UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS (Universidad del Perú, DECANA DE AMÉRICA) FACULTAD DE LETRAS Y CIENCIAS HUMANAS Escuela Académico Profesional de Bibliotecología y Ciencias de la Información
“SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS UTILIZANDO LA NORMA UNE-ISO 15489:2006: UNA EXPERIENCIA EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA EMPRESA ICCGSA”
Por: PUMALLANQUI RAMIREZ, HERNAN Código: 05030321 Trabajo Monográfico para la Asignatura Seminario de Tesis Lima, julio del 2010
Introducción
La presente investigación se refiere al tema de cómo se está implementación de un Sistema de Gestión de Documentos en el Archivo Central de la empresa Ingenieros Civiles Contratista Generales Sociedad Anónima (ICCGSA). Para ello la norma que se está empleando es la UNE ISO 15489:2006. Este cambio o proceso se realiza en el marco de una implementación de un Sistema Integrado Gestión en la organización. La investigación tiene como propósito de conocer mediante un seguimiento en qué nivel de adecuación está el Archivo Central de acuerdo a la norma UNE-ISO 15489: 2006. El interés por este trabajo surgió a raíz de que no había ningún trabajo de esta índole que tratase de nuestro archivo y los cambios que se estaba dando a razón de esta implementación. Y con más razón pues en nuestro archivo se han realizado grandes cambios que si bien aun esta no ha culminado, es notorio el avance. Esta investigación está dividido en cuatro capítulos, la conclusión, la referencia y los anexos, a continuación de detallan de forma general cada uno de ellos: En el capítulo I se realizará una descripción de trabaja a realizar. Los objetivos que se busca al realizar este trabajo. La justificación de la investigación. Y también los antecedentes de esta norma y la metodología que se empleará. En el capítulo II veremos el marco conceptual de lo que es un Sistema Integrado de Gestión, los sistemas que lo conforman y alcances de la norma UNE ISO 15489:2006, En el capítulo III es la parte central de nuestro trabajo pues en ella se describirá de forma detallada todas las etapas que comprende la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos en nuestro archivo, según la norma empleada. En el capítulo IV se sugerirá algunas recomendaciones y detallara sobre las subsanaciones que se está haciendo sobre el diseño e implementación del sistema. Se tratará estos puntos de acuerdo a las etapas que componen esta implementación.
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La investigaci贸n termina en la conclusi贸n de la investigaci贸n y las fotograf铆as y capturas de pantallas de los cambios que se suscitaron.
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Tabla de Contenido
Introducción............................................................................................................................................2 Tabla de Contenido.................................................................................................................................4 Capítulo I.................................................................................................................................................6 Descripción del trabajo........................................................................................................................6 Objetivos............................................................................................................................................7 Justificación.........................................................................................................................................7 Antecedentes......................................................................................................................................7 Metodología........................................................................................................................................8 Capítulo II..............................................................................................................................................10 Marco conceptual..............................................................................................................................10 1.1Sistemas Integrados de Gestión...............................................................................................10 1.2. Los documentos en los Sistemas Integrados de Gestión (SIG)................................................11 1.3. Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001:2008).....................................................................13 1.4. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001:2008)........................13 1.5. El Sistema de Gestión de Documentos y los archivos.............................................................15 1.6. Norma UNE-ISO 15489...........................................................................................................16 Capítulo III.............................................................................................................................................17 Análisis de la realidad........................................................................................................................18 Etapas que se desarrollan para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos en el Archivo Central de la empresa ICCGSA......................................................................................18 Etapa A. Investigación preliminar (visión general de la organización)...........................................18 El sistema aun no está terminado por lo tanto aun no se puede hacer evaluación alguno...................28 Capítulo IV.............................................................................................................................................29 El Archivo Central en la actualidad....................................................................................................32 4
Conclusi贸n.............................................................................................................................................34 Bibliograf铆a............................................................................................................................................35 Anexos A................................................................................................................................................38 Anexo B.................................................................................................................................................45 Anexo C.................................................................................................................................................47
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Capítulo I
Descripción del trabajo
Se presenta el trabajo de investigación sobre como es el proceso de implementación de un Sistema de Gestión en el Archivo Central de la empresa Ingenieros Civiles Contratista y Generales Sociedad Anónima (ICCGSA). Este proceso se da para conseguir los objetivos de la empresa que es la de certificar en los diferentes Sistemas de Gestión, empezando con la de Calidad (ISO 9001:2008) y después con la de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001:2008). Todos estos cambios se dan para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) en la organización. En nuestro caso para el archivo se utilizó la norma específica en cuanto a Gestión y Control de Documentos de Archivo, la norma UNE-ISO 15489:2006. El trabajo de investigación esta enmarcada en hacer un recuento y a la vez un seguimiento en como fue la adecuación de los procesos que se realizan en el Archivo Central de acuerdo a las normas. Cabe destacar que la implementación y adecuación aun siguen su curso en el Archivo Central. Estos procesos involucran los referidos a procedimientos de control de documentos, así como el acondicionamiento de las instalaciones del archivo, ambos requisitos indispensables para calificar con una conformidad en la auditoria que hace la empresa certificadora a toda la empresa. La temática que se desarrolla es acerca de los Sistemas Gestión de Calidad (ISO 9001:2008); Sistema de Gestión sobre Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001:2008). Y en este caso se desarrollará una norma específica sobre la gestión de documentos llamada Información y Documentación. Gestión de documentos Norma UNE-ISO 15489: 2006.
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Objetivos
Determinar mediante un seguimiento en que nivel de adecuación está el Archivo Central de acuerdo a los normas UNE-ISO 15489: 2006, sobre gestión y control de documentos.
Justificación
Este trabajo servirá para aplicar criterios de valor y determinar el nivel de adecuación en que esta el Archivo Central con respecto a los objetivos de la implementación de Sistema de Gestión de Documentos con la norma UNE-ISO 15489-1:2006. Y como parte de la organización en la implementación de un Sistema Integrado de Gestión. Este ayudaría para la identificación de las series documentales que aún faltan por procesarse, ya que la documentación faltante es aun abundante. También sería una referencia para planificar como se va a tratar determinados tipos de series documentales.
Antecedentes
Los antecedentes más próximos según Cermeno, Lluís y Sardà, Jaume (2005) es cuando: “En 1997 cuando Australia propuso seis partes de su estándar AS 4390-1996 Records Management para su adopción como norma ISO. Entre los años 1998 y 2000 el TC46/SC11 de la ISO (Comité Técnico 46 Información y documentación, Subcomité Técnico 11 Gestión de documentos de archivo) continuó el desarrollo de la norma. En el año 2000 se votó el borrador de la norma”. Finalmente, en el año 2001 se presenta en la 40ª Conferencia de la Mesa Redonda de los Archivos (CITRA) que organiza anualmente el Consejo Internacional de Archivos (CIA/ICA) la norma ISO 15489-1: 2001 Information and documentation [ISO 15489:2001 Información y documentación] y se convierte en el primer estándar internacional 7
en gestión de documentos. La norma ISO15489:2001 supone un intento de normalizar las prácticas internacionales en materia de gestión de documentos (p. 5). La norma tiene dos partes: la primera presenta los principios generales y las políticas que inspiran su aplicación, ISO 15489-1: 2001 Information and documentation – Records management – Part 1: General [ ISO 5489-1:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades]. Y la segunda parte ofrece instrumentos metodológicos y recomendaciones que hacen posible a las organizaciones la implantación de la primera parte, ISO/TR 15489-2: 2001 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines (Technical Report) [ ISO/TR 15489-2:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 2: Directrices]. Esta última se centra en los procesos necesarios para poner en marcha un sistema de archivos, dando instrucciones sobre cómo crear, capturar, controlar y conservar los documentos de una organización a lo largo de su ciclo de vida. La norma sirve también de guía para determinar las responsabilidades de las organizaciones en el diseño y la implantación de un sistema de gestión de documentos en un entorno de calidad como soporte para cumplir las normas ISO 9001, ISO 14001y OHSAS 18001. La presentación de estas normas específicas para la gestión de documentos de archivo se dio en la conferencia titulado "seminario: Presentación de la Norma UNE-ISO 15489-1:2006. Información y Documentación. Gestión de documentos " acto que se realizó el 25 de abril de 2006 en la Biblioteca Regional de Madrid "Joaquín Leguina"
Metodología
Se desarrollará todos los procedimientos o etapas que norma la UNE-ISO 15489-1:2006 indica para la creación de un Sistema de Gestión de Documentos. Las etapas para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos que se están implementando son:
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Etapa A. Investigación preliminar (visión general de la organización) Etapa B. Analizar las actividades (Análisis de las actividades de la organización) Etapa C. Identificar los requisitos archivísticos Etapa D. Evaluar los sistemas existentes Etapa E. Identificar las estrategias para conseguir los requisitos Etapa F. Diseño del Sistema de Gestión de Documentos Etapa G. Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Etapa H. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo
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Capítulo II
Marco conceptual
Cuando se empieza a crear o implementar cualquier sistema, sea un Sistema Integrado, Sistema de calidad, Sistema de seguridad o un Sistema de Gestión de documentos. Para que ello tenga éxito es necesario tener una política que interconecte todos estos sistemas. Aquello puede estar orientado a un sistema más que a otros. A su vez esto debe estar asimilado por todos los integrantes de la organización. Aquello debe estar liderado por el directorio o dirección. De cumplirse con una buena política la creación de un Sistema de Gestión Integrado seria una realidad, es decir, habría una política común integrada por sistemas. La gestión es otra herramienta que esta orientada a organizar y administrar los recursos de la organización. A partir de ahora se tratará la gestión como medio para cumplir objetivos. Es decir, cuando se habla de un Sistema de Gestión de la Calidad y un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud. El primero vela por el cumplimiento de los requisitos del producto, mientras que el segundo vela por el bienestar de los trabajadores y a su vez la seguridad de sus instalaciones. Primero se inicia con la teoría de lo que es un Sistema Integrado de Gestión, después se tratará cada uno de los sistemas que la conforman.
1.1 Sistemas Integrados de Gestión
Un Sistema de Gestión Integrado es una estructura organizada para la gestión eficaz y la mejora continua de las políticas, los procedimientos y procesos de una organización.
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También se la define como:" El Sistema Integrado de Gestión (…), es una herramienta gerencial que integra todos los procesos y procedimientos que le son propios y en los cuales deben estar presentes la calidad y el control para garantizar la satisfacción de los usuarios (…) y el cumplimiento de su misión, visión y objetivos". (Colombia, MCIT, 2009). Es evidente, que hoy en día las empresas funcionan como organizaciones muy completas y complejas con una visión compartida entre todas las que la conforman. Debido a ello las empresas implementan sistemas que les ayuden a lograr sus objetivos como organización aplicando estrategias de acuerdo a su realidad y contexto y a su vez orientándose hacia la obtención de resultados que garanticen la subsistencia en el mercado. Y las: “Razones por las que podemos implantar un Sistema Integrado de Gestión”. (Colombia, CCINC, 2004). 1) “Mejorar la eficiencia y Mejorar la imagen de la empresa; 2) Reduciendo las trabajos administrativos; 3) tener una visión global de la organización; 4) Reforzar la adopción de Calidad Total. 5) Reducir el tiempo de respuesta”
1.2. Los documentos en los Sistemas Integrados de Gestión (SIG)
Toda la implementación de un Sistema Integrado de Gestión en una organización está basada, fundamentado y tiene como soporte los documentos que creados para tal fin. Es decir que
todos los documentos deben estar integrados, unificados y abiertos a los
cambios. Ya que algunos aspectos que involucran a la mayoría de los sistemas de gestión están en constante mejora y cambio. Una manera usual para elaborar la documentación de un Sistema Integrado de Gestión es hacer una tabla comparativa de requisitos documentales por tipo de norma a integrar 11
como un sistema, de allí se construyen los documentos comunes y finalmente los documentos específicos. Es decir, si por ejemplo si se quisiera Integrar un Sistema de Calidad – Salud y Seguridad, implicaría que los documentos no solo tienen que tener los requisitos de calidad, norma ISO 9001:2008, sino los de Seguridad y Salud, OHSAS 18001:2007. Los documentos más comunes que se crean en los SIG se las organiza en una estructura denominándosela estructura documental de SIG, estos son de acuerdo a (Colombia, MCIT, 2009) son: Primer nivel: Manual operativo del SIG (documento general que especifica el sistema y establece las políticas generales y procesos de la organización, llamado también, Manual de SIG). Segundo nivel Caracterizaciones de los procesos, documentos estratégicos y otros manuales (lo referente del que se hace en la organización y el porqué) Tercer nivel Procedimientos, instructivos y guías (todo lo referente a la ejecución de las, actividades, es decir, detalles técnicos de cómo hacer el trabajo)
Cuarto nivel Formatos (base fundamental de la documentación establece la manera registra la evidencia de cómo se hace el trabajo)
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como
se
1.3. Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001:2008)
ISO (International Organization for Standardization) es un conjunto de normas
que la
organización aplica para dirigir y controlar con respecto a la calidad de los servicios y/o productos que realizan, la última versión es conocida como la ISO 9001:2008: Sistema Gestión de Calidad Este estándar o norma “promueve de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla e implementa y mejora la eficacia de un Sistema de Gestión de la Calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos” (ISO, 2008, p. vi) La documentación que se maneja en este sistema de gestión entre los más importantes están según Del Rivero, E. (2002) son: •
Declaraciones documentadas de una política de calidad y de objetivos de la calidad.
•
Un Manual de Calidad
•
Los procedimientos documentados requeridos
•
Los documentos necesarios por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos
•
Los registros
1.4. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001:2008)
OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) es un estándar internacional que define los requisitos relacionados a los Sistemas de Seguridad y Salud para permitirle a una organización controlar sus riesgos y mejorar el desempeño en cuanto a seguridad y salud ocupacional. “Este tiene como fin concientizar a los colaboradores y trabajadores de los riesgos en que pueden estar al realizar ciertas actividades, así como también, de cómo controlar y/o prevenirlos”. (OHSAS, 2008, p. 1) 13
Este sistema al igual que estándar de la ISO también requiere de una base documental sobre que sustentarse para después aplicarse en la organización.
Las normas, manuales
procedimientos entre otros que se necesita en este sistema son: •
Declaraciones documentadas de una política de seguridad y salud ocupacional y sus objetivos
•
Un Manual de seguridad y salud ocupacional
•
Los procedimientos documentados requeridos
•
Los documentos necesarios por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos
•
Los registros
De lo expuesto anteriormente sobre la implementación de un SIG y los requisitos que involucra cada uno de los sistemas para su aplicación. Estos cambios repercuten de una u otra medida en el archivo de la organización. En términos generales se diseñan: Procedimientos normalizados (ficha de procesos) en cuanto a todas las actividades como la recepción, el proceso, la custodia, el préstamo, entre otras de todos los documentos que controla el archivo. Así, como formatos en los que se registra los detalles de las actividades relacionadas a los documentos. Se crean instructivos como IPER (Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos) así como también, formatos en los que se registran cuan actividad/situación no usuales que se realice o se observe que conlleve algún riesgo. Siguiendo la política de instauración de un Sistema Integrado de Gestión por la organización, el archivo se alinea a ese fin y ve necesario la implementación de un sistema que le ayude a gestionar su labor por ello ve imprescindible diseñar un Sistema de Gestión de Documentos. Y con más razón puesto que en el organigrama (mapa de proceso de la organización) se la
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considera como área de soporte documental en cuanto a que da el servicio de custodia y préstamo de los documentos dados a su control.
1.5. El Sistema de Gestión de Documentos y los archivos Se define como el conjunto de normas, técnicas y prácticas empleadas para controlar y gestionar el flujo de documentos de una organización. En las organizaciones que están implementando un SIG es requisito indispensable que existe este tipo de control a los documentos en el archivo. Pues ayudan a: •
permitir almacenar y recuperar de información
•
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
•
eliminar los que ya no sirven
•
asegurar la conservación indeterminada de los documentos más valiosos e importantes.
Las ventajas de implementar un sistema documental según Velmour Muñoz (2007, p. 2) quien sostiene que los “Beneficios de emplear la práctica de la Gestión Documental” entre otras cosas es: •
“Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente.
•
Aumentar el valor de la información de la empresa.
•
Evitar la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de
•
información interna.
•
Incrementar la calidad de servicio y la productividad”
Se infiere a lo señalado que la aplicación de un sistema documental ayuda a la organización a gestionar de la manera más óptima su fondo documental. Y para obtener ese grado servicio y a su vez seguir con los lineamientos de la empresa de implementar un Sistema Integrado de Gestión, es necesario que el archivo se oriente a la 15
adecuación de un Sistema de Gestión de Documentos acorde a la exigencia, es decir, normalizar sus tareas, actividades y conductas. Las metodologías en cuanto a la aplicación de un Sistema de Gestión Documental han estado delimitadas generalmente a los procedimientos utilizados por los Centros Documentales y/o Bibliotecas. En esta oportunidad el sistema de gestión será implementado por un Archivo Central de una empresa del rubro de la construcción. En este caso la norma que se empleará será la Norma UNE-ISO 15489:2006. Puesto que esta norma brinda las pautas necesarias para la implementación de un Sistema de Gestión Documental acorde con los requerimientos de la ISO, y en particular la ISO 9001:2008 de Gestión de Calidad.
1.6. Norma UNE-ISO 15489
La UNE-ISO 15489 se constituye en la norma más completa en cuanto a la gestión de documentos e información, puesto que establece los requisitos de un programa de gestión documental, articulando los diferentes componentes de control, de calidad y un mayor control en la gestión documental en los diversos soportes y/o materiales. Según como indica la misma norma esta se “aplica a los documentos, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por una organización, pública o privada, en el curso de sus actividades” (ISO 15489, 2006) Según Gomez-Guillamon(2005): “la norma plantea la gestión documental desde la perspectiva siguiente: los gestores documentos e información tienen el cometido de poner en valor los recursos informativos disponibles, para documentar los procesos que se están llevando a cabo en la organización en un momento dado”. Se infiere que con la UNE-ISO 15489:2006 es posible la implantación de herramientas de administración y gestión documental que le permitan un mayor control de documentos sobre todo con eficiencia. Y a la vez según Llansó, J. (2000)”La norma puede asegurar que las organizaciones llevan a cabo sus actividades de manera ordenada, responsable y correcta, 16
gracias a los documentos referentes a política, procedimientos, guías directivas y documentos de actuación.
Capítulo III
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Análisis de la realidad
Etapas que se desarrollan para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos en el Archivo Central de la empresa ICCGSA
Como se indicó en la metodología las etapas para el diseño e implementación de un Sistema de Gestión de Documentos tomando como base la norma UNE-ISO 15489:2006 son las siguientes: Etapa A. Investigación preliminar (visión general de la organización) Etapa B. Analizar las actividades (Análisis de las actividades de la organización) Etapa C. Identificar los requisitos archivísticos Etapa D. Evaluar los sistemas existentes Etapa E. Identificar las estrategias para conseguir los requisitos Etapa F. Diseño del Sistema de Gestión de Documentos Etapa G. Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Etapa H. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo A lo largo de estas etapas que se sigue para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos en el Archivo Central de la empresa ICCGSA. En cada etapa se describirá los cambios y las actividades que se realizó en el archivo para tal fin. Etapa A. Investigación preliminar (visión general de la organización)
En esta etapa se dará alcances del rubro y actividad de la organización. La empresa ICCGSA, cuya materia de investigación es su Archivo Central, es una empresa que se dedica brindar servicios de ingeniería, construcción y mantenimiento de obras en diversas especialidades de la ingeniería civil. 18
Esta empresa peruana inicia sus actividades en la industria de la construcción el 03 de Mayo de 1965, habiendo tenido desde entonces, una actividad continua que el día de hoy se la considera entre las primeras empresas constructoras del país. Durante su larga trayectoria, ICCGSA, ha consolidado su desarrollo, ejecutando obras en diversas especialidades de la ingeniería civil y ganándose un prestigio de empresa seria y responsable. En la actualidad, hay grandes cambios, debido al apogeo en la construcción en el país la empresa está ganando licitaciones de obras de grandes envergaduras y de periodos largos. A su vez, como organización está reeditando su estructura y la forma de gestionarse,
con la
creación de un Sistema de Integrado de Gestión, para la cual ya consiguió la certificación en cuanto al Sistema de Calidad y el de Sistema de Seguridad y Salud Laboral. Estos cambios los está realizando para concretar su visión de Afianzarse como una empresa líder en el mercado nacional con proyección internacional. El Archivo Central de la empresa Hasta el 2008 las instalaciones del archivo como se lo conocía hasta ese momento
se
encuentra en Villa María del Triunfo en las instalaciones conocidas como Taller Central. Aquel lugar
es compartido por la Gerencia de
Equipos y Logística. En este lugar se
almacenan y reparan tanto los nuevos equipos (maquinarias para la construcción), así como los materiales que son enviados a las diferentes obras en construcción. En cuanto a nuestro archivo en ese entonces constaba de 4 ambientes íntegramente de madera, 3 de ellos de aprox. 5 x 5 m. y el otro de 2.5 x2.5 m. ver anexo A Nº 01. Las instalaciones en el interior eran de andamios metálicos fijos. Hasta finales de 2008 en los ambientes del archivo los problemas que se hacían más notorios eran los siguientes: •
Los pasadizos estaban ocupados por cajas, ver anexo A Nº 02.
•
A raíz de la filtración de las lluvias en los ambientes, algunas cajas estaban hongueado, ver anexo A Nº 03. 19
•
Algunas cajas estaban a la intemperie cubiertos con plástico, ver anexo A Nº 04.
•
Por la mala conservación una gran cantidad de documento estaba amarillándose (acidificación del papel).
•
La mayoría de los archivadores carecían de rótulos y las que tenían estaban escrito a mano. Es decir, no había norma alguna o criterio general para hacer un rotulado. Ver anexo A Nº 05, 06. Había algunos pequeños grupos de documentos que si estaban rotulados.
•
A raíz de que el archivo se encontraba al costado de pedregal y zona árida y a la vez por el descuido de los administradores del Taller Central en cuanto al mantenimiento y la limpieza. El archivo estaba expuesto al polvo y a los insectos como las arañas, grillos, lagartijas y alacranes. Ver anexo Nº 07.
•
Habían animales como los gatos,
venados, palomas cerca de los ambientes del
archivo, que en algunas ocasiones ingresaban al archivo por un descuido del encargado, ver Anexo A Nº 08. •
Había un gran descuido en cuanto a las instalaciones eléctricas. Ver Anexo A Nº 09.
Etapa B. analizar las actividades (Análisis de las actividades de la organización) Como se indicó la organización de la que forma el Archivo Central. Esta organización se dedica al servicio de ingeniera, construcción y mantenimiento de obras de índole de la ingeniería civil.
Y en las actividades de este rubro es indispensable contratar grandes
cantidades de personal operario, así como administrativos para determinadas obras que se realizaran tanto en la capital Lima o en provincia. También, es indispensable adquirir ciertos equipos (retroexcavadora, aplanadora, tractores, Volquetes entre otros), así como materiales de construcción, insumos, repuestos y combustibles. Toda esta actividad mencionada que en parte se realiza en el área administrativa en el sitio de la obra y la otra en las oficinas principales en Lima. Todo ello genera documentación en 20
grandes cantidades destacando entre las gerencias y teniendo sus principales documentos los siguientes: •
Gerencia de Obras (Valorizaciones, Estudio de laboratorio, etc.) Documentación de índole de control, estudio y actividades en el mismo sitio de la obra, así como en la oficina principal.
•
Gerencia de Administración Finanzas (Libros contables, facturas de compras y ventas, comprobantes de contabilidad, etc.) esta documentación son de índole de control contable, fiscal, financiero, transacción, así como de controlar los ingresos y egresos de la empresa.
•
Gerencia de Recursos Humanos (Liquidaciones, boletas, planillas,
etc.)
documentación relacionado sobre la selección, control, capacitación y evaluación de personal para las diferentes obras.
•
Gerencia de Técnica (Estudios técnicos, planos) documentación referida a estudios de ingeniería sobre la obra a construir.
Toda la documentación mencionada, así como las restantes son indispensables para que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones legales, fiscales, sus contratos contractuales y así como para su control interno o externo. Como por ejemplo, emite diversos documentos como los certificados de trabajo para sus empleados y operarios, basándose en el tiempo laborado por el trabajados, es decir, con las boletas y planillas. Se infiere de todo esto, que toda la documentación que se generan en las diversas áreas de la empresa son evidencias de que tal o cual actividad se ha realizado en cumplimento tanto de
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las normas internas sobre las que se rige, así como normas legales vigentes que reglamentan esta actividad.
Etapa C. Identificar los requisitos archivísticos Cualquier sistema que se implementase en el archivo tiene que cumplir y garantizar una función eficaz. Ya que la organización en cumplimiento de su condición está sujeto a diversas gestiones, trámites y procesos de diversas índoles. Por ello la documentación existente en el Archivo Central tiene determinados requisitos imprescindibles en cuanto a su conservación y control. Ya que con aquellas se hace diversas gestiones tanto legales, fiscales, trámites internos o externos con diversos entidades. Por ejemplo: De lo proveniente de la Gerencia de Recursos Humanos la documentación indispensable para llevar un control de los pagos son las boletas de pagos y las planillas. Así como, las liquidaciones de beneficios laborales que comprueban el término del vínculo laboral entre la empresa y el trabajador. Estos tipos de documentos tienen el carácter de ser conservados de forma permanente, pues estas se usan para sustentar pagos, periodos laborados, para tramites de jubilación ante entes como la ONP. En el caso de Gerencia de Administración y Finanzas ocurre casi lo mismo que en Recursos Humanos. Para esta gerencia entre los documentos más importantes están los Libros Contables en los que se detallan los trámites fiscales, contables y transacciones de un periodo. Así como, los de compra y venta de servicios plasmados en los Registros de compra, facturas de compra o de venta. Toda esta documentación es siempre requerida tanto para las auditorías internas o externas, así como para los controles tributarios que son realizados por entidades como la SUNAT. Existe documentos tan importantes como las Caja chica, Orden de pago, egresos entres otras que en las mayoría de los casos tienen como período de permanencia de varios años. Pero los Libros Contables tienen el carácter de ser permanentes.
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De igual forma ocurren en las diferentes gerencias, en el de Comercial lo que se va a conservar de forma permanente son las bases de licitaciones ganadas y en el de Gerencia Técnica tienen ese carácter los planos de las obras ganadas. Es necesario aclarar que existen un gran cantidad de documentación de muy aparte de las mencionadas que también tienen un tiempo de custodio de aprox. 5 años, pero también existe una gran cantidad de documentación que se podría eliminar como los vales de salida, tarjetas de marcación, bases de licitaciones no ganadas, currículos, Normas Legales, etc.
Etapa D. Evaluación de los sistemas existentes A lo largo de la existencia del archivo se estuvieron enviando documentación en diversos formatos de cajas y casi siempre con descripción del contenido muy genérico, a veces solo el nombre de la obra, ver anexo A Nº 10. Algunos de los responsables de los envíos guardaban una correlación de las cajas que enviaban, pero otros solo se limitaban a detallar de forma general y resaltando solamente la fecha de envío. Los inconvenientes mencionados no ayudaban a llevar un control de la documentación que ingresada. Y se complicaba más cuando se atendía los requerimientos y devoluciones, pues no se tenía un formato estandarizado para cargo y envío de documentos, sino mas bien guías y/o memorandos de diversos formatos que ayudan poco para darle trámite a una atención rápida. El encargado del archivo haciendo uso de experiencia y criterio personal estuvo haciendo lo necesario para llevar un control de la documentación. Para ello generaba Datas en Microsoft Excel de los siguientes: •
Listado de obras ejecutadas por la empresa desde 1965, año de la fundación, hasta la actualidad.
•
Listado de planos de obras ganadas.
•
Relación de bases de licitaciones ganadas.
•
Relación de bases de de licitaciones no ganadas. 23
En lo que respecta a Recursos Humanos las boletas y planillas estaban siendo ordenadas con el criterio de años, obras y meses. Los encargados de los envíos de la documentación de las gerencias y de las obras mismas, enviaban al archivo cosas que no tenían nada que ver con lo que se conservarla allí entre ellas estaban los periódicos, las revistas de propaganda, los repuestos, etc.
Etapa E. Identificar las estrategias para conseguir los requisitos Una estrategia usual para organizar un fondo documental siempre se inicia con la identificación de las series y las sub series de las áreas documentales, en este caso las gerencias. Asimismo, de acuerdo a la teoría archivística en cuanto a la organización de los fondos documentales de un archivo se debe tener mucho en cuenta dos principios, estos son: Principio de la procedencia, en nuestro caso, esta se conserva o se organiza de acuerdo al área o gerencia al que pertenece originariamente cada documento, cabe destacar que existe similitud y a veces repetición de ciertos documentos entre las áreas, pero se las mantiene de acuerdo a este principio. Principio del orden original, se mantiene el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante fase activa (archivo de gestión). Aquello se respeta en cuanto al orden dentro de los archivadores, pioneers, fasteener, anillado y en cualquier soporte en el que este. Empero, a nivel ordenamiento en los estantes primó el orden de la serie y después lo cronológico. Se pedirá a los encargados de envío de documentos de las diferentes gerencias que detallen minuciosamente sus envíos y generen sus etiquetas los cuales serán pegados en una parte lateral de la caja. A su vez para un mayor control que mantengan la secuencia de la numeración de las cajas que se envían.
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También, que en los envíos de documentos se abstengan en enviar periódicos revistas, repuestas, periféricos de computador y en general toda material o documento que no este contemplado para su custodio en el archivo.
Etapa F. Diseño del Sistema de Gestión de Documentos Para el diseño de un sistema para el archivo se tuvo el apoyo de la Gerencia Comercial quien sustentaba ante el directorio y Gerencia General la viabilidad de implementar e invertir en un archivo propio antes que tercerisar este servicio, pues este era plan inicial. A raíz de la iniciativa de la Gerencia Comercial de implementar un Archivo Central y un Sistema de Gestión de Documentos a la vez, pues estos eran un requisito para la certificación en el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 próximos a auditar. Debido a ello el Archivo Central fue estructurado bajo la Gerencia Comercial. Y con ello se daba inicio la creación de un Archivo Central y a la vez la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos tomando como base la norma UNE-ISO 15489: 2006. Este proyecto se inició con los siguientes cambios: •
Creación de una Jefatura para el Archivo Central (encargado de llevar adelante proyecto).
•
Contratación de 2 personas en un primer momento para apoyar al levantamiento de la información y para las tareas que se requerirán en adelante.
•
Implementación de un Software Integrado de Gestión (PMB, PhpMyBibli) de origen francés. Ver anexo A Nº 11.
•
Debido que se implementaba también un Sistema Integrado de Gestión en la empresa se creó diversos instructivos y formatos como la fichas de procesos y el cargo para el envío/recepción de los documentos entre otros. Todos estos se dieron para normalizar los procesos y a la vez llevar un control del fondo documental. Ver Anexo B Nº 01.
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•
Elaborar de un listado estructurado a cerca de las series y sub series en la que esta compuesto el fondo documental de la organización. Ver anexo B Nº 02.
•
Verificar la confiabilidad de las data de Excel para que nos pueda servir como base para el proceso de algunas series, como por ejemplo las licitaciones ganadas.
•
Construcción de una nueva instalación para el archivo acorde con el tamaño de su fondo documental y con las medidas de seguridad necesarias. Ven plano en anexo B Nº 03.
•
Asignación de un personal para el mantenimiento y limpieza de los ambientes.
Etapa G. Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Para iniciar la implementación se puso mucho énfasis en estructurar y diseñar bien las series y las sub series que componen todo el fondo documental. A lo largo de esta estructuración de series y a las exigencias de estar un Sistema Integrado de Gestión, la Lista de series documentales cambio uno más elaborado y completo llamado Lista de registros, ver anexo B Nº 04, en esta, entre otras cosas se declaraba la permanencia de los documentos en el archivo pasivo (Archivo Central). •
Gerencia de Administración y Finanzas
En esta área se inicio todo lo que conlleva el tratamiento de los documentos, ver anexo A Nº 12, los cuales se empezó por: Caja Chica (Moneda dólares y soles) Egresos (soles, dólares) Orden de pago (soles, dólares) Facturas de compra/venta (soles, dólares)
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Libros contables (libro mayor, libro diario, registro de compras, registros de ventas. Inventario de balances, inventario permanente valorizado), etc. Uno de los mayores inconvenientes al momento de procesar los documentos de contabilidad fue que todos estos estaban divididos en módulos y se daba casos en que no guardaban relación de un año a otro. Estos módulos eran números que estaban en el rango de 01 hasta el 75, cabe resaltar que un módulo correspondía a un cierto tipo de documento usado para un determinado tipo de moneda. •
Gerencia de Recursos humanos
En esta gerencia el proceso se inició con el tratamiento de las liquidaciones seguido después con las boletas y planillas. Ver anexo A Nº 13. En las liquidaciones los inconvenientes que se encontró fueron que estos estaban incompletos y varios de ellos muy maltratados, pues en un inicio se las había anillado y puestos en varios archivadores. Uno de los problemas que aun no se ha subsanado en esta serie es que hay una gran cantidad de liquidación duplicada. Y no se sabe de cual o cuan era la cantidad de liquidaciones en cada una de las obras (proyectos construidos). Una gran cantidad de estos documentos se rescato pues por descuido se las iba eliminar, ya que estaba combinada con otros que ya no tenían valor. En cuanto a las boletas y planillas, en la actualidad se las está procesando, haciendo un inventario en Microsoft Excel y a las vez pegándoseles una rótulo. Ver anexo A Nº 14 .Se indica que aún queda pendiente para tratamiento de las planillas de obras antiguas los cuales están empastados, comúnmente conocidos con el nombre de planillones. Es necesario aclarar que esta área es la que más requerimientos hace. Debido a ello se está haciendo los estudios para la digitalización de todas las liquidaciones. •
Gerencia Comercial
En esta área lo que se procesó fue las bases de licitaciones ganadas. Esta documentación es muy poco usada, pero se las procesó por pedido de la Gerencia General. Para el tratamiento
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de esta serie fue de gran ayuda la data de Excel que ya había, el cual fue verificado de antemano. La cantidad de registros (descripción de los documentos) ingresados al software (Sistema Integrado de Gestión) para su búsqueda y recuperación hasta estos momentos es de 4325 registros. En la actualidad la implementación esta en un aproximado de 22%. El área de administración y finanzas es la que se ha avanzado más en cuanto a su tratamiento. Las áreas de obras y logísticas son las que menos se la tratado. Hay una cantidad considerable de inventarios en Microsoft Excel por corroborar y actualizar.
Etapa H. Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo El sistema aun no está terminado por lo tanto aun no se puede hacer evaluación alguno.
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Capítulo IV
Lo que se desprende o deduce de las etapas que se sigue en la implementación del Sistema de Gestión de Documentos
Etapa A. Investigación preliminar (visión general de la organización) La empresa ICCGSA cuya materia de estudio es su Archivo Central es una empresa que pertenece al rubro de la construcción. Tiene 45 años de experiencia en el servicio de las diferentes especialidades de la ingeniería civil. Estos últimos años ha certificado en los Sistemas de Gestión de Calidad (ISO 9001:2008) y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001:2007). La implementación de su Archivo Central se inicia en Junio de 2008. Hasta ese entonces los ambientes del archivo como se lo conocía hasta ese entonces estaban saturados con abundante envíos de documentación por ordenar y procesar. Etapa B. Analizar las actividades (Análisis de las actividades de la organización) Como el ámbito de trabajo de la organización es la construcción. Compra diversos productos/servicios a la vez también adquiere diversos equipos para sus diferentes obras. Compra servicios sea personas a naturales o jurídicas. Realiza diferentes transacciones con entidades financieras. Cumple con sus responsabilidades tanto con las entidades supervisoras y así como con las comunidades en las que se realiza la obra. Toda esta información que es documentada es enviada al Archivo Central para su custodia por un periodo establecido. El archivo será encargado del control en cuanto al préstamo, devolución y conservación de los mismos.
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Etapa C. Identificar los requisitos archivísticos Como se describe en esta etapa hay una gran cantidad de documentación existente en el archivo. Y cada mes se envía un aproximado de 10 cajas y algunas veces entre 50 y 100 aproximadamente cuando provienes de las obras mismas. Pero de toda esa documentación alguna como los controles de entrada escritos a mano, currículos, tareas, vales de compra, vales de salida y diversa constancias. Todos estos en la mayoría de casos son insumos que se registran en otros documentos. Así como también, hay los casos en que existen de esos mismos documentos duplicados. Toda esa documentación nunca es consultada. Por lo descrito, ese tipo de documentos debería ser seleccionado y ordenado de acuerdo a su importancia. Y separarse en un ambiente para que se vaya a eliminar después de realizar el acta de eliminación. Se hace referencia a esto debido a que en el archivo existe documentación que aun no esta listada en las lista de registros (declaración de documentos) de las gerencias. De este modo hay documentación que esta ocupando espacio y hace ver al archivo muy saturado. Etapa D. Evaluar los sistemas existentes Como se menciona en el archivo los registros en los que se hace un control de los documentos no existía. Tampoco había una estandarización de cajas y en cuanto al material para soporte de los documentos eran diferentes entre ellos. Estos puntos eran esenciales para la creación del sistema, por tal motivo se le dio la importancia del caso. Primero, Se compró un lote completo de cajas para archivadores. Y después, se trato de conseguir cambiar la cultura de los encargados en cuanto al envío de documentos rotulados y el detallado de las cajas de forma minuciosa. Estos decisiones fueron muy bien acertadas por la jefatura del momento. Para iniciar cualquier mejora es importante partir de algo que se haya hecho. Por ello los inventarios en Excel realizados por el encargado del archivo fueron de gran ayuda para procesar algunos documentos como la serie de licitaciones ganadas. Desde luego para partir 30
de algo así siempre se debe verificar y ver la concordancia de la información existente en la data de Excel con los documentos mismos. Etapa E. Identificar las estrategias para conseguir los requisitos La estrategia que se empleo en un primer momento fue la más acertada, aquella la de estructurar una listados de series de la organización. A base de eso se avanzó durante casi medio año. Pero, esto cambió al documento llamado lista de registros el cual tenía más detalles entre, ellos la permanencia de los documentos. Se puede considerar a aquello como un desacierto en la forma como se empezó a procesar los documentos. Esto pues parte del proceso era que se le ingresaba al software de gestión PMB. Dado a lo mencionado ahora se tiene que actualizar y agregar al Sistema PMB el campo de permanencia que tiene una cierta cantidad de registros. Etapa F. Diseño del Sistema de Gestión de Documentos El diseño del sistema es muy acertado y todos las medidas que se empezó a tomar. Lo difícil fue en cuanto a la variedad de documentación. De uno u otra forma fue necesario adaptarnos a la diversidad de documentación. Se debió conseguir la autorización de la gerencia para que el Archivo Central tenga la ayuda de una persona de cada área de la empresa. Pues ello son los conocedores de
la documentación existente allí. De esa forma se aceleraría de forma
considerable. A mi criterio se debió primero hacer que el sistema funcione como un sistema en papel para después pasarlo a un sistema regido por un software. Etapa G. Implementación del Sistema de Gestión de Documentos En esta etapa que es en la que más dura y sobretodo es en la que más recursos se invierte. Ya que en ello se realiza todo la aplicación del diseño. Sobre el área de Administración y Finanzas uno de los más grandes inconvenientes que se tiene es por el ordenamiento de sus series. Ya que al procesar (ordenarlos de acuerdo a su módulo y año, para después llevarlos a los estantes) una serie y terminar con ella y después seguir otra serie. Por ello, cuando se envía al archivo unos nuevos periodos de una serie ya tratada no queda otra opción que ponerlo detrás de la última serie tratada. A raíz de ello un determinado serie esta distribuido en varios 31
estantes. Y esto ocurre con todos las series que conforman la área de Administración y Finanzas. Con respecto a Gerencia Comercial el tratamiento de la serie licitaciones ganadas el cual se proceso con la ayuda de data de Excel elaborado previamente. Luego de algunos meses nos informaron que entre las licitaciones ganadas había varios que no son ganadas. Y que no había en forma oficial un listado sobre todas las obras ganadas. Estos son algunos de los inconvenientes que se tiene en estas áreas. En Administración y Finanzas, por lo mencionado estamos dando prioridad a la eliminación de acuerdo a listas de registros y a la permanencia declarado por ellos mismos. Esto con el propósito de no estar ordenando y custodiar documentación alguna que ya haya terminado su periodo de permanencia en el Archivo Central según consta en la lista de registros. Pero lo que hacia que el ritmo de avance a veces se haga lento era que había cambios de personal tanto de jefatura y de personal de procesos. También que las personas encargadas de los envíos de las obras (Lima o provincia) aun persistían en enviar sus documentos en cajas comunes y no rotulaban sus documentos tal como lo señalaban los procedimientos de envió.
Etapa H. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo El sistema aun está en implementación por ello no se le puede evaluar como tal.
El Archivo Central en la actualidad 32
Si bien la implementación del sistema aun se está llevando a cabo, la construcción de la nueva instalación para el Archivo Central ya es una realidad. Ver anexo C Nº 01. Las áreas en la que sea avanzado más en cuanto al rotulado de cajas es la Gerencia de Administración y Finanzas, ver anexo C Nº 02. En Recursos Humanos se ha rotulado gran parte de las boletas y planillas, ver anexos C Nº 03, 04, 05. También se ha terminado de rotular todas las liquidaciones, ver anexo C Nº 06. Los ambientes del nuevo archivo ahora son bastante cómodos tanto para nosotros, el personal de archivo, como para la conservación de los documentos. Cabe indicar que las instalaciones del nuevo archivo cumplen con todas las normas en cuanto a seguridad se refiere.
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Conclusión 1. Se evidencia una política de la organización por mejorar la forma de gestionarse el Archivo Central, pues la empresa ha invertido y gestionado bastantes recursos para el Archivo. 2. Hay grandes cantidades de documentación que debe ser ordenado por un especialista y al mismo tiempo separar aquellos que se van a eliminar, claro está previa elaboración de una acta de eliminación. 3. Este proceso de implementación del Sistema de Gestión en el Archivo Central aun no ha terminado, puesto que aun está en la etapa de implementación. Considerada la etapa más larga, en la creación de un Sistema de Gestión, en la que se invierte grandes cantidades en cuanto a recursos económico y personal se refiere. 4. Por estar el sistema aun por terminar no se le puede hacer evaluación alguna de cuan eficiente es el sistema o medir su grado de cumplimiento de su objetivo. En cuanto a este punto según indicación de la pre auditoría no se puede ponerse como objetivo el 100% en cuanto cumplir con los requerimientos que le solicitan, ya que la organización e implementación del sistema aun no ha terminado. 5. De la conclusión anterior,
que si bien el archivo esta en organización e
implementación del Sistema de Gestión, el grado de cumplimiento de sus requerimientos esta en 98%, el porcentaje faltante involucra a documentación inexistente o faltante en el archivo. 6. Con la construcción de las nuevas instalaciones, el archivo cumple con los requisitos necesarios para la conservación de los documentos (exigencia del Sistema de Calidad) y también con los requisitos de seguridad, Sistema de Gestión en el recientemente se ha certificado. 7. Se infiere de los conclusiones anteriores que el nivel de adecuación archivo con respecto a la norma UNE-ISO 15489: 2006 es aceptable ya que se ha mejorado en cuanto sus instalaciones, la forma de gestionarse y el nivel de cumplimiento que tiene.
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Es decir, hay más cosas que resaltan la buena labor que se está haciendo que los puntos que aun siguen pendiente.
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Anexos A
Foto Nยบ 01
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Foto Nยบ 02
Foto Nยบ 03
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Foto Nยบ 10 42
Foto Nยบ 11
Foto Nยบ 12 43
Foto Nยบ 13
Foto Nยบ 14 44
Anexo B
Captura Nยบ 01
Captura Nยบ 02 45
Captura Nยบ 03
Captura Nยบ 04 46
Anexo C
Foto Nยบ 01
Foto Nยบ 02
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Foto Nยบ 03
Foto Nยบ 04
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Foto Nยบ 05
Foto Nยบ 06 49
Foto Nยบ 07
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