introduccion a la gestion documental

INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

HAROLD ECHEVERRI BARRERA. GUPO 1

GESTION DOCUMENTAL 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA. ARMENIA (Q) - GUACARI (V) MAYO DE 2012

INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

HAROLD ECHEVERRI BARRERA. GUPO 1

GESTION DOCUMENTAL 1

DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA. ARMENIA (Q) - GUACARI (V) MAYO DE 2012

INTRODUCCION.

Por muchos siglos, la gestión documental en las instituciones fue el manejo exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyos recursos manuales básicos eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel, dando inicio a una gestión documental moderna, que nace como necesidad en las entidades, cuando estas alcanzan un punto álgido por su almacenamiento, debido a la abundante producción y recepción del archivado incontrolado de documentos; con ello aparece la necesidad de recuperar y reutilizar la documentación allí contenida. En lo que genera en Colombia una serie de leyes con normas específicas y su respectiva reglamentación para el uso obligatorio en las instituciones públicas y privadas, que permiten la conservación y control documental, optimizando espacios, tiempo y transparencia en la administración de documentos.

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Definición de Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

Según la ley 594 de 2.000, del Archivo General de la Nación (AGN), la gestión documental obedece a un modelo normativo para todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para adoptar y adaptar el programa regido bajo los mismos parámetros para todos y de acuerdo a las diferentes formas tecnológicas que maneja cada entidad, conservándola de acuerdo a su implementación tecnológica, en diferentes formatos como soporte que se pueden emplear para la conservación y perdurabilidad documental en el desarrollo archivístico. De como y por que, deben ser organizados y conservados los documentos que producen y reciben. Esta ley obliga a las entidades para que elaboren y adopten las Tablas de Retención Documental, (instrumento archivístico que permite la identidad de cada organismo público o privado, de acuerdo a sus funciones y procedimientos).

2. Concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el Archivo General de la Nación.

Documento es todo lo que contiene información, sin importar el soporte físico en que se encuentre o se contenga e involucrando todo lo que se puede transmitir al conocimiento humano.

Documento de Archivo, es el toda la información que se recibe o se produce por una persona u organismo publico o privado, de acuerdo a sus actividades o funciones, que posee un valor que puede ser, del orden administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.”

3. Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.

Ley 594 de 2.000, que es la que reguló en su titulo V, la gestión de documentos, estableciendo la obligación que tienen los organismos públicos y privados que cumplen funciones públicas, para elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzca la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

4.

Ley General de Archivos en el Título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.

Establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

5. Objetivos que pretende alcanzar el programa de Gestión Documental.

Entre los objetivos que pretende alcanzar esta norma, está basada en la orientación para facilitar a las entidades publicas y privadas, la adopción y adaptación del programa, bajo el concepto de archivo total, que involucra los procesos como la producción, recepción y distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos; lo mismo que la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental.

En síntesis; la norma vigente, está relacionada con los archivos para reflexionar sobre las consecuencias que implica su incumplimiento; brindando los lineamientos generales sobre la importancia y adopción de los programas de gestión documental.

6. Aspectos que deben considerarse Programa de Gestión Documental.

para

Se deben tener muy en cuenta las siguientes consideraciones:

elaborar

un

Administrativas: Se refiere a contemplar situaciones del orden administrativo de la gestión documental, basados en aspectos de transparencia, con menos tramitología y mas eficiencia administrativa.

Económicas: Obedecen al orden económico de la gestión documental, con tendencia a la reducción de costos que se derivan de la conservación de la documentación obsoleta, racionando los recursos destinados para la gestión de documentos.

Archivísticos: Son los que están basados en el programa y tienen como referencia a los puntos establecidos en la Ley 594 de 2.000 y en lo que se refiere a la gestión de documentos, como el concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

7. Importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y etapas que la comprenden.

La Tabla de Retención Documental (TRD) es un elemento que cumple una función importante en la gestión de documentos y como herramienta en archivística es necesaria en la ayuda de la racionalización de la documentación y es la encargada de garantizar la conservación y organización de los documentos en los archivos de gestión, para todas las entidades y deben ser elaboradas y adoptadas según la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo los demás procesos y parámetros.

Las etapas que la comprenden son:

a) Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

b) Análisis e interpretación de la información recolectada.

c) Elaboración y presentación de la tabla de retención documental para su aprobación.

d) Aplicaciรณn.

e) Seguimiento y actualizaciรณn de la tabla de retenciรณn documental.

8. Importancia y ventajas que produce la implementaciรณn de un Programa de Gestiรณn Documental para las empresas.

El impacto importante que cumple la implementaciรณn de un Programa de Gestiรณn Documental, estรก en la mejora y optimizaciรณn de los archivos, que permiten mรกs transparencia en la gestiรณn documental, con sus respectivas normas, tรฉcnicas y prรกcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizaciรณn, y permiten la recuperaciรณn de informaciรณn desde ellos, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservaciรณn indefinida de los documentos mรกs valiosos, aplicando principios de racionalizaciรณn y economรญa.

VENTAJAS.

Direccionar los archivos para que sean centros confiables de informaciรณn, cumpliendo la utilidad e importancia para la administraciรณn y la cultura.

Reducciรณn del tiempo de consultas y las diferentes tareas que corresponden al archivo.

Regulan la utilizaciรณn significativa de materiales, soportes y equipos de alta calidad para que se preserven en el cuidado del medio ambiente.

Ejercen un control eficiente y oportuno sobre la documentaciรณn e informaciรณn.

Con la Implementación y adopción de los procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, hay mayor organización con las transferencias primarias, para la recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.

Se busca conseguir una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

9. Cinco Normas con enunciado y explicación, a partir del documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.”

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Norma

Explicación

Ley 4 de 1913 Es obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

Es obligación de las entidades de la Administración Pública, elaborar inventarios de los documentos que se produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Ley 39 de 1981.

Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o

2.

Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos.

de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

La Microfilmación es una Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película, por lo que esta ley con sus respectivos artículos.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Esta ley busca dar un uso adecuado a la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax, en las obligaciones contraídas por el estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales.

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Ley 43 de 1913 Se establece el uso de tinta indeleble para los documentos oficiales.

Indica que para los efectos de uso y conservación en la producción, recepción, distribución, tramite, organización y consulta, se debe utilizar un tipo de tinta que garantice y cumpla con la perdurabilidad de un documento de archivo dentro de los regímenes correspondientes para su posterior información, o uso histórico.

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Ley 527 de 1999 Artículos 7 y 8,

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Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, o la información sea presentada y conservada en su forma original, este requisito quedará satisfecho con dicho mensaje.

10.Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

“Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión”. Artículo 19 – Declaración Universal de los derechos humanos.

Se incluye dentro del “ámbito privado” de un individuo cualquier información que se refiera a sus datos personales, relaciones, salud, correo, comunicaciones electrónicas privadas, etc. El derecho que poseen las personas de poder excluir a las demás personas del conocimiento de su vida personal, es decir, de sus sentimientos y comportamientos. Una persona tiene el derecho a controlar su información personal, cuándo alguien accede a diferentes aspectos de su vida personal. El derecho a la intimidad consiste en una especie de barrera o cerca que defiende la autonomía del individuo humano frente a los demás y, sobre todo, frente a las posibles injerencias indebidas de los poderes públicos, sus órganos y sus agentes.

La necesidad de esconder hechos, opiniones, pensamientos y sentimientos es imprescindible para los seres humanos. Todos tenemos un espacio en nuestras mentes, nuestros documentos, inclusive en nuestros archivos secretos de nuestras computadoras, en el que guardamos antecedentes que mantenemos en secreto momentánea o permanentemente, tal espacio debe mantenerse en la calidad que se guarda en tanto el titular lo desee, por lo tanto, el respeto a esa determinación no solo obedece a los valores éticos, sino que lo respalda el Derecho.

Definitivamente el derecho a la intimidad se encuentra en conflicto con la cultura informacional, específicamente y por lo que atañe a la presente investigación, con la información automatizada, empero no con el derecho a estar informado, pues el derecho a la información no comprende los datos de una persona o empresa que no son susceptibles de publicar.

Conclusiones

1. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías.

2. Los archivos contienen información histórica y de interés general de una institución pública o privada.

3.

La norma vigente, está relacionada con los archivos para reflexionar sobre las consecuencias que implica su incumplimiento.

4. Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión, de expresión y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión.

5. El derecho a la información, no comprende los datos de una persona o empresa que no son susceptibles de publicar.

6. El desarrollo tecnológico y el avance de las telecomunicaciones han obligado a los países a desarrollar una legislación con el fin de proteger, garantizar y respetar la intimidad de los seres humanos.

Bibliografía

Guía unidad 1, Gestión Documental I, Luz Marina Arias González docente Universidad del Quindío.

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232

http://www.monografias.com/trabajos82/gestion-documental-colombia/gestion-documentalcolombia.shtml

http://www.archivointeligente.com/espanol/tablas-de-retencion

http://webcache.googleusercontent.com/search? q=cache:akt3tKnwJ1wJ:ddhhenlasnoticias.blogspot.com/2010/09/colombia-articulos-publicadospara.html+derechos+ciudadanos+en+la+privacidad+de+los+documentos&cd=3&hl=es&ct=clnk&gl= es

http://www.robertexto.com/archivo13/deritinm_derinfo.htm

http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestion-documentalde-la-wikipedia-45/