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Realizar un evento es un gran desafío

Lya Martínez

¡Es tan emocionante cuando te preguntan si puedes preparar un artículo para la premier de una revista que promete tanto como esta...!

Y, además, escribirlo sobre lo que más me apasiona: planificar un evento y dejar, al mismo tiempo, algo de mí al lector. ¡Wow! Vienen tantas ideas a mi mente.

Planificar un evento, para mí, es totalmente subjetivo, pues me doy a la tarea de conectarme con el sentimiento que quiere transmitir al público mi cliente y, a la vez que envuelvo con la energía del éxito, a nuestro artista o invitado.

Cuando planeo un evento, estoy en el centro de todo. Soy el intermediario entre quien realiza el evento y el invitado, artista o conferencista que lo hace realidad. Entre ellos están los proveedores de absolutamente todo lo que se requiere, el público, los patrocinadores, nuestros empleados, especialistas y expertos, la publicidad y los medios, y los “bichitos con uñas”, como les llamo a todos esos imprevistos que aparecen queriendo hacer que nuestro acontecimiento no sea tan exitoso. Al final… los vencemos.

Trabajar con tantos sentimientos como, la risa, el llanto, el asombro, el entusiasmo, la melancolía, la nostalgia, el deseo, la magia, la sorpresa, el aprendizaje, la instrucción, la apreciación, el embelesamiento… sostenido todo esto por el Interés; es algo que me ha fascinado toda la vida. Siempre he tenido un sueño que sobresalió, entre muchos: crear para todos, momentos especiales llenos de amor, emociones y detalles excepcionales, los que al contarlos, estén entre los más inolvidables de nuestras vidas.

Para lograr que toda esta energía sea apreciada de forma tangible, debe ser transformada en un evento llevado a cabo a través de un plan de acción lo más detallado posible.

Cuando planeo un evento, estoy en el centro de todo. Soy el intermediario entre quien realiza el evento y el invitado, artista o conferencista que lo hace realidad.

El ser empático y saber qué quiere y necesita el grupo al que está dirigido, es una clave básica para el éxito de lo que se realiza.

Esto es lo que estaré enseñando a través de mis próximos cursos, online y presencial, en los que daré todas las herramientas, tips y formularios que harán más fácil la realización de la estructura, dependiendo del tipo de evento a realizar; que van desde la “Espera de la Estrella” (Pre-evento) hasta dar los agradecimientos en el “Vuelo de la Estrella” (Post-evento).

La clave de que mi trabajo sea sostenible en el tiempo, es hacer

lo con un presupuesto minuciosamente calculado.

Realizar un evento es un gran desafío, porque son muchos factores los que influyen y deben coincidir para que sea exitoso. Tiene que ver con la zona o país en donde se realizará, la segmentación de los asistentes, la locación, y las exigencias y la motivación del público, para que este abone el costo de la entrada y se traslade hasta el lugar del evento. En nuestro caso, viviendo en Europa, la estación del año en la cual nos encontremos también influye. Lo más importante, es el Know How que solo se adquiere con la experiencia de ejecutar ese Plus que entregamos amorosamente.

Es fundamental entender que el evento se realiza para el público y no para uno mismo. El ser empático y saber qué quiere y necesita el grupo al que está dirigido, es una clave básica para el éxito de lo que se realiza. Además de que el artista o invitado se identifique con lo que está sucediendo, en vez de estar sólo por el pago que recibirá al final. Como lo dije al principio, para mí realizar un evento es totalmente subjetivo.

Todo este esfuerzo de planificación sin una publicidad motivadora, lo hace todo totalmente nulo. En nuestro caso, hacemos la mayor publicidad posible utilizando los nuevos y viejos métodos ¡TODO SUMA!

Estoy convencida de que un Event Planner debe ser una persona creativa, empática, organizada, responsable, puntual, productiva, con mucha paciencia, resistencia al estrés y con vocación de servicio, a la vez que debe saber trabajar en equipo, coordinar varias cosas a la vez, ser resolutiva (debe tener un plan B para cualquier imprevisto), saber comunicar y negociar.

Es importante que tenga capacidad de liderazgo y pasión por lo que hace, al tiempo que reconozca sus debilidades, al contratar a alguien capacitado para cubrirlas.

Siempre tengo presente que, cada vez que realizamos un evento, show, espectáculo, seminario, encuentro o fiesta, estamos transmitiendo nuestra imagen profesional de la marca como empresa en esta área, creando autoridad y credibilidad en nosotros. Por eso estamos comprometidos y enfocados 100% en cada evento que realizamos.

Nos leemos en la próxima edición: Deseo que estén “cada día mejor”.