MANUALES ADMINISTRATIVOS Grupo No. 04
Salamรก Baja Verapaz 30 de septiembre de 2015 Segundo Semestre Administraciรณn De Empresas Universidad Mariano Gรกlvez De Guatemala Sede Salamรก B. V.
MANUALES ADMINISTRATIVOS Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura Organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores. El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación. Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin
distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado. Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. Entre las Ventajas más importantes según Gómez (1994),
se
encuentran
las
siguientes:
Logra y mantiene un sólido
plan de organización.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de organización.
Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
Otras ventajas que pudieran resultar de la implantación del manual de organización son las siguientes:
Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Otros inconvenientes resultantes podrían ser los siguientes:
Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
El costo de producción y actualización puede ser alto.
Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados
CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos. POR SU CONTENIDO Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: - Agilizar el proceso de toma de decisiones. - Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. - Servir de base para una constante y efectiva revisión. - Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual
de
procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones. POR SU FUNCION ESPECÍFICA Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de
producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que
afectan
sus
actividades.
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia Manual
de
para
tomar
decisiones
cotidianas.
finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo
de
registros,
control
de
la
elaboración
de
información
financiera.
Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un
manual
de
procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. GENERAL Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes Manuales
manuales: generales
de
organización: Este
es
producto
de
la
planeación
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. ESPECIFICO
Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área específica (personal), y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. Manual
específico
de
auditoría
interna: Consiste
en
agrupar
lineamientos,
instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere
a
la
auditoría
interna
en
forma
particular.
Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones
de
personal,
tales
como:
contratación,
permisos,
promociones,
prestaciones, etc.
Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc. MANUALES ADMINISTRATIVOS MÁS UTILIZADOS Manuales de Organización y Funciones DEFINICION El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. OBJETIVO El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
UTILIDADES Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación.
El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP. El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en cada unidad orgánica de segundo nivel organizacional llámese Dirección Nacional, Dirección General, Dirección Técnica, Oficina u Órgano de nivel equivalente. LIMITACIONES Las principales limitaciones a tener en cuenta serían: Ø No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla. Ø Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia. Ø Su costo de confección y revisión puede ser oneroso. Ø Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.
Manual de Cargos Constituye el documento utilizado en la organización, empleado para funciones tales como: informar a los especialistas en personal, presupuesto, organización y sistemas sobre las responsabilidades, tareas típicas, denominación oficial de cargos y su grado en la escala general de sueldos.
El Manual de Descripción de Cargos es un instrumento de la administración de los sistemas de recursos humanos: reclutamiento, selección, adiestramiento, clasificación, remuneración, desarrollo de carrera, evaluación de desempeño y contratación colectiva, donde se indican las tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de la organización,
agrupando
los
similares
bajo
títulos
comunes.
El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera sucinta las exigencias del cargo, las cuales se describen a continuación: - Denominación del cargo: título de identificación. - Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo. - Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempeñar los ocupantes del cargo. - Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo. A título descriptivo, en este Manual se presentan actividades Genéricas, son aquellas típicas comunes al cargo en cualquier área de la organización donde se encuentre, y las actividades Específicas están referidas a los Niveles Normativo y Operativo, según estén relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la razón de ser de la organización. - Factores: Elementos descriptivos del cargo. -
Autonomía
decisional: libertad
para
aplicar,
seleccionar
o
modificar
los
procedimientos, métodos y procesos de trabajo. Manuales de Procesos y de Procedimientos El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables con la constitución política de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de procedimientos reúne la normas básicas (y no tan básicas) de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización. Para hablar de manera concreta, podríamos decir que en una empresa en donde no se aplique correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se presentarán seguramente uno o varios síntomas mencionados aquí como los más comunes: a. Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a
serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido, todo el mundo buscará el máximo de provecho con el mínimo esfuerzo (simulación de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le “echará la culpa al vecino”. b. No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de la llegada y la sanción por retrasos, el holgazán seguramente alegará falta de reglas, y dirá que “el no sabía”. c. No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se realizan, lo cual simplifica al máximo e proceso de búsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo “sale mal” seguramente deberá optarse por cambiar todo el proceso. d. No hay un procedimiento establecido: Podríamos referirnos a la administración científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de producción y aplicar la administración científica, se puede obtener el máximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habrá un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarán demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos). CARACTERISTICAS DEL MANUAL Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización. Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la
fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos. Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización. APLICACIÓN DE LOS MANUALES La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las siguientes funciones básicas del manual de procesos:
El establecimiento de objetivos
La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima importancia en la organización, y son fundamentales para la correcta gestión de la empresa. Manual de Calidad El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.
El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones. Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc. El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en la implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la empresa, el compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento público frente a clientes y proveedores, con una extensión preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele redactar al final de la implantación una vez documentados los procedimientos que la norma exige. Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas por el ICTE; la norma Q del sector turístico, no exige la realización de un Manual de Calidad, aunque sí ayuda a la implantación de la misma. Lo mismo sucede con el EFQM que es el modelo de excelencia europeo, que actualmente se está implantando con bastante éxito en España. Es un modelo que tampoco exige el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal. El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar la calidad mediante la adopción del correspondiente sistema de Gestión de la Calidad. Manual General del Empleado El manual de Recursos Humanos es el conjunto de Políticas, Normas y Procedimientos que tiene por objeto la administración, motivación y desarrollo de los Recursos Humanos de una organización, de acuerdo al Código Dominicano de Trabajo, a los Estatutos de la Empresa y demás disposiciones de carácter legal. Las Políticas, Normas y Procedimientos contenidos en este Manual deberán ser aprobadas por la Junta
Directiva,
previo
a
su
implantación.
La contratación de personal se basa solo en calificaciones de competencia, requerida para un puesto en particular sin discriminación de raza, religión, sexo e ideología. La Gerencia General es la instancia Administrativa y Ejecutiva de mayor jerarquía en lo relativo a la Gerencia de la Empresa y tiene bajo su responsabilidad, ejecutar y controlar
el
cumplimiento
de
la misión de
la
organización
y
el
logro
de
los objetivos estratégicos y disposiciones que emanan de los organismos superiores (Asamblea General y Junta Directiva).
De departamentos dependerán unidades según el área de ejecución. Los encargados serán los responsables de su implementación con la colaboración del personal auxiliar. Las funciones de todo el personal estarán descritas en el Manual de Descripción de Especificación de Puestos de la Empresa. El Personal de la organización no podrá desempeñar otras funciones en otro centro de trabajo que interfiera con sus funciones y horario de trabajo en la Empresa y que esté
en
contradicción
con
los
objetivos
y principios de
la
misma.
Las políticas, normas y procedimientos contenidos en este manual deberán ser analizados y difundidos a todo el personal con el objetivo de asegurar su conocimiento y
aplicación.
La Gerencia General es la responsable de administrar los sistemas y subsistemas de Recursos Humanos así como de cumplir con los procedimientos que definen en este Manual. Manuales de Sistemas Computacionales Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
Personas;
Datos;
Actividades o técnicas de trabajo;
Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto.
EJEMPLO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA PREMIERAGRO GERENCIA Empresa: Premier Agro Nombre de puesto: Gerente General División: Administrativa Jefe inmediato: Ninguno Descripción genérica: El gerente general es el encargo de administrar, controlar, y dirigir los recursos y funciones le Premier Agro y asegurar su óptimo funcionamiento DESCRIPCION DEL PUESTO
Planificar controlar, verificar y corregir los planes a corto, mediano y largo plazo de Premier Agro Controlar las actividades previstas para el logro de los objetivos y verificar que no existan desviaciones y si existen aplicar las medidas de corrección permitentes para el logro de los mismos. Verificar por el buen funcionamiento de los canales de distribución de los productos. Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de esta. Controlar que cada persona dentro del empresa cumpa con todas y cada una de sus obligaciones y que no existan inconvenientes ni intervenciones que perjudiquen el buen funcionamiento de la empresa.
ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL PUESTO Escolaridad: título universitario de licenciado en administración de empresas o ingeniero comercial Conocimiento: saber sobre el área de productos agrícolas y agricultura. Experiencia: 2 años como mínimo en experiencia en cargos similares. Edad: 25 a 35 años Características personales: Líder, proactivo, capacidad para trabajar bajo presión, organizado, con iniciativa.
SALARIO Pago diarios: Q275.oo Pago mensual: Q8, 525.oo varía según calendario de mes. Prestaciones: bono 14, aguinaldo.
FINANZAS Empresa: Premier Agro Nombre de puesto: CONTADOR División: Finanzas Jefe inmediato: gerente general Descripción genérica: el contador tiene su cargo y responsabilidad llevar correctamente las cuentas de la empresa DESCRIPCION DEL PUESTO
Controlar los ingresos y egresos de la empresa Elaborar la nómina mensual se los empleados Mantener actualizados los saldos de bancos, clientes y proveedores. Realizar diariamente un corte de caja. Efectuar el pago de impuestos correspondientes. Elaborar mensualmente los estados financieros correspondientes a la empresa.
ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL PUESTO Escolaridad: Tener un título en Contabilidad o Administración de Empresas. Conocimiento: conocimientos en computación. Experiencia: 1 o 2 años en un puesto similar Edad: 25 a 28 años Características personales: Es necesario que sea una persona responsable, organizada con el dinero con habilidades Administrativas, organizativas y de comunicación.
SALARIO Pago diarios: Q150.oo Pago mensual: Q4650.oo varía según calendario de mes. Prestaciones: bono 14, aguinaldo.
SECRETARIA Empresa: Premier Agro Nombre de puesto: Secretaria División: administrativa Jefe inmediato: gerente general, contadora, vendedor Descripción genérica: Es la encargada de desempeñar labores de oficina en general para auxiliar a los Ejecutivos en sus labores administrativas. DESCRIPCION DEL PUESTO
Efectuar el pago a los empleados de forma semanal de acuerdo a la nómina.
•
Ayudar al contador a realizar el corte de caja al final del día.
Ir a recoger las facturas a la transportadora encargada de trasladar las hortalizas de la empresa hacia los clientes. Supervisar la limpieza del área administrativa de la empresa
ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL PUESTO Escolaridad: título de diversificado de secretario, otro título de diversificado Conocimiento: conocimientos en computación. Experiencia: 1 o 2 años en un puesto similar Edad: 22 a 25 años Características personales: Es necesario que sea una persona responsable, organizada y capaz de desempeñar Diferentes tipos de tareas de una forma rápida y eficiente. SALARIO Pago diarios: Q90.oo Pago mensual: Q2790.oo varía según calendario de mes. Prestaciones: bono 14, aguinaldo.
VENTAS Empresa: Premier Agro Nombre de puesto: Vendedor División: ventas Jefe inmediato: gerente general Descripción genérica: El vendedor tiene la función de visita y venta a los clientes y clientes potenciales para el crecimiento de las ventas de la empresa. DESCRIPCION DEL PUESTO
Atender y tomar los pedidos de los clientes Pasar diariamente los pedidos de productos a la empresa Visitar a clientes para el seguimiento de los productos vendidos Verificar el buen funcionamiento de los productos vendidos Llegar a las metas trazadas por la empresa.
ESPECIFICACIONES Y REQUISITOS DEL PUESTO Escolaridad: Tener un título universitario de ingeniero agrónomo, técnico agrónomo. Conocimiento: conocimientos en ventas de productos agrícolas. Experiencia: 1 o 2 años en un puesto similar Edad: 25 a 28 años Características personales: buenas relaciones interpersonales, trabajar bajo presión, responsabilidad, honestidad. SALARIO Pago diarios: Q175.oo Pago mensual: Q5425.oo varía según calendario de mes, más comisiones establecidas Prestaciones: bono 14, aguinaldo