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¿Qué es la Oficina Verde?
Papel Residuos Reciclaje Agua Energía Transporte
¿Qué es la Oficina Verde? El término "oficina verde" se utiliza para hacer referencia al modo de utilizar los recursos dentro de una oficina. Los consejos de buenas prácticas incluidos en esta guía te ayudarán a tener una oficina eficaz y rentable con un impacto negativo mínimo sobre el medio ambiente. ¿Por qué deben los empleados de una oficina preocuparse por el medio ambiente? Todos los negocios, independientemente de su sector o de su tamaño, cuentan con una oficina o administración de algún tipo. Este documento se ha elaborado para ayudarte a ahorrar costes y mejorar tu eficacia.
En muchas cooperativas alrededor del 4% del gasto es debido a la generación de residuos. Esto sucede porque el coste de los residuos no es únicamente el coste de su eliminación sino que también incluye la energía, agua, materias primas, consumibles y mano de obra empleada. El coste auténtico de los residuos puede ser entre 5 y 20 veces el coste de su eliminación, y en una cooperativa media es alrededor de diez veces el coste de la eliminación. Podrás ahorrar costes en tu cooperativa utilizando los recursos de un modo más eficaz y, por lo tanto, generando menos residuos.
Las oficinas no son una excepción. Cuantos menos residuos se produzcan y menos recursos se utilicen menor será su impacto. Esta guía te proporcionará medidas prácticas para gestionar correcta y eficazmente las materias generadas en las oficinas. El informe se centra en las siguientes materias:
Papel Residuos
Reciclaje Agua Energía Transporte
1 Papel Un empleado de oficina medio puede llegar a utilizar hasta 100 hojas de papel al día y en una oficina típica la mitad del total de los residuos están formados por papel. Por lo tanto, la adquisición y eliminación del papel supone uno de los principales gastos de una
oficina media, aunque es un gasto que se puede reducir con facilidad mediante la reducción, reutilización y reciclaje.
Aunque los sistemas electrónicos informáticos se revisan y actualizan regularmente, raramente se realizan similares revisiones en la adquisición de material de papelería. A menudo se considera el papel como un gasto inevitable y la falta de coordinación en las compras puede dificultar las labores de control. La práctica demuestra que una compra centralizada puede producir importantes beneficios y unas simples revisiones regulares a menudo conducen a un ahorro continuo.
REDUCIR • Comprobar que todas las fotocopias y publicaciones se realizan a doble cara y en papel reciclado. La utilización de papel por las
Medidas
Prácticas
dos caras puede reducir en un 50% su utilización. • Anular
el
correo
innecesario
y
las
publicaciones no deseadas. • Evitar una producción excesiva de material publicitario revisando las listas de distribución y actualizando regularmente las bases de
datos. • Utilizar medios de comunicación electrónicos
RECICLAR
en la medida de lo posible para reducir el uso
• Instalar "contenedores" de recogida de papel.
de impresoras y faxes.
Se recomienda colocar uno por cada seis
• Asegurarse de que todos los faxes están configurados de forma que no se impriman encabezados o informes de confirmación no deseados.
empleados y uno junto a cada fotocopiadora o impresora. • Asegurarse que todo el personal ha asumido el programa de reciclado y que consideran el
vaciado de los contenedores de reciclado
REUTILIZAR •
•
como parte de sus tareas.
Recoger todo el papel que únicamente se
• Extender el programa entre el personal
haya utilizado por una cara y volver
colocando posters en las oficinas y en los
utilizarlo para imprimir borradores o como
contenedores, explicando qué tipos de papel
blocs de notas.
se pueden reciclar.
Reutilizar los sobres siempre que sea
• Informar al personal de forma continua y
posible, especialmente para el envío de
regular sobre el programa, incluyendo cifras
información interna.
acerca de la cantidad de papel recogido.
2 Residuos Los residuos resultan costosos. Utiliza la regla "Reducir - Reutilizar - Reciclar" para todos los residuos de la oficina y recuerda que cuanto más alto sea el puesto en el que reduces la producción de residuos mayor será el ahorro en los costes que se experimentará.
La reducción de los residuos en origen optimizando las compras y mediante una mejor utilización de los materiales es la mejor manera de realizar importantes ahorros en los gastos relativos a los residuos y de reducir el impacto en la cooperativa. Después de esto, deberías tratar de reutilizar y posteriormente reciclar la mayor cantidad posible de los productos de tu oficina. La eliminación de residuos mediante la deposición en vertedero debería ser el último recurso tras tener en cuenta todas las opciones anteriores.
La oficina con programas de buenas prácticas produce menos de 200kg de residuos por persona y año. La mayoría de las oficinas se dan cuenta de que pueden reducir sus costes de producción de residuos en alrededor de un 20% mediante medidas de bajo coste o sin ningún coste.
REDUCIR •
Tratar de evitar el uso excesivo de material de papelería poniendo en práctica un sistema de pedidos.
•
Evitar la compra de productos desechables de catering como recipientes de leche, sobres de azúcar y platos de papel.
•
Comprobar
que
contenedores
necesitas
que
todos
te
los
proporciona
actualmente tu contratista. Si algunos no se utilizan en su totalidad, solicitar a tu
contratista que los retire o reduzca la frecuencia
de
recogida,
además
de
renegociar los costes.
REUTILIZAR •
Realizar
un
mejor
uso
del
equipo
informático actualizando y reutilizando los equipos
antiguos
para
trabajos
que
requieran menos potencia. •
Solicitar
al
proveedor
informático
o
fabricante
contratos
de
reaprovisionamiento. •
Restaurar los muebles en lugar de comprar otros nuevos. De este modo se ahorra hasta el 50% de los costes de nuevos productos.
Medidas
Prácticas
3 Reciclaje
El reciclaje es una opción que cada día es más popular a la hora de hacer frente a los residuos de una oficina. Aproximadamente un 70% de los residuos de oficina son reciclables. Sin embargo, únicamente un 7,5% de los residuos de oficina llegan a las instalaciones de reciclaje. Al reciclar todo lo posible, podrás reducir considerablemente los costes de eliminación de residuos, especialmente debido a que estos costes de eliminación
se están incrementando por el aumento de las tasas de vertido. Una oficina con planes eficaces de reciclaje para papel, cartón, cristal, latas y cartuchos de tóner puede obtener una tasa de reciclaje de entre un 60 y un 70%.
GENERAL •
Medidas
Establecer un claro compromiso en la
Prácticas
cooperativa con respecto al reciclaje. Poner énfasis en el potencial de ahorro de costes para convencernos de los beneficios.
•
Cerrar
el
ciclo
comprando
productos
reciclados siempre que sea posible.
VIDRIO Y LATAS •
Ponerse
en
administraciones
contacto locales
con para
las
obtener
información sobre servicios de recogida de vidrio y de latas en su zona.
•
Disponer de contenedores separados para las latas y el vidrio para facilitar la recogida.
OTROS MATERIALES DE OFICINA •
Comprar cartuchos de tóner reciclados existen cartuchos de gran calidad con el
•
•
Reciclar
los
tubos
fluorescentes
o
mismo rendimiento que los cartuchos
eliminarlos en pequeñas cantidades de
nuevos y a un precio inferior.
forma segura.
Devolver los cartuchos de tóner usados para
su
reciclaje
a
través
de
una
cooperativa especializada en su reciclado.
•
Reciclar los teléfonos móviles y sus baterías.
4 Agua
A lo largo de la última década la demanda de agua en ha alcanzado niveles sin precedentes. En el futuro, es posible que las organizaciones sufran restricciones sobre su consumo de agua así como aumentos en las tarifas por el suministro de agua. Aún así, existen muchas cooperativas que no son conscientes de la cantidad de agua que
consumen. Más de dos tercios del consumo de agua en una oficina media se producen en el cuarto de baño donde es posible realizar importantes ahorros.
•
Cerrar completamente los grifos - una corriente de agua de 5 mm malgasta
Medidas
528.000 litros (528 m3) de agua al año.
Prácticas
Esto podría suponer un coste de entre 400 € y 1.150 € al año.
•
Instalar un dispositivo para reducir el volumen de agua, como una bolsa de cisterna o simplemente una botella de plástico de 1 litro llena de agua, en las
cisternas de los servicios para reducir la cantidad de agua cada vez que se utilizan.
•
Instalar pastillas desodorantes en los inodoros para que no sea preciso utilizar
continuamente la cisterna.
•
Comprobar sus tuberías para evitar escapes.
5 Energía
El consumo de energía es la mayor partida controlable de una oficina. Con el uso cada vez mayor de equipos eléctricos las facturas energéticas continuarán elevándose si no se toman medidas. La experiencia ha demostrado que unas sencillas medidas de buenas prácticas pueden reducir fácilmente los costes de energía de los equipos de oficina en hasta un 50%.
También es posible obtener importantes ahorros sacando el máximo partido posible de la capacidad de compra mediante adquisiciones centralizadas. Es posible obtener importantes ahorros simplemente renegociando las tarifas.
ADQUISICIONES DE ENERGÍA •
Medidas
Asegurarse de que la energía se adquiere de
forma
centralizada
y
Prácticas
solicitar
anualmente oferta del proveedor. •
Investigar la posibilidad de obtener la totalidad o un porcentaje de la energía de
•
fuentes renovables o "tarifas ecológicas".
Utilizar luz natural en la medida de lo posible. Mantener las ventanas limpias y animar al personal a abrir las persianas en
CALEFACCIÓN Y REFRIGERACIÓN •
Calefacción: reducir la temperatura de la
•
Poner
en
marcha
una
campaña
de
sala un grado. Es poco probable que alguien
"Apagar". Siempre resulta más barato
se dé cuenta y se reduce la factura de la
apagar las luces, incluso en caso de
calefacción
períodos muy cortos de tiempo.
en
Acondicionado:
•
lugar de encender las luces.
hasta
un
programar
10%.
Aire
el
aire
•
Tener en cuenta los ahorros de energía a
acondicionado para no bajar de los 22° C.
largo plazo - puede conseguir ahorros a
Desconectar la calefacción y la refrigeración
largo plazo aunque pague más dinero al
en salas no ocupadas, asegurándose de que
principio, por ejemplo, en el caso de
se dispone de buena ventilación para evitar
lámparas fluorescentes.
la formación de condensación y mohos. •
Asegurarse de que las ventanas y puertas están cerradas cuando las calefacciones y el
EQUIPOS DE OFICINA •
aire acondicionado están funcionando.
•
energética de A o B.
•
"Energy Star" o "ahorro de energía"
Asegurarse de que dispositivos como las neveras disponen de una calificación
Si el ordenador dispone de opciones
asegurarse de que están activadas. •
Los protectores de pantalla no ahorran energía.
Activar
las
opciones
de
ILUMINACIÓN
desconexión e insistir al personal para que
Sustituir las bombillas de tungsteno por
desconecten al menos los monitores de sus
lámparas fluorescentes compactas de bajo
ordenadores cuando no se estén utilizando,
consumo y tubos fluorescentes finos.
así como cuando abandonan sus mesas para asistir a reuniones o para el almuerzo.
6 Transporte El coste del transporte para las cooperativas es cada vez mayor. Se calcula que para el año 2025 circularán por las carreteras un 50% más de coches de los que lo hacían en 1997, lo que originará más atascos, una reducción de la eficacia y un impacto cada vez mayor sobre el medio ambiente.
Muchas cooperativas están poniendo en práctica planes de transporte voluntarios para reducir el coste y los impactos asociados con los transportes de las cooperativas. Un plan de transporte es un conjunto de iniciativas para reducir el uso del coche y mejorar la eficacia.
Posiblemente el mayor beneficio de un plan de transporte lo constituye la reducción de los costes de los transportes de las cooperativas a través de medidas que reducen la necesidad del mismo y que mejoran la eficacia de los sistemas ya existentes.
•
Desarrollar un plan de transporte para su
Medidas
cooperativa. El compromiso de la dirección
Prácticas
resulta imprescindible, y el plan deberá comunicarse a toda la organización. •
Todos los viajes deberán planificarse de acuerdo con la siguiente jerarquía:
Paso 1. REDUCIR LA NECESIDAD DEL TRANSPORTE •
Utilizar
lugares
accesibles
para
las
conferencias para así reducir la necesidad de transporte. •
Analizar la viabilidad del trabajo en casa o del
teletrabajo
con
determinados
empleados. No es necesario que lo aplique todos los días laborables y de este modo se podrá reducir de manera significativa el
•
número de viajes que deben hacer los empleados y maximizar su eficacia laboral. •
•
Aumentar
el uso
de tecnologías
Facilitar a los empleados información actualizada sobre el transporte público.
•
Fomentar el que los empleados compartan
de
sus coches. Establecer una base de datos o
comunicación como el correo electrónico y
una reunión informal para gente dispuesta
el uso de videoconferencias.
a compartir sus coches.
Paso 2. FOMENTAR EL USO DE MEDIOS DE
Paso 3. HACER UN USO MÁS EFICAZ DE LOS
TRANSPORTE EFICACES
COCHES DE LA cooperativa
Mejorar las instalaciones para ciclistas y
•
Proporcionar formación sobre prácticas de
peatones. Es imprescindible la instalación
conducción avanzada - el consumo de
de aparcamientos para bicicletas, duchas y
combustible se puede reducir en un 25%.
taquillas.
Grupo ULMA S.Coop. Garagaltza auzoa 51 – 22PK 20560 Oñati – Guipúzcoa – Tel. 943 250 300 Fax. 943 780 917