Adm clase 01b excel 1 empezando excel

ADMINISTRACION PYMES CLASE 1 – EXCEL –EMPEZANDO EXCEL Las planilla de Excel, también llamadas HOJA DE CALCULOS, sirven justamente para poder realizar cálculos, ya sean estos simples o muy complicados. A medida que vamos a ir conociéndolo vamos ir aumentando complejidad por lo cual, desde este primer momento recomiendo algo muy IMPORTANTE: “PRACTICAR”, cuando mas practiquemos más fácil será.

Entre las operaciones que podemos hacer con las Planillas de Cálculos son obtener datos a partir de otros, hacer control paralelo contable, realizar estimaciones a futuro, trabajar gráficamente en estadística, realizar cálculos de variables pudiendo alterar las variantes rápidamente, etc.

La maquina PUEDE OBTENER LO QUE TU QUIERAS SIEMPRE Y CUANDO TU LE DIGAS A LA MAQUINA “QUE ES LO QUE DEBE HACER”.

Nosotros aprenderemos a utilizar el programa través de muchos ejemplo, pero a la hora de hacer algo de administración, primero debemos pensar que en la vida real se pueden presentar un montooooon de diferencias, por lo cual, será más importante saber usar el Excel y sus herramientas a fondo de tal manera que cuando les toque obtener un resultado ustedes pueden resolverlo con alguna herramienta.

Aclaro: AQUÍ APRENDEREMOS A PENSAR CON EXCEL Pero para ello, asumimos que usted: • Tiene Sentido común, • Que sabe resolver problemas, • Y tiene ganas de aprender.(Sobre todo esto) Ahora Vamos a Abrir el Excel:

Las partes que lo componen son: BARRA DE TITULO: indica el nombre del documento, si no ha sido guardado nunca por defecto es LIBRO1.

FICHAS o PESTAÑAS: indica la Barra de Herramienta que se muestra, para cada ficha la barra de herramienta cambia.

BARRA DE HERRAMINETA: son los diferentes botones (o comandos) correspondientes a cada ficha. Estos botones se agrupan según una categoría que se muestra en la parte inferior de la barra.

La siguiente opción indica que se abrirán más opciones para elegir y esta ventana con opciones.

indicará que se abrirá una

BOTON DE MICROSOFT o MENU DE ARCHIVOS:Corresponde a las opciones comunes de todo archivo (Nuevo, abrir, guardar, guardar como…, imprimir…, etc.)

ACCESOS RAPIDOS: Microsoft tiene en este grupo de botones a las acciones que más se realizan.

CUADRO DE NOMBRE:Nos dice la ubicación en la cual nos encontramos o la selección que estamos realizando en este momento.

BARRA DE FORMULAS:Habitualmente cuando escribimos $ 3 asumimos que el valor es “$ 3” pero eso sería incorrecto, porque el valor real es “3” debido a que 3 es un número que se puede sumar. Si hacemos una operación matemática, el valor real seria la operación y el cálculo realizado sería el resultado. LA BARRA DE FORMULAS MUESTRA EL VALOR REAL (y la celda el resultado)

HOJA o AREA DE TRABAJO: es el lugar de trabajo, el Excel 2007 cuenta con 1 millón de filas apróx. y 16 mil columnas, como para que no nos quedemos sin espacio.

LIBROS: corresponde a las diferentes hojas del archivo, se imprimen cada una por separado y son el equivalente a varias secciones de un mismo cuaderno.

LAS DIFERENTES FORMAS DE SELECCIONAR UNA CELDA: Ahora vamos a empezar a movernos en la pantalla, para poder seleccionar una celda debemos: 1. Hacerle Clic a la celda con el mouse.

2. Movernos con las flechas del teclado

3. Escribir la celda en el CUADRO de NOMBRE. Cada celda se identifica con la LETRA de la COLUMNA seguida por el NÚMERO de FILA.

TIPOS DE DATOS Como ya sabemos seleccionar, ahora vamos a escribir una serie de datos.

EN A1 ESCRIBIR: Tu nombre EN B1 ESCRIBIR: La Fecha de hoy EN C1 ESCRIBIR: La hora de ahora EN D1 ESCRIBIR: Un número cualquiera EN E1 ESCRIBIR: El nombre de una cosa

EN F1 ESCRIBIR: El día de hoy EN G1 ESCRIBIR: El mes de hoy EN H1 ESCRIBIR:30/02/2011 EN I1 ESCRIBIR: $ 4 EN J1 ESCRIBIR: 4 Kg

Ejemplo:

TEXTO: son aquellos valores que no se consideran números.

NUMERO: son valores (incluso fechas y horas) a los cuales se le puede hacer alguna operación matemática.

Quiero que noten que el texto se coloca a la izquierda y los números a la derecha.

H1 es un texto (porque esa fecha no existe).

J1 es un texto porque no reconoce Kg como un signo (como si fuese el de $) Las fechas y horas son considerados números.

Ahora vamos a darle un poco de color (se lo hace con los botones que ya deberías conocer de formato)

Los botones para cambiar el formato son estos:

Una vez que ya le hemos dado un poco de colores vamos a aprender las formas que puede adoptar el mouse cuando estamos trabajando con Excel.

FORMAS DEL MOUSE •

SELECCIÓN DE CELDAS

En la ficha de número, notar la opción remarcada en ROJO.

Como sucede con todas las cosas en la computadora antes de realizar cualquier modificación con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación.

Esta opción, al ser desplegada (tal como se muestra en la imagen) permite cambiar COMO se verá un número en la HOJA.

Antes que nada es MUY IMPORTANTE al momento de realizar la selección que el puntero del mouse tenga la forma de una cruz gruesa blanca: • Para seleccionar de UNA CELDA: sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar.

• Para seleccionar un RANGO DE CELDAS(adyacentes): hacer clic en la

En la imagen muestra las diferentes maneras de ver el numero 41281

primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor.

• Para seleccionar UNA COLUMNA:hacer clic sobre el nombre de la columna (la letra).

• Para seleccionar UNA FILA:hacer clic sobre el nombre de la Fila (el numero).

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Para seleccionar una hoja entera: hacer clic en el botón que está arriba a la izquierda de la hoja.

MOVER CELDAS

Antes que nada es MUY IMPORTANTE al momento de realizar la operación que el puntero del mouse tenga la forma de mover (una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas): Para desplazar un rango de celdas a otra posición: 1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección. (Solo sobre el borde hasta que el mouse tome la forma de MOVER) 3. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

4. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

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ARRASTRE o AUTORELLENO

Antes que nada es MUY IMPORTANTE al momento de realizar la operación que el puntero del mouse tenga la forma de autorelleno (un“más” negro):

Autorelleno permite rellenar los valores adyacentes a las celdas, ya sea copiando la celda o rellenándolos con un patrón. Lo importante es hacerle clic a ese cuadradito negro y sin soltarlo moverlo en la dirección hacia donde queremos rellenar.

Si en la celda hay: Meses: Enero Fecha: 22/07/68 Horas: 10:00 Un valor: 4 Un Texto: Cama Código: Socio 001

Resultado: Febrero, Marzo,...

23/07/68, 24/07/68,...

11:00, 12:00,....

4, 4,…

Cama, Cama,…

Socio 002, Socio 003,…

La Maquina sabe que luego de las 24hs sigue las 1hs, y luego las 2hs. Pero no sabe si luego del 4 sigue el 5, debido a que tú puedes estar hablando de decimales o de número impares…

Pero no solamente rellena con valores, sino con una SERIE de valores.

Una SERIE indica una tendencia de cómo será la alteración entre cada valor, si es de 2 en 2, o cada 3 días o Minutos, etc. Para ello debemos escribir y luego seleccionar más de una celda: Meses: Fecha: Horas: Un valor: Un Texto: Código:

1ra Celda: 2da Celda: Enero Marzo 22/07/68 22/08/68 10:00 10:15 4 8 Cama Biscocho Socio 001 Socio 006

Resultado: Mayo, Julio,…

22/09/68, 22/10/68,...

10:30, 10:45,....

12, 16,…

Cama, Biscoho,…

Socio 011, Socio 016,…

Como cama y biscocho, son 2 valores de texto no puede adivinar que sigue después (¿o acaso tú lo sabes?, en algún lugar tengo escrito que luego sigue otra cosa?) por eso los repite.

CUANDO NO SABE QUE HACER: REPITE.

Para autorellenar un rango de celdas: 1. Seleccionar la o las celdas que vamos a “extender”.

2. Situarse sobre el cuadradito negro ubicado abajo a la derecha del borde de la selección.

3. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres extender.

Observa cómo van a ir apareciendo el valorque la maquina va asumiendo que irá después.

4. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado hasta donde quieres expandir la serie.

Tal como mostré en los ejemplos, ahora vamos a AUTORELLENAR hacia abajo (acordarse de que deben prestar atención a la forma del mouse, que debe ser un + negro).

• GUSTAVO y MESA se relleno bien (como no sabía que luego iba después de Gustavo simplemente copio).

• Con las FECHAS, HORAS, DIAS y MESES la maquina “asume” lo que va después y lo rellena con el siguiente.

• Para los casos de “30/02/11” y “4 Kg”, la maquina no los reconoce como números (esa fecha no existe y “Kg” no es reconocido como símbolo), entonces lo interpreta como un código y busca hacer una correlación cambiando el primer número de la izquierda por uno más grande.

• El numero 15 y los $ 4, no se modifican debido a que la maquina no sabe que va después (porque pueden tratarse de números enteros, decimales, impares, etc.), entonces COPIA. Para que aumente según una cantidad, debemos poner los primeros dos números y luego AUTORELLENAR. (ver ejemplo abajo)

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TAMAÑO DE FILAS O COLUMNAS

Otra cosa que suele ser muy necesaria es ajustar el Ancho de las Columnas o el Alto de las Filas. Para ello debemos mover el mouse hasta el medio entre los IDENTIFICADORES de las columnas o de las filas (ver la imagen de la derecha), allí debemos buscar que el puntero del mouse adopte la forma correspondiente:

Ajustar alto de Fila

Ajustar Ancho de Columna

Para agrandar/achicar el tamaño de unacolumna o fila: 1. Mover el puntero del mouse hasta la posición indicada (observar que adopte la forma correspondiente).

2. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hacia la derecha o izquierda (para la columnas) o hacia arriba o abajo (para las filas).

Observa cómova a ir cambiando el tamaño de la columna/fila.

3. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado hasta el tamaño deseado.

Una vea que terminamos con los conceptos básicos, referido a modificar la celda vamos a trabajar con un poco de cálculos.

Abajo, a la izquierda, están las hojas del Documento, ir a la HOJA 2 y vamos a escribir lo que muestra la imagen de la derecha: En lo posible traten de darle los colores y el formato que use yo

USTEDES DEBEN colocar el ingreso y egreso de TODOS LOS MESES

REALIZAR CALCULOS Antes de seguir vamos a hablar de las reglas que hay que seguir.

1. A diferencia de una operación en papel o en calculadora, el = va al principio indicando que va a haber allí un resultado.

Ejemplo:

Este símbolo indica que debes apretar la tecla ENTER

En una calculadora pones: En el Excel (en una celda) pones:

2500 - 2000 = resultado =2500-2000

Y deben notar que una vez resuelto tendrán algo como esto:

Presten atención a la Barra de Formulas (el ovalo rojo), notar que allí muestra el contenido real de la fórmulamatemática, es decir, la suma y en la celda esta el resultado.

EN LA BORRA DE FORMULA SIEMPRE MOSTRARA LA OPERACIÓN O AQUELLO QUE NOSOTROS ESCRIBIMOS PARA OBTENER EL RESULTADO QUE MUESTRA LA CELDA A continuación tienen que hacer lo mismo con el resto de los meses…

Yo a modo de ejemplo solo resolví los 3 primeros, ustedes háganlo con todos los meses.

Por último vamos a agregar debajo de DICIEMBRE la palabra TOTAL:

Notar que yo altere un poco los colores, es MUY importante usar los colores debido a que mejora la percepción de los diferentes

Llegado a este punto les hare dos preguntas: 1. Si yo hubiese calculado el TOTAL y algún valor de los INGRESOS hubiese estado mal, lo corregí y ¿tendría que calcularlo todo de vuelta?

Para calcular el total de INGRESOS debería poner: =2500+1900+2300+2100+2000+2200+2300+2300+2200+2300+2100+2000 Son muchos números para poder hacer esto de nuevo, entonces, una vez que ya está resuelto deben apretar la tecla F2 (del teclado) que permitirá corregir la formula.

La tecla F2 permite corregir el contenido de una celda.

La imagen muestra como se vería si ustedes intentasen corregir la formula ya hecha.

2. ¿Quépasaría si en el mes de ENERO en vez 2500 gana 3000, el saldo cambiaria automáticamente?

Es decir: ¿si cambio el primero, el segundo cambia solo?

Respuesta: NO

¿Hay alguna forma que se pueda?

Respuesta: SIpara ello hay que sumar/restar EL CONTENIDO DE LA CELDA Veamos un ejemplo:

Notar como aquí reemplazamos: =2500-2000(elresultado de 2500 menos 2000)

Luego debemos hacer lo mismo con el resto

Una vez que lo terminamos calculamos el total de la misma forma, el resultado final debe ser algo así:

por=B2-C2(el resultado de el contenido de la celda B2 menos el contenido de la celda C2) Prestar atención: Si cambiamos 2500 por 3000 (nosotros estamos cambiando el contenido de la celda) pero en el primer caso nosotros dijimos 2500-2000 por lo cual tendríamos que cambiar eso por 3000-2000.

En el segundo caso no hay que cambiar nada porque trabajamos con el CONTENIDO, y si el contenido cambia el resultado también.

No es necesario escribir el nombre de la celda, también lo podemos SELECCIONAR haciendo un clic en la celda en cuestión.

Para calcular BANCO tenemos que ponernos a pensar como seria en la vida real, supongamos que abrimos la cuenta en ENERO, entonces el dinero que ganamos, que sería nuestro saldo, lo depositaríamos entero en el Banco, lo que quiere decir que serian IGUALES.

Y el segundo mes, el saldo, sea negativo o positivo, se sumaría al mes anterior, ósea:

Y el resto es repetir lo mismo sucesivamente.

Listo, Si lo terminaron les dejarĂŠ un ejercicio para que hagan:

Y con esto, por fin :D hemos acabado con el dĂ­a de hoy.