PESQUISA DE CLIMA 2016 - Opini達o dos Colaboradores Manual do Gestor
MANUAL DO GESTOR
Caro gestor, Em 2016, promoveremos a segunda Pesquisa de Clima do Grupo Marista, com o objetivo de ouvir a opinião dos nossos colaboradores sobre aspectos diversos da Instituição. Esta importante ferramenta de gestão serve de apoio para a tomada de decisões que visem construir um ambiente de trabalho cada vez melhor e incrementar o engajamento dos colaboradores. O objetivo é que todos os colaboradores se sintam motivados a responder à pesquisa e esta meta só será cumprida com o envolvimento de cada gestor. Por isso, desenvolvemos este manual com informações importantes e que servirão de base para que você compreenda questões relacionadas à pesquisa e esteja preparado para incentivar sua equipe a participar. Contamos com o seu apoio! Atenciosamente, Grupo Marista
A PESQUISA
Quando acontece a Pesquisa de Clima? A pesquisa será realizada de 25 de abril a 8 de maio, em todas as unidades do Grupo Marista. Quem deve participar? Todos os colaboradores com vínculo CLT que estejam ativos no quadro funcional e que atuem há pelo menos três meses na Organização, incluindo estagiários e jovens aprendizes. Também participam Irmãos que estejam no quadro funcional. Algumas observações importantes: - Participam deste ciclo os contratados até 25/01/2016; - Colaboradores movimentados recentemente devem responder pela área em que estavam até 25/01/16; - Colaboradores em período de férias que abranja todo o período da pesquisa (25 de abril a 8 de maio) não respondem; - Colaboradores afastados não participam. Qual o objetivo da Pesquisa? Chamamos de “clima” o ambiente de trabalho, que envolve não só a estrutura, mas principalmente o relacionamento entre as pessoas (equipe, pares, chefia). Pesquisa de Clima é uma pesquisa que se faz com os colaboradores de uma organização para: • Verificar se os colaboradores estão satisfeitos com itens como estrutura, gestão, comunicação, respeito à diversidade, colaboração, oportunidades, etc; • Entender se os colaboradores estão engajados, ou seja, se eles se sentem conectados à organização e dispostos a contribuir com ela.
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Como está sendo construída a Pesquisa de Clima 2016? A Pesquisa é um projeto de todos os negócios. Está sendo construída com a participação de todas as áreas, por meio de um representante que faz parte do Comitê Diretivo, que elabora e decide pontos importantes do projeto. Também existe um Comitê de Trabalho, composto por integrantes da DDHO e da Comunicação Interna. As questões mais estratégicas são levadas à colegiada dos diretores, para decisão e acompanhamento.
Quais as formas de participação? Para acessar, o colaborador utilizará a palavra MARISTA seguida do seu CPF, no campo Usuário e, no campo senha, utilizará a palavra MARISTA seguida da sua data de nascimento. Importante - Digitar somente letras e números, sem espaços ou outros caracteres; - Para a data de nascimento, digitar o dia com dois digitos, o mês com dois digitos e o ano com quatro digitos. Exemplo Usuário: MARISTA + CPF Senha: MARISTA + Data de nascimento (DDMMAAAA)
Como será assegurado o sigilo das respostas? A AON é uma consultoria independente que trabalhará na coleta e no processamento dos dados da Pesquisa. Todas as respostas serão gerenciadas pela base de operações da consultoria, na Índia. O Grupo Marista e suas unidades não terão acesso às respostas, que serão tabuladas sob sigilo pela consultoria. Ao final, os gestores receberão os resultados tabulados. Só será disponibilizado o resultado de áreas com mais de dez respondentes. Para visualização dos comentários, será necessário ter, ao menos, 20 respondentes. Nunca será possível visualizar quem respondeu o quê.
Quem é a consultoria responsável pela Pesquisa? A AON é uma consultoria que atua com soluções de capital humano. Ela atua em 120 países e, no Brasil, atende empresas como Embraer, Lojas Renner, Grupo Pão de Açúcar e Hospital Sírio Libanês. É reconhecida pela inovação e excelência no desenvolvimento de soluções para os mais diversos segmentos e tamanhos. Foi responsável pela aplicação da Pesquisa de Clima na FTD Educação durante três ciclos, possuindo conhecimento sobre a nossa Organização.
Quantas questões fazem parte da Pesquisa? São 60 perguntas fechadas e duas perguntas abertas. As questões são simples e diretas, o que facilita as respostas. As questões abertas servem para que o colaborador se expresse sobre pontos positivos e pontos a melhorar na Organização.
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Qual o teor das perguntas? As afirmativas da pesquisa se referem às seguintes categorias: - Atividades diárias; - Avaliação de desempenho; - Alta liderança; - Cultura Marista; - Colaboração; - Comunicação; - Diversidade & Inclusão; - Autonomia; - Engajamento; - Equilíbrio entre vida pessoal/trabalho; - Gestão de talentos; - Gestor imediato; - Infraestrutura de apoio; - Inovação; - Marca; - Oportunidades profissionais; - Recompensa e reconhecimento; - Treinamento e desenvolvimento. É possível responder a Pesquisa em etapas? É recomendável que o colaborador responda à pesquisa de uma vez só. Porém, caso necessário, será possível retornar para finalizá-la. O tempo necessário para concluí-la é, em média, 20 minutos.
A pesquisa de clima é obrigatória? O colaborador não é obrigado a responder. O papel do gestor não é obrigar, mas incentivar, mostrar o valor da pesquisa, a importância da participação de todos e como isso fará a diferença no desenvolvimento de ações que melhorem o clima e o ambiente de trabalho.
O PAPEL DO GESTOR
Por que é importante que pelo menos 70% dos colaboradores respondam à Pesquisa? Para garantir a expressividade dos resultados. Quanto mais colaboradores responderem, mais fiel será o retrato da nossa realidade e mais eficazes serão as ações posteriores.
Os diretores poderão acompanhar a porcentagem de participação de seus colaboradores durante a Pesquisa? Sim, os diretores terão acesso à taxa de participação de sua área, em tempo real, a qualquer momento durante a pesquisa, por meio de uma senha que será distribuída no início da pesquisa pelos BP´s da DDHO. Para os gestores que não tiverem uma senha de acesso para consulta à taxa de adesão, um reporte geral será publicado a cada dois dias no Espaço do Gestor na intranet do Grupo Marista, possibilitando que o gestor intensifique a comunicação.
Qual é o papel do gestor na Pesquisa de Clima? - Ser comunicador da pesquisa, fornecendo informações que esclareçam à sua equipe questões como objetivo, confidencialidade, importância da pesquisa e da participação de todos; - Estimular os colaboradores a participar, por meio de comunicação face a face, utilização dos canais de comunicação interna e criação de espaços convidativos para os colaboradores se sentirem à vontade para responder a Pesquisa, entre outras ações. - Acompanhar a taxa de participação da sua área e atuar como incentivador da adesão dos colaboradores.
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O que é recomendado fazer para aumentar o nível de participação de seus colaboradores? - Ressaltar que a participação de cada um vai ajudar a melhorar o todo e que, quanto maior a adesão, mais expressivas serão as informações disponíveis para nortear as ações de melhoria; - Frisar que a Pesquisa de Clima é a chance de cada colaborador falar sua opinião sobre o ambiente de trabalho e ser ouvido, juntamente com os demais colaboradores; - Ressaltar que a AON é uma consultoria séria e renomada, que garante o sigilo e anonimato das respostas, e que o Grupo Marista não terá acesso às respostas individuais; - Propiciar espaços especiais dentro de suas unidades para os colaboradores se sentirem mais à vontade para responder a pesquisa.
O que é contraindicado fazer durante a pesquisa? - Obrigar os colaboradores a responderem à pesquisa; - Influenciar de alguma forma as respostas dos colaboradores; - Entregar brindes aos colaboradores que responderem à pesquisa; - Deixar de incentivar e de falar da importância da pesquisa. Quais foram os pontos mais críticos apontados pela Pesquisa de Clima de 2014? Cada área recebeu o resultado da Pesquisa 2014 indicando os temas mais bem avaliados e os que precisavam ser trabalhados. Em relação ao Grupo Marista, o tema mais indicado para ser aprimorado foi a comunicação e o tema mais bem avaliado foi o respeito à diversidade.
Como será possível atingir ao menos 70% de participação na pesquisa se não posso obrigar os colaboradores a responderem? Para obter participação, o gestor poderá promover conversas periódicas para falar a respeito do porquê da pesquisa estar sendo realizada, a diferença que cada um pode fazer ao responder e contribuir para a construção de um panorama realista sobre a área, que norteará ações acertadas. Também é importante falar sobre as ações de melhoria que foram realizadas pós Pesquisa 2014, para que os colaboradores entendam que a Pesquisa não é um fim em si mesma, mas possibilita e é uma importante ferramenta para a construção posterior de melhoria do clima. O gestor também pode ressaltar que esta pesquisa é um meio para que o colaborador realmente seja ouvido, sem ser identificado. Não se deve coagir os colaboradores a preencherem. Mostrar as vantagens é o melhor caminho para que ele se sinta seguro em participar. Você, gestor, também pode solicitar o apoio dos facilitadores de clima de sua unidade, envolvendo-os na campanha de comunicação da Pesquisa, juntamente com os agentes de comunicação.
O que podemos citar como melhorias feitas a partir da Pesquisa de Clima de 2014? - A criação dos Times de Clima, na maioria das unidades do Grupo. Estes times propuseram e implantaram planos de ação, iniciados após a Pesquisa de 2014, e o resultado pode ser conferido no site http://pesquisadeclima.grupomarista.org.br. Alguns Times de Clima atuam até hoje, conduzindo diversas ações para a melhoria do clima na unidade; - A criação das reuniões de colegiada na maioria das unidades do Grupo, em resposta à necessidade de melhoria da comunicação entre colaboradores e gestores, apontada na Pesquisa.
PLANO DE COMUNICAÇÃO
Como farei a divulgação na minha unidade? A Comunicação Interna disponibilizará um enxoval de peças de comunicação para serem utilizadas antes, durante e após a aplicação da Pesquisa. As peças são personalizadas por áreas de atuação e a equipe contará com os agentes de comunicação das unidades e com os facilitadores de clima para a operacionalização da campanha.
Quando receberei o kit da campanha de comunicação? O Kit foi enviado via malote ou Correios na semana do dia 28 de março e deve chegar às unidades por volta do dia 5 de abril.
Caso julgue necessário, é possível realizar outras ações de divulgação? Sim. Toda e qualquer forma de comunicação com os colaboradores são bem aceitas, exceto aquelas que ferem as orientações apresentadas anteriormente. Você pode organizar reuniões, eventos e outras oportunidades para divulgar a Pesquisa de Clima. Em caso de dúvida, consulte seu BP da DDHO.
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OS RESULTADOS
Quando saberei os resultados da Pesquisa? A expectativa é que os resultados sejam entregues pela AON entre junho e julho. Com os resultados em mãos, serão realizados workshops para divulgação dos resultados e reuniões para definição de planos de ação.
Como será feito o acesso aos resultados? Serão distribuídas senhas para diretores e gerentes acessarem o sistema da AON quando os resultados forem entregues pela consultoria. Como os gestores receberão os resultados? Os resultados serão disponibilizados no sistema da AON. Será possível fazer filtros por demografias, como idade, tempo de casa, gênero, escolaridade e cargos, respeitando o mínimo de dez respondentes para ter acesso ao resultado do filtro escolhido. Os resultados ficarão disponíveis no sistema por dois anos, a partir da entrega pela AON. O que será feito com os resultados? A partir dos resultados, cada área avaliará que aspectos foram bem avaliados e devem ser mantidos, já que impactam positivamente no clima e no engajamento. Também terão acesso aos aspectos com resultados insatisfatórios e que devem ser trabalhados para que o clima e o engajamento da área atinjam um nível mais elevado. O modelo de trabalho dos resultados pós-Pesquisa está sendo discutido pelo Comitê Diretivo, com base no modelo adotado em 2014, buscando aprimoramento para atingir resultados ainda melhores.
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DÚVIDAS
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Em caso de dúvidas sobre a pesquisa, com quem entro em contato? Caso tenha alguma dúvida sobre a aplicação da Pesquisa de Clima, entre em contato com o BP da DDHO da sua unidade ou com o representante da sua área de negócio para a Pesquisa de Clima: DERC – Lidiomar Alves PUC - Juan José Camou Viacava TECPUC - Mauricio Ribeiro DEAS - Alessandra Hovorusko SAÚDE – Simonne Simioli DNS - Cintia Marini CORPORATIVO – Evaristo Bicalho CANÔNICO - Irene Simôes Dúvidas sobre a campanha de comunicação, entre em contato com a Comunicação Interna: E-mail comunicacao.interna@grupomarista.org.br Telefone (41) 3271-2524 / 3271-6464.