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Terceirização financeira para pequenas empresas:

o guia definitivo

SUMÁRIO

Terceirização financeira para 03

pequenas empresas: o guia definitivo

O que é terceirização? 05 Princípios da contabilidade 09 Por que a empresa necessita da 12 contabilidade?

Quais serviços precisam ser 15

analisados na empresa terceirizada?

Benefícios da terceirização financeira 18 Importância da estratégia contábil 22 Resultados da terceirização financeira 25 nas pequenas empresas

Pontos que precisam ser 27 acompanhados

Terceirizar é muito mais do que 31 apenas redução de custos

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Terceirização financeira para pequenas empresas: o guia definitivo Uma preocupação constante das pequenas empresas é a redução de custos, e a terceirização tem sido apontada por especialistas como uma maneira eficiente nessa caminhada, mas esse é apenas um dos fatores envolvendo o assunto.

A contratação de profissionais dessa área vai além dos assuntos contábeis, na verdade, hoje em dia pode-se terceirizar todas as etapas do departamento financeiro.

Um dos motivos para tornar a terceirização financeira para pequenas empresas tão atraente é o alto custo de contratação de um especialista, levando em consideração as regras da CLT. A equipe de profissionais envolvida nesse processo pode ficar responsável por praticamente todas as rotinas administrativas. Isso inclui cobrança, faturamento, contas a pagar, integração contábil, entre outras.

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O que é terceirização?

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O que é terceirização?

Se o gestor deseja aproveitar a terceirização financeira para o seu negócio, o primeiro passo é entender como esse processo funciona, e também as leis utilizadas na sua regulamentação.

De uma maneira geral, chama-se terceirização o ato da empresa contratar outra empresa, especializada em um assunto específico (que nesse caso é a gestão financeira), abrindo mão de um funcionário próprio para executar essa tarefa.

O termo terceirização começou a ganhar força nos anos 70, através do seu uso cada vez maior dentro das empresas, em diferentes locais do mundo.

Uma das razões mais fortes de companhias irem atrás de pessoas de confiança é a possibilidade de trabalhar com especialistas no assunto.

Até pouco tempo atrás, as empresas só podiam contratar pessoas que não estavam diretamente ligadas à sua atividade final. Com as novas regras, isso mudou, por exemplo, se antes uma empresa de comunicação poderia contratar apenas serviços terceirizados de limpeza, hoje em dia, se desejar, a mesma empresa já consegue contratar uma outra empresa para produzir suas reportagens.

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Esse é apenas um dos diversos exemplos que poderiam ser citados. E essa prática está prevista na Lei Federal nº 13.429, publicada em 31 de março de 2017.

As pequenas empresas, em especial, acabaram sendo muito favorecidas com as novas regras da terceirização. Um dos motivos para isso acontecer é o fato dos encargos tributários de funcionários serem de responsabilidade da empresa contratada, e não da contratante.

Para entender melhor, aqueles que optarem pela terceirização financeira, mesmo que o profissional precise ir até a sede da empresa (eventualmente ou diariamente), realizam apenas o pagamento acordado no contrato.

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Na hora de terceirizar esse serviço, também é válido conhecer melhor duas questões essenciais: 1. Reponsabilidades legais Antes da Lei de Terceirização entrar em vigor, as empresas que adotassem essa prática eram obrigadas a fiscalizar se o recolhimento dos encargos trabalhistas estava sendo feito.

Com a nova lei, essa obrigação já não existe mais, entretanto, é importante verificar se a empresa escolhida cumpre todos os requisitos legais, uma vez que se tiver alguma irregularidade, e se esgotarem toda conversa, a responsabilidade passa a ser da empresa contratante.

2. Proibição do vínculo empregatício Isso significa que por mais que o gestor terceirize as atividades, os profissionais envolvidos nunca devem ser vistos como funcionários, uma vez que não há vínculo empregatício em negociações envolvendo duas pessoas jurídicas.

O contratante só tem direito de exigir aquilo que foi colocado no contrato. O tempo de vigência do contrato é um ponto que precisa atenção, mesmo que ele possa ser prorrogado, é bom estabelecer uma data fim.

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PrincĂ­pios da contabilidade

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Princípios da contabilidade Mesmo se o empreendedor optar pela terceirização, ele precisa conhecer os princípios da contabilidade. Para simplificar, de uma maneira geral existem quatro considerados principais: • Oportunidade: Dados confiáveis, e que têm como característica principal a retratação fidedigna da área financeira e cenários econômicos da empresa. Trata-se de uma ferramenta de apoio para as decisões dentro da companhia.

• Prudência: Levando em consideração o princípio mais geral, os valores do ativo devem ser composto por valores menores que os do passivo. Em outras palavras, não é prudente que o gestor conte com patrimônio, valores que ainda não estão em caixa, ou ter excesso de otimismo, baseando o seu fluxo de caixa em uma projeção irreal.

• Continuidade: É conseguir usar os dados estrategicamente, visando a continuidade do seu negócio. Bons exemplos desse fator são: - Redução de despesas a curto e a longo prazo; - Definição de metas; - Projeção do fluxo de caixa com base nos dados coletados; 10

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• Competência: Nesse quesito o termo competência não diz respeito ao profissional que irá executar esse trabalho, e sim aos lançamentos financeiros. Quando algo é vendido parcelado, o que será lançado na escritura contábil é o valor total da venda. Já no caso de um pagamento à vista por um ano de um serviço que é prestado mensalmente, os valores precisam ser colocados por mês.

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Por que a empresa necessita da contabilidade?

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Por que a empresa necessita da contabilidade?

Ela é fundamental na gestão da empresa e também no seu controle financeiro. O planejamento orçamentário é um dos principais, uma vez que para ser realmente confiável é necessário saber todos os valores referente às vendas, despesas, impostos, folha de salário (e seus encargos), etc.

Ela também ajuda a cumprir algumas obrigações legais, através da geração de documentos idôneos e comprobatórios de todos os lançamentos da companhia. Encerramento oficial da escrituração em um curto período, fim dos ajustes informais, entre outros.

Uma das principais armadilhas para os empreendedores é a confusão entre o conhecimento da atividade principal, e o knowhow da administração do negócio. Para entender essa questão, basta analisar uma atividade bem simples, um chefe de cozinha pode até saber quais são os pratos preferidos dos seus clientes, mas esse conhecimento não faz dele um expert de administração de um restaurante.

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Cuidar da área administrativa e financeira de um negócio, mesmo de uma pequena empresa, é algo que requer atenção e cuidado. E o suporte de mão de obra qualificada faz toda diferença. Ao terceirizar esse serviço, o empreendedor garante que todos os passos que envolvem essa questão serão executados por pessoas que realmente entendem do assunto.

E apesar de acompanhar todo o processo, a sua dedicação poderá ser direcionada para a atividade do negócio, como no exemplo anterior.

A terceirização financeira também é uma forma de suprir uma necessidade interna da empresa, caso não consiga contratar mão de obra qualificada.

Muitas vezes, o empreendedor busca funcionários chaves, mas por diversas razões não conseguem encontrar.

Além disso, essa é uma garantia de estar sempre conectado com todas as novidades do mercado, uma vez que essas empresas costumam apresentar aos seus clientes novas tecnologias do setor, além de formas de direcionar o negócio, visando sempre o seu crescimento.

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Quais serviços precisam ser analisados na empresa terceirizada?

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Quais serviços precisam ser analisados na empresa terceirizada?

Para economizar com a terceirização financeira, sem comprometer a qualidade nesse departamento, é importante observar alguns fatores, como: 1. Capacidade dos profissionais em gerenciar as rotinas financeiras Os especialistas contratados precisam ter a formação e a capacidade técnica para gerenciar todas as rotinas financeiras da empresa. O resultado é que a equipe interna poderá se concentrar na atividade fim da empresa, enquanto a companhia ou profissional terceirizado se ocupa com assuntos mais específicos. Dentro dessa rotina podemos citar os serviços de tesouraria, cobrança, faturamento, entre outros.

2. Implantação (ou continuidade) de tecnologias em gestão A tecnologia é uma realidade, e o seu uso acaba deixando as empresas muito mais competitivas.

Logo, a companhia ou profissional terceirizado para gerenciar a área financeira precisa estruturar, diagnosticar ou implementar sistemas, que visam o aprimoramento cada vez maior dessas atividades.

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3. Relatórios sobre o desempenho financeiro O trabalho precisa mostrar resultados, e essa análise deve ser feita com o fornecimento de relatórios, que acompanham o desempenho financeiro da companhia. Esses dados, inclusive, servem de embasamento para traçar metas e objetivos. Dentro desses relatórios estão inseridos o capital de giro, fluxos de caixa, ciclo operacional e saldo de tesouraria.

4. Assessoria na área de gestão Ao implantar todo o projeto, uma companhia séria costuma oferecer uma assessoria completa para os seus clientes. Esse auxílio tem como finalidade ajudar o empreendedor a entender melhor todos os relatórios entregues, inclusive, se necessário, orientando para os passos seguintes.

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Benefícios da terceirização financeira

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Benefícios da terceirização financeira A terceirização financeira é muito conhecida por seus benefícios, os seus resultados já começam a ser percebidos logo no início da sua implantação.

1. Empresa com foco Empresas focadas são mais bem-sucedidas, uma vez que os colaboradores internos acabam se dedicando mais às atividades específicas da companhia. E esse pode ser considerado o principal benefício encontrado ao terceirizar a parte financeira da empresa.

Suponha que um empreendedor precise cuidar das contas que devem ser pagas mensalmente na sua empresa, ele acaba tendo que tirar um tempo na sua agenda, ou ter um funcionário com todos os encargos da CLT, para executar essa tarefa.

Com esse tempo ele poderia estar pensando em novas estratégias de vendas, implementação de produtos e serviços, avaliar a produtividade dos seus funcionários, entre outros. E com relação ao funcionário, ele poderia estar dedicado às vendas, que irão gerar lucro para a companhia.

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Ao se dedicar a essa tarefa, ou a supervisão de alguém que a faça, o gestor acaba tirando um tempo valioso que poderia ser melhor empregado em tarefas que realmente geram lucratividade. Um bom exemplo é a conquista de novos clientes.

2. Empresa em dia com a lei O Brasil é conhecido por ter um dos sistemas mais burocráticos para os empresários. A legislação brasileira é mutável, e isso acarreta uma rotatividade de leis muito grande, o resultado é que nem sempre é possível acompanhar de perto todas essas transformações, a não ser que seja um especialista no assunto.

Logo, contar com profissionais capacitados é muito importante, e nesse cenário entra as empresas de terceirização financeira. Essas pessoas são responsáveis por “traduzir” essas questões, facilitando bastante o dia a dia de gestores, que preferem se dedicar a outros assuntos.

3. Redução real de custos Quem tem um negócio próprio sabe o quanto são pesados todos os encargos que contratar um funcionário gera. Esse problema é eliminado com a terceirização, uma vez que todos essas taxas ficam por conta da empresa contratada, cabendo ao empreendedor apenas o pagamento mensal do serviço, que deve ser acordado previamente em um contrato.

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4. Identificação de oportunidades O motivo para que isso aconteça é o fato de que ao analisar estrategicamente as contas, a empresa consegue ampliar ainda mais os horizontes.

Além disso, com os lucros monitorados, o empreendedor sabe exatamente quanto poderá ser gasto em investimentos, mas sem deixar de manter as contas em equilíbrio.

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7 Importância da estratégia contábil

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Importância da estratégia contábil A estratégia contábil é um conjunto de ações previamente estabelecidas, juntamente com diretrizes, que têm como objetivo atingir metas mensuráveis e possíveis.

A empresa terceirizada nessa área planeja, ou fornece dados para o planejamento, ações que visam o cumprimento dessas metas. Para entender melhor, pode-se levar em consideração dois caminhos: • Contabilidade de custos Tem como principal objetivo fornecer aos gestores informações precisas, através de relatórios personalizados, fornece embasamento para tomar decisões mais assertivas.

Nesse caso específico, não se leva em consideração fatores legais, livros obrigatórios, ou demonstrações. O profissional poderá utilizar ferramentas oficiais ou não, na hora de gerar essas informações.

Suponha que após uma consulta ao Livro Razão chegue à conclusão de que existe uma grande quantidade de inadimplentes. Esse dado é muito valioso para o estrategista que necessita de ferramentas para elaborar maneiras de reverter esse quadro.

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• Planejamento de tributos Esse direito é garantido, ou seja, as empresas podem buscar maneiras de diminuir a sua carga de tributos, no entanto, tudo precisa estar dentro da lei.

Nesse cenário, o contabilista precisa: • Simular e apresentar ao gestor quais são as despesas em outros regimes; • Ajudar na interpretação da legislação tributária; • Verificar se é possível a utilização de créditos fiscais; • Tentar reduzir ao máximo as cargas tributárias.

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Resultados da terceirização financeira nas pequenas empresas

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Resultados da terceirização financeira nas pequenas empresas Dentro da terceirização financeira, os principais resultados costumam ser: • Maior controle financeiro da empresa: Instituições especializadas no assunto costumam ter uma metodologia própria, através da utilização de ferramentas particulares e métodos específicos.

O resultado são processos muito mais eficientes.

• Melhora da produtividade da equipe interna: Por retirar dos funcionários essa questão, a tendência é que essa equipe possa se envolver com muito mais foco nas atividades da empresa que geram lucro.

• Relatórios com informações valiosas: Por ter um controle maior, o gestor consegue ter acesso à informações muito mais precisas sobre o atual momento da empresa, e isso faz com que as decisões tomadas sejam mais eficientes.

• Prejuízos menores: O prejuízo é sem dúvida um grande vilão dentro das empresas, portanto, é indiscutível sanar, ou pelo menos diminuir, essa questão, o que acaba dando um resultado para a empresa muito mais positivo.

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Pontos que precisam ser acompanhados

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Pontos que precisam ser acompanhados Mesmo delegando essa função, o empreendedor precisa entender que a sua fiscalização deve ser constante. E para otimizar ainda mais esse processo, existem alguns pontos que servem como referência: 1. Controle da entrada e saída Nesse indicador é necessário listar tudo o que a empresa vai receber no curto prazo, bem como as contas que precisam ser sanadas no mesmo período.

Para chegar a esse controle, também conhecido como liquidez corrente, é necessário dividir os valores que entraram em caixa, pelas contas no mesmo período. Esse resultado precisa ficar acima de 1, caso contrário, a empresa corre o risco de não conseguir pagar as suas dívidas.

Na prática isso significa que caso a empresa tenha a receber R$ 50 mil, e necessite pagar para os seus fornecedores e credores R$ 31 mil, o resultado dessa conta será de 1,6, um bom indicador. E esse controle precisa ser mostrado pela equipe responsável.

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2. Lucros Nesse quesito não importa qual é o faturamento da empresa, e sim o seu potencial de lucratividade e crescimento.

Suponha que a companhia tenha R$ 100 mil de receita, e o seu lucro seja de R$ 5 mil, esse valor mais elevado acaba se tornando irrelevante (nesse caso). Vale ressaltar que a análise desse ganho líquido pode revelar problemas sérios de administração, e ajuda a repensar algumas diretrizes da empresa.

Se a companhia gera um bom valor de vendas, mas o seu lucro é baixo, isso significa que há um custo muito elevado, ou um gasto excessivo no capital de giro. Somente um profissional especializado conseguirá identificar o problema, mas o gestor precisa ficar atento a essa questão.

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3. Valor médio de cada venda Também conhecido como Ticket Médio, esse valor é o resultado da divisão do faturamento, pelos produtos vendidos. Ao chegar a esse resultado, tem-se o valor que cada cliente possui, portanto, é possível saber exatamente qual o investimento que pode ser feito, para se ter um bom lucro no final do mês.

Essa informação precisa ser levada em consideração por empresários que decidem expandir os seus negócios, por exemplo. Com esses dados é possível ter um cálculo muito mais preciso.

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Terceirizar é muito mais do que apenas redução de custos

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Terceirizar é muito mais do que apenas redução de custos Por todos os pontos citados anteriormente não é errado dizer que a terceirização contribui bastante para a economia dentro da empresa, porém, essa é apenas uma das razões para optar por esse serviço, existem outras questões que também precisam ser levadas em consideração.

Muito mais do que economizar, é importante que a empresa escolhida para prestar esse serviço seja analisada, dessa maneira é possível saber se a forma como ela executa as ações está dentro do esperado pela contratante, e se está de acordo com a sua missão e valores.

Antes de assinar o contrato final de terceirização financeira, vale a pena se atentar aos seguintes fatores: • Qualificação técnica da empresa escolhida; • Transparência nos processos; • Referências de clientes; • Capacidade de adaptação ao que o seu negócio precisa; • Aprimoramento contínuo dos serviços prestados;

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O certo é que as pequenas empresas não contam com todo o suporte de uma grande companhia, falando em termos financeiros, e a terceirização aparece como a melhor maneira de equalizar essa conta, mantendo os pequenos negócios competitivos.

Através da terceirização financeira, as pequenas empresas conseguem oferecer qualidade muito semelhante às grandes corporações, justamente por conseguirem equilibrar as suas contas.

Quando se pensa em um cenário de crise, esses profissionais podem apontar soluções muito mais eficazes, uma vez que são especialistas no assunto, percepção que nem sempre o empreendedor possui, pois o seu foco costuma ser na atividade fim da empresa, e também na geração de lucros.

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Com a otimização de nossos serviços, transformamos o escritório que atendia de maneira tradicional para contabilidade digital.

Com isso diminuímos nosso tempo de execução de tarefas, reduzindo os custos para poder atender os clientes mais consultivamente.

Atualmente além das atividades já prestadas, atendemos nossos clientes com os Serviços de Consultoria Financeira e Gestão Financeira, de forma simplificada e digital.

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