ADMINISTRACION PYMES CLASE 6 –ANIDACIÓN, VALIDACIÓN Hoy realizaremos una planilla de alumnos de un instituto cualquiera y buscaremos obtener al final de la clase una tabla como esta:
Para ello, lo primero que vamos a hacer será abrir el EXCEL y armar la primera fila tal como muestra la tabla de abajo y rellenar con 10 nombres y apellido de alumnos.
1
A
B
ALUMNO
MATE RIA
C
D
E
F
G
1T
2 T
3 T
PROME DIO
Estado
2 Marcela Ocampo 3 Milton Martinez 4 Claudia Ramirez 5 Silvio Tonetto 6 Luisa Sanchez 7 Cristian Perez 8 Lucia Gomez 9 Pablo Robledo 10 Daniela Tibaldo 11 RubenLovato
Y antes de rellenar vamos a ponernos a pensar: • Escribir el nombre de las materias es lento. • Si me pongo a escribir una por una me puedo equivocar. • No siempre te acuerdas bien el nombre de cada materia. • Si quisiera que sean determinadas materias y no otras nadie me controla.
Estas son algunas de las muchas cosas que pueden surgir a la hora de elegir valores, para ello veremos en el EXCEL una herramienta que nos ayudará un montón:
VALIDACION DE DATOS Para poder acceder a Validación de Datos ir a: Pestaña DATOS >> Validación de datos Básicamente, Validación de datos, es una herramienta que te permite elegir que valores quieres que se acepten y cuáles no. (ES UN FILTRO)
Hay muchas opciones para elegir: • Número entero, Decimal, Fecha, Hora, Longitud del texto: te permite elegir valores que limitan el ingreso de los mismo de tal manera que debe cumplir una de las siguientes condiciones: entre A y B que no estaentre A y B igual a A
no igual a A mayor que A menor que A
mayor o igual que A menor o igual que A
NOTA: se asume a A y B como dos valores que pueden ser: Numero, Texto o Celda Ejemplo: entre 1 y 10 o mayor que 0
•
Lista: Permite que se puedan elegir solo los valores que se encuentran en una lista. Los valores se ingresan mediante un rango o separados por “;”. A su vez, habilita por defecto una lista desplegable con los valores correspondientes. Ejemplo: A1:A5 o Matematicas;Lengua;Sociales;Naturales
•
Personalizada: te permite ingresar una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Ejemplo: =A1
•
o
=”Naturales”
o =A7>0
o
=Si(A1>0;VERDADERO;FALSO)
Cualquier valor: esta opción quita la validación de datos.
ACTIVIDAD: -EN EL RANGO DE MATERIAS PONER VALIDACION Matematicas;Lengua;Sociales;Naturales -- EN EL RANGO DE NOTAS PONER VALIDACION DECIMAL DE: ENTRE 1 Y 10 -- RELLENAR AMBOS VALORES
LISTA
DE:
-
ACTIVIDAD: -- OBTENER EL PROMEDIO DE LAS NOTAS, Y LUEGO ARRASTRAR ESTA CELDA HACIA ABAJO, ASI SE VA AUTOCOMPLETANDO LAS FORMULAS. (NOTA: a partir de aquí, se le ofrece la posibilidad de arrastrar PERO se le recomienda practicar 3 o 4 veces la función antes de hacerlo, sino no aprenderá)
Si lo hicieron como corresponde debe quedar más o menos así: Los colores fueron un agregado mío.
Para poder calcular el ESTADO debemos usar un “truco” nuevo que tal vez ustedes ya se hubieron o no preguntado antes. MEZCLAR LAS FUNCIONES o en otras palabras ANIDAR Esto implica pasar a un nuevo nivel donde la posibilidad de resolver las operaciones aumenta considerablemente debido a que se pueden resolver cosas que antes no se podía.
ANIDACION DE FUNCIONES LA ANIDACIÓN DE FUNCIONES IMPLICA RESOLVER LO MISMO QUE ANTES PERO EN UN SOLO LUGAR. ¿A que me refiero con esto? ¿Se acuerdan que para obtener la edad teníamos que obtener a un costado la fecha de hoy? Pero ¿acaso no sería más eficiente obtener todo de una en un mismo lugar?
Como se ve, el espacio ocupado es menor
Pero el objetivo de la anidación no solo es reducir el espacio evitando tener que hacer AUXILIARES sino el de obtener resultados importantes en menos pasos logrando que el cálculo resultante sea más FLEXIBLE. A PARTIR DE AHORA NUESTRO USO DE LOS VALORES VA A SER ASI:
= PI() + 30 – A6 • • • •
El igual SIEMPRE al principio Un VALOR en forma de función (porque las funciones siempre arrojan un resultado y ese resultado es un valor) Un VALOR constante (porque no varía, un texto constante va entre comillas) Un VALOR por referencia (porque nos referimos al contenido de la celda o, si es un rango, a un grupo de ellas)
E INCLUSO:
=SIFECHA(B2;HOY();“y”)
A partir de ahora la EDAD la calcularemos así.
•
Observar como la función usa VALORES para resolverse, ya sean referencias, funciones o constantes.
TAMBIÉN ES VALIDO PONER:
=SUMA(A2:A6)-SUMA(B2:B6) •
El resultado es una resta de dos números totales, como pueden ser =2-1 (solo que los números son el resultado de una función)
Y EL CASO MÁS FRECUENTE Y POTENTE EL DE UN SI DENTRO DE OTRO SI:
=SI(EDAD>21;“Adulto”;SI(EDAD>12;“Adolescente”;“niño” )) •
Lo importante en este tipo de funciones es CERRAR siempre los PARENTESIS de todas las funciones abiertas sabiendo que este es el error más frecuente cometido en estas funciones.
Hay muchas más variaciones que se puede lograr con las funciones, existe tal gran variedad que solo nos concentraremos en la más importante EL SI ANIDADO. Si el alumno quiere aprender como anidarotras funciones deberá PRACTICAR mucho y siempre tener en cuenta que PROBAR ES GRATIS. Todo es RAZONAMIENTO pero para poder tenerlo se necesita GRAN VOLUNTAD de su parte a practicar y practicar y practicar (pero pensando sobre todo por si solos y evitando que el profe piense por ustedes).
SI ANIDADO Antes de empezar con el SI ANIDADO repacemos el SI. Notar que ingresa un dato y tenemos, tras una pregunta, 2 posibles resultados.
DATO:ED AD 19
=SI(EDAD>21; “Adulto”; “Joven”) > 21?
La imagen muestra claramente el proceso de razonamiento que hay que hacer. Debemos percatarnos de: 0 preguntas = 1 camino 1 pregunta = 2 caminos o respuestas
Tiene 19 años Es Adulto o Joven
V: Adulto
EN NUESTRO CASO TENEMOS EL PROMEDIO DE 3 CUATRIMESTRES Y QUEREMOS SABER SI: • PROMOCIONÓ: si su promedio es mayor o igual a 7. • RECUPERA: si su promedio es de 5 hasta 7. • APLAZÓ: si su nota es muy baja como para aprobar (va a marzo). Nota menor que 5. Pero como verán estos son 3 CAMINOS y no 2, sino 3, por lo cual, el SI no me sirve, pero… sin embargo vamos a volver a escribir lo anterior de otra forma: “Tenemos el promedio de 3 cuatrimestres y queremos saber si su promedio es mayor o igual a 7 entonces PROMOCIONÓ, sino si su promedio es de 5 hasta 7 entonces RECUPERA sino APLAZA y se jode.”
F: Joven
Si esto lo escribimos como función: =SI(PROMEDIO>=7; “PROMOCIONÓ”; “si su promedio es de 5 hasta 7 entonces RECUPERA sino APLAZA”) ¿Cómo hice para resolverlo? simple, leí las palabras CLAVES y traduje el resto: Tenemos el promedio de 3 cuatrimestres y queremos saber SI su promedio es mayor o igual a 7 ENTONCESPROMOCIONÓ, SINOsi su promedio es de 5 hasta 7 entonces RECUPERA sino APLAZA y se jode. • “Tenemos el promedio de 3 cuatrimestres y queremos saber” ESTO ES RELLENO SOLO INDICA UN RESULTADO “=” • SI FUNCION SI • “su promedio es mayor o igual a 7” PROMEDIO>=7 • ENTONCES “;” (separa datos) • “PROMOCIONÓ” PARTE VERDADERA • SINO “;” (separa datos) • “si su promedio es de 5 hasta 7 entonces RECUPERA sino APLAZA y se jode.” PARTE FALSA
Lo siguiente que vamos a hacer será mencionar “algo” que tal vez ya te hayas percatado. La PARTE FALSA se puede escribir como: =SI(PROMEDIO>=5;“RECUPERA”; “APLAZA”) y como ya dijimos que puede haber una función dentro de otra me quedaría:
PROMEDIO
>=7? PROMOCIONA
=SI(PROMEDIO>=7;“PROMOCIONÓ”;SI(PROMEDIO>= 5;“RECUPERA”;“APLAZA”)) Debemos percatarnos de: 0 preguntas = 1 camino 1 pregunta = 2 caminos o respuestas 2 preguntas = 3 caminos o respuestas
>=5? RECUPERA
Realizó el examen Realizó el examen y Aprobó o Reprobó Promociona, recupera o aplaza.
ACTIVIDAD: Vamos a colocar en G2: =SI(F2>=7;"Promociona";SI(F2>=5;"Recupera";"Aplazó")) y luego vamos a rellenar hacia abajo ACTIVIDAD:Habiendo completada el estado, vamos a agregar una columna llamada RECUPERACION y vamos a ponerle nota solo a aquellos que dice RECUPERA. ACTIVIDAD:vamos a agregar 2 columnas más: NOTA FINAL y ESTADO NOTAFINAL: Si recuperó debemos obtener el promedio entre el promedio anterior y la nota de recuperación. =SI( recuperó ESTADO= “Recupera”; debemos obtener el promedio PROMEDIO (
APLAZA
entre el promedio anterior y la nota de recuperación
Promedio; Recuperación );
Se asume que si no recuperó se mantiene su nota (sentido común) Promedio
) SI (ESTADO= “Recupera”;PROMEDIO (Promedio; Recuperación);Promedio) SI (G2= “Recupera”;PROMEDIO (F2; H2);F2) Use dos colores para diferenciar las partes de una y otra función.
ESTADO FINAL: Si recupero, su estado va a ser aprobado para mayor a 7 sino aplazado, en caso de no haber recuperado, su estado se mantiene. =SI( recupero, ESTADO= “Recupera”; su estado va a ser aprobado “Aprobó”; para mayor a 7 NOTA FINAL>7; sino aplazado, ”Aplazó”) en caso de no haber recuperado,su estado se mantiene. ;ESTADO
Es muy fácil darse cuenta, aunque no haya ningún SI, que en esta parte esta esa función desordenada.
) =SI (ESTADO= “Recupera”;“Aprobó”;NOTA FINAL>7; “Aplazó”);ESTADO) ahora corregimos la función del medio:
=SI (ESTADO= “Recupera”;SI(NOTA FINAL>7; “Aprobó”; “Aplazó”);ESTADO) =SI (G2= “Recupera”;SI(I2>7; “Aprobó”; “Aplazó”);G2)
ACTIVIDAD: Resuélvanlo en la máquina de tal forma que quede como la siguiente imagen.
Yo no solo lo resolví sino también agregué la columna CALIFICACION y agregué 2 tablitas en la parte inferior
CALIFICACION: PARA RESOLVER ESTO HAY QUE VER LA TABLA y nosotros automáticamente, en nuestro cerebro, ya sabemos lo que tenemos que hacer. Cualquier persona sabe si te sacaste un 6,4 tu nota es un satisfactorio, ahora ese mismo razonamiento hay
que llevarlo a la computadora, pero si aun así se te complica te voy a brindar una ayuda…
He modificado ligeramente la tabla para que se lea mejor, las flechas indican el sentido en el cual se debe leer (no todas las tablas se leen de la misma forma hay que saber interpretarlas) ENTONCES: =SI(NOTA FINAL=10; “E”; SI(NOTA FINAL˃=9; “MB”; SI(NOTA FINAL˃=7; “B”; SI(NOTA FINAL˃=6; “S”; “NS” ))))
Se necesita tantos SI como posibles respuestas -1 tengamos (En este caso: E, MB, B, S y NS son 5, menos 1 = 4 SI)
= SI(NOTA FINAL=10; “E”;SI(NOTA FINAL˃=9; “MB”;SI(NOTA FINAL˃=7; “B”;SI(NOTA FINAL˃=6; “S”;“NS”)))) = SI(I2=10; “E”;SI(I2˃=9; “MB”;SI(I2=7; “B”;SI(I2=6; “S”;“NS”))))
ACTIVIDAD: Resolver toda la calificación
Lo siguiente será resolver este cuadrito: La cantidad de los 3 se obtiene con el CONTAR.SI… La Cantidad TOTAL sumando… Y el PROMEDIO, OJO CON ESTO, este promedio es de un valor sobre el total, es decir: = LA CANTIDAD DE PROMOCIONA / CANTIDAD TOTAL ACTIVIDAD: Piénsenlo y lo resuelven. ACTIVIDAD:si comparan la última imagen que les di, notarán que falta un lugar debajo, allí deben calcular solos: Si el total de aplazados es más del 50%, entonces "El profesor debe ser reevaluado" sino "Llamar a padres de aplazados" para comentarle de su mal desempeño.