Dé ontmoetingsplek in de Brainportregio

In een top ambiance bieden we bedrijven een uniek platform om bijzondere relaties te bedanken en zich te profileren. Samen ervaringen delen is een krachtig bindmiddel. Een sfeervol, high class evenement waarvan de organisatie ieder jaar vlekkeloos verloopt, is een gezonde voedingsbodem voor duurzame relaties.

Polo Brabant weet de juiste sfeer te creëren: ontspannen, ongedwongen en ongeëvenaard. Een feest voor alle zintuigen, een ervaring om nooit te vergeten. Er is altijd wat te beleven, iets dat prikkelt, verleidt en vermaakt. Even weg uit de dagelijkse sleur. Welkom in deze bijzondere wereld.

Onduidelijkheid alom

Het is juni 2018. De eerste calculaties voor de principal contractors voor alle Olympic venues rollen uit de printers. ‘We besloten om in onze calculaties toch de duurdere Japanse aardbevingsbestendige waterbuffertank mee te begroten. Huren was geen optie. Onze eigen bufferzak was nog altijd niet goedgekeurd.’ Ondertussen bestond ook nog steeds veel onduidelijkheid over de elektriciteitsaanvoer. Werd het Japanse stroom, dan moesten er allemaal nieuwe pompen worden gekocht. ‘Niemand kon ons het antwoord geven. TOCOG hield het op Japanse stroom, MTD besloot na lang aarzelen toch voor Europees om de prijs nog enigszins redelijk te houden.’ Eén goedkeuring voor de MTD-installatie in heel Tokyo is er niet. Want Tokyo heeft 35 districten en alle districten maken zelf uit wat ze wel en niet accepteren. ‘In augustus kochten we een loodgietersbedrijf. Dat werd ECO Setsubi, waarvan de eigenaren de juiste 5 jaar ervaring en de juiste loodgieterslicentie hebben. Beide directeuren 68 en 69 jaar – slechts de Japanse taal machtig – beloven tot na de Spelen aan MTD Japan verbonden te blijven.

Zien doet geloven

Om meer bekendheid te krijgen bij de waterbedrijven in Tokyo doet MTD mee met het Holland paviljoen op het World Water Summit in Tokyo. Ook TOCOG wordt weer uitgenodigd. ‘Ons plan voor meer naamsbekendheid lukte gedeeltelijk’, stelt Verhoeven. ‘We hielden er uiteindelijk een Japanse projectdirecteur voor MTD Japan aan over.’ TOCOG en andere Principal Contractors bezoeken MTD bij de Asian Games in Jakarta, Indonesië. ‘Onze bufferzak was nog immer de grote onbekende en niet goedgekeurd. Voor TOCOG zou het een besparing van miljoenen euro’s betekenen, als we onze waterbuffers konden gebruiken in plaats van de aardbevingsproef watertanks. We huren een hal en organiseren een showcase, waarin we aan alle klanten, TOCOG, districten en waterleidingbedrijven onze MTD-materialen werkend laten zien. Ook de bufferzak.’ De reacties waren bemoedigend: ‘We verwachten bijna 90 procent van alle venues te mogen maken. TOCOG duwde alle principal contractors, mede onder druk van het IOC, toen ook naar MTD.’ Het levert MTD ook de eerste opdracht voor een event in Tokyo op: Red Bull Crashed Ice.

Opstekers en obstakels

Begin 2019 krijgt Verhoeven bericht dat alle voorgestelde materialen, inclusief bufferzak, eindelijk zijn goedgekeurd in het KOTO-district, het grootste van de stad; een meevaller. Weer een horde genomen, nu nog de stroomaansluitingen. Aggreko kreeg de opdracht om de tijdelijke elektriciteit aan te leggen op de locaties. ‘Dat was goed nieuws voor ons. Zij snappen ons probleem, wilden ons graag daarbij helpen, maar zij moeten van TOCOG de opdracht krijgen om ons Europees aan te slui- ten. We besloten om samen te lobbyen.’ Ondertussen botsen de Europese en Japanse werknemers op het MTD-kantoor vanwege de zo verschillende oosterse en westerse culturen. Terwijl daar eigenlijk helemaal geen tijd voor is. Want er lag werk genoeg het ontwerpen en calculeren van alle venues. ‘En waar vinden wij een betaalbare opslag met kantoor in een volgebouwd Tokyo, stad met ruim 30 miljoen inwoners. Het goede nieuws: we krijgen een Letter of Intent binnen voor de eerste negen venues.’ En passant verwerft MTD ook het contract van de Rugby World Cup 2019.

Geld en gewoonten

Voorjaar 2019. Als Verhoeven inmiddels van één ding overtuigd is, dan is het wel de totaal afwijkende manier van zakendoen in Azië. ‘Sommige Japanse klanten willen bijvoorbeeld dagelijks uren vergaderen en hebben volgens ons geen efficiënte manier van werken’, schetst hij zijn ervaringen. ‘Ze kennen de evenementenwoorden ‘tijdelijk’ en ‘flexibel’ niet. Vergaderingen zijn er niet om beslissingen te nemen, maar om notulen te schrijven voor het hogere management. Wil je iets bespreken in de vergadering, dan kun je dit het beste op schrift inbrengen. Dan komt het namelijk in de notulen en volgende keer op de agenda. Japanners zijn ook gewend alles op tijd te betalen, zowel leveranciers als salarissen. Toen ons dit een keer moeilijk lukte, zegde onze Japanse projectdirecteur direct het vertrouwen in ons op en zaten we zonder projectdirecteur.’ We huizen tijdelijk in de kantoren van ECO Setsubi, het bedrijf dat is gekocht. ‘Dat was wel even wennen. We moesten de schoenen uitdoen, wat vrij normaal is in Japan, maar niet voor ons. Sterker nog: er staan slippers op het toilet voor als je daar naartoe gaat.’

Saldo op nul

In Tokyo ligt de prioriteit afgelopen zomer bij het terugbrengen van cultuurverschillen in het MTDteam, dat bovendien weer op zoek moet naar een nieuwe projectdirecteur. Een voor een lopen Europeanen zich stuk op de muur van alleen Japanners, die elke confrontatie, gericht op oplossingen, uit de weg gaan. ‘Dus ja zeggen, maar eigenlijk nee bedoelen’, vat Verhoeven kort samen. Logistieke uitdagingen zijn er zo ook volop. Door late beves- tiging van bestelde materialen, moeten die per luchtvracht naar Tokyo. In juli staan de opbouw van het eerste testevent en Osaka Summer Fest op de rol. De klussen worden geklaard met wat ingevlogen spullen en MTD-materialen, die nog in Tokyo in opslag lagen. Ook het verkrijgen van werkvisa voor stafleden en monteurs blijkt een issue. ‘Een vereiste is dat iemand specialist is in zijn vak, anders moet een Japanner het werk doen.’ Ook Aggreko en andere internationale bedrijven hebben hiervoor desgevraagd nog geen oplossing. TOCOG wordt verzocht te bemiddelen rond een versoepeling.

Handjes en visa

Sinds 1 september werken alle 10 MTD-medewerkers en een nieuwe ervaren Engelse Project- directeur vanuit één nieuw kantoor in Tokyo. ‘We hebben daarnaast vanaf die datum een nieuw warehouse, buiten Tokyo vlakbij het vliegveld.’ De opbouw van twee projecten voor de Rugby World Cup verloopt voorspoedig.’ Aan TOCOG presenteert MTD de nieuwe 2.0 versie van het real-time Venue Management System. ‘Hiermee kunnen we real-time parameters van watermanagement en waterkwaliteit meten en alle TOCOG venue documenten digitaal via 4G rechtstreeks naar de control room van MTD en TOCOG sturen. Ook hebben we onze oplossing om de bovengrondse waterleiding niet te veel te laten opwarmen gepresenteerd. Dat is namelijk een behoorlijke topic in Japan.’

Maanden wachten

Sinds 2016 investeerde MTD al meer dan 1 miljoen euro in Japan, maar er is nog geen enkele handtekening gezet, laat staan een rekening gestuurd. ‘In Japan is het normaal dat er achteraf betaald wordt en niet vooraf, zoals bij events gebruikelijk. Een Japanner betaalt immers altijd. Dat is dan wel weer goed, maar het geeft behoorlijke kopzorgen voor de voorfinanciering.’ De Principal Contractors zetten nog altijd geen handtekening onder een offerte, zolang ze nog in de detailed design fase zitten. Deze fase kan nog maanden duren. En zonder handtekeningen krijgt MTD bij de banken nul op het request.

To do and decide

Zo wordt het september 2019 en is de to do and decide lijst nog best uitdagend: Hoeveel venues kunnen Europese stroom leveren? Gaan de andere districten de materialen accepteren? Hoe krijgt MTD Japan de juiste mensen en 100 monteurs gevonden in een land met 2 procent werkzoekenden en waar van nature niet gewisseld wordt van werkgever. Hoe wordt het visa probleem opgelost? ‘En bovenal’, zegt Verhoeven, ‘hoe krijgen we onze financiën opgelost, want de kosten gaan nu heel hard met het opschalen van het team, een nieuw office en groot warehouse in Japan.’ Hij heeft er vertrouwen in, dat gelukkig wel.

Of dat terecht was, wordt duidelijk in deel 2 van dit verhaal, dat wordt gepubliceerd in de zomereditie 2020 van magazine Events.

Mtd

MTD is wereldmarktleider in de levering van tijdelijke waterinfrastructuren en waterbehandeling voor events. MTD heeft haar hoofdkantoor in Tilburg en heeft vestigingen in Europa, Noord- en ZuidAmerika en Azië. Samen met haar 120+ vaste medewerkers en 100+ freelancers worden per jaar meer dan 1500 projecten succesvol uitgevoerd.