PESQUISA DE CLIMA 2016 - Opinião dos Colaboradores Manual do Agente de Comunicação
MANUAL DO AGENTE DE COMUNICAÇÃO
Caro agente, A Pesquisa de Clima será realizada pela segunda vez no Grupo Marista, com o objetivo de ouvir a opinião de todos os colaboradores sobre aspectos diversos da nossa Instituição. Esta importante ferramenta de gestão serve de apoio para a tomada de decisões, visando à construção de um ambiente de trabalho cada vez melhor, com colaboradores cada vez mais engajados. O objetivo é que todos os colaboradores se sintam motivados a responder à pesquisa e esta meta só será cumprida com o envolvimento dos gestores e de você, agente de comunicação, que será o responsável por operacionalizar a campanha de comunicação em sua unidade. Para orientá-lo, desenvolvemos este manual com informações que servirão de base para o desenvolvimento de ações que incentivem a participação dos colaboradores de sua unidade. Contamos com o seu apoio! Atenciosamente, Equipe de Comunicação Interna do Grupo Marista
A PESQUISA
Quando acontece a Pesquisa de Clima? A pesquisa será realizada de 25 de abril a 8 de maio, em todas as unidades do Grupo Marista.
Quem deve participar? Todos os colaboradores com vínculo CLT que estejam ativos no quadro funcional e que atuem há pelo menos três meses na Organização, incluindo estagiários e jovens aprendizes. Também participam Irmãos que estejam no quadro funcional.m
Qual o objetivo da Pesquisa? Avaliar a satisfação e o engajamento dos colaboradores, ou seja, o quanto os colaboradores estão satisfeitos com os aspectos pesquisados e o nível de comprometimento emocional e intelectual de cada indivíduo, que resulta em mudança de comportamento direcionado para resultados.
Como está sendo construída a Pesquisa de Clima 2016? A Pesquisa é um projeto de todos os negócios. Está sendo construída com a participação de todas as áreas, por meio de um representante que faz parte do Comitê Diretivo, que elabora e decide pontos importantes do projeto. Também existe um Comitê de Trabalho, composto por integrantes da DHO e da Comunicação Interna. As questões mais estratégicas são levadas à colegiada dos diretores, para decisão e acompanhamento.
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Quais as formas de participação? A pesquisa será exclusivamente online. O acesso será feito por meio do CPF e data de nascimento. Exemplo: Usuário: MARISTA + CPF Senha: MARISTA + Data de nascimento (DDMMAAAA) Como fica a questão do sigilo se é necessário o CPF e a data de nascimento para acessar a Pesquisa? A AON é uma consultoria independente que trabalhará na coleta e no processamento dos dados da Pesquisa. Todas as respostas serão gerenciadas pela base de operações da consultoria, na Índia. O Grupo Marista e suas unidades não terão acesso às respostas, que serão tabuladas sob sigilo pela consultoria. Ao final, os gestores receberão os resultados tabulados. Só será disponibilizado o resultado de áreas com mais de dez respondentes. Para visualização dos comentários, será necessário ter, ao menos, 20 respondentes. Nunca será possível visualizar quem respondeu o quê.
Quem é a consultoria responsável pela Pesquisa? A AON é uma consultoria que atua com soluções de capital humano. Ela atua em 120 países e, no Brasil, atende empresas como Embraer, Lojas Renner e Grupo Pão de Açúcar. É reconhecida pela inovação e excelência no desenvolvimento de soluções para os mais diversos segmentos e tamanhos. Foi responsável pela aplicação da Pesquisa de Clima na FTD Educação durante três ciclos, possuindo conhecimento sobre a nossa Organização.
Quantas questões fazem parte da Pesquisa? São 60 perguntas fechadas e duas perguntas abertas.
Qual o teor das perguntas? São perguntas sobre o ambiente de trabalho, o gestor direto, a alta liderança e os colegas de trabalho, assim como a organização como um todo. É possível responder a Pesquisa em etapas? É recomendável que o colaborador responda à pesquisa de uma vez só. Porém, caso necessário, será possível retornar para finalizá-la. O tempo necessário para concluí-la é, em média, 20 minutos.
Por que é preciso que pelo menos 70% dos colaboradores respondam a Pesquisa? Para garantir a expressividade dos resultados.
Será possível acompanhar a porcentagem de participação dos colaboradores de cada unidade durante a Pesquisa? Sim, os diretores terão acesso à taxa de participação de sua área, em tempo real, a qualquer momento durante a pesquisa. A Comunicação Interna acionará todos os agentes ao final da primeira semana de Pesquisa, em especial os das unidades que tiveram pouca adesão, para sugerir novas ações.
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O PAPEL DO AGENTE DE COMUNICAÇÃO
Qual é o papel do agente de comunicação na Pesquisa de Clima? - Operacionalizar a campanha de comunicação em sua unidade, utilizando da melhor forma as peças de comunicação disponibilizadas pela Comunicação Interna do Grupo; - Ser comunicador da pesquisa, multiplicando informações que esclareçam questões como objetivo, confidencialidade, importância da pesquisa e da participação de todos; - Estimular os colaboradores a participar, alinhando com o seu gestor ações como: comunicação face a face entre gestores e colaboradores, utilização dos canais de comunicação interna e criação de espaços convidativos para os colaboradores se sentirem à vontade para responder a Pesquisa; - Acompanhar juntamente com seu gestor a taxa de participação da sua área e propor ações para aumentar o índice de participação; - Comunicar melhorias que foram feitas a partir da Pesquisa de Clima 2014 em sua unidade. Como posso fazer para incentivar meus colegas e os demais colaboradores a participarem? - Ressaltar que a participação de cada um vai ajudar a melhorar o todo e que, quanto maior a adesão, mais expressivas serão as informações disponíveis para nortear as ações de melhoria; - Frisar que a Pesquisa de Clima é a chance de cada colaborador falar sua opinião sobre o ambiente de trabalho e ser ouvido, juntamente com os demais colaboradores; - Ressaltar que a AON é uma consultoria séria e renomada, que garante o sigilo e anonimato das respostas, e que o Grupo Marista não terá acesso às respostas individuais; - Avaliar juntamente com o seu gestor a possibilidade de criar espaços... espaços especiais dentro de suas unidades para os colaboradores se sentirem mais à vontade para responder a pesquisa.
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O que é contraindicado fazer durante a pesquisa? - Obrigar os colaboradores a responderem a pesquisa; - Influenciar de alguma forma as respostas dos colaboradores; - Entregar brindes aos colaboradores que responderem a pesquisa; - Deixar de incentivar e de falar da importância da pesquisa.
O que podemos citar como melhorias feitas a partir da Pesquisa de Clima de 2014? - A criação dos Times de Clima, na maioria das unidades do Grupo. Estes times propuseram e implantaram planos de ação, iniciados após a Pesquisa de 2014, e o resultado pode ser conferido no site http:// pesquisadeclima.grupomarista.org.br. Alguns Times de Clima atuam até hoje, conduzindo diversas ações para a melhoria do clima na unidade; - A criação das reuniões de colegiada na maioria das unidades do Grupo, em resposta à necessidade de melhoria da comunicação entre colaboradores e gestores, apontada na Pesquisa.
PLANO DE COMUNICAÇÃO
Quando iniciará a campanha de comunicação da Pesquisa de Clima? O lançamento da campanha acontecerá no dia 6 de abril. Como farei a divulgação na minha unidade? A Comunicação Interna disponibilizará um enxoval de peças de comunicação para serem utilizadas antes, durante e após a aplicação da Pesquisa. As peças são personalizadas por áreas de atuação. Quais serão as peças? Peças impressas - Cartazes A3; - Banner (90x145 cm); - Centros de mesa para salas de reuniões, refeitórios, salas de professores, entre outros (formato fechado 10x15cm, formato aberto: 10x38cm). Peças online - Vídeo sobre a Pesquisa de Clima (duração de 5 minutos); - E-mail marketing (4 fases: lançamento da campanha, início da aplicação da pesquisa, balanço do índice de participação durante a pesquisa e agradecimento final); - Wallpaper; - Banner e matérias na Intranet. Peças para gestores - Manual online; - Publicação do status de participação de cada unidade no Espaço do Gestor (intranet) para acompanhamento e tomada de decisões.
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Quando receberei o kit da campanha de comunicação? O Kit será enviado via malote ou Correios na semana do dia 28 de março, para que chegue a tempo das peças serem ativadas no dia 6 de abril, dia do lançamento da campanha.
Caso julgue necessário, é possível realizar outras ações de divulgação? Sim. Toda e qualquer forma de comunicação com os colaboradores são bem aceitas, exceto aquelas que ferem as orientações apresentadas anteriormente. Você pode organizar reuniões, eventos e outras oportunidades para divulgar a Pesquisa de Clima.
OS RESULTADOS
Quando saberemos os resultados da Pesquisa? A expectativa é que os resultados sejam entregues pela AON entre junho e julho. Com os resultados em mãos, serão realizados workshops para divulgação dos resultados e reuniões para definição de planos de ação.
O que será feito com os resultados? A partir dos resultados, cada área avaliará que aspectos foram bem avaliados e devem ser mantidos, já que impactam positivamente no clima e no engajamento. Também terão acesso aos aspectos com pior avaliação e que devem ser trabalhados para que o clima e o engajamento da área atinjam um nível mais elevado. O modelo de trabalho dos resultados pósPesquisa está sendo discutido pelo Comitê Diretivo, com base no modelo adotado em 2014, buscando aprimoramento para atingir resultados ainda melhores.
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DÚVIDAS
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Em caso de dúvidas sobre a pesquisa, com quem entro em contato? Entre em contato com a Comunicação Interna: E-mail comunicacao.interna@grupomarista.org.br Telefone (41) 3271-2524 / 3271-6464.