PSlive2018_Reglement by Médecine Hygiène

Règlement d’exposition du salon Planète Santé live 2018 Table des matières

ART 1. ART 2. ART 3. ART 4. ART 5. ART 6. ART 7. ART 8. ART 9. ART 10. ART 11. ART 12. ART 13. ART 14. ART 15. ART 16. ART 17. ART 18. ART 19. ART 20. ART 21. ART 22. ART 23. ART 24.

ORGANISATION LIEU, DATES ET HEURES D'OUVERTURE DE L'EXPOSITION PROGRAMME D’EXPOSITION, EXPOSANTS ET OBJETS EXPOSÉS DEMANDES D’INSCRIPTION EXPOSANT/CO-EXPOSANT – CONTRAT D'EXPOSITION ÉVALUATION DE LA DEMANDE D'INSCRIPTION ET DES CONDITIONS D'INSCRIPTION ATTRIBUTION DES STANDS ET PLAN DE L’EXPOSITION ANNULATION DU CONTRAT ET RÉDUCTION DE LA SURFACE CONDITIONS FINANCIÈRES FACTURES, TVA, PAIEMENTS ET RÉCLAMATIONS BADGES, BILLETS GRATUITS VISA – AUTORISATIONS DOSSIER D’EXPOSANT ET CIRCULAIRES INSTALLATION ET FONCTIONNEMENT DU STAND PRESCRIPTIONS DE SÉCURITÉ ET INTERDICTION DE FUMER CATALOGUE ET IMPRIMÉS PUBLICITÉ ET COMPORTEMENT ÉTHIQUE RESPECT DES MARQUES RESPONSABILITÉS ET ASSURANCES EXPULSION FORCE MAJEURE ANNULATION DE L’EXPOSITION RÈGLEMENT DES LITIGES RÈGLEMENT D’EXPOSITION DROIT APPLICABLE ET FOR JURIDIQUE

ART 1: ORGANISATION

ART 4: DEMANDES D’INSCRIPTION EXPOSANT – CONTRAT D’EXPOSITION

Le salon Planète Santé live est organisé par Planète Santé live Sàrl (ci-après l’Organisateur), société dont le but est d’organiser des évènements de santé grand public. ART 2: LIEU, L’EXPOSITION

DATES

HEURES

D’OUVERTURE

L’exposition aura lieu à Palexpo, Genève, du 4 au 7 octobre 2018. Heures d’ouverture: • •

•

Montage : 1-3 octobre 2018 : 7h-19h Salon : 4-7 octobre 2018 o Jeudi-vendredi-samedi : 10h-19h o Dimanche : 10h-18h Démontage : 8 octobre 2018 : 7h-19h

Sous réserve de modifications ART 3: PROGRAMME D’EXPOSITION, EXPOSANTS ET OBJETS EXPOSÉS 3.1 Programme d’exposition Le programme d’exposition comprend : • La situation des exposants : associations, organisations et institutions de santé publique, sociétés privées actives dans le domaine de la santé/médecine. • Bars et restaurants • Animations • Conférences et événements

4.1 Formalité Les personnes physiques ou morales (sociétés et organisations) qui souhaitent participer au salon Planète Santé live 2018 en tant qu’Exposant, s’inscrivent au moyen du formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant. Le délai d’inscription est fixé au 15 mai 2018. Ce formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant doit être renvoyé par l’Exposant dûment rempli, daté et signé avant l’expiration du délai d’inscription prévu pour cette dernière. Le renvoi du formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant papier ne constitue en aucune manière un droit automatique de participer à l’exposition. La demande d’inscription Exposant/co-Exposant sera enregistrée à titre provisoire par l’Organisateur qui l’évaluera en appliquant les critères repris dans l’article 5 du présent Règlement. 4.2 Valeur juridique du formulaire d’inscription Exposant/coExposant Le formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant a valeur d’offre ferme et de contrat par la signature de l’Exposant (article 5.4). En signant le formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant papier, l’Exposant : • •

• 3.2 Objets exposés, contenus, animations des stands Le choix des objets exposés, des contenus et des animations des stands est du ressort de l’Exposant. L’Organisateur loue des espaces et n’intervient pas quant au contenu des objets exposés, des contenus et des animations des stands dans la mesure où il s’agit de supports en rapport avec le thème du salon Planète Santé live. L’Exposant veille lui-même à ce que les objets exposés, les contenus et les animations de son stand soient conformes aux lois en vigueur en Suisse et sur le canton de Genève. Le salon Planète Santé live est un événement destiné au grand public et destiné à promouvoir la santé publique, au sens d’un empowerment de la population, de la prévention et de la promotion de la santé. Le concept de base est de proposer au grand public un salon différent d’une foire classique ou commerciale. L'événement cherche à aborder les questions de santé sous l’angle de l’expérience, de l’émotion, de l’originalité et de l’interactivité. Tous les stands devront être interactifs ou proposer des tests, des animations ou des expériences à vivre permettant d’aborder une ou des questions de santé/médecine. L’Organisateur peut exiger que des compléments d’information sur les objets destinés à être exposés/les animations proposées lui soient communiqués. L’Organisateur est habilité à limiter le nombre d’objets d’exposition ou à en refuser certains. Les objets qui n’auraient pas été déclarés par l’Exposant ou admis par l’Organisateur ne pourront pas être exposés, et l’Organisateur se réserve le droit de faire procéder à leur enlèvement du stand aux frais de l’Exposant (article 14.1).

D’EXPOSANT/CO-

•

S’engage à participer à l’exposition; S’engage à respecter les articles du présent Règlement, les conditions du formulaire d’inscription Exposant/coExposant, les conditions tarifaires ainsi que tout autre document contractuel qui pourrait le lier à l’Organisateur; S’engage à payer les montants dus (articles 8.1 et 8.2), même si, pour quelque raison que ce soit, il renonçait par la suite à prendre part à l’exposition ou en était empêché. Chaque modification ou révocation ultérieure du Formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant sera régi par les dispositions des articles 7 et 9 du présent Règlement; Se reconnaît personnellement responsable du paiement des dépenses engagées par l’Organisateur ou par des tiers pour l’aménagement de son stand ou de toute autre prestation en relation avec sa participation à l’exposition; Accepte, sauf notification contraire à l’Organisateur, que les informations concernant son personnel, sa société et ses visiteurs puissent être traitées à des fins statistiques et promotionnelles par l’Organisateur de l’exposition ou un tiers mandaté par lui.

4.3 Incessibilité et sous-location L’Exposant n’a pas le droit de céder ni de sous-traiter tout ou partie de la surface qui lui aura été attribuée. Cependant, l’Organisateur peut autoriser un Exposant à partager son stand avec un ou plusieurs co-Exposant(s) (voir article 4.4). 4.4 Co-Exposants Sont considérées comme co-Exposants les personnes physiques ou morales qui se manifestent sous une forme ou sous une autre (adresses, objets ou présence physique) sur le stand d’une catégorie d’Exposant (article 3.2). Seul l’Exposant principal peut inscrire son ou ses co-Exposant(s). L’Exposant principal devra faire connaître à l’inscription le nom, la raison sociale et la part du stand de chacun de ses co-Exposants. 2

Planète Santé live Sàrl (société affiliée au groupe Médecine et Hygiène) ı www.planetesante.ch/salon ı www.planetesante.ch Organisation salon Planète Santé live: Laetitia Grimaldi ı laetitia.grimaldi@planetesante.ch ı Tél.: +41 22 702 93 18 ı chemin de la Mousse 46 ı 1225 ChêneBourg Commercialisation Planète Santé : Charles Gattobigio ı charles.gattobigio@medhyg.ch ı Tel : +41 79 743 01 10 ı chemin de la Mousse 46 ı 1225 Chêne-Bourg Service des exposants de Palexpo : exposantscontact@palexpo.ch ı Tél : +41 (0) 22 761 11 11 (8h - 12h / 13h30 - 17h30) ı Shop online de Palexpo http://www.palexpo.ch/fr/espace-exposant Partenaire pour l’aménagement de stands personnalisés : Mydisplay ı Thomas Varanne ı thomas.varanne@mydisplay.ch ı chemin du petit Vennes 4, 1066 Epalinges

La participation des co-Exposants à l’exposition est soumise aux mêmes conditions que celles applicables aux Exposants principaux (articles 4.1 et 4.2). L’Exposant principal est solidairement responsable, envers l’Organisateur, de toutes les obligations de paiement et autres de son ou de ses co-Exposant(s). ART 5: ÉVALUATION DE LA DEMANDE D’INSCRIPTION ET DES CONDITIONS D’INSCRIPTION 5.1 Critères de sélection Tous les formulaires d’inscription Exposant/co-Exposant émanant des différents Exposants et co-Exposants feront l’objet d’un examen par l’Organisateur et par le Comité du salon qui opérera la sélection sur la base des critères suivants: • • • •

La disponibilité d’espaces d’exposition; La conformité au programme de l’exposition des objets ou services présentés (article 3); L’inscription au registre du commerce (datant de plus de 12 mois); Le paiement des montants dus (article 8).

5.2 Conditions d’admission L’Organisateur décide seul et en dernier ressort de l’admission de personnes physiques ou morales ainsi que de l’admission d’objets d’exposition ou d’animations. Il peut refuser sans justification un formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant. Les prétentions éventuelles formulées par les Exposants, les coExposants ou par des tiers au sujet de l’admission ou de la non admission de personnes physiques ou morales ou d’objets d’exposition ne sont pas recevables. Des demandes particulières concernant l’emplacement ou des demandes d’exclusion visant un concurrent ne peuvent être acceptées comme condition d’une participation. 5.3 Refus d’admission Un refus d’admission ne peut entraîner pour l’Organisateur aucune autre conséquence que le remboursement de toute somme déjà versée, à l’exception d’un montant de CHF 180.- (hors TVA) à titre de contribution aux frais administratifs qui reste acquis à l’Organisateur.

6.1 Choix de la surface, de l’emplacement et du nombre de côtés ouverts L’Exposant exprime son souhait de surface et de côtés ouverts par son formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant. 6.2 Attribution de la surface et de l’emplacement Seul l’Organisateur procède à l’attribution de l’emplacement et de la surface du stand en tenant compte des critères énumérés à l’article 5.1 et sous réserve du paiement par l’Exposant ou le co-Exposant de la première facture d’acompte (article 9.1). L’Organisateur s’efforce d’établir un plan d’exposition en tenant compte des souhaits de l’Exposant quant à la surface et à l’emplacement du stand. Les désirs de l’Exposant relatifs à l’emplacement ne lient pas l’Organisateur. Celui-ci se réserve le droit de déplacer un emplacement choisi et attribué, de modifier les dimensions ou la configuration des stands dans des limites acceptables et dans une mesure compatible avec le concept d’agencement et la présentation d’ensemble de l’exposition. La mise en œuvre d’une telle prérogative ne donnera en aucun cas lieu à un dédommagement quelconque en faveur de l’Exposant. L’attribution du stand est notifiée à l’Exposant par l’envoi du plan de l’exposition. Il appartient à l’Exposant de s’assurer de la conformité de l’emplacement avec celui indiqué sur le plan. Au plus tard dix jours après communication de l’emplacement attribué, un Exposant peut faire parvenir ses objections éventuelles dûment motivées à l’Organisateur qui, après en avoir pris connaissance, prendra une décision motivée à leurs propos, qui sera définitive et notifiée par écrit à l’Exposant. 6.3 Prise de possession La prise de possession de l’emplacement de stand est subordonnée au paiement total des montants dus (articles 8 et 9.1). Sous réserve de ce paiement, l’emplacement sera mis à la disposition de l’Exposant au début de la période officielle de montage telle qu’elle lui aura été communiquée préalablement, sous réserve du droit de l’Organisateur d’imposer des délais plus stricts. 6.4 Dédouanement L’exposant doit être en règle avec les formalités douanières en Suisse. Pour plus d’informations, se référer à la réglementation de Palexpo (article 4, section manutention, transport, douane, p.44). L’Organisateur décline toute responsabilité en cas de problème.

En aucun cas, l’Organisateur ne pourra être tenu responsable de dommages et intérêts quelconques. 5.4 Acceptation d’admission L’acceptation du formulaire d’inscription Exposant/co-Exposant sera notifiée par l’Organisateur à l’Exposant, soit par écrit (courrier ou email), soit par l’envoi de la première facture. Cette notification écrite ou l’envoi de la facture constituent l’acceptation par l’Organisateur de l’Exposant ou du co-Exposant. L’échange préalable entre l’Organisateur et l’Exposant ou le co-Exposant de courriers ou de documents quelconques ne peut en aucun cas être constitutif de ladite acceptation. Ladite acceptation rend exigible le paiement des montants dus et cela même si l’Exposant ou le co-Exposant annulait ultérieurement sa participation pour quelque raison que ce soit (article 7.1). ART 6: ATTRIBUTION DES STANDS ET PLAN DE L’EXPOSITION

ART 7: ANNULATION DU CONTRAT ET RÉDUCTION DE LA SURFACE 7.1 Annulation par l’Exposant L’Exposant qui souhaite rompre le contrat qui le lie à l’Organisateur est tenu de l’annoncer par écrit. L’Exposant n’est pas pour autant libéré de ses engagements. Il reste redevable: • De la totalité de sa taxe d’inscription et de celle de ses coExposants ainsi que du prix de location de la surface de stand; • Des frais pour les installations commandées par lui et déjà réalisées; • Des frais pour la publicité commandée par lui et déjà réalisée; 3

•

D’éventuels frais accessoires.

Toutefois, l’Organisateur pourra réduire ses prétentions sur la location à: •

•

CHF 800.- auxquels s’ajoutent d’éventuels frais accessoires et tout autre montant dont il est responsable, si l’Exposant prévient l’Organisateur 120 jours avant l’ouverture. 50% du montant de la location, auquel s’ajoutent d’éventuels frais accessoires et tout autre montant dont il est responsable, si l’Exposant prévient l’Organisateur 60 jours avant l’ouverture.

Après le 1er septembre 2018, 100% du montant de la location sera exigé, auquel s’ajoutent le paiement des frais déjà engagés et d’éventuels frais accessoires et tout autre montant dont il est responsable, indépendamment du fait que la surface ait été louée ou non à un tiers par l’Organisateur. Dans tous les cas, la taxe d’inscription de l’Exposant principal et celle du ou des co-Exposant(s) sont dues. Dans l’hypothèse où la totalité ou une partie de la surface laissée vacante par l’Exposant est relouée à un nouvel Exposant ou transférée à un Exposant auquel un emplacement a déjà été attribué (mutation par l’Organisateur), l’Exposant qui s’est retiré devra néanmoins payer les montants dus tels que mentionnés ci-dessus. Si un co-Exposant renonce à sa participation, la totalité de la taxe d’inscription est due ainsi que d’éventuels frais accessoires et tout autre montant dont il est responsable. L’Organisateur peut disposer d’un stand resté inoccupé 24 heures avant l’ouverture de l’exposition. L’Exposant défaillant perd tout droit sur son stand. Il répond néanmoins de la totalité du prix de location de la surface de stand et des frais accessoires. Par ailleurs, l’Organisateur se réserve le droit de répercuter sur l’Exposant concerné les frais résultant de la non-occupation du stand. 7.2 Annulation par l’Organisateur S’il s’avère que les conditions d’inscription ne sont pas ou cessent d’être remplies ou s’il s’avère que l’inscription a été octroyée sur la base de renseignements ou de données inexacts, l’Organisateur peut annuler l’inscription de l’Exposant ou du co-Exposant en tout temps, sans donner lieu à aucun autre paiement que le remboursement éventuel des sommes versées, à l’exception d’un montant de CHF 420.- (hors TVA) dû par l’Exposant et de la taxe d’inscription de CHF 690.- (hors TVA) due par chaque co-Exposant, à titre d’indemnité, restant acquis à l’Organisateur. En aucun cas, l’Organisateur ne pourra être tenu responsable de dommages et intérêts quelconques.

La taxe d’inscription pour l’Exposant est de CHF 420.- (hors TVA) par stand. 8.2 Prix de location surface équipée Le prix de location d’un stand équipé (*1A et 1B) dépend du nombre 2 de m choisis et des côtés ouverts. • • • • •

9 m (3 x 3) : CHF 4387.2 12 m (4 x 3) : CHF 5850.2 15 m (5 x 3) : CHF 7312.2 18 m : (6 x 3) : CHF 8775.2 Dès 21m : sur demande

(*1A) Sont inclus dans le prix de location d’un stand aménagé : • • • • • • • • • • • • • • • • •

La surface de stand (minimum 9 m ) : Les parois ; Un bandeau standard pour l’enseigne ; La moquette ; La structure en aluminium ; Les panneaux de remplissage blancs ; 2 Eclairage spot dirigeable 1pce/3 m ; 2 1 table et 2 chaises jusqu’à 12 m ; 2 2 2 tables et 4 chaises de 15 m à 18 m ; Le service aux exposants avant et pendant l’événement ; Le montage et le démontage du stand ; Le chauffage, l’éclairage et la décoration générale de l’exposition ; La publicité générale en faveur de l’exposition ; Badges (nombre en fonction de la surface de stand selon article 10.1) ; Invitations (article 10.2) ; L’inscription dans le catalogue d’exposition ; L’inscription dans la liste en ligne des Exposants.

(*1B) Ne sont pas inclus dans le prix de location d’un stand aménagé: • • • • • • • •

La taxe sur les déchets (taxe obligatoire) ; Le nettoyage du stand ; Connexion internet câblée ; Les assurances individuelles (incendie, vol, etc.) ; La location d’engins de manutention ; Les places de stationnement ; Tout autre équipement technique ; Le boîtier électrique pour vos installations d’équipement ou matériel.

8.3 Prix de location surface nue Le prix de location d’un stand non aménagé dépend du nombre de 2 m choisis et des côtés ouverts.

L’Organisateur n’est pas tenu d’exposer les motifs de sa décision. 7.3 Réduction par l’Exposant de la surface après attribution d’un stand Si un Exposant réduit la surface de son stand après l’attribution par l’Organisateur, il demeure redevable de la totalité du prix de location de la surface d’exposition et des frais accessoires.

• • •

Dès 12m : CHF 250. - /m 2 2 Dès 30m : CHF 240. - /m 2 2 Dès 50m : CHF 220. - /m

La surface est livrée brute au sol ; il incombe à l’exposant d’aménager la surface, de prévoir des parois de séparation entre les stands et de commander les installations électriques et techniques nécessaires à sa participation.

ART 8: CONDITIONS FINANCIÈRES 8.1 Taxe d’inscription de l’Exposant

S'ajoute au prix de location de la surface nue, la taxe sur les déchets (taxe obligatoire). 4

8.4 Taxe d’inscription du co-Exposant La taxe d’inscription (*) par co-Exposant est de CHF 690.- (hors TVA). (*) Sont incluses dans la taxe d’inscription du co-Exposant : •

• •

L’inscription sur le bandeau d’un stand aménagé; étant précisé qu’une seule inscription est admise par module de stand ; L’inscription dans le programme officiel du salon ; L’inscription dans la liste en ligne des Exposants.

ART 9: FACTURES, TVA, PAIEMENTS ET RÉCLAMATIONS 9.1 Factures et modalités de paiement Les factures de l’Organisateur sont payables, sans escompte, net à réception. Les paiements doivent se faire en francs suisses (CHF) et par versement au(x) compte(s) bancaire(s) mentionné(s) sur les factures. Les paiements par chèque ne sont pas acceptés. Les frais afférents aux services supplémentaires seront facturés à l’Exposant avant, pendant et après l’exposition. Le système de facturation est composé d’une ou plusieurs factures d’acompte, d’une facture finale du solde de la surface de location et d’une facture finale après le salon. La première facture d’acompte est émise dès confirmation par l’Organisateur de l’inscription. Chaque facture d’acompte reprend l’état provisoire des commandes. La facture finale correspond à l’état réel des commandes et termine le processus de facturation. Détail de facturation : 1ère facture d’acompte = 20% du montant de la surface de stand et 100% du montant de la taxe d’inscription Exposant et co-Exposant et 100% de la taxe pour le tri des déchets. Envoi dès confirmation de l’inscription. 2ème facture d’acompte = solde du montant de la surface de stand. Un décompte final est adressé à l’exposant à l’issue de l’événement tenant compte des frais techniques et commandes additionnelles de l’exposant. Les frais annexes de construction de stand, d’aménagement ou de visuels sont facturés directement par le constructeur ou prestataires. Facture finale = récapitulation des factures d’acompte ainsi que des montants des consommations techniques et autres prestations supplémentaires (consommation électrique, assurances, invitations et cartes d’Exposant supplémentaires, etc.). Au plus tard au premier jour du montage officiel, l’Organisateur doit être en possession du paiement ou d’une pièce justificative du paiement de tous les montants facturés jusque-là, faute de quoi il pourra interdire à l’Exposant l’accès aux locaux ou faire évacuer son stand sans délais et à ses frais. 9.2 Taxe suisse sur la valeur ajoutée (TVA) Les services de l’Organisateur sont soumis à la TVA, sous réserve d’exonération en vertu des articles 143 à 150 de l’ordonnance régissant la TVA du 27 novembre 2009. Le taux de TVA est de 8% (sous réserve de modification).

Sauf mention expresse, les prix indiqués dans ce règlement s’entendent hors TVA . 9.3 Non-respect des délais de paiement L’Organisateur est en droit de suspendre l’exécution de toutes ses obligations en cas de non-paiement, sans mise en demeure au préalable. Le non-paiement de la première facture d’acompte entraîne la suspension, jusqu’à acquittement du montant, du processus de participation. En cas de non-respect des délais ou en cas de non-paiement du prix de location, l’Exposant n’est pas pour autant libéré de ses engagements. Il reste redevable: • • • •

Du prix de location de la surface du stand ; De la taxe pour son ou ses co-Exposant(s) ; Des frais pour des installations techniques et/ou autres services commandés par lui et déjà réalisés ; D’éventuels frais accessoires.

9.4 Réclamation des factures Chaque réclamation concernant une facture doit être faite au plus tard 30 jours après la date de facturation. Une telle réclamation n’affecte en rien l’obligation de l’Exposant de payer les autres factures exigibles au moment de la réclamation et ne lui accorde aucun droit à suspendre un paiement quelconque à l’Organisateur ou à suspendre une autre obligation quelconque visà-vis de ce dernier. Après ce délai de 30 jours, aucune réclamation ne pourra être prise en compte et les paiements seront dus à l’Organisateur. ART 10: BADGES, BILLETS GRATUITS 10.1 Badges exposant Des badges d’Exposant pour le personnel du stand seront remis gratuitement à l’Exposant, d’après la surface attribuée au sol, selon le tableau ci-après: • • • •

Entre 9 m et 12 m : 4 badges 2 Dès 13 m : 6 badges 2 Dès 30 m : 10 badges 2 Dès 50 m : 15 badges

Les badges sont à retirer sur place à l’accueil exposant. Des badges supplémentaires pourront être achetés à l’Organisateur au prix de CHF 15.- /pièce (hors TVA). Ces badges supplémentaires ne seront en aucun cas repris ou remboursées. Les badges ne devront pas être vendus, cédés ou prêtés, sous peine de retrait. Les badges perdus ne sont pas remplacés. 10.2 Billets gratuits Des invitations pour les clients seront remises gratuitement à chaque 2 Exposant et co-Exposants au prorata des m du stand, selon le tableau ci-après: • • • •

Entre 9 m et 12 m : 100 billets 2 Dès 13 m : 150 billets 2 Dès 30 m : 250 billets 2 Dès 50 m : 400 billets

5 Planète Santé live Sàrl (société affiliée au groupe Médecine et Hygiène) ı www.planetesante.ch/salon ı www.planetesante.ch Organisation salon Planète Santé live: Laetitia Grimaldi ı laetitia.grimaldi@planetesante.ch ı Tél.: +41 22 702 93 18 ı chemin de la Mousse 46 ı 1225 ChêneBourg Commercialisation Planète Santé : Charles Gattobigio ı charles.gattobigio@medhyg.ch ı Tel : +41 79 743 01 10 ı chemin de la Mousse 46 ı 1225 Chêne-Bourg Service des exposants de Palexpo : exposantscontact@palexpo.ch ı Tél : +41 (0) 22 761 11 11 (8h - 12h / 13h30 - 17h30) ı Shop online de Palexpo http://www.palexpo.ch/fr/espace-exposant Partenaire pour l’aménagement de stands personnalisés : Mydisplay ı Thomas Varanne ı thomas.varanne@mydisplay.ch ı chemin du petit Vennes 4, 1066 Epalinges

Les commandes supplémentaires seront proposées dans le dossier technique. Ces invitations seront facturées CHF 4.-/pièce (HT) après la manifestation, à l’Exposant /co-Exposant, par entrée réellement utilisée et contrôlée. Les invitations non utilisées sont gratuites.

La hauteur limite des stands est de 2,50 m. Au-delà, une autorisation spéciale est à fournir à l’organisateur pour approbation. Ci-dessous, les hauteurs maximum des halles et lieux : •

10.3 Prix d’entrée visiteurs Les prix d’entrée sont fixés à: • • • •

Plein tarif CHF 12.-: Adultes Demi-tarif CHF 6.-: 17-25 ans, étudiants, chômeurs, AVS Gratuit : jeunes de moins de 16 ans Pass pour les 4 jours : o Plein tarif : CHF 25.o Demi-tarif : CHF 18.-

ART 11: VISA – AUTORISATIONS Les participants à la manifestation qui ont besoin d’un visa d’entrée sur le territoire suisse doivent remplir les formalités nécessaires bien avant leur départ pour la Suisse. Afin d’obtenir le visa d’entrée, les participants sont priés de contacter l’Ambassade suisse ou le Consulat suisse dans leur pays. L’exposant s’assurera que le personnel sur le stand est engagé selon les lois en vigueur du Canton de Genève notamment pour la délégation de personnel. Les Exposants s’assureront également que leurs co-Exposants ont rempli toutes ces formalités. L’Organisateur fournira une attestation de participation sur demande écrite. Il ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de la non obtention dudit visa. Voir règlementation générale de Palexpo (article 16, section 1, page 5) : http://www.palexpo.ch/sites/default/files/reglementation_generale_util isateurs_site_palexpo_francais_0.pdf ART 12: DOSSIER D’EXPOSANT ET CIRCULAIRES Le dossier technique du salon Planète Santé live sera envoyé aux Exposants et co-Exposants par courrier dès le mois de mai 2018. A cette date, il sera également disponible sur le site Planetesante.ch/salon. ART 13: INSTALLATION ET FONCTIONNEMENT DU STAND 13.1 Installation du stand : Accès de chargement et déchargement en fonction de la circulaire de montage/démontage délivrée par Palexpo. Possibilité de bénéficier d'espaces de stockage à Palexpo. Ceux-ci sont gérés par le consortium de Manutexpo. L’exposant est libre de passer par l’une des trois agences sur site. Contact : Palexpo (http://www.palexpo.ch/fr/prestataires/manutention-location-dengins) L’exposant devra également prendre contact avec l’une de ces agences pour tout ce qui concerne la manutention. Chaque Exposant est tenu de se renseigner sur la situation, les dimensions exactes et les possibilités d’aménagement du stand qui lui a été attribué. Les limites du stand ne devront être dépassées en aucun cas.

•

Halle 3 o Halle 4 o o

4,50m hauteur utilisable 18m hauteur sous charpente 15,50m hauteur de construction

La suspension d’oriflammes, de bandeaux, de signalétique ou de tout matériau doit faire l’objet d’une approbation au préalable par l’organisation et par Palexpo. La mise en place doit être confiée à Palexpo. Pour toute commande de stand surface nue, l’Exposant est tenu de respecter le nombre de côtés ouverts/fermés, selon commande. D’une part, l’Exposant doit monter ou commander, à sa charge, des parois de séparation pour tous les côtés fermés de la surface de stand. L’utilisation de la paroi du stand voisin n’est pas autorisée (sauf arrangement préalable avec ce dernier). D’autre part, les côtés ouverts du stand, selon commande, ne doivent pas être fermés par des parois. Il est toutefois admis que ceux-ci soient partiellement fermés, mais seulement sur maximum un tiers de la longueur par côté. Un plan détaillé du stand est à fournir à l’organisateur. L’Exposant pourvoit lui-même à l’aménagement de son stand. Il est tenu de le décorer en utilisant des matières difficilement combustibles ou ignifugées. Sont exclues, d’une manière générale, toutes les matières présentant des dangers. En cas de sinistre, l’Organisateur est en droit de prendre toutes les dispositions utiles aux frais de l’Exposant et rendra responsable ce dernier. Les prescriptions d’aménagement des stands sont incluses dans le Dossier d’Exposant qui sera adressé, en temps utiles, aux Exposants. L’Organisateur se réserve en outre le droit de supprimer ou de modifier des installations qui nuiraient à la décoration générale de l’exposition, aux Exposants voisins, au public ou qui, en général, ne seraient pas conformes au plan préalablement soumis, aux frais, risques et périls du contrevenant. 13.2 Fonctionnement des stands Les Exposants sont tenus d’assurer une permanence sur leurs stands pendant les heures d’ouverture de l’exposition. Les stands ne devront pas être dégarnis avant l’heure de clôture officielle. L’Exposant est tenu de respecter les horaires officiels (article 2), Le stand ne peut être fermé ou laissé vide avant la fermeture officielle. ART 14: PRESCRIPTIONS DE SÉCURITÉ ET INTERDICTION DE FUMER 14.1 Sécurité des objets exposés L’Organisateur se réserve le droit de contrôler la sécurité envers les personnes des objets exposés et de s’assurer de leur mention sur le formulaire d’inscription ou le formulaire en ligne stipulant le projet de contenu du stand et dans le catalogue des produits. Le cas échéant, l’Organisateur se réserve le droit de retirer des objets dangereux ou dont l’admission n’aura pas été demandée ni accordée dans les formes requises, aux frais de l’Exposant, et ce sans que ce dernier puisse exercer contre l’Organisateur un recours quelconque ou prétendre à une indemnité quelconque. 14.2 Interdiction de fumer 6

Il est formellement interdit de fumer à l’intérieur des bâtiments. Tous les utilisateurs de Palexpo sont instamment priés de respecter et de faire respecter cette interdiction de fumer partout à l’intérieur des bâtiments de Palexpo. Nous vous remercions de respecter cette disposition légale et de la mentionner dans tous vos documents.

de l’Organisateur, pouvant aller jusqu’à la fermeture du stand; 16.3 Prise de vue L’Exposant autorise expressément, à titre gracieux, l’Organisateur à: •

ART 15: CATALOGUE ET IMPRIMÉS L’Organisateur a le droit exclusif d’éditer la revue officielle et se réserve également la faculté de publier d’autres imprimés. L’inscription dans le programme officiel du salon, versions imprimées et en ligne, est comprise dans la taxe d’inscription qui est obligatoire. Les Exposants et co-Exposants sont tenus de fournir à l’Organisateur leurs coordonnées complètes afin d’être inscrits dans ces documents (version imprimée) et en ligne. Des informations supplémentaires concernant l’Exposant et les produits exposés seront à fournir ultérieurement à l’Organisateur au moyen du catalogue des produits. L’Organisateur décline toute responsabilité pour les inscriptions entachées d’erreurs, incomplètes ou non effectuées. Les conditions et prix des insertions publicitaires sont disponibles sur Planetesante.ch/salon. ART 16: PUBLICITÉ ET COMPORTEMENT ÉTHIQUE 16.1 Publicité Toutes les activités de vente, d’enquête, de distribution de matériel publicitaire et toute autre publicité ne sont autorisées que sur le propre stand de l’Exposant. Les Exposants et co-Exposants sont donc priés de rester sur leur stand. Il est formellement interdit d’interpeller les visiteurs ou les autres Exposants depuis les parties communes (hors des stands) de l’exposition. Il est aussi formellement interdit à l’Exposant d’utiliser du matériel audiovisuel de manière telle que les messages diffusés ou montrés puissent être perçus ou entendus dans un ou plusieurs emplacements voisins. Toute publicité mensongère, de quelque nature qu’elle soit, est rigoureusement interdite et expose son auteur à l’exclusion immédiate (article 19). La distribution de flyers ou prospectus, hors de la zone attribuée, est strictement interdite, sans autorisation au préalable de l’Organisateur. 16.2 Procédés de vente • Il est rappelé que la vente aux enchères et la vente à la postiche sont interdites ; • Chaque entreprise devra maintenir en permanence sur le stand un responsable qualifié ou un représentant habilité de son entreprise. Cette personne aura la responsabilité de surveiller le comportement de ses vendeurs vis-à-vis du public, notamment ceux n’appartenant pas au personnel de l’entreprise. Si des pratiques agressives ou viciant le consentement du consommateur se manifestent, elles peuvent être sanctionnées de façon unilatérale de la part

•

Réaliser s’il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant ainsi que les membres de son équipe, de même que les objets exposés sur son stand ; Utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires, en Suisse comme à l’étranger, et sans limitation de durée.

ART 17: RESPECT DES MARQUES L’Exposant et le co-Exposant sont tenus de respecter la marque, la charte graphique, ainsi que le logo du salon Planète Santé live et de Palexpo. ART 18: RESPONSABILITÉS ET ASSURANCES 18.1 Responsabilité pour biens d’exposition, animations et fonctionnement des stands L’Organisateur n’assume aucune obligation de protection des objets d’exposition et des aménagements de stand et décline, sous réserve de l’art. 100 alinéa 1 du Code des Obligations Suisse, toute responsabilité pour l’endommagement et la perte, aussi bien pour le temps pendant lequel les objets se trouvent sur le site de Palexpo, que pendant leur transport. L’Organisateur décline aussi toute responsabilité pour les dommages résultant des animations et présentations réalisées par les Exposants ainsi que du fonctionnement des stands. 18.2 Responsabilité pour auxiliaires En vertu de l’article 55 et de l’article 101 du Code des Obligations Suisse, l’Exposant est responsable des dommages causés par ses fournisseurs, constructeurs de stand et autres mandataires. 18.3 Assurances Chaque Exposant doit obligatoirement être assuré contre les risques d’incendie. S’il ne justifie pas par écrit qu’il est au bénéfice d’une telle assurance, il doit s’assurer contre ce risque par l’intermédiaire d’un tiers dont les conditions figureront dans le dossier Exposant. Par ailleurs, il est instamment recommandé aux Exposants d’assurer également les objets d’exposition, ainsi que les stands et leur équipement contre l’endommagement et la perte pendant l’exposition et durant le transport. L’Exposant est tenu de prescrire une police auprès d’une société d’assurance. Les Exposants répondent de tout dommage occasionné à d’autres stands, aux installations de l’exposition, à la personne et aux biens d’autrui, que le dommage ait été causé, de quelque manière que ce soit, par leur propre fait ou par le fait d’un tiers commissionné par eux. Tous les risques sont entièrement à la charge des Exposants qui pourront se couvrir par des assurances individuelles s’ils l’estiment utile (Responsabilité civile dommage aux tiers et aux locaux, accidents, vol, etc.). L’Organisateur décline toute responsabilité pour la perte, la disparition, l’endommagement ou le vol de marchandises et d’objets d’exposition en tout cas et en tout temps. 7

ART 19: EXPULSION Toute infraction à l’une des clauses du présent Règlement, aux instructions et dispositions de l’Organisateur, pourra entraîner l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l’Exposant contrevenant, sans préjudice de toutes autres sanctions ou responsabilités par lui encourues et sans qu’il puisse prétendre à quelque remboursement ou compensation que ce soit. L’Exposant exclu répond du paiement de tous les montants dus (article 8), de tous les frais déjà engagés, ainsi que de tous les frais accessoires. Il en va de même pour les co-Exposants. L’Organisateur pourra disposer de la façon qui lui conviendra de l’emplacement ainsi libéré. ART 20: FORCE MAJEURE En cas de survenance de raisons impérieuses ou en cas de force majeure (*), l’Organisateur est en droit de différer la tenue de l’exposition, d’en abréger ou d’en prolonger la durée ou de l’annuler, sans que les Exposants ne puissent se désister ni prétendre à un dédommagement. En cas d’annulation par l’Organisateur pour cas de force majeure, le prix de la location de la surface d’exposition reste dû jusqu’à concurrence du montant qui correspond aux frais engagés par l’Organisateur. Le solde des montants avancés, après déduction des frais, le cas échéant, sera remboursé aux Exposants. En revanche, les Exposants ne sauraient prétendre à aucune indemnité du fait de la non-exécution de l’exposition. Toute annulation faite par un Exposant pour cause de force majeure (*) doit être notifiée par écrit à l’Organisateur dans les plus brefs délais, en mentionnant l’existence de l’empêchement et les conséquences sur son aptitude à s’exécuter.

En cas de contestation et avant toute procédure, l’Exposant ou le coExposant s’engage à soumettre sa réclamation à l’Organisateur avant la fermeture de l’exposition. L’Organisateur tranchera avec le Comité de l’exposition. ART 23: RÈGLEMENT D’EXPOSITION Tous les accords verbaux, autorisations individuelles et réglementations spéciales nécessitent une confirmation écrite. L’Organisateur se réserve le droit d’édicter des prescriptions spéciales et des compléments qui primeront sur le présent Règlement. ART 24: DROIT APPLICABLE ET FOR JURIDIQUE Le droit suisse est seul applicable. Pour tout litige qui n’aurait pas pu être réglé à l’amiable, les parties reconnaissent la compétence exclusive des tribunaux de la République et Canton de Genève.

Planète Santé live Sàrl (société affiliée à Médecine et Hygiène) Chemin de la Mousse 46 1225 Chêne-Bourg Tél. :+41 22 702 93 18 Tél. :+41 79 192 07 52 salon@planetesante.ch www.planetesante.ch/salon www.planetesante.ch Planète Santé live Sàrl, juin 2017 Sous réserve de modifications

Si l’Exposant est empêché pour cause de force majeure, le prix de la location de la surface d’exposition sera remboursé à l’Exposant ainsi que les autres frais engagés par lui, sous réserve de la taxe d’inscription et des frais résultant de prestations déjà exécutées par l’Organisateur. (*) Cas de force majeure : tout événement extérieur, imprévisible et extraordinaire, indépendant de la volonté des parties et échappant à leur contrôle, ne pouvant être empêché par ces dernières, malgré tous les efforts raisonnables possibles tels que par exemple événements politiques, naturels, économiques ou sanitaires imprévisibles. Les épidémies de grippe ou tout autre trouble d’ordre sanitaire semblable ne sont pas considérés comme des cas de force majeure, sauf si la manifestation venait à être interdite par décision des autorités. ART 21: ANNULATION DE L’EXPOSITION Dans le cas où l’Organisateur décide de ne pas organiser l’exposition pour une raison quelconque, mais qui ne constitue pas un cas de force majeure, il ne sera dû à l’Exposant que le remboursement des acomptes et des factures déjà encaissés, sans que l’Exposant puisse faire valoir des droits à une quelconque indemnité du fait de la non-exécution de l’exposition. ART 22: RÈGLEMENT DES LITIGES 8 Planète Santé live Sàrl (société affiliée au groupe Médecine et Hygiène) ı www.planetesante.ch/salon ı www.planetesante.ch Organisation salon Planète Santé live: Laetitia Grimaldi ı laetitia.grimaldi@planetesante.ch ı Tél.: +41 22 702 93 18 ı chemin de la Mousse 46 ı 1225 ChêneBourg Commercialisation Planète Santé : Charles Gattobigio ı charles.gattobigio@medhyg.ch ı Tel : +41 79 743 01 10 ı chemin de la Mousse 46 ı 1225 Chêne-Bourg Service des exposants de Palexpo : exposantscontact@palexpo.ch ı Tél : +41 (0) 22 761 11 11 (8h - 12h / 13h30 - 17h30) ı Shop online de Palexpo http://www.palexpo.ch/fr/espace-exposant Partenaire pour l’aménagement de stands personnalisés : Mydisplay ı Thomas Varanne ı thomas.varanne@mydisplay.ch ı chemin du petit Vennes 4, 1066 Epalinges