Regelsæt Hjortshøj - Egå by niels ibsen

Hjortshøj-Egå Idrætsforening

Regelsæt (ajourført den 29. oktober 2009)

Indholdsfortegnelse: Vedtægter ……………………………………………………………………………..….side 3 Forretningsorden for hovedbestyrelsen…………………………………………..……….side 9 Forretningsorden for forretningsudvalget………………………………………………...side 13 Regnskabsregler…………………………………………………………………………..side 18 Regler for anvendelse af midler fra "Henlæggelse til uddannelse af ledere og trænere"....side 21 Specifikation til ansøgning om tilskud fra ovennævnte henlæggelse…………………….side 22 Regler vedr. tildeling af pokaler…………………………………………………………..side 23 Regler for indhentning af børneattest..……………………………………………………side 24

Vedtægter for Hjortshøj-Egå Idrætsforening § 1

Navn, hjemsted og stiftelse Foreningens navn er Hjortshøj-Egå Idrætsforening (i forkortet form ”HEI”), og foreningen har hjemsted i Århus Kommune. Foreningen er stiftet den 31. januar 1966.

§ 2

Formål Foreningens formål er at virke til fremme af idræt og ungdomsarbejde i Hjortshøj/Egå/Skæring-området

§ 3

Organisation Foreningen består af en hovedforening samt afdelinger for hver idrætsgren. Hovedforeningen ledes af en hovedbestyrelse. Afdelingerne ledes af afdelingsbestyrelser

§ 4

Hovedgeneralforsamling

4.1

Hovedgeneralforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

4.2

Den ordinære hovedgeneralforsamling afholdes hvert år inden den 1. juni. Indkaldelse skal ske ved annoncering med mindst 14 dages varsel. Forslag, der ønskes behandlet på hovedgeneralforsamlingen, skal være forretningsudvalget i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Stemmeret har alle aktive medlemmer, som er fyldt 15 år, samt medlemmer af forretningsudvalget og afdelingsbestyrelserne. Stemmeberettigede er desuden forældre/værger til medlemmer under 15 år, idet forældrepar kun har een stemme. Enhver fremmødt har kun een stemme. Udøvelsen af stemmeretten er dog betinget af, at medlemmet ikke er i kontingentrestance. Dokumentation for betalt medlemskab skal kunne forevises på forlangende.

4.3

Alle medlemmer, som er fyldt 15 år og som ikke er i kontingentrestance, er valgbare.

4.4

Hovedgeneralforsamlingen træffer sine beslutninger med simpel stemmeflerhed. Forslag om vedtægtsændring kan dog kun vedtages, såfremt det fremlægges på 2 på hinanden følgende hovedgeneralforsamlinger med mindst 8 dages og højst 10 ugers mellemrum, og på hver af disse generalforsamlinger godkendes med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer. I tilfælde af stemmelighed er et forslag bortfaldet.

4.5

Dirigenten bestemmer afstemningsmåde, men hvis blot eet medlem kræver det, skal der foretages skriftlig afstemning.

4.6

Den ordinære hovedgeneralforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: (1) (2) (3) (4) (5)

Valg af dirigent Fremlæggelse af formandens beretning til godkendelse Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse Indkomne forslag Valg af forretningsudvalg: (a) Hovedformand (ulige år) (b) Næstformand (lige årstal) (c) Hovedkasserer (lige årstal) (d) Sekretær (ulige årstal) (e) Eventuelle yderligere medlemmer (hvert år) (f) Suppleant (6) Valg af revisor og revisorsuppleant (7) Eventuelt

4 4.7

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af hovedbestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 100 stemmeberettigede medlemmer skriftligt indgiver begæring herom til hovedbestyrelsen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned efter, at begæringen er fremsat over for hovedbestyrelsen med oplysning om det emne, der ønskes behandlet. Om indkaldelsesmåden gælder det samme som for hovedgeneralforsamlingen.

§ 5

Indberetning af vedtægtsændring Enhver ændring af foreningens vedtægter skal indberettes til Århus Kommunes Fritids- og Kulturforvaltning, som påser, at ændringerne ikke er i strid med Folkeoplysningslovens bestemmelser.

§ 6

Hovedbestyrelse

6.1

Hovedbestyrelsen består af det på hovedgeneralforsamlingen valgte forretningsudvalg, formændene for de enkelte afdelinger, formanden for halbestyrelsen og redaktøren for Idrætsbladet.

6.2

Hovedbestyrelsen varetager foreningens overordnede ledelse.

6.3

Hovedbestyrelsen træffer sine beslutninger på hovedbestyrelsesmøder og er beslutningsdygtig, når over halvdelen af dens medlemmer er til stede. Der afholdes hovedbestyrelsesmøder på formandens foranledning eller efter anmodning fra en afdelingsbestyrelse. Dersom en afdelingsformand, formanden for halbestyrelsen eller redaktøren for Idrætsbladet ikke er i stand til at give møde, kan de lade sig repræsentere ved en stedfortræder.

6.4

Hovedbestyrelsen kan nedsætte generelle og specielle udvalg til løsning af foreliggende opgaver.

6.5

Hovedbestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv.

§ 7

Forretningsudvalg

7.1

Forretningsudvalget består af hovedformand, næstformand, hovedkasserer og sekretær, alle valgt på hovedgeneralforsamlingen, og kan udvides med sådanne yderligere medlemmer, som hovedgeneralforsamlingen måtte vælge. Et medlem af forretningsudvalget kan ikke samtidig være medlem af en afdelingsbestyrelse, med mindre der er tale om den i § 11, stk. 11.8, nævnte situation.

7.2

Forretningsudvalget varetager foreningens daglige ledelse. Det er bl.a. forretningsudvalgets opgave: (a) at udføre forhandlingsmæssige og repræsentative opgaver på foreningens vegne over for myndigheder og organisationer (b) at udbrede kendskabet til foreningens formål og virke. (c) at koordinere arbejdet internt i foreningen mellem de enkelte afdelinger (d) at behandle initiativer til optagelse af nye aktiviteter (e) at føre tilsyn med de enkelte afdelingers økonomi

7.3

Forretningsudvalget skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen skal godkendes af hovedbestyrelsen.

5 § 8

Halbestyrelse

8.1

Halbestyrelsen består af en repræsentant for hver af afdelingerne gymnastik, basket, badminton, fodbold og håndbold. Bestyrelsesmedlemmerne udpeges af afdelingsbestyrelserne for eet år ad gangen. Bestyrelsen konstituerer sig selv. Konstitueringen skal godkendes af hovedbestyrelsen.

8.2

Halbestyrelsen varetager den daglige ledelse af HEI-hallen og skal i alle henseender efterleve retningslinier udarbejdet eller godkendt af hovedbestyrelsen. Halbestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen skal godkendes af hovedbestyrelsen.

§ 9

Forhandlingsprotokol Forløbet af og beslutninger truffet på hovedgeneralforsamlinger, hovedbestyrelsesmøder, forretningsudvalgsmøder og halbestyrelsesmøder skal refereres i en forhandlingsprotokol.

§ 10 Regnskab og revision 10.1 Foreningens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december. Regnskabet skal indeholde driftsregnskab og status og skal godkendes af hovedbestyrelsen, inden det fremlægges til godkendelse på hovedgeneralforsamlingen. 10.2 Hovedforeningens regnskab skal revideres af 2 interne revisorer, d.v.s. medlemmer af foreningen. Disse vælges af hovedgeneralforsamlingen for 2 år ad gangen og er skiftevis på valg. Desuden vælges for en 1-årig periode een revisorsuppleant. Revisorerne må ikke være medlemmer af hovedbestyrelsen, kasserere eller revisorer i en af afdelingerne. Dersom det ikke er muligt at vælge interne revisorer, kan hovedgeneralforsamlingen i stedet vælge et eksternt revisionsfirma, men kun for eet år ad gangen. 10.3 Afdelingernes regnskaber revideres af den eller de revisorer, som vælges på afdelingsgeneralforsamlingerne. Dog gælder det, at alle afdelingers indberetninger til Århus Kommunes Fritids- og Kulturforvaltning vedr. offentlige tilskudsmidler (”tilskudsregnskab”) skal revideres og påtegnes af den ene af de på hovedgeneralforsamlingen valgte revisorer. § 11 Afdelingerne 11.1 Inden for hver afdeling er afdelingsgeneralforsamlingen den højeste myndighed. 11.2 Ordinær afdelingsgeneralforsamling afholdes hvert år inden den 1. april. Ekstraordinær afdelingsgeneralforsamling afholdes, når afdelingsbestyrelsen eller hovedbestyrelsen ønsker det, eller når mindst 10 % af de aktive afdelingsmedlemmer kræver det. Hver enkelt afdeling fastsætter selv tidsfristen for indvarsling af afdelingsgeneralforsamling, dog skal indkaldelse finde sted med et varsel på mindst 8 dage. 11.3 Den ordinære afdelingsgeneralforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: (1) Valg af dirigent (2) Fremlæggelse af formandens beretning til godkendelse (3) Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse (4) Indkomne forslag (5) Valg af bestyrelse, revisorer m.fl. (6) Eventuelt

6 11.4 Vedrørende stemmeret og valgbarhed gælder tilsvarende regler som er anført under bestemmelserne for hovedgeneralforsamlingen 11.5 I afdelinger med over 50 medlemmer skal afdelingsbestyrelsen bestå af formand, kasserer og sekretær samt sådanne yderligere medlemmer, som anses for nødvendige til udførelse af bestyrelsens opgaver. 11.6 I afdelinger med 50 eller færre medlemmer skal afdelingsbestyrelsen bestå af en formand og en kasserer, men kan suppleres med sådanne yderligere medlemmer, som anses for nødvendige til udførelse af bestyrelsens opgaver. 11.7

Halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er på valg hvert år, og valgene gælder for en 2-årig periode. Der føres protokol over generalforsamling og bestyrelsesmøder. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv.

11.8 Dersom afdelingsgeneralforsamlingen ikke er i stand til at vælge en fuldtallig bestyrelse, er afdelingsbestyrelsen eller forretningsudvalget bemyndiget til at udpege eet eller flere midlertidige bestyrelsesmedlemmer. Sådanne midlertidige bestyrelsesmedlemmer kan udpeges, uanset om de er medlemmer af foreningen eller ej. Medlemmer af forretningsudvalget kan ligeledes udpeges. 11.9 Midlertidigt udpegede bestyrelsesmedlemmer skal afløses af generalforsamlingsvalgte medlemmer ved afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling så snart som muligt og inden afholdelsen af næste ordinære afdelingsgeneralforsamling. 11.10 Forretningsudvalget har ret til at deltage i alle afdelingsbestyrelsens møder og skal indkaldes på samme tid og på samme måde, som bestyrelsens medlemmer bliver indkaldt. Referat af afdelingens bestyrelsesmøder skal tilgå forretningsudvalget. 11.11 I det omfang, afdelingen finder det påkrævet, udformer afdelingen egne tillægsvedtægter, som skal vedtages af afdelingsgeneralforsamlingen. Afdelingens tillægsvedtægter skal udarbejdes inden for rammerne af hovedforeningens vedtægter og kan aldrig tilsidesætte hovedforeningens vedtægter. I tvivlstilfælde gælder hovedforeningens vedtægter. 11.12 Afdelingsbestyrelsen leder afdelingen og er ansvarlig for alle afdelingens forhold, dels eksternt og dels internt. Afdelingerne er selvstændige økonomiske enheder, som skal tilrettelægge og gennemføre deres aktiviteter ansvarsfuldt og omhyggeligt på en sådan måde, at de til enhver tid kan indfri påtagne forpligtelser. 11.13 Følgende dispositioner skal af afdelingerne fremlægges for hovedbestyrelsen til godkendelse, før dispositionerne træffes: (a) Køb, salg eller pantsætning af værdipapirer eller fast ejendom for beløb, som overstiger en beløbsgrænse fastsat af hovedbestyrelsen (b) Udlån, optagelse af lån eller kreditter eller indgåelse af kautionsforpligtelser for beløb, som overstiger en beløbsgrænse fastsat af hovedbestyrelsen (c) Indgåelse af ansættelseskontrakter eller lejekontrakter el. lign. for beløb, som overstiger en beløbsgrænse fastsat af hovedbestyrelsen. (d) Andre dispositioner, som ikke kan henregnes til sædvanligt forekommende dispositioner i den pågældende afdeling. 11.14 De i stk. 11.13 (a), (b) og (c) nævnte beløbsgrænser fastsættes af hovedbestyrelsen for eet år ad gangen..

7 11.15 Afdelingerne skal til hovedbestyrelsen v/forretningsudvalget indsende budgetter og regnskaber Afdelingernes budgetter og regnskaber skal udarbejdes efter regnskabsprincipper og retningslinier fastlagt af hovedbestyrelsen. 11.16 Økonomiske vanskeligheder i en afdeling skal rapporteres til hovedbestyrelsen, og hovedbestyrelsen tager derefter stilling til, i hvilket omfang den ønsker at deltage i afdelingsbestyrelsens beslutningsproces med henblik på at løse vanskelighederne. Dersom der i en sådan situation opstår uenighed mellem afdelingsbestyrelsen og hovedbestyrelsen, kan hovedbestyrelsen vælge at suspendere eet eller flere medlemmer af afdelingsbestyrelsen og selv overtage eller udpege andre medlemmer af foreningen til at overtage de suspenderede medlemmers funktioner, indtil afdelingens økonomiske forhold er genoprettet. 11.17 Den enkelte afdeling kan oprette en støtteforening. Det skal fremgå af en støtteforenings vedtægter, at foreningens formue i tilfælde af opløsning skal tilfalde den afdeling i HEI, som foreningen er tilknyttet. § 12 Hæftelse I afdelinger, hvor der modtages offentlige tilskud i henhold til Folkeoplysningsloven, hæfter afdelingsbestyrelsens medlemmer personligt for tilbagebetaling, dersom et tilbagebetalingskrav er gjort gældende som følge af retsstridig handling eller undladelse, som kan tilregnes pågældende som forsætlig eller groft uagtsom. I alle andre tilfælde hæfter bestyrelsens medlemmer ikke personligt for offentlige tilskud modtaget af afdelingerne. § 13 Tegningsregel 13.1 Foreningen tegnes af hovedformanden i forening med hovedkassereren. 13.2 Afdelingerne tegnes af afdelingsformanden i forening med afdelingskassereren, idet det dog gælder, at i retshandler, som vedrører optagelse af lån eller kreditter og køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, tegnes afdelingen af afdelingsformanden i forening med hovedformanden. § 14 Kontingent Hovedbestyrelsens administrations- og driftsudgifter samt udgifter til drift af Idrætsbladet dækkes af afdelingerne i forhold til deres medlemstal. Hovedforeningskontingentet fastsættes af hovedbestyrelsen. Medlemskontingent til afdelingerne fastsætte af afdelingsbestyrelserne. § 15 Tilslutning Foreningen og/eller afdelingerne kan tilslutte sig overordnede organisationer, landssammenslutninger, specialforbund og lign. § 16 Medlemskab, karantæne og eksklusion 16.1 Enhver kan optages som aktivt eller passivt medlem. Aktive og passive medlemmer indmeldes i og udmeldes af afdelingerne. 16.2 Et medlem, som ikke har betalt kontingent, kan ekskluderes af den pågældende afdelingsbestyrelse. 16.3 Et medlem, som er ekskluderet af en afdeling, kan ikke dyrke idræt i en anden afdeling. 16.4 Ethvert medlem, som på uretmæssig vis direkte eller indirekte ved handlinger eller ytringer skader en afdelings eller hovedforeningens interesser, herunder medlemmer af afdelingsbestyrelsen og hovedbestyrelsen, kan af afdelingsbestyrelsen idømmes karantæne i op til 1 år eller ekskluderes.

8 Krav om idømmelse af karantæne eller om eksklusion kan kun fremføres af et medlem af en afdelingsbestyrelse eller af et medlem af hovedbestyrelsen. Krav herom skal fremsættes skriftligt til den pågældende afdelingsbestyrelses formand, som sørger for, at afdelingsbestyrelsen tager stilling til kravet inden 1 måned fra modtagelsen. Den af parterne, som ikke får medhold i afdelingsbestyrelsens afgørelse, kan appellere afgørelsen til foreningens hovedbestyrelse. Krav herom skal fremsættes skriftligt til hovedforeningens formand inden 15 dage fra afdelingsbestyrelsens afgørelse, og hovedforeningens formand sørger dernæst for, at sagen sættes på dagsordenen for først- eller næstkommende ordinære møde i hovedbestyrelsen under iagttagelse af gældende indkaldelsesfrist. Hovedbestyrelsens afgørelse er endelig og kan således ikke appelleres. Indbringelse af en karantæne - eller eksklusionssag for hovedbestyrelsen har opsættende virkning. Både på afdelingsbestyrelsens og på hovedbestyrelsens møde kan parterne føre deres sag personligt eller ved bisidder. I karantænetilfælde er medlemmet forpligtet til at betale uændret kontingent for karantæneperioden. § 17 Oprettelse og nedlæggelse af en afdeling 17.1 Forslag om oprettelse eller nedlæggelse af en afdeling skal fremlægges for hovedbestyrelsen til godkendelse 17.2 Dersom hovedbestyrelsen har godkendt et forslag om nedlæggelse af en afdeling, kan den pågældende afdeling med opsættende virkning forlange beslutningen udskudt til endelig afgørelse på en hovedgeneralforsamling. 17.3 I tilfælde af en afdelings opløsning overtages afdelingens aktiver og passiver af foreningen. § 18 Nedlæggelse af foreningen Forslag om nedlæggelse af foreningen skal vedtages af to på hinanden følgende ordinære eller ekstraordinære hovedgeneralforsamlinger, hvor forslaget ved skriftlig afstemning skal opnå mindst 2/3 af de afgivne stemmer. I tilfælde af opløsning skal foreningens midler tilfalde idrætslige formål i foreningens område. Formålet fastsættes af den opløsende generalforsamling. Således vedtaget på foreningens ordinære generalforsamling afholdt den 8. maj 2003 med ændringer vedtaget på senere generalforsamlinger, sidst på ekstraordinær generalforsamling afholdt den 18. juni 2009:

Aage Andersen Hovedformand

E. P. Hansen Hovedkasserer

Peer Aidel Næstformand

Jørgen Jensen Sekretær

Aase Haislund Ad hoc medlem

Forretningsorden for hovedbestyrelsen i Hjortshøj-Egå Idrætsforening 1.

Vedtagelse af forretningsorden

1.1

Denne forretningsorden er vedtaget af hovedbestyrelsen den 5. december 2002 og inkluderer senere vedtagne ændringer.

1.2

I den efterfølgende tekst benævnes Hjortshøj-Egå Idrætsforening ”foreningen”, hovedbestyrelsen ”HB” og forretningsudvalget ”FU”.

Tiltrædelse af forretningsorden

2.1

På det første HB-møde, som holdes efter hvert års ordinære hovedgeneralforsamling, fremlægges forretningsordenen, og der tages stilling til, om forretningsordenen skal ændres eller kan godkendes i foreliggende form. HB kan senere til enhver tid vedtage ændringer i forretningsordenen.

2.2

FU drager omsorg for, at et eksemplar af den gældende forretningsorden altid forefindes i HB’s forhandlingsprotokol.

HB-møder

3.1

HB afholder 4 ordinære møder om året i månederne april, august, oktober og december på datoer, som fastsættes af FU for mindst 6 måneder ad gangen.

3.2

I øvrigt gælder det, at der afholdes ekstraordinært HB-møde på et af formanden fastsat mødetidspunkt og -sted, dersom FU eller 2 andre medlemmer af HB finder det påkrævet.

3.3

Formanden foranlediger, at der sendes skriftlig indkaldelse til HB-møder, til ordinære HB-møder med et varsel på mindst 7 dage, og til ekstraordinære HB-møder med et varsel på mindst 14 dage. Mødeindkaldelse og anden skriftlig kommunikation til HB’s medlemmer kan foretages pr. e-mail til de medlemmer, som har e-mail-adresse, med mindre et medlem udtrykkeligt har frabedt sig sådan henvendelse pr. e-mail. Enhver meddelelse pr. e-mail anses for modtaget dagen efter dens afsendelse. Mødeindkaldelsen skal indeholde meddelelse om mødedato, -tidspunkt og -sted tillige med anførelse af en dagsorden for mødet. Dagsordenen fastsættes af formanden, men hvert medlem af HB kan få et punkt optaget på dagsordenen ved at meddele formanden sit ønske før udsendelsen af mødeindkaldelsen.

3.4

Afdelingsrepræsentanter inkl. formanden for halbestyrelsen kan efter aftale med formanden møde til HB-møder sammen med et andet medlem af deres bestyrelse, såfremt de finder dette ønskeligt vedr. behandlingen af visse af dagsordenens punkter. Sådanne bisiddere kan kun deltage i den del af mødet, som behandler de pågældende punkter. Bisiddere har taleret, men ingen stemmeret.

3.5

HB-møder ledes af formanden eller i dennes forfald af næstformanden. Dersom både formand og næstformand er forhindret i at deltage i et HB-møde, ledes mødet af et HB-medlem udpeget af de tilstedeværende medlemmer.

3.6

Alle konkrete forslag og indstillinger fra FU til HB inkl. forslag fra afdelingerne skal

tilgå HB i skriftlig form i god tid inden HB-mødet. 4.

Beslutningsdygtighed HB træffer sine beslutninger på HB-møder indkaldt og afholdt i overensstemmelse med forretningsordenens bestemmelser. HB er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. HB træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed, og hvert medlem har een stemme. I tilfælde af stemmelighed, er mødelederens stemme afgørende.

Forhandlingsprotokol

5.1

Formanden drager omsorg for, at der føres forhandlingsprotokol over hovedgeneralforsamlinger og HB-møder. Referater af hovedgeneralforsamlinger underskrives af dirigenten og formanden. Referater af HB-møder underskrives af formanden og sekretæren.

5.2

Referat af en hovedgeneralforsamling udfærdiges snarest muligt efter generalforsamlingens afholdelse og kopi distribueres til HB’s medlemmer senest på det første HBmøde efter generalforsamlingen. Referat af HB-møde udfærdiges snarest muligt efter mødets afholdelse og fremsendes til HB’s medlemmer.

5.3

Referatet af et HB-møde fremlægges til godkendelse på næste HB-møde. Forbehold mod referatet tilføjes i protokollen.

5.4

Referater af FU-møder skal tilgå HB.

Orienteringsmøder Formanden foranlediger, at FU hvert år afholder et orienteringsmøde med afdelingsbestyrelsernes nyvalgte formænd og kasserere.

Opgavefordeling

7.1

Iflg. foreningens vedtægter er HB tillagt den overordnede ledelse af foreningen. HB udfører den overordnede ledelse ved udarbejdelse eller tiltrædelse af instruktioner og anvisninger eller gennem beslutninger truffet på HB-møder.

7.2

HB træffer afgørelse i alle sager vedr. foreningens årsregnskab og –budget, fastsættelse af hovedforeningskontingent samt i alle spørgsmål, som indbringes af afdelingerne til godkendelse i HB.

7.3

Iflg. foreningens vedtægter varetager FU den daglige ledelse af foreningen. FU skal udføre sine opgaver i nøje overensstemmelse med bestemmelserne i foreningens vedtægter og hovedbestyrelsens anvisninger. FU fastlægger selv i en forretningsorden den interne forretningsgang og opgavefordelingen mellem de enkelte medlemmer af FU. Forretningsordenen og ændringer heri skal godkendes af HB.

7.4

Alle HB’s medlemmer er forpligtede til at tilstræbe opfyldelse af foreningens formål og skal på hver sit område virke til gavn for helhedens interesse. Det er således de afdelingsvalgte repræsentanters opgave ikke kun at varetage egne afdelingers interesse, men at virke til fordel for helheden.

7.5

Formanden for de af foreningens afdelinger, som har oprettet en støtteforening i henhold til vedtægternes paragraf 11, stk. 11.15, drager omsorg for, at støtteforeningernes vedtægter samt støtteforeningens behørigt godkendte årsregnskab indsendes til FU v/hovedkassereren. Årsregnskabet skal indsendes senest 5 måneder efter regnskabsårets udløb.

7.6

Ved udskiftning af bestyrelsesmedlemmer i idrætsafdelingerne eller i Hallen sørger den fratrådte eller den fortsættende formand for, at nye medlemmer orienteres grundigt om deres fremtidige opgaver i afdelingen og i forhold til Hovedforeningen.

7.7

FU har til opgave at føre og ajourføre en fortegnelse over samtlige bestyrelsesmedlemmer i foreningen med postadresse, mail-adresse, telefonnummer m.m., og den enkelte afdelingsformand er ansvarlig for, at ændringer i bestyrelsens sammensætning omgående indrapporteres til FU, som vidererapporterer ændringer til Idrætsbladets redaktør m.fl.

7.8

Det præciseres, at de enkelte idrætsafdelingers formænd er ansvarlige for, at deres afdelinger efterlever gældende regler for rettidig indsendelse af børneattester.

HEI-hallen

8.1

Halbestyrelsen skal være underlagt samme forpligtelser vedr. drift og rapportering, som er gældende for afdelingsbestyrelser i henhold til foreningens vedtægter (§ 10, stk. 10.8-10.14).

8.2

Halbestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen skal godkendes af HB.

Idrætsbladet

9.1

Idrætsbladets ledelse skal udøve sine aktiviteter inden for rammerne af et af HB godkendt driftsbudget.

9.2

Det skal tilstræbes at dække den størst muligt andel af fremstillings- og driftsudgifterne gennem salg af annoncer. Salgsfunktionen omfatter fakturering og opkrævning af annonceindtægterne.

10.

Medlemskab, karantæne og eksklusion I personalesager bedømt efter vedtægternes § 16, stk. 16.4, præciseres det, at appelfristen begynder at løbe fra det tidspunkt, hvor parterne er blevet informeret.

11.

Kompetence

11.1

FU er bemyndiget til at handle på foreningens vegne i det omfang det er nødvendigt for udførelsen af de opgaver og funktioner, som påhviler FU, og i øvrigt i overensstemmelse med den til enhver tid gældende forretningsorden for FU.

11.2

Formanden er presseansvarlig. HB’s medlemmer kan frit udtale sig over for omverdenen om egne holdninger, men udtalelser, som fremsættes på foreningens eller HB’s vegne vedrørende foreningens eller HB’s arbejde, skal kanaliseres gennem formanden eller en af HB udpeget talsmand.

11.3

Såfremt en sag ikke tåler udsættelse, er formanden bemyndiget til at disponere på HB’s vegne. Formanden skal dog så vidt muligt - evt. telefonisk - søge godkendelse hos et flertal af HB’s medlemmer, og i alle tilfælde skal sagen forelægges HB til efterretning på førstkommende møde.

Forretningsorden for forretningsudvalget i Hjortshøj-Egå Idrætsforening 1.

Vedtagelse af forretningsorden

1.1

Forretningsudvalget har vedtaget denne forretningsorden på et møde holdt den 21. november 2002, og hovedbestyrelsen har efterfølgende godkendt forretningsordenen på et møde holdt den 5. december 2002, hvorefter forretningsordenen er trådt i kraft. Der er senere vedtaget ændringer i forretningsordenen, og disse ændringer er efterfølgende godkendt af hovedbestyrelsen.

1.2

I den efterfølgende tekst benævnes Hjortshøj-Egå Idrætsforening ”Foreningen”, hovedbestyrelsen ”HB” og forretningsudvalget ”FU”.

Tiltrædelse af forretningsorden

2.1

På det første FU-møde, som holdes efter hvert års ordinære hovedgeneralforsamling, fremlægges forretningsordenen, og der tages stilling til, om forretningsordenen skal ændres eller kan godkendes i foreliggende form. FU kan senere til enhver tid vedtage ændringer i forretningsordenen. Enhver ændring af forretningsordenen skal efterfølgende fremlægges i HB til godkendelse, og ændringen træder først i kraft, når HB har godkendt ændringen.

2.2

Originaleksemplaret af den til enhver tid gældende forretningsorden - underskrevet af FU’s medlemmer - indsættes i FU’s forhandlingsprotokol.

FU-møder

3.1

FU afholder 4 ordinære møder om året, og møderne holdes ca. 14 dage før hvert af hovedbestyrelsens ordinære møder. Mødedato fastsættes på hvert møde for det næste møde.

3.2

I øvrigt gælder det, at der afholdes ekstraordinært FU-møde på et af formanden fastsat mødetidspunkt og -sted, dersom formanden eller 2 andre medlemmer af FU finder det påkrævet.

3.3

Formanden foranlediger, at der sendes skriftlig indkaldelse til FU-møder, til ordinære FU-møder med et varsel på mindst 7 dage, og til ekstraordinære FU-møder med et varsel på mindst 14 dage. Mødeindkaldelse og anden skriftlig kommunikation til FU’s medlemmer kan foretages pr. e-mail til de medlemmer, som har e-mail-adresse, og enhver meddelelse pr. e-mail anses for modtaget dagen efter dens afsendelse. Mødeindkaldelsen skal indeholde meddelelse om mødedato, -tidspunkt og -sted tillige med anførelse af en dagsorden for mødet. Dagsordenen fastsættes af formanden, men hvert medlem af FU kan få et punkt optaget på dagsordenen ved at meddele formanden sit ønske før udsendelsen af mødeindkaldelsen.

3.4

Som en hovedregel, hvorfra der dog kan afviges, skal følgende punkter indgå som faste punkter på dagsordenen for hvert FU-møde: •

Fremlæggelse af forhandlingsprotokol til underskrift

•

Fremlæggelse af hovedforeningens saldobalance med gennemgang af

væsentlige indtægts- og udgiftstransaktioner •

Fastsættelse af dagsorden for næste HB-møde

•

Fastsættelse af dato for næste FU-møde

3.5

FU-møder ledes af formanden eller i dennes forfald af næstformanden.

Beslutningsdygtighed FU træffer sine beslutninger på FU-møder indkaldt og afholdt i overensstemmelse med forretningsordenens bestemmelser. FU er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede, heriblandt formanden eller næstformanden. FU træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed, og hvert medlem har een stemme. I tilfælde af stemmelighed, er mødelederens stemme afgørende.

Forhandlingsprotokol

5.1

Formanden drager omsorg for, at der føres forhandlingsprotokol over FU-møder. Referat af FU-møde udfærdiges snarest muligt efter mødets afholdelse og fremsendes til FU’s medlemmer. Referatet fremlægges til godkendelse på næste FU-møde.

5.2

Referater af FU-møder underskrives af samtlige FU-medlemmer. Et FU-medlem, som har været til stede på et FU-møde, hvorom referatet skal indeholde oplysning, tilkendegiver med sin underskrift på referatet, at medlemmet finder det passerede rigtigt refereret, medens et FU-medlem, der ikke har været til stede personligt, med sin underskrift tilkendegiver, at medlemmet tiltræder de trufne beslutninger som disse er refereret, medmindre FU-medlemmet ved underskrivelsen i forhandlingsprotokollen tilføjer et klart forbehold vedr. de beslutninger, som medlemmet ikke kan tilslutte sig.

Opgavefordeling

6.1

Formanden •

forestår Foreningens aktiviteter, og i alle tilfælde, hvor formanden er forhindret i at udføre sin opgave, træder næstformanden i formandens sted.

•

repræsenterer Foreningen indadtil og udadtil, herunder i forhold til myndigheder og interessegrupper.

•

er presseansvarlig. FU’s medlemmer kan frit udtale sig over for omverdenen om egne holdninger, men udtalelser, som fremsættes på Foreningens eller FU’s vegne vedrørende Foreningens eller FU’s arbejde, skal kanaliseres gennem formanden eller en af FU udpeget talsmand.

•

drager omsorg for, at Idrætsbladets annonceindtægter faktureres snarest muligt ved udgangen af hvert kvartal.

6.2

6.3

6.4

6.5

Det påhviler næstformanden •

at forhandle og administrere alle Foreningens lokalelejeaftaler

•

at udføre sådanne andre opgaver af administrativ karakter, som formand eller FU måtte pålægge næstformanden.

Hovedkassereren •

forestår Foreningens indtægts- omkostnings- og betalingstransaktioner og sørger for at disse registreres løbende i et betryggende regnskabssystem. Alle registreringer skal ajourføres mindst een gang om ugen, og alle eksterne betalinger skal erlægges senest på forfaldsdag, dog med skyldig hensyntagen til perioder, hvor hovedkassereren er bortrejst på ferie

•

sørger for, at der findes fornøden dokumentation (bilag o. lign.) for alle økonomiske transaktioner

•

sørger for udarbejdelse af hovedforeningens årsregnskab og budget, som fremlægges for FU og HB til godkendelse

•

sørger for indhentning af relevante regnskabsmæssige oplysninger fra afdelingerne i henhold til retningslinier nedlagt af hovedbestyrelsen

•

sørger for intern fakturering af hovedforeningskontingent, momsafregninger samt forbrug af fotokopier og varer fra ”selvbetjeningsbutikken”.

Sekretæren har til opgave •

at udarbejde referater af hovedgeneralforsamlinger, HB-møder og FU-møder

•

at modtage, journalisere og opbevare samtlige idrætsforeningens originale restgyldige dokumenter vedr. fast ejendom, lejekontrakter og køb eller leje af løsøre

•

at udføre sådanne andre opgaver af administrativ karakter, som formand eller FU måtte pålægge sekretæren.

Ad hoc medlem har til opgave •

at foretage indkøb af papirvarer o. lign. til Foreningens ”selvbetjeningsbutik” samt at rapportere forbruget til hovedkassereren, opdelt på afdelinger

•

at registrere og rapportere til hovedkassereren forbruget af fotokopier, opdelt på afdelinger

•

at modtage, opbevare og evt. destruere såkaldte ”børneattester” for trænere eller ledere, som har direkte kontakt til unge under 15 år

•

at arrangere lokalebestillinger i det omfang, der er behov for eksterne lokaler i forbindelse med afholdelse af generalforsamlinger eller lignende

•

at udføre sådanne andre opgaver af administrativ karakter, som formand eller FU måtte pålægge ad hoc medlemmet

6.6

FU vedligeholder den løbende kontakt til afdelingerne og fordeler opgaven mellem sig afdeling for afdeling. Det enkelte FU-medlem skal rapportere til det samlede FU om væsentlige tildragelser i den eller de afdelinger, som FU-medlemmet er kontaktled til.

6.7

Betalinger for hovedforeningens regning skal ske ved hovedkassererens formidling – bortset fra mindre udlæg, som FU-medlemmer måtte foretage. Betaling af driftsudgifter må kun finde sted på basis af attesterede udgiftsbilag, medmindre der er tale om indkøb af mindre poster af kontorartikler o. lign. til hovedkassererens brug som hovedkasserer.

6.8

FU-medlemmers udlæg skal indsendes til afregning hos hovedkassereren senest 30 dage efter udlægsdato, med mindre der er tale om udlæg, som sammenlagt andrager mindre end 500 kr., i hvilket tilfælde afregning kan foretages kvartalsvis.

6.9

Der ydes hvert FU-medlem en telefongodtgørelse på 500 kr. pro anno, dog 1.200 kr. pro anno til hovedkassereren. Godtgørelsen udbetales bagud ved udgangen af hvert kalenderår.

6.10

Dersom et FU-medlem er bortrejst i en sammenhængende perioder på een uge eller mere, skal medlemmet forinden underrette de øvrige FU-medlemmer herom.

Samværspolitik

7.1

Enhver henvendelse fra børn eller voksne vedr. Foreningens samværsforhold skal behandles - seriøst og fortroligt - af forretningsudvalget. Der kan være tale om åbenlyse misforståelser, og også den mistænkte har krav på retsbeskyttelse og kan have krav på at blive underrettet, dersom Foreningen indleder en undersøgelse af en mistanke eller et rygte.

7.2

Forretningsudvalget skal altid være repræsenteret ved 2 personer i sager vedr. samværsforhold, og ingen medlemmer af FU må deltage i sagsbehandlingen, dersom de kender den eller de mistænkte privat. FU-medlemmer har pligt til selv at underrette de øvrige medlemmer af FU herom.

7.3

FU skal altid søge vejledning hos kommunens socialforvaltning og/eller politiet, før der evt. indgives formel politianmeldelse. Hvis en sag overgives til politiet, må den anmeldte person ikke underrettes herom.

7.4

Nærværende bestemmelser om samværspolitik kan til enhver tid ændres af hovedbestyrelsen med omgående virkning.

Kompetence

8.1

Ethvert medlem af FU skal respektere og efterleve Foreningens vedtægter, HB’s forretningsorden, FU’s forretningsorden samt beslutninger truffet af hovedgeneralforsamling, HB og FU som protokolleret i de respektive organers forhandlingsprotokoller.

8.2

Inden for rammerne af ovennævnte anvisninger er et FU-medlem bemyndiget til at handle på Foreningens vegne i det omfang det er nødvendigt for udførelsen af de opgaver og funktioner, som FU-medlemmet er pålagt. Der meddeles fornødne bankfuldmagter o. lign. til hovedkassereren.

8.3

Uanset ovenstående gælder det, at enhver transaktion, som udløser en økonomisk forpligtelse for Foreningen på over 5.000 kr., skal forelægges FU til godkendelse, før dispositionen gennemføres, ligesom enhver transaktion, som indebærer en væsentlig overskridelse af det gældende budget for den pågældende udgiftsart, ligeledes skal forelægges FU til godkendelse, før dispositionen gennemføres.

8.4

Såfremt en sag ikke tåler udsættelse, er formanden bemyndiget til at disponere på FU’s vegne. Formanden skal dog så vidt muligt - evt. telefonisk - søge godkendelse hos et flertal af FU’s medlemmer, og i alle tilfælde skal sagen forelægges FU til efterretning på førstkommende møde.

8.5

Formanden – i dennes fravær næstformanden - er bemyndiget til at attestere alle udgiftsbilag. FU’s ad hoc medlem er bemyndiget til at attestere udgiftsbilag vedr. indkøb af varer til ”selvbetjeningsbutikken” og fotokopieringsmaskinen. Andre medlemmer kan meddeles bemyndigelse til attestation i særlige, nærmere angivne tilfælde.

Således vedtaget på forretningsudvalgets møde den 18. august 2008.

Regnskabsregler Disse regler er vedtaget af hovedbestyrelsen den 4. december 2003, jfr. bestemmelserne i foreningens vedtægter, pkt. 11, stk. 11.15, og inkluderer senere vedtagne ændringer. Regnskabsreglerne gælder for hovedforeningen, alle idrætsafdelinger og andre selvstændigt regnskabs-førende enheder inden for Hjortshøj-Egå Idrætsforening. 1. Driftsregnskabet opgøres med periodisering af indtægter og omkostninger, således at alle forudbetalte indtægter og alle forudbetalte såvel som skyldige omkostninger henføres til den periode, som de vedrører. Dette gælder også medlemskontingent. Alle former for tilskud fra det offentlige skal registreres og vises separat og artsopdelt. 2. Materielle aktiver værdiansættes til anskaffelsessum med fradrag af akkumulerede afskrivninger. Anskaffelsessum omfatter købspris og udgifter direkte tilknyttet anskaffelsen samt udgifter til klargøring. Udgifter til reparation og vedligeholdelse udgiftsføres i det år, de er afholdt. Avance eller tab ved afhændelse af anlægsaktiver opgøres som forskellen mellem salgspris reduceret med direkte salgsomkostninger og den bogførte værdi på salgstidspunktet. Beløbet resultatføres under ekstraordinære poster. Nyanskaffelser med en anskaffelsessum på under 10.000 kr. udgiftsføres i anskaffelsesåret. Nyanskaffelser - eksklusiv faste anlæg (bygninger o. lign.) - med en anskaffelsessum på 10.000 kr. eller derover kan enten afskrives fuldt ud i anskaffelsesåret eller afskrives lineært over aktivets forventede brugstid, som for EDB- og lignende udstyr fastsættes til maksimum 3 år og for andet udstyr, idrætsmateriel- og redskaber, maskiner og inventar til maksimum 5 år. For så vidt angår faste anlæg (bygninger o. lign.) foretages der afskrivninger som følger: 2.1 i tilfælde, hvor det faste anlæg kan afhændes på markedsvilkår, det vil sige at anlægget frit kan udbydes til salg og afhændes, foretages der lineær afskrivning over en periode, som svarer til anlæggets forventede brugstid 2.2 i tilfælde, hvor der ikke kan afhændes under frie markedsvilkår, men hvor der er aftalt en tilbagekøbsværdi, skal anlægget nedskrives lineært over rådighedsperioden til tilbagekøbsværdien

2.3 i tilfælde, hvor der ikke kan afhændes under frie markedsvilkår, og hvor anlægsinvesteringen ikke er sikret en bestemt tilbagekøbsværdi, skal anlægget afskrives lineært til 0værdi over rådighedsperioden. 3. Beholdning af forbrugsartikler til videresalg opgøres til anskaffelsespris eller nettorealisationspris, hvor denne er lavere. Anskaffelsespris omfatter købspris samt omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen. Anskaffelses- eller kostpris beregnes ud fra specifik identifikation af anskaffelses- eller kostpris for den enkelte vare. 4. Finansielle aktiver optages til markedsværdien på ultimodato. Børsnoterede værdipapirer optages til kursværdien på ultimodato eller nærmest forudgående handelsdag. 5. Tilgodehavender opføres til pålydende værdi med fradrag af hensættelser til dækning af mulige tab opgjort på grundlag af en individuel vurdering af de enkelte tilgodehavender. 6. Tilskudsregnskaber vedr. offentlige tilskudsmidler skal aflægges som bestemt af Århus Kommune, Fritids- og Kulturforvaltningen, idet det dog er aftalt med Fritids- og Kulturforvaltningen, at indsendelsesfristen er udsat fra hvert års 1. februar til 1. marts. Regnskabet skal som hidtil underskrives af den regnskabsførende enheds bestyrelse og revisor, og herudover skal det forsynes med godkendelsespåtegning af den af hovedbestyrelsen udpegede revisor valgt på hovedforeningens generalforsamling. Tilskudsregnskabet skal fremlægges for den pågældende hovedforeningsrevisor senest den 10. februar, og der skal påregnes en ekspeditionstid hos hovedforeningsrevisoren på 10 – 12 dage. 7. Rapportering til hovedbestyrelsen. Alle regnskabsførende enheder indsender følgende regnskabsmateriale o. lign. til hovedbestyrelsen v/forretningsudvalget: 7.1 Årsbudget (driftsbudget) senest den 15. november for det følgende kalenderår 7.2 Justeret årsbudget for indeværende regnskabsår, når og hvis der indtræffer væsentlige afvigelser fra det oprindelige årsbudget, som skønnes at resultere i et nettounderskud på over 25% af en positiv nettoformue, som denne er opgjort i det sidst aflagte og godkendte årsregnskab. Dersom nettoformuen er negativ som opgjort i det sidst aflagte og godkendte årsregnskab, skal der indsendes et justeret budget, dersom det skønnes, at afvigelserne vil resultere i en forøgelse af den negative nettoformue. 7.3 Kvartalsvise saldobalancer (eller regnskaber) senest 1 måned efter udløbet af hvert

kvartal.

Regler for anvendelse af midler fra ”Henlæggelse til uddannelse af ledere og trænere” 1. Midler til rådighed og anvendelsesformål I forbindelse med opløsningen af HEI’s Jubilæumsfond blev et beløb på kr. 60.000 overført til Hovedforeningen på betingelse af, at beløbet anvendes til uddannelse af ledere og trænere i HEI efter nærmere af hovedbestyrelsen fastlagte bestemmelser. Beløbet er i Hovedforeningen registreret på kontoen ”Henlæggelse til uddannelse af ledere og trænere” (herefter benævnt ”Henlæggelsen”), og hovedbestyrelsen har vedtaget de i dette notat nedskrevne regler for anvendelsen af midlerne. 2. Ansøgningsprocedure og -frister 2.1 Enhver af foreningens afdelinger kan søge om midler fra Henlæggelsen. Der kan kun ansøges om midler, som er anvendt inden for en periode på 6 måneder før ansøgningsdatoen eller forventes anvendt inden for en periode på 12 måneder efter ansøgningsdatoen. 2.2 Ansøgninger kan indsendes på ethvert tidspunkt af året til hovedformanden, som drager omsorg for, at ansøgningerne så vidt muligt behandles på førstkommende ordinære møde i forretningsudvalget og hovedbestyrelsen. Forretningsudvalget afgiver indstilling til hovedbestyrelsen, og hovedbestyrelsen træffer herefter den endelige afgørelse. 2.3 Det forudsættes, at den ansøgende afdeling har udnyttet mulighederne for at opnå tilskud fra anden side til det pågældende formål, herunder tilskudsmuligheder fra Idrætssamvirket og DGI. Der kan maksimalt udbetales et tilskud fra Henlæggelsen på 50 % af den ansøgende afdelings nettoudgift efter opnåelse af tilskud fra anden side. 2.4 Ansøgninger indgives i skriftlig form med en kort begrundelse for det ansøgte og med en opstilling som specificeret i vedhæftede ”Specifikation til ansøgning om midler fra Henlæggelse til uddannelse af ledere og trænere”. 3. Rapporterings- og tilbagebetalingspligt Dersom bevilligede midler ikke er anvendt efter sit formål, har den pågældende afdeling pligt til at rapportere herom til hovedbestyrelsen v/forretningsudvalget og til at tilbagebetale det ikke anvendte beløb.. Således vedtaget på hovedbestyrelsens møde den 22. april 2009.

Specifikation til ansøgning om tilskud fra ”Henlæggelse til uddannelse af ledere og trænere” Ansøgende afdeling: Ansøgningens dato: Dato for afslutning af kursus o. lign.

Sum kr.

Afdelingens udgift før tilskud

Forventet og/eller modtaget eksternt tilskud fra Idrætssamvirket

Forventet og/eller modtaget eksternt tilskud fra DGI eller andre

Nettoudgift før tilskud fra Hovedforening

Eventuelle bemærkninger

HEI's regler for tildeling af foreningens pokaler: Foreningen disponerer over en idrætspokal skænket af Kvickly, Egå, i maj 1988, en holdpokal skænket af Sparekassen SDS i maj 1987 og en lederpokal skænket af Statsanstalten for Livsforsikring (Danica). Pokalerne er vandringspokaler påført inskription med årstal og modtagerens navn. Pokalerne overrækkes af Hovedformanden eller substitut enten i forbindelse med en idrætslig begivenhed i den pågældende idrætsafdeling eller på den pågældende idrætsafdelings ordinære generalforsamling eller på Hovedforeningens ordinære generalforsamling. Der overrækkes samtidig til modtagere af idræts- og lederpokalen en erindringspokal med samme inskription. Erindringspokalen er modtagerens ejendom, medens vandringspokalerne skal tilbageleveres til Hovedforeningens formand senest den 1. februar det følgende år, hvorefter de enten opbevares af formanden eller udstilles i passende klublokale(r). Hovedformanden drager omsorg for, at pokalerne udskiftes med nye, når der ikke er plads til flere inskriptioner på de hidtidige pokaler, og de gamle pokaler udstilles herefter permanent i et af foreningens klublokaler. For tildelingen af pokalerne gælder i øvrigt følgende bestemmelser: Idrætspokal

Holdpokal

Lederpokal

Tildelingskriterier

Pokalen kan tildeles et HEI-medlem, som har præsteret idrætslige resultater ud over det gennemsnitlige, og som samtidig har aftvunget respekt for fair og korrekt optræden under udøvelsen af sin idræt

Pokalen kan tildeles et HEI-hold, som har præsteret idrætslige resultater ud over det gennemsnitlige, og som har gjort sig bemærket ved udvisning af godt kammeratskab og holddisciplin

Pokalen kan tildeles et HEI- medlem, som over en længere årrække har virket i HEI i én eller flere lederfunktioner, og som med sin indsats har medvirket til at skabe respekt for og anerkendelse af Idrætsforeningens virke

Indstillingsret

Ethvert medlem af idrætsforeningen kan indstille et HEI-medlem til tildeling af pokalen. Indstillingen skal motiveres skriftligt og skal indsendes til Hovedformanden senest den 1. december. Kopi af indstillingen skal samtidig tilgå formanden for den pågældende idrætsafdeling

Ethvert medlem af idrætsforeningen kan indstille et HEI-hold til tildeling af pokalen. Indstillingen skal motiveres skriftligt og skal indsendes til Hovedformanden senest den 1. december. Kopi af indstillingen skal samtidig tilgå formanden for den pågældende idrætsafdeling

Medlemmer af foreningens afdelingsbestyrelser, herunder HAL-bestyrelsen, og medlemmer af foreningens hovedbestyrelse, kan indstille et HEImedlem til tildeling af pokalen. Indstillingen skal motiveres skriftligt og skal indsendes til Hovedformanden senest den 1. december

Tildelingsret

Hovedforeningens bestyrelse bedømmer indkomne indstillinger og afgør under hensyntagen til gældende tildelingskriterier, hvem pokalen skal tildeles

Vedtaget af Hovedbestyrelsen den 28. august 2008.

Regler for indhentning af børneattest 1. Loven 1.1

Iflg. gældende lovgivning er HEI forpligtet til at indhente børneattest for alle nye ledere og trænere og andre med tilsvarende funktioner, som forventes at få direkte kontakt i idrætsforeningen med unge under 15 år

1.2

Børneattesten skal indhentes inden vedkommende leder eller træner påbegynder sit arbejde i idrætsforeningen

2. Den praktiske fremgangsmåde 2.1

Indhentning af børneattest sker ved benyttelse af vedhæftede blanket, som kan afhentes i "Selvbetjeningsbutikken" på idrætsforeningens kontor.

2.2

Blanketten er på forhånd udfyldt med visse oplysninger. Den idrætsafdeling, som anmoder om indhentning af børneattesten, skal kun tilføje personlige data for den pågældende person i blankettens to første linier (navn, personnummer og adresse) samt indhente skriftlig samtykkeerklæring i blankettens midterste felt fra den leder eller træner, som attesten vedrører. Dersom den pågældende nægter at underskrive samtykkeerklæringen, skal den påtænkte ansættelse straks opgives. Dernæst indsendes den udfyldte blanket til HEI v/Åse Haislund, Østergårdstoften 84, 8530 Hjortshøj, som påser, at blanketten er korrekt udfyldt, underskriver blanketten på idrætsforeningens vegne og indsender den til Det centrale Kriminalregister.

2.3

I stedet for at afhente blanketten i "Selvbetjeningsbutikken" kan man downloade den fra adressen www.politi.dk/da/borgerservice/blanketter, men i så fald må man også udfylde blanketten med de nødvendige oplysninger i feltet med samtykkeerklæring og i feltet "Returneres til (fuldstændig adresse)" som vist på den vedhæftede blanket.

2.4

I forbindelse med opnåelsen af nævnte samtykkeerklæring skal idrætsafdelingen til vedkommende person udlevere en kopi af "Uddrag af bekendtgørelse for Det centrale Kriminalregister", som ligeledes er vedhæftet disse regler.

2.5

Det centrale Kriminalregister returnerer blanketten med påtegning. Dersom påtegningen viser, at der ikke findes oplysninger i Registeret om den pågældende person, opbevares blanketten på forsvarlig vis som fortroligt materiale i overensstemmelse med bestemmelserne i Persondataloven. Dersom påtegningen indeholder belastende oplysninger, kontakter forretningsudvalget den pågældende idrætsafdeling for at træffe aftale om, hvorledes der skal forholdes.

2.6

Hvis den pågældende idrætsafdeling ikke er blevet kontaktet af forretningsudvalget senest 15 arbejdsdage (eksklusiv lørdage og søndage) efter indsendelsen af anmodningen om børneattest, kan afdelingen gå ud fra, at der intet er til hinder for den påtænkte ansættelse.

2.7

Når en leder eller træner fratræder sit job i idrætsforeningen, makuleres evt. opbevarede børneattester for vedkommende, så snart forretningsudvalget er underrettet om fratrædelsen.

2.8

Det henstilles til afdelingerne, at disse så vidt muligt indsamler de udfyldte blanketter og fremsender disse samlet til den i stk. 2.2 anførte adresse.

Fornyelse af børneattest Det er ikke tilstrækkeligt at indhente en børneattest for en person én gang for alle. Ved hver sæsonstart eller én gang om året skal der indhentes en ny børneattest, dog gælder det, at man efter indhentning af børneattest for den samme person 3 år i træk kan undlade indhentning af flere børneattester for denne person under forudsætning af, at vedkommende fortsat er tilknyttet HEI uden afbrydelse. Har samarbejdet været afbrudt i en periode, skal der ved genansættelse forholdes som til en ny person i foreningen.

Vedtaget af forretningsudvalget den 5. november 2008.

Børneattest

Rekvisition af særlige oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister (Bemærk vejledning bagerst) Sendes til:

Rigspolitiet Juridisk Afdeling, Kriminalregisteret Børneattester, Polititorvet 14 1780 København V

Hermed anmodes om børneattest for: Efternavn

Fornavn(e)

Gade/vej

Nr.

Personnummer

Sal

Side

Postnr.

Skal oplysningerne anvendes til brug for ansættelse eller beskæftigelse, der indebærer direkte kontakt med børn og unge under 15 år?

Nej

Med venlig hilsen Dato

Den rekvirerende myndigheds/forenings underskrift

Samtykkeerklæringen nedenfor SKAL udfyldes af den pågældende Samtykkeerklæring Undertegnede giver herved (myndighed/institution/forening)

Hjortshøj - Egå Idrætsforening (HEI)

tilladelse til at indhente oplysninger jf. § 36 i bekendtgørelse for Det Centrale Kriminalregister. Jeg er tillige blevet gjort bekendt med indholdet af § 36 i den nævnte bekendtgørelse. Jeg er indforstået med, at eventuelle oplysninger om strafbare forhold videregives til (stilling/navn):

HEI v/Åse Haislund

Dato

underskrift

Returneres til (fuldstændig adresse)

Hjortshøj - Egå Idrætsforening v/ Åse Haislund Østergårdstoften 84 8530 Hjortshøj

Udfyldes af Rigspolitiet Se vedlagte. Rigspolitiet skal gøre opmærksom på, at uberettiget videregivelse af oplysningerne kan straffes

Der findes ingen oplysninger jf. § 36 i Justitsministeriets bekendtgørelse om Det Centrale Kriminalregister

Dato

Rigspolitiet Juridisk Afdeling Kriminalregisteret underskrift P274 (04/08)

Udskriv blanketten

Udleveres til den person, der indhentes oplysninger på. (SKAL IKKE MEDSENDES TIL RIGSPOLITIET) Uddrag af bekendtgørelse for Det Centrale Kriminalregister § 36. Rigspolitichefen kan efter begæring til brug for ansættelse eller beskæftigelse af personer, der som led i ansættelsen eller beskæftigelsen har en direkte kontakt med børn under 15 år, videregive oplysninger fra efterforskningsdelen om afgørelser, som er eller har været optaget i afgørelsesdelen, og som omfatter overtrædelse af straffelovens § 222, § 222, jf. §§ 224 og 225, og § 235 samt om overtrædelse af §§ 210 og 232, hvis forholdet er begået mod et barn under 15 år. Stk. 2. Videregivelse af oplysninger efter stk.1 kan kun ske efter samtykke fra den, oplysningerne angår. § 16, stk. 2 og 3, finder tilsvarende anvendelse. Stk. 3. I forbindelse med Rigspolitichefens videregivelse af oplysninger efter stk. 1 skal det tydeligt fremgå, at en uberettiget videregivelse af oplysningerne kan straffes. Stk. 4. Ved fremsættelse af begæring om videregivelse af oplysninger efter stk. 1 skal den af Rigspolitichefen udformede blanket til rekvisition af særlige oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister anvendes. Stk. 5. Ved skriftlig henvendelse til Rigspolitichefen kan en person få meddelelse om oplysninger, der er videregivet om den pågældende efter stk. 1.

Vejledning til udfyldelse Blanketten vedrører rekvisition af Børneattest fra Det Centrale Kriminalregister. Blanketten kan udfyldes på skærmen og fremsendes til Kriminalregisteret med almindelig post. Klik i det første felt for at udfylde feltet og brug herefter tab-tasten til at springe fra felt til felt. Foreningen, virksomheden eller myndigheden skal ved anmodning om børneattest udfylde og underskrive persondelen (øverste del af rekvisitionen). Samtykkeerklæringsdelen (midterste del) kan enten udfyldes af foreningen, virksomheden eller myndigheden, eller af personen selv. Det skal anføres, hvem der gives tilladelsen til at indhente oplysningerne. Det skal endvidere anføres, til hvem eventuelle oplysninger om strafbare forhold skal videregives (ikke personen selv), f.eks. en navngiven person hos den rekvirerende forening, virksomhed eller myndighed, eller til en overordnet organisation. Samtykkeerklæringen skal dateres og underskrives af den person, der ønskes oplysninger om. Returadresse skal angives i rubrikken 'Returneres til'. Nederste del af blanketten er forbeholdt Rigspolitiet. Uddrag af bekendtgørelsen (side 2) skal før underskrift af samtykkeerklæringen udleveres til den pågældende. Blanketten kan også printes ud, udfyldes i hånden og underskrives. Blanketten sendes med almindelig post til Rigspolitiet, Kriminalregisteret. Adressen fremgår af blanketten. Eventuelle spørgsmål vedrørende indhentelse af børneattester kan besvares på telefon 46 33 14 78 på hverdage mellem kl. 10-14.