Laporan Pertanggungjawaban Ketua Umum HMS ITB 2019/2020 by HMS ITB

BAB I PENDAHULUAN

Himpunan Mahasiswa Sipil Institut Teknologi Bandung (HMS ITB) telah berusia enam puluh lima tahun. Usia panjang itu tentu diiringi dengan sejarah panjang, yang mungkin membuat nama HMS ITB telah besar dan disegani banyak orang. Namun, sepakatkah kita bahwa nama besar dan sejarah tidak akan berarti jika ke depan himpunan ini berhenti mencetak sejarah yang membesarkan namanya.

HMS ITB ada karena anggotanya hari ini. HMS ITB akan besar jika anggotanya hari ini mampu membesarkan nama himpunannya. Akan menjadi seperti apa HMS ITB saat ini ditentukan oleh anggotanya sekarang karena â&#x20AC;&#x153;HMS ITB adalah anggotanya.â&#x20AC;? Namun, lebih dari itu juga, HMS ITB berada dalam berbagai sistem yang lebih luas. Oleh karena itu, sudah seharusnya HMS ITB bisa berdampak pada entitas-entitas yang lebih luas yang berada di sekitarnya. Dampak itu bisa muncul pun akibat anggota HMS ITB yang mengusahakannya. Tetapi, hal di atas tidak akan terjadi ketika anggota HMS ITB hanya mementingkan dirinya sendiri dan belum berusaha memberikan sesuatu kepada orang lain. Hal tersebut lah yang dapat menyebabkan keberadaan HMS ITB seolaholah tidak berpengaruh terhadap sekitarnya. Jangan sampai kita sebagai anggota membiarkan lahirnya anggapan bahwa keadaan akan sama walaupun HMS ITB tidak ada.

Beragam hal bisa dilakukan anggota HMS ITB untuk dapat berdampak sesuai dengan kemampuannya karena pada dasarnya, manusia diciptakan dengan kemampuan akan cipta, rasa, dan karsa. Kemampuan tersebut menyebabkan manusia dapat menghasilkan suatu hasil yang disebut karya, hasil dari kerja manusia yang bermanfaat menyelesaikan permasalahan. Maka, karya ini bukan soal arogansi, tetapi soal hal bermanfaat yang memajukan peradaban. Selanjutnya, pembuktian terhadap terciptanya karya tersebut membuat kita dapat menyebutnya sebagai karya nyata. Yang pasti, HMS ITB dapat mengeksplorasi kemampuan anggota untuk dapat berkarya secara nyata di bidang ilmu teknik sipil. Selain itu, beragamnya minat dan bakat setiap orang juga 1

dapat mendorong terciptanya karya-karya di bidang lain yang diharapkan dapat memperluas manfaat yang dihasilkan. Potensi HMS ITB dengan banyaknya anggota, seharusnya dapat mendorong munculnya hasil-hasil terbaik. Seharusnya, HMS ITB bisa menghasilkan banyak karya bermanfaat dari anggotanya. Di samping itu, melalui karya, kita bersama akan meraih prestasiprestasi sehingga membesarkan nama himpunan yang bersama kita cinta, walaupun tetap manfaat yang jadi poin utama. Satu langkah setelahnya, lahir sebuah harap agar semangat berkarya menjadi kebiasaan bagi seluruh anggota.

Karya bisa dihasilkan jika potensi dimaksmalkan. Ragam potensi manusia yang mungkin terpendam bisa diluapkan hanya jika ada kesempatan. HMS ITB harus bisa menjadi tempat yang memberikan kesempatan tersebut agar anggota dapat meluapkan kemampuan diri, atau yang akan disebut sebagai aktualisasi. Menurut Abraham Maslow (teori kebutuhan), aktualisasi dapat terjadi jika kebutuhan-kebutuhan lainnya telah terpenuhi, yaitu fisiologis, rasa aman, sosial, serta penghargaan. Maka, HMS ITB harus bisa hadir memberikan ragam kebutuhan tersebut supaya potensi anggota bisa tereksplorasi. HMS ITB harus bisa jadi rumah yang dipilih anggota untuk bisa mengembangkan potensi hingga hasilnya berdaya dalam wujud karya.

Angan ini yang mendasari semuanya, asa yang akan diperjuangkan dengan upaya yang tidak biasa. Dengan keyakinan bahwa tiap langkah adalah untuk memperbaiki keadaan, pribadi ini memberanikan diri memberi bukti untuk menyatakan apa yang diimpikan. Ke depan, HMS ITB akan menjadi rumah untuk memaksimalkan potensi hingga tercipta karya-karya nyata yang memajukan peradaban. Kultur berkarya akan tercipta sehingga HMS ITB akan terus dirasakan dampak baiknya. Inilah sejarah yang akan terukir oleh kita bersama.

VISI â&#x20AC;&#x153;HMS ITB sebagai rumah aktualisasi diri dan keprofesian anggota sehingga dapat aktif mewujudkan karya nyata berdampak.â&#x20AC;?

MISI 1. Menjadikan HMS ITB sebuah wadah terintegrasi terhadap rasa nyaman, pemenuhan kebutuhan, dan perkembangan anggota 2. Mengoptimalkan kolaborasi dan kerja sama berkelanjutan dengan berbagai pihak dalam meningkatkan potensi karya dan perluasan dampak dari karya yang dihasilkan. 3. Meningkatkan kepekaan anggota dan menyalurkan potensinya dalam wujud karya nyata.

IMPLEMENTASI MISI (Nawa Cita HMS ITB) Misi 1 1. Meningkatkan kualitas lingkungan HMS ITB melalui terbentuknya interaksi dua arah. 2. Menjamin pengoptimalan pemenuhan kebutuhan anggota di bidang studi, ekonomi, dan wadah kreativitas non teknik sipil. 3. Menjamin tercapainya profil anggota secara menyeluruh. 4. Menyediakan pengembangan keprofesian sesuai yang dibutuhkan anggota. Misi 2 5. Mengembangkan jaringan untuk menciptakan potensi kolaborasi dan kerja sama. 6. Menjaga kolaborasi dan kerja sama yang sudah terjalin dengan pihak lain. Misi 3 7. Membangun wawasan dan kesadaran anggota terhadap masalah. 8. Membudayakan semangat menghasilkan karya kepada anggota. 9. Memfasilitasi perwujudan karya nyata bagi anggota. 3

DESAIN ORGANISASI

Ivancevich (2008) mendefinisikan desain organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Desain Organisasi didefinisikan sebagai hasil dari proses sistematika perancangan berbentuk kerangka organisasi yang mengelompokkan arahan sesuai bidang tertentu guna mencapai tujuan bersama dalam organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian keputusan atau tindakan- tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi sendiri menjelaskan bagaimana beberapa pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Stephen P. Robbins & Timothy A. Judge, 2013). Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan dalam pendesainan organisasi. Dalam buku panduan A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), faktor yang patut dijadikan acuan keputusan dalam penyusunan desain organisasi yang optimal, antara lain sumber daya manusia (SDM), waktu, biaya/finansial, lingkup, teknologi, serta peluang dan resiko. Untuk pendesainan Badan Pengurus HMS ITB 2019/2020 ini, digunakan referensi dari buku Organizational Behavior edisi ke-15 oleh Stephen P. Robbins dan Effective Organization Structural Design dari The Bridgespan Group. Dari literatur yang ada, didapatkan 6 langkah penyusunan yang perlu dilaksanakan dalam mendesain organisasi yaitu Work Specialization, Departmentalization, Span of Control, Chain of Command, Centralization and Decentralization, serta Formalization. Work Specialization Work specialization adalah tahap pendefinisian pekerjaan-pekerjaan terpisah yang dilakukan oleh individu-individu berbeda. Work specialization diturunkan dari masing-masing implementasi misi. Departmentalization Departmentalization adalah tahap pengelompokan pekerjaan-pekerjaan dari work specialization agar dapat dikoordinasikan. Pengelompokkan yang ada berdasarkan kebutuhan kerja dan output yang ingin dihasilkan kedepannya. Hal yang umum dijadikan parameter dalam pengelompokkan ini, digunakan 3 acuan dasar, yaitu fungsi, daerah, dan produk Span of Control Span of Control atau rentang kendali adalah tahap penentuan jumlah departemen yang sebenarnya dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efektif dan efisien. Span of Control ini 4

mempengaruhi jumlah dan tingkatan manajer dalam organisasi, semakin lebar rentangnya, maka semakin efisien organisasi tersebut. â&#x20AC;&#x153;By keeping the span of control to five or six employees, a manager can maintain close control.â&#x20AC;? Ranah span of control meninjau ranah kerja yang berhubungan secara teknis dengan pimpinan sehingga pimpinan mempunyai peran mengawasi keberjalanan kerja masing-masing bidang yang ada. Oleh karena itu, dilakukan pengelompokkan departemen-departemen ke dalam bidang-bidang berdasarkan kesamaannya demi kemudahan pengawasan dan optimasi pelaksanaan kerja. Dalam pengelompokkan, dipertimbangkan bahwa bidang yang ada dapat mencakup keseluruhan nilai yang ingin dibawa dalam ranah pencapaian masing-masing. Terdapat enam bidang utama yaitu Internal, Karya, Eksternal, Kesekretariatan, Pengembangan Anggota, dan Badan Semi Otonom. Chain of Command Chain of command adalah tahap dimana mendefinisikan jalur melapor dari individu/kelompok ke individu/kelompok lain. Tahap ini menunjukkan jalur pertanggungjawaban dalam suatu struktur organisasi. Pada tahap ini dilakukan linking antar kelompok kerja yang telah didapat dari departmentalization. Centralization and Decentralization Centralization and Decentralization adalah tahap pendefinisiaan tingkat wewenang pengambilan keputusan. Centralization berarti hanya pemegang komando tinggi yang dapat menentukan keputusan organisasi. Namun, dengan adanya decentralization, pengambilan keputusan dapat dilakukan oleh decision maker yang paling dekat lingkupnya. Organisasi yang terdesentralisasi lebih tanggap menyelesaikan masalah karena keputusan dapat diambil dengan tanggap dan tanpa birokrasi yang panjang serta lebih fleksibel dan responsif. Oleh karena itu, desentralisasi diterapkan agar tidak semua decision-making dipegang oleh Ketua Umum sehingga HMS ITB dapat bergerak lebih fleksibel. Formalization Formalization adalah tahap dimana mendefinisikan aturan dan pengaturan untuk mengarahkan anggota dan manajer agar penafsiran desain departemen sesuai dengan visi misi dan kebutuhan kerja yang telah ditetapkan dan dapat berjalan optimal. Pada tahap formalization ini didefinisikan kembali work specialization dan arahan yang jelas bagi setiap kepala manajer. Di tahap ini juga didefinisikan status, wewenang, fungsi dan tugas. 1. Wakil Ketua Umum Arahan a. Memetakan pemberdayaan sumber daya anggota sesuai perjenjangan dengan menganalisis karakteristik anggota. (a) 5

b. c. d.

Melakukan penilaian terhadap kondisi perkembangan anggota di bidangnya masingmasing dan berkoordinasi dengan Departemen Pengembangan Anggota. (b) Mengawasi proses perancangan serta memastikan proses berjalannya departemen sesuai kejaran. (c) Menganalisis kondisi ketercapaian departemen serta menemukan solusi yang ada. (d)

2. Sekretaris Jenderal Arahan a. Memetakan pemberdayaan sumber daya anggota sesuai perjenjangan dengan menganalisis karakteristik anggota. (a) b. Melakukan penilaian terhadap kondisi perkembangan anggota di bidangnya masingmasing dengan berkoordinasi dengan Departemen Pengembangan Anggota. (b) c. Mengawasi proses perancangan serta memastikan proses berjalannya departemen sesuai kejaran. (c) d. Menganalisis kondisi ketercapaian departemen serta menemukan solusi yang ada. (d) e. Menyusun dan mewujudkan sinergisasi setiap bidang melalui timeline terintegrasi antar bidang dan BSO. (e) f. Menjamin kesesuaian pelaksanaan timeline seluruh kegiatan dan berkoordinasi dengan BPA dan senator terkait timeline keseluruhan HMS ITB. (f) 3. Sekretaris Umum Arahan a. Mengakomodasi segala pengarsipan dan kebutuhan administratif di Badan Pengurus. b. Mengoordinasi pengelolaan administrasi secara terpusat dan menyeluruh. c. Menyelesaikan permasalahan administratif selama keberlangsungan kepengurusan. 4. Bendahara Umum Arahan a. Mengoordinasi, mengevaluasi dan menyetujui Rencana Anggaran Biaya selama kepengurusan dari setiap lembaga yang ada di HMS ITB. b. Melakukan transparansi laporan keuangan HMS ITB secara menyeluruh. c. Membantu pemenuhan kebutuhan pendanaan program kerja HMS ITB selama kepengurusan 5. Departemen Dana Usaha Arahan a. Mengusahakan pemenuhan kebutuhan dana kepengurusan. 6

Membuat inovasi dalam mendapatkan dukungan dana.

6. Departemen Rumah Tangga Arahan a. Menciptakan suasana fisik yang rapi dan bersih di lingkungan HMS ITB yang mendukung partisipasi dan semangat beraktivitas anggota. b. Membuat kegiatan yang melibatkan anggota dalam mewujudkan kenyamanan dan kebersihan di lingkungan HMS ITB. c. Menginventarisasi barang-barang yang ada di sekretariat. 7. Departemen Media Komunikasi dan Informasi Arahan a. Mengelola penyebaran informasi secara terpusat dan merata kepada seluruh anggota, serta pensuasanaan kegiatan selama berjalannya kepengurusan. (a) b. Mengoordinasikan pendokumentasian kegiatan HMS ITB. (a) c. Menjadi penyalur komunikasi dan informasi kepada pihak luar HMS ITB melalui media yang dimiliki. (b) . 8. Departemen Kekeluargaan serta Kreasi Arahan a. Menjadi inisiator interaksi berkelanjutan antaranggota. (a) b. Mengapresiasi anggota atas setiap pencapaian. (b) c. Memberi dukungan kepada anggota yang melakukan berbagai kegiatan. (c) d. Menumbuhkan budaya saling berinteraksi, apresiasi, dan suportif kepada anggota. (a, b, c) e. Mendorong aktifnya wadah kreativitas non teknik sipil secara optimal sesuai kebutuhan anggota. (e) 9. Departemen Kesejahteraan Arahan a. Menyediakan pelayanan bantuan terkait bidang studi anggota. (a) b. Mengusahakan ketersampaian urgensi dari integritas dalam studi. (a) c. Mengusahakan pemenuhan kebutuhan ekonomi anggota sebagai penunjang kegiatan studi. (b)

10. Departemen Pengembangan Anggota Arahan a. Merancang jenjang dan standar profil pengembangan anggota. (a) b. Membuat kegiatan untuk pemenuhan profil anggota sesuai rancangan. (b) c. Mengoordinasi kepala bidang lain yang melakukan penilaian terhadap kondisi perkembangan anggota. (c) d. Melakukan penilaian terhadap kondisi perkembangan anggota yang tidak dilakukan oleh kepala bidang lain. (c) 11. Departemen Intrakampus Arahan a. Menjadi inisiator dalam berelasi dengan lembaga dalam ITB yang punya keterkaitan dengan HMS ITB. (a) b. Membina relasi yang baik dengan lembaga dalam ITB yang memiliki keterkaitan dengan HMS ITB. (b) c. Membuka peluang kolaborasi dan kerja sama anggota dengan lembaga dalam ITB terkait. (b) d. Menyebarkan informasi secara merata kepada anggota terkait informasi dari dalam kampus. (b) 12. Departemen Ekstrakampus Arahan a. Menjadi inisiator dalam berelasi dengan pihak luar ITB yang punya keterkaitan dengan HMS ITB. (a) b. Membina relasi yang baik dengan pihak luar ITB yang memiliki keterkaitan dengan HMS ITB. (b) c. Membuka peluang kolaborasi dan kerja sama anggota dengan pihak luar ITB terkait. (b) d. Menyebarkan informasi secara merata kepada anggota terkait informasi dari luar kampus. (b) 13. Departemen Keprofesian Arahan a. Membuat wadah untuk meningkatkan wawasan keprofesian teknik sipil anggota. (a) b. Menyediakan wadah pengembangan keterampilan yang mendorong karya teknik sipil anggota. (b) c. Menggerakkan massa HMS ITB agar peka dan peduli terhadap isu-isu ketekniksipilan. (c) 8

Membuat kegiatan kajian solusi terhadap isu di sekitar HMS ITB sesuai keilmuan teknik sipil. (d) 14. Departemen Kompetisi dan Eskalasi Karya Arahan a. Memantik kesadaran dan mendorong semangat anggota untuk menghasilkan karya. (a, b) b. Memfasilitasi pemanfaatan setiap karya ke arah yang lebih luas. (c) c. Membantu anggota dalam mengikuti kompetisi nasional ataupun internasional. (d) d. Membantu anggota untuk menyelesaikan karya. (d) 15. ITB Civil Engineering Expo (ICEE) Arahan a. Membuat kegiatan yang dapat mengeksplorasi ide bermanfaat serta menyalurkannya kepada pihak tertentu dalam menjawab permasalahan ketekniksipilan. (b, c) b. Membuat kegiatan yang mendorong peningkatan dan pemanfaatan karya inovasi ketekniksipilan. (b, d) c. Memantik kepekaan dan ketertarikan anggota terhadap isu ketekniksipilan serta membuat kegiatan untuk peningkatan wawasan terkait isu tersebut. (a) 16. Sipil Bangun Desa (SIBADES) Arahan a. Mengusahakan aktualisasi keprofesian anggota dalam menghasilkan karya. (a) b. Mengusahakan kesadaran anggota terkait posisi dan peran mahasiswa terhadap lingkungannya. (b) c. Membuat kegiatan yang menghasilkan karya nyata ketekniksipilan untuk masyarakat. (c) d. Melibatkan anggota untuk dapat berkontribusi langsung ke masyarakat. (c) Status, Wewenang, Fungsi, dan Tugas Selain arahan, pada tahap ini juga didefinisikan status, wewenang, fungsi, dan tugas dari masingmasing kelompok kerja berdasarkan bagian-bagian yang telah dijelaskan sebelumnya untuk menjadi standardisasi dan kemudahan dalam pengawasan dan pengukuran kerja. KBBI: status/sta·tus/ n keadaan atau kedudukan (orang, badan, dan sebagainya) dalam hubungan dengan masyarakat di sekelilingnya; KBBI: wewenang/we·we·nang/ n hak dan kekuasaan untuk bertindak; kewenangan; kekuasaan membuat keputusan, memerintah, dan melimpahkan tanggung jawab kepada orang lain KBBI: fungsi/fung·si/ n jabatan (pekerjaan) yang dilakukan KBBI: tugas/tu·gas/ n yang wajib dikerjakan atau yang ditentukan untuk dilakukan; pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seseorang; pekerjaan yang dibebankan

Wakil Ketua Umum Status Bertanggung jawab kepada Ketua Umum. Wewenang a. Berkoordinasi dengan Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal untuk keputusan strategis. b. Mengambil keputusan taktis dalam bidang yang dinaunginya. c. Mewakili ketua umum jika berhalangan di kegiatan bidang yang dinaunginya. Fungsi a. Sebagai manajer dan penanggung jawab kegiatan departemen di bidang masing-masing. b. Sebagai penanggung jawab pemberdayaan dan kinerja anggota di bidang masing-masing. Tugas a. Melaksanakan arahan kerja. b. Menjamin optimasi program kerja yang dilaksanakan oleh bidang yang dinaunginya agar sesuai dengan arahan. c. Melakukan kontrol terhadap timeline bidang masing-masing. d. Berkoordinasi dengan Kepala Bidang lain dalam pelaksanaannya.

Sekretaris Jenderal Status Bertanggung jawab kepada Ketua Umum. Wewenang a. Berkoordinasi dengan Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum perihal keputusan strategis b. Mengambil keputusan taktis dalam lingkup kesekretariatan. c. Mewakili ketua umum jika berhalangan di kegiatan bidang yang dinaunginya. d. Mewakili ketua umum jika berhalangan dalam keseluruhan agenda kegiatan. Fungsi a. Sebagai manajer dan penanggung jawab kegiatan departemen di bidang masing-masing. b. Sebagai penanggung jawab pemberdayaan dan kinerja anggota di bidang masing-masing. c. Sebagai penanggung jawab keberlangsungan agenda kegiatan seluruh Badan Pengurus. Tugas a. Melaksanakan arahan kerja.

b. Menjamin optimasi program kerja yang dilaksanakan oleh bidang yang dinaunginya agar sesuai dengan arahan. c. Berkoordinasi dengan Kepala Bidang lain dalam pelaksanaannya. 3.

Sekretaris Umum Status Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal. Wewenang Menentukan kebijakan umum terkait keperluan administratif. Fungsi Sebagai penanggung jawab urusan administratif selama berjalannya kepengurusan. Tugas a. Melaksanakan arahan kerja. b. Menjadi pusat arsip administratif masuk dan keluar HMS ITB. c. Menerima dan mengelola laporan administratif dari setiap bagian Badan Pengurus.

Bendahara Umum Status Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal. Wewenang Menentukan kebijakan umum terkait keperluan finansial. Fungsi Sebagai penanggung jawab perihal segala urusan finansial selama keberjalanan kepengurusan. Tugas a. Melaksanakan arahan kerja. b. Menyusun Rencana Anggaran Biaya terpusat selama kepengurusan. c. Mengatur dan mengarsipkan cashflow kepengurusan. d. Menerima laporan keuangan dari setiap bagian Badan Pengurus yang menggunakan dana dari Bendahara Umum.

Kepala Departemen Status Bertanggung jawab kepada kepala bidang masing-masing. 11

Wewenang Menentukan kebijakan umum dan keputusan taktis dalam departemen masing-masing. Fungsi Sebagai penanggung jawab segala kegiatan departemen masing-masing selama kepengurusan. Tugas a. Melaksanakan arahan kerja masing-masing departemen. b. Membuat timeline dan RAB keseluruhan masing-masing departemen. c. Mendesain kelengkapan departemen yaitu visi, misi, struktur, alur pencapaian, hingga program kerja. d. Menjamin ketercapaian program kerja masing-masing departemen. 6.

Wakil Kepala Departemen Status Bertanggung jawab kepada Kepala Departemen Wewenang Berkoordinasi dengan Kepala Departemen dalam menentukan kebijakan umum dan keputusan taktis dalam departemen masing-masing Fungsi Bersama kepala departemen sebagai penanggung jawab segala kegiatan di departemen masing-masing selama kepengurusan. Tugas a. Membantu Kepala Departemen dalam melaksanakan tugasnya. b. Mengontrol sumber daya anggota untuk tetap menjalankan tugasnya.

Ketua BSO Status Bertanggung jawab kepada Ketua Umum. Wewenang a. Berkoordinasi dengan Ketua Umum untuk keputusan strategis. b. Mengambil keputusan taktis dalam BSO-nya.

c. Wewenang dan arahan lain yang menjadi tambahan dalam kepengurusan akan diatur dan dijalankan masing-masing. d. Mengatur kebutuhan sumber daya anggota dan keuangannya sendiri Fungsi Sebagai penanggung jawab dari segala kegiatan dan berjalannya BSO. Tugas a. Melaksanakan arahan kerja masing-masing. b. Membuat timeline dan RAB keseluruhan BSO masing-masing. c. Melaporkan progress report berkala. d. Mendesain kelengkapan BSO yaitu visi, misi, struktur, alur pencapaian, hingga program kerja. e. Menjamin ketercapaian program kerja masing-masing BSO. Organogram â&#x20AC;˘ Kesekjenan berada di leher organogram sebagai supporting system bagi bidang lain. â&#x20AC;˘ Departemen Pengembangan Anggota berada sejajar dengan bidang lainya karena dalam menjalankan tugasnya membutuhkan koordinasi dengan kepala bidang lainnya. â&#x20AC;˘ Badan Semi Otonom (BSO) adalah badan yang mempunyai kewenangan tersendiri terkait manjerial sumber daya dan keuangannya. Struktur dan kebijakan badan semi otonom bersifat saling berkoordinasi terhadap Badan Pengurus lainnya dan pertanggungjwabannya adalah kepada Ketua Umum. Dibentuknya badan semi otonom bertujuan agar pengelolaan keuangannya mandiri dan pemberdayaan sumber daya manusia lebih maksimal.

PENCAPAIAN ORGANISASI Pencapaian organisasi dikejar secara paralel karena setiap departemen memiliki kejaran masingmasing sesuai dengan program kerja yang dilakukan. Pengukuran ini dilakukan dengan menggunakan Balance Scorecard yang merupakan suatu sistem manajemen strategis (Strategic Based Responsibility Accounting System) yang menjabarkan misi ke dalam tujuan operasional dan tolak ukur kinerja organisasi tersebut. Ada empat perspektif dalam Balance Scorecard, yaitu keuangan, pelanggan, proses usaha internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Keempat aspek tersebut disesuaikan dengan HMS ITB sebagai organisasi nonprofit sehingga aspek perspektif tersebut diterjemahkan dalam HMS sebagai berikut. 1. 2. 3. 4.

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan → Aspek Pengembangan Perspektif Proses Internal → Aspek Internal Perspektif Pelanggan → Aspek Karya dan Aspek Eksternal Perspektif Keuangan → Aspek Keuangan dan Administratif (Supporting System)

Selanjutnya, dilakukan pembobotan terhadap kelima aspek tersebut dengan menggunakan metode Analytic Hierarchy Process (AHP) yang dikembangkan oleh Thomas L. Saaty. Sebelum membandingkan, ditentukan terlebih dahulu skala nilai penting. Berdasarkan referensi, digunakan skala pembobotan sebagai berikut. Intensitas Kepentingan 1 3 5 7 9 2, 4, 6, 8

Definisi Elemen satu sama pentingnya dengan elemen lain Elemen sau sedikit lebih penting dari elemen lain Elemen satu jelas lebih penting dari elemen lain Elemen satu sangat jelas lebih penting dari elemen lain Elemen satu mutlak lebih penting dari elemen lain Nilai tengah di antara dua nilai keputusan berdekatan

Pembobotan dengan AHP sendiri terdiri dari empat langkah sebagai berikut. 1. 2. 3. 4.

Memberikan penilaian masing-masing aspek Membagi setiap sel dengan jumlah dari kolom masing-masing. Menentukan urutan bobot. Uji Konsistensi. Aspek Karya Internal Pengembangan Eksternal Supporting System

Bobot 37.51% 21.47% 21.47% 12.15% 7.41%

BAB II EVALUASI 2.1

Desain Organisasi

Desain organisasi didefinisikan sebagai hasil dari proses sistematika perancangan berbentuk kerangka organisasi yang mengelompokkan arahan sesuai bidang tertentu guna mencapai tujuan bersama dalam organisasi yang bersangkutan. Dalam proses mendesain, terjadi banyak perumusan berdasarkan analisis. Perspektif orang yang berbeda-beda tentu akan menghasilkan rumusan yang berbeda pula. Oleh karena itu, desain organisasi sebenarnya merupakan proses yang akan menghasilkan luaran berbeda untuk setiap pihak yang membuatnya. Jadi, dalam desain ini, hal yang perlu ditentukan adalah hasil yang paling efektif dan efisien. Berikut merupakan beberapa evaluasi beserta saran yang dapat dipertimbangkan kepengurusan HMS ITB selanjutnya. 1. Visi dan Kebutuhan Visi merupakan fokus yang akan dicapai bersama. Oleh karena itu, selain berdasarkan keinginan pemimpin, visi juga harus dirumuskan berdasarkan kebutuhan anggota. Perumusan kebutuhan seringkali menjadi tantangan karena perlu meninjau hal-hal yang kualitatif. Maka dari itu, analisis sebaiknya dilakukan secara komprehensif dan menggunakan bantuan / tools yang dijelaskan dalam berbagai teori pendukung. Tidak semua hal dapat dinilai secara kuantitatif, walaupun hal tersebut juga diperlukan. Perumusan kebutuhan ini harus menjadi catatan karena sangat berpengaruh terhadap usaha yang dilakukan. Hal ini bisa dilakukan juga dalam perumusan program kerja. 2. Strategi dan Pencapaian Dalam mencapai visi, dibuat misi dan strategi pencapaian misi tersebut. Strategi tersebut merupakan hal yang harus sesuai kondisi saat ini, maka dapat ditunjang dengan pengembangan metode yang bisa didapat dari pengalaman terdahulu. Selain itu, strategi ini baiknya menggunakan metode yang kreatif. Bisa digunakan teori pendukung dalam pencapaian tiap bidang. Satu hal lagi, baiknya hal-hal yang akan dilakukan dapat diukur dengan mudah ketercapaiannya sehingga standar keberhasilan bisa diketahui sejak awal dan dirumuskan oleh ketua umum sendiri. Kalau perlu ada indikator keberhasilan strategi 16

atau arahan yang diberikan (KPI atau semacamnya). Jika hal tersebut dapat dilakukan, departemen tinggal merancang program-program untuk mengejar target. Dalam penentuan pencapaian, juga dapat digunakan teori-teori pendukung, terutama untuk mengkuantifikasi capaian kualitatif. 3. Perumusan Pekerjaan Desain Badan Pengurus HMS ITB harus mampu menjawab semua kebutuhan penurunan hingga desain yang dihasilkan tepat guna dalam mewujudkan visi-misi yang diusung. Oleh karena itu, perlu benar-benar diperhatikan setiap perumusan yang dibuat untuk semua tingkat, yaitu sampai pada arahan yang diberikan. Harus dijaga agar tidak ada pendefinisian yang berbeda dari hal-hal yang diusung (visi-misi). Selain itu, jangan sampai ada spesialisasi kerja tambahan yang tidak menjawab visi-misi selain untuk pendukung berjalannya HMS ITB sebagai organisasi. â&#x20AC;˘ Supporting System Perumusan pekerjaan di bidang sistem pendukung harus tepat guna. Sistem pendukung ini bisa dirumuskan terhadap pengelolaan sumberdaya agar berjalannya organisasi. Dalam desain BP 2019/2020, dirumuskan sumber daya HMS ITB terbagi atas manusia, waktu, dana, asset (fisik/barang), administrasi, dan informasi. Ke depan, harus didefinisikan lebih jelas apa saja sumberdaya HMS ITB. Kemudian, dalam perumusannya, setiap pengelolaan baiknya mengarah ke dukungan sistem tertentu. Misal, pengelolaan asset HMS ITB diarahkan untuk menunjang kekeluargaan, pengelolaan informasi untuk mendukung relasi, dan sebagainya 4. Efektivitas Desain Badan Pengurus HMS ITB harus efektif dengan menjaga agar pekerjaan antarbadan tidak tumpang tindih atau dengan kata lain, tidak perlu ada spesialisasi kerja yang diusahakan oleh lebih dari satu badan dan/atau departemen. 5. Departemen Pembentukan departemen dapat disesuaikan dengan fokus kepengurusan. Artinya, walaupun akan ada banyak opsi departemen yang dapat dibuat, perlu dilakukan analisis fisibilitas terhadap berbagai aspek supaya semua hasil desain bisa dijalankan. 17

Pembentukan satu departemen harus ditinjau dari aspek sumber daya anggota, dana, hingga waktu yang dimiliki. Dari keanggotaan, suatu departemen memerlukan pejabat kompeten dengan jumlah tidak sedikit (kepala, wakil kepala, sekretaris-bendahara, serta kepalakepala biro). Kemudian, akan dihasilkan program kerja yang tentunya harus diperhitungkan waktu penyelenggaraan dan pendanaannya. Oleh karena itu, perlu dipahamkan ke semua pihak bagaimana titik berat kepengurusan sehingga dapat dipahami terkait pembebanan pekerjan kepada departemen tertentu. 6. Badan Semi Otonom Pembentukan Badan Semi Otonom (BSO) merupakan kebijakan yang sangat memerlukan analisis fisibilitas yang baik. BSO sendiri sebaiknya menjalankan fungsi tertentu yang berbeda, spesifik, dan menjadi fokus dalam kepengurusan. Tinjauan akan sumber daya manusia dan kapabilitas dalam hal kendali perlu sangat dipertimbangkan agar badan tersebut berjalan sesuai harapan. Staff rangkap sendiri merupakan suatu masalah karena membebankan tugas secara berlebihan dan tidak terukur perkembangannya sehingga sebaiknya tidak diulang. Jumlah BSO pun harus dipertimbangkan supaya tidak saling bersaing dalam hal tertentu (misalnya waktu dan dana). Kemudian, jangan sampai BSO ada karena eksistensinya saja tanpa alasan pembentukan yang kuat sehingga eksistensi BSO tidak mengalahkan eksistensi HMS ITB itu sendiri. Selain itu, jangan sampai ada yang memanfaatkan BSO untuk mencari profit sehingga perlu dijaga dengan sistem keuangan organisasi yang baik. 7. Rentang Kendali / Span of Control Rentang kendali perlu ditentukan sesuai kapasitas diri masing-masing. Dari teori yang digunakan (bagian Span of Control, Organizational Behavior), tertulis â&#x20AC;&#x153;by keeping the span of control to five or six employees, a manager can maintain close control.â&#x20AC;? Namun, sebenarnya jumlah yang paling efektif adalah sejumlah yang dirasa cukup dapat dikendalikan. a. Untuk ketua himpunan, hal yang perlu dipertimbangkan adalah bahwa selain dengan BP, ketua himpunan akan melakukan koordinasi juga dengan BPA dan Senator. Selain itu, peran ketua himpunan sebagai representasi HMS ITB untuk kegiatan eksternal juga 18

perlu dipertimbangkan, khususnya KM ITB yang sampai saat ini masih mengandalkan ketua himpunan untuk melakukan koordinasi dalam pergerakannya. Maka, sebaiknya jumlah maksimum yang ditetapkan sebagai jumlah yang mampu dikendalikan juga mempertimbangkan hubungan dengan pihak-pihak di atas. b. Untuk kepala bidang, perlu ditentukan dan disepakati sejauh mana intervensi dan pengendalian kepala bidang terhadap departemen yang menjadi eksekutor konsep dalam bentuk program kerja. Salah satu yang perlu dilihat adalah bagaimana jumlah departemen yang dinaungi bidang tersebut dan pihak mana yang akan dikendalikan kepala bidang tersebut. Hal ini berpengaruh terhadap pengelompokkan departemen ke dalam bidang-bidang, tinjauan apa yang digunakan dalam pengelompokkan tersebut. Dalam teori yang digunakan (bagian departmentalization, Organizational Behavior), dapat digunakan tinjauan fungsi, daerah/ruang lingkup, jasa/produk, atau konsumen dalam pengelompokkan. Jika digunakan tinjauan fungsi atau jasa/produk, dapat dihasilkan lebih banyak bidang. Sedangkan, jika digunakan tinjauan daerah, seharusnya bidang yang dihasilkan berjumlah lebih sedikit. Hal penting dalam pengelompokkan bidang ialah kesetaraan alasan pembentukan antara bidang satu dan lainnya. 8. Wakil Kepala Departemen Wakil Kepala Departemen sebagai pendukung dalam mengeksekusi kejaran departemen harus disesuaikan dengan kebutuhan sehingga nantinya menghasilkan pembagian kerja yang baik antara kepala dan wakil kepala departemen, serta kepala-kepala biro nantinya. 9. Kaderisasi Kaderisasi diyakini sebagai bentuk penjaminan kelanjutan HMS ITB sehingga keberadaan badan yang mengurus hal tersebut tentunya diperlukan. Namun, hal yang perlu dipertimbangkan adalah bahwa kaderisasi yang akan menentukan bentuk satu kepengurusan, dari pemberdayaan anggota, timeline, bahkan hingga keuangan, contohnya pada penyelenggaraan tiga kegiatan apresiasi wisuda serta kaderisasi pasif. Oleh karena itu, sebaiknya rancangan kaderisasi ditentukan terlebih dahulu sehingga pembentukan BP yang efektif bisa dilakukan. 19

2.2

Sektoral

Dalam berjalannya kepengurusan, terdapat evaluasi dalam usaha perwujudan visi pada beberapa sektor. Berikut merupakan penjabaran evaluasi sektor-sektor tersebut, ditambah saran untuk perbaikan, serta ide-ide yang belum terealisasi. 1. Timeline Timeline merupakan hal yang sangat penting karena akan sangat memengaruhi capaian masing-masing sektor dan capaian keseluruhan. Hal-hal yang perlu ditinjau dalam pembuatan Timeline HMS ITB antara lain sebagai berikut. a. Akademik Kegiatan akademik seperti kuliah, ujian, hingga liburan harus menjadi pertimbangan untuk waktu kegiatan HMS ITB. Selain itu, bentuk kegiatan yang dibuat juga harus disesuaikan dengan jadwal tersebut. Contoh yang dapat dilakukan, kegiatan pertama setelah ujian adalah kegiatan senang-senang atau yang berkaitan dengan minat kreativitas, kegiatan di awal semester lebih banyak mengenai keprofesian, dan kegiatan menjelang liburan diisi kegiatan bepergian ke luar daerah. Oleh karena itu, pengatur timeline harus tahu karakteristik massa HMS ITB, lebih spesifik lagi tiap angkatan, dalam menghadapi kegiatan akademik. Waktu kosong sebelum awal semester pun juga bisa diisi kegiatan tertentu. b. Kegiatan HMS ITB dengan sumber daya yang sama Dalam rancangan kaderisasi 2019/2020, angkatan eksekutor akan merancang dan mengeksekusi kegiatan wisuda serta kaderisasi pasif. Oleh karena itu, kegiatan lain pun perlu dipertimbangkan waktu pelaksanannya terhadap kegiatan dan kesibukan angkatan dalam mengeksekusi kegiatan tersebut. c. Kegiatan eskternal (KM ITB) Beberapa kegiatan KM ITB tidak dapat dihindari dari partisipasi massa HMS ITB. Selain sebagai panitia utama (ring 1-2), terdapat kegiatan yang bahkan menjadi prioritas massa. Misalnya, kegiatan OSKM ITB menjadi prioritas untuk diikuti oleh anggota muda sebagai panitia. Selain itu, tentu perlu diperhitungkan juga kegiatan yang 20

membutuhkan keterlibatan HMS ITB, seperti hearing Pemira, Forbas, dan Student Summit. Kegiatan HMS ITB yang sudah dirancang tentu harus diutamakan, tetapi perlu dipertimbangkan bahwa keterlibatan HMS ITB juga penting untuk diusahakan dalam beberapa kasus, untuk menunjukkan eksistensi HMS ITB. d. Bentuk Kegiatan Badan Pengurus harus mampu membuat kegiatan dengan bentuk-bentuk yang kreatif dan tidak monoton dari tahun ke tahun. Contohnya dalam penjadwalan, mengingat kondisi massa saat ini secara fisik dan mental, bukan tidak mungkin kegiatan HMS ITB dibuat sore hari, misalnya untuk kajian di sekretariat atau pelatihan keterampilan di lab komputer. Bentuk ini akan memengaruhi antusiasme massa terhadap kegiatan tersebut dan jadwal kegiatan lainnya. e. Target Capaian Timeline HMS ITB dapat dibuat dengan penyesuaian terhadap capaian kepengurusan, baik pada sektor tertentu atau keseluruhan. Misalnya, untuk penciptaan karya, dilakukan tiga tahap, yaitu memantik isu, penyediaan fasilitas, dan eskalasi karya. Timeline sektor karya tersebut dapat disesuaikan dengan tahapan tersebut, misal 2 bulan pertama diisi dengan program-program eskalasi isu, 5 bulan selanjutnya dipenuhi kegiatan penunjang fasilitas, dan sisanya diisi dengan program eskalasi karya yang tercipta. Dengan perencanaan dan perancangan yang komprehensif tiap sektor, target kepengurusan diharapkan tercapai secara menyeluruh. 2. Administrasi dan Manajemen Data Administrasi HMS ITB sudah sangat baik untuk level himpunan mahasiswa di ITB oleh karena itu harus terus dilanjutkan bahkan dikembangkan. Hal yang bisa dilakukan ke depan adalah mempebanyak dan memperbaiki arsip yang masih sulit diakses seperti data lama yang berbentuk hardcopy agar bisa tetap diakses dan dipelajari secara online dengan infrastruktur yang sudah ada. Kemudian, dengan kemajuan ilmu pengetahun saat ini, data menjadi suatu yag sangat perlu dikelola. Hal ini menjadi tantangan ke depannya, abgaimana HMS ITB harus bisa mengumpulkan, mengarsipkan, dan juga memanfaatkan data-data yang terkait anggota dan organisasi secara terpusat untuk semua aspek. 21

3. Keuangan Dana HMS ITB terbilang cukup aman sampai saat ini untuk menjalankan kepengurusan. Hal ini tentunya akibat usaha yang telah dilakukan dalam menjaga relasi dengan berbagai pihak yang tentu perlu dilanjutkan. Namun, dana tersebut tentu harus digunakan semaksimal mungkin dan sebaik-baiknya untuk kepentingan semua anggota. Jangan sampai anggota kesulitan di tengah dana yang cukup, tetapi juga jangan sampai ada kelompok tertentu yang memanfaatkan keunggulan HMS ITB tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang bertanggung jawab akan pemakaian dana tersebut dengan pemahaman kepada semua anggota bahwa ini adalah milik dan untuk kepentingan kita bersama. Kebijakan terkait program apa yang didanai dan harus mencari dana sendiri juga harus dipertimbangkan. Misalnya, pertimbangkan wisuda dan BSO apakah harus mencari dana sendiri. Selain itu, untuk memenuhi dana kepengurusan, terdapat usaha-usaha dalam mendapatkan dana. Hal ini sebenarnya dapat dijadikan wadah kreasi dalam mengimplementasikan kemampuan berusaha. Misalnya, dapat dibuat merchandise yang unik setiap kepengurusan dengan memanfaatkan sponsorship atau dari penjualan. 4. Media Komunikasi dan Informasi Medkominfo punya tugas mewadahi komunikasi dan informasi kepada massa HMS ITB. Target ketercapaian informasi kepada massa HMS ITB harus bisa dijamin. Saat ini, dengan sosial media, bisa jadi poin keunggulan (contoh: kemudahan akses) sekaligus tantangan (contoh: terlalu banyak informasi di sosial media). Maka, harus dicari cara paling maksimal serta kreatif. Wadah majalah dinding dapat dimanfaatkan, instalasi di sekitar sekretariat bisa dibuat, bahkan penyebaran informasi langsung di kelas juga harus dilakukan. Poin selanjutnya, medkominfo juga memegang peranan untuk menyebarkan informasi seputar HMS ITB ke pihak eksternal. Tanggung jawab untuk menjadi wajah HMS ITB di dunia maya serta menyebarkan citra HMS ITB ada di medkominfo. Di samping hal-hal di atas, poin selanjutnya yang menjadi catatan ialah keperluan akan branding atau bentuk citra yang menunjang poin-poin di atas. Usaha branding yang telah dilakukan sangat baik. Begitu banyak pujian dan ucapan kekaguman yang disampaikan terhadap bagaimana HMS ITB mengelola akun sosial media. Hal yang menjadi catatan adalah bahwa usaha untuk 22

mewujudkan hal-hal tersebut tidak mudah, apalagi semua dilakukan terus menerus sepanjang waktu. Oleh karena itu, sebenarnya perlu dipertimbangkan kemampuan anggota HMS ITB, lebih spesifiknya departemen yang mengelola, untuk mewujudkan hal-hal di atas, dari desain grafis, publikasi, hingga pengelolaan sistem. Bukan tidak mungkin sebenarnya HMS ITB menggunakan jasa pihak lain untuk mengelola hal tersebut. 5. Pengembangan Anggota dan Kaderisasi Pengembangan anggota pada kepengurusan 2019/2020 dibuat dengan target perwujudan karya nyata berdampak, sesuai visi HMS ITB 2019/2020. Hal tersebut dijadikan salah satu target capaian kaderisasi setahun ke belakang, ditambah capaian akibat kebutuhan akan regenerasi. Pengembangan anggota sendiri baiknya harus sesuai dengan fokus kepengurusan disertai kesesuaian dengan perkembangan zaman. Kemudian, kaderisasi harus dimulai dengan pemahaman terkait organisasi HMS ITB sendiri dilanjutkan dengan pemahaman terhadap keperluan akan kaderisasi tersebut kepada semua anggota. a. Rancangan kaderisasi Basis kaderisasi harus terus dipertimbangkan relevansinya terhadap kondisi saat ini, apakah pilihan basis angkatan dapat digantikan dengan yang lebih efektif untuk perkembangan anggota. Kemudian, rancangan yang dibuat, baik dari jenjang dan peran, hingga profil, baiknya dirumuskan bersama, seminimalnya dengan BP yang akan banyak berinteraksi dengan massa. Hal tersebut harus dikaitkan dengan seperti apa kader-kader HMS ITB yang ingin dibentuk. b. Pemberdayaan anggota Manajemen sumber daya anggota harus dapat dikendalikan oleh BP. Hal ini meliputi bagaimana anggota akan berkembang, bisa melalui HMS ITB ataupun tidak, seusai rancangan yang dibuat. Idealnya, setiap orang merasakan perkembangan yang sama di HMS ITB. Maka, perkembangan seluruh anggota HMS ITB tersebut harus dapat dijamin pelaksanaan serta efektivitasnya. c. Penilaian ketercapaian Penilian ketercapaian baiknya menggunakan parameter yang mudah dipahami bersama. Jangan sampai pihak yang melakukan penilaian tidak paham terkait 23

pengembangan anggota yang ditargetkan. Maka, sebaiknya pihak tersebut adalah pihak perancang atau setidaknya terlibat dalam perancangan. Kemudian, beban untuk menilai pengembangan anggota pun harus tepat pembagiannya supaya bisa terus dikendalikan setiap saat. d. Manajemen Organisasi Sepanjang kepengurusan 2019/2020, ada dua hal yang menjadi evaluasi umum terhadap BP, yaitu manajemen waktu (timeline persiapan) dan pemberdayaan staff. Untuk itu, sebaiknya kaderisasi HMS ITB juga mengarahkan anggota untuk punya kemampuan manajemen yang baik dalam berbagai hal. Khusus manajemen staff, harus dibuat juga suasana yang baik dalam departemen, termasuk terhadap jumlah optimum staff dalam departemen tersebut. Maka, rancangan kaderisasi harus meninjau hal tersebut pula, termasuk kewajiban perkembangan melalui BP. e. Pemerataan usaha pencapaian profil Pemahaman terkait pentingnya kaderisasi harus dimiliki semua anggota sehingga semua pihak dapat mengusahakan apa yang sudah dirancang. Jangan sampai kaderisasi hanya disempitkan kepada program-program departemen yang menaungi. Maka, idealnya yang terdidik memberikan pendidikan dengan cara apapun, baik formal maupun informal. Peran-peran di angkatan juga harus dijaga agar tetap ada, baik sebagi pembimbing / fasilitator, punisher, atau apa pun yang terdefinisikan. 6. Kekeluargaan dan Rumah Tangga Sektor kekeluargaan sangat penting untuk membentuk HMS ITB karena himpunan ini bukan apa-apa tanpa anggotanya. Dalam pengusahaannya, harus jelas target seperti apa yang harus dicapai kepengurusan terkait hubungan antaranggotanya. Bagaimana target hubungan anggota antarkelas dan antarangkatan harus jelas beserta indikator-indikator ketercapaiannya. Usaha-usaha yang dilakukan baiknya bersifat informal dan terus-menerus dilakukan, bukan dengan mengandalkan program kerja saja, walaupun program-program kerja harus bisa jadi momen yang dimaksimalkan. Bisa juga digunakan teori-teori pendukung dalam mencapai apa yang diusahakan seperti pada kaderisasi pasif. Kemudian, hal-hal kultural harus dipahami bersama supaya ada kesetaraan pemahaman dan 24

pengusahaannya pun dilakukan bersama. Misal, targetkan supaya apresiasi anggota dilakukan tidak hanya dari BP, tetapi semua anggota memberikan ucapan selamat kepada suatu pencapaian anggota. Jangan sampai support hanya dari OA, tetapi semua anggota menunjukkan dukungan dan kepedulian kepada anggota lain yang berjuang. Kemudian, dari suasana HMS ITB yang dibangun, perlu disesuaikan dengan kondisi fisik HMS ITB, utamanya sekretariat sebagai pusat kegiatan semua anggota. Harus digambarkan seperti apa sekretariat HMS ITB akan berfungsi, apakah menjadi tempat nongkrong setiap saat, tempat belajar (co-working space), atau bahkan hanya boleh untuk rapat. BP dapat mengatur hal tersebut dengan peraturan-peraturan yang dibuat, disosialisasikan, dan ditegakkan bersama massa. Dengan hal-hal tersebut, rumah tangga HMS ITB bisa dibangun untuk mencapai kekeluargaan tersebut. Satu hal tambahan mengenai sekretariat adalah bahwa selain kebersihan dan kenyamanan, perlu juga dijaga kesehatan lingkungan sekretariat HMS ITB. 7. Kesejahteraan Kesejahteraan yang diusahakan meliputi dua hal, yaitu bidang studi (akademik) dan finansial (keuangan penunjang akademik). Hal-hal di atas telah diusahakan dengan baik dan menghasilkan hasil yang baik pula. Hal yang bisa diusahakan lebih ialah dalam pendekatan kepada anggota yang mayoritas angkatannya sudah lulus. HMS ITB harus bisa mengusahakan yang terbaik untuk anggota dengan kasus demikian dengan masalah yang tentunya berbeda-beda. Sejalan dengan hal itu, hal lain yang bisa diusahakan selain akademik dan finansial ialah kesejahteraan spiritual. Hal yang dimaksud ialah mengenai kesehatan mental, seperti yang sepanjang 2019 menjadi isu yang cukup banyak muncul ke permukaan. Pada tengah kepengurusan, Departemen Kesejahteraan sudah berinisiatif mewadahi bidang spiritual melalui rencana pembuatan wadah bercerita di media sosial. Namun, hal tersebut terkendala infrastruktur yang menunjangnya. Selanjutnya, dapat diusahakan kesejahteraan spiritual tersebut bagi massa HMS ITB. 8. Minat Kreativitas Kreativitas yang diusahakan selama kepengurusan adalah dalam bidang non teknik sipil, yang dititikberatkan pada olahraga dan seni. Usaha menyediakan wadah kreativitas 25

tersebut dilakukan dengan penyediaan fasilitas bagi kelompok-kelompok minat kreasi yang telah ada, yang utamanya berupa dana dan waktu kegiatan. Namun, untuk pengembangan kreasi, nampaknya perlu dilakukan usaha yang bersifat top down oleh BP. Harus ada program-program inovasi di sektor ini, seperti yang telah dilakukan, misalnya HMSnap dan HMSketch. Maka, bukan tidak mungkin BP merancang program-program unik, seperti pendakian gunung bersama, kompetisi biliard / bowling / catur / kartu (bridge dll) internal, kegiatan sukarela bersama untuk membuat mural di lokasi tertentu, usaha agar HMSound tampil di panggung kampus atau luar kampus (seperti yang diusahakan sebelumnya agar bisa rekaman di Bandung Creative Hub). Selanjutnya, untuk bidang seni, persiapan seperti konsep dan penjadwalan bisa dilakukan oleh BP dan massa yang berpartisipasi tinggal mengikuti rancangan tersebut. Usaha ini dilakukan dalam program mau pun kesempatan. Contoh nyatanya ialah pada program HMSound, bisa diusahakan lagi kolaborasi unik dari eksplorasi potensi anggota HMS ITB di bidang musik. Lebih lagi di bidang seni, wadah-wadah kegiatan untuk unjuk gigi, seperti wisnite dan malam apresiasi, dapat dimaksimalkan dengan bentuk pertunjukkan yang unik, bisa berupa dance, standup comedy, bahkan sulap, dengan kolaborasi anggota antarangkatan sehingga memicu interaksi antaranggota. Selain itu, dalam bidang olahraga, BP harus berani mengusahakan untuk mengadakan latihan di waktu-waktu kosong, dengan koordinasi bersama kelompok minat, terlebih dalam menghadapi kompetisi yang membawa nama HMS ITB. Hal-hal tersebut yang diharapkan untuk mengaktifkan kelompok minat hingga dapat mewadahi kreativitas massa HMS ITB. Di samping semua itu, BP juga harus siap apabila ada permintaan pembentukan kelompok minat di luar bidang yang diwadahi sebelumnya dalam perancangan. 9. Sosial dan Kemasyarakatan Usaha

yang

dilakukan

selama

kepengurusan

adalah

menanamkan

nilai-nilai

kemasyarakatan, yang diartikan sebagai kesadaran akan posisi anggota HMS ITB sebagai mahasiswa terhadap kondisi orang lain. Usaha-usaha yang telah dilakukan melalui Sibades sudah baik dan perlu dilanjutkan. Hal-hal dapat dikembangkan adalah ketanggapan HMS ITB terhadap bencana nasional atau pun regional. Hal tersebut dapat dikelola oleh BP yang 26

mengelola bidang kemasyarakatan. Selain itu, penyikapan HMS ITB terhadap isu-isu sosial yang diperbincangkan juga dapat dilakukan, tentunya dengan kajian berdasarkan data dan fakta, serta tetap memegang asas HMS ITB. 10. Keprofesian Keprofesian berada di bawah bidang karya pada kepengurusan dengan harapan anggota HMS ITB akan lebih banyak menghasilkan karya ketekniksipilan melalui pengembangan yang diberikan. Pengembangan keprofesian yang diusahakan ada pada dua hal, yaitu wawasan serta keterampilan. Untuk wawasan, perlu ditinjau metode paling efektif yang bisa dimaksimalkan sepanjang kepengurusan, contohnya dalam pemilihan sosial media yang digunakan atau mading berisikan isu terkini. Selain itu, diskusi juga bisa jadi cara untuk menyebarkan informasi yang hangat diperbincangkan sehingga diskusi informal perlu dihidupkan kembali. Untuk keterampilan, harus dicari keterampilan penunjang apa yang dibutuhkan perusahaan untuk selanjutnya dilakukan pengusahaan agar peserta mendapatkan sertifikasi melalui pelatihan yang dibuat HMS ITB. Untuk karya yang dihasilkan, HMS ITB sebenaranya bisa menghasilkan karya-karya terbaik melalui kemampuan anggota yang bisa dibilang mahasiswa teknik sipil terbaik di Indonesia. Karya-karya seperti riset, desain yang bisa diajukan, prototipe, hingga hasil kajian harusnya banyak muncul dari HMS ITB. Usaha yang dapat dilakukan departemen yang mengelola adalah membantuk tim-tim keprofesian dalam menghasilkan karya-karya tersebut, berkoordinasi dengan pengelola bidang cipta karya. 11. Cipta Karya Karya nyata berdampak merupakan hasil daya cipta, rasa, dan karsa yang diharapkan bermanfaat baik secara langsung ataupun tidak langsung dan menjadi inspirasi bagi anggota atau bahkan pihak lainnya. Penciptaan karya menjadi suatu hal yang diharapkan menjadi budaya HMS ITB dalam kepengurusan 2019/2020. Untuk hal ini, sebenarnya harus dirumuskan lagi bagaimana agar pembudayaan dapat dilakukan, dengan teori-teori pendukungnya. Untuk kepengurusan 2019/2020, hal yang dilakukan sepanjang kepengurusan adalah sebagai berikut. 27

â&#x20AC;˘

Dorongan Hal ini dilakukan dengan usaha penyebaran informasi kesempatan berkarya, baik secara langsung maupun di media sosial. Hal ini harus terus dan lebih militan dilakukan sehingga anggota HMS ITB sadar akan potensinya dan mau ikut berkarya.

â&#x20AC;˘

Eskalasi karya untuk inspirasi Pemanfaatan karya secara lebih luas, bukan hanya pada kompetisi. Hal yang harus dilakukan selanjutnya dalam pengarsipan sehingga anggota HMS ITB punya referensi karya dari tahun ke tahun. Kalau perlu, HMS ITB bisa membantu anggota membuat jurnal dari tulisan atau risetnya, untuk kemudian diarsipkan dalam satu â&#x20AC;&#x153;Jurnal HMS ITBâ&#x20AC;?. Kemudian, telah dilakukan juga penyampaian informasi karya yang telah dihasilkan anggota HMS ITB lainnya. Cara untuk hal ini sudah tepat dan perlu dilanjutkan kepada setiap karya yang dihasilkan. Intinya, jangan sampai karya hanya berorientasi pada profit dan capaian kompetisi, melainkan soal kebermanfaatan dan usaha memajukan peradaban.

Sepanjang kepengurusan 2019/2020, anggota HMS ITB dapat berpartisipasi dalam berbagai wadah, antara lain tim konstruksi Sibades, Mega Proyek, Kuya Kajian Klub (K3), hingga kompetisi dan konferensi ICEE. Selanjutnya, kesempatan untuk berkarya perlu terus diwadahi BP dalam berbagai hal, contohnya sebagai berikut. -

Kompetisi Pewadahan bisa seperti yang sudah dibuat, dari pembentukan tim (bisa sesuai minat KK, minat lomba, atau bahkan minat terhadap isu), bantuan dana, relasi, dan perizinan, serta pelatihan sesuai yang dibutuhkan. Untuk pelatihan, bisa dimulai sesederhana dengan yang lebih senior atau lebih ahli dari jurusan lain. Karya yang dihasilkan anggota HMS ITB juga bisa diarahkan kepada karya kolaboratif dengan disiplin ilmu lainnya. Maka, BP harus bisa juga mengenalkan kemampuan anggota kepada pihakpihak terkait untuk menciptakan karya yang punya kesiapan tinggi.

Riset Desain

HMS ITB bisa membentuk tim riset untuk mengangkat isu sederhana, khususnya ketekniksipilan, dan menyelesaikan masalah tersebut sesuai keilmuan, dengan riset hingga mungkin menghasilkan desain yang bisa diajukan. Tim-tim ini dibiuat untuk tiap isu yang diangkat. Ada banyak isu yang bisa dibahas, seperti yang telah diangkat pada program MegaPro, yaitu desain lahan parkir, desain drainase, perkerasan jalan wilayah kampus, manajemen konstruksi gedung ITB, analisis kebijakan lalu lintas di dalam kampus (ditambah buka-tutup gerbang), dan isu lainnya. -

Konstruksi Selain isu di dalam kampus, dapat juga diangkat isu lain yang mungkin jadi kebutuhan pihak lain, seperti yang pernah muncul, yaitu konstruksi bendung, PAUD, dan DPT yang dieksekusi Sibades, ataupun isu renovasi atap dan saluran air SDN Plesiran yang akhirnya belum sempat dikerjakan. Hal-hal tersebut sangat dapat diselesaikan HMS ITB dengan potensi anggotanya sehingga karya HMS ITB pun semakin meningkat.

Gerakan Sosial Anggota HMS ITB sangat mungkin berkarya di bidang gerakan sosial atau kemasyarakatan dengan ragam bentuk gerakan tentunya. HMS ITB juga perlu siap untuk membantu hingga mengeskalasi karya dengan bentuk tersebut. Contoh gerakan tersebut bisa berupa kelompok yang memberdayakan masyarakat suatu wilayah, komunitas yang mendorong isu sosial (seperti pemberdayaan perempuan, perlindungan anak, dll), hingga komunitas yang aktif menyuarakan isu lingkungan.

Hasil Kajian dan Tulisan Kajian selain wadah peningkatan wawasan dapat juga menjadi wadah terciptanya karya melalui hasil kajian tersebut. BP harus bisa menjadikan kajian untuk memantik anggota lebih mendalami isu yang diangkat. Kajian dapat dibuat sesederhana mungkin dengan isu yang dekat dengan semua golongan. Bisa diangkat isu teknik sipil sekitar hingga isu sosial yang hangat diperbincangkan. Nantinya, melalui usaha eskalasi karya, hasil kajian dapat disampaikan ke pihak yang berwenang. Maka, sebisa mungkin kajian di HMS ITB sendiri harus profesional dan bukan tidak mungkin ditingkatkan hingga berbentuk konferensi dengan menghadirkan langsung pihak terkait. Tulisan-tulisan 29

gagasan anggota HMS ITB pun perlu dibantu agar bisa dibaca lebih banyak pihak, contohnya dikumpulkan dalam jurnal untuk dipublikasikan lewat website. -

Sociopreneurship Minat akan entrepreneur kini semakin meningkat. HMS ITB bisa mengarahkan dan memfasilitasi anggotanya untuk menciptakan usaha sendiri. Konsep sociopreneurship atau kewirausahaan sosial pun dapat dibawa, yang dapat menghasilkan oganisasi bisnis yang bertujuan sosial sehingga keuntungan dapat ditujukan untuk kemakmuran masyarakat (Tan, 2005:1).

Proyek Profesi Proyek-proyek teknik sipil dapat menjadi wadah anggota HMS ITB untuk berkarya sesuai ilmunya, BP dapat mengusahakan dengan mencarikan informasi mengenai proyek-proyek tersebut dari yang paling sederhana hingga kompleks sesuai kapasitas anggota yang dibebankan.

12. Mitra Eksternal dan Eskalasi Karya Dalam menjalin relasi, perlu ditentukan terlebih dahulu posisi HMS ITB yang ingin dibawa beserta peranannya dengan catatan HMS ITB tetap tidak bersifat subordinat atau superordinate terhadap organisasi mana pun (sesuai AD/ART HMS ITB). Kepengurusan 2019/2020 menempatkan HMS ITB pada posisi sebagai berikut. a. Intrakampus -

Organisasi Mahasiswa / KM ITB → kolaborasi untuk penciptaan dan eskalasi karya, serta partisipasi untuk pembangunan KM ITB.

ITB (Prodi, LK, dll) → kerja sama untuk berjalannya organisasi dan eskalasi karya.

b. Ekstrakampus -

Mahasiswa Teknik Sipil Indonesia → kontribusi memberi inspirasi dan sumbangsih pemikiran melalui FKMTSI.

Ikatan Alumni Sipil ITB (ALSI) → kerja sama dalam program masing-masing.

c. Indonesia (Organisasi Masyarakat) → karya nyata berdampak.

Posisi HMS ITB tersebut harus dirumuskan sesuai visi kepengurusan, maka peran tiap lingkup sangat mungkin berbeda-beda. Hal yang pasti perlu diusahakan adalah bahwa dalam menjalin relasi, HMS ITB harus membawa kepentingan bagi anggota maupun organisasi sehingga pihak eksternal tersebut menjadi mitra bagi HMS ITB. Ada hal-hal yang harus diusahakan secara politik oleh HMS ITB, misalnya bagaimana mendapatkan kepastian izin dan pendanaan untuk acara, mendapatkan kesempatan publikasi karya HMS ITB, atau kepentingan relasi anggota dalam penciptaan karya. Peran untuk membawa impresi HMS ITB yang ideal, dewasa, dan profesional harus dibawa dalam berbagai kesempatan untuk mendapat kepentingan-kepentingan tersebut. Pemilihan mitra juga perlu dipertimbangkan dengan begitu banyaknya organisasi eksternal yang menyorot dan disorot HMS ITB sehingga diperlukan kebijakan yang tepat. Untuk kepengurusan 2019/2020, perwujudan visi dilakukan dengan mengoptimalkan kolaborasi dan kerja sama dengan eksternal terkait, untuk meningkatkan kesempatan berkarya serta peningkatan dampak (eskalasi) dari karya nyata yang dihasilkan. Penyebarluasan atau eskalasi karya nyata HMS ITB sebenarnya bisa diusahakan lebih kepada mitra-mitra yang mungkin belum terpikirkan sebelumnya. Contoh wujudnya adalah sebagai berikut. -

Masuknya cerita karya anggota HMS ITB ke media-media di ITB, baik publikasi oleh unit-unit media (Persma, MG, 8eh, radiokampus, dll), platform karya kabinet, sampai dengan media ITB (LK, FTSL, LPIK, dan Humas ITB).

Masuknya kisah pengabdian Sibades ke media nasional, bisa pada koran (digital atau konvensional), radio, hingga televisi (misalnya melalui agenda Citizen Journalism).

Pendaftaran karya HMS ITB untuk penghargaan, seperti yang dilakukan terhadap anggota pada penghargaan ITB, terutama kepada Sibades (Ganesha Karsa dan Organisasi Kepemudaan Dispora Jabar). Tidak menutup kemungkinan HMS ITB mendapat penghargaan lainnya, misalnya untuk ICEE sebagai acara terbaik atau Cremona untuk platform terbaik. Oleh karena itu, BP harus mampu melihat peluang akan hal-hal tersebut.

Tersampaikannya hasil karya HMS ITB kepada pihak terkait melalui usaha advokasi. Contohnya adalah sebagai berikut. o Hasil kajian bisa disampaikan kepada pemerintah. Contoh: Hasil kajian Carpooling disampaikan ke Dishub Kota Bandung, hasil kajian land subsidence disampaikan kepada Pemprov DKI Jakarta. o Hasil riset anggota (kompetisi / non kompetisi) bisa disampaikan kepada pihak yang mengelola. Contoh: Hasil inovasi di kompetisi paper diesakalasi lebih lanjut ke LPIK atau ke dosen terkait, jika berbentuk desain bisa diajukan pula ke lembaga terkait. o Ide-ide sederhana bisa dimunculkan untuk perbaikan organisasi lainnya. Contoh: Gagasan desain yang dikaryakan HMS 2018 dapat diadvokasi melalui kabinet agar sampai pada pengelola sarana-prasarana ITB hingga rektorat.

2.3

Pribadi Ketua Umum

Ketua Umum HMS ITB harus paham akan peran-peran yang dibebankan kepadanya. Peran-peran ini harus dipahami dan dijalankan sesegera mungkin. Berikut merupakan jabaran peran, disertai evaluasi serta saran untuk Ketua Umum HMS ITB yang akan datang. 1. Pimpinan Badan Pengurus Secara struktural, Ketua Umum HMS ITB merupakan pimpinan dari Badan Pengurus yang berkoordinasi dengan BPA dan Senator, serta bertanggung jawab kepada Musyawarah Anggota. Sebagai pimpinan BP, ketua umum harus bisa menggerakkan seluruh bagian dari BP agar dapat berusaha mengarah ke visi bersama. Ketua umum harus dapat menjadikan BP sebagai satu tim yang saling membantu dan peduli. Keberhasilan ketua umum sebagai BP dapat dilihat dari sejauh mana bekerja sama dan menyadari perannya. Dalam kepengurusan, ketua umum harus memiliki kemampuan-kemampuan berikut. a. Memberi arahan dan instruksi dengan jelas, tegas, dan sesuai kondisi.

b. Memercayakan tugas atau wewenang dengan keyakinan akan keberhasilan, disertai persiapan sebelumnya. c. Mendengarkan dan memberi solusi permasalahan yang dikonsultasikan, dari makro sampai mikro. d. Memberikan penghargaan, seminimalnya ucapan terima kasih sampai dengan eskalasi informasi akan hasil kerja BP. e. Memberi dukungan dan semangat, seminimalnya dengan hadir di kegiatan. Usahakan untuk selalu ada di kegiatan BP. 2. Pimpinan Massa HMS ITB Visi ketua umum adalah visi HMS ITB, untuk HMS ITB secara keseluruhan, kepada semua massa. Maka, ketua umum harus bisa menyebarkan pemahaman terhadap arah gerak HMS ITB tersebut kepada semua massa untuk ikut kepada arah tersebut. Idealnya, semua yang dirancang diusahakan bersama-sama, bukan hanya kelompok-kelompok tertentu. Kemudian, sebagai pemimpinnya, ketua umum harus dipercaya oleh massa. Ketua umum harus bisa mengambil kebijakan yang diikuti oleh seluruh massa. Pengusahaan untuk perwujudan hal tersebut dapat dimulai dari mengenal dan dikenal massa, pengetahuan akan karakteristik massa dan budaya organisasi, menguasai pengetahuan tentang HMS ITB keseluruhan dan hal-hal yang bersinggungan, serta berani menyatakan pendapat dan keputusan. 3. Representasi HMS ITB Ketua umum akan menjadi muka dan perwakilan HMS ITB dalam kegiatan-kegiatan eksternal. Ketua umum harus mengenal dan dikenal oleh semua pihak eksternal yang didefinisikan dalam pemosisian HMS ITB, agar selanjutnya bisa menyampaikan suara HMS ITB. Ketua umum perlu menjalin relasi dengan kabinet KM ITB, MWAWM ITB dan timnya, program studi, dekanat, rektorat, ALSI dan pengurusnya, FKMTSI dan koordinatornya, beserta semua stakeholder lain yang akan dihadapi demi kepentingan HMS ITB. Ketua Umum HMS ITB beberapa kali memprakarsai organisasi-organisasi beserta perbaikannya. Hal itu perlu terus dilanjutkan dalam menyikapi organisasi eksternal. Selanjutnya, impresi HMS ITB yang ideal, dewasa, dan profesional adalah yang selama ini 33

dibawa untuk nama baik HMS ITB. Ketua umum akan menjadi wajah HMS ITB, maka harus benar-benar paham bagaimana karakteristik HMS ITB, terutama dalam cara berpikir dan menyampaikan pendapat.

2.4

Badan Pengurus

Beberapa evaluasi Badan Pengurus (BP) terhadap yang direncanakan adalah sebagai berikut. 1. Peran BP harus ditentukan perannya dalam kepengurusan. Semua tergantung bagaimana HMS ITB ingin dibawa. Peran-peran ini harus dipahami dan dijalankan sesegera mungkin oleh BP. Beberapa peran yang didefinisikan dalah sebagi berikut. a. Pemrakarsa BP diharapkan menjadi pemrakarsa gerakan-gerakan untuk capaian bersama. Semua yang sudah dirumuskan harus diupayakan bersama, termasuk hal-hal informal. BP harus menunjukkan antusiasme terhadap setiap upaya. Selanjutnya, hal ini diharapkan dapat menular kepada semua anggota mengingat BP yang akan banyak berinteraksi dengan anggota lainnya. b. Tim BP harus bekerja sebagai satu tim dengan tujuan yang sama. Dari awal telah disampaikan bahwa capaian masing-masing sektor akan menuju satu visi bersama #HMSBerkaryaNyata. Maka, BP harus paham kejaran keseluruhan, termasuk bidang lainnya. BP harus paham porsi masing-masing untuk selanjutnya berkoordinasi dan berkomunikasi dengan baik satu sama lain. BP harus saling peduli dan salin membantu, seminimalnya dalam memberi dukungan. c. Pemerintah BP merupakan lembaga eksekutif di HMS ITB sehingga dapat dikatakan sebagai pemerintah. Dalam politik, pemerintah harus punya kepercayaan dari publik (public trust). Dalam kasus HMS ITB, BP harus bisa dipercaya anggota. Oleh karena itu, harus dilakukan upaya-upaya untuk mendapat kepercayaan tesebut. Pertama, BP harus 34

berusaha dikenal dan mengenal seluruh anggota. Selanjutnya, BP harus paham dan menguasai pengetahuan tentang HMS ITB, khususnya dalam bidangnya. Kemudian, BP harus berani berpendapat dan mengambil kebijakan di bidang masing-masing. d. Manajer BP harus jadi manajer yang baik, baik dalam manajemen manusia, waktu, dan dana. Oleh karena itu, BP harus belajar sejak dini untuk menjadi manajer yang baik di ranah masing-masing. 2. Wakil Ketua Himpunan Wakil Ketua Himpunan (Wakahim) merupakan badan pengurus yang istimewa karena merupakan pejabat tertinggi setelah ketua umum, sesuai nama yang disematkan. Wakahim harus bisa menjalankan peran struktural, fungsional, serta kultural. Secara struktur, wakahim harus mampu mengepalai bidangnya masing-masing, sebagai pengambil keputusan di bidangnya, koordinator antardepartemen, serta konsultan bagi kepala dan/atau wakil kepala departemen. Secara fungsi, wakahim punya tugas khusus untuk manajemen serta menilai perkembangan anggota. Kemudian, secara kultur, wakahim harus bisa menjadi seorang representasi ketua umum, khususnya bagi anggota. Tingkat kepercayaan anggota harus tinggi kepada wakahim. Hal ini terbantu dengan pemilihan wakahim yang ahli dan berpengalaman di bidangnya sehingga bidang tersebut dikuasai (dapat dilakukan karena pengelompokkan bidang berdasarkan fungsi). Selain itu, upaya yang dapat dimaksimalkan ialah ketika wakahim bertindak mewakili / menggantikan ketua umum pada waktu tertentu. 3. Jumlah Jumlah BP memengaruhi bagaimana BP bekerja sebagai tim. Jumlah lebih sedikit tentu dapat meningkatkan keterikatan yang lebih mudah diusahakan. Selain itu, jumlah BP juga memengaruhi cara ketua umum untuk melakukan pendelegasian atau pengendalian. Semakin banyak jumlah BP, akan lebih mudah jika pendelegasian dan pengendalian dilakukan terhadap lingkar terkecil (pihak yang bertanggung jawab kepada ketua umum). Namun, jumlah BP baiknya ditentukan oleh kebutuhan akan departemen yang muncul akibat pekerjaan yang dilakukan untuk mencapai visi. 35

2.5

Tambahan

Beberapa hal yang menjadi evaluasi tambahan beserta saran untuk perbaikan HMS ITB, termasuk untuk lembaga-lembaga HMS ITB, adalah sebagai berikut. 1.

Menciptakan budaya organisasi HMS ITB bisa dibentuk sedemikian rupa sesuai kebutuhan dan perkembangan zaman. Budaya yang baik harus terus dipertahankan dalam membentuk karakter HMS ITB. Namun, bukan tidak mungkin budaya-budaya baik diciptakan di HMS ITB. Bahkan, sebaiknya capaian yang ditargetkan sebaiknya bersifat kultural untuk membentuk HMS ITB saat ini. Contohnya adalah seperti yang sudah diusahakan, yaitu aktif mewujudkan karya nyata berdampak. Ada beberapa teori yang bisa mendukung pembentukan budaya organisasi yang dapat digunakan.

Keterlibatan dalam perumusan program kerja Semua konsep yang telah didefiniskan akan berwujud program kerja pada akhirnya. Untuk itu, ketua umum perlu mengendalikan setiap perumusan hingga terbentuk program kerja. Lebih jauh lagi, penentuan parameter keberhasilan juga perlu diperhatikan agar sesuai maksud yang diinginkan. Bahkan ketua umum sebaiknya menentukan parameter untuk capaian yang ditargetkan sehingga ketercapaian visi lebih terukur selanjutnya. Bukan tidak mungkin pula ketua umum membuat program kerja di departemen dengan tetap memberi ruang kreativitas kepada BP.

Koordinasi dengan BPA dan Senator Mekanisme rapat koordinasi harus dimaksimalkan dalam perjalanan kepengurusan. BPA, BP, dan senator harus sinergis serta mendukung satu sama lain. Evaluasi dan masukan untuk masing-masing lembaga sangat perlu dilakukan untuk menjaga kesehatan masingmasing. Setidaknya, rapat koordinasi dilakukan dua bulan sekali mengingat padatnya timeline HMS ITB.

Koordinasi dengan Ketua-ketua Angkatan Harus dipahami bahwa basis massa HMS ITB adalah angkatan. Oleh karena itu, basis massa ini yang sebenarnya mampu memicu gerakan-gerakan di HMS ITB, termasuk dalam 36

mengusahakan tercapainya visi bersama. Pimpinan-pimpinan lembaga di HMS ITB harus menjaga dan mengendalikan kondisi serta antusiasme tiap angkatan. Untuk hal tersebut, bisa dilakukan dengan koordinasi rutin dengan ketua-ketua angkatan. Bisa dibuat rapat pimpinan untuk hal tersebut. Dalam rapat itu, bisa melibatkan ketua umum beserta wakilwakilnya, sekjen BPA beserta ketua-ketua komisi, senator beserta ketua-ketua divisi, serta ketua angkatan beserta koordinator-koordinator kelas. 5.

Skala Program Kerja Secara persiapan dan kebutuhan penyelenggaraan, memang terdapat perbedaan antara program-program kerja yang ada. Namun, jangan sampai massa apalagi BP meremehkan atau mengecilkan skala program kerja yang sudah dirancang tersebut. BP harus memaksimalkan setiap persiapan.

Parameter Keberhasilan Parameter sebaiknya dirancang terhadap capaian-capaian yang ditargetkan. Sebisa mungkin ketua umum membuat kejaran yang terukur olehnya sendiri. Kemudian, bagi BP, parameter keberhasilan ini harus sebisa mungkin dirancang optimis dan maksimal. Jangan sampai mengecilkan parameter keberhasilan demi ketercapaian karena hal ini akan mengecilkan pula tujuan program kerja tersebut. Kuantifikasi parameter kualitatif pun jadi tantangan ke depan untuk bisa juga ditetapkan, yang tentunya tanpa harus mengecilkan skala kegiatan atau kejaran.

Acara Wisuda Wisuda merupakan suatu hal yang pasti diselenggarakan ITB. HMS ITB dengan budaya apresiasinya pun otomoatis akan terpengaruh dengan kegiatan wisuda. Pertama, HMS ITB harus punya alasan yang jelas untuk membuat kegiatan wisuda. Selanjutnya, wisuda sebaiknya diposisikan dengan tepat. Bertahun-tahun, wisuda merupakan kegiatan yang mengejar dua hal, yaitu apresiasi dan kaderisasi. Hal tersebut berdampak pada sistem penyelenggaraan kegiatan wisuda tersebut. Maka, perlu ditinjau dengan baik penggunaan kegiatan wisuda untuk memenuhi target kaderisasi karena akan berdampak kepada banyak hal, dari kepanitiaan, keuangan, hingga timeline. Akan ada hasil berbeda jika wisuda bukan 37

bagian dari rangkaian kaderisasi. Oleh karena itu, harus dipastikan sejauh mana penggunaan kegiatan wisuda untuk pencapaian kaderisasi. 8.

Transisi dan Continuous Improvement HMS ITB tidak bisa disekat-sekat dengan periodisasi. Membangun HMS ITB butuh kesinambungan antarkepengurusan dan perbaikan harus terus dilakukan demi menciptakan HMS ITB yang maju. Contoh kasusnya ialah dalam kerja sama eksternal lebih dari 1 tahun (vendor, sponsor, ALSI, dll). Untuk itu, lembaga-lembaga HMS ITB harus bisa membuat sistem di ranahnya masing-masing untuk menunjang tersebut pada transisi kepengurusan.

Fleksibilitas HMS ITB sangat dinamis termasuk dalam hal kebutuhan anggotanya. Akan sangat mungkin dibutuhkan penyesuaian di tengah-tengah kepengurusan. Lembaga-lembaga HMS ITB juga harus bisa menyiapkan sistem yang fleksibel terhadap perubahan. Misalnya dalam sistem perubahan dan penambahan program kerja. BP juga harus jeli melihat kondisi untuk kemudian berani mengambil kebijakan yang tepat.

BAB III TERIMA KASIH

Puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus yang selalu memberikan berkat dan kekuatan, tanpa-Nya saya takkan bisa bertahan sampai akhir kepengurusan. Terima kasih kepada orang tua yang memberi restu, doa, dan dukungan. Terima kasih untuk semua massa HMS ITB yang memercayakan dan memberi kesempatan berharga ini, khususnya kepada mereka yang telah membersamai: 1.

Cheryl Emmanuella, yang selalu ada, perhatian, dan paling saya percaya.

Ricky Wijaya, yang selalu peduli dan selalu memberi usaha terbaik.

Rifqi Khoirul Anam, yang membantu mewujudkan mimpi dan menjadi inspirasi.

Rana Asima Dame, yang paling sering mewakilkan untuk berbagai urusan.

Luis Valerius Pasasa, yang membuat mimpi terealisasi.

Giovanni Immanuel, yang selalu menunjukkan semangat terbaik.

Amel & Dizka, yang selalu sigap walaupun banyak direpotkan.

Lalang, Ade, Nesia, Hugo, Lingga, Nana, Fajar, Anwar, Feli, Nabilla, Donpuy, Andrew, Siddiq, Winni, Justin, Azhar, Ipong, Hasbet, Kiki, dan Tatya, yang sudah memberikan yang terbaik selama menjadi BP setahun ke belakang.

Amsyari Lagenda, Iqbal Wiratama, & Luis Valerius, promotor-promotor yang selalu menjadi pengingat untuk terus belajar.

BAB IV PENUTUP

Sebuah mimpi telah membuat saya berdiri di titik ini, yakni sebuah angan yang dianggap layak untuk diperjuangkan. Didorong kekecewaan yang menjadi kegelisahan, pribadi ini memberanikan diri untuk memberi bukti bahwa setiap keinginan dapat diwujudkan dengan semangat dan tetesan keringat. Dengan keyakinan bahwa setiap langkah adalah untuk memperbaiki keadaan, berbagai pemikiran dan perbuatan telah tercurah agar di masa ini tercetak kepingan sejarah. Setahun ini menjadi wujud pengejawantahan gagasan yang diakui jauh dari kesempurnaan. Tetapi, setidaknya menunjukkan bahwa HMS ITB punya daya untuk mencipta berbagai karya serta memberi dampak pada sekitarnya. Kisah ini mungkin akan tenggelam, namun yakinlah nafasnya tidak akan padam. Maka, asa ini akan terus tersiar bagi seluruh anggota, terlebih lagi untuk setiap hati yang menyala oleh karenanya.

Malvin Heraldo 15016097 #HMSBerkaryaNyata