ADMINISTRACION PYMES CLASE 2 - FUNCIONES SIMPLES Una vez que ya hemos aprendidos las herramientas simples del Excel vamos a mejorar nuestra capacidad de resolución aprendiendo nuevas técnicas que nos permitirán resolver lo mismo pero mucho másrápido debido a que nos simplificará la tarea. Lo primero que tenemos que hacer es diseñar una tabla para poder ir aplicando todo lo que aprendimos, por ello van a abrir un documento de EXCEL y vamos a diseñar una tabla que analice la cantidad de kilos comprados de los clientes más habituales de un Fabricante de Tortas.
Creen la tabla tal como se ve en la imagen y rellenen algunos campos como si los clientes hubiesen hecho compras durante el año. Al terminar quedaría más o menos como la imagen de abajo.
Lo siguiente que vamos a hacer, será mejorar su apariencia, de tal manera que al mejorar la apariencia se puedan diferenciar las distintas partes del cuadro, solo con un vistazo rápido. Para Obtener esta apariencia yo solo use el siguiente grupo de herramientas:
El truco recae en hacerlo sencillo pero eficaz.
Lo siguiente que vamos a tratar de hacer será calcular el total de kilos comprados en cada vez, así podremos evaluar el desempeño a través del año. Para ello lo que habrá que hacer será AGREGAR en la CELDA “A11” la palabra TOTAL, de tal forma que en B11 deberíamos obtener el total de ENERO. La resolución, con lo que sabemos, debería ser así: EN B11: =B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10 (Notar que B5 pese a estar vacío lo sume igual, eso se debe a que nunca se debe descartar los lugares vacíos debido a que si por alguna equivocación yo me hubiera olvidado de poner un numero allí, al ponerlo, el resultado me daría un valor incorrecto)
Aquí estamos muy bien, como son ocho clientes la cuenta es sencilla. Sin embargo, ¿Qué sucedería si en vez de 8 clientes yo tuviera 80, o 800 o 8000? ¿Tendría que poner celda, por celda, hasta llegar a 8000? La verdad es que eso sería muy complicado, sobre todo pensando que a la hora de que surja un error sería muy difícil detectarlo debido a la gran cantidad de datos. Para ello se inventaron las FUNCIONES, cual objetivo fundamental es simplificarnos la tarea. Veamos un ejemplo: Por FORMULAS: Por FUNCIONES:
EN B11: =B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10 EN B11: =SUMA(B3:B10)
Como podemos notar una función al momento de escribirla es mucho más cortita que una fórmula matemática y sin importar la cantidad de celdas que quieras sumar, esa función no aumentaría de longitud. Para poder entenderlas vamos a leer un poco de teoría:
LAS FUNCIONES http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas
˂˂ Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.˃˃
Estructura de una función =nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN) Esto es: 1. Signo igual (=). 4. Argumentos de la función separados 2. Nombre de la función. por puntos y comas. 3. Paréntesis de apertura. 5. Paréntesis de cierre.
FUNCIONES SIMPLES Las Funciones Simples, que son las primeras que vamos a aprender son aquellas funciones que solo te piden como ARGUMENTO un RANGO o NADA. ESTRUCTURA de Función: =NOMBREFUNCIÓN (RANGO)
o
=NOMBREFUNCIÓN ()
Las Funciones Básicas que vamos a ver hoy son: SUMA: calcula la suma de los argumentos marcados, es decir, su TOTAL acumulado. =SUMA(RANGO) PROMEDIO: calcula el PROMEDIO de los argumentos marcados, es decir, el total dividido su cantidad. (Si no hay argumento da ERROR) =PROMEDIO(RANGO) MAX: obtiene el valor MAS GRANDE de una lista de argumentos. Su MAXIMO. =MAX(RANGO) MIN: obtiene el valor MAS CHICO de una lista de argumentos. Su MINIMO. =MIN(RANGO) CONTAR: Cuenta la CANTIDAD de NUMEROS que hay. =CONTAR(RANGO) CONTARA:Cuenta la CANTIDAD de ESPACIOS OCUPADOS que hay, es decir, que posee algo escrito. =CONTARA(RANGO)
RANGO: Se define a Rango como las celdas comprendidas entre sus 2 extremos. Se usa el “:” como conector. A
B
C
D
E
1 2 3 4 5 6 Rango de A1:A3 Rango de C3:E3 Rango de B5:D6
CONTAR.BLANCO:Cuenta la CANTIDAD de ESPACIOS BLANCOS que hay. =CONTAR.BLANCO(RANGO) HOY: Calcula le fecha de hoy (según el reloj de la computadora) =HOY() Notar que esta función NO PIDE ARGUMENTOS.
Quiero que noten un detalle particular, todas se hacen de igual forma (salvo la última) lo único que cambia es el nombre de la función. Vamos a llevar a la práctica lo aprendido:
1.Lo primero que vamos a hacer será reemplazar lo anteriormente calculado por la función SUMA. EN B11 borrar: =B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10 y poner =SUMA(B3:B10) y luego resolver el resto de los meses. En la imagen esta resulto el mes de mayo.
2. Luego vamos agregar debajo de TOTAL, la palabra PROMEDIO y al costado vamos a calcular el promedio de compras mensuales. EN B12:=PROMEDIO(B3:B10) y luego resolver el resto de los meses. Para corregir la cantidad de “ceros” detrás de la coma usamos los botones: Disminuir y aumentar decimales
En la imagen esta resulto el mes de mayo.
3. A continuación el MÁXIMO: 4. El MINIMO: 5. La CANTIDAD: Quiero que noten un error común que tenemos de pronunciación, cuando decimos queremos obtener:
• El TOTAL de “algo” SUMAMOS. Ejemplo: 2+4+8+4=18. • La CANTIDAD de “algo” CONTAMOS. Ejemplo: el 2, el 4, 8 y el 4, son 4 números. 6. La CANTIDAD de lugares ocupados: 7. La CANTIDAD DE LUGARES VACIOS: Si lo hicieron bien le debería quedar más o menos así: CAMBIE ALGUNOS VALORES POR “Regalo” PARA QUE NOTEN LA DIFERENCIA ENTRE CONTAR Y CONTARA.
De pr谩ctica quiero que me calculen lo los kilos de torta comprados por Persona:
En la BARRA DE FORMULAS queda de ejemplo la funci贸n SUMA en I3