Introdução
Sumário Introdução Canais de Comunicação Veículos Internos Envio de Pautas Prazos
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A área de Comunicação Interna Corporativa, que integra a Diretoria de Recursos Humanos, alinha o processo de comunicação para os colaboradores em todas as regionais, garantindo um padrão e o alinhamento de informações nos locais em que a empresa atua. O trabalho da área precisa estar condizente com a estratégia e a Cultura da Cyrela e deve ser pautado pela clareza e transparência. A comunicação oficial é feita internamente pela área, que tem os colaboradores como seus principais protagonistas. Eles atuam como embaixadores da marca e multiplicadores da cultura, e por isso precisam estar bem informados e cientes das principais estratégias da empresa. Principais atribuições da área: • Propagar e sustentar a Cultura Cyrela; • Padronizar as informações e garantir que elas sejam divulgadas da melhor forma; • Apoiar a liderança na divulgação das estratégias da companhia; • Gerir os canais internos de comunicação da empresa; • Fortalecer o orgulho de pertencer; • Contribuir para o entendimento do negócio e do papel de cada um neste contexto; • Estimular o diálogo entre os colaboradores e a empresa; • Auxiliar as áreas e as regionais em suas demandas de comunicação interna.
Comunicação interna
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Canais de comunicação Comitês de Comunicação
Escritório As reuniões acontecem quinzenalmente e os participantes são representantes de cada área da empresa. O comitê estimula a integração entre as áreas e a troca de ideias e sugestões para que os veículos possam ser alimentados e os diversos departamentos divulguem informações relevantes e do interesse de todos os colaboradores. Deve acontecer em todas as regionais, que precisam enviar uma ata para a Comunicação Interna Corporativa, para que haja um alinhamento.
Obras O comitê de obras tem o objetivo de gerar mais aproximação entre a Comunicação Interna e as equipes que trabalham nos canteiros. É fundamental que os participantes, geralmente estagiários escolhidos após alinhamento com a Engenharia, tenham disponibilidade para participar das reuniões. O encontro, sediado nos escritórios e em obras, é uma oportunidade para que informações e eventos dos canteiros sejam divulgados. Cada regional também deve fazer um comitê com representantes das obras locais e replicar a ata do encontro para a Comunicação Interna Corporativa.
Campanhas e projetos de CI A área é responsável pela coordenação e execução de campanhas e projetos que envolvam assuntos corporativos e datas comemorativas. Sempre que há demanda da empresa para trabalhar algum assunto de forma diferenciada com os colaboradores (Ex.: Cultura Cyrela, Clientes, Redução de Custos e Segurança do Trabalho, entre outros), a Comunicação Interna deve ser contatada para desenvolver um plano de comunicação e auxiliar na criação do conceito e na validação de peças. Essas, após avaliação da necessidade pela CI, precisam ser feitas por uma agência externa, já que não há recursos internos para produção. A Comunicação fica responsável pelo gerenciamento e execução da campanha e a área deve fornecer informações adequadas para o briefing, ter o budget de investimento e aprovar a campanha antes de seu lançamento. As datas comemorativas são definidas por meio de um calendário anual e ficam sob gestão do RH/Comunicação Interna. As regionais precisam organizar as comemorações de acordo com as orientações do RH Corporativo.
Como realizar o comitê Os participantes devem ser indicados pelo gestor de cada área/obra e precisam ter interesse em fazer parte do grupo. Cada encontro deve durar cerca de uma hora e ter uma pauta pré-definida, restringindo-se à Comunicação Interna, evitando, assim, a dispersão para outros assuntos.
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Sempre que precisarem desenvolver uma campanha de Comunicação Interna, as áreas devem passar o briefing, que são as primeiras informações para a condução do processo. O briefing precisa ter: • Objetivo • Contexto • Pontos fortes / pontos de atenção • Público • Resultado esperado • Prazo • Orçamento Com base nessas informações, é possível definir se a estratégia será conduzida apenas internamente ou se há necessidade de contratação de uma agência externa. A CI Corporativa sempre deverá ser informada sobre campanhas, mesmo que elas aconteçam regionalmente. Importante: Para a criação de um plano de comunicação, a CI deve ser procurada, no mínimo, um mês antes da data prevista para início da campanha.
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Veículos internos Informa Express Disparado por e-mail com temas que precisam ser comunicados aos colaboradores com urgência. O texto é curto e direto e envolve assuntos de interesse geral, como acontecimentos que vão interferir na rotina dos escritórios, lançamentos de produtos e procedimentos, entre outros. Quando houver mais de uma demanda por dia, os comunicados podem ser agrupados em um só e-mail, para que as caixas não fiquem sobrecarregadas. Importante: O Informa Express é um veículo corporativo, portanto sua utilização cabe apenas à CI. Outras áreas não estão autorizadas a usar o layout e o nome.
Informa Cyrela Veículo quinzenal que chega a todos os colaboradores com acesso a uma conta de e-mail da Cyrela. Disparado às terças, o Informa traz informações relevantes, de forma corporativa. Além de campanhas, acontecimentos e trabalhos/ações do Grupo Cyrela, o veículo também traz informações de mercado e tendências, sempre relacionados à empresa.
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Intranet do Grupo Cyrela
Cyliga
TV Cyrela
Intranet do Grupo Cyrela, atualizada diariamente. Além de notícias, o site traz documentos para download e serviços que beneficiam os colaboradores. As notícias são escritas e publicadas pela Comunicação Interna através de informações enviadas pelas regionais/áreas. A Cyliga traz também histórico, cultura da empresa e organogramas, além de outros conteúdos fixos, que são de inteira responsabilidade da Comunicação Interna. Documentos e serviços disponibilizados pelas regionais/áreas também devem passar pela CI.
Veículo com atualização semanal presente nos escritórios da Cyrela. Destaca informações de forma dinâmica, por meio de pequenas pílulas. Além de assuntos corporativos, fotos de eventos e perfis de colaboradores, o veículo traz também notícias de saúde, cultura e curiosidades.
A agência responsável pelo sistema da Cyliga não está autorizada a publicar qualquer material sem a autorização da Comunicação Interna. Importante: • Todas as matérias ou notas construídas por meio de informações mandadas pela áreas/regionais serão enviadas somente para validação das informações técnicas. • A empresa não será veículo de venda de produtos ou serviços, por isso não fazemos divulgação de outras marcas em nossos informativos. Sempre que houver algum desconto para colaborador, podemos colocar como benefício.
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Jornal Mural Presente nas obras, o veículo é atualizado quinzenalmente com assuntos corporativos e informações pertinentes aos canteiros. O mural traz também boas práticas, notícias, eventos e perfis de colaboradores por meio de uma linguagem fácil e dinâmica, apostando em recursos gráficos e imagens.
Revista Líder Publicação trimestral destinada a líderes, com matérias de mercado, estratégias, negócio, além de depoimentos e entrevistas de profissionais das mais diversas áreas da empresa.
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Envio de Pautas
As pautas e sugestões para os veículos devem ser enviadas para comunicacaointerna@cyrela.com.br. É importante que as informações sobre eventos e lançamentos sejam enviadas assim que esses forem realizados para que a notícia fique “quente”. Após receber as pautas, a CI vai analisar qual o veículo mais adequado para a publicação da informação. Importante: Todas as sugestões de pautas devem ser enviadas com pelo menos uma imagem para divulgação. Elas não precisam ser profissionais. Para a qualidade de sua imagem, evite: • Ambientes escuros • Fotos sem pessoas • Fotos com logo de outras empresas • Registro de bebidas alcoólicas Informações básicas: Ao enviar uma pauta, observar que ela tenha sempre as informações completas, que devem responder a seis perguntas básicas: O quê? Quem? (Enviar sempre o cargo das pessoas envolvidas e pelo menos um sobrenome) Quando? Por quê? Como? Onde? Não é preciso enviar um texto estruturado, mas apenas as informações. O texto será construído pela Comunicação Interna e enviado para validação das informações técnicas.
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Prazos •
Envio do Informa Express – 2 dias úteis
Cyliga •
Solicitação de desenvolvimento de banner – 2 dias úteis
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Atualização de conteúdo (texto/arquivo) – 3 dias úteis
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Criação de página de pesquisa – 10 dias úteis
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Criação de página de cadastro para treinamentos 10 dias úteis
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Eventos/sorteios – 10 dias úteis
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Criação ou reformulação de novas ferramentas/funcionalidades e reformulação de páginas – variam de acordo com o escopo.
Importante – Os prazos são válidos após avaliação da necessidade pela CI.
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