. Votre apparence a de l’importance L’apparence mêle le visuel et l’auditif. Vous n’apparaissez pas « comme à la télévision » avec du matériel de professionnels. Dans la plupart des systèmes de vidéoconférence, il y a une compression de l’image qui se traduit par une perte des détails et des contrastes. Il faudra donc compenser. Voici comment : La lumière

Le brut : vous préférez une lumière naturelle. Les fenêtres doivent se trouver derrière le système de visioconférence. Si la camera est dirigée vers la fenêtre ou vers une source de lumière, il y aura une surcompensation qui donnera une image avec un arrière fond très clair et un visage sombre.

Arrangez-vous pour que la lumière vienne devant vous ou sur les deux côtés et assurez-vous qu’il y a un éclairage adéquat pour la caméra. C’est quasi impossible sauf en été et dans des espaces vastes avec de grandes baies vitrées.

Le bon : si vous apparaissez à l’écran seul, veillez à ce que votre visage soit correctement éclairé. Ce sera un éclairage en trois points sur votre visage à un angle de 30 degrés horizontal et 45 degrés vertical.

L’affreux : en toute humilité reconnaissez qu’en hiver surtout, la couleur de notre visage ressemble davantage à du veau froid.

Prévoyez trois points de lumière légèrement au-dessus de la ligne de votre regard : un point légèrement plus brillant pour éclairer le bon côté

de votre visage, un moins brillant qui éclaire l’autre côté et le troisième éclairage normal légèrement en arrière. Le reste de la pièce peut être moins éclairé afin de distinguer votre visage. Évitez les murs blancs, les cloisons vitrées. Préférez une bibliothèque comme fond.

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Trop et pas assez

Le bruit

Comment se tenir ?

Le brut : vous aimez le beige et le gris clair. Quant aux dames, vous aimez les boucles d’oreilles pendulaires.

Envoyez les enfants chez la mère-grand et campez les chiens dans une autre pièce.

L’affreux : vous êtes assis le dos collé au dossier du siège. Votre fauteuil a des roulettes. Vous vous agrippez à votre stylo. Vous avez l’air d’un sphynx.

Le bon : vos vêtements doivent souligner les contours. Ne les effacez pas par des couleurs trop douces ou des vêtements déstructurés. Restez dans les bleus foncés et gris. Évitez les cravates aux couleurs chatoyantes. Si vous aimez les cols ouverts, attention aux poils à la Tarzan qui surgissent de l’encolure. Mesdames préférez de la « petite décoration » et oubliez les anneaux tels ceux qui figuraient sur les vieilles boîtes de vache qui rit. L’apparence ne se limite pas à votre personne. Veillez au décor. Le décor

L’affreux : vous avez oublié de vous présenter. Vous risquez d’être le parleur inconnu. Vous avez aussi oublié le nom de vos interlocuteurs.

Le bon : pourquoi ne pas garder en permanence sous la main une affichette avec votre logo. Que la visioconférence se fasse dans votre bureau ou dans une autre pièce, vous pourrez en disposer sur le lieu où elle se tient. Placez le cas échéant votre nom et prénom sur votre bureau. Demandez à chacun de se présenter.

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VI. La position de la caméra a de l’importance La tête

L’affreux : ce sont les gros plans. Quand le visage remplit tout l’écran, vous créez un effet dramatique, laissez cela pour les films d’horreur. Le bon : veillez à ce que la camera soit placée au niveau du regard et à une distance telle que la partie supérieure de votre corps soit visible. Laissez de l’espace autour de votre visage. Si vous êtes plusieurs devant la caméra, comptez que pour chaque participant la caméra doit se trouver à une distance de 50 mètres. Par exemple pour trois personnes, placez la caméra à une distance d’un mètre et demi. Où regarder ?

Le brut : quand nous regardons une personne, nos yeux s’activent autour de deux zones c’est-à-dire les yeux et le museau qui va du nez au menton. La tendance naturelle est donc de regarder le visage de votre interlocuteur qui apparaît sur l’écran. C’est une erreur, car ce faisant vous donnez l’impression de regarder ailleurs.

Le bon : pour regarder votre interlocuteur dans les yeux, vous devez regarder la lentille de la caméra. Apprenez à parler à une machine et dites-vous que la caméra est la personne à qui vous adresser.

Le bon : restez assis légèrement penché vers la table, le dos décollé du dossier du siège, les pieds posés à plat sur le sol. Cela vous permettra de rester ancré et stable et surtout de mieux respirer. Des gestes ?

L’affreux : le stylo en main ou les doigts noués comme des boudins devant vous. Le bon : laissez le stylo sur la table. Il ne vous est d’aucun secours. Sinon inévitablement vous finirez par le pointer en direction de votre interlocuteur… comme un sniper. Le salut ne viendra pas davantage du fait que vous croisez les doigts devant vous comme si vous étiez en prière. Ne nouez pas ainsi vos doigts, vous devez pouvoir faire des gestes. Mais faut-il faire des gestes alors qu’en principe on ne voit que la partie supérieure de votre corps ? Oui car vos gestes ponctuent vos propos et leur donnent plus de naturel. Assurez-vous que vos gestes ne sortent pas de l’écran. Vos gestes doivent donc être moins amples : essayez de les garder dans les limites du contour de votre corps et évitez des gestes anguleux ou menaçants tels que pointer du doigt. Veillez à ce qu’ils soient plus lents. En effet sur écran, ils apparaissent plus rapides et plus saccadés.

“

Patience, patience, attendez que la personne termine son intervention avant de répondre.

Enfin vos mains n’ont rien à faire autour ou sur votre visage. Quel débit ?

Le brut : parler très vite à raison de 180 mots/ minute, c’est la tendance actuelle. L’affreux : la vitesse d’élocution donnera une bouillie infâme. Réservez 180 mots/minute pour une autre occasion, par exemple quand vous commenterez une course de lévriers. Le bon : 140 mots/minute est un bon rythme. Mettez la sourdine

Quand vous rejoignez une visioconférence individuellement à partir de votre ordinateur, ou d’un portable, assurez-vous que votre matériel est compatible. Si vous êtes dans une salle équipée, prévoyez un téléphone à portée de main afin que vous puissiez appeler et discuter de tous problèmes techniques qui apparaîtraient sans quitter la salle.

Conclusion Si vous êtes à l’origine de la demande d’une visioconférence assurez-vous qu’elle est nécessaire. Ceux qui l’ont pratiquée ont souvent pensé

à l’issue de l’une de ces séances, que tout aurait très bien pu se faire en échangeant des mails. Elle a sa place quand l’audio (le téléphone) et le web (les mails) ne sont pas suffisants et que la distance géographique entre les participants est un obstacle à une réunion. Enfin, nous n’échapperons pas à l’utilisation de la visioconférence et partant de la visioplaidoirie en matière judiciaire. Aurons-nous le choix ? Autant se préparer.

Le bon : patience, patience, attendez que la personne termine son intervention avant de répondre. Pourquoi ? Parfois la personne n’a pas terminé ce qu’elle avait à dire, parfois il y a un léger décalage technique. Pour vous forcer à suivre ce conseil, quand vous ne parlez pas, utilisez la sourdine (mute). En outre la sourdine vous évite de polluer le son avec des bruits de votre respiration. Comme personne n’est à l’abri d’aléas informatiques tels des interférences ou des ralentissements inattendus de la connexion internet, faites des pauses dans votre conversation pour vous assurer que vous n’avez pas perdu votre interlocuteur.

VII. Du matériel compatible Voici encore quelques recommandations que je n’ose vous rappeler tant cela me semble évident.

– Notre conseil Gardez à l’esprit que ce mode de communication a ses règles de conduite spécifiques tout comme l’entretien par téléphone, les échanges par mails, la conduite de réunion, etc. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les techniques telles que la prise de parole face à une caméra ou les techniques de conduite de réunion, ce n’est pas le moment d’organiser ou de rejoindre une visioconférence. Ce n’est pas quand vous serez en visioconférence que vous pourrez vous ajuster. Combien d’entre nous ont vérifié notre compteur de vitesse en voiture au moment où le radar a flashé. C’est trop tard. En tout état de cause, si vous êtes appelé à intervenir dans une visioconférence, vous devez être capable de l’arrêter ou de l’interrompre afin de pouvoir mettre fin à la séance si vous n’êtes pas satisfait de son contenu ou de la manière dont elle évolue. Pensez-y avant.

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Formation

Assistants en cabinet d’avocats : les clés du métier by

Mardi 12 février 2019 • Bruxelles

Vous êtes avocat et vous avez à vos côtés un assistant ou secrétaire ? Vous le savez mieux que quiconque, la mission d’un secrétaire ou assistant juridique, au sein d’un cabinet d’avocats, revêt une importance particulière tant dans la gestion de vos priorités que dans la relation avec la clientèle. Ce collaborateur participe grandement à la constitution, au suivi et au classement des dossiers. Expert en bureautique, il doit également maîtriser le vocabulaire juridique, avoir une bonne connaissance du fonctionnement des instances et de la procédure judiciaire, assurer la rédaction d’actes juridiques simples... Or, le monde juridique a son jargon propre, avec lequel il importe de se familiariser. Au programme : 9h 10h 10h45 11h15 12h

) ) ) ) )

Le jargon de l’avocat et le fil du contentieux (Renaud Vanbergen) La responsabilité du cabinet d’avocats : ce qu’il faut savoir ! (Robert De Baerdemaeker) Pause L’opérationnel du RGPD (Jean-François Henrotte) Introduction à l’intérêt des outils de gestion de cabinets d’avocats par des exemples concrets (Olivier Haenecour) 12h45 ) Lunch (sandwiches) 14h -17h30 ) Atelier pratique au choix (places limitées !) Atelier A ) Défi 9 : 9 défis pour écrire sans faute (Magali Jüssen) Atelier B ) La gestion du stress (Patrick Kileste) Scannez et

inscrivez-vous

W Bruxelles – FEB – Fédération des entreprises de Belgique W 199,65 € TTC (165 € HTVA) : Inscription à la matinée uniquement W 278 € TTC (230 € HTVA) : Inscription à la matinée + à un atelier au choix (places limitées) + lunch

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NOUVEAU Sommaire

Ne vous (pot-)pourrissez pas la vie…

Éditorial rédigé par Marie-Aude Beernaert et Jean-François van Drooghenbroeck

Rédacteur en chef | Chefredakteur Jean-François Henrotte, Avocat / Rechtsanwalt — Secrétaire de rédaction | Redaktionssekretär Alexandre Cassart, Avocat / Rechtsanwalt — Comité de rédaction | Redaktionsausschuss Jean Belleﬂamme, Expert-comptable Robert De Baerdemaeker, Avocat / Rechtsanwalt Yves Derwahl, Avocat / Rechtsanwalt Gaël D’Hotel, Avocat / Rechtsanwalt Olivier Haenecour, Avocat / Rechtsanwalt Denys Leboutte, Réviseur / Revisor — Éditeur responsable Paul-Etienne Pimont, ELS Belgium s.a. Rue Haute 139/6 | 1000 Bruxelles — Régie publicitaire | Werbeagentur The Future is Now Laurence Thomsin 0032 471 63 67 01 info@the-future-is-now.net

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Le coworking, pourquoi, pour qui ? Interview avec un des co-fondateurs de Silversquare Interview réalisée par Alexandre Cassart

Als Anwalt beginnen: Bootstrapping verwenden um die Kosten zu begrenzen? Alexandre Cassart

Alexandre Ponchon

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Le coworking à l’épreuve de la déontologie

Die Kooperation (das „Coworking“) stellt die Grundsätze unserer Berufsethik „auf die Probe“

Se lancer comme avocat : utiliser le bootstrapping pour reduire les coûts

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Le bon, le brut et l’affreux La Visioconférence

Das gute, das grosse und das Furchtbare Die Videokonferenz

Jennifer Waldron

Xavier Van Gils

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