E book - Fluxo de caixa by Francisco Hemerson

E-book

Fluxo de Caixa

Tudo o que vocĂŞ precisa saber em 7 passos

Autor: Naomi Sakuma Há 26 anos consultor financeiro, com grande experiência em reestruturações empresariais, recuperação judicial, gestão financeira e implantação de modelos de gestão. Foi executivo de médias e grandes empresas nacionais.

SUMÁRIO Fluxo de Caixa .................................................................................04 Afinal, o que é o Fluxo de Caixa e como funciona?.................05 Como implantar o Fluxo de Caixa na minha empresa? ..........08 Vantagens de implementar o fluxo de caixa na sua empresa ............................................................................................12 As principais variáveis do fluxo de caixa.....................................17 A importância do fluxo de caixa para a gestão da sua empresa ..............................................................................................20 Relação entre Fluxo de Caixa e Capital de Giro (CCL).............23 Regime de caixa versus regime de competência .....................25

Fluxo de Caixa Tudo o que você precisa saber em 7 passos Com certeza você já ouviu falar em Fluxo de Caixa. Essa é uma expressão muito comum para empresários e pessoas que trabalham nas áreas de finanças, contabilidade e controladoria. Fazer um controle financeiro contínuo é fundamental para qualquer negócio, seja para micro, pequenas, médias ou grandes empresas. Uma pesquisa realizada pelo SEBRAE constatou que 27% das empresas fecham as portas antes de completarem um ano de existência devido a problemas financeiros. Isso acontece porque não houve um planejamento financeiro prévio adequado para abertura do negócio ou porque o empresário não soube controlar seu fluxo de caixa corretamente. Neste e-book você saberá o que é, de fato, o fluxo de caixa e o quanto ele é importante para manter seu negócio financeiramente saudável e em constante crescimento.

Afinal, o que é o Fluxo de Caixa e como funciona? Fluxo de caixa é uma forma de controlar a movimentação financeira durante um determinado período de tempo, levando em consideração todas as entradas e saídas baseando-se em registros minuciosos. A partir desse controle periódico é possível verificar e analisar quais estão sendo as despesas e a receita da empresa. Todas as despesas da organização, por menores que sejam, precisam ser registradas, bem como todos os valores que entram, sejam vendas à vista ou a prazo. Algumas empresas utilizam planilhas para fazer esse controle ou fazem manualmente no velho conhecido livro caixa, porém o mais indicado é que seja usado um sistema de gestão.

Com o sistema de gestão financeira, a empresa terá uma base de dados automatizada e precisa que auxiliará na tomada de decisão dos diretores e donos da empresa, permitindo que eles identifiquem o período em que teve lucro e o que teve prejuízos. Além disso, o fluxo de caixa permite ao empresário ter uma visão do presente e futuro e avaliar qual está sendo a liquidez da sua empresa. Desta forma, ele consegue antecipar decisões, como: reduzir despesas sem comprometer seu lucro, planejar investimentos, fazer negociação com fornecedores, entre outras medidas para evitar possíveis problemas financeiros.

O fluxo de caixa possui basicamente cinco partes: 1- Saldo inicial: é o dinheiro disponível em caixa e na conta bancária; 2- Entradas de caixa: vendas à vista e outros recebimentos que houver no dia; 3- Saídas de caixa: são os pagamentos feitos no dia; 4- Saldo operacional: é o resultado das entradas no caixa menos as saídas do caixa; 5- Saldo final: é a soma do saldo inicial com o saldo operacional. Para que o controle do fluxo de caixa seja ainda mais efetivo, devem ser feitos relatórios periódicos que podem ser diários, semanais ou mensais. Depende da demanda de cada organização. Depois da apuração dos números, os profissionais responsáveis pela análise devem verificar como foi possível chegar aos valores informados e validar a apuração.

Como implantar o Fluxo de Caixa na minha empresa? Para implantar o fluxo de caixa é necessário, em primeiro lugar, organizar as finanças. Ou seja, todos os valores que entram e saem do seu caixa devem ser registrados. O resultado do fluxo de caixa é o dinheiro disponível na conta bancária ou no caixa, após o cálculo da diferença entre a receita e as despesas.

1- Comece lançando as “contas a

pagar” e as “contas a receber”. Aqui devem ser incluídas todas as despesas e recebimentos fixos e aqueles que são facilmente estimados.

2- Todas as despesas que ainda não

foram pagas devem ser lançadas no “contas a pagar”, isso inclui contas de água, luz, pagamento de funcionários entre outros. Registre também as datas de vencimento dessas despesas para fazer uma melhor provisão.

3- Para lançar as vendas à vista, considere a média diária das

vendas que são feitas normalmente e os meses de melhor e pior movimento. Estime sempre um valor mais abaixo do que o esperado para não ter surpresas negativas depois, afinal as despesas são certas, já as receitas, nem tanto. Em RECEBIMENTOS você deve lançar: vendas à vista e a prazo, cheques (à vista ou pré-datados), cartões, rendimentos de aplicações, investimentos entre outros. Em PAGAMENTOS você deve lançar: despesas com fornecedores, pagamentos de funcionários, despesas com banco, internet, telefone, correios, manutenções, serviços de terceiros, impostos, materiais de limpeza, materiais de escritório, compra de equipamentos etc. O saldo final é o valor total dos recebimentos, menos os pagamentos. De forma geral, para constituir um bom fluxo de caixa é necessário: Fazer o lançamento das entradas e saídas diariamente; Projetar os pagamentos e recebimentos futuros; Analisar o saldo atual e futuro; Verificar a necessidade de capital de giro para momentos de déficit; Realizar investimentos e aplicações em momentos de superávit. Obviamente, no início da implantação do fluxo de caixa em

sua empresa vão surgir algumas dificuldades para organizar todas as entradas e saídas. Mas em pouco tempo você perceberá a grande diferença que esse controle trará para seus resultados financeiros e como isso ajudará nas principais tomadas de decisão. Importante lembrar que o saldo de caixa por si só não quer dizer que a empresa está tendo lucro ou prejuízo. O ideal é que seja feito um controle diário, pois é isso que vai confirmar o saldo final. É importante ficar atento também aos saldos diários, se estiverem muito elevados, seja negativo ou positivo, é necessário rever sua organização financeira. O fluxo de caixa vai ajudar a evitar essas variações e a traçar estratégias para reverter as situações negativas, colaborando para o crescimento da empresa. Em caso de saldo negativo, devem

ser feitas análises para encontrar a causa do problema: Houve atraso em algum recebimento? A taxa de inadimplência está alta? Houve queda nas vendas? Além disso, verifique se o prazo entre os recebimentos e os pagamentos está muito distante, pois isso também dificulta a organização das finanças. Se houver um pico de vendas durante um mês e uma baixa em outro, a empresa pode ter dificuldades para se organizar. Por isso é fundamental ter uma reserva para capital de giro. E nos casos em que há faltas no caixa, é necessário avaliar se as vendas estão abaixo do ponto de equilíbrio ideal.

Vantagens de implementar o fluxo de caixa na sua empresa

Implementar o fluxo de caixa permite várias vantagens, entre elas: Prever e planejar entradas e saídas em um determinado período; Verificar antecipadamente se o recebimento será suficiente para cobrir as despesas; Tomar decisões antecipadas com relação à falta ou sobra de dinheiro; Ter a opção de ajustar os preços (para cima ou para baixo) sem impactar tanto no orçamento; Descobrir se o budget da empresa está muito apertado ou não; Ter a possibilidade de fazer promoções; Verificar se os próprios recursos financeiros serão suficientes para progredir com o negócio ou se haverá a necessidade de um empréstimo.

Veja quais são os modelos de fluxo de caixa: 1- Fluxo de Caixa Projetado Para manter um bom controle financeiro não basta registrar todas as entradas e saídas, é importante também verificar se as informações levantadas estão sendo bem aproveitadas. Através do fluxo de caixa projetado é possível, diante dos lançamentos registrados, não só conhecer as entradas e saídas da empresa, mas também projetar ações futuras para o negócio, baseando em seus resultados. As três funções do fluxo de caixa projetado são:

ORGANIZAÇÃO: planejar os pagamentos e os recebimentos; CORREÇÃO: projetar ajustes para eliminar perdas e sair do vermelho;

AFIRMAÇÃO: projetar investimentos para expansão do negócio. A partir deste modelo, os empresários e gestores conseguem realizar uma análise atual para a construção de uma visão futura. Com isso é possível verificar se existe alguma discordância entre o prazo de pagamento e recebimento, se há capital imobilizado, se a empresa está gastando mais do que ganhando etc. Para verificar e comparar receitas e despesas, o melhor instrumento a ser usado são os gráficos. Eles nos mostram a curva de desempenho de entradas e saídas em um dado período, de forma clara, identificando as tendências. Da mesma forma, os gráficos podem ser usados para avaliar os resultados de forma individual. Para reduzir custos, um gráfico comparativo pode indicar quais despesas têm crescido acima da média e, por essa razão, exigem prioridade nos ajustes.

2- Fluxo de Caixa Livre O fluxo de caixa Livre ou Final mede a eficiência para geração de capital a curto, médio e longo prazo, apontando o saldo existente na comparação com o fluxo de caixa operacional, isto é, após descontado os pagamentos ou os recebimentos. O empresário trabalha com dois relatórios: um de curto e médio prazo, que projeta os resultados por um período de 60 a 90 dias, e outro de longo prazo que projeta resultados entre 2 e 5 anos. Com a ajuda dos gráficos em linha, podemos acompanhar o comportamento e o desempenho do negócio, verificando se os números estão de acordo ou não com o esperado.

Se a partir da análise o resultado for positivo, é possível pensar em uma estratégia para aplicar o capital ocioso. Entretanto, se o resultado for negativo, é necessário traçar um planejamento para tirar o saldo do vermelho. Além disso, vale lembrar que o fluxo de caixa por si só não gera respostas conclusivas. Ele é um meio pelo qual as empresas conseguem realizar seu planejamento financeiro e auxilia os gestores e empresários nas tomadas de importantes decisões. O fluxo de caixa também permite verificar a viabilidade de um produto ou serviço. Suponhamos que você fez uma projeção do fluxo de caixa da empresa para os próximos 10 meses e verificou que terá mais despesas do que receitas. O que resultará em um saldo negativo. Isso mostra que em algum momento a empresa não está tendo o lucro pretendido e que o preço do produto ou serviço não está sendo viável. Neste momento é preciso pensar em alguma estratégia para reduzir os custos ou precificar seus produtos ou serviços.

Quando acontece um fluxo negativo é sinal de que a empresa está passando por um mal momento, mas isso não significa que ele vai permanecer para sempre. É algo temporário e que se for mantido um controle financeiro eficiente, identificando problemas com antecedência e trabalhando para evitar maiores gastos, logo tudo entrará no eixo novamente.

As principais variáveis do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é alimentado pelas cinco principais variáveis, e quanto mais rápido o giro dessas variáveis, mais bem-sucedido será o negócio. Vamos entender quais são as variáveis:

Recebimentos Essa é a variável mais familiar para a maioria dos empresários, afinal o caixa da empresa depende disso. Para facilitar o recebimento, dependendo do seu segmento de mercado, o ideal é aceitar diversas formas de pagamento além do dinheiro, como cartões de crédito e débito, cheques, transferências bancárias, boletos etc. Dessa forma você abrange um número maior de clientes o que pode ajudar a aumentar significativamente seu lucro.

Gestão do dinheiro É preciso saber gerenciar essa variável, o dinheiro que acabou de entrar. É necessário separar o que é lucro e o que será destinado ao pagamento das despesas. Este é o momento de se certificar que as contas estarão em ordem. Se houver saldo excedente (positivo), é recomendado investilo em uma aplicação rentável. Claro que é necessário pesquisar antes para saber a melhor opção de aplicação.

Pagamentos Pagar na data correta é a melhor forma de manter o fluxo de caixa organizado e evitar problemas. Para facilitar, o cartão de crédito é uma opção para os pagamentos das despesas diárias, como materiais de escritório, viagens de negócios, custos com marketing entre outros. Dessa forma, é possível que a empresa mantenha um bom histórico de crédito empresarial com bancos e operadoras de cartão, adquirindo credibilidade.

Financiamentos No caso dos pagamentos realizados com cartão de crédito, é preciso verificar como serão as taxas de juros, datas de pagamento, se os valores da parcela estarão dentro do orçamento do mês etc. Mesmo que você planeje pegar um empréstimo no banco, subsídio do governo ou tenha algum investidor em vista, seja fiel a sua organização financeira para não ter surpresas desagradáveis.

Planejamento e controle de estoque Após receber e efetuar todos os pagamentos é hora de fazer a gestão do estoque. É comum em algumas empresas ter um nível de estoque excedente. E nem sempre essa é uma tarefa fácil de administrar, pelo contrário, se não forem tomadas as medidas certas, essa situação pode gerar muitos prejuízos financeiros para a empresa. Estoque parado é dinheiro parado. Por isso, quando houver estoque excedente ou obsoleto é preciso que a empresa realize ações para vendê-lo o quanto antes através de liquidações. Desta forma o dinheiro volta mais rapidamente para o negócio. Por outro lado, é necessário assegurar que os fornecedores são confiáveis, pois isso afeta os níveis de estoque e vai demandar prazos de entrega mais rápidos. Nunca deixe o estoque vazio.

A importância do fluxo de caixa para a gestão da sua empresa

A partir de tudo o que foi exposto, podemos afirmar que o fluxo de caixa é essencial para fazer uma boa gestão da sua empresa. Dentre os pontos mais importantes do fluxo de caixa, é possível citar que ele: Auxilia no gerenciamento dos gastos: a partir da análise do fluxo de caixa, você consegue identificar se sua empresa está tendo gastos desnecessários ou desperdício de recursos durante algum processo e agir para corrigir. Melhora o controle financeiro: o fluxo de caixa permite uma melhor gestão das contas da sua empresa, permitindo identificar de forma exata quanto está entrando e quanto está saindo.

Contribui para um planejamento financeiro: analisando históricos anteriores de fluxos de caixas, dá para fazer projeções que vão ajudar a empresa a se planejar financeiramente. A partir destas análises é possível prever impactos que podem ser causados por diversos fatores, como a sazonalidade, por exemplo. Isto é, aquelas épocas em que você vende mais e as que vendem menos. Por exemplo: se você é dono de uma sorveteria as suas vendas sobem muito no verão, em compensação no inverno pode ocorrer uma queda significativa nas vendas. Um controle regular do seu fluxo de caixa permite perceber esses altos e baixos de forma mais consistente e te ajuda a pensar em estratégias para alavancar as vendas mesmo em períodos ruins. Auxilia na tomada de decisão: como já citamos, esse é um dos grandes motivos pelo qual o fluxo de caixa é tão importante. Os dados obtidos a partir de uma análise de fluxo de caixa são muito valiosos para embasar a tomada de decisão da sua empresa. Afinal, uma vez que você tem o controle de entradas e saídas, dependendo da relevância das mudanças que você realiza, a tendência é que os resultados se repitam. Com a gestão bem-feita de fluxo de caixa a sua empresa só tem a ganhar e crescer cada vez mais. Tomando um cuidado constante com os seus fluxos de pagamentos, pode-se avaliar a competitividade, o desempenho empresarial e a possibilidade de prever problemas futuros e adotar estratégias preventivas, evitando um deficit muito grande no caixa e abaixando o risco de pegar empréstimos com terceiros sem uma análise detalhada das condições estabelecidas.

As finanças da empresa podem ser calculadas através de sistemas de gestão bem fáceis de gerenciar. O empresário deve estudar as opções de sistemas de controles que o mercado oferece e optar pela que melhor servirá à necessidade da sua empresa. O fluxo de caixa também permite fazer análises que ajudam a avaliar o melhor momento para fazer novas compras de materiais, estoques e fazer investimentos, tudo de forma bem planejada para que não haja mais gastos do que receita. Além disso, o fluxo de caixa permite identificar eventuais desvios na utilização do caixa, indica aplicações ineficientes dos recursos disponíveis e aponta a liquidez direta da empresa.

Relação entre Fluxo de Caixa e Capital de Giro (CCL) Para otimizar ainda mais seu fluxo de caixa e mantê-lo positivo, é importante se atentar à liquidez e ao capital de giro da sua empresa. Quanto maior for o seu capital circulante líquido (CCL), menores serão as chances da sua empresa quebrar. Por outro lado, não quer dizer que se o CCL for alto a liquidez é boa, pois pode acontecer desse valor ser referente apenas de itens que estão parados no estoque. Neste caso não existe boa liquidez. O mesmo acontece no caso de um CCL baixo, não necessariamente representa um momento financeiro ruim, pois se tratando de um supermercado, por exemplo, que realiza muitas compras a prazo, mas conseguem girar seus estoques rapidamente através de muitas vendas que são feitas à vista. O que permite investir o dinheiro em aplicações.

É muito importante estar sempre atento aos números da sua empresa e a partir do momento que você implanta um fluxo de caixa eficiente, a tendência é que você sempre tenha um bom capital de giro ou que consiga ao menos prever se vai sobrar dinheiro ou não em um determinado mês.

Regime de caixa versus regime de competência Existem duas formas de visualizar os resultados nas empresas: o regime de caixa e o regime de competência. Vamos entender as diferenças entre as duas. Regime de caixa – é quando a empresa faz a gestão do caixa considerando como datas das transações as entradas e saídas efetivas do caixa. O lado bom disso é que o fluxo de caixa representa uma visão fiel das disponibilidades de dinheiro em caixa da empresa. O mais importante nas projeções de fluxo de caixa é conhecer com antecedência os superavits e deficits de caixa, para antecipar as decisões de aplicar as sobras de caixa ou negociar um limite de crédito no banco ou renegociar pagamentos com fornecedores nos casos de deficits de caixa.

Regime de competência – é quando a mensuração do resultado é medido pelo lucro ou prejuízo gerado no período, tendo como datas de transações o momento em que elas são estabelecidas, tanto na data da venda como data da compra, independentemente do recebimento ou do pagamento. Por exemplo, uma venda parcelada em 5x entra no regime de competência assim que o produto é vendido, ou seja, antes dos recebimentos das parcelas entrarem no caixa. O controle de caixa é fundamental para fazer uma gestão eficaz da sua empresa, além de trazer mais tranquilidade ao gestor e ajudar a antecipar decisões.

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