7 minute read
upphandling
PUBLICERA ERA UPPHANDLINGSPLANER!
Många kommuner saknar upphandlingsplaner. En viktig orsak är att politikerna inte identifierar upphandling som en viktig fråga. – Och när politiker inte ställer krav så händer inte så mycket, säger Lotta Edholm, seniorkonsult på TeneliusHolm AB, till OFFENTLIGA AFFÄRER.
[Text: Bo Höglander]
För andra gången har företaget undersökt hur många av landets kommuner och regioner som publicerar sina upphandlingsplaner. ”Resultatet är nedslående”, menar konsulterna Stefan Holm, Håkan Tenelius och Lotta Edholm som även publicerat sig i en debattartikel (Dagens Samhälle). OFFENTLIGA AFFÄRER har tagit del av deras rapport som utkom i oktober 2021. I en undersökning pekar de på att 93 kommuner av landets 290 publicerar sina långsiktiga upphandlingsplaner. Siffran är något bättre än 2020 års då 62 kommuner publicerade sina upphandlingsplaner. Många kommuner har fattat beslut om att börja publicera sina upphandlingsplaner i höst eller under nästa år (56 kommuner). En del kommuner genomför upphandlingar i samarbete med andra kommuner. Även dessa kommunala inköpssamarbeten redovisar i viss mån sina upphandlingsplaner.
Flera förklaringar
Det finns enligt konsulterna flera förklaringar till varför så få kommuner och regioner publicerar upphandlingsplaner. Förklaringen som Lotta Edholm pekar på är bristande intresse från politikerna. Många kommuner och regioner inte identifierat detta som en viktig prioritering. – Många kommuner lägger ned mycket pengar på marknadsföring för att få företag att flytta dit samtidigt som de missar den lägst hängande frukten för att attrahera företag – kommunens upphandling, påpekar de tre.
Saknar strategisk roll
Bland de förklaringar som nämns i finns bristande långsiktighet, att Inköpsorganisationen saknar strategisk roll, samt bristande samordning inom kommunen och region. De tre konsulterna ger ett antal rekommendationer till kommunerna och andra som påverkar informationen om kommande upphandlingar. Den första är att alltid publicera upphandlingsplaner, helst med ett par års framförhållning. De tycker att de offentliga aktörerna ska publicera upphandlingsplaner även om de inte är helt säkra på exakt när upphandlingarna blir av. ”Förr eller senare blir de av och då har företagen hunnit förbereda sig”, framhåller de. De tre tycker att det ska fattas ett aktivt beslut på politisk nivå, gärna i kommun/regionstyrelsen, om att publicera en upphandlingsplan. Att utbilda de förtroendevalda i
PUBLICERA ERA UPPHANDLINGSPLANER!
upphandling är ytterligare ett råd. ”Upphandling kan vara ett verktyg att förverkliga sin politiska agenda” slår de fast. OFFENTLIGA AFFÄRER ställde frågor till Lotta Edholm, seniorkonsult på TeneliusHolm.
Vilka är de vanligaste förklaringarna till att kommunerna saknar upphandlingsplaner, ni anger några i debattartikeln?
– Jag skulle säga att det nog främst beror på att många politiker inte identifierar upphandling som en särskilt viktig fråga. Och när politiker inte ställer krav så händer inte så mycket.
En offentlig tjänsteman uppmanade leverantörer att strunta i de olika verktyg och företag som förmedlar upphandlingar och vars tjänster man kan abonnera på för att i stället titta direkt på kommunens hemsida för att hitta lokala upphandlingar. Kan det vara ett bra råd till företagen? – Man måste göra båda! En företagare vill säkert lägga anbud i många kommuner och då är annonsdatabaserna viktiga verktyg. Men om
Lotta Edholm.
man vill veta vilka planer som finns för framtiden så ska man studeras kommunernas hemsidor och bygga relationer med inköpare och beställare. Men det förutsätter ju att kommunen har långsiktiga upphandlingsplaner förstås…
Finns det något som berörda myndigheter kan göra för att förbättra läget på området (t ex Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket?)
– Jag är tveksam till mer lagstiftning, men myndigheterna skulle kunna ge mer av vägledning och goda råd. Också SKR skulle kunna göra mer, till exempel ge utbildningar om upphandling som riktar sig till kommunpolitiker och som beskriver möjligheter, fällor och utmaningar. – Jag har själv en bakgrund som kommunpolitiker och vet hur vanligt det är att politikerna mest ser risker med upphandlingar, att det bli fel och att människor blir upprörda. Men upphandling är ett utmärkt verktyg att förverkliga politiska löften och samtidigt vara rädd om skattepengarna.
Vad vill du lägga till i övrigt kring detta?
– Bra upphandling ger mer utdelning för varje skattekrona. Bra framförhållning gynnar dessutom det lokala näringslivet. Vi vill ha fler, inte färre företag som lägger anbud i offentlig upphandling. Fler politiker måste inse det, avslutar Lotta Edholm. n
Smart återvinning
Växjö kommun har sedan 2017 ett system för att återanvända möbler och inventarier inom kommunkoncernen. Möbelcirkeln är en intern återbruksverksamhet som bidragit till att minska kommunkoncernens kostnader för möbelinköp. [Text: Bo Höglander]
av möbler i Växjö
Om detta berättade Peter Lundgren, enhetschef i Växjö kommun, på en av SOI:s digitala årsdagar i november 2021. OFFENTLIGA AFFÄRER fick tillfälle att delta på den livesända årskonferensen, del 3. Inslaget från Växjö kommun var tänkt att inspirera till ökad cirkuläritet. Under de år som Möbelcirkeln funnits har kostnaderna för möbelinköp minskat kraftigt. – Möbelcirkeln är en av förklaringarna, menar Peter Lundgren. De allra flesta i kommunen känner väl till oss och vad vi har att erbjuda.
Minskade med miljoner
Under de tre första åren minskade kommunkoncernens möbelinköp med drygt 13,5 miljoner kronor. Över 5 000 annonser har publicerats på Möbelcirkelns webbsida, där kommunens förvaltningar och bolag kan hitta de möbler de behöver utan att behöva köpa nya. Även föreningar i kommunen får nu ta del av återbrukade möbler. Möbelcirkeln bjuder tillsammans med Föreningsservice in föreningar att hämta ut möbler och inventarier. Första måndagen varje månad är det öppet hus mellan 15.00-18.00 där föreningar då kan komma och hämta ut saker till sin klubblokal. Anställda i Växjö kommunkoncern (förvaltningar och bolag) kan annonsera, boka och efterlysa möbler och inventarier. ”Det är endast fantasin som sätter gränser för vad som kan komma till användning inom vår koncern”, heter de på webbplatsen.
Brett utbud
I lokalerna på Norremark finns allt från stora säkerhetsskåp och whiteboardtavlor till tallrikar och pärmar. Vid behov lagas och tvättas de möbler och artiklar som levererats in till Möbelcirkeln innan de annonseras ut. En titt som OFFENTLIGA AFFÄRER gör på möbler och andra föremål som annonseras ut visar att utbudet är stort på saker som annars kunnat hamna på tippen. Soffa, hurts, rullvagnar, ett pampigt konferensbord med stolar, brandsläckare, med mera, med mera. När detta skrivs är 13.539 stycken möbler och föremål i cirkulation.
Minskad miljöpåverkan
Ett av de bakomliggande syftena med verksamheten är minskad miljöpåverkan. Alla produkter och tjänster vi köper påverkar miljön på olika sätt, från tillverkning till avfall. Genom att tänka efter innan vi handlar och genom att handla mer hållbart kan alla konsumenter minska sin miljöpåverkan”, framhålls det på en av kommunens sidor på nätet. Möbelcirkeln fungerar som en intern Blocket-tjänst. Webben på kommunens intranät är själva navet i återbrukstjänsten där möbler och andra artiklar annonsers ut av den verksamhet som inte behöver dem och bokas av andra verksamheter. Allt är gratis. Den som behöver hjälp med transport får betala för det. – Det finns även ett arbetsmarknadsperspektiv på det här. I Möbelcirkeln har vi sex personer i olika arbetsmarknadsinsatser, berättade Peter Lundgren i det streamde föredrag som OFFENTLIGA AFFÄRER nyligen tog del av. n
MYNDIGHET ENBART PÅ NÄTET?
[Text: Bo Höglander]
Om 25 år kan fysiska myndigheter som vi medborgare kan besöka vara ett minne blott, erfar Fastighetstidningen.
– Det kommer nog att variera mellan olika myndigheter, men man kan göra en jämförelse med hur det har blivit med bankkontoret. Det är inte längre ett ställe dit man går, utan en elektronisk plats. Så blir det säkert för en hel del myndigheter också, säger Clas Olsson, generaldirektör på Ekonomistyrningsverket, ESV, till Fastighetstidningen. Han erkänner att det finns myndigheter som ska ha direktkontakt med medborgarna, exempelvis Polisen och Arbetsförmedlingen. Dock: en stor del av myndigheternas arbete består av handläggning och det arbetet kommer inte att ske på samma plats eller på samma sätt som tidigare. – Om jag generaliserar verkar många ’kontorsmyndigheter’ fastna för en modell där ungefär hälften är hemmajobb och den andra halvan sker på kontoret.
Samarbete om lokaler
Clas Olsson är också medlem i referensgruppen för Samverket som vill att statliga myndigheter ska börja ”dela på utrymmet”, rapporterar Fastighetstidningen i sitt nyhetsbrev. Samverket är ett samarbete mellan Vinnova och Vasakronan och bygger på idén om coworking för den statliga sektorn. Framför allt mindre myndigheter skulle gynnas av att dela lokaler. Enligt vad Clas Olson uppger för Fastighetstidningen finns potential att utnyttja myndigheters lokaler mer resurseffektivt. Exempelvis för myndigheter vars medarbetare ofta reser till Stockholm och kan behöva en plats att vara på mellan möten. – Gemensamma lokaler kan också främja innovationer och samarbeten över myndighetsgränserna, tänker Clas Olsson.
Pilotprojekt
Den 1 november öppnade Samverket dörrarna i Vasakronans lokaler på Mäster Samuelsgatan i Stockholm och i centrala Östersund. Idén är att alla statliga myndigheter som blir medlemmar ska kunna nyttja lokaler och faciliteter. Pilotprojektets syfte är att identifiera ”knäckfrågor”. Säkerheten är en faktor som är viktig när flera myndigheter ska samsas om samma nätverk och lokaler, avslutar Clas Olsson. n
