Workshop SharePoint 2007

Workshop

Pagina 1 van 56

Aan de slag met SharePoint

Deze workshop is een eerste kennismaking met SharePoint.

Na het afronden van deze workshop, kan iedereen een eigen site maken, bewerken en beheren.

Veel succes!

Helga Verlaan‐Keulen

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 2 van 56

Aan de slag met SharePoint

Inhoudsopgave

Profiel instellen op Mijn site

Nieuwe pagina maken

Inrichten van een nieuwe pagina Webonderdelen maken

Documentbibliotheek (Bestanden)

Afbeeldingenbibliotheek

Aankondigingen (Nieuws)

Discussiebord (Forum / Chatruimte)

Koppelingen (Links)

Gebeurtenis (Agenda) Webonderdelen toevoegen Werkbalk “snelstarten”

Toevoegen van bestanden (gegevens) Aankondiging (Nieuws) Documenten (Bestanden) Gebeurtenis (Agenda) Koppelingen (Links) Discussies (Forum / Chatruimte) Afbeeldingen

Webonderdeel bewerken Weergave Vormgeving Indeling Geavanceerd

Webonderdeel inhoudseditor Tekst toevoegen Tabel toevoegen Hyperlink toevoegen Afbeelding toevoegen

Rechten beheren Rechten op een site Rechten op een map / bibliotheek / e.d.

Documentbibliotheek Uitleg over de instellingen

Nieuw / Uploaden / Acties / Instellingen Document (bestand) aanpassen / bewerken

Eigenschappen weergeven / bewerken / Machtigingen beheren / Bewerken in MS Office Word / Verwijderen / Verzenden naar / Uitchecken / Werkstromen / Waarschuw mij

Tot Slot

p. 3 p. 8 p. 10

p. 12 p. 13 p. 14 p. 15 p. 16 p. 17 p. 18 p. 21 p. 23 p. 23 p. 25 p. 26 p. 27 p. 28 p. 30 p. 31 p. 32 p. 33 p. 34 p. 35 p. 36 p. 38 p. 39 p. 40 p. 41 p. 45 p. 45 p. 48 p. 50 p. 50 p. 52

p. 56

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 3 van 56

Aan de slag met SharePoint My Site – Mijn persoonlijke pagina

Profiel instellen Verbinding maken met MijnSite

‐ ‐

Ga naar MySite via http://cop.rdmc.ou.nl/personal/web_50beheerder/default.aspx (vervang “web_50beheerder” door je eigen account voorafgegaan met “pwo_ “ of door “web_”) Of: via http://cop.rdmc.ou.nl/default.aspx (of een andere site van SharePoint waarop je rechten hebt) Klik op de knop “Mijn site” rechts boven op de blauwe balk

‐

De site wordt geladen Je komt terecht op “Mijn introductiepagina” (Zichtbaar links in de groene navigatiebalk) o Hier kun je je eigen site aanpassen, bewerken enz. (Bezoekers zien dit gedeelte niet). o Bezoekers van jouw site zien de pagina zoals deze weergegeven wordt in “Mijn Profiel” (Zichtbaar naast Mijn introductiepagina links in de groene navigatiebalk).

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 4 van 56

Aan de slag met SharePoint

Aanpassen van je site

‐ ‐ ‐ ‐

Om je site aan te passen, zoals je persoonlijke gegevens toevoegen, verwijderen, bewerken; klik op een link onder het blok: “Aan de slag”.

Het scherm “Details bewerken” verschijnt.

Vul hier alle gegevens in en upload ook een afbeelding van jezelf.

Klik op “OK”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 5 van 56

Aan de slag met SharePoint -

Vul verder alle gegevens in Klik op “Opslaan en sluiten”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 6 van 56

Aan de slag met SharePoint

Mijn introductiepagina

-

“Mijn introductiepagina” ziet er als volgt uit: o Bij deze pagina komt je terug na het verlaten van de “details bewerken”. o Je ziet hier alleen dat de afbeelding is toegevoegd. o Bezoekers kunnen deze pagina niet zien.

‐

Deze pagina bestaat uit: o Menubalk (blauw) o Sitenaam met logo en zoekfunctie (wit) o Horizontale navigatiebalk (groen) met introductie pagina en mijn profiel en SITEACTIES. o Afbeelding – Foto (links boven) o Koppeling naar alle site‐inhoud (zgn. verkenner van jouw site). o Titelbalk met instellen van site en maken van weblog o Verticale navigatiebalk (blauw – links) o Webonderdelen (webparts) in de Middelste zone links Aan de slag RSS‐viewer SharePoint‐sites Documenten Taken o Webonderdelen (webparts) in de Middelste zone rechts Mijn agenda Collega’s bijhouden

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 7 van 56

Aan de slag met SharePoint

Mijn profielpagina

-

Klik in de groene navigatiebalk op “Mijn profiel” Hier is zichtbaar wat je bezoekers ook zien

‐

Deze pagina bestaat uit: o Menubalk (blauw) o Sitenaam met logo en zoekfunctie (wit) o Horizontale navigatiebalk (groen) met introductie pagina en mijn profiel o Afbeelding – Foto (links boven) o Koppeling naar alle site‐inhoud (zgn. verkenner van jouw site). o Titelbalk met weergave wie mag kijken op de site o Webonderdelen (webparts) in de Middelste zone links met: Info over mijzelf Details (alleen door jezelf te bewerken) Documenten Collega’s o Webonderdelen (webparts) in de Middelste zone rechts met: Gemeenschappelijk met u Lidmaatschappen Koppelingen

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 8 van 56

Aan de slag met SharePoint My Site – Mijn persoonlijke pagina

Nieuwe pagina maken Nieuwe pagina maken

-

Ga naar MijnSite Klik op “Siteacties” rechts boven in de groene balk Klik op “Maken” Klik op “Sites en Werkruimten ” onder het kopje “Webpagina’s”

-

-

-

Vul alle gegevens in: Titel: Workshop Beschrijving: is optioneel (mag wel, hoeft niet) Naam van de URL (liefst zo kort mogelijk en ZONDER spaties) Selecteer een sjabloon: o Kies nu: Tabblad Samenwering o Lege site Gebruikersmachtigingen: Laat deze nu maar staan (dit wordt achteraf nog aangepast) Navigatie: o Werkbalk Snel starten (in de linkerkolom de site zichtbaar maken op home van MijnSite): JA o Bovenste koppelingsbalk (zichtbaar op home van MijnSite): NEE Navigatieovername: Bovenste koppelingsbalk van de startpagina van MijnSite gebruiken: JA (Dit houdt dat in de koppelingsbalk de naam van MijnSite Æ je eigen naam, zichtbaar is) Klik op “Maken”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 9 van 56

Aan de slag met SharePoint

Resultaat

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 10 van 56

Aan de slag met SharePoint My Site – Mijn persoonlijke pagina

Inrichten van een nieuwe pagina Inrichten van een nieuwe pagina

-

Een SharePoint pagina bestaat uit webonderdelen Deze webonderdelen hebben allen een eigen functie Om gebruik te maken van webonderdelen, zullen deze eerst aangemaakt moeten worden.

Webonderdelen

-

Om te zien welke webonderdelen gemaakt kunnen worden ga je als volgt te werk: Klik op “Siteacties” Klik op “Maken” Een venster met alle mogelijke onderdelen verschijnt.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 11 van 56

Aan de slag met SharePoint Bibliotheken -

Documentbibliotheek (voor alle soorten bestanden) Formulierenbibliotheek Wikipaginabibliotheek Afbeeldingsbibliotheek Vertaalbeheerbibliotheek

Communicatie -

Aankondigingen (Mededelingen) Contactpersonen Discussiebord

Bijhouden -

Koppelingen (Links) Agenda (Gebeurtenissen) Taken Projectteam Actie‐items bijhouden Enquête

Aangepaste Lijsten -

Aangepaste lijst Aangepaste lijst in gegevensbladweergave (bv. Excel) Talen en vertalers Werkblad importeren (vanuit bv. Excel)

Webpagina’s -

Basispagina Pagina met webonverdelen Sites en werkruimten

Door met de muis over een onderdeel te gaan, verschijnt de uitleg over de functie van het item.

De volgende webonderdelen zullen gemaakt worden: - Documentbibliotheek - Afbeeldingsbibliotheek - Aankondigingen - Discussiebord - Koppelingen - Agenda

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 12 van 56

Aan de slag met SharePoint

Documentbibliotheek (Bestanden)

Bij de naam “documentbibliotheek” wordt al gauw gedacht aan alleen “Word‐bestanden” Dit is niet helemaal waar. Hieronder worden bijna alle soorten bestanden verstaan: .doc ‐ .xls ‐ .pdf ‐ .jpg ‐ .wmv ‐ enz. ( maar o.a. geen .exe bestanden)

- Klik op “Siteacties” - Klik “Maken” - Klik op “Documentbibliotheek” - Vul de gegevens in volgens het venster dat verschijnt

-

-

-

-

Naam: Handleidingen Beschrijving (hoeft niet) Navigatie: Nee (Bij navigatie is de mogelijkheid om de bibliotheek zichtbaar te maken in de linker navigatie kolom, dit wordt niet gedaan wanneer het webonderdeel op de pagina wordt gezet; dubbelop) Versiebeheer: Nee (Dit wordt alleen gebruikt wanneer het documenten betreft waar meerdere mensen aan gaan werken. Er kan dan altijd terug gevallen worden naar eerdere versies.)

Documentsjabloon: Microsoft Office Word 97‐2003‐document (Selecteer in het menu de gewenste optie. Wanneer het allerhande soorten documenten/bestanden betreft, selecteer dan ”Geen”.)

Maken De gemaakte bibliotheek verschijnt.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 13 van 56

Aan de slag met SharePoint

Afbeeldingenbibliotheek

‐ ‐ ‐ ‐

Klik op “Siteacties” Klik “Maken” Klik op “Afbeeldingsbibliotheek” Vul de gegevens in volgens het venster dat verschijnt

‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Typ bij de naam “Afbeeldingen” Selecteer “nee” bij weergave op de werkbalk Snel starten Klik op maken Het venster “Afbeeldingen” wordt geopend Klik in de blauwe balk op “uploaden” Klik op “bladeren” Selecteer een afbeelding uit een map Klik op “toevoegen” Klik op “OK” 2x

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 14 van 56

Aan de slag met SharePoint

Aankondigingen (Nieuws)

-

Klik op “Siteacties” Klik “Maken” Klik op “Aankondigingen” Vul de gegevens in volgens het venster dat verschijnt

-

Naam: Nieuws Beschrijving (mag wel) Navigatie: Nee Maken De Nieuwspagina wordt geopend

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 15 van 56

Aan de slag met SharePoint

Discussiebord (Forum / Chatruimte)

-

Klik op “Siteacties” Klik “Maken” Klik op “`Discussiebord” Vul de gegevens in volgens het venster dat verschijnt

-

Naam: Vraag en antwoord Beschrijving (mag wel) Navigatie: Nee Maken De vraag en antwoord‐pagina wordt geopend

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 16 van 56

Aan de slag met SharePoint

Koppelingen (Links)

-

Klik op “Siteacties” Klik “Maken” Klik op “Koppelingen” Vul de gegevens in volgens het venster dat verschijnt

-

Naam: Handige links Beschrijving (mag wel) Navigatie: Nee Maken De Handige links‐pagina wordt geopend

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 17 van 56

Aan de slag met SharePoint

Gebeurtenis (Agenda)

-

Klik op “Siteacties” Klik “Maken” Klik op “Agenda” Vul de gegevens in volgens het venster dat verschijnt

-

Naam: Gebeurtenis Beschrijving (mag wel) Navigatie: Nee Maken De Gebeurtenis‐pagina wordt geopend

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 18 van 56

Aan de slag met SharePoint

De gemaakte webonderdelen toevoegen op de site

-

Ga naar de startpagina “Workshop” Dit kan d.m.v. de groene horizontale navigatiebalk (klik op “Workshop”) Klik op “Siteacties” Klik op “Pagina bewerken”

-

Een scherm met geel/oranje vakken wordt geopend (zgn. onderwaterscherm) Klik op de balk “Een webonderdeel toevoegen” Een nieuw venster wordt geopend waarin alle beschikbare webonderdelen te vinden zijn

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 19 van 56

Aan de slag met SharePoint -

Selecteer alle gemaakte webonderdelen onder “Lijsten en bibliotheken”, behalve Afbeeldingen Klik op “Toevoegen”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 20 van 56

Aan de slag met SharePoint -

Alle webonderdelen worden onder elkaar in het linker veld weergegeven Om de plaats en volgorde van de onderdelen te veranderen, kun je deze slepen naar de gewenste plaats: Ga met de muis op de titelbalk staan De muisaanduiding verandert in een kruis Klik met de linkermuisknop op de balk Sleep het onderdeel naar de gewenste plaats” Bovenaan links: Nieuws Daaronder: Handleidingen Op de derde plaats: Vraag en antwoord Bovenaan rechts: Gebeurtenis Daaronder: Handige links De siteafbeelding wordt d.m.v. het klikken op het kruisje gesloten Klik daarna op “Bewerkingsmodus verlaten”

Resultaat

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 21 van 56

Aan de slag met SharePoint

Een webonderdeel achteraf in de werkbalk Snel starten zetten

Wanneer achteraf blijkt dat je een webonderdeel niet op de pagina wilt laten zien, maar in de werkbalk Snel starten, dan is dat mogelijk - Ga naar de startpagina “Workshop” - Klik op “Siteacties” - Klik op “Pagina bewerken” - Ga naar het webonderdeel “Vraag en antwoord” en klik op “bewerken” - Klik op “sluiten” (hiermee wordt het onderdeel niet verwijderd!)

- Klik op “Bewerkingsmodus verlaten”

-

Klik in de werkbalk Snel starten op “Discussies” De lijst met discussieborden wordt geopend Klik op “Vraag en antwoord” Selecteer in de blauwe balk “Instellingen” Klik op “Instellingen voor discussiebord”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 22 van 56

Aan de slag met SharePoint -

Klik onder “Algemene instellingen” op “titel, beschrijving en navigatie”

-

Klik bij “Navigatie” op “ja” Klik op OK Ga naar de startpagina “Workshop”

Resultaat

Afbeeldingen Dit webonderdeel is te benaderen door in de werkbalk Snel starten op “Alle site‐inhoud weergeven” te klikken.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 23 van 56

Aan de slag met SharePoint My Site – Mijn persoonlijke pagina

Toevoegen gegevens/bestanden Toevoegen van een aankondiging (nieuws)

-

Ga naar de startpagina van “Workshop” Klik bij het webonderdeel “Nieuws” op “Nieuwe aankondiging toevoegen” Titel: is verplicht veld Hoofdtekst: is optioneel Verloopt op: is optioneel Klik op OK

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 24 van 56

Aan de slag met SharePoint Het bericht ziet er als volgt uit:

Aanpassen van het bericht: - Klik op de titel - Klik op “Item bewerken” - Pas het bericht aan en klik op ok

Er zijn meer opties mogelijk: - Nieuw item toevoegen - Het item verwijderen - Machtigingen beheren over dit item - Instellen van waarschuwingen.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 25 van 56

Aan de slag met SharePoint

Toevoegen van documenten (bestanden)

-

Ga naar de startpagina van “Workshop” Klik bij het webonderdeel “Handleidingen” op “Nieuw document toevoegen” Klik op “Bladeren” (voor één bestand) of op “meerdere bestanden uploaden”

-

Selecteer de bestanden welke geupload worden Klik op OK

Resultaat

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 26 van 56

Aan de slag met SharePoint

Toevoegen van een gebeurtenis (agenda)

-

Ga naar de startpagina van “Workshop” Klik bij het webonderdeel “Gebeurtenis” op “Nieuwe gebeurtenis toevoegen” Vul alle velden in die van toepassing zijn Klik op OK

Resultaat

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 27 van 56

Aan de slag met SharePoint

Toevoegen van koppelingen (links)

-

Ga naar de startpagina van “Workshop” Klik bij het webonderdeel “Handige links” op “Nieuwe koppeling toevoegen” Typ of plak een webadres in het URL‐veld (verplicht) Geef een titel aan dit adres (Optioneel, maar wel handig) Geef een korte omschrijving (Optioneel) Klik OK Doe dit met nog meer handige links

Resultaat

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 28 van 56

Aan de slag met SharePoint

Toevoegen van discussies (forum / chatroom)

-

Ga naar de startpagina van “Workshop” Klik bij in de werkbalk Snel starten op “Vraag en antwoord” Klik in de blauwe balk onder nieuw op “Discussie”

-

Vul onderwerp en hoofdtekst in Klik op OK

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 29 van 56

Aan de slag met SharePoint -

In de discussieruimte van “Vraag en antwoord” staat het eerste item en geen antwoord Reageren/antwoorden hierop kan door op het onderwerp te klikken

-

Klik in het volgende scherm op “Beantwoorden” (rechts in de blauwe balk) Vul het antwoord in, in het hoofdscherm Klik op OK Zichtbaar is zowel de vraag als het antwoord Klik op “Geciteerde berichten weergeven” om de hele discussie zichtbaar te maken Klik op “Geciteerde berichten verbergen” om alleen het antwoord te zien

Wanneer in de werkbalk Snel starten op “Vraag en antwoord” geklikt wordt, zie je dat bij het eerste onderwerp een antwoord is gegeven.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 30 van 56

Aan de slag met SharePoint

Toevoegen van afbeeldingen

Ga naar de startpagina van “Workshop” Klik in de werkbalk Snel starten op “Alle site‐inhoud weergeven” Klik onder Afbeeldingsbibliotheek op “Afbeeldingen” Het uploaden van afbeeldingen gaat verder hetzelfde als bij documenten Klik in de blauwe balk op “Uploaden” Klik op de knop “bladeren” Selecteer de afbeelding vanuit een map op de PC o.i.d.

Klik op “Toevoegen” Klik op “OK” Kijk of de gegevens kloppen en klik dan op “OK”

Eindresultaat

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 31 van 56

Aan de slag met SharePoint My Site – Mijn persoonlijke pagina

Webonderdelen bewerken Openen bewerkingsvenster van webonderdeel

‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Ga naar de startpagina “Workshop” Klik op “Siteacties” (1) Klik op “Pagina bewerken” (2) Het zgn. onderwaterscherm verschijnt Klik in het webonderdeel “Nieuws” op “bewerken” (3) Klik op “gedeeld webonderdeel wijzigen” (4) Rechts verschijnt het bewerkingsvenster (5)

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 32 van 56

Aan de slag met SharePoint

Weergave bewerken van het webonderdeel

Momenteel is de weergave bij “Nieuws”: ‐ Titel ‐ Datum en tijd ‐ Gemaakt door ‐ Hoofdtekst

Deze weergave gaan we veranderen in een menu: ‐ Klik in het bewerkingsvenster bij “Geselecteerde weergave” op het pull down menu (1) ‐ Selecteer “Alle items” (2) ‐ Klik op “Toepassen” (3) ‐ De weergave bij nieuws is veranderd in: o Bijlage o Titel o Gewijzigd (Datum en tijd)

Deze weergave is geschikt om meerdere items in een lijst zichtbaar te maken.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 33 van 56

Aan de slag met SharePoint

Vormgeving van het webonderdeel aanpassen

‐ ‐

Klik op Vormgeving Titel: In het veld kun je de titel van het webonderdeel veranderen. In de bibliotheek blijft de originele naam behouden.

‐

Hoogte: Door op “ja” te klikken kun je de hoogte van het webonderdeel aanpassen in pixels of in centimeters

‐

Breedte: Door op “ja” te klikken kun je de breedte van het webonderdeel aanpassen in pixels of in centimeters.

Wordt het webonderdeel breder dan de standaard breedte, dan geldt dit voor de hele zone.

‐

Chroomstatus: Wanneer voor “Geminimaliseerd” wordt gekozen, dan is alleen de titelbalk zichtbaar.

‐

Chroomtype: Keuze kan gemaakt worden uit: o Standaard Æ met titelbalk; zonder rand o Geen Æ geen titelbalk; geen rand o Titel en Rand Æ met titelbalk; met rand o Alleen titel Æ met titelbalk; zonder rand o Alleen rand Æ zonder titelbalk; met rand

Wanneer alles naar wens is: Klik op “Toepassen”.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 34 van 56

Aan de slag met SharePoint

Indeling van het webonderdeel aanpassen

‐

Klik op “Indeling”

‐

Verborgen: Bij selectie is het webonderdeel niet zichtbaar op de pagina; wel in de bewerkingsmodus

‐

Richting: Keuze kan gemaakt worden tussen: o Geen Æ Van links naar rechts o L inks naar rechts Æ Lijstweergave: links naar rechts o Rechts naar links Æ Lijstweergave: rechts naar links

‐

Zone: In welk gebied/zone staat het webonderdeel o Links o Rechts

‐

Zone‐index: Dit is de positie waarin het webonderdeel zichtbaar is op de pagina (1 = bovenaan)

Wanneer alles naar wens is: Klik op “Toepassen”.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 35 van 56

Aan de slag met SharePoint

Het webonderdeel geavanceerd aanpassen

‐

Klik op “Geavanceerd”

‐

Minimaliseren toestaan: iedereen kan het webonderdeel minimaliseren Æ alleen titelbalk zichtbaar

‐

Sluiten toestaan: iedereen kan het webonderdeel sluiten op de pagina

‐

Verbergen toestaan: iedereen kan het webonderdeel verbergen

‐

Wijzigen van zone toestaan: iedereen kan de zone wijzigen

‐

Verbindingen toestaan: iedereen kan verbindingen maken o Rijen beschikbaar stellen voor ander webonderdeel o Sortering/filter ophalen van ander webonderdeel

‐

Bewerkingen in persoonlijke weergave toestaan: iedereen kan eigen weergave maken

‐

Titel‐URL: Typ de URL waar de link heen gaat na het aanklikken van de titel

‐

Beschrijving: Geef eventueel een beschrijving va dit webonderdeel

‐

Help‐URL: Door hier een URL in te voeren, verschijnt in het bewerkingspull‐down‐menu van het webonderdeel het “Help‐ icoontje” met de aangegeven link

‐

Help‐modus: o Zonder modus: Help opent in nieuw venster o Modaal: Help opent in nieuw venster o Navigeren: Help opent in hetzelfde venster

‐

Afbeeldings‐URL van het cataloguspictogram: Het webadrespad naar een kleine pictogramafbeelding

‐

Afbeeldings‐URL van het titelpictogram: Het webadrespad naar een kleine pictogramafbeelding

‐

Foutbericht importeren: Bericht zichtbaar bij fout met importeren

‐

Doelgroepen: Alleen de weergegeven groepen kunnen dit webonderdeel zien Æ Leeg: iedereen kan dit zien

Wanneer alles naar wens is: Klik op “Toepassen” en daarna op “OK” Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 36 van 56

Aan de slag met SharePoint My Site – Mijn persoonlijke pagina

Webonderdeel Inhoudseditor

De inhoudseditor is een webonderdeel welke gebruikt wordt om opgemaakte tekst, tabellen, hyperlinks en afbeeldingen toe te voegen aan een pagina met webonderdelen.

Het is ook bedoeld voor het toevoegen van HTML‐inhoud aan een pagina met webonderdelen die hyperlinks kan bevatten.

Webonderdeel inhoudseditor toevoegen

‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Klik op “Siteacties” Klik op “Pagina bewerken” Klik in de linker zone op “webonderdeel toevoegen” Selecteer “Webonderdeel Inhoudseditor” onder het kopje “Alle webonderdelen ‐ Diversen” Klik op “Toevoegen”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 37 van 56

Aan de slag met SharePoint LET OP! Het verschil van dit webonderdeel met de eerder gemaakte webondelen: documentenbibliotheek – Agenda – Koppelingen – Aankondigingen – Discussiebord is dat dit onderdeel bij het sluiten op de pagina, helemaal verwijderd is. Er is dus geen map waarin dit webonderdeel is opgeslagen.

Naam wijzigen van de inhoudseditor

Wanneer er nog geen gegevens verwerkt zijn in het webonderdeel, staat de volgende tekst: “U kunt als volgt inhoud toevoegen: opent u het werkvenster en klik vervolgens op RTF‐editor” ‐ Klik op de link: “opent u het werkvenster” (1) ‐ Anders: Klik op “bewerken” (2) ‐ Klik op “gedeeld webonderdeel wijzigen” ‐ Rechts verschijnt het bewerkingsvenster (3)

Een verschil in de weergave vab bv. een aankondiging is dat hier 2 andere items zichtbaar zijn: o RTF‐editor Æ Als u opgemaakte tekst en afbeeldingen wilt invoegen, klikt u op RTF‐editor (4) o Bron‐editor Æ Als u een HTML‐broncode wilt typen, klikt u op Broneditor (5)

‐ Klik op “Vormgeving” (6) ‐ Vervang de naam “Webonderdeel Inhoudseditor” bij “Titel” door “Wat kan ik doen met een inhoudseditor?” (7) ‐ Klik op “Toepassen” (8) ‐ De titel van het webonderdeel is aangepast.

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 38 van 56

Aan de slag met SharePoint

Tekst toevoegen via de RTF‐editor

‐ ‐ ‐ ‐

Klik in het bewerkingsvenster op de knop “RTF‐editor” Een dialoogvenster verschijnt Typ een tekst en pas deze aan qua grootte, kleur en lettertype.

Klik op “OK”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 39 van 56

Aan de slag met SharePoint

Tabel toevoegen in de RTF‐editor

‐ ‐ ‐ ‐

Open het rtf‐editor dialoogvenster Klik op het icoontje “tabel toevoegen” Geef aan: 1 rij en 2 kolommen Klik op “OK”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 40 van 56

Aan de slag met SharePoint

Hyperlink toevoegen via de RTF‐editor

‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Open het RTF‐editor venster Ga in de eerste kolom van de tabel staan Klik op het icoontje “hyperlink” Een nieuw scherm wordt geopend Typ of plak de url Æ bij externe links Bij externe links: vink “koppeling in een nieuw venster openen” aan (hierdoor verdwaalt de gebruiker niet bij het surfen op internet) Klik op de knop “bladeren” om op de site/bestand te zoeken Æ interne links Selecteer “koppeling met pictogram weergeven” wanneer het een link naar een document betreft Geef bij “knopinfo” een beschrijving van de link

‐

‐ ‐

Maak hyperlinks in de eerste kolom van de tabel: o Een interne link naar de Gebeurtenis “Workshop SharePoint” o Een interne link van een document en vink “koppeling met pictogram weergeven” aan o Een externe link en vink “koppeling openen in een nieuw venster” aan Geef overal de knopinfo Klik op “OK”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 41 van 56

Aan de slag met SharePoint

Afbeelding toevoegen via de RTF‐editor

‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Open de RTF‐editor Ga in de tweede kolom van de tabel staan Klik op het icoontje “Afbeelding invoegen” Een nieuw venster wordt geopend Klik op “Bladeren” Ga naar de map “Afbeeldingen” Selecteer de eerder geuploade afbeelding Klik op “OK”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 42 van 56

Aan de slag met SharePoint

Resultaat in RTF‐editor dialoogvenster

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 43 van 56

Aan de slag met SharePoint

Resultaat in de Bron‐editor

‐ ‐ ‐ ‐

Open de bron‐editor Het resultaat is in de afbeelding zichtbaar Indien je bekend bent in HTML‐codes, kun je hier het e.e.a. veranderen of toevoegen.

Klik op “OK”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 44 van 56

Aan de slag met SharePoint

Het resultaat op de startpagina

‐ ‐

Het webonderdeel inhoudseditor staat helemaal bovaan in de linker zone.

Verplaats dit webonderdeel naar de linker zone met als zone‐index: 3

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 45 van 56

Aan de slag met SharePoint My Site – Mijn persoonlijke pagina

Rechten beheren Rechten op je site beheren

‐ ‐ ‐ ‐

Ga naar de startpagina “Workshop” Klik op “Siteacties” Selecteer “Site‐instellingen” Klik on het kopje “Gebruikers en machtigingen” op “Personen en groepen”

‐

‐ ‐ ‐

In het volgende scherm is in de linker kolom de machtigingsnavigatie zichtbaar o Groepen: hieronder staan alle sharepoint groepen (standaard gegenereerd vanuit SharePoint) o Alle personen: door hier op te klikken zie je alle personen waar je rechten aan hebt gegeven (niet alleen deze site, maar ook alle (toekomstige) overige sites) o Sitemachtigingen: door hier op te klikken kom je op het hoogste niveau van de machtigingen.

Klik onder “Groepen” de groep “Bezoekers van Beheerder”.

Selecteer “authenticated users” Verwijder deze bezoekers via “Actie” en “verwijderen”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 46 van 56

Aan de slag met SharePoint

Sitemachtigingen

‐

‐ ‐ ‐

Klik op sitemachtigingen (links in snelstartmenu) (In het volgende scherm zie je alle groepen die gemachtigd zijn de site met bijbehorende rechten.

Ontkoppel de geneste groepen en geef de rechten naar eigen dunken:) Klik op “Acties” in de blauwe balk Klik op “Machtigingen bewerken” Klik op “OK”

‐ ‐ ‐

Voor elke groep is een selectievakje zichtbaar en in de blauwe balk is “Instellingen” toegevoegd: Selecteer alle vakjes, behalve: Leden – Bezoekers – Eigenaren.

Klik op “Acties” Selecteer “Gebruikersmachtigingen verwijderen”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 47 van 56

Aan de slag met SharePoint ‐ ‐

Klik in het snelstartmenu onder “Groepen” op “leden” Voeg nieuwe leden toe die op deze site mogen bijdragen (alle mensen van de workshop): Klik op “nieuw” (gebruikers toevoegen) o Gebruikers toevoegen: dit kan een naam of een account/acroniem zijn (vb. web\50beheerder) o Machtigingen geven: Selecteer de groep “Leden” o Nieuwe gebruikers een welkomstbericht sturen: Bij aanvinken ontvangen de toegevoegde deelnemers een e‐mail o Klik op “OK”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 48 van 56

Aan de slag met SharePoint

Rechten op een bibliotheek beheren

‐ ‐ ‐ ‐

Ga naar de startpagina “Workshop” Klik op “Alle site‐inhoud weergeven” Dit is vergelijkbaar met een verkenner van windows Klik op de eerder aangemaakte documentbibliotheek (Handleidingen)

‐ ‐

Klik in de blauwe balk op “Instellingen” Klik op “Instellingen voor documentbibliotheek”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 49 van 56

Aan de slag met SharePoint ‐

Klik onder het kopje “Machtigingen en beheer” op “Machtigingen voor dit documentbibliotheek”

In dit scherm zijn de groepen zichtbaar die voorheen op de site zijn geselecteerd. ‐ Ga als hierboven(rechten op de site) te werk om de geneste groepen te ontkoppelen ‐ Acties – Machtigingen bewerken – OK ‐ “Nieuw”en “Instellingen” zijn toegevoegd aan de blauwe balk ‐ Voeg een nieuwe gebruiker toe die beheerdersrechten gaat krijgen: ‐ Klik op “Nieuw” ‐ Geef een gebruikersnaam (bv. Iemand van de workshop) ‐ Selecteer “Volledig beheer” onder “Gebruikers rechtstreeks machtigingen geven” ‐ Stuur een e‐mail naar deze persoon door “Nieuwe gebruikers een welkomstbericht sturen” aan te vinken ‐ Klik op “OK”

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 50 van 56

Aan de slag met SharePoint My Site – Mijn persoonlijke pagina

Documentbibliotheek Uitleg over de documentbibliotheek

Nieuw: o Nieuw Document (maken) o Nieuwe map (submap)

Uploaden: o Document uploaden (van computer) o Meerdere documenten uploaden (van computer)

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 51 van 56

Aan de slag met SharePoint Acties: o o o o o o

Bewerken in gegevensblad Openen met windows verkenner Verbinden met Outlook Exporteren naar werkblad RSS‐kanaal weergeven Waarschuw‐mij (veranderingen via e‐mail ontvangen)

Instellingen: o Kolom maken o Weergave maken o Instellingen voor Documentbibliotheek

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 52 van 56

Aan de slag met SharePoint

Aanpassen / Bewerken van een document

-

Ga met de muis over het document welke bewerkt moet worden Er verschijnt een kader en rechts het pull‐down driehoekje; klik hierop Een menu wordt geopend

Eigenschappen weergeven

Eigenschappen bewerken

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 53 van 56

Aan de slag met SharePoint Machtigingen beheren

Bewerken in Microsoft Office Word

Verwijderen

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 54 van 56

Aan de slag met SharePoint Verzenden naar:

-

Andere locatie

-

Een koppeling per e‐mail verzenden Nieuw bericht in je e‐mail wordt geopend Documentruimte maken

-

Download een exemplaar

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 55 van 56

Aan de slag met SharePoint Uitchecken

Werkstromen

Waarschuw mij

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010

Workshop

Pagina 56 van 56

Aan de slag met SharePoint Tot Slot Übung macht den Meister

Gebruik MijnSite om al je bestanden, gegevens e.d. op te slaan. Het voordeel is dat je op elke gewenste plaats via internet, toegang hebt tot je eigen spullen. Hierdoor wordt ook het mailverkeer drastisch verminderd.

Hoe meer je gaat werken met SharePoint, hoe meer je de voordelen er van kunt inzien.

Je eigen MijnSite kun je inrichten zoals je dat zelf wilt.

De lay‐out en/of de indeling van een site of webonderdeel kun je zelf ontwerpen.

Je kunt zelf mensen machtigen tot voor toegang tot:

Sites

Webonderdelen

Bestanden / Gegevens

Jij bent de beheerder!

Let wel

Op alle sites buiten je eigen MijnSite, bepaalt de beheerder welke rechten iemand krijgt.

o Bezoeker: Op sommige sites mag je alleen kijken: “leesrechten” o Lid: Soms mag je ook deelnemen in bv. Discussies en/of documentatie: “bijdragen” o Ontwerper: worden meestal uitgedeeld aan een moderator of facilitator van de site om de site te “ontwerpen” in zowel de lay‐out als het bewerken van webonderdelen o Beheerder: Deze rechten zijn meestal aan één persoon bedeeld: “volledig beheer”

Succes

Workshop SharePoint gemaakt door Helga Verlaan versie 1.1 – mei 2010