ADMINISTRACION PYMES CLASE 13 – ACCESS – BUSQUEDA PARTE 2 – TRABAJO FINAL: SUPERMERCADO • • • • • •
CLIENTES EMPLEADOS MERCADERIA PROVEEDORES RUBROS AUX FORMAS DE PAGO
AUX
CREACION DE FORMULARIOS (eligiendo el diseño) Lo primero que vamos a hacer será eliminar todos los formularios que habíamos hecho anteriormente con el Asistente. Los seleccionamos y lo borramos con el botón “Supr”.
Para poder crear primero debemos colocar CREAR >> DISEÑO DE FORMULARIO y aparecerá un cuadrado cuadriculado que indicaría el tamaño del formulario. Cada línea equivale a un centímetro y se puede agrandar/achicar el tamaño de igual forma que se haría con una ventana (desde los bordes). Por ejemplo podemos hacer un formulario de 16 cm x 10cm.
INCLUSION DE CAMPOS Ahora Tenemos un formulario más grande pero haría falta Datos (Campos) para poder agregarlos, (si es que NO está seleccionado) marcar la opción: DISEÑO >> AGREGAR CAMPOS EXISTENTES.
Una vez que lo hicieron van a ver que a la derecha hay un panel que tiene todos los nombres de las tablas que hicimos, y al lado izquierdo de cada tabla hay un +.
Por ejemplo: seleccionar el + de la tabla Clientes. Allí van a ver que estarán todos los nombres de Campos que habíamos hecho previamente, de ahí seleccionamos CódigodeCliente y manteniendo apretado el primer botón del mouse, lo arrastramos hasta el medio del formulario.
Van a ver algo como eso, como si se pegara por duplicado
La parte de la izquierda corresponde al TÍTULO del campo, la parte derecha al RELLENO (donde se escriben los datos) y tienen nombre porque si estuvieran todos en blanco, no sabrías distinguir cual es cual. Como son dos partes de una misma cosa, están relacionadas, esto implica que si moves una de las dos, se moverán las dos juntas. Para poder mover una parte solamente, hay que primero seleccionar aquello que queremos mover y luego moverla del cuadradito que está arriba a la izquierda (que aparecerá cuando lo seleccionemos). ACOMODAR / ALINEAR En la Pestaña ORGANIZAR vamos a tener diferentes grupos de herramientas que nos permitirá ir ordenando los campos:
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Alineación de controles: Permite alinear.
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Tamaño: ajusta el tamaño de las cosas en relación al más grande o más chico.
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Posición: permite distribuir.
Debería quedar más o menos así:
FORMATO DE CAMPOS Una vez acomodado los campos sería correcto que le demos algo de color o formato a los campos. Eso lo haremos con las herramientas de la pestaña DISEÑO. Primero se debe seleccionar el (o los) campo a modificar y luego se debe apretar algunos de los botones que se muestran debajo.
Un resultado posible sería más o menos así:
MODIFICAR EL FONDO DE LA HOJA Ya Puesto bien los campos lo que se hará a continuación será darle apariencia al fondo. Lo primero será seleccionar la opción DISEÑO >> HOJA DE PROPIEDADES
Eso provocará la aparición de un panel lateral, como el que sea a la derecha de este texto. NOTAR QUE EN EL TERCER RENGLON DICE FORMULARIO, SINO APARECE HAY QUE COLOCARLO Alli tenemos que localizar la propiedad imagen y seleccionar los “…” que aparecen. En el cuadro siguiente debemos seleccionar una imagen para colocarla como fondo. (En Escritorio >> Imágenes hay varias para elegir) Una vez hecho eso se ajusta la imagen al fondo. En “Modo de tamaño de la imagen” se coloca EXTENDER. HACIENDO LA CABECERA DEL FORMULARIO Una vez que tenemos el fondo y los campos, vamos a colocarle un LOGOTIPO al formulario.
Al darle clic podemos elegir un “logo” para el formulario. (Se supone que debemos tener en algún lugar el logotipo de la empresa, aquí lo elegimos de Escritorio >> Imágenes >> Logos)
Una vez que se ha realizado el logo, quedara como se ve en la imagen (a la izquierda). Para poder Agregar el texto (en el ejemplo yo agregue dos). Se selecciona ETIQUETA y luego se hace 1 clic donde quiero iniciar a escribir.
(Agregar Allí por un lado el nombre de la empresa: “SUPERCATRI” y el motivo del formulario, “ALTA DE CLIENTES”) El resultado quedará algo asi:
EJERCICIO Una vez terminado, cerrarlo y guardarlo como “ALTA DE CLIENTES” y luego deben hacer: • • •
ALTA DE EMPLEADOS ALTA DE PRODUCTOS ALTA DE PROVEEDORES
CONSULTAS POR PARAMETROS Son consultas que se utilizan para la búsqueda de datos. Lo importante de estas, es que el valor buscado, se ingresa al momento de abrir la consulta. Lo primero que hay que hacer es abrir en Diseño de consulta.
Allí nosotros ingresaremos la tabla “Proveedores”.
Y como se ve en la imagen, agregamos TODOS los campos. Luego: “Dentro del criterio del campo que corresponda, se ingresa entre corchetes [ ] el texto que le sirve al Usuario de guía para la consulta” RECUERDEN: que esta consulta no van a ser usadas solo por ustedes, hacerles 100% APT (apto para todos) En este caso puse: “[Ingrese forma de pago del proveedor]”
HACER LAS CONSULTAAS: • • • •
PROOVEDOR POR CODIGO PRODUCTOS POR CODIGO CLIENTES POR CODIGO EMPLEADOS POR LEGAJO
COMPLEMENTO DE CONSULTAS (TEMA ANTERIOR) FORMAR EXPRESIONES Nosotros podemos añadir columnas nuevas o también podemos llamarles CAMPOS CALCULADO. LOS CAMPOS CALCULADOS SON CAMPOS OBTENIDOS DEL RESULTADO DE UNA EXPRESIÓN. Una expresión es lo que nosotros vimos tantas veces con el Excel, pero ahora se tratará entre campos.
Lo primero que se pone es: <NOMBRE>: <Expresiones> • El NOMBRE indica que nombre queremos que figure como COLUMNA. • “: ” luego va dos punto y un espacio que equivalen al igual del Excel. • Expresiones: indica lo que va después. Los OPERADORES que podremos usar son: • • • • •
El +, -, *, ^,… / (se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado con decimales) \(se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero) Mod(divide dos números y devuelve sólo el resto) &(se utiliza para concatenar o unir dos o + valores de texto) o podemos usar “+” los dos valores son de tipo texto para concatenarlos.
Un OPERANDO pude ser: •
Un nombre de columna (un campo) y se debe colocar entre corchetes [ ], ejemplo: [ejemplo]
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Un valor concreto: como ser 4 o “texto” o una función predefinida.
Para los VALORES CONCRETOSse debe cumplir: • • •
VALOR NUMERICO: se indican poniendo el número sin más.Ejemplo: 2 VALOR DE TEXTO: deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". Ejemplo: ', '","'JUAN' VALOR DE FECHA: deben ir entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos allí. Por ejemplo, el 8 de mayo de 1986, se escribe 8/5/86 en Argentina y 5/8/86 en Estados Unidos de América y nosotros debemos poner como en USA: #5/10/96#; con el formato #mes/día/año#
FUNCIONES PREDEFINIDAS. El Access 2007, como el EXCEL, tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sería demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposición muchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de Access para ver si existe ya una función para lo que queremos hacer. Las más usadas son: • • • • •
DATE() o fecha() devuelve el día en que estamos NOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actual YEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fecha MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.